Manager

Contenido:
Project EIS Manager .......................................................................................................................................... 4
Solucin Integral ............................................................................................................................................ 4
Proceso ........................................................................................................................................................... 5
Seguridad y Control de Acceso a la Informacin........................................................................................... 6
Funciones Comunes ........................................................................................................................................... 7
Consultas y Reportes...................................................................................................................................... 8
Configurar .................................................................................................................................................... 10
Agrupar por .................................................................................................................................................. 11
Ordenar por .................................................................................................................................................. 11
Pgina Completa .......................................................................................................................................... 12
Filtrar............................................................................................................................................................ 14
Alarmas ........................................................................................................................................................ 17
Exportar........................................................................................................................................................ 18
Detectar ........................................................................................................................................................ 18
Formularios .................................................................................................................................................. 19
Acerca De..................................................................................................................................................... 20
Cambio de Contrasea ................................................................................................................................. 20
Consulta de Base de Conocimientos ............................................................................................................ 21
Informacin de los Proyectos ........................................................................................................................... 24
Resumen....................................................................................................................................................... 24
Asuntos......................................................................................................................................................... 24
Problemas..................................................................................................................................................... 25
Lecciones Aprendidas .................................................................................................................................. 25
Documentos.................................................................................................................................................. 26
Riesgos ......................................................................................................................................................... 26
WBS y Actividades Asociadas..................................................................................................................... 28
Tareas del proyecto ...................................................................................................................................... 29
Hitos ............................................................................................................................................................. 29
Informe de Avance ....................................................................................................................................... 30
Grficos........................................................................................................................................................ 30
Consulta de Disponibilidad de Recursos.......................................................................................................... 31
Aprobacin de Informes de Tiempo................................................................................................................. 32
Ajustes a Informes de Tiempo.......................................................................................................................... 35
Ingreso Manual de Consumos (Actuals Externos) ........................................................................................... 36
Definiciones ..................................................................................................................................................... 37
% Incurrido................................................................................................................................................... 37
% Variacin.................................................................................................................................................. 37
Alarmas ........................................................................................................................................................ 37
Asuntos......................................................................................................................................................... 37
Atraso ........................................................................................................................................................... 37
Disponibilidad de recursos ........................................................................................................................... 37
Estimado para Terminar (ETC).................................................................................................................... 37
Previsto (Lnea Base) ................................................................................................................................... 38
Registro de Cambios en el proyecto............................................................................................................. 38
Recursos Sobre asignados ............................................................................................................................ 38
Trabajo Real ................................................................................................................................................. 38
Trabajo Restante........................................................................................................................................... 38
Valor Ganado (Earned Value Analysis) ........................................................................................................... 39
Datos Bsicos ............................................................................................................................................... 39
ndices de Completado ................................................................................................................................. 39
Indices de Performance ................................................................................................................................ 40
Varianzas...................................................................................................................................................... 40
Pronosticando el costo final de sus proyectos .............................................................................................. 41
ndices utilizados para estimar el costo final de un proyecto ....................................................................... 41

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Copyright 2006 Gerencia & Tecnologa. Todos los derechos reservados.

Project EIS es una marca registrada de Gerencia & Tecnologa SAC.
La informacin incluida en este documento puede cambiar sin previo aviso.
El software descrito en este documento es proporcionado bajo una licencia de uso.El software podr ser usado o copiado
solo de acuerdo a los trminos de tal licencia de uso.
Todos los dems productos y marcas registradas son propiedad de sus respectivos propietarios.
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Project EIS Manager

Solucin Integral

Project EIS Manager es el mdulo que permite acceder a la informacin de sus proyectos y recursos de
manera simple y con importantes capacidades de anlisis.

Project EIS tiene funciones que estarn disponibles segn los atributos definidos para cada usuario.
1. Administrador Personalizacin del sistema,
Matrcula de proyectos, recursos y usuarios.
Definicin de permisos de acceso y privilegios para cada usuario.
2. Consultas y Reportes.
3. Revisin y Aprobacin de informes de avance.

Toda la informacin del sistema es almacenada en una base de datos, facilitando el desarrollo de programas
ad hoc para integrar la informacin de la base de datos de Project EIS con las de los dems sistemas de la
empresa.

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Proceso
Entrada
Matricular
Proyectos

Matricular
Recursos

Matricular
Usuarios

Administrador Jefe Proyecto

Recursos

Ciclo Semanal de Control

Apoyo

1
Asignar
Recursos al
Proyecto

Crear Periodo

Cerrar Tareas
Completadas
Re Planificar
Defnir
Permisos de
Acceso

2
Generar
Planes
(Populate)

3
Cierre
Semanal
(Post)

Informar
Actividad

4
Planificar
Proyecto

Revisar y
Aprobar
Informes

Ciclo Semanal

Salida

Cerrar proyectos completados

Project EIS permite implementar un Ciclo Semanal de Control.

Este es un proceso formal de Planificacin / Autorizacin de Trabajo / Ejecucin / Informe de Avance / Re
Planificacin que facilita el control del estado de los proyectos, a la vez que permite mantener los proyectos
actualizados consistentemente a una misma fecha.

Requisitos para planificar un proyecto:

Que
Matricular el proyecto
Matricular los recursos y roles
Asignar recursos al proyecto
Asignar permiso de acceso a proyecto

Quien
Administrador
Administrador
Administrador
Jefe Proyecto
Administrador

Donde
Project EIS Manager (Administrador)
Project EIS Manager (Administrador)
Project EIS Manager (Administrador)
MS Project
Project EIS Manager (Administrador)

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Seguridad y Control de Acceso a la Informacin

Para iniciar una sesin en Project EIS Manager el usuario debe identificarse (Log In de usuario).
El sistema verifica la identificacin y contrasea del usuario y administra el acceso a las distintas opciones del
sistema de acuerdo a los permisos otorgados.

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Funciones Comunes

Elementos comunes en las consultas del sistema:

Opciones de consulta (en el ejemplo, se ha seleccionado la opcin Consulta de Proyectos),
Configurar (la consulta)
Filtrar (incluir solo aquellos que cumplan las condiciones que se sealen),
Exportar (copiar datos a MS Excel)
Detectar (seleccin de condiciones para Deteccin y Alerta para el usuario)

Formularios (para copiar al PC los formularios estndar)

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Consultas y Reportes
1.

Propiedades de un proyecto:
2.1. Acta del Proyecto (Project Charter)
2.2. Resumen (incluye todas las variables del proyecto, Noticias y Hechos Relevantes)
2.3. WBS (descomposicin de entregables del proyecto)
2.4. Organigrama del Proyecto
2.5. Recursos,
2.6. Tareas,
2.7. Hitos,
2.8. Asuntos
2.9. Cambios,
2.10. Lecciones Aprendidas
2.11. Riesgos
2.12. Problemas,
2.13. Informe de Avance de Proyecto ,
2.14. Trabajo Real,
2.15. Trabajo Restante,
2.16. Disponibilidad de los recursos,
2.17. Documentos generados durante el proyecto

2.

Informacin de Proyectos, agrupada y ordenada por mltiples variables, entre las cuales podemos
mencionar:
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
2.12.
2.13.
2.14.
2.15.
2.16.
2.17.
2.18.
2.19.
2.20.
2.21.
2.22.
2.23.
2.24.
2.25.
2.26.
2.27.
2.28.
2.29.
2.30.
2.31.
2.32.
2.33.

3.
4.
5.
6.
7.

Atraso Color
Cambios Aviso
Impacto Proyecto
Actualizar PEIS con proyecto
Objetivo Inductor
Exigir Lnea Base
Asuntos Alarma
Cambios Alarma
Final del formulario
Atraso Si/No
Problemas
Requiere Re Planificacin
Hitos Aviso
Hitos Alarma
Asuntos Aviso
Permitir Actualizar desde MSP
Aceptar Informes de Tiempo
Proyecto Histrico
Permitir Actualizar Lnea Base
Incluir en MS Project
Nombre de Proyecto
Responsable Proyecto
Lder Proyecto
Prioridad Proyecto
Regin Proyecto
Tipo Proyecto
Programa Proyecto
Organizacin Proyecto
Final del formulario
Instancia de Proyecto
Proveedor
Sobre As Horas
Inf. Avance

Asuntos,
Cambios efectuados a los proyectos,
Hitos de los proyectos,
Recursos,
Trabajo Real,

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8.
9.
10.
11.
12.
13.

Trabajo Restante,
Disponibilidad de los recursos,
Editar informe de tiempo (Requiere que usuario cuente con permiso)
Aprobar informe de tiempo (Requiere que usuario cuente con permiso)
Ajustar informe de tiempo (Requiere que usuario cuente con permiso)
Informe de Gastos para Proveedores y Materiales (Requiere que usuario cuente con permiso)

Importante:
El sistema permite que cada usuario defina las variables a ser incluidas en cada consulta a partir de una lista
de variables disponibles pre definida.
Las consultas pueden ser configuradas de acuerdo a los requerimientos de cada empresa y usuario y adems
pueden ser utilizadas para generar reportes utilizando las facilidades de MS Internet Explorer y copiando
automticamente los datos a MS Excel.

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Configurar
Permite a cada usuario definir los datos a considerar en las consultas.
1. Cada usuario puede definir distintas vistas para cada consulta.
2. Cada vista puede:
a) Incluir distintas variables.
b) Aplicar distintos criterios para ordenar y agrupar la informacin.
Los usuarios tipo:
a) Administrador del Sistema, pueden definir las vistas para todos los usuarios.
b) Administrador de Instancia, pueden definir las vistas para todos los usuarios de sus instancias.
c) Los usuarios con permisos de lectura y/o actualizacin, solo pueden definir sus propias vistas.
Nota:
Seleccione el Usuario Default para configurar las consultas por defecto para todos los usuarios.

Opcin: Pagina Completa

Muestra los datos agrupados y al dar clic,
El detalle en la misma pagina.

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Agrupar por
Permite agrupar los datos en la
consulta, considerando para ello
cualquier criterio de agrupacin
pre definido.

Ordenar por
Permite ordenar los datos en la
consulta, considerando para ello
cualquier variable incluida en la
consulta.

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Pgina Completa
Opciones:
SI:
Muestra Resumen y Detalle
en la misma pgina.
NO:
Muestra Resumen, al hacer
clic en una fila, muestra
Detalle en siguiente pgina.

Ejemplo de consulta en la que seleccion Pagina Completa.

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Ejemplo en el que NO se seleccion Pgina Completa.

Resumen

Detalle

Para regresar, haga clic en el ttulo del grupo (en el ejemplo: Responsable: Jaime Garca)

Nota:
Al agrupar por Grupo de Proyectos:
1. Se seleccionan los proyectos para los que el usuario tenga permisos de Project Manager o Viewer,
2. Los proyectos seleccionados se muestran utilizando los grupos definidos en la instancia del usuario.
3. Un mismo proyecto puede formar parte de ms de un grupo.
4. Al ir a detalle de un grupo, se muestran solo los proyectos para los que el usuario tiene permiso de
Project Manager o Viewer.
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Administrador de
Vistas
Permite identificar la vista
por defecto, para cada
consulta y usuario.

Filtrar
Permite definir las condiciones que deben cumplir los
datos paras ser incluidos en la consulta.
Permite combinar distintos tipos de datos.
Por ejemplo:
1) Cdigo:
Que lo ejecute Informtica, para Mercadeo.
2) Textos:
Que el nombre del proyecto incluya la palabra
Datamart
3) Valores Numricos:
Que el costo a la fecha sea al menos 20%, y
que la varianza sea al menos 15%, y que el costo
previsto sea al menos $100,000.
4) Fechas:
Que el fin previsto sea hasta el 31/12/2005, y que
haya iniciado el 01/01/2004, o en fecha posterior.

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Adems de los filtros definidos, el sistema aplica los siguientes criterios para determinar qu informacin
puede acceder el usuario, segn su perfil:
Perfil
Usuario
Adm. Sistema

------------------- Opcin de Consulta en Manager -----------------------------Proyectos

Recursos
Staffing / Actuals
Disponibilidad
Todo
Todo
Todo
Todo

Adm. Instancia Proyectos de

su instancia

Recursos de
su instancia

Recursos de
su instancia

Recursos de
su instancia

PM / PV (*1)

Sus Proyectos

Recursos de
sus Proyectos
(*2)

Recursos de
sus Proyectos

Recursos de
sus Proyectos
(*2)

RM Corp.

No aplica

Todo

Todo

Todo

RM Instancia

No aplica

Recursos de
su Instancia

Recursos de
su Instancia

Recursos de
su Instancia

Notas :
(*1) : Permisos de Usuario:
a) Manager o Viewer Todo en Todas las Instancias:
Considera a usuario como PM /PV de todos los proyectos.
b) Manager o Viewer Todo en SU Instancia:
Considera a usuario como PM /PV de todos los proyectos de su instancia.
(*2) : Incluye filtro de recursos:
a) Segn perfil del usuario (Solo de mi instancia),
b) Solo recursos asignados a sus proyectos (Solo Asignados a Mis Proyectos).

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Ejemplo:
Un usuario de la instancia IT est a cargo de Proyecto IT1, el que cuenta con recursos de las
instancias IT y Finanzas

Casos:
1) Selecciona opcin Segn perfil del usuario (Solo de mi instancia):
Consulta muestra informacin de instancia del recurso.
Incluye recursos Rec IT 1 al 6.
2) Selecciona opcin Solo Asignados a Mis Proyectos:
Consulta muestra informacin de recursos asignados a los proyectos del usuario.
Incluye Rec IT 1 al 3 + Rec Finan 1 al 3.

(*3) Al agrupar por Grupo de Proyectos :

1) Se seleccionan los proyectos para los que el usuario tenga permisos de Project Manager o Viewer,
2) Los proyectos seleccionados se muestran utilizando los grupos definidos en la instancia del usuario.
3) Un mismo proyecto puede formar parte de ms de un grupo.
4) Al ir a detalle de un grupo, se muestran solo los proyectos para los que el usuario tiene permiso de
Project Manager o Viewer.

Adicionalmente:
1. Proyectos
: Deben tener el atributo Incluir en PEIS Manager = S
2. Recursos
: Deben ser Recursos (No Roles) y tener el atributo Disponible = S
3. Disponibilidad : Deben ser Recursos (No Roles), tipo Horas y tener el atributo Disponible = S

Abreviaturas Utilizadas:
Adm. Sistema
: Administrador del Sistema
Adm. Instancia
: Administrador de Instancia
PM / PV
: Jefe de Proyecto (Project Manager, PM) o Solo Consulta (Project Viewer, PV)
RM Corp
: Administrador de Recursos Corporativo (para toda la empresa)
RM Instancia
: Administrador de Recursos de una Instancia (para esa instancia)

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Alarmas
Las condiciones por las que estas alarmas se activan y adoptan un color son :
Alarma
Cambios

Estado (Color) de la Alarma

Rojo
Amarillo
Tiene Cambio en periodo actual

Verde_______________
No tiene Cambios en periodo actual

Asuntos

Tiene Asunto vencido

No tiene Asuntos Pend. ni Vencidos

Hito

Tiene Hitos con problemas

No tiene Hitos con problemas

OC Horas

Tiene Rec. Horas sobre asignado

No tiene Rec. Horas sobre asignado

Proy/Semana

Tiene Rec. Costo sobre asignado

No tiene Rec. Costo sobre asignado

Unidad/Semana

Tiene Rec. Cantidad sobre asignado

No tiene Rec. Cant. sobre asignado

Tiene Asunto pendiente

Abreviaturas utilizadas
a) Cambio
: Registro de Cambios en el proyecto.
b) Asunto
: Asunto relacionado con proyecto
c) Hito
: Hitos de proyecto
d) OC
: Sobre asignado

Asuntos
a) Alarma
b) Aviso

: Indica que existen Asuntos vencidos.

: Indica que existen Asuntos pendientes, pero no han vencido.

Hitos
a) Alarma
b) Aviso

: Indica que existen Hitos con problemas (Vencido, Reprogramado, Fuera de Secuencia)
: Indica que no existen Hitos con problemas, pero s que vencen en el prximo perodo.

Condiciones de alarma de Hitos

a) Vencido
Hito expirado.
b) Re Planificado
Se ha modificado la fecha planeada para el hito.
c) Fuera de secuencia
Existen hitos completados fuera de secuencia.
d) No existe
Se elimin el hito del proyecto.

Alarmas de Sobre Asignacin

a) Horas:
Se activa cuando para un recurso Tipo Horas se han planificado ms horas de trabajo por semana que las
que el recurso tiene disponibles.
b) Cantidad:
Se activa cuando para un recurso Tipo Cantidad se han planificado ms unidades por semana que las
indicadas en el dato disponibilidad estndar.
Para que la alarma se active, el recurso debe tener seleccionado la opcin Control de Sobre asignacin.
c) Costo:
Se activa cuando para un recurso Tipo Costo se han planificado ms proyectos por semana que los
indicados en el dato disponibilidad estndar.
Para que la alarma se active, el recurso debe tener seleccionado la opcin Control de Sobre asignacin.

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Exportar
La opcin exportar permite copiar a MS Excel todos los datos incluidos en la consulta.

Detectar

Permite definir condiciones personalizadas (para cada usuario) de deteccin y generacin automtica de
alertas va correo electrnico, relativas a los siguientes temas:
Asuntos.
Hitos
Alarmas y atributos de Proyectos.
Alarmas y atributos de Recursos.
Variaciones en Costos.
Variaciones en Trabajo
Adelanto y retrazo del fin del proyecto.
Time Report (informe de avance de recursos).

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1. Cada usuario puede

seleccionar las
condiciones y frecuencia
en las que desea que el
sistema le notifique
automticamente va
correo electrnico.
2. El sistema permite
configurar nuevas
condiciones de deteccin
y alerta, segn los
requerimientos de cada
empresa.

Formularios

Permite acceder a los formularios estndar y copiarlos a la PC del usuario.

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Acerca De
Informacin y opciones incluidas:
o Versin del sistema,
o Trminos de la licencia de Uso de
Project EIS,
o Fecha del ultimo cierre (Post)
o Ir a Cambio de Contrasea,
o Ir a Consulta de Base de
Conocimientos.

Cambio de Contrasea

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Consulta de Base de Conocimientos

Detalle de una Pregunta

Frecuente

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Comentarios a una Pregunta Frecuente

Detalle de Comentarios

La opcin Recomienda permite a los usuarios sealar los documentos que considera valiosos y que
recomienda a otros usuarios.

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Estadsticas

Permite identificar los usuarios que hacen ms aportes, para estimularlos a que sigan hacindolo.
Adems contribuye a identificar oportunidades de mejora, por ejemplo va capacitacin en los temas ms
consultados.
o Temas ms Ledos,
o Temas ms Recomendados,
o Usuarios que han hecho ms aportes a la base de conocimientos,
o Usuarios ms Ledos,
o Usuarios ms Recomendados

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Informacin de los Proyectos

El sistema permite analizar la informacin de proyectos uno a la vez o agrupados bajo distintos criterios,
segn los requerimientos de cada usuario.
Al seleccionar u proyecto y la opcin Propiedades podemos acceder a todas las opciones que se describen a
continuacin:

Resumen
Permite visualizar las principales variables del proyecto seleccionado.
Adems, cuenta con una seccin de Noticias e tems pendientes.

Asuntos
Permite informar y hacer seguimiento a requerimientos de recursos y apoyo de las distintas reas de la
organizacin.

Al informar un Asunto, el sistema permite asignar una categora, responsable de solucionarlo y una fecha
lmite para su atencin.

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Problemas
Permite documentar los problemas y las acciones que se tomaron para resolverlos manteniendo la
documentacin de los proyectos, siempre disponible y actualizada.

Lecciones Aprendidas
Permite construir una base de datos de lecciones aprendidas, que podr ser utilizada en futuros proyectos para
conocer y reutilizar experiencias exitosas.

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Documentos
Almacena y organiza de manera centralizada la documentacin de cada proyecto, permitiendo su acceso va
web.

Riesgos
Permite la documentacin y gestin de los riesgos identificados en los proyectos:
Facilita el registro y evaluacin de impacto de los riesgos para su priorizacin.
Adems facilita la evaluacin, seguimiento, implantacin de planes de respuesta y cierre de riesgos.
Documentacin de riesgos identificados a nivel de entregables o actividades del proyecto.
Asignacin de responsable para evaluar, hacer seguimiento e implementar respuesta a cada riesgo
identificado.
Registro del anlisis cualitativo de cada riesgo, incluyendo la probabilidad de ocurrencia, magnitud del
impacto y prioridad del riesgo.
Facilita la identificacin de los riesgos sobre los cuales se debe profundizar el anlisis y planear un plan
de respuesta.
Registro del anlisis cuantitativo de cada riesgo identificado.
Plan de Respuesta para cada riesgo. Facilita el planeamiento de actividades de mitigacin y contingencia,
as como el seguimiento, implantacin y evaluacin de la eficacia de las respuestas a los riesgos.
Facilita el seguimiento, evaluacin de la efectividad del plan de respuesta y cierre de riesgos.
Almacena una base de datos histrica que facilita la reutilizacin de experiencias exitosas en la gestin
de riesgos en la empresa.

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Propiedades de un Riesgo

Matriz de Probabilidad e Impacto de Riesgos

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WBS y Actividades Asociadas

Permite registrar, descomponer jerrquicamente y presentar todos los entregables y sus actividades asociadas
necesarios para cumplir los objetivos del proyecto. Entregables son todos los productos y servicios tangibles
que se definen y sirven para cumplir el objetivo del proyecto, y se pueden desagregar o descomponer en
entregables menores o actividades que los conforman en varios niveles. Permite tambin agregar, eliminar o
modificar entregables y actividades asociadas en cualquier nivel.

Permite asignar a responsables a los entregables y actividades definidos, incluye campos para definiciones
claras y explcitas sobre el alcance de cada entregable, tambin para observaciones que pudieran existir.
Permite identificar los entregables claves o crticos para el xito del proyecto.

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Tareas del proyecto

Permite visualizar las principales variables a nivel tarea del proyecto seleccionado.

Hitos
Permite definir y controlar hitos, (eventos que al darse, indican que se ha conseguido una meta importante
dentro del proyecto) estndar a ser controlados automticamente por el Project EIS, as como hitos propios
del jefe del proyecto (para su uso personal).
Notifica y permite el seguimiento a hitos re planificados, vencidos y prximos a vencer.

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Informe de Avance
Permite describir de manera resumida
la situacin del proyecto y los eventos
ms relevantes, en un periodo de
tiempo.

Grficos
Calcula las variables e ndices del Valor Ganado.
Permite visualizar grficamente la Curva del Valor Ganado del proyecto seleccionado.

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Consulta de Disponibilidad de Recursos

Facilita la identificacin de recursos con el perfil, habilidades, experiencia y disponibilidad requeridos por
cada proyecto asegurndole de contar con el recurso ms idneo para cada proyecto.
Facilita la identificacin de casos de sobre asignacin de trabajo por cada recurso disponible.

Consulta de Disponibilidad:

Filtro a partir del Perfil, Habilidades y Experiencia del recurso:

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Aprobacin de Informes de Tiempo

Esta funcin permite revisar y aprobar / rechazar los Informes de Tiempo preparados por los recursos.

Requisitos para aprobar Time Reports

a) El usuario debe tener asignado el rol de Jefe de Proyecto (Project Manager).
b) El proceso de aprobacin se realiza tomando en cuenta los proyectos en los que el usuario tiene asignado
el rol de Jefe de Proyecto, es decir, que:
El usuario podr aprobar solo los tems que se refieran a sus proyectos,
Un mismo Informe de Tiempo puede ser aprobado por varios gerentes de proyecto (cada uno aprueba
los tems que le correspondan).
Solo se debe aprobar/rechazar las horas directas (relacionadas con proyectos).
Un Time Report se considera aprobado cuando todas las horas directas han sido aprobadas.
c) Para que un Time Report pueda ser Aprobado, debe estar en estado Completado.
d) Los tems aprobados no puede ser modificados por el recurso.

Filtros:
1) Periodos
2) Recursos
3) Estado

Para seleccionar el periodo

Para seleccionar por el nombre de los recursos
Para seleccionar segn el estado del informe de avance

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Horas Informadas Versus Horas Planeadas

El Informe de Tiempo muestra el Total Horas Informadas y Planeadas para la semana.
Una diferencia entre estos valores indica una desviacin en la ejecucin de los trabajos durante la semana.

Horas Pendientes Versus Horas Propuestas

El informe de tiempo muestra las horas Pendientes para que el recurso complete la tarea (Planeado menos
Informado) y permite al recurso Proponer una cantidad de horas distinta.
Project EIS puede usar las horas Propuestas por el recurso para actualizar automticamente el plan.

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Cuando todos los tems directos de un informe de tiempo han sido aprobados, entonces se considera
que el informe ha sido aprobado...

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Ajustes a Informes de Tiempo

Esta opcin permite hacer correcciones a Time Reports procesados por el Cierre Semanal (posteados) y
modificar el Trabajo Real informado para los proyectos.

Requisitos para efectuar un ajuste

a) El usuario debe tener rol de Jefe de Proyecto.
b) El ajuste se realiza tomando en cuenta los proyectos en los que el usuario tiene el rol de Jefe de Proyecto.
El usuario puede modificar solo los tems que se refieran a sus proyectos,
Un mismo informe de tiempo puede ser modificado por varios jefes de proyecto (cada uno puede
modificar solo los tems que correspondan a sus proyectos).
c) Para hacer efectivo el ajuste se debe procesar nuevamente el Cierre Semanal de la semana a la que
corresponda el informe de tiempo.

Opciones:
1) Aplicar ajuste
2) Deshacer Ajuste
3) Confirma
4) Aadir Directo
5) Aadir Indirecto
6) Aadir Detalle
7) Propiedades
8) Comentarios
9) Fase / Actividad

Permite preparar el informe para ser modificado

Cancela cambios efectuados al informe
Confirma los cambios efectuados
Inserta en el informe una tarea directa
Inserta en el informe una tarea indirecta
Inserta una lnea adicional para el tem
Para ver las propiedades de la tarea
Para ver los comentarios de la tarea
Para ver la estructura del plan (Fase, Actividad a la que pertenece la tarea)

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Ingreso Manual de Consumos (Actuals Externos)

Permite informar los consumos por recursos tipo costo y cantidad que deben afectar a los proyectos.

Las transacciones ingresadas automticamente son mostradas en color gris y no pueden ser modificadas.

Datos de una transaccin:

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Definiciones
% Incurrido
Porcentaje incurrido respecto al plan Actual.
Formula: (100 * Trabajo Real) / (Trabajo Real + Trabajo Restante)

% Variacin
Porcentaje variacin del Plan Actual respecto a la Lnea Base
Formula: 100 { [(Trabajo Real + Trabajo Restante) / Baseline] - 1}

Alarmas
Son los indicadores que permiten identificar rpidamente las condiciones que requieren especial y pronta
atencin por parte del usuario.

Asuntos
Es el registro de Asuntos que tienen que ver con los proyectos.
Por ejemplo : La necesidad de disponer de equipos para realizar pruebas en el proyecto.
Cuando un gerente de proyecto identifique un Asunto, puede informarlo, debiendo en ese momento asignar
una categora y fecha lmite para su atencin.

Atraso
Es la diferencia en das calendarios, entre la Fecha de Fin de la Lnea de la Base y la Fecha de Fin de la
versin Actual del plan.

Disponibilidad de recursos
Opcin que permite conocer la cantidad de horas disponibles de cada recurso (solo recursos tipo Trabajo, no
roles) una vez descontadas las asignaciones de trabajo para las prximas doce semanas luego del ltimo
Cierre Semanal procesado (perodo Posteado).
Valores negativos indican sobre asignacin y son mostrados en color rojo.
Filtro:
Permite seleccionar los recursos a ser considerados, utilizando una combinacin de criterios:
a) Criterios de agrupacin de recursos,
b) Roles y Calificacin del recurso en cada rol),
c) Trabajo Real en proyectos (seleccionar los recursos que hayan informado actividad en los proyectos
indicados).
Ejemplo 1:
Incluir los recursos identificados como Analistas Funcionales (Criterios de agrupacin de recursos), con
titulo de Ingeniero Industrial y experiencia en Diseo y uso de CAD (roles), y que adems haya participado
en el proyecto Ampliacin de Capacidad de Enfriamiento (Trabajo Real en proyectos).
Ejemplo 2: utilizando la Calificacin del recurso en roles
Incluir los recursos con Categora Programador (Criterios de agrupacin de recursos), con experiencia en
Java en grado 5 o superior (roles con calificacin).

Estimado para Terminar (ETC)

Es el Trabajo Restante Total
Las siglas ETC significan Estimated to Complete (estimado para terminar).

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Previsto (Lnea Base)

El la versin original del plan.
Est expresado en Horas, Costo y Fechas de Inicio y Fin del proyecto.

Registro de Cambios en el proyecto

Es el registro de cambios en los planes de trabajo de sus proyectos.
Tipos de Log:
Automtico = Generado automticamente por el sistema al identificar variacin en la Fecha de Fin o Costo
del proyecto (en horas o valor) en la versin Actual del Plan.
Lnea Base = Generado automticamente por el sistema al identificar variacin en la Fecha de Fin o Costo
del proyecto (en horas o valor) en la versin Prevista del Plan (Lnea Base).
Las variaciones a considerar son respecto al total del proyecto : Fecha de Fin del Proyecto y Costo Total.

Recursos Sobre asignados

Son los recursos cuyo Trabajo Restante excede sus Horas Disponibles por semana.
Por ejemplo, un recurso que tiene definido 40 horas disponibles por semana, pero que tiene planeado 60 horas
de trabajo para una semana.
Valores negativos indican sobre asignacin y se muestran en color rojo.

Trabajo Real
Es el total informado hasta el ltimo Cierre Semanal procesado (hasta el ltimo periodo Posteado).
Los valores pueden ser consultados en
a) Horas (para recursos tipo Trabajo). Son las horas informadas en los informes de tiempo (Time Reports)
aprobados y procesados por el cierre Semanal (proceso Post),
b) Costo (en recursos Trabajo, es la cantidad de horas valorizadas a la tarifa correspondiente; mientras que en
los recursos tipo Costo se refiere al valor de las transacciones informadas.
c) En su Unidad de Medida (As IS), permite consultar el Trabajo Real en las unidades de cada recurso.

Trabajo Restante
Es el trabajo Pendiente de cada recurso y rol.
Se consideran las prximas doce semanas luego del ltimo Cierre Semanal procesado (perodo Posteado).

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Valor Ganado (Earned Value Analysis)

Datos Bsicos
BAC
BCWS
ACWP
BCWP

EAC

Lnea Base del proyecto (Budget at Completion)

Lnea Base del proyecto acumulado hasta el ltimo Cierre Semanal procesado (Budget Cost of
Work Scheduled)
Costo Real acumulado hasta el ltimo Cierre Semanal procesado (Actual Cost of Work
Performed)
Costo de la porcin completada del proyecto basada en la lnea base.
Tambin llamado Valor Ganado o Earned Value.
(Budgeted Cost of Work Perfomed)
Costo Real acumulado hasta el ltimo Cierre Semanal procesado ms Costo del Trabajo
Restante (Estimate at Completion)

Elementos Bsicos del Anlisis del Valor Ganado

ndices de Completado
PAS

PPC

PSC

Porcentaje de la lnea base del proyecto, que ha sido incurrido hasta el ltimo cierre semanal
procesado (Actual % Spent).
Formula: 100 * (ACWP / BAC)
Porcentaje de la lnea base del proyecto, que ha sido completado hasta el ltimo cierre semanal
procesado (Perform % Complete).
Formula: 100 * (BCWP / BAC)
Porcentaje del total de la lnea base del proyecto, que fue planificado hasta el ltimo cierre
semanal procesado (Schedule % Complete).
Formula: 100 * (BCWS / BAC)

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Indices de Performance
CPI

CVI

SPI

SVI

Indice entre Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) y Actual Cost of Work Performed
(ACWP). (Cost Performance Index).
Formula: BCWP / ACWP
CPI > 1 indica Ahorro, CPI < 1 indica Exceso en el costo
Indice entre la Variacin de Costo respecto a Budgeted Cost of Work Performed (BCWP).
(Cost Variance Index).
Formula: (BCWP ACWP) / BCWP
Indice entre Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) y Budgeted Cost of Work Scheduled
(BCWS). (Schedule Performance Index).
Formula: BCWP / BCWS
SPI < 1 indica que el proyecto se ha desviado del plan.
Proporcin en que el proyecto est desviado respecto al plan. (Schedule Variance Index).
Formula: (BCWP BCWS) / BCWS
SVI < 1 indica atraso, SVI > 1 indica adelanto respecto al plan.

Varianzas
AV

CV

SV

VAC

Diferencia entre Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) y Actual Cost of Work Performed
(ACWP). (Accounting Variance).
Formula: BCWS - ACWP
AV < 1 indica que los costos excedieron al presupuesto de la lnea base,
AV > 1 indica que la tarea (o proyecto) esta por debajo de la lnea base.
Diferencia entre Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) y Actual Cost of Work Performed
(ACWP). (Cost Variance).
CV < 1 indica que los costos excedieron al presupuesto de la linea base,
CV > 1 indica ahorro en costo.
Formula: BCWP - ACWP
Diferencia entre Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) y Budgeted Cost of Work
Scheduled (BCWS). (Schedule Variance).
Formula: BCWP - BCWS
SV < 1 indica que el trabajo esta atrasado,
SV > 1 indica que el trabajo est adelantado.
Diferencia entre Estimate at Completion (EAC) y Budget at Completion (BAC). (Variance at
Completion).
Formula: EAC - BAC
VAC < 1 sugiere exceso en costo,
Un valor positivo indica que el proyecto esta realizndose segn el plan.
EAC es la suma de los costos incurridos ms el estimado para terminar.
Este valor sugiere el ltimo pronostico de costo.

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Pronosticando el costo final de sus proyectos

Con el uso de las variables del Valor Ganado (Earned Value Analysis), usted puede obtener un estimado del
costo final de los proyectos.

ndices utilizados para estimar el costo final de un proyecto

a)

CPI Cost Performance Index

Expresa la relacin entre el trabajo completado y el costo que signific completar ese trabajo.
Formula: BCWP / ACWP
CPI < 1 indica exceso en el costo, mientras que CPI > 1 indica ahorro.

b) SPI Schedule Performance Index

Expresa la relacin entre el trabajo completado y el plan Baseline hasta el ltimo periodo posteado.
Formula: BCWP / BCWS
SPI < 1 indica retraso respecto al plan.
Proceso
a) Escenario Optimista
Formula: BAC / CPI acumulado
b) Escenario Conservador
Para este caso se combinan los ndices acumulados de CPI y SPI
Formula: BAC / (CPI * SPI) acumulados
Comentarios
a) Estas estimaciones son posibles, solo cuando el proyecto tiene un mnimo de 15% completado.
b) El exceso al final del proyecto no ser menor que el exceso a la fecha.
c) El porcentaje de exceso al final del proyecto tender a ser mayor que el porcentaje a la fecha.
d) El CPI acumulado del proyecto tender a mantenerse estable una vez que el proyecto alcance el 20%
completado.
e) La calidad de los pronsticos y otros anlisis relacionados al Earned Value depender mucho de la
calidad de la Lnea Base de sus proyectos.

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