Normativa

Las normas vigentes en la actualidad, elaboradas en los aos 70 y actualizadas

permanentemente, se llaman ISBD (International Standard Book Description) y
abarcan, en sus diferentes versiones, todo tipo de materiales:
Versiones de la norma ISBD (International Standard Book Description)

ISBD(M) para monografas.

ISBD(S) para publicaciones seriadas.

ISBD(CM) para materiales cartogrficos.

ISBD(NBM) para materiales audiovisuales.

ISBD(PM) para msica impresa.

ISDB(A) para monografas antiguas.

ISBD(CF) para archivos de ordenador.

Las normas ISBD han sido establecidas a nivel internacional para favorecer el
intercambio de informacin por encima de las barreras de lengua y alfabeto.
Utilizndolas en nuestra biblioteca, ensearemos a nuestros alumnos a
interpretar la mayora de los catlogos y bibliografas que se elaboran hoy da
en el mundo, puesto que la descripcin que se hace de un documento en
Japn, en Finlandia o en Espaa es exactamente la misma.
Las normas ISBD han sido traducidas y adaptadas en Espaa por la Biblioteca
Nacional y publicadas con el ttulo Reglas de catalogacin.
Las Reglas establecen qu caractersticas o elementos del documento deben
ser incluidos en la descripcin, en qu orden y con qu sintaxis. Adems, dado
que no todas las bibliotecas son iguales ni tienen las mismas necesidades, las
normas permiten realizar la descripcin con ms o menos detalle, con mayor o
menor profundidad, pero siempre respetando los mismos principios.
Una biblioteca escolar, por su pequeo tamao y por las caractersticas de sus
usuarios/as, requiere descripciones sencillas de los documentos. Por eso nos
moveremos en el nivel bsico o primer nivel de descripcin, que incluye como
mximo los siguientes elementos:

Autor o autores.

Ttulo.

N de edicin.

Lugar, editor y ao de publicacin.

Caracteres fsicos (pginas, ilustraciones, etc.).

Serie.

Notas bibliogrficas.

ISBN.

Con el fin de ahorrar espacio y trabajo al catalogar, los elementos de la

descripcin se identifican por su posicin absoluta o relativa dentro de la ficha
y por determinados signos grficos que, si bien coinciden con algunos signos
de puntuacin tradicionales, en este contexto adquieren un significado nuevo,
totalmente convencional.
Una descripcin ISBD (Anexo 12) tendra el siguiente aspecto:
Ttulo : subttulo / autor(es). - Edicin. - Lugar de publicacin : editor,
ao - Caracteres fsicos - (Serie ; n) - Notas - ISBN

El significado de los signos utilizados en la descripcin bibliogrfica es el

siguiente:

--

Separa las reas de la descripcin. A veces se sustituye por un salto de

lnea.

Indica elemento complementario del anterior (subttulo respecto del

ttulo, editor respecto de lugar de edicin...).

Indica repeticin de la misma clase de elemento (otro ttulo, otro autor,

otro ab editor...).En algunas reas precede a la numeracin.

Indica repeticin del mismo elemento bajo distinta forma (ttulo en otro
idioma...).

Indica responsabilidad respecto del elemento precedente (autor respecto

del ttulo...).

( ) Indica serie o coleccin.

... Indica omisin parcial de un elemento.
[ ] Indica informacin tomada fuera de la fuente principal o interpolaciones

del catalogador.
Tambien es frecuente el uso de abreviaturas (Anexo 13), tales como:
b. y n.

= blanco y negro.

col.

= color, colaborador.

ed.

= edicin, editor.

et al.

= et alii (y otros).

il.

= ilustraciones.

n.

= nmero.

p.,pg.

= pginas.

t.

= tomo.

v., vol.

= volumen.

Hasta ahora hemos hablado de cmo describir documentos, pero tambin es

factible describir de forma independiente una parte de una obra: por ejemplo,
un artculo publicado en una revista o una colaboracin individual que
constituye un captulo de un libro. La catalogacin de una parte de una obra se
denomina catalogacin analtica y popularmente, vaciado. En una ficha
analtica, la descripcin bibliogrfica consta de tres partes:

La descripcin de la parte analizada: autor y ttulo del artculo, o autor y

ttulo del captulo.

Un elemento de enlace: por lo general la preposicin En destacada

tipogrficamente.

La descripcin abreviada del documento fuente: si es una revista, el

ttulo y los datos de identificacin del nmero que contiene el artculo; si
es una monografa, los datos de autor, ttulo, edicin y publicacin. En
ambos casos, como ltimo elemento, las pginas que ocupa la parte que
se est describiendo.

A continuacin se muestra un ejemplo de descripcin de un artculo de revista:

Fidelidad de la descripcin
No se debe inventar nada al catalogar: todo lo reseado en la descripcin debe
corresponder a lo que aparezca en el documento. La fidelidad es aqu tan
importante porque el objetivo de la descripcin es identificar el documento de
la forma ms inequvoca posible, diferenciarlo de cualquier otro por similar que
ste sea.
Si se va a describir un libro, la fuente principal de informacin ser la portada,
aunque a veces tambin se toman datos de los preliminares, el colofn o de la
obra completa

En los dems materiales, al no existir un equivalente de la portada, los datos

hay que buscarlos en distintas partes del documento, como son las etiquetas
adheridas al mismo, o en el material impreso que lo acompae. En las revistas,
los datos se toman de la cabecera lo mismo que en pelculas y
vdeograbaciones.
El documento se describe en su propia lengua, salvo lo relativo a la descripcin
fsica y las notas, en que se utiliza la lengua de la biblioteca que lo cataloga.

Puntos de acceso y catlogo

El objetivo de la ficha no es solamente identificar el documento, sino tambin
facilitar su bsqueda y recuperacin.
La herramienta ms importante que tiene la biblioteca para buscar y recuperar
es el catlogo, ya sea manual o automatizado, constituido por el conjunto de
los asientos bibliogrficos ordenados segn una serie de criterios que
expondremos a continuacin.
Imaginemos a un lector que busca un libro. Normalmente conoce algn dato de
l: el autor, el ttulo, la coleccin, el tema del que trata... y, naturalmente,
intentar buscarlo partiendo del dato que conoce. Cada uno de los posibles
caminos o vas de bsqueda constituye un punto de acceso el cual, situado en
la parte superior de la ficha, permite ordenar sta dentro de un catlogo. Por su
posicin en la cabeza de la ficha, los puntos de acceso tambin reciben el
nombre de encabezamientos.
Una vez incorporados los encabezamientos la ficha ISBD est prcticamente
completa. Basta con aadir la signatura y estar dispuesta para ser ordenada
en el catlogo. El aspecto que presenta es el siguiente:

1. Signatura topogrfica
2. Encabezamiento principal
3. Descripcin bibliogrfica propiamente dicha (cuerpo del registro)
4. Encabezamientos secundarios
Fuente: Carrin, M. Manual de bibliotecas. Madrid: Fundacin Germn Snchez
Ruiprez, 1987.

Las normas internacionales y nacionales pretenden que los caminos o vas de

acceso a los documentos sean idnticos o similares en todas las bibliotecas y
de ah que establezcan un doble control, por un lado en la eleccin de los
encabezamientos y por otro en la forma o redaccin de los mismos.
Para empezar, como se observa en el ejemplo anterior, existen dos tipos de
encabezamientos:
Encabezamiento principal (Anexo 14)
Es el primero o ms importante, generalmente el autor por el que es conocida
la obra. Se coloca siempre delante de la descripcin bibliogrfica, en la primera
lnea del asiento, y queda indisolublemente unido a ella.
El encabezamiento principal es casi siempre un nombre de persona, pero a
veces tambin puede tratarse de un nombre de entidad o de congreso.
En ciertos casos -cuando la obra es annima o es producto de la colaboracin
de ms de tres personas- la ficha no lleva encabezamiento principal,
funcionando entonces el ttulo como punto de acceso principal.
Encabezamientos secundarios (Anexo 15)
Son todas las dems vas de acceso al documento, que suelen indicarse -a
modo de resumen- al pie de la ficha.
Los encabezamientos secundarios pueden ser nombres de persona, de entidad
y de congreso, ttulos de la obra y de la serie, pero tambin trminos o cdigos
de un lenguaje documental utilizado para describir el contenido del documento.
En un apartado posterior de este captulo nos ocuparemos de analizar con
detenimiento qu son y para qu sirven los lenguajes documentales.
En resumen, una vez asignados los encabezamientos, en una ficha o registro
bibliogrfico en formato ISBD podramos distinguir los elementos siguientes:

1. Signatura topogrfica
2. Encabezamiento principal
3. Descripcin bibliogrfica propiamente dicha (cuerpo del registro)
4. Encabezamientos secundarios
Fuente: Carrin, M. Manual de bibliotecas. Madrid: Fundacin Germn Snchez
Ruiprez, 1987.
Uniformidad de los puntos de acceso: las autoridades
Para cumplir el objetivo de recuperar agrupados todos los documentos que
tengan un punto de acceso comn, es necesario controlar de manera estricta
la redaccin de ste. El nico punto de acceso al que no se da uniformidad es
el ttulo, que permanece como el elemento individualizador por excelencia.
Veamos un ejemplo: un alumno busca obras de Prez Galds. La biblioteca
posee varias, en cuyas portadas aparece el nombre del autor, si bien est
escrito de diferentes maneras: Benito Prez Galds, Prez Galds, Galds, B.
Prez Galds, etc. Las descripciones bibliogrficas de estos documentos
incluyen la informacin sobre el autor tal como figura en las portadas, pero el
encabezamiento principal, en cambio, expresa el nombre del autor siempre de
la misma forma: Prez Galds, Benito. Gracias al encabezamiento uniforme, el
alumno slo tendr que mirar en un punto del catlogo para encontrar todas
las obras que hay en la biblioteca de este autor: su bsqueda es ms rpida y
ms completa, es decir, ms eficaz.
El catalogador debe, pues, agrupar en una misma entrada todos los asientos
que contengan una informacin comn, independientemente de cmo se
exprese esa informacin en el documento. La forma que la biblioteca elige para

redactar el encabezamiento se llama autoridad y el conjunto de los

encabezamientos aceptados o autorizados por la biblioteca se denomina lista,
fichero o catlogo de autoridades.

Catalogacin automatizada
En el captulo anterior hemos hablado de los cambios globales que los sistemas
informticos introducen en los procedimientos de trabajo de la biblioteca.
Ahora pretendemos explicar con ms detalle la incidencia de la informtica en
las operaciones relacionadas con la catalogacin.
En el mbito de la catalogacin, la informtica proporciona herramientas que
agilizan bastante algunas tareas relacionadas con la elaboracin de los
registros bibliogrficos. Los aspectos ms afectados son:
La introduccin de los datos
Suele realizarse en pantallas que presentan campos con etiquetas, de manera
que no es necesario saber de memoria el orden de los elementos de la
descripcin ni la puntuacin ISBD; basta con ir rellenando los campos de la
base de datos que aparecen en la pantalla.
El programa se encarga luego de editar la informacin en distintos formatos,
tanto en formato ISBD -poniendo automticamente los distintos elementos en
el orden y con la puntuacin prescrita- como en otros formatos que se hallen
definidos en la aplicacin. Entre ellos suele haber formatos etiquetados,
similares a las pantallas de entrada de datos, formatos legibles por ordenador,
etc.

As son las pantallas de entrada de datos de la aplicacin ABIES:

La redaccin de los puntos de acceso

Para facilitar la uniformidad de los encabezamientos, los programas
informticos ofrecen la posibilidad de consultar en pantalla las listas de
autoridades y capturar las entradas que sean vlidas para el documento que se
cataloga. Con ello no slo se ahorra tiempo, sino que tambin se evitan
muchos errores.
Veamos ahora una pantalla de la aplicacin ABIES con una lista de
autoridades:

El almacenamiento de la informacin
Los datos quedan almacenados en la memoria del ordenador, generalmente en
forma de ficheros de registros, -que contienen datos bibliogrficos y datos
relativos a ejemplares- y ficheros de ndices -que contienen datos relativos a
los puntos de acceso. Sobre estos ficheros informticos se realizar
posteriormente la bsqueda y recuperacin de la informacin.
Con este nuevo sistema de almacenamiento, el catlogo de la biblioteca es la
propia base de datos, de modo que resulta innecesario -desde el punto de vista
de la gestin de la biblioteca- el mantenimiento de catlogos en fichas.
No obstante, puede haber casos en que, por una u otra razn, interese
mantener algn catlogo en fichas. Por ejemplo, en una biblioteca escolar
puede ser til un catlogo manual de autores o de ttulos con fines
pedaggicos (para practicar la alfabetizacin, para ensear a los alumnos
cmo se busca en un fichero, etc.). Para estos casos los programas
informticos permiten imprimir juegos de fichas idnticos a los manuales.
El intercambio de informacin
La informacin contenida en la base de datos se puede importar y exportar, es
decir, se puede intercambiar entre distintas bibliotecas. Esto permite un ahorro
considerable de trabajo y tiempo en el proceso tcnico gracias al
aprovechamiento de la catalogacin realizada en otros centros.
Para que el intercambio se pueda realizar con facilidad, es necesario que las
bibliotecas utilicen sistemas compatibles y programas que den a los registros
un formato normalizado y legible por ordenador. El ms extendido hoy da es el
formato MARC (Anexo 16).

Cmo expresar el tema de un documento?

Se llama anlisis o descripcin del contenido al conjunto de operaciones
mediante las cuales se expresa el tema o asunto del que trata un documento.
Frente a la descripcin externa o bibliogrfica, la descripcin interna o de
contenido requiere un proceso intelectual ms complejo y conlleva una mayor
dosis de subjetividad. Como consecuencia, el grado de normalizacin de estas
operaciones es menor que el de la descripcin bibliogrfica.
El anlisis del contenido puede realizarse a varios niveles, en funcin de las
caractersticas de cada biblioteca: el tipo de usuarios/as, el grado de
especializacin del fondo, los medios humanos y materiales de que se
disponga, etc. determinarn la profundidad del anlisis que la biblioteca pueda
realizar.
Las tcnicas clsicas para describir el contenido de un documento son las
siguientes:

Clasificacin

Clasificar consiste en describir el tema principal del documento mediante un

cdigo -generalmente numrico o alfanumrico- que pertenece a un sistema
ordenado de clases y subclases. En la biblioteca escolar, la clasificacin es un
elemento de suma importancia porque permite -utilizando el cdigo
clasificatorio como primer elemento de la signatura- ordenar los documentos
por materias en las estanteras.

Indizacin

Indizar consiste en describir el contenido del documento mediante palabras del

lenguaje natural que han sido sometidas a un control semntico. La indizacin
es muy recomendable en las bibliotecas escolares porque permite describir una
multiplicidad de temas o de facetas de un tema, por lo que ampla
notablemente las posibilidades de recuperacin de cada documento.

Resumen

Resumir consiste en elaborar un texto breve en el que se destacan los aspectos

fundamentales del contenido del documento. Hay distintos tipos de resumen,
en funcin de su extensin y detalle, de la presencia o no de crtica, del
lenguaje utilizado, etc. pero su elaboracin requiere en cualquier caso mucho
tiempo, por lo que su uso en la biblioteca escolar se limitar a las prcticas que
se puedan organizar con el alumando como proceso de aprendizaje.
Los lenguajes documentales
Las tcnicas de anlisis del contenido tienen en comn la utilizacin de
lenguajes especiales, convencionales, que se denominan lenguajes
documentales. Pueden ser alfabticos (como los lenguajes de indizacin) o
numricos (como casi todas las clasificaciones). Veremos ejemplos de ambos
en los apartados siguientes.

La funcin del lenguaje documental consiste en actuar como intermediario

entre el lenguaje que utiliza el documento y el lenguaje que utiliza el/la
usuario/a de la biblioteca; es decir, ayuda a que la comunicacin sea ms
eficaz introduciendo en ella un cierto grado de normalizacin.
Los lenguajes documentales se emplean en dos momentos distintos de la
cadena documental:

en el proceso tcnico del documento, es decir, durante las operaciones

de entrada de la informacin bibliogrfica en el sistema;

en la bsqueda de informacin, es decir, durante las operaciones de

salida o recuperacin de la informacin.

En el grfico siguiente vemos cmo acta el lenguaje documental en estos dos

procesos: