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Campus La Carbonera
Administracin de Empresas
Objetivos:
Definicin:
Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es
una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres
uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Una tabla
dinmica es aquella que rene, cruza y resume informacin procedente de una lista o base
de datos externa. Se denomina dinmica porque actualiza sus datos inmediatamente, y su
estructura se puede modificar fcilmente.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de
informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.
Los informes de grfico dinmico pueden ayudarlo a visualizar los datos de resumen de un
informe de tabla dinmica para que pueda detectar fcilmente comparaciones, patrones y
tendencias.
Tanto los informes de tabla dinmica como los informes de grfico dinmico permiten tomar
decisiones bien fundamentadas sobre datos crticos para su empresa.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero
imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas
en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro
reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si
fuera poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las
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ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas
que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este
problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola
frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de
acuerdo a tus necesidades.
Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras
diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar el
funcionamiento bsico de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las
ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la
empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por
producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las
ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos
utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos
permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte
una tabla dinmica de la siguiente manera:
Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de
la ficha Insertar.
En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en
una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la
nueva tabla dinmica.
Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista
de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los
campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los
campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto, se colocar como columna el campo Producto y como fila al
campo Ciudad. Finalmente como valores se colocar el campo Ventas.
Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la
necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas
ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.
Partes de una tabla dinmica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la
lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos.
Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla
dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla.
Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas
especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como
columnas de la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y
que sern totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida.
Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y
valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de
la tabla dinmica.
Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinmica
as como modificar aspectos bsicos de diseo.
Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos los
estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar inmediatamente a la
tabla dinmica.
Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente
dentro del rea Valores.
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Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar
que ese campo est siendo actualmente filtrado.
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botn
de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.
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Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con
el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha
Opciones.
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Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.
Nuevo campo en una tabla dinmica
Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia
el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja de seleccin del campo lo cual har que
sea agregado a alguna de las reas predeterminadas.
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Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy poderoso y
esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la informacin de acuerdo a
tus necesidades.
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Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo seleccionado.
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Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de trabajo.
Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la tabla
dinmica:
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De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que aparecen
dentro del grfico dinmico:
Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.
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Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una nueva hoja donde
ser colocado.
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Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has
especificado.
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Ejemplo 2
Partiendo de una Planilla confeccionada, tomando como ejemplo la circulacin de vehculos
a travs de una estacin de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de
ordenamiento a travs de una herramienta de Excel, Tablas Dinmicas
Mes
Semana
Vehculo
Cantidad
Enero
1 Auto
Enero
1 Camin
1.050
Enero
1 mnibus
1.575
Enero
1 Camioneta
2.100
Enero
1 Moto
583
Enero
2 Auto
120.750
Enero
2 Camin
1.208
Enero
2 mnibus
1.411
Enero
2 Camioneta
2.015
Enero
2 Moto
485
Enero
3 Auto
122.350
Enero
3 Camin
1.124
Enero
3 mnibus
1.685
Enero
3 Camioneta
2.247
Enero
3 Moto
630
Enero
4 Auto
99.000
Enero
4 Camin
Enero
4 mnibus
1.485
Enero
4 Camioneta
1.980
Enero
4 Moto
a)
b)
c)
d)
105.000
990
544
Aparece la tabla dinmica diseada, acompaada por una barra de herramientas especial
que permite filtrar datos por despliegue de las mismas.
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Suma de Cantidad
Vehculo
Auto
Camin
Camioneta
Moto
mnibus
Total general
Semana
1
105.000
1.050
2.100
583
1.575
110.308
2
120.750
1.208
2.015
485
1.411
125.869
3
122.350
1.124
2.247
630
1.685
128.036
4
99.000
990
1.980
544
1.485
103.999
Total general
447.100
4.371
8.342
2.242
6.157
468.212
Semana
1
105.000
1.050
2.100
583
1.575
110.308
2
120.750
1.208
2.015
485
1.411
125.869
3
122.350
1.124
2.247
630
1.685
128.036
4
99.000
990
1.980
544
1.485
103.999
Total general
447.100
4.371
8.342
2.242
6.157
468.212
Total general
Vehculo
Auto
Camin
Camioneta Moto
1
105000
1050
2100
2
120750
1207,5
2015
3
122350
1123,5
2247
4
99000
990
1980
447100
4371
8342
mnibus
Total general
583
1575
110308
485
1411,25
125868,75
630
1685,25
128035,75
544
1485
103999
2242
6156,5
468211,5
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Obtencin de Subtablas
Haciendo doble clic sobre una celda, en este caso por ejemplo la segunda de Auto, donde
figura la cantidad 122350, Excel automticamente produce un detalle en hoja aparte segn lo
siguiente.
Mes
Semana
Enero
Vehculo
3 Auto
Cantidad
122350
Ejercicios
Abrir
un
archivo
en
Excel
con
el
nombre
de:
dinamica_Nombreestudiante.xls, realizar lo indicado en la clase.
Taller5_Tabla
Una vez realizado el taller con los dos ejemplos y resueltos los ejercicios, debe subir el
archivo trabajado al Campus Virtual como evidencia de sus actividades.
A continuacin realizar 3 ejercicios sencillos de aplicaciones a la hora de realizar tablas
dinmicas.
Artculo vendido
Importe
Juana
Secador
50
Luis
Lavadora
300
Paco
Batidora
25
Mara
Plancha
20
23
Ignacio
Batidora
25
Jos
Plancha
20
Luis
Secador
50
Marcos
Batidora
25
En este caso puedes realizar la tabla dinmica siguiente: En las columnas los
vendedores, en las filas los productos y en el campo valor los importes vendidos. Una
variacin de esta tabla sera en vez de mostrar los importes mostrar la cuenta de las
unidades vendidas.
Fecha
Cantidad
Secador
02/01
Lavadora
05/01
Batidora
03/02
Plancha
06/02
Batidora
20/02
Plancha
03/03
Secador
10/03
Batidora
29/03
Mes
Importe
Departamento
Telfono
Enero
25
Agua
Enero
10
Alquiler
Enero
100
24
Salarios
Enero
1000
Aprovisionamientos Enero
25
Transporte
Enero
20
Luz
Enero
30
Material de oficina
Enero
20
Telfono
Enero
50
Agua
Enero
20
Alquiler
Enero
200
Salarios
Enero
1500
Aprovisionamientos Enero
25
Transporte
Enero
20
Luz
Enero
30
Material de oficina
Enero
10
Telfono
Febrero
20
Agua
Febrero
15
Alquiler
Febrero
90
Salarios
Febrero
1000
20
Aprovisionamientos Febrero
25
Transporte
Febrero
25
Luz
Febrero
30
Material de oficina
Febrero
20
Telfono
Febrero
40
Agua
Febrero
10
Alquiler
Febrero
100
Salarios
Febrero
1400
Aprovisionamientos Febrero
20
Transporte
Febrero
30
Luz
Febrero
10
Material de oficina
Febrero
20
En este caso las opciones son ms amplias por ejemplo puedes realizar el informe
de manera que muestre el gasto total por departamento en cada mes. Otra opcin
mostrar los gastos por departamento.
Bibliografa
Cuaderno de Ayuda de Excel versiones 2000 y 2010.
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