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Manual de Bodega

Direccin Administrativa

Instituto de Contratacin de Obras

Quito, marzo de 2011

HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

LISTA DE CAMBIOS

Versin
01

Fecha

Autor

DESCRIPCIN

30/03/2012

David arcos

Creacin del Procedimiento

David arcos

Modificaciones con observaciones de la Ing.


Andrea Larreategui

David arcos

Revisin del Ing. Luis Morales

02
03

FLUJO DE APROBACIN
Elaborado

Revisado

Aprobado

Ing. Luis Morales


(Coordinador Administrativo)
Ing. David Bonilla
(Director - Administrativo)
Cba. David Arcos
(Servidor Pblico apoyo 4)

Ing. Andrea Larreategui


(supervisor de adquisiciones
,activos fijos y suministros)

DETALLE

PGINA

1. OBJETIVO.... .4
2. MBITO DE APLICACIN.... . 4

3. RESPONSIBLE... ..4

4. SUMINISTROS Y MATERIALES.....4

5. REGLAMENTO..5

6. INGRESOS A BODEGA...6

7. EGRESOS DE BODEGA.....8
8. Diagrama Ingresos..9

9. Diagrama Egresos..10
10. Diagrama Informe....11

1. OBJETIVO
Definir el procedimiento para el ingreso, egreso y control de los materiales adquiridos y custodiados en la
Bodega y despachados a institucin central y proyectos.
2. MBITO DE APLICACIN
Este procedimiento aplica a las reas; Financiero, Proveeduria o Adquisiciones, Activos Fijos y Suministros.
3. RESPONSABLES
Independientemente de otras funciones asignadas, los siguientes funcionarios y/o empleados intervendrn en
el procedimiento de ingreso, egreso y control de los materiales adquiridos.
3.1) El Bodeguero como responsable del procedimiento de ingresos, egresos y control de materiales
Custodiados en Bodega.
3.2) El Jefe y Asistente de Compras son responsables de canalizar al Bodeguero las rdenes de compra de los
Materiales que recibir para que realice el control respectivo. El Supervisor es responsable adems
De la supervisin al Bodeguero para el cumplimiento adecuado de los procedimientos asignados.
SUMINISTROS Y MATERIALES

Recibir, almacenar, custodiar y controlar los bienes para y el consumo interno.

Mantener actualizado los registros auxiliares para el control de los bienes para el consumo interno,
en cantidades y precios

Realizar la entrega-recepcin de los suministros y materiales que sean requeridos por las unidades
administrativas; previa realizacin del trmite interno respectivo;

Informar sobre existencias suficientes de suministros y materiales, tiles de oficina, as como piezas
para el mantenimiento de equipos, maquinaria, vehculos, etc.

Elaborar detalles de las necesidades de materiales, segn los niveles de stocks determinados;

Elaborar comprobantes de egreso de bodega cuando se efecten entregas de suministros y materiales;

Determinar conjuntamente con Contabilidad los niveles mximos y mnimos de existencias;

Controlar que los responsables del manejo y control de los inventarios para consumo interno en las
distintas reas administrativas mantengan informacin adecuada, confiable y oportuna para fines de
conciliacin con los registros de la unidad;

Suministrar al Departamento de Contabilidad, dentro de los diez primeros das del mes siguiente un
informe sobre el movimiento del mes, producido en los inventarios para consumo

Mantener salvaguardas fsicas que permitan precautelar la seguridad y conservacin de los


inventarios bajo su responsabilidad;

Realizar constataciones fsicas en forma peridica o rotativa por lo menos una vez al ao en forma
normal o cuando sea requerida por la Direccin Administrativa, autoridad competente, o por
excepcin cuando cambie el custodio a fin de determinar oportunamente las desviaciones respecto a
la utilizacin, control , especificando sus causas y presentando las recomendaciones necesarias;

Colaborar en la formulacin del plan anual de adquisiciones;

Efectuar la recepcin de los bienes y equipos que deban estar bajo su responsabilidad y formular el
correspondiente informe;

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y dems normas pertinentes,
establecidas para el sistema de administracin de bienes.

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REGLAMENTO PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES NO
CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS

Art. 1.- Alcance.- El presente Reglamento comprende las disposiciones que, para el control
administrativo de los bienes no considerados activos fijos, debern expedir las entidades del Sector
Pblico y enviar para aprobacin del Contralor General del Estado.
Art. 2.- Bienes que comprende.- Se considerarn como no activos fijos, y por tanto sujetos al control
administrativo, los bienes tangibles de propiedad del Estado o de las entidades del Sector Pblico
que, sin embargo de tener una vida til superior a un ao y utilizarse en las actividades de la entidad,
tengan un costo individual de adquisicin, fabricacin, donacin o avalo, inferior a 5 salarios
mnimos vitales generales, vigentes a la fecha del registro administrativo.
Art. 3.- Clasificacin de los bienes.- Los bienes no considerados activos fijos, sujetos al control
administrativo, son entre otros los siguientes:
- tiles de oficina
- Utensilios de cocina, vajilla, lencera
- Instrumental mdico, insumos y de laboratorio
- Libros, discos y videos
- Herramientas menores

Articulos relacionados con materiales no activos fijos

Art. 5.- Responsabilidad del servidor.- La responsabilidad directa por el uso y conservacin de esta
clase de bienes, corresponde a los servidores de la entidad, a los cuales se les haya entregado en
custodia o para el desempeo de sus funciones.

Se prohbe el uso de estos bienes en fines particulares.

Art. 6.- Del control de los bienes.- Los bienes de que trata este Acuerdo, estarn bajo el control del
Jefe de cada unidad administrativa o del servidor que fuere delegado expresamente por l, quien en
coordinacin con el Guardalmacn General o Bodeguero, mantendr actualizados los registros de
estos bienes.

Art. 7.- Registros para el control.- Los registros bsicos son:


-

Inventario a nivel de unidad administrativa, el cual se mantendr valorado el costo histrico


de los bienes y estar sustentado con las hojas de control por servidor y ms documentos
relativos al movimiento de los mismos.
Hoja de control bienes por servidor, en la que debe constar: nombre del servidor, cdigo,
detalle no valorado de los bienes entregados para su uso y conservacin, fecha y firma de
responsabilidad.

Art. 8.- Entrega recepcin de bienes.- Los bienes que ingresen al inventario de la unidad
administrativa, sern legalizados mediante una Acta o Formulario de entrega-recepcin, que
suscribirn el jefe de la unidad administrativa y el Guardalmacn, con el detalle valorado de los
mismos.

La entrega-recepcin de los bienes entre el jefe de la unidad administrativa o su delegado y el


servidor directamente encargado de su uso y conservacin, quedar respaldada con la firma
correspondiente en la "hoja de control de bienes por servidor".

Art. 9.- Constatacin fsica.- En cada unidad administrativa se efectuar constatacin fsica de los
bienes, por lo menos una vez al ao, en ella podrn intervenir el Guardalmacn o su delegado, el
Auditor Interno o su delegado, el Jefe de la unidad administrativa o su delegado y el funcionario
delegado por la mxima autoridad. De tal diligencia se dejar constancia escrita en una Acta suscrita
por los intervinientes.

INGRESOS A BODEGA
El Jefe de adquisiciones:
1.Segregar las rdenes de compra cuyo lugar de recepcin sea la Bodega ,del total de rdenes de
compras diarias; semanales , mensuales o de cuatrimestre.

2. Enviar al Bodeguero las rdenes de compra a recibirse en la Bodega de la institucin , contendrn


los precios de los materiales pero s las referencias especficas de cada uno y la indicacin de la fecha de
recepcin.

El Bodeguero:

4. Archivar en orden cronolgico las rdenes de compra recibidas del Jefe de adquisiciones

6. En la fecha de recepcin recibir los materiales del proveedor exigiendo de su parte la Nota de
Entrega
respectiva o la factura en ausencia de la primera.

7. Comparar la nota de entrega recibida del proveedor contra la orden de compra y cotejar
cantidades,
unidades de medida y codificacin por cada tem recibido. Comparar adems contra la muestra que
mantiene en su poder.

8. Cuando resulte conforme, estampar su sello, su nombre, firma, fecha y hora de la recepcin del
pedido
en el original y en la copia del documento nota de entrega.

9. Conservar el original para sus archivos, entregar al proveedor la copia de la nota de entrega sellada
que servir para solicitar el pago al Jefe de adquisiciones.

10. Con la orden de entrega, elaborar una Orden de Ingreso a bodega en un formulario pre numerado
el mismo que se efectuar en original y tres copias en el cual constaranla especificacin si es de
proyecto o institucional

11. El original de la orden de entrega lo conservar para su archivo secuencial y la primera copia la
entregar a Compras (en el documento quedar la referencia de la orden de compra a la que pertenece)
y la segunda
copia la enviar a Contabilidad para adjuntar a la orden de pago como evidencia que el material se
recibi.

12. Con la orden de ingreso a bodega proceder a la codificacin de los materiales.

13. Registrar el ingreso en el krdex y sellar la nota de ingreso como registrada en kardex.

14. Si la orden de entrega no cuadra con la orden de compra, no recibir la mercadera ni la nota de
entrega del proveedor.

15. Comunicar al Jefe de adquisiciones que el requerimiento de la orden de compra no coincide con el
de la nota
de entrega.

16. Esperar del Jefe de Adquisiciones el nuevo trmino y plazo acordado con el proveedor.

17. Si no recibe el material en la fecha esperada, que fue informada previamente por el Jefe de
adquisiciones
como se mencion en el numeral 2, informar por escrito del particular al Jefe de Compras.

El Jefe de Adquisiciones:

18. Al ser informado por el Bodeguero que la nota de entrega difiere de la orden de compra o que el
pedido
no se recibi, efectuar el reclamo y seguimiento correspondiente al proveedor.

19. Comunicar por escrito al Bodeguero el nuevo trmino y plazo acordado con el proveedor.
El Bodeguero:

20. Seguir el procedimiento habitual una vez recibido el pedido reclamado.

El Jefe de Adquisiciones:

21. Iniciar el reclamo respectivo si despus de la entrega, se detecta que el material recibido no es el
mismo
que el solicitado aunque la nota de entrega o factura coincidan con la orden de compra
EGRESOS DE BODEGA
El Bodeguero:

Recibir un requerimiento por escrito del solicitante (direccin)

Verificar en el krdex que el material solicitado se encuentre en existencia.


Corroborada la existencia del material, emitir una Orden de Egreso de bodega, en un formulario
pre numerado en un original y dos copias . Firmar la responsabilidad de elaboracin de la nota de
egreso.

Obtendr la firma de aprobacin del Supervisor y la firma de verificacin en la entrega del

Proceder al despacho bajo su custodia.

Conservar el original para sus archivos, entregar la copia 1 al solicitante y la otra al Jefe de
contabilidad
En el caso que el material estuviere agotado o no existiere, notificar el particular al solicitante para
que
canalice a Compras su requerimiento.

CONTROL
Auditora Interna agregar en su plan anual una verificacin de los procedimientos autorizados en este manual
operativo que incluir la verificacin fsica de los materiales de forma sorpresiva en la Bodega e informar a
la Gerencia las observaciones que surgieren del trabajo realizado

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