Aplicación de ERP en la PYMES

Los cambios que se han dado en los últimos años en el mundo empresarial
son por demás significativos y han sido precedidos por una gran evolución
en la tecnología y un gran auge en las innovaciones tecnológicas, de tal
manera la aparición de Internet y el desarrollo en las telecomunicaciones han
influenciado enormemente la manera de hacer negocios, que hoy en día se
basa en el e-business.
De esta manera, para que las empresas se mantengan exitosas y competitivas en
el actual entorno de negocios, necesariamente deben hacer muchos cambios y la
tecnología juega un papel importante pues los procesos de negocios deben estar
integrados, por lo que se requiere de una planeación de recursos empresariales
(ERP por sus siglas en ingles), una eficiente administración de la cadena de
proveedores y de clientes (SCM, CRM), administración del conocimiento (KM) y las
estrategias adecuadas para dar soporte a estos cambios.
El software de planeación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés)
es un conjunto de herramientas de software diseñadas para la mejor operación de
los negocios en la mayor parte de las áreas de la empresa, desde recursos
humanos y finanzas, hasta el manejo del almacén. Por su naturaleza son modulares
y pueden adaptarse a las necesidades y tamaños de los clientes. En términos
generales, se pueden definir cinco etapas para la implantación:

• Elaboración del plan de trabajo y estructuración de los equipos asignados a las

diferentes tareas.
• Organización y Planeación.
• Depuración de información, en la cual se revisa y corrige la información actual.
• Capacitación en los aspectos técnico y operativo y con simulaciones para que los
usuarios se familiaricen con el sistema.
• La liberación formal del sistema o la implantación total.
De acuerdo con Select-IDC, 52% de las compañías en México no conocen el
concepto o la aplicación ERP, que es una herramienta que ayuda a hacer más
eficientes los procesos internos y externos de la empresa que lo implanta, ya sea
de la PyME o un corporativo, lo cual se explica, según la analista, porque es un
reflejo de la juventud de esta solución.
A pesar de que el mercado de las aplicaciones empresariales representa
potencialmente un buen mercado por el número de compañías que no tienen
instalada una solución de este tipo, Select-IDC revela que, por lo menos para este
año, las perspectivas no son muy buenas, ya que de los negocios encuestados, sólo
6% confirmó tener algún plan de inversión para este tipo de tecnologías durante el
2001. (Tovar, 2000)

1.- El concepto de ERP

Los orígenes del software ERP los podríamos encontrar como derivación del MRP o
Manufacturing Resource Planning. El MRP es una técnica utilizada para planificar la
producción, y por tanto el software MRP producido pretendía proporcionar una
solución al departamento de producción.
El concepto de ERP fue creado por Gartner Group para identificar la siguiente
generación de sistemas de manufactura (MRP II), cuyas soluciones están basadas
en una arquitectura cliente/servidor con interfases gráficas. Desde entonces, la
misión de los ERPs ha sido la integración de los diferentes sistemas de una
organización. (Cerezo, Claudia)
Un software ERP se podría definir como una aplicación de gestión empresarial
diseñada para cubrir todas las áreas funcionales de la empresa. Se trata de un
conjunto o paquete de aplicaciones, cada uno diseñado para cubrir las exigencias
de cada área funcional de la empresa, de tal manera que crea un flujo de trabajo
(Workflow) entre los distintos usuarios. Este flujo permite agilizar
considerablemente el trabajo cotidiano, permitiendo evitar esas tareas cuotidianas
tan repetitivas, y permitir el aumento de comunicación entre todas las áreas que
integran la empresa. Además, y muy importante a considerar, la información que el
usuario puede disponer es en tiempo real.
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning; Planeación de recursos
empresariales), conocidos también como sistemas de información empresarial o
sistemas de gestión de información, nacen de la necesidad de integrar las
diferentes áreas de las compañías con el objetivo de comunicarse entre sí y
controlar sus operaciones de administración, finanzas, distribución, manufactura,
proyectos, servicios, comercio electrónico y recientemente CRM (Customer
Relationship Management; Administración de las relaciones con los clientes).
Cuando una compañía presenta problemas en el surtimiento y entrega de pedidos,
en los costos de producción, y en general, en el manejo de información importante
para sus diferentes áreas, tiene la necesidad de implantar un sistema que
administre sus recursos. En este sentido, el ERP le permitirá planear y utilizar de
manera óptima los recursos humanos, la planta, la maquinaria, el equipo, las
herramientas, el flujo de efectivo, los aspectos contables y administrativos, la
distribución de bienes o materiales, los diferentes servicios, el comercio electrónico
y los proyectos, entre otros recursos, almacenando y procesando información en
una base de datos común para todos los módulos que componen el ERP.
Así, al cubrir diferentes necesidades de las distintas áreas de la organización, el
ERPs hará un manejo eficiente de las operaciones de la empresa, al tiempo que
centraliza los datos y los reparte entre todos los usuarios para proveerlos de
elementos informativos interesantes para la toma de decisiones.
En los últimos años Internet se consolida como la nueva dimensión de los sistemas
empresariales, los grandes corporativos vieron en los sistemas ERP una excelente
solución para integrar las diferentes áreas de su organización. Con la expansión de
Internet y el crecimiento acelerado en el número de sus usuarios a finales de esa
década, las empresas han comenzado a buscar una manera de aprovechar esta red
para el desarrollo de sus negocios, no sólo al interior de su empresa, sino
involucrando también a clientes y proveedores. De esta manera, Internet funciona
como un diferenciador para que las empresas se mantengan competitivas al ofrecer
productos y servicios por este conducto, y sostener una comunicación estrecha con
sus clientes y proveedores, apoyados en su sistema ERP para sustentar sus
operaciones internas.

2.- Beneficios de la implementación de sistemas ERP

El objetivo principal del software de negocios es la optimización de los procesos
empresariales y la capacidad de proporcionar información confiable, precisa y
oportuna para una mejor toma de decisiones.
Otro beneficio que concede este tipo de aplicaciones, es la estandarización de la
funcionalidad de las empresas. Por ejemplo, al consolidar cierta información sus
clientes podrán acceder a un catálogo único de productos y agilizar el proceso de
venta. Esto le permitirá tener una cultura organizacional estándar.
El software empresarial también permite reducir y eficientar los costos
administrativos y de operación importantes, muchas veces asociados a actividades
que tal vez estaban duplicadas o no se tenían automatizadas. Ejemplos de costos
que pueden reducirse son los referentes al personal, inventarios, mantenimiento,
transporte, distribución, etcétera.
Desde el punto de vista del servicio, el software empresarial también representa
grandes ventajas, porque le brinda a su organización la posibilidad de servir mejor
a sus clientes, por ejemplo, al distribuir sus productos a tiempo para que lleguen al
mercado específico de manera eficiente.
Asimismo, las empresas ganan competitividad, es decir, pueden responder con
prontitud a los cambios en el mercado, innovar (llevar rápidamente una idea a la
acción), establecer nuevos modelos de negocio (virtuales o electrónicos), e integrar
eficazmente a sus clientes y proveedores a la cadena de suministro.
En general, este tipo de aplicaciones no sólo pretenden ofrecer soluciones que
permitan a los clientes el seguimiento y perfeccionamiento de los procesos
empresariales, sino también la toma de importantes decisiones estratégicas dentro
de la empresa.

3.- ¿Cuándo y cómo elegir una solución para su negocio?

La necesidad de una estandarización y optimización de los recursos empresariales,
y las exigencias en cuanto a seguridad e integridad de la información que fluye a
través de toda la organización, son los principales factores que obligan a las
empresas a buscar este tipo de soluciones.
Si su compañía o negocio no puede responder rápidamente a los cambios en el
mercado con la información que tiene a su disposición; si esa información no está
llegando a tiempo o no tiene la certeza de su seguridad; si sus operaciones se
están volviendo difíciles de controlar; si sus competidores ya cuentan con
soluciones empresariales que optimicen sus procesos; si sus costos de operación
son altos con respecto a la industria o a su competencia; si las diferentes áreas que
componen su negocio están desintegradas; si sus clientes y proveedores requieren
de un sistema que los integre de una forma electrónica, rápida y eficiente; si sus
sistemas actuales no cumplen con el problema del año 2000, o simplemente quiere
hacer que su empresa sea más rentable, es el momento de buscar un sistema
empresarial integral para su negocio. (Cerezo,1999)

4.- Problemas para las PyMes Latinas en la implementación de ERP:

Algunos de los principales problemas a los cuales se enfrentan las empresas PyMES
para consolidarse como negocios electrónicos e implementar una infraestructura
tecnológica como el ERP, que le permita diferenciarse y ser competitiva en el actual
entorno de negocios son las siguientes:

• El costo no es una tarifa fija, pues cambia a medida que la empresa lo

personaliza para que se ajuste a sus procesos comerciales.
• El tiempo de implementación es tan difícil de especificar como lo es el costo,
mientras algunos proveedores de ERP dicen que puede suceder entre 8 y 12 meses,
se estima que generalmente será un proyecto de varios años.
• El software empresarial ha causado frustración en 37% de las empresas que han
invertido millonarias sumas en ellos alrededor del mundo, sin embargo las
experiencias aleccionan a quien aún no ha implantado estos programas de
cómputo.
• México no se ha escapado de este escenario y los casos más sonados son
problemáticas desde los costos que excedieron al presupuesto original o bien que la
empresa no mejora en sus resultados financieros, pese a que se gastaron miles de
pesos en sistemas modernos. (Rafael Arrascaeta, de AVS Consultores).
• Detrás de los fallidos resultados únicamente se encuentra la falta de precisión
sobre qué objetivos busca la empresa. No todo es buscar a la más prestigiosa casa
de software, ni al mejor de los consultores.

6.- Tendencias de los servicios ERP

Una tendencia que vislumbra la industria de ERPs en México, es el incremento en la
demanda de estos servicios entre las empresas medianas, el cual dependerá de la
difusión de una cultura tecnológica en este segmento y de las oportunidades de
financiamiento para este tipo de soluciones.
El mercado más grande en soluciones ERP a nivel mundial, en términos
porcentuales, se encuentra en la región latinoamericana y en Asia Pacífico. Esto
indica que la mayor parte de las empresas medianas y pequeñas en estas zonas, se
encuentran rezagadas en lo que respecta a la Tecnología de Información, debido a
su falsa creencia de que estos proyectos son exclusivos de los grandes corporativos
por sus altos costos.
Otros factores determinantes en la masificación de las soluciones ERP son la
adopción de esquemas de outsourcing como una fuente de ayuda externa a los
procesos de negocio internos, la utilización de ERPs a través de Internet y la
incorporación de aplicaciones CRM en soluciones ERP para mejorar la atención y
servicio al cliente.
En un estudio realizado por Solomon Software de México se encontró que en los
últimos tres años la adopción de sistemas de ERP (Administración de Recursos
Empresariales) ha crecido entre 20 y 30% y se espera que los próximos cuatro
años más de 4 mil empresas adoptarán una solución de este tipo.
Lo anterior luego de identificar que existen más de 35 mil empresas del sector
medio que requieren un programa que les permita administrar mejor sus procesos
operativos, de las cuales tan sólo el 4% se encuentran analizando las diferentes
alternativas comerciales para identificar cuál se adapta mejor a sus necesidades.
(Martínez, 2000)
Hoy en día existe un creciente interés de los empresarios por contar con sistemas
que les permitan ser más efectivos y más competitivos ante las exigencias del
mercado globalizado.

• Motores principales de búsqueda

• Realizar cambios constantes para mejorar la productividad
• Mantener estrategias globales para ser más competitivos
• Invertir en mejores sistemas para automatizar operaciones
• Administrar eficientemente sus recursos
Algunas de las razones por las cuales una empresa debe invertir en un sistema ERP
son (Aldaco, 2000):

• Reducción de dudas concernientes a la veracidad de la información.

• Mejoras en la comunicación entre las áreas de producción.
• Reducción de duplicación de información.
• Eficientar la integración de los procesos comerciales
Para seleccionar un software ERP, debemos tener en cuenta los siguientes puntos:
• Una ERP puede estar compuesta por un determinado número de módulos
funcionales. Estos se pueden catalogar principalmente en tres tipos:
• Módulos básicos: suelen ser módulos obligatorios a adquirir, como el de
contabilidad, alrededor de los cuales se añaden otros módulos.
• Módulos opcionales: son los módulos no obligatorios y de extensión a añadir a los
módulos básicos. Incorporan nuevas funcionalidades al paquete ERP.
• Módulos verticales: se trata de módulos opcionales diseñados específicamente
para resolver las funcionalidades de un sector específico como la administración
pública, los hospitales, la banca, etc.
• La mayoría del software ERP que existente en el mercado, se trata de
aplicaciones para ser utilizadas en entornos cliente/servidor. El empleo de la
tecnología cliente/servidor hace que sea escalable y permite ofrece configuraciones
óptimas en hardware, gestión de base de datos y sistemas abiertos. Este sistema
de arquitectura abierta facilita a las compañías el elegir los equipos informáticos y
los sistemas operativos de tal manera que se pueda aprovechar al máximo los
avances en la tecnología.
• Ligado con el punto anterior, todas las áreas de la empresa comparten una única
base de datos.
• Entre las bases de datos más utilizadas se encuentran Oracle, Informix, Microsoft
SQL Server, DB2, etc... Cabe destacar, que hay algunos fabricantes de software
ERP que ya incorporan su propio Gestor de Base de Datos. Personalmente
recomendaría utilizar una Base de Datos abierta, pues esta ofrece la oportunidad de
ser también utilizada por otras aplicaciones.
• Todas las aplicaciones ofrecen una misma interfaz de usuario.
• Ofrecer alta adaptabilidad a la situación particular de cada empresa. Algunas ERP
ofrecen disponer al usuario de su código fuente, permitiendo de esta manera poder
realizar un alto nivel de modificaciones.
• Alta capacidad de facilidad de comunicación interdepartamental.
• Muchas cuentan con groupware, Internet, comercio electrónico.

7.- Mas allá de la implementación del ERP

El futuro es importante, una vez terminada la implantación de un ERP, la
organización desea que funcione durante mucho tiempo. Este tipo de proyectos no
se agota, porque la tecnología sigue avanzando y los clientes, tanto internos como
externos, tienen nuevas y sofisticadas exigencias. Sin bien es necesario estar
pendiente de las mejoras tecnológicas y funcionales de las nuevas versiones y
continuar capacitando al personal (en especial si hay alta rotación), eso no significa
que deba saltar de una a otra tecnología a la menor provocación.
Otro aspecto que tiene que cuidarse en los proveedores informáticos es su
estabilidad, siempre y cuando sean capaces de proporcionar tecnología ya probada
en la práctica y el soporte correspondiente. En general, el periodo de vida de una
versión de ERP es de cinco años aproximadamente. No obstante, los proveedores
presionarán para que haya cambios antes. Ahora que si se realizan actualizaciones
constantes en las áreas críticas, el ERP puede seguirse usando durante más tiempo.
(Valverde, 2000)
Existe una gran oferta de fabricantes de ERP, que suelen ser multinacionales de
gran prestigio. Alguno de ellos son: Baan, JBA, J.D. Edwards, Mapics, Movex,
Oracle, PeopleSoft, QAD, Ross Systems, SAP - líder del sector y al cual
personalmente le doy mi confianza - y SSA .... Estas empresas ofrecen software
con alto nivel de funcionalidad y adaptabilidad. Su implantación pasa por un
proceso bastante largo que puede comprenderse entre los 6 y los12 meses.
Habitualmente su implementación se realiza a través de consultores especializados.
QAD México señala 10 factores importantes para la implementación exitosa de un
ERP:
1. La visión de un proyecto de negocio
Es común que el proyecto ERP sea designado únicamente al departamento de
sistemas, provocando la pérdida de la visión de negocio. La adopción de un
software de planeación empresarial permite a las empresas obtener beneficios
inmediatos al otorgar mayor facilidad en la toma de decisiones y resolver
problemas (balanceos de inventarios, mejoras en costos de producción, entrega
rápida de producto a los clientes, recuperación de cartera, mejores negociaciones
de compra).
2. Formación de un comité de proyecto
Al implementar un sistema de planeación empresarial es necesario crear un comité
que represente a cada área de la compañía, debido a que este tipo de tecnología
tendrá repercusión en toda la organización. Este comité debe reunirse con cierta
periodicidad (quincenal o mensualmente) para revisar progresos, definir
estrategias, asignar prioridades y resolver conflictos. El compromiso y la
participación de la alta dirección son indispensables. Tome en cuenta que gran
parte de los fracasos de estos proyectos son por desconocimiento en este nivel.
3. Designación de un líder de proyecto.
Este líder funcional debe conocer perfectamente a la organización y el negocio
como tal, así como contar con la capacidad de tomar decisiones y resolver
conflictos sin esperar la junta de comité. Asimismo, debe coordinar esfuerzos y
tareas de diferentes áreas y delegar su trabajo operativo para dedicar el mayor
tiempo posible al proyecto.
4. Involucrar a los usuarios
En la empresa existen empleados clave en el proceso de implantación de un
sistema ERP, tales como los jefes de departamento o los usuarios operativos. La
capacitación en estos niveles es muy importante debido a que su participación en el
nuevo sistema de información será parte del día a día.
5. Capacitación que va mas allá de los conceptos tecnológicos
Existen nuevos modelos que están revolucionando la forma de hacer negocios, los
cuales pueden ser aplicables para hacer de la tecnología un recurso más rentable.
Las nuevas herramientas como Internet, ocupan actualmente un papel muy
importante en el campo empresarial, por lo que es primordial que el personal se
mantenga capacitado, no sólo en el sistema ERP, sino en conceptos de planeación,
nueva terminología, procedimientos y técnicas operativas, entre otros.
6. Adaptación a los programas existentes
Cada empresa requiere satisfacer sus necesidades específicas; sin embargo, los
programas y paquetes existentes están construidos bajo estándares o prácticas de
calidad mundial. De esta forma se puede encontrar en el mercado la herramienta
ideal, dirigida para cada tipo de industria, a la cual se le realizan unas pequeñas
adaptaciones para que quede a la medida de cada empresa. Es recomendable no
crear programas o adaptaciones que vayan en contra de la filosofía del paquete
adquirido, debido a que puede ocasionar un gran costo en el momento de migrar a
futuras versiones.
7. Elaboración de un programa detallado
Es recomendable elaborar un programa detallado con tiempos y responsables de
forma recurrente, con el fin de observar los avances del proyecto, verificar las
tareas efectuadas y las próximas a realizar, así como identificar problemas
potenciales. En la elaboración del programa de trabajo deben partic ipar los usuarios
clave para precisar los tiempos que les llevará ciertas actividades tales como: carga
de datos, depuración de información, tiempo disponible para capacitación, etcétera.
8. Recurrir a los expertos
El punto de vista de un externo es indispensable en este tipo de proyectos.
Actualmente existen diferentes alternativas de consultoría que proporcionan la
orientación necesaria para poner en marcha la solución. Es importante verificar la
experiencia de estas fuentes en cuentas de su mismo tamaño y giro. Asimismo, es
indispensable asegurarse de que tengan una cultura cercana a su empresa y que
cuenten con una metodología similar.
9. Una nueva visión
El éxito en la implantación de tecnología ERP es responsabilidad de toda la
empresa. Es indispensable fomentar el trabajo en equipo debido a que a partir de la
liberación del ERP, los datos ingresados por un usuario serán utilizados por otro de
un área completamente diferente. Lo importante es que todas las áreas de la
empresa alcancen el objetivo al mismo tiempo.
10. El seguimiento
Es necesario tomar conciencia de que la implementación de una sistema ERP es un
proceso de mejora continua. El proyecto requiere de mantenimiento ya que
constantemente surgen nuevas opciones que incrementan las posibilidades de
operación, como nuevas versiones, capacitaciones y revisiones periódicas con su
consultor para obtener el mayor provecho de la solución.

8.- Conclusión
En definitiva en este momento las empresas mexicanas se encuentran en el
momento en que deben invertir en tecnología de información para mantenerse
competitivas y consolidarse dentro del e-business. Uno de los procesos más
importantes para las empresas es la planeación de sus recursos empresariales
(ERP), la administración de su cadena de abastecimiento y la relación con sus
clientes.
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning; Planeación de recursos
empresariales), conocidos también como sistemas de información empresarial o
sistemas de gestión de información, nacen de la necesidad de integrar las
diferentes áreas de las compañías con el objetivo de comunicarse entre sí y
controlar sus operaciones de administración, finanzas, distribución, manufactura,
proyectos, servicios, comercio electrónico y recientemente CRM (Customer
Relationship Management; Administración de las relaciones con los clientes).
Cuando una compañía presenta problemas en el surtimiento y entrega de pedidos,
en los costos de producción, y en general, en el manejo de información importante
para sus diferentes áreas, tiene la necesidad de implantar un sistema que
administre sus recursos. En este sentido, el ERP le permitirá planear y utilizar de
manera óptima los recursos humanos, la planta, la maquinaria, el equipo, las
herramientas, el flujo de efectivo, los aspectos contables y administrativos, la
distribución de bienes o materiales, los diferentes servicios, el comercio electrónico
y los proyectos, entre otros recursos, almacenando y procesando información en
una base de datos común para todos los módulos que componen el ERP.
Dado el proceso de globalización de la economía mundial, las empresas requieren
de servicios para sobrevivir. Como producto del impacto de la Web, las empresas
deben vender sus productos a través de la red. Ofreciendo a sus consumidores un
lugar conveniente para efectuar sus compras, al mismo tiempo, que realizan
transacciones en forma rápida y segura. Una estrategia efectiva de e-business para
una empresa del mercado intermedio es aquella que no sólo le permita a la
empresa interactuar y realizar negocios con sus clientes y mantener la relación con
el mismo a través de un único canal basado en la Web.
Así, al cubrir diferentes necesidades de las distintas áreas de la organización, el
ERPs hará un manejo eficiente de las operaciones de la empresa, al tiempo que
centraliza los datos y los reparte entre todos los usuarios para proveerlos de
elementos informativos interesantes para la toma de decisiones.
Geobanny I. Rivera Rebolledo
Septiembre de 2003