ADMINISTRACION DE BIENES

AUDITORIA GUBERNAMENTAL II

INTRODUCCION
Las administraciones pblicas disponen de bienes que, lo mismo que sus
medios personales o de cualquier tipo, sirven a la satisfaccin de los fines
pblicos que tienen asignados.
El rgimen jurdico de los bienes de titularidad pblica, de manera anloga a lo
que ocurre con los contratos administrativos, estn sujetos a un rgimen
singular de derecho administrativo, derogatorio y exorbitante respecto del
derecho privado.
En el siglo XIX la base normativa reguladora general de los bienes pblicos se
reduca a unos escasos preceptos que consagraban la suma divisin entre los
bienes de dominio pblico y bienes patrimoniales de los entes pblicos que
establecan las reglas de inembargabilidad, inalienabilidad e imprescriptibilidad
de los bienes de dominio pblico y a las leyes especiales de aguas, minas y
montes. Con el Reglamento de Bienes Locales de 1955 se inicia un entusiasmo
regulatorio que continua con la Ley de Bases de Patrimonio del Estado de
1964.

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ADMINISTRACION DE BIENES

ADMINISTRACION:

La administracin es el acto de gobernar, ejercer autoridad y disponer de

un conjunto de bienes, de una institucin o una nacin. El trmino es
amplio y puede hacer referencia tanto al uso que alguien hace de sus
propiedades y bienes (o incluso de las ajenas) hasta a la administracin
poltica y econmica de un Estado, pasando por la administracin
organizativa de una empresa o entidad.

La administracin debe ocurrir en el marco de reglas pautadas y

consenso, en general, de forma democrtica, ya que suele tratarse de una
prctica de regulacin en pos del progreso comn. Sin embargo, cuando
se habla de administraciones corruptas o fraudulentas se refiere a casos
en los que esto tiene lugar por parte de un individuo u organizacin que
hace uso de bienes o recursos ajenos en contra de la voluntad de su
propietario.

Existen diversas ciencias o disciplinas derivadas de este concepto, por

ejemplo, la administracin de empresas, que estudia la organizacin de
estas instituciones y la forma en que se gestionan sus recursos y
procesos., la administracin pblica, refiriendo a la gestin de un Estado o
conjunto poltico a nivel comunal, regional, nacional, etctera, la
administracin militar, la financiera, la judicial y otras.

Ms recientemente, ha surgido el concepto de management para hablar

de las prcticas que tienen lugar, con frecuencia, en instituciones privadas
por parte de la direccin hacia sus empleados, esto incluye: capacidades
de liderazgo, de administracin de recursos y finanzas, de estructuracin
organizacional de desarrollo de recursos humanos, de trabajo en equipo,
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unidad de mando y de direccin, de investigacin y evaluacin, y de

resolucin de conflictos, entre otras cosas. El estudio de estas prcticas
tiene que ver con un fin fundamentalmente estratgico en pos de la
satisfaccin de las necesidades y deseos de los involucrados en una
entidad a favor del progreso econmico de la misma.
SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES
A Definicin del Sistema
El sistema de administracin de bienes es un conjunto de normas,
principios, organismos, recursos y procedimientos que se aplican para las
altas y bajas, en el

patrimonio del estado, de bienes a los que es

menester

registrar,

ingresar,

conservar,

mantener,

proteger

eventualmente reasignar.
B Objetivos y Caractersticas
El objetivo es lograr el desarrollo de las operaciones mencionadas bajo
las mejores condiciones tcnicas y econmicas.
Los bienes pueden ser adquiridos a terceros, a titulo oneroso o gratuito, o
bien producidos por el propio Estado.
Antes de hablar de las caractersticas de la administracin de bienes del
Estado, es preciso distinguir los bienes de Dominio Pblico de los de
dominio privado, porque ambos requieren de una gestin diferenciada y
especifica.
Los bienes de dominio pblico es el conjunto de bienes de propiedad del
Estado afectados por ley al uso directo o indirecto por parte de los
habitantes.
Los bienes del dominio privado se rigen por las reglas del derecho
privado.

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Los bienes de dominio pblico estn sometidos al rgimen jurdico de

derecho pblico en donde impera el principio de la inalterabilidad e
imprescriptibilidad.
Los actos de administracin de bienes de dominio pblico consisten en el
ejercicio de un poder de custodia, vigilancia o de polica en acciones de
mantenimiento y en el otorgamiento de concesiones o permisos de uso.
Los actos de administracin de bienes de dominio privado son los propios
del ejercicio del derecho de propiedad, los cuales sern diferentes si se
tratan de bienes inmuebles o muebles.
Con relacin a los bienes inmuebles, la ley debe establecer en que forma
y condiciones podrn gravarse, donarse, transferirse a otra institucin
pblica o venderse.
La administracin de bienes muebles requiere que cada organismo lleve
su inventario general de bienes, de acuerdo con las normas y criterios de
valuacin que establezca el rgano rector del sistema.
El sistema de administracin de bienes debe incluir normas que rijan los
contratos de concesin de servicios pblicos, los casos en que procede la
nulidad, caducidad o rescisin de los mismos y la declaratoria de rescate
por causa de utilidad pblica.
C Condiciones Operativas
Llevar un registro de bienes inmuebles del Estado de uso privado
mediante un sistema computarizado en el que se inscribirn:
1 Los ttulos por los que se adquieran, tramiten o extingan derechos
reales sobre bienes inmuebles.
2 Contratos de concesin.
3 Resoluciones o sentencias judiciales de ocupacin.
4 Otros.

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Disear un sistema de informacin que integre a la contabilidad

general el inventario de bienes y los registros analiticos de bienes.
Dictar normas (Organismo Central del Sistema) que regulen la
administracin de bienes muebles e inmuebles de la Administracin
Nacional. Especficamente las relacionadas a:
1 Procedimientos de altas.
2 Procedimientos de bajas.
3 Procedimientos de custodia (evitar robos, perdidas).
4 Procedimientos para su mantenimiento preventivo y correctivo.
5 Procedimientos para la valuacin.
6 Debe posibilitar la reasignacin de bienes.

Cada institucin pblica llevar un inventario de bienes de uso y de

consumo.
Un registro auxiliar a stos ser el registro analtico de bienes, que
debe permitir conocer de cada bien su estado de conservacin, su
dependencia y ubicacin geogrfica y los responsables de su
mantenimiento y custodia.
El Organismo Nacional de Administracin de Bienes, como rgano descon
centrado, depende de la Secretara de Obras Pblicas.
Su responsabilidad primaria consiste en coordinar polticas, normas y
procedimientos relacionados con la administracin de bienes fsicos del
Estado Nacional y mantener el control permanente de la actividad
inmobiliaria estatal.
ACCIONES:

Proponer polticas y procedimientos respecto de la utilizacin y

disposicin de los bienes fsicos del Estado Nacional y administrar

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un SISTEMA DE INFORMACIN Y EVALUACIN de su

cumplimiento.

Proponer e implementar la realizacin del inventario general de

bienes del Estado Nacional.

Pronunciarse con carcter previo, en toda decisin relativa a la

disposicin de los inmuebles.

Realizar anlisis de factibilidad econmica y financiera de

locaciones y concesiones.

Efectuar saneamientos y perfeccionamiento dominial, catastral y

registral; y requerir acciones judiciales para preservar el patrimonio
inmobiliario estatal.

2.- GESTIN PATRIMONIAL. BIENES DE DOMINIO PBLICO Y

PRIVADO
circunstancia de ser el Estado una Hacienda de consumo en su ncleo
central, de condiciones erogativas, no excluye la necesidad de que
disponga de un patrimonio, o sea, de un conjunto de bienes econmicos,
con el objeto de organizar y prestar los servicios pblicos que constituyen
el fundamento de su existencia y s finalidad primordial.
Gestin patrimonial o gestin de los bienes es el conjunto de funciones
que el Estado cumple en relacin a su patrimonio.se ocupa de los bienes
de posesin esttica, tiende a la conservacin de esos elementos, en el
sentido fsico y en el jurdico; y los utilizan en la prestacin de los servicios
pblicos, ya e forma de instrumentos materiales de esos servicios, ya
como fuentes de entradas monetarias.
Patrimonio es el conjunto de activos que posee una persona y el pasivo
que pesa sobre ella, en un momento dado.
Si analizamos el concepto de patrimonio que da el Cdigo Civil, el
conjunto de bienes de una persona constituyen su patrimonio; siendo
bienes las cosas y los objetos inmateriales susceptibles de valor,
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parecera que se trata de de una definicin incompleta, por cuanto

integrara el patrimonio solo el activo.
Sin embrago, los doctrinarios sostienen que el legislador al utilizar la
palabra bienes, haca referencia a una antigua acepcin de bienes, que
era sinnimo de remanente, es decir, lo que queda despus de deducir al
patrimonio las deudas que pesan sobre el mismo.
As, en el orden privado, el patrimonio de una persona esta representado
como la universalidad jurdica de sus derechos reales y de sus derechos
personales bajo la relacin de un valor pecuniario, es decir como bienes.
Universalidad de derecho significa homogeneidad:

Cualitativa: del vnculo que los une a las personas a las que
pertenecen.

Cuantitativa: con relacin a su valoracin por una medida comn;

el dinero.

Sin embrago, este concepto no es aplicable a la Hacienda Pblica,

porque:

No resulta posible valuar en dinero algunos elementos del activo,

como ocurre con la mayor parte de los bienes del dominio pblico.

Los bienes del Estado no estn relacionados con ste por el mismo
vnculo jurdico; algunos son de derecho pblico y otros de derecho
privado.

No se puede concebir el patrimonio del Estado por el conjunto de bienes y

obligaciones.
No se puede presentar un balance de activo y pasivo que tenga el mismo
significado que en el amito privado; ms an porque la capacidad de pago
del Estado est dada fundamentalmente por su capacidad de exigir el
pago de impuestos.

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La Ley de Contabilidad defina a la Gestin Patrimonial diciendo que es la

administracin, utilizacin y conservacin de determinados bienes que,
siendo susceptibles de posesin esttica y de ser utilizados como
instrumento material de los servicios pblicos o como fuente de rentas,
pertenecen al Estado.
Los bienes de dominio pblico son los bienes que estn
afectados al uso de los habitantes del pas dentro de las
condiciones impuestas por leyes y/o reglamentos.
Son inalienables, imprescriptibles e inembargables, mientras no sean
desafectados como bienes de dominio pblico.
Pueden ser naturales (mar territorial, lagos, playas) o artificiales (puentes,
caminos y cualquier otra obra pblica construida para utilidad o
comodidad pblica)
Los bienes de dominio privado no estn sujetos al uso pblico,
salvo que estn afectados a un servicio pblico. Estos bienes estn
sujetos a las mismas restricciones que los bienes de dominio
pblico

(inalienables,

imprescriptibles,

inembargables).

Estos

bienes, aunque no son indispensables para la prestacin de

servicios pblicos, pueden ser utilizados para obtener rentas o para
disminuir gastos.
Se clasifican en inmuebles (disponibles y no disponibles), muebles,
semovientes e inmateriales. El estado los ha adquirido por distintas vas,
para cumplir adecuadamente sus fines, puede ser por medios
contractuales, por la apropiacin o por cualquier otro modo. Pueden ser
tierras fiscales, terrenos, edificios para la prestacin de servicios, etc.
El Estado ejerce sobre estos bienes un derecho comparable a derecho de
propiedad.

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3.- EL PATRIMONIO DEL ESTADO COMO MATERIA ADMINISTRABLE

A Definicin. Inventario de los bienes que lo forman. Clasificacin y

Valuacin
Se denomina patrimonio del estado a la administracin, utilizacin y
conservacin de un conjunto de bienes considerados como materia
administrables, que siendo susceptibles de posesin esttica y de ser
utilizado como instrumento material de los servicios pblicos o como
fuentes de rentas, pertenecen al estado.
Caractersticas distintivas
El concepto de patrimonio del Estado hace una abstraccin de las
deudas o pasivos.
No incluye el dinero, tampoco a los bienes que no son cosas,
exceptuando los derechos inmobiliarios y algunos mobiliarios,
ttulos, acciones.
La determinacin de la consistencia del patrimonio del Estado no
tiende a definir su solvencia o a fijar su capital en un momento
dado, sino a deslindar la materia administrable y asignar
responsabilidades.
Se acepta integrado por un conjunto de bienes para poder
valuarlos, aunque no exista homogeneidad en el vinculo que los
une con el Estado, teniendo en cuanta su aptitud para ser
considerado como objeto de posesin esttica, y dentro de este,
como instrumento de servicios pblicos o como fuente de
recursos.
No tiende a definir su solvencia ni a fijar su capital.
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El patrimonio de las entidades descentralizadas o haciendas

anexas forma parte integrante de l Hacienda del Estado.
Inventario de los bienes que lo forman
El concepto de inventario de la contabilidad pblica es distinto del de la
contabilidad general.
Para la Contabilidad General es la descripcin formal, detallada y
ordenadamente clasificada de todos los bienes y de todas las
obligaciones que integran el patrimonio de un sujeto econmico, con
expresin del valor en unidades monetarias, asignadas en forma racional
con el fin de hallar el patrimonio neto.
En la Contabilidad Pblica constituye una simple descripcin de los
componentes del dominio pblico y del dominio privado del Estado, con
asignacin de valores racionales en el caso de algunos de los bienes y
con miras a efectuar un adecuado control de gestin patrimonial en la
Hacienda Pblica.
Para confeccionar un inventario de los bienes del Estado se deben
resolver 2 problemas tcnicos-contables; uno de ellos es la clasificacin
de los bienes, y el otro es la determinacin del criterio de valuacin a
aplicar.
Clasificacin y Valuacin
Confeccin del Inventario
BIENES DE DOMINIO PBLICO
1 Dominio Pblico Natural: resulta difcil y hasta a veces imposible
valuar en dinero la mayor parte de los bienes de dominio pblico.
No obstante, por ello no debe exclurselos del inventario, pues su
exacto conocimiento es necesario ya que el Estado tiene el deber
de conservarlos y de utilizarlos en la medida mxima posible,
aunque el asiento respecto de ellos asuma solo la forma de
catalogo descriptivo no valorizado. Ej.: bahas, ensenadas, puertos,
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ancladeros, ros y sus cauces, playas del mar, lagos navegables,

etc.
2 Dominio Pblico Artificial: el inventario de los caminos, canales,
puentes, y en general las obras realizadas por el Estado para
utilidad o comodidad comn de sus habitantes, debe ser valorizado
al costo.

Se entiende por costo el importe de las inversiones

hechas en la obra hasta habilitarla para el fin para el cual fue

realizada y los importes de las inversiones hechas para ampliarla o
mejorarla

no

as

las

erogaciones

por

conservacin,

mantenimiento o renovacin. No deben admitirse ni computarse

amortizaciones u otras disminuciones de naturaleza semejante. De
tal modo, el precio de costo se mantendr invariable.

BIENES DE DOMINIO PRIVADO

1 Inmuebles

No Disponibles:

por ser inalienables en

virtud

de

disposiciones legales expresas o por el uso al que estn afectados en ese

momento. El criterio de valuacin es el mismo que para los bienes de
dominio pblico artificial.
2 Inmuebles Disponibles: por no estar afectados a un servicio pblico, ni
hallarse fuera del comercio por una disposicin especial, pueden ser
enajenados. La valuacin se basa en el valor corriente - valor venal
(probable de realizacin). Si estn destinados exclusivamente a producir
renta, puede tomarse como representativo el valor actual resultante de
capitalizar la renta a producir.
3 Efectos, especies y semovientes: su inventario tambin debe ser
valorizado y no solo descriptivo. Conviene establecer los valores sobre la
base de tarifas especiales, llamadas a facilitar la fiscalizacin central.
4 Bienes Inmateriales: el inventario de derechos inmobiliarios, crditos,
ttulos de renta, acciones, participaciones en empresas privadas
semipblicas y otros valores, son muy importantes para el Estado. Por
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tanto, conviene escribirlo por su valor real o corriente en el momento, sin

perjuicio de expresar tambin su valor nominal.
Consideraciones Complementarias
Los inventarios tambin deben contener una descripcin fsica (especie,
calidad, extensin, etc.) de cada uno de los bienes, suficiente para
identificarlos. Tambin debe contener una mencin exacta del derecho del
Estado sobre ellos y de los derechos de terceros que lo limitan o
acompaan.
Los inventarios deben ser realizados por las reparticiones que son
responsables de su custodia, pero deben ser controladas, en los aspectos
tcnicos - contables, por funcionarios ajenos a ellas.
Los inventarios parciales deben ser comunicados al rgano central de
control

para

su

acumulacin,

coordinacin

utilizacin

en

las

verificaciones contables correspondientes.

Respecto de los bienes valorizados al costo, se suscita la cuestin de
expresarlos a moneda de poder adquisitivo del momento en que se
confecciona el inventario, requiriendo efectuar algunos ajustes.
Otra Clasificacin
DE LOS BIENES DEL ESTADO EN GENERAL
a Disponibles: bienes que pueden ser objeto de una operacin
financiera, venta, permuta, etc., aunque para efectuarla se requiera
de una ley especial o autorizadora o cumplir con determinadas
formalidades.
b No Disponibles: esto es inalienables, ya sea por su condicin
jurdica, por disposicin de una ley, o por el uso al cual estn
afectados en el momento.
c Fructferos: cuando procuran al Estado entradas de dinero o le
evitan un gasto, que de otra forma debera afrontar.
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d Infructferos: no producen rentas para el Estado, ni le evitan

gastos, aunque sean de utilidad para los habitantes a cuyo uso
estn afectados.
I

DE LOS BIENES MUEBLES EN PARTICULAR

a Destinados al uso ms o menos perdurable: por la condicin de
que no dejan de existir en el primer uso que de ellos se hace,
aunque sean susceptibles de consumirse o deteriorarse despus
de un tiempo.
b Destinados al consumo: su existencia termina con el primer uso.
c Materias Primas: destinadas a ser transformadas por la industria
del Estado.

B Gestin de los bienes. Actos en que se traduce. Puntos de Contacto

con la Gestin Financiera

Gestin de los bienes. Actos en que se traduce

Conjunto de actos de los rganos administrativos de la Hacienda Pblica
encaminados a la conservacin y utilizacin de los bienes susceptibles de
posesin esttica.
Los actos de gestin pueden reducirse a dos grupos fundamentales:

Actos de conservacin

Actos de utilizacin

La conservacin en el aspecto material procura mantener en su integridad

fsica la estructura natural o artificial de los bienes, restituirla o mejorarla
en su caso, de modo que tales bienes sean permanentemente aptos para
la atencin de los servicios pblicos.

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La conservacin en el aspecto jurdico se refiere a la defensa del derecho

subjetivo de dominio que el estado posee sobre sus bienes:

Actos de imperio, por va de los cuales el estado acta

coactivamente y se impone frente a los avances de terceros que
pretenden desconocer sus derechos sobre los bienes.

Acciones judiciales, mediante las cuales el estado recurre a los

rganos jurisdiccionales para obtener de ellos la proteccin del
goce de sus derechos.

La utilizacin de los bienes en sentido fsico se refiere al uso material, a la

transformacin y al consumo de los elementos.
En el sentido jurdico, tal utilizacin busca obtener de los bienes las
mayores ventajas financieras. Trata de convertirlos en fuentes de renta o
en instrumentos mediante los cuales el poder pblico evite ciertos gastos.

Puntos de Contacto con la Gestin Financiera

Administracin financiera: actividad del estado tendiente a la
percepcin de recursos para satisfacer necesidades pblicas
(poder de imposicin, arrendamiento o venta de sus bienes no
requeridos para a prestacin de los servicios). Toda salida de
dinero, independientemente de su incidencia sobre el patrimonio
del estado, es un gasto, as como toda entrada pecuniaria es un
recurso para el tesoro.
Administracin patrimonial: algunos gastos se traducen en la
incorporacin de bienes al patrimonio y algunos recursos
financieros significan, a su vez, disminucin de la cuanta del
patrimonio de la Hacienda Pblica.
4.- ADMINISTRACIN DE EFECTOS Y ESPECIES
Especies
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Comprenden los bienes para el consumo inmediato y aquellas destinadas

a la transformacin o elaboracin (materias primas).
Efectos
Destinados a la formacin de stock. Los artculos destinados al consumo
entran en la categora de efectos mientras permanezcan en stock en los
almacenes y pasan a ser especies de consumo cuando los recibe, para
su aplicacin, la reparticin usuaria.
El art. 52 de la ley de contabilidad establece que cada jurisdiccin tendr
a su cargo la administracin de los bienes muebles y semovientes
asignados a los servicios de su dependencia.
La Ley 18.142 modific el primitivo Art. 53 de la ley de Contabilidad y le
dio el siguiente texto: La autoridad superior en cada poder podr
conceder el uso precario y gratuito de inmuebles afectados a su
jurisdiccin y que por razones circunstanciales no tengan destino til,
cuando le sean requeridos por organismos pblicos o por instituciones
privadas, legalmente constituidas en el pas, para el desarrollo de sus
actividades de inters general.
Podr, asimismo, autorizar la transferencia patrimonial, sin cargo, de
materiales y elementos de una jurisdiccin administrativa a otra. Cuando
dicha transferencia deba realizarse dentro de una misma jurisdiccin
administrativa ser dispuesta por la autoridad que a esos efectos se
designe reglamentariamente.
En caso de que dichos materiales y elementos estuvieran en desuso o en
condicin de rezago tambin podrn cederse sin cargo, previa
autorizacin del Poder Ejecutivo y en jurisdiccin de los poderes
Legislativo y Judicial por el presidente de la pertinente Cmara o por el de
la Corte Suprema de Justicia de la Nacin, respectivamente, a solicitud de
organismos pblicos o de instituciones privadas, legalmente constituidas
en el pas, para el desarrollo de sus actividades de inters general.

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Si el valor de esos materiales y elementos fuera inferior a $250.000, la

autorizacin referida podr ser acordada por el ministro, comandante en
jefe o secretario respectivo.
5.- REGISTROS PATRIMONIALES PERMANENTES, LOCALES Y
CENTRALES
Para determinar la consistencia material y jurdica del patrimonio del
Estado es indispensable la existencia del inventario. El punto de partida
de la contabilidad patrimonial es el inventario inicial. Mediante la
comparacin de los estados patrimoniales sucesivos se puede determinar
las variaciones cuantitativas y cualitativas del patrimonio. Pero ello no es
suficiente, es imprescindible seguir la marcha de tales variaciones a
medida que ellas se producen, razn por la cual es evidente la necesidad
de contar con una contabilidad patrimonial fundada en el inventario
permanente.
La implantacin y funcionamiento de la contabilidad patrimonial del
Estado, impone el cumplimiento de dos etapas complementarias:
a Relevamiento de un inventario inicial y luego peridicos
inventarios fsicos de verificacin.
b Organizacin de registros locales y centrales para actualizar las
cifras peridicas.

Se requiere una contabilidad analtica en cada jurisdiccin o entidad con

el objeto de mantener un registro de las operaciones relativas al
movimiento de los bienes de posesin esttica y una contabilidad sinttica
centralizada en la Contadura General de la Nacin.
La doctrina de la contabilidad pblica ha enunciado los preceptos
generales a tener en cuenta para organizar un sistema eficaz de
registracin y control de los bienes del Estado.

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Con respecto a los bienes muebles es menester su uniformacin,

normalizacin, tipificacin o estandarizacin ya que la conveniencia no es
solo por fines contables sino tambin a los fines econmicos, con miras a
racionalizar los elementos utilizados y obtener todas las ventajas de la
centralizacin y concentracin de las compras. Deben establecerse
reglamentos orgnicos y catlogos tcnicos que especifiquen los
caracteres que indispensablemente deben reunir los efectos y dems
bienes muebles.
Para ello es conveniente formar una comisin tcnica cuya misin
consiste en establecer los elementos bsicos requerido por las distintas
oficinas y luego se realice una catalogacin, esto es, la confeccin de una
nomina, catalogo o relacin, que incluya todos los bienes muebles, desde
los tiles de oficina hasta los artculos de consumo. Ese catalogo, una vez
aprobado, debe ser de uso obligatorio para que nadie solicite elementos
que no se encuentren all incluidos. De ser necesario adquirirse algn
elemento no mencionado en el catalogo deber solicitarse previamente su
inclusin.
La catalogacin facilita los tramites de las compras del Estado, porque en
las licitaciones no es necesario confeccionar pliegos detallados: basta con
hacer referencia al nombre y nmero que en el catalogo corresponden al
artculo de que se trate.
La tercera etapa, luego de la uniformacin y catalogacin, es la
determinacin de valores fijos. Al margen del precio de compra del
artculo se le asigna un valor fijo de tarifa, para utilizar en ocasin de las
operaciones de control. Una vez establecido, ese valor no variar (salvo
en pocas de inflacin en que debe actualizarse), cualquiera fuere el
costo de reposicin de los bienes.
En cuanto a la centralizacin de las compras o suministros en una oficina
central tiene fines econmicos y significacin contable y administrativa,
pues permite instituir un control eficiente en matera de compras.

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La finalidad de establecer almacenes centrales junto a cada oficina de

suministros es doble: por un lado tiende a evitar las compras espordicas,
realizadas con apremio en el momento en que se presenta la necesidad.
La ms elemental norma de previsin exige almacenar los artculos de
uso habitual por el Estado, a fin de evitar para la administracin, los
inconvenientes de su eventual escasez. La formacin de stocks resulta
ms fcil y representa menor suma de inmovilizaciones cuando los
artculos se hallan uniformados. La segunda finalidad consiste en hacer
que todo artculo que deba entregarse para su aplicacin a determinada
oficia pase, real o figuradamente, por el almacn, lo que es importante
porque permite un mejor control de la gestin patrimonial.

CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS MATERIALES.

Es la forma cmo se administran la materia prima, bienes en proceso o bienes

terminados (no el dinero): cunto necesito de ese bien, cundo lo voy a utilizar,
en qu cantidades se va a usar, en qu cantidades lo debo comprar, dnde lo
voy a almacenar, quin lo va a suplir, a qu precios, cunto debo tener en
stock, cul son las cantidades mnimas y mximas que debo tener etc.
OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS MATERIALES.
El objetivo de la administracin de los recursos materiales es abastecer, en
cantidad y calidad, los recursos que el sistema productiva requiere, lo ms
pronto posible y con el menor costo.
FUNCIN DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES.
Sus funciones son planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades
relacionadas con la administracin de los recursos materiales as como la
prestacin de los servicios generales de la institucin conforme a las normas y
lineamientos establecidos por dicha institucin.
ELEMENTOS QUE LA INTEGRAN.

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Aqu quedan comprendidos el dinero, las instalaciones fsicas, la maquinaria,

los muebles, las materias primas, etc.
NECESIDAD DE LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS MATERIALES.
La obtencin del mximo de beneficio con el mnimo de costo, es decir, a
travs de aplicar la planeacin, la organizacin, la direccin y el control de los
recursos materiales se podr tener mejores opciones para el logro del objetivo
fundamental de la administracin de cualquier negocio.

ALMACN:
Responsabilidades del almacenista.
Custodiar las mercancas, llevar registro de sus movimientos, que
no se deteriore la mercanca, tener siempre la mercanca que se
necesita (ya sea para su venta o consumo del propio negocio),
CRITERIO DE ECONOMA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACIN
DE SERVICIOS
En toda transaccin de bienes o servicios, as como en las dems actividades
de gestin, deber tenerse presente, el criterio de economa.

COMENTARIO:
En su sentido ms amplio economa en la gestin de un entidad
pblica, significa, administracin recta y prudente de los recursos
pblicos. Es decir, orden en el gasto presupuestal, ahorro de

trabajo, dinero, buena distribucin de tiempo y otros asuntos.

La adquisicin econmica implica, adquirir bienes y/o servicios, en
calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo,
las actividades en una entidad deben efectuarse asegurando los
costos operativos mnimos, sin disminuir la calidad de los servicios

brindados.
Corresponde a la administracin, impartir las polticas necesarias,
que permitan al personal encargado de los procesos de
adquisicin de bienes y prestacin de servicios adoptar la
aplicacin del criterio de economa en sus actividades.

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UNIDAD DE ALMACN
Todos los bienes que adquiera la entidad debe ingresar fsicamente a travs de
la Unidad de Almacn, antes de ser utilizados.

TOMA DE INVENTARIO FSICO

Cada entidad debe practicar anualmente inventarios fsicos de los activos fijos,
con el objeto de verificar su existencia fsica y estado de conservacin.
BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la
entidad, deben ser dados de baja oportunamente.
MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
La administracin de la entidad debe preocuparse en forma constante por el
mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su
estado ptimo de funcionamiento y prolongar su perodo de vida til.
ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad,
el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservacin, y custodia,
de ser el caso.
PROTECCIN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir
las causas que pueden ocasionar daos o prdidas de bienes pblicos.

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