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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral
GUA DE APRENDIZAJE

Versin: 02
Cdigo: GFPI-F-019

GUA DE APRENDIZAJE N 02

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formacin:

Nombre del Proyecto:

Asistente
Administrativo
Fortalecimiento del
servicio al cliente en
las organizaciones
del sector comercio

Resultados de Aprendizaje:
RAP 1: 28020105801:
Elaborar los documentos
comerciales, contables y ttulos
valores teniendo en cuenta
normas contables y
comerciales.Xxx H
RAP 2: 28020105802:
Contabilizar las operaciones de
la empresa, teniendo en cuenta
normas contables, comerciales,
tributarias y laborales, de
acuerdo con el Plan nico de
Cuentas del sector.
RAP 3: 28020105803:
Generar los reportes necesarios
para verificar que el registro de
las operaciones contables est
acorde con los respectivos
soportes, teniendo en cuenta la
normatividad vigente y los
principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Duracin de la gua ( en
horas): xxxx H

Cdigo: 178720
Fase 1 _Anlisis

Fase del proyecto:

Actividad (es) del Proyecto:

Cdigo: 122121
Versin: 2

Actividad (es) de
Aprendizaje: -Elaborar Taller
relacionado con el
RA a ver.
Socializacin de la
informacin en aula
de clase, aclaracin
de dudas y
complementacin
de la informacin a
traves de PPT.
Videclips
relacionados con la
competencia y RA a
ver.

Ambiente de formacin
- Aula de clase archivos
institucionales,
elementos y
condiciones de
seguridad industrial,
salud ocupacional y
medio ambiente
Autoaprendizaje en
salas de internet, e
intranet bibliotecas,
entre otros.

MATERIALES DE FORMACIN
DEVOLUTIVO
CONSUMIBLE
Computador, video Unidades
empleadas
beam, internet. E
durante la
intranet
Competencia:
Aprendizaje
Autnomo, sala de Cartulina,
internet y trabajos
marcadores, hojas
extra clase.
de block,
rotuladores y/o
marcadores o
plumones,
lapiceros, lpices,
resaltadores,
elementos de
seguridad
industrial.

Competencia:
280201058:
Apoyar el sistema
de informacin
contable en
concordancia con
la normatividad.

Presencial 50%

Autnomo: 20%

Virtual 30%

100%
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Versin: 02

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Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Cdigo: GFPI-F-019

2. INTRODUCCIN:
Cuando se hace referencia al ciclo contable en las empresas, se est haciendo alusin al proceso que
debe seguirse para garantizar que todos los hechos econmicos se reconozcan y transmitan
correctamente a los usuarios de la informacin. Esta informacin debe seguir un proceso que consiste
fundamentalmente en elaborar, diligenciar, clasificar e interpretar los documentos comerciales generados
en el desarrollo de la actividad mercantil.
Por lo anterior, los documentos clasificados como internos y externos, se encuentran regulados por el
cdigo del comercio y el estatuto tributario.
Por ello al abordar los temas de contabilidad se hace indispensable incluir dentro de la formacin, en
cuanto a la competencia contable se refiere, los soportes contables y no contables en el que pueda el
aprendiz conocer y practicar uno de los aspectos ms relevantes, por cuanto la contabilidad en trminos
generales, se debe realizar a travs de dichos documentos.
Por ende, los soportes contables siempre sern la evidencia fidedigna de las transacciones comerciales
que desarrolla da a da la empresa, pero esto no es suficiente es necesario llevar un control fsico de las
existencias.
De la misma forma los ttulos valores contribuyen para que las empresas cuenten con mecanismos
seguros en cuanto a medios de pago e instrumentos de garanta.
Y para todo lo anterior, adems para lograr un mejor entendimiento por parte del aprendiz el
presente tema se tratar en tres fases a saber:
1) Se le indicarn las normas legales que se deben tener en cuenta, conceptos, clasificacin de los
documentos contables y ttulos valores;
2) Normas de elaboracin, documentos no contables y documentos contables, as como, la presentacin
de formatos;
3) Aclaracin de la forma de diligenciar los documentos soporte, tanto los contables como los no contables
y ejercicios prcticos
Por todo lo antes mensionado, Apreciado Aprendiz, la gua que a continuacin les presento ser de
vital importancia dentro de su proceso de formacin integral como futuro tcnico en el Programa:
Asistencia Administrativa, proceso que le permitir ingresar a un entorno social globalizado en el cual
desarrollando sus actividades diarias, aumentar en todo momento sus conocimiento, requeridos para
facilitarle el logro de los resultados de esta competencia; lo cual examinar su desempeo en el Resultado
de Aprendizaje Asociado a la Competencia: Apoyar el sistema de informacin contable en
concordancia con la normatividad.
Ahora bien, para el logro de lo antes mencionado se precisa que todos y cada uno de los involucrados en
la labor del adecuado manejo en la elaboraracion de los documentos comerciales, contables y
ttulos valores teniendo en cuenta normas contables y comerciales, propendiendo hacia un continuo
mejoramiento de sw los mismos al interior de la empresa
Finalmente se propone entonces que desarrollen las actividades ordenadamente donde muy seguramente,
si le coloca todo el empoderamiento y autoaprendizaje para el desarrollo de esta gua, alcanzar los
resultados de aprendizaje inicialmente propuestos, como tambien el cumplimiento de la entrega en las
evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la gestin de su propio proceso de aprendizaje),
impactando positivamente sobre su proceso de aprendizaje y el del resto de su grupo.

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3. ESTRUCTURACION DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial. Autodiagnstico ___ Horas


Los documentos soportes contables y no contables y el control de las existencias, se convierten en la
materia prima necesaria para la contabilidad, ella es entonces, una herramienta bsica para el logro del
producto final que no son ms que los diferentes reportes que requiere una empresa para saber cmo
funciona su negocio; as como, para lograr credibilidad antes todos sus clientes. En ese orden de ideas
cabra preguntarse:
a) Qu sera de una organizacin si no contara con documentos soporte para sus reportes contables?
b) Podra una organizacin dar informacin contable confiable si no contara con documentos soporte
para la elaboracin de la misma?
c) Ser necesario controlar las existencias de la organizacin?
d) Les dan a los documentos soporte la suficiente importancia en las organizaciones?
3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el
aprendizaje.) _ ___ Horas
Para tener mayor claridad frente al tema debo realizar un anlisis previo en el que se incluyan por lo menos
los siguientes aspectos:
a) Con mis compaeros hacemos reflexin acerca de lo que puede ser un documento contable y damos
nuestros puntos de vista del tema
b) Me intereso por conocer los diferentes formatos que se deben emplear en el manejo de los reportes
en las organizaciones
c) Formo trabajos de grupo con el fin de realizar ejercicios prcticos consistentes en el diligenciamiento
de los formatos contables y no contables que luego comparo con la orientacin dada por el
instructor.
d) Realizo cuestionamientos sobre el control de existencias de alimentos en mi hogar.
Con el fin de realizar lo anterior me debo hacer algunas preguntas como:
a) Cules debern ser mis conocimientos previos para poder enfrentarme mejor a este tema?
b) He realizado algn ejercicio en el que se incluya el diligenciamiento de formatos, en especial los
relacionados con el tema en cuestin?
c) He tenido contacto con esta clase de formatos en mis actividades diarias?
d) En casa se lleva algn tipo de control de existencias?
3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin). ___ Horas
Con la conceptualizacin previamente aclarada, se proceder a ingresar a la plataforma SOFIA PLUS y en
la carpeta COMPETENCIA: 280201058: Apoyar el sistema de informacin contable en
concordancia con la normatividad, ofrecidos como Material de Apoyo. Leeran e interiorizaran
atendiendo a los documentos ah expuestos. Es leer, reflexionar e interiorizar los documentos ofrecidos por
en la plataforma.
Ahora bien, con el fin de apropiarse del conocimiento sobre documentos soportes realizar las siguientes
actividades:
Investiga acerca de los siguientes conceptos:
a) Qu son documentos soporte
b) Clases de documentos soporte
c) Caractersticas De los documentos soporte
d) Consulto sobre las normas que rigen los documentos soporte
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e) Realizo un conversatorio con mis compaeros y la intervencin del instructor, acerca de los documentos
soporte y ttulos valores que investigu.
f) Realizo dos visitas a establecimientos de comercio del sector e indago que tipos de control de existencia
manejan.
g) Participo de un conversatorio con mis compaeros sobre la importancia de contar con algn tipo de
control de mercancas en la compaa.
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento. __ Horas
Para afianzar el conocimiento previo adquirido crearn:
a) Mapa conceptual en el que se aclaren los conceptos adquiridos sobre:
Documentos soporte contables-Documentos soporte no contables-Ttulos valores-Normas
Control de existencias -Sistemas de control de mercancas.
b) Dibujar los formatos de uso ms comn requerido para los reportes contables
Documentos soporte contables-Comprobante de egreso-Comprobante de ingreso-Comprobante de
consignacin-Cuenta de cobro-Factura-Letra de cambio-Libranza-Nota de contabilidad-Nota crditoNota dbito -Recibo de caja-Recibo de caja menor-Documentos soporte no contables -CotizacinEntrada de almacn-Fonomemo-Krdex-Memorando-Orden de pedido-Remisin-Salida de almacnTtulos valores-Cheque-Letra de Cambio-Pagar
c) Realizarn un ejercicio prctico en el que se involucren los diferentes formatos estudiadospara ello
se ayudarn con el demo y/o simulador generado por la instructora a cargo en Excel.
EJERCICIO PRCTICO
1. Generan nombre- logo- eslogan NIT- direccin- correo- pagina web direccin entre otros para la
generacin de los diferentes soportes de la empresa de ustedes.
2. Elaborar 1comprobante de nmina- planilla bsica vista en clase con la instructora- para 5
empleados, (liquidndole las diferentes novedades vistas en clase y trasladando posteriormente los
datos a la planilla vista en clase tambin).
3. Cancele por caja menor refrigerios para los 5 empleados.
4. Se debe realizar una compra de mercanca, pago en efectivo. (Comprobantes de egreso, factura,
entradas a almacn, remisin).
5. Se debe realizar una compra de mercanca a crdito, para respaldar el crdito firmamos una letra de
cambio. (letra de cambio, factura, entradas a almacn, remisin).
6. Se debe realizar una venta, pago en efectivo. (Factura, recibo de caja, salida de almacn, remisin).
7. El dinero recibido en la anterior venta es enviado a consignar al banco. (consignacin bancaria)
8. A la anterior venta se le adiciona un valor cobrndole gastos de envi ( Nota debito)
9. De la anterior venta recibimos una devolucin del 30 % de la mercanca. (Nota crdito).
10. Se debe realizar una venta, pago con cheque, .(Factura, recibo de caja, salida de almacn, remisin)
11. Obtenga una cotizacin de un bien y una de un servicio. (cotizaciones)
12. Se comunicar con uno de los proveedores a quienes solicitamos la cotizacin de mercanca
pidiendo una entrevista con el jefe operativo para darle a conocer un nuevo portafolio de productos y
algunos descuentos adicionales. (Fonomemo)
13. Defina Libros de contabilidad, como se corrigen errores en los libros de contabilidad y que es
endoso.
14. El banco Bancolombia le concede un prstamo a la empresa ______________ con NIT:
____________________por $ 15.000.000, el dinero es desembolsado en la cuenta corriente.
Firman un pagare. (Pagare)
15. Realizar un memorando a los 5 empleados informndoles que a partir de la fecha queda prohibido el
uso de redes sociales dentro de la compaa. (memorando)
16. Cancele por caja menor un pago de servicio de taxi. (Recibo de caja menor)

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17. Uno de los 5 empleados hace llagar una libranza donde solicita sea descontado de su sueldo
$125.000 y se le consigne al banco Bancolombia. (libranza)
18. Quines no estn obligados a Facturar Y que documentos son equivalentes a la factura?
19. Extraiga uno de los comprobantes de contabilidad y elabore una nota de contabilidad corrigiendo
algunos de los valores.
20. Usted adquiri algn servicio por mantenimiento correctivo y preventivo de un equipo de cmputo,
Solicite a algunos de sus compaeros que tenga RUT, le haga una cuenta de cobro y cancele dicho
servicio con cheque (Comprobante de egreso, cuenta de cobro, RUT, cheque).
21. Se tuvo inconvenientes con el servicio adquirido anteriormente, le damos un poder especial a un
abogado para que haga la respectiva reclamacin.
d)
a)
b)
c)

Realiza las actividades sugeridas para el desarrollo del tema.


Registrar las transacciones en comprobante de contabilidad
Valuar inventario usando los mtodo UEPS, PEPS y PP- promedio ponderado.
Realizar un cuadro comparativo con los resultados del inventario final y el costo de venta para los
tres mtodos.

Proveedor: Almacenes Distri todo ltda


Nit: 432.764.876-0
Artculo: Calculadoras cientificas
Referencia: CC-475
Localizacin: Centro Comercial el Damante
Mnimo: 5 Unidades
Mximo: 30 Unidades
Inventario de mercancas a 1 de junio del presente
ao, constaba de 2 unidades con un costo unitario
de $39.000.
Cantida
Precio
Fecha
Transaccin
d
venta
1 junio
5 junio
9 junio
15 junio
16 junio
17 junio
18 junio
19 junio
21 junio

12
8
10
8
2
5
6
4
6

40.000
50.000
42.000
55.000
53.500
38.500
56.000
41.500

Compra a crdito
Venta a contado
Compra a contado
Venta a contado
Dev de la ltima
venta
venta a crdito
Compra a contado
Venta a contado
Compra a contado

Proveedor: Botero Ltda NIt: 457.908.098-4


Artculo: Agenda 7 materias
Referencia: A - 541
Localizacin: Medellin
Mnimo: 50 Unidades
Mximo:800 Unidades
Inventario de mercancas a 2 de Enero del presente
ao, constaba de 50 unidades con un costo unitario
de $22.000.
Precio
Fecha
Cantidad
Transaccin
venta
10 Enero
20 Enero
30 Enero
05 febrero
20 febrero
28 febrero
10 Marzo
15 Marzo
5 Enero
15 Enero
25 Enero
10 febrero
15 febrero
01 Marzo
05 Marzo
20 Marzo
25 Marzo

430
1050
45
75
137
214
100
200
375
497
603
70
37
120
100
50
120

230
240
250
235
225
215
245
255
280
290
300
310
295
285
275
315
325

Compra Contado
Compra a crdito
Compra Contado
Compra a crdito
Compra Contado
Compra a crdito
Compra Contado
Compra a
contado
Venta a Crdito
Venta a Crdito
Venta a Contado
Venta a Contado
Venta a Contado
Venta a Contado
Venta a Contado
Venta a Contado
Venta a Crdito

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3.5

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Actividades de evaluacin.

Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento :
El aprendiz responde preguntas acerca de
conceptos sobre:
1. Documentos soporte
2. Ttulos valores
3. Normas sobre documentos soporte
contables, no contables y ttulos valores
4. Sistemas de valuacin de inventarios.
5. Mtodos de valuacin de inventarios.
Evidencias de Desempeo:
Establece diferencias entre las clases de
documentos
soporte
contables,
no
contables y ttulos valores.
Diligencia los formatos atendiendo lo
establecido en las normas, as como, a los
conocimientos adquiridos
Alimenta formatos para el control de
mercancas.
Evidencias de Producto:
e) Mapa mental o conceptual
f) Fotocopias y dibujos de formatos
contables y no contables.
g) Ejercicio prctico con Documentos
soporte diligenciados.

Criterios de Evaluacin

Codifica los documentos


contables que soportes las
transacciones, de acuerdo con
la normatividad vigente.

Tcnicas e
Instrumentos de
Evaluacin

Formulacin de
preguntas
Mapa mental

Elabora comprobantes
contables, aplicando los
principios de contabilidad y
normatividad vigentes.
Diligencia los libros auxiliares
y mayores conforme a la
normatividad vigente y
polticas de la organizacin.

Tcnica de
simulacin
Observacin directa
Lista de Chequeo

Conserva la informacin
contable de acuerdo con la
normatividad vigente y los
principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Diligencia los soportes
contables generados en el
ciclo contable, teniendo en
cuenta los principios de
contabilidad generalmente
aceptados

Valoracin del
producto

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE


Materiales de
formacin
devolutivos:
(Equipos/Herramient
as)
DUR
ACTIVIDADE ACI
S DEL
N
PROYECTO (Hora
s)
Descripc
in

Cantidad

Materiales de
formacin
(consumibles)

AMBIENTES DE
APRENDIZAJE
TIPIFICADOS

Talento Humano
(Instructores)

Descrip
Especialida
Cantidad
cin
d

Cantidad

ESCENARIO
(Aula,
Laboratorio,
taller, unidad
productiva) y
elementos y
condiciones de
seguridad
industrial, salud
ocupacional y
medio ambiente

35
Escritorio
s de
trabajo

35

Marcad
ores

Computa
dor
1
NO APLICA

xx

Video
Beam
1
Extensi
n
elctrica
Textos
de
consulta

Resalta
dores

Borra
Seco
Block
papel
bond

35

2
1
1

Contador
Publico

Ambientes de
aprendizaje:
Aulas de
formacin
Auditorio

lpiz
Borrado
r

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5. GLOSARIO DE TRMINOS A UTILIZAR

Cheque: Es un ttulo de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada
librador, ordena incondicionalmente a una institucin de crdito el pago a la vista de una suma de dinero
determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
Comprobante de consignacin: Es el documento donde se relacionan los depsitos de dinero (efectivo,
cheques o ttulos), realizadas por la empresa o personas naturales en sus cuentas corrientes que tienen en
entidades bancarias.
Comprobante de egreso: Es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se
realizan en una empresa o negocio.
Comprobante de ingreso: Es una constancia de que un valor ingres a la empresa, de manera general,
cuando se recibe el dinero en efectivo, el cheque o el Boucher de alguna tarjeta de crdito,
Cotizacin: Es aquel documento o informacin que una organizacin usa en una negociacin.
Cuenta de cobro: Es un documento equivalente a la factura que usan las persona naturales que no estn
obligadas a facturar, sin embargo, a dicha cuenta de cobro se le exigen una serie de requisitos
establecidos en el Estatuto Tributario.
Documentos soporte contables: Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de
elaborarlos.
Documentos soporte no contables: Son aquellos documentos que a pesar de no servir para realizar
registros contables, son de vital importancia para las diferentes transacciones que realiza una
organizacin.
Entrada de almacn: Es el ingreso de los bienes adquiridos a travs de operaciones mercantiles mediante
la erogacin de fondos.
Factura: Es un documento mercantil que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa
Fonomemo: Es un documento que permite que cualquier miembro de la organizacin tome un mensaje
para otro mientras est ausente.
Krdex: Tiene mltiples usos y se usa principalmente para ordenar la informacin que uno tiene de
acuerdo a la actividad que desarrolle
Letra de cambio: Es un ttulo de crdito o de valor formal y completo que contiene una orden
incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma
de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen.
Libranza: Es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora
a descontar de su nmina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelacin de sus
obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas
a la entidad financiera en un plazo previamente convenido.
Memorando: Es un escrito breve por el que se intercambia informacin entre diferentes departamentos de
una organizacin para comunicar alguna indicacin, recomendacin, instruccin o disposicin.
Nota de contabilidad: Es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros
contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales
no existen documentos internos especficos.
Nota crdito: Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de
informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma
nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos,
rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en
la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Recibo de caja: Es un documento en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de
Recaudo

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Nota dbito: Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma
nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la
facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.
Orden de pedido: Tambin denominado orden de compra, es un documento escrito o impreso que
confirma los detalles de una orden del Consumidor y que se utiliza como recibo de venta al Consumidor.
En el caso de compras por Internet, una forma que contenga todos los trminos de la oferta y compra en
formato impreso o accesible en Internet
Recibo de caja menor: Es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no
requieren el giro de un cheque.
Remisin: Es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relacin de compra entre dos partes,
y se extiende a la hora en la que una de ellas hace entrega de artculos o productos a la otra.
Salida de almacn: Es el formato electrnico del documento con el que se registra la salida de una
mercanca del almacn a un rea determinada de la organizacin que la haba solicitado con antelacin.
Ttulo valor: Son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autnomo que en
ellos se incorpora, pueden ser de contenido crediticio, corporativo o de participacin emite
el comprador para pedir mercancas al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago,
entre otras cosas.
Pagar: Es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada
suscriptora), de que pagar a una segunda persona (llamada beneficiaria o tenedora), una suma
determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo

6. BIBLIOGRAFA Y/O CIBERGRAFA


Contabilidad 2000. Emma y Coral Gudio.
Contabilidad siglo xxi, Ecoe Ediciones, 2009.
Contabilidad de costos. Gonzalo Sinisterra, Ecoe Ediciones
Decreto 2649 de 1993
Decreto 410. Colombia. Cdigo de comercio. Marzo de 1971
Decreto 624. Colombia. Estatuto tributario. Marzo de 1989
http://www.actualicese.com
http://www.gerencie.com
www.dian.gov.co
www.shd.gov.co

5. CONTROL DEL DOCUMENTO _ELABORADA POR

Eunice Sotelo Guevara, (Admn. de empresas_ Contadora Pblica Titulada, Instructores_ Convenio SENA-Fe y
Alegra, 2016)

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