EMPRESA R &A S.R.

I.

RESUMEN EJECUTIVO

La empresa R&A S.R.L, creada mediante testimonio de Constitucin N 090/1993

de fecha 15 de noviembre Con matrcula en FUNDEMPRESA 00222857 de fecha
17 de diciembre de 1993, NIT N 4611584012 expedido en fecha 25 diciembre del
mismo ao con registro en SIN y otros documentos legales que han dado origen a
su personalidad jurdica, siendo por lo tanto una empresa legalmente establecida
en el pas.
Inicialmente la empresa era unipersonal se dedicaba a vender algunos accesorios
de vehculos, debido a la excesiva competencia implementa otros accesorios y
amplia el negocio.
En la actualidad es una S.R.L cuenta con 2 sucursales, se caracterizan por ser
una empresa mediana

y por ofrecer productos

de consumo selectivo a la

poblacin de ingresos medios a elevados.

De acuerdo a los hallazgos se concluye el siguiente Informe de diagnstico en
proceso de compras y control interno donde se presenta de manera precisa los
principales hallazgos detectados a partir anlisis y verificacin desarrollado en la
empresa R&A S.R.L.
Se procedi a realizar anlisis a las deficiencias en proceso de compras y su
respectivo control interno, a continuacin presentamos resumen de las debilidades
suscitadas los cuales se encuentran categorizadas por el grado de riesgo que
presentan y que requieren ser subsanadas en el menor tiempo posible:
a.Alto Riesgo
Inexistencia de manuales Organizacionales de funciones y reglamentos
internos que coadyuven al desarrollo eficaz de las actividades de la empresa.
Falta de aplicacin de polticas adecuadas de control interno en las compras.
Ausencia de un departamento de compras.
No realizan presupuesto de compras.
Ausencia de sistema de control de entradas y salidas de inventarios.
Ausencia de base de datos de proveedores.

AUDITORA DE GESTIN

Pgina 1

EMPRESA R &A S.R.L

I. Recomendaciones
Fortalecer al interior de la Administracin cada uno de los elementos que hacen
parte de la estructura del Sistema de Control Interno y proceso de compras de la
empresa, garantizar el cumplimiento a las normas y entes regularizadores que lo
sustentan, trabajando en torno a la formulacin de acciones correctivas que
permitan un mejoramiento continuo del mismo, para beneficio de la empresa.
Realizar seguimiento continuo y permanente a los riesgos identificados en
proceso de las compras, adoptando las polticas y controles definidos para su
tratamiento, evitando con ello que se conviertan en obstculos para el
cumplimiento de los objetivos y metas.
II. Conclusin
Por lo indicado anteriormente concluimos que Gerencia General debe instruir a
quien corresponda (Personal de la empresa R&A S.R.L), la aplicacin oportuna
de medidas de control eficiente para el manejo Administrativo, Contable,
impositivo, Laboral y del sistema contable, las mismas que tienen que ser
subsanadas en el menor tiempo posible, sujetndose a los lineamientos
estipulados en normas legales.

AUDITORA DE GESTIN

Pgina 2

EMPRESA R &A S.R.L

II.

INTRODUCCIN.-

Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin

y del trmite burocrtico. Con una buena gestin de compras la empresa consigue
ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios
empresariales directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son
decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso.
El presente estudio se realizar a la empresa R& A dedicada al rubro de venta de
todo tipo de accesorios para vehculos, para analizar en qu consiste el proceso
de compras, soportes de comprobantes de egreso, presupuesto y la evaluacin de
las mismas para adquirir el producto ms idneo en cada momento, asimismo
poder identificar oportunidades de mejora en el proceso de las compras.

AUDITORA DE GESTIN

Pgina 3

EMPRESA R &A S.R.L

III. OBJETIVOS.3.1 OBJETIVO GENERAL

Revisar

analizar

la

aplicacin

de

polticas

procedimientos

implementados en el proceso de compras locales de la empresa R & A

S.R.L para emitir un informe sobre la utilizacin eficiente de los recursos.
3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Mejorar el proceso de compras en el territorio nacional.
Optimizar tiempos durante el proceso de adquisicin de productos.
Implementar y desarrollar nuevas polticas y procedimientos de compras
locales que resulten eficientes para la empresa.
Verificar soportes de los comprobantes de egresos en las compras locales
realizadas.

AUDITORA DE GESTIN

Pgina 4

EMPRESA R &A S.R.L

IV. METODOLOGA.4.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

NOMBRE DE LA EMPRESA: R&A S.R.L. Multiaccesorios
TIPO DE EMPRESA: Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L)
RUBRO: Empresa Comercial
DIRECCION: Ubicada en la Av. Grigot, doble Va la Guardia, entre 2do. Y 3er.
Anillo (Shopping El Pari)
ANTIGEDAD: 15 aos. Inicio sus actividades comerciales en el ao 1.999.
TAMAO: Pequea Empresa.
4.2 HISTORIA DE LA EMPRESA
La empresa R&A inici sus actividades en el ao 1999, fue creada por la Seora
Rosaria Arancibia Zarate. Con el propsito de comercializar accesorios para
vehculos, al pasar el tiempo se vio afectada por la competencia y fue cuando
decidi ampliar su empresa con la venta no solo de accesorios, sino tambin con
equipos de msica, alarmas, productos de limpieza y lubricantes para vehculos.
Actualmente la empresa cuenta con dos sucursales, la casa matriz se encuentra
ubicada en la Av. Grigot, entre 2do. Y 3er, anillo, en la ciudad de Santa Cruz de la
Sierra Bolivia.
MISION
Proporcionar productos de alta calidad y un servicio profesional garantizado que
asegure la satisfaccin de las necesidades de sus clientes y la superacin de sus
expectativas.
AUDITORA DE GESTIN

Pgina 5

EMPRESA R &A S.R.L

VISIN
Ser una empresa lder en el mercado nacional en la Venta de Accesorios, equipos
de msica, alarmas, productos de limpieza y lubricantes para Vehculos.
VALORES CORPORATIVOS
Honestidad, honradez, lealtad, responsabilidad, compromiso, solidaridad y
conciencia.
POLTICAS DE LA EMPRESA
La empresa fue creada para prestar el servicio de Venta de Accesorios, equipos
de msica, alarmas, productos de limpieza y lubricantes para Vehculos, bajo los
siguientes lineamientos:
Excelente Calidad, Alta Confiabilidad y Precios Competitivos, en funcin de los
requerimientos del cliente y procurando garantizar la satisfaccin de sus
necesidades mediante:

Mejoramiento Continuo de los procesos intervinientes en la prestacin del

servicio de Venta, por medio de la comunicacin directa y constante con
sus clientes.

AUDITORA DE GESTIN

Pgina 6

EMPRESA R &A S.R.L

4.3 CARACTERISTICAS
Rubro al que pertenece: La empresa R&A S.R.L. pertenece al sector terciario de
la economa porque se dedica a la comercializacin de productos ya terminados.
Productos que ofrece: La empresa R&A S.R.L. ofrece una gama de productos,
como ser:
Equipos de msica:
Radios
Parlantes
Bajos
Amplificadores
Cornetas
Antenas de radio
Accesorios:
Cmaras de retro
Bocinas
Luces HID
Halgenos
Focos de faroles
Fundas de asientos
Fundas de volantes
Pisos de goma
Pisos de alfombra
Sobre asientos
Tuercas de seguridad
Limpia parabrisas
Vsceras de puertas
Porta placas
Tapa aros
Volantes deportivos
Filtros de aire deportivos
Porta vasos
Pedales deportivos
Alarmas:
Alarmas con sensores
Alarmas con viper
Productos de limpieza:
Silicona para tablero
Silicona para llantas
Limpia tapiz
Shampoo
Cera de brillo
AUDITORA DE GESTIN

Masa de pulir
Ambientadores
Lubricantes:
Aceite de motor
Aceite para caja automtica
Aceite hidrulico
Liquido de freno
Octanaje
Limpia inyector

Pgina 7

EMPRESA R &A S.R.L

4.4 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

GERENTE PROPIETARIA

ENCARGADO DE
ADMINISTRACION

ENCARGADO DE ALMACEN

SUPERVISOR COMERCIAL

CAJEROS (3)

VENDEDORES (3)

AUDITORA DE GESTIN

Pgina 8

PROCEDIMIENTOS DE COMPRA
La empresa R&A SRL realiza sus procedimientos de compra de forma
emprica, por lo consiguiente no los tiene formalmente establecidos en un
fluxograma.
De acuerdo a la informacin verbal otorgada por la Gerente, se elabor el
siguiente fluxograma:
DIAGRAMA DE BLOQUE
4.5 DETALLE DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA

Sucursal: Expresa
necesidad de
abastecimiento.

Requerimiento: el
encargado de ventas
realiza la solicitud
detallada a la Gerencia
Central

Gerencia central envia

al encargado de
almacen verifica si el
producto requerido
existe en almacenes.

El encargado de
almacen verifica si el
producto requerido
existe en almacenes e
informa a la gerencia
central.

Gerencia central:
detecta necesidad de
reponer mercaderia

Aprueba la solicitud
de compra de los
requerimientos de las
distintas sucursales.

Se contacta a
proveedores y
solicita cotizaciones.

Proveedores:
Entregan mercaderia

Verficacion de la
factura y revision del
pedido.

Se envia a Almacenes

Se realiza el envio
respectivo de los
pedidos de acuerdo a
los requerimientos
de cada sucursal.

1 Sucursal: Expresa necesidad de abastecimiento.- La empresa cuenta con

dos sucursales, las cuales en el

momento de que necesitan artculos los

vendedores hacen la solicitud va telefnica al encargado de ventas.

2 Requerimiento: el encargado de ventas realiza la solicitud detallada a la
Gerencia Central.- Una vez que el encargado de ventas verifica la necesidad
de los artculos, hace la solicitud detallada a la Gerencia Central de manera
verbal.
3 Gerencia central enva al encargado de ventas de la casa matriz a verifica si
el producto requerido existe en almacenes
4 El encargado de ventas de la casa matriz a solicitud de la gerencia verifica
si el producto requerido por la sucursal existe en almacenes e informa a la
gerencia central sobre la existencia o faltante de mercadera.
5 Gerencia central: detecta necesidad de reponer mercadera.- Al verificarse
que no existe en almacn los artculos requeridos por la sucursal, la Gerencia
General comprueba la necesidad de comprar la mercadera que falta.
6 Aprueba la solicitud de compra de los requerimientos de las distintas
sucursales.- La Gerencia Central realiza la aprobacin para hacer la
respectiva compra de mercadera que requiere cada sucursal.
7 Se contacta a proveedores y solicita cotizaciones.- La Gerente Propietaria
se encarga de negociar con los proveedores.
8 Proveedores: Entregan mercadera.- Una vez que se realiza la compra, los
proveedores llevan la mercadera hasta la casa matriz.
9 Verificacin de la factura y revisin del pedido.- Cuando llegan los
productos a la empresa, la Gerente Propietaria junto con el encargado de
administracin revisan el pedido para verificar la calidad y cantidad de los
artculos solicitados.
10 Se enva a Almacenes.- El encargado de almacn recibe la mercadera y
realiza la colocacin en los respectivos estantes, vitrinas, etc. que se
encuentran en el almacn de la empresa.
11 Se realiza el envi respectivo de los pedidos de acuerdo a los
requerimientos de cada sucursal.- Por ltimo la Gerente Propietaria realiza
la distribucin de los artculos requeridos por cada sucursal.
4.6 RELACIONES INTERDEPARTAMENTALES

La empresa R&A al no contar con un departamento de compras establecido, la

Gerente Propietaria se encargada de realizar las respectivas compras,
relacionndose con los encargados de las distintas reas de la empresa de la
siguiente manera:
Almacn.- Almacn brinda informacin a la Gerencia a la hora realizar la compra
de los respectivos artculos necesarios para la venta.
4.7 PROVEEDORES
Los principales proveedores con los que cuenta la empresa R&A son los
siguientes:

ACSECRUZ (alarmas de vehculos y luces HID)

ALEMAR (radios con MP3-DVD, con pantallas; parlantes y bajos)
UNIPARTES (focos de faroles, bocinas cornetas y bocinas de retro)
LACTO (lquidos de freno, hidrulico, silicona, limpia tapices y otros)
PROSIL (pisos, guarda barros, etc.)
SAFARI (forros de asientos, pisos, espaldares, faroles, balizas, escobillas,

caos)
VISTORI (lquidos de radiador, silicona para brillo)
EMASA (bocinas, escobillas, limpia parabrisas)

4.8 POLITICAS DE COMPRAS

De acuerdo al relevamiento de la informacin se obtiene las siguientes polticas
referidas a compras:
Durante el proceso de compra verifica precios, cantidad de mercancas
y tiempo de entrega.

 Compas locales al

contado y al crdito con algunos proveedores

dependiendo del volumen de compras.

Verifica seriedad de propuesta por parte del proveedor antes de ejecutar
el pedido.
Verifica la situacin legal del proveedor con respecto de la inscripcin a
entes reguladores y fiscalizadores.
La empresa considera los siguientes factores a la hora de seleccionar a sus
proveedores:
Proveedor por experiencia: En cuanto a equipos de msicas las compras se
realizan a la empresa ALEMAR, ya que la misma le distribuye una variedad de
productos durante mucho tiempo, a la cual la empresa considera como su nico
proveedor.
Mtodo categrico: La Gerente propietaria realiza seleccin de sus proveedores
por catlogos en cuanto a los productos como ser: alarmas luces HID, cmaras de
retro y etc. directamente de la empresa ACSECRUZ Y en cuanto a los productos
lubricantes y de limpieza realiza su compra de la empresa MINOIL.

4.8.1 FACTORES A CONSIDERAR EN LA EVALUACIN DEL PROVEEDOR

Calidad: Es Esencial para la permanencia en el mercado y satisfaccin de los
clientes.
Cantidad: Que el proveedor cuente con la cantidad necesaria de su producto en
cuanto al requerimiento de la empresa R&A.

Precio: Que los precios sean accesibles, acorde a la cantidad y calidad de los
productos que la empresa requiera.
Servicio: Que los productos estn Garantizado y que el proveedor se
responsabilice por los productos que llegan en mal estado.
Actividades Previas a la Planificacin
A travs de una carta de solicitud a la Sra. Rosaria Arancibia Zrate se solicit:

Acta de constitucin
Antecedentes de la empresa
Manual de Funciones del Dpto. de Compras
Estructura de la empresa (organigrama)
Registro de Comercio
Nit
Procedimientos de Control Interno para el Dpto. de Compras
Comprobantes Contables de compras
Polticas de Compras
Fluxogramas de compras
Contrato con proveedores

ANLISIS

F.O.D.A.

FORTALEZAS.o Tiempos de entrega de productos al cliente de acuerdo al plazo

pactado.
o Verificacin formalidad legal de proveedores.
o Descuentos y promociones atractivos para clientes potenciales.
OPORTUNIDADES.o Implementar manual de compras.
o Crear departamento de abastecimiento.

o Crear nuevas sucursales.

DEBILIDADES.o Escaza delegacin de autoridad y responsabilidad.
o Ausencia de manual de compras
o No realiza recuentos fsicos peridicos de mercadera
o Inexistencia de software especializado en compras
o Ausencia en la estructura organizativa de departamento de compras.
o Procesos extensos en la solicitud de mercadera.
AMENAZAS.o

Decretos, leyes y regulaciones nacionales y departamentales que

afecten el normal funcionamiento de la empresa.

o
Clausura del negocio por irregularidades tributarias.
o
Sensibilidad de mercado por la competencia formal e informal.

4.10 PLANIFICACION DE LA AUDITORIA DE GESTION

Con la informacin contenida en las documentaciones solicitadas y descritas en los
puntos 4.1 a 4 .9 se realiz:
Anlisis de la informacin y documentacin
Verificada y analizada la carta de requerimientos de documentacin de la
empresa

se

evidencia que la misma

no cuenta con los siguientes

documentos:
Ausencia de manual de funciones especficos para cada puesto de trabajo

con relacin al rea de compras.

Inexistencia control de inventarios.
Inexistencia de un departamento de compras.
Ausencia de fluxograma formal.
Evaluacin del Control Interno
En los procesos establecidos por la empresa se observa los puntos crticos de
control interno en el rea de compras, sector donde se desarrollar nuestro
trabajo.
De acuerdo a recopilacin de informacin se identific lo siguiente:
Ausencia de Polticas de compras formalmente establecidas.

 El registro de transacciones de compras se realiza en los libros en

forma manual y poco detallada.
No se efecta el recuento fsico al momento

del ingreso de la

mercadera a inventarios.
Escaso canal de comunicacin entre los encargados de las sucursales
y la casa matriz.
Ausencia de software especializado para registrar las compras:
entradas y salida de mercadera.

El rubro del mercado en el que se desenvuelve la empresa tiene un efecto negativo y

presenta un alto grado de riesgo inherente debido a la competencia informal.
La ausencia de polticas, manuales, procedimientos claros, definidos y expresados
con formalidad hacia el personal generan que exista un alto grado de riesgo de
control, lo cual generar para la auditora un alto grado de riesgo para el auditor y
mayor pruebas.
En funcin a la determinacin de los riesgos altos de los puntos crticos en el
proceso de compras, el enfoque de la auditora se realizara mediante pruebas
mixtas: Cumplimiento y Sustantivas (analticas y a detalle).

 PROGRAMAS DE AUDITORIA

EMPRESA COMERCIAL R & A S.R.L

COMPRAS LOCALES
PROGRAMA DE TRABAJO

Preparado por:............
Fecha:.....................
Revisado por:..............
Fecha:.....................
Ref. a los P/T

1)

Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas a la M.A.E para conocer

el proceso de compras.

2)

Analizar los expedientes de auditoras anteriores as como las

No corresponde para este caso

recomendaciones hechas.
3)

Verificar la coordinacin entre vendedores y gerencia central

con

respecto a compras.
4)

Verificar existencia de archivo - proveedores para abastecimiento de

algn artculo.

5)

EMITIR CONCLUSIN

elaborar carta

EJECUCIN

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES - OCTUBRE 2014

PAPELES DE TRABAJO

INEXISTENCIA DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

De acuerdo a entrevista realizada a la Mxima Autoridad Ejecutiva de la empresa en fecha

28 de septiembre de 2014, en la cual se pudo evidenciar los siguientes aspectos:
-

Ausencia de un departamento de compras.

No cuenta con normas, polticas y procedimientos de compras formalmente

establecidos por la Gerencia Central.

No realizan presupuesto de compras.
Ausencia de sistema de control de entradas y salidas de inventarios.

La Gerencia Central debera crear un Departamento de compras, dentro del cual se

deben establecer Manual de Funciones, procedimientos, presupuestos de compra y un
software de control de entradas y salidas de inventario; debido a que este tipo de
informalidad por la falta de cultura organizacional podra generar ineficiencia en el uso de
recursos econmicos y de sus operaciones.

ELABORADOR POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

AUSENCIA DE BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

De acuerdo a solicitud de informacin requerida a Gerencia Central, realizada en fecha 30 de

septiembre del presente ao, se obtuvo la respuesta en la cual se evidencia que la Empresa
Comercial R&A S.R.L. no cuenta con una base de datos de sus proveedores.
La ausencia del uso de una base de datos de proveedores ocasionado por ineficiencia de
polticas y procedimientos podra generar prdidas econmicas futuras para la entidad al incurrir
en precios elevados que afecten la compra de mercaderas.
En tal sentido se recomienda a la Gerencia Central instruir al Encargado de Almacn elaborar
una base de datos de proveedores en un software en el que se detalle: nombre del proveedor,
Nit, correo, direccin, telfono, precio, productos que ofrece, para contar con informacin
pertinente previo a la compra de mercaderas que se realicen.

ELABORADOR POR:

REVISADO POR:

HOJA DE RESUMEN DE HALLAZGOS.

AUTORIZADO POR:

 Ausencia de un departamento de compras.

No cuenta con normas, polticas y procedimientos de compras formalmente
establecidos por la Gerencia Central.

No realizan presupuesto de compras.

Ausencia de sistema de control de entradas y salidas de inventarios.
Ausencia de base de datos de proveedores.

INFORME FINAL
HALLAZGOS.
Primer hallazgo: Ausencia de un departamento de compras.
La empresa R&A S.R.L., no cuenta con un departamento de compras puesto
que la propietaria es la encargada de realizarlas.
Segundo hallazgo: No cuenta con normas, polticas y procedimientos de
compras formalmente establecidos por la Gerencia Central.
La empresa R&A S.R.L., no cuenta con normas, polticas y procedimientos de
compras, si bien la Gerencia Central conoce los procedimientos y polticas de
compras utilizadas estas no estn formalmente establecidas.
Tercer hallazgo: No realizan presupuesto de compras.
La Gerencia Central encargada de realizar las compras no realiza presupuestos
para las compras.
Cuarto hallazgo: Ausencia de sistema de control de entradas y salidas de
inventarios.

No cuenta con un sistema de control de inventarios tanto para la entrada y

salida de mercadera.
Quinto hallazgo: Ausencia de base de datos de proveedores.
No existe una base de datos de proveedores de mercadera ni escrita ni
RECOMENDACIONES.
La Gerencia Central debera crear un Departamento de compras, dentro del
cual se deben establecer Manual de Funciones, procedimientos, presupuestos
de compra y un software de control de entradas y salidas de inventario, adems
de instruir al Encargado de Almacn elaborar una base de datos de
proveedores en un software en el que se detalle: nombre del proveedor, NIT,
correo, direccin, telfono, precio, productos que ofrece, para contar con
informacin pertinente previo a la compra de mercaderas que se realicen.

GERENTE PROPIETARIA

ENCARGADO DE
ADMINISTRACION

ENCARGADO DE ALMACEN

SUPERVISOR COMERCIAL

VENDEDORES (3)

CAJEROS (3)

Recomendacin

PROCEDIMIENTO DE COMPRA NACIONALES FLUXOGRAMA

Encargado de
Sucursal: Realiza la
solicitud detallada a la
Gerencia Central

Ventas: Expresa
necesidad de
abastecimiento.

Fin del
procedimiento

N
O

Gerencia Central:
Contacta a proveedores
y solicita cotizaciones.

Encargado de Almacen:
Ingresa Mercaderia de
acuerdo a solicitud de
compra con supervision de
Gerencia Central.

Gerencia
Central:
Solicita a
Almacen la
verificacion de
stock.

Gerencia
Central:
Evaluar la
necesidad para
la reposicion de
los productos
solicitados.

SI

Gerencia Central: recibe

cotizaciones y evala precio
y calidad.

Gerencia Central:
Verifica factura.

Encargado de
Almacen: Verifica e
informa sobre la
existencia del producto
solicitado.

Gerencia Central: Aprueba la

solicitud de compra de acuerdo
a importancia y urgencia de los
requerimientos de las
sucursales.

Gerencia Central: Se
contacta con el proveedor
para realizar el pedido.

Encargado de Almacen:
Distribuye mercaderia segun
solicitud de sucursales.

4.4 DETALLE PROCEDIMIENTO DE COMPRAS LOCALES

1. Ventas: Expresa necesidad de abastecimiento.- Solicita a Encargado de
sucursal la necesidad de abastecimiento de productos faltantes.
2. Encargado de Sucursal: Realiza la solicitud detallada a Gerencia
Central.- Los encargados de sucursal se comunican con Gerencia Central
va telefnica para realiza la solicitud de abastecimiento y tambin envan
va E-mail la solicitud detallando la mercadera que requieren.
3. Gerencia Central: Solicita a Almacn la verificacin de stock.- Gerencia
Central solicita al encargado de almacn de la casa matriz que verifique si
existe en el almacn la mercadera que requieren las sucursales.
4. Encargado de Almacn: Verifica e informa sobre la existencia del
producto solicitado.- Al verificar el encargado de almacn que no existen
en almacenes la mercadera que solicit cada sucursal, informa dicha
situacin a Gerencia Central.
5. Gerencia Central: Evala la necesidad para la reposicin de los
productos solicitados.- Al recibir el informe del encargado de almacn,
gerencia central decide si es necesario realizar el abastecimiento para
atender a la solicitud de cada sucursal.
6. Gerencia Central: Aprueba la solicitud de compra de acuerdo a
importancia y urgencia de los requerimientos de las sucursales.Gerencia Central aprueba la solicitud de compra de cada sucursal, tomando
en cuenta si la mercadera requerida necesita ser repuesta inmediatamente
por ser muy requerida en el mercado.
7. Gerencia Central: Contacta a proveedores y solicita cotizaciones.Gerencia Central se contacta va E-mail o telefnica con sus proveedores
y les solicita cotizaciones de la mercadera requerida.
8. Gerencia Central: recibe cotizaciones y evala precio y calidad.- Al
recibir las cotizaciones de sus proveedores, Gerencia Central evala
principalmente el precio y la calidad de los productos que le ofrece cada

proveedor y procede a seleccionar al proveedor que cumpla con las

expectativas de la empresa.
9.

Gerencia Central: Se contacta con el proveedor para realizar el

pedido.- Una vez seleccionado el proveedor, Gerencia Central se comunica
va telefnica con dicho proveedor y procede a realizar el respectivo pedido
de mercadera.

10. Encargado de Almacn: Ingresa Mercadera de acuerdo a solicitud de

compra con supervisin de Gerencia Central.- El proveedor enva el
pedido hasta la empresa y encargado de almacn con supervisin de
Gerencia Central recibe e ingresa la mercadera hasta el almacn.
11. Gerencia Central: Verifica factura.- Luego de ser recibida y verificada la
mercadera, Gerencia Central procede a verificar la factura emitida por el
proveedor.
12. Encargado de Almacn: Distribuye mercadera segn solicitud de
sucursales.- Finalmente el encargado de almacn se encarga de distribuir
la mercadera de acuerdo a la solitud que realiz cada sucursal.

ANEXOS
MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Nombre del cargo: Asistente de Compras
Cargo de Jefe Inmediato: Gerencia.
ORGANIGRAMA:

FALTA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROPUESTO...

FUNCIN BSICA
Organizar, coordinar y controlar la adquisicin y entrega de mercancas,
documentos, bienes y dems elementos necesarios para el desarrollo normal de
las actividades.
DESCRIPCIN DE FUNCIONES
Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores de la empresa y
suministrar informacin a la Gerencia y Jefe de Ventas.
Solicitar cotizaciones para la compra de equipos, mercancas y materiales
requeridos para el desarrollo de los objetivos.
Elaborar y tramitar las rdenes de compra aprobadas por Gerencia.
Preparar a la Gerencia un programa mensual de compras e informarle de
su ejecucin.
Realizar el presupuesto de compras de la empresa.
Recibir los artculos y mercancas entregadas por los proveedores
verificando que estn de acuerdo con las especificaciones, la calidad y
cantidad estipulada en los pedidos.
Velar por la organizacin, codificacin de las existencias en Almacn y
mantenerlas dentro de los lmites mximos y mnimos.
Confirmar por escrito a los proveedores la asignacin de la compra.
Mantener la retroalimentacin de la informacin con los proveedores
mediante comunicacin escrita; sobre rechazos, devoluciones y dems
observaciones sobre los productos.
Velar por que las transacciones comerciales, se lleven a cabo en su
totalidad, an con el ingreso fsico al almacn de la empresa de las

mercancas de acuerdo con los requisitos establecidos y los plazos

pactados.
Elaborar y presentar informes mensuales de las estadsticas de compras
clasificadas en sus diferentes rubros.
Realizar estudios y proyeccin de nuevos proveedores (Buscar para
evaluar precios), como respuesta a la constante oferta y demanda de los
mercados.
Desempear las dems funciones inherentes al cargo que le sean
asignadas en forma regular u ocasional por su superior inmediato.
Mantener estricta reserva de la informacin confidencial por motivos de su
cargo.

LA EMPRESA R&A ESTA FORMALMENTE Y LEGALMENTE ESTABLECIDA EN

EL RUBRO COMERCIAL Y CUENTA CON LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:

LA EMPRESA R&A TRANSPORTA LOS PRODUCTOS ADQUIRIDOS

DIRECTAMENTE POR LA GERENTE PROPIETARIA DESDE SUS
PROVEEDORES HASTA SU ALMACEN DE LA SIGUIENTE MANERA:

Santa Cruz de la Sierra, 28 de septiembre de 2.014

Seora:
Rosaria Arancibia
GERENTE GENERAL DE EMPRESA R&A S.R.L.
Presente.-

Ref: Solicitud de base de datos de proveedores

Estimada seora:
Tengo la complacencia de dirigirme a Ud., con el fin de solicitar el acceso a toda
la informacin disponible en la base de datos de sus proveedores.
Sin otro particular, me despido de usted, atentamente, esperando su respuesta.

JHONNY ARENAS L.

Santa Cruz de la Sierra, 30 de septiembre de 2.014

Seor:
Jhonny Arenas L.
Presente.-

Ref: Respuesta a solicitud de base de datos de proveedores

Seor:

En respuesta a la carta de solicitud de fecha 28 de septiembre del presente ao,

comunicamos a usted que la Empresa Comercial R&A S.R.L., no cuenta con una
base de datos de sus proveedores.
Sin otro particular, saludamos a usted atentamente.

ROSARIA ARANCIBIA
Gerente General.
R&A S.R.L.

LA EMPRESA R&A OFRECE UNA

VARIEDAD DE PRODUCTOS COMO
SER:

Libros de anotaciones en cada sucursal donde solo se detalla el cdigo de fbrica

y el precio de cada producto.

FOTOS

DEL

ALMACEN