Proceso administrativo: Fase mecnica o estructural Sesin 2.

Proceso administrativo: Fase mecnica

Introduccin
Las habilidades para disear el proceso administrativo para realizar la
organizacin repercutirn en la optimizacin de la empresa a corto y largo
plazo.
La estructura organizacional es la pieza clave que involucra las:

Relaciones formales de la empresa

Comunicacin
Toma de decisin
Procedimientos
Sistemas
Funciones con la visin de ajustar se a la consecucin de los objetivos de
la organizacin

El diseo de la estructura organizacional es un proceso complejo que implica el

constante y continuo ajuste entre los componentes estructurales y los
requerimientos de eficiencia y eficacia y que son inevitables en todo tipo de
empres u organizacin que se precie de cubrir las necesidades de sus clientes.

Objetivo: detallar los elementos de la fase mecnica para la comprensin de

su funcionamiento.

Desarrollo de la Clase
Elementos de la mecnica administrativa
Previsin: consiste en la determinacin tcnicamente realizada, de lo que se
desea lograr por medio de un organismo social, y la investigacin y valoracin
de cules sern las condiciones futuras en que dicho organismo habr de
encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de accin posibles.
Objetivos: a esta etapa corresponde fijar los fines.
Investigacin: se refiere al descubrimiento y anlisis de los medios con que
pueda contarse cursos alternativos, Trata de la adaptacin genrica de los
medios encontrados a los fines propuestos, para ver cuantas posibilidades de
accin distintas existen.
Planeacin: consiste en la determinacin del curso concreto de accin que se
habr de seguir fijando los principios que lo habrn de presidir y orientar, la
secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijacin de tiempos,
unidades etc., necesarias para su realizacin.
Polticas: principios para orientar la accin.
Procedimientos: secuencia de operaciones o mtodos
Programas: fijacin de tiempos requeridos
Organizacin: se refiere a la estructuracin tcnica de las relaciones, que debe
darse entre las jerarquas, funciones y obligaciones individuales necesarias en
un organismo social para su mayor eficiencia.

Jerarquas: fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.

Lograr el fin general.

LA PREVISION
La palabra previsin (de pre-ver: ver anticipadamente) implica la idea de cierta
anticipacin de acontecimientos y situaciones futuras que la mente humana es
capaz de realizar sin la cual sera imposible hacer planes. La previsin contesta
la pregunta que puede hacerse.
Para hacer previsiones es indispensable.
Fijar los objetivos o fines que se persiguen
Investigar los factores positivos y negativos nos ayudan obstaculizan de alguna
manera en la bsqueda de esos objetivos.
Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de accin que
nos permitan escoger alguno de ellos como base de nuestros planes.
La previsin es el elemento de la administracin en el que, con base en las
condiciones futuras en que una empresa habr de encontrarse, reveladas por
una investigacin tcnica se determinan los principales cursos de accin que
nos permitirn realizar los objetivos de esa misma empresa.
1. Certeza: excluye el temor de equiparse. Si se funda en la esencia misma
de las cosas.
2. Incertidumbre: para el efecto de la previsin de lo que habr de ocurrir,
implica carecer absolutamente de elementos para poder predecir cmo se
presentaran los acontecimientos de lo futuro, o que acaecer en ese mismo
futuro.
3. Probabilidad: la constituye aquel estado en el que sin estar seguro sobre
el que ocurrir un hecho o una serie de ellos, tenemos motivos serios y
fundados para concluir que hay mayores posibilidades de que ocurra en
sentido que en otro.
Fayol haca notar que la previsin jams ser una profeca, sino una reduccin
del riesgo debido a factores no previstos. De lo anterior deducimos que nuestra
previsin ser tanto ms vlidas y confiables:
1. Cuanto ms analticamente estudiamos cada uno de los factores que han
de intervenir en la realizacin de los hechos futuros en que descansaran el
xito de nuestra empresa y no solo el conjunto de ellos, global y
empricamente considerado.
2. Cuanto ms nos en hechos objetivos y no en meras opiniones de
preferencia los ocurridos en nuestra empresa y aun en otras empresas y
otros sectores.
3. Cuanto ms podamos aplicar a las determinaciones de estos factores
medidas, sobre todo estadsticamente y de clculo de probabilidades.

Principio de la objetividad
Las previsiones deben descansar en hechos ms bien que en opiniones
subjetivas. Los hechos quedan confundidos o envueltos en opiniones o
criterios. Hechos y opiniones son interesantes estas ltimas, sobre todo para
apreciar y relacionar los hechos pero es obvia la necesidad de separarlos y
distinguirlos.
Principio de la medicin
Las previsiones sern tanto ms seguras cuanto ms podemos apreciarlas, no
solo cualitativamente sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.
Reglas para fijacin del objetivo. La palabra objetivo ( de ob-jactum) implica la
idea de algo lo cual se lanza o codirigen nuestras acciones. Suele tambin
conocerse con el nombre de meta. Un objetivo representa lo que se espera
alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo. La importancia
de la fijacin es clara y definitiva, ellos dan su razn de ser a la empresa.

Fase
Mecnica

Planeacin

propsitos, objetivos
estrategias, polticas
programas, presupuestos
procedimientos

organizacin

divisin del trabajo

coordinacin
jerarquizacin
departa mentalizacin
descripcin de funciones

Direccin

toma de decisiones
integracin
comunicacin
supervisin

PROCESO
ADMINISTRATIVO

Fase Dinmica
control

establecimiento de
estndares
medicin
retroalimentacin
correccin

ADMINISTRACION-PROCESO ADMINISTRATIVO
La administracin es una actividad esencial en cualquier grupo social ya que
el esfuerzo coordinado que hay dentro de este sirve para obtener un fin con la
mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible.
Los fines de la administracin son el tener objetivos, eficacia, eficiencia, grupo
social, coordinacin de recursos y productividad.
El proceso administrativo es el conjunto de pasos o etapas necesarias para
llevar a cabo una actividad y comprende dos fases: una estructural, en la que a
partir de uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos y otra
operativa en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo
establecidas durante el periodo de estructuracin.

FASE MECANICA- Planeacin Organizacin. Se fijan las bases o los cimientos

donde se apoyaran las actividades que se van a realizar. Se realiza un profundo
anlisis de la planeacin del trabajo. Deben trabajar en grupo y organizarse
para lograr los objetivos que se establecieron en la planificacin.
FASE DINAMICA Direccin Control: pone en prctica lo requerido en la
planeacin y organizacin. Inicia la operacin del trabajo o practica que se va a
realizar. Se revisa que toda est cumpliendo con lo que se planifico.
El proceso administrativo:
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo
una actividad o lograr un objetivo. Proceso administrativo es el conjunto de
fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin,
misma que se interrelacionan y forman un proceso integral.
PROCESO ADMINISTRATIVO Est compuesto por la fase mecnica y la
dinmica en donde la MECANICA comprende la planeacin (lo que se har,
planes, programas, presupuestos) organizacin DINAMICA aqu est la
direccin que se encargara de ver que realice las tareas y para ello cuenta con
la supervisin, liderazgo, comunicacin y motivacin por ultimo est el control
que es el encargado de decir como se ha realizado, que se hizo, como se hizo y
se compara con lo planeado.
PROCESO ADMINISTRATIVO EN DETALLE:
FASE MECANICA: planeacin, propsitos: objetivos, estrategias, polticas,
programas, presupuestos, procedimientos, organizacin: divisin del trabajo
y de la coordinacin, jerarquizacin, departamentalizacin, descripcin de
funciones.
FASE DINAMICA: Direccin: toma de decisiones, integracin, motivacin,
comunicacin y supervisin. Control: establecimiento de estndares,
medicin, retroalimentacin y correccin.
La naturaleza del proceso administrativo se basa en:
PLANEACION
Contribucin de los objetivos
Extensin de la planeacin
Eficacia de los planes
ORGANIZACIN
Objetivos cuantificables
Claro concepto de actividades o actividades involucradas
rea clara y concisa de la autoridad o de la decisin
DIRECCCION
Propsito de la empresa
Factores productivos
Naturaleza del factor humano
CONTROL
Establecer estndares

Medicin
Correccin
Retroalimentacin

FUNCIONE DE LOS PRINCIPIOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Agustn

Reyes Ponce
1) PREVISION
a) Previsibilidad: Debe de realizarse tomndose en cuenta no hay certeza
completa por la cantidad de factores y la intervencin de decisiones humanas,
por lo siempre existir en la empresa un riesgo.
b) Objetividad: las previsiones deben de descansar en hechos ms que en
opiniones objetivas. El xito de la empresa es en base a la informacin de que
disponga.
c) Medicin: las previsiones sern tanto ms seguras cuando ms podamos
apreciarlas o medirlas.
2) PLANEACION
a) previsin: los planes deben de hacerse lo ms precisos posibles y no con
afirmaciones vagas y genricas.
b) Flexibilidad: todos los planes deben de dar margen para los cambios que
surgen en este.
c) Unidad: los planes deben de ser de tal naturaleza que exista una para cada
funcin y todos los aplicables para una empresa puedan estn coordinados e
integrados que pueda decirse que existe un solo plan general.
3) ORGANIZACIN
a) Especializacin: la divisin del trabajo influye en el aumento de la
produccin ya que de acostumbrarse a un trabajo se llega a la
especializacin y de esta a la productividad.
b) Unidad de Mando: solo se debe de obedecer a un solo jefe para una sola
funcin.
c) Equilibrio autoritario-responsabilidad: debe de establecerse el grado
de autoridad y de responsabilidad que debe de tener cada jefe en cada
nivel jerrquico.
d) Equilibrio direccin-control: a cada grado de delegacin debe de
corresponder el establecimiento de los controles adecuados.
PRINCIPIOS DE DELEGACION:
1.- Integracin de personas:
Adecuar funciones a los hombres
Proveer a los hombres de elementos administrativos para el buen
desempeo de su funcin y
Darle importancia a una buna introduccin adecuada.
2.-interpretacin de las cosas:
Coordinacin de elementos y tcnicas entre s y con las personas.
3.- Instalacin y mantenimiento
Se debe planear como responder los gastos y en momentos de
improductividad en mantenimiento

PRINCIPIOS DE DELEGACION Y CONTROL

Se debe de delegar autoridad teniendo siempre el control de esa delegacin
que se confiere.
1. COORDINACION DE INTERESES. Coordinar intereses de grupos e
individuales de quienes participan de los objetivos
2. IMPERSONALIDAD DEL MANDO: la autoridad debe de ser producto de la
necesidad de todo organismo social y no el resultado de intereses
personales del administrador.
3. VIA JEJARQUICA: dice que no deben de faltar sin razn los productos de
una orden.
4. RESOLUCION DE CONFLICTOS: si se llegan a presentar estos conflictos
deben de resolverse lo ms pronto posible con el menor disgusto de las
partes.
5. APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO: aprovechar los conflictos para
encontrar soluciones.
6. ESTANDARES: el control es imposible si no se han fijado antes los
estndares. (medidores de Objetivos)
7. MEDIR EL CONTROL: el control deber de usarse solo si el trabajo que se
impone tiene justificacin ante los beneficios que se espera y
8. EL PRINCIPIO DE EXCEPCION: dice que el control es ms eficaz cuando
se concentra en cosas que no salieron como se plane en un inicio.

Disear un mapa conceptual referente a temas ledos.

Redactar una definicin de proceso administrativo y fase mecnica o
estructural.