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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE
CURSO: LOGISTICA
ADMINISTRACIN.

TEMA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS, OBJETIVOS,

POLITICAS, RESPONSABILIDADES Y
ORGANIZACIN DE COMPRAS
DOCENTE : MARQUEZ VALENCIA, POLICARPO
CICLO

INTEGRANTES:

DE LA CRUZ MENDEZ, MILAGROS

GALLARDO CHINGA, ANTHONI MICHEL

DEDICATORIA

PRESENTACIN

El presente trabajo est

dedicado a nuestros padres,
profesores y dems personas
que nos apoyan, porque son
ellos los que se esfuerzan para
que seamos profesionales de
xito.

Para nuestro profesor: MARQUEZ VALENCIA, POLICARPO

El tema de DEPARTAMENTO DE COMPRAS, esta entretenido con la

razn fundamental de la universidad Jos Faustino Snchez Carrin.
Ya que su misin est encabezada por formarnos da a da, por
hacernos personas ms eficiente y Racionable ante cualquier
problema y por extensin, de las empresas.
No son eficientes ni Racionables los que as nacen, sino los
que se hacen.
Este trabajo funciona con mucha exactitud en la actualidad ya que
nos ayuda a lograr nuestras metas es por eso que fue creada, Por lo
tanto este trabajo nos ha hecho reflexionar, muy a parte de analizarlo
y estudiarlo hemos dado con la conclusin de que es muy importante
para nosotros mismos ya que as podemos sobresalir dentro de
nuestro campo profesional.

INTRODUCCIN
Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre, empezaron cuando el
hombre dio en trueque (en cambio) algunas de sus pertenencias por una propiedad
ajena, la misma ha sido muy bsica para el progreso y la riqueza del hombre, ya sea
personal o como parte de sus funciones ya organizada como grupo. Los procedimientos
que utilizan las organizaciones empresariales al realizar sus compras de bienes en

general

para cumplir

con sus objetivos,

desenvolvimiento de las mismas.

constituyen

parte importante en

el

Si los procedimientos de compras que emplea la

empresa se llevan a cabo en una forma metdica y profesional, los resultados que se
obtendrn sern ptimos, lo que significa lograr una maximizacin en las utilidades de las
empresas para alcanzar el propsito fundamental de las mismas. La importancia de tener
un proceso de compras eficiente cada vez es mas importante, ya que permite un control
adecuado de la adquisicin de los bienes y servicios, as como analizar los procesos de
manera mas detallada, y

por ende se realiza una compra exitosa, manteniendo el

equilibrio laboral al asegurar la recepcin de los materiales, equipos, etc., necesarios y la

entrega a tiempo de los mismos, para realizar de forma equilibrada las actividades diarias
relacionadas con el procedimiento. El propsito o finalidad del presente anteproyecto es
la elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos para el rea de Compras, de
la empresa Aerobuses de Venezuela, C. A., y lograr el

mximo rendimiento en la

obtencin de los bienes y servicios para el funcionamiento adecuado de las mismas. En

estos tiempos modernos las empresas deben adaptarse a los cambios que se van
sucediendo, el orden y sistematizacin, la comunicacin entre las diferentes reas o
departamentos juegan un papel muy importante, porque se asegura un estricto control de
las normas y procedimientos que adoptan dichas reas, es decir cada rea debe tener un
manual de procedimientos. En el caso de nuestro estudio, intervendran las reas de:
Gerencia Administrativa, Compras, Suministros o Almacn, Tesorera y Contabilidad.
Segn algunos datos, se ha observado que muchas empresas, no utilizan procedimientos
adecuados en sus sistemas de compras, porque no se le presta la debida atencin que
merece este aspecto en el funcionamiento de las mismas. Las compras representan un
factor clave en el xito de cualquier empresa, organizacin o institucin que quiera
alcanzar la excelencia. En estos tiempos de crisis, contar con un proceso de compras
ptimo permite la probabilidad de alcanzar el xito, la intencin de poder determinar como
el uso de los manuales de procedimientos, podrn hacer mas eficiente el proceso de la
compras.

INDICE
DEDICATORIA....2
PRESENTACIN...............3
INTRODUCCIN...........4
DIFINICIN.....6
IMPORTANCIA...6

OBJETIVOS....6
FACTORES..7
POLITICAS...8
FUNCIONES9
LA RELACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS.10
DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN A COMPRAS...14
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE COMPRAS...15
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS ...........18
PROGRAMAS Y PRESUPUESTO DE COMPRAS.20
ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS23
UBICACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DENTRO DE LA ESTRUCTURA
DE

LA

ORGANIZACIN................................................................................................................24

SELECCIN Y CONTROL DE PROVEEDORES.....27

CONTRATOS DE COMPRA-VENTA..28
LOS PROVEEDORES EN RELACIN AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS . 31

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEFINICION
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones
necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un
precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros
departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la

importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada

departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la
organizacin.
IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Toda empresa tiene un departamento de compras, en l recaen las
responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas,
artculos de oficina y equipo) indispensable para la produccin de bienes y
servicios,

poniendo

mucha

atencin

para

conseguirlos.

Los recursos materiales son guardados en el almacn y con posterioridad se

surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de
compras puede tener una aportacin a la productividad, mediante prcticas de
ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo,
adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendir en
costos ms bajos.
OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Comprar los materiales para los propsitos buscados.
Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
Procurar materiales al precio ms bajo posible, compatible con la calidad y
el servicio requerido.
Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia
que impida la entrega de un proveedor.
Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones
monetarias, inflacin o escases.
Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.

FACTORES EN LA DECISIN DE UNA COMPRA

Los tres principales factores en la decisin de una compra son:
1. La calidad
2. El precio
3. Funcionalidad
1. La calidad
No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio
por si mismo no denota mayor calidad en el producto.
2. El precio
Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual
indica que ya no es una gua confiable para un comprador.
En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el
proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el rea de
compras no puede basar solamente su eleccin en el precio, ms bien debe
analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en
este mercado que ms bien est movindose por la calidad, se requiere un
esfuerzo muy importante desde el diseo para lograr la calidad que el cliente esta
solicitando.
El rea de compras tiene la obligacin de comprar justo los materiales que
ayuden a abatir los costos de produccin para que sta resulte de la calidad
apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa.
En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el
costo de produccin se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente
disminuye, ya que es l quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.
3. Funcionalidad
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las
especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que funcin van
a desarrollar en beneficio del producto final.
Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir solamente
sus caractersticas no es la aproximacin adecuada, lo importante es definir qu

funcin van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado,
esta funcin debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el
proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su
producto o servicio.
POLTICAS DE COMPRAS
Las polticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y
estas deben estar acordes con las polticas generales de la empresa.
Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de
compras son:
Deben estar claramente expuestas.
Ser razonables y fciles de llevar a la prctica.

Indicar los factores limitativos y determinantes.

Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas.

Niveles que deben abarcar.

El departamento de compras debe contar con polticas de: Fuentes de

abastecimiento, especificaciones, precios, calidad, investigacin y desarrollo,
tica, ventas de material de desperdicio.
Es responsabilidad del gerente de compras de atender las variaciones que
pudieran afectar las polticas y hacer los cambios necesarios tomando en cuenta
la opinin del personal de compras involucrado con dichas polticas

FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Dentro de las funciones del departamento de compras est, el mantener

informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del

proceso de adquisicin del material o servicio solicitado, con la finalidad de poder
tomar las acciones necesarias en caso de algn retraso o desvo. En caso de
existir ste, compras podr comprar algn contratipo del material, sin necesidad
de avisar al solicitante.
La funcin del departamento de compras no se limita a compras nacionales,
tambin,

su

personal

debe

tener

conocimientos

acerca

de

compras

internacionales, ya sea de importacin o de exportacin. Al realizar este tipo de

funciones, el departamento de compras se enfrenta a varios problemas
potenciales que pueden ser:

De aspecto legal

Estndares de calidad

Tiempos de entrega e inventarios

De comunicacin.
Tambin se deber tener especial cuidado en la negociacin de las condiciones
de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos, se debern tomar en cuenta el
pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales, impuestos y gastos aduanales,
etc.
Las funciones del departamento de compras segn Joaqun Rodrguez Valencia
son las siguientes:

Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de

materias primas, suministros y servicios a la empresa.

Entrevistar a los proveedores o sus representantes.

Cotizar los precios, calidad y transporte.

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Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de

rechazo y ajustes.

Vender los deshechos, sobrantes y artculos de desuso.

Recepcin, guarda y almacenaje.

Efectuar la clasificacin de los recursos materiales.

Realizar el control de existencias.

LA

RELACIN

DEL

DEPARTAMENTO

DE

COMPRAS

CON

OTROS

DEPARTAMENTOS
La funcin de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la
organizacin y para ello debe trabajar en conjunto con todas las reas como son:
Direccin:
La relacin que debe existir con la Direccin general es mediante reportes de las
actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la
totalidad de sus funciones en un determinado perodo de tiempo, adems de
hacer mencin especial a las compras de mayor volumen, que por lo mismo
representan un desembolso importante para la organizacin.
Estos reportes deben contener informacin estadstica de los mercados de
insumos y la posicin de la organizacin ante stos, lo cual permitir evaluar de
una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la
organizacin.
Produccin:

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En esta rea recae la funcin de compromiso de procesar los insumos y

convertirlos en productos de calidad. La relacin entre los departamentos de
compras y produccin es; que compras procure los materiales necesarios para la
produccin a satisfaccin de los requerimientos establecidos para tal efecto.
Ambos departamentos comparten una obligacin igual con respecto a la
administracin; ambos son responsables de mantener los costos en un nivel
ptimo. Produccin producir a costos bajos siempre y cuando la actuacin de
compras se enfoque a la obtencin del mximo valor por unidad monetaria
gastada.
Es responsabilidad de produccin avisar a compras con oportunidad de las
necesidades de materiales, para tener entregas de los mismos, con calidad,
tiempo y cantidades suficientes de acuerdo a los planes de produccin, evitando
con ello paros innecesarios en produccin y perdidas cuantiosas a la
organizacin.
Ventas:
La relacin entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto debido a que la
funcin de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la
organizacin; El xito de dicho esfuerzo depende de la calidad, precio, cantidad y
confiabilidad
de entrega del producto vendido, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia
del departamento de compras para abastecer de materiales de calidad a la planta
productiva, entre otras cosas.
Programacin y planeacin:
Aunque muchas veces no estn identificadas en forma separada dentro de la
organizacin; sin embargo, es necesario programar y planear las actividades y los
objetivos a largo plazo. Cuando en una organizacin estas funciones se
desarrollan, la relacin de compras con este departamento es la siguiente:

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Cumplir los programas de abastecimiento o dar razones suficientes para que se

realice un cambio en el programa.
Seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente de los posibles
cambios que puedan influir en los programas y planes.

Desarrollar informacin basndose en presupuestos de los abastecimientos de

materiales, mercados, y programar las entregas.

Almacenes:
Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento; con ayuda de un efectivo
sistema de procesamiento de datos para control de inventarios, solicitar los
materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los requisitos y el
programa de entregas; con el propsito de que el departamento compras haga su
labor con efectividad, buscando siempre abatir costos.
En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un funcionamiento
mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de

choque en

cuanto a la flexibilidad y efectividad de las compras.

Ingeniera:
La relacin entre el departamento de compras y el de ingeniera, es de servicio
mutuo. El departamento de compras sirve a ingeniera procurando los materiales,
refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y asistencia tcnica de
los proveedores, as como en la preparacin y evaluacin de alternativas e
investigacin de mercado en bsqueda de nuevos materiales y equipos.
Ingeniera da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesora de parte
de los ingenieros expertos, en relacin con las especificaciones necesarias para

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la comprensin de los requerimientos de materiales y equipos, que por la funcin

que realicen sean de carcter especial.
Contabilidad:
La relacin de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podra decirse
que ambos departamentos son como socios que deben cuidarse entre s, ya que
parte de la funcin de compras es gastar el dinero de la organizacin con la
finalidad de mantener los materiales y abastecimientos necesarios para el
perfecto funcionamiento de la organizacin, y la de contabilidad es ejecutar los
pagos de dichos gastos, siempre y cuando los comprobantes de los proveedores
sean correctos, de acuerdo con las polticas de la organizacin y las leyes de
hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre existan fondos disponibles
y en la cantidad necesaria para que la funcin de compras no se vea obstruida y
esto pueda ocasionar problemas mayores en las dems reas que requieren de
los servicios de compras.
Relaciones pblicas:
La funcin de compras con el departamento de relaciones pblicas debe de ser
de una alianza comn, debido a que el personal que labora en el departamento de
compras mantiene un amplio contacto con todos sus proveedores y es de una
influencia importante en las relaciones pblicas, para la organizacin.
DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN A COMPRAS
Departamento de informtica
El departamento de informtica, es uno de los departamentos que actualmente
estn ms ligados con la operacin y administracin de la mayora de las
organizaciones.
Es por medio de la computadora que se realizan la mayora de los trabajos
escritos necesarios en la operacin del departamento de compras y ahora, es a

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travs de este medio que es posible recibir cotizaciones, catlogos, etc. utilizando
para ello el Internet.
Departamento de recibo de materiales
Los materiales comprados, llegarn a la empresa por distintos medios, y debern
ser entregados a los departamentos solicitantes, para su correcta utilizacin.
Si no existiera un departamento de recibo de materiales, posiblemente se
generara un caos en la recepcin, ya que algunos embarques podran venir
incompletos, de mala calidad, etc., lo cual quizs ocasionara retrasos en la
produccin, o errores en la utilizacin e estos, a falta de un control de recibo.
Las funciones que debe realizar el departamento de recibo son:
Registrar adecuadamente todos y cada uno de los materiales recibidos.
Verificar si los materiales recibidos cumplen con los requisitos.

Solicitar la inspeccin de los materiales que as lo requieran, por parte

de los departamentos de control de calidad y compras, para determinar
si cumplen con las especificaciones.

Dar aviso a los departamentos solicitantes, del estado en que se

reciben los materiales.

Entregar los materiales a los solicitantes, as como la documentacin

correspondiente a los departamentos involucrados, de acuerdo al
procedimiento previamente establecido.
La responsabilidad de la funcin de recibo de materiales, debe ser asignada a una
personal en especial y en el caso de las empresas muy grandes, es necesaria la
creacin de un departamento de recibo, que cuente con personal especializado y
que reporte a la jefatura de almacn.

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La recepcin de materiales y la compra de estos, son funciones muy relacionadas

entre s, por lo mismo, en cualquier empresa debe de existir una estrecha
comunicacin y cooperacin entre ambos departamentos.
Departamento de almacn
Al ser este departamento el responsable de la custodia de la mayora de los
materiales que no estn dentro de un proceso de produccin, o son productos ya
terminados, es de vital importancia que el control de estos materiales y productos
sea riguroso, ya que de la veracidad de la informacin contenida en los reportes
de inventario, depender la exactitud de la planeacin de la produccin, y la
generacin de la agenda de requerimientos de los materiales necesarios para
cumplir con dichos planes de produccin.
Es por eso que el funcionamiento del departamento de almacn est muy ligado
al funcionamiento del rea de compras.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE COMPRAS
El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y
funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se
realicen del mismo modo. Por lo tanto, hay que establecer procedimientos
normalizados, cuyo fin es especificar para cada operacin o grupo de
operaciones la participacin de sectores de la empresa y del exterior interesado.
Un procedimiento es la sucesin de pasos consecutivos para realizar una
actividad.
Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de
compras:
Requisicin. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre
cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra. En la
mayora de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello,
un dilogo entre comprador y proveedor para la futura compra-venta
del bien o servicio.

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Cotizacin. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y

plazo de pago por la adquisicin del bien o servicio en cuestin. Se
abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al
hablar de cotizacin, se est hablando de la valorizacin de que los
proveedores le dan a su artculo que ofrecen, representada en dinero.
En el sector pblico las cotizaciones se realizan bajo la Ley de
Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador mediante
concursos o licitaciones; en el sector privado, las cotizaciones se
solicitan de acuerdo a las polticas que tengan las empresas
solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas.
Pedidos u rdenes de compras. Es el documento fsico, por escrito,
en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por
parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar
adecuado para ello, por lo que sera risible no estipular las
condiciones de compras de los bienes o servicios. El pedido puede
cambiar en cuanto a su forma, tamao, impresin, pero nunca variar
su objetivo: hacer la solicitud de algn bien o servicio. El contenido del
pedido deber de llevar por lo menos estos elementos: nmero de
referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de
entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripcin, precio,
importe total, autorizacin, y clusulas.
Expeditacin. No es ms que una confirmacin del pedido. Lo primero
que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor
est perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que
se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios,
fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.
Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripcin, la
seccin, rea o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa
de control), deber verificar que se est realizando la entrega del
proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u
orden de compra con la cantidad correcta. Finalizada la actividad de

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remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en

el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, nmero de
pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripcin,
observaciones y autorizaciones correspondientes.
Control de calidad. La calidad de los productos siempre ser un
factor importante. Se revisarn todos los bienes entregados, as como
la valoracin del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de
contener defectos, caractersticas daadas o incompletas en los
artculos, se proceder a separarlos, contarlos y registrarlos para su
posterior devolucin al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la
entrega. Es aqu, en el control de calidad, donde actan los ingenieros
y administradores para lograr su objetivo principal: asegurar los
productos con la mejor calidad requerida.
Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso fsico de la mercanca que
no cumple con las caractersticas impuestas por el rea de control de
calidad que van acompaadas siempre por un documento fsico que
describe las causas por la que se somete dicha accin. Esta accin
repercutir tanto para el pago del proveedor como para el resurtido
del siguiente pedido. Se deber de realizar un informe al responsable
comprador.
Pagos. El pago es la remuneracin econmica por obtener el bien y/o
servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en
efectivo, transferencia electrnica o cualquier otro medio que sea
indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra
exhibicin de la factura correspondiente.
Controles

complementarios.

Algunas

empresas

funcionan

nicamente con el concepto de control complementario a la

disposicin de emplear una persona o una seccin para que coordine
las actividades inherentes de control a los proveedores. A mi juicio, un
departamento de compras debe contar con un anlisis profundo en

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cuanto al manejo de mrgenes de utilidad, precios de venta internos y

de la competencia, rotacin de inventarios, anlisis de Paretto de los
proveedores, etc., para poder situar al responsable comprador con la
realidad del mercado y de la empresa. Entre ms conocimiento se
pueda manejar en la negociacin, mejores oportunidades tendr el
comprador en obtener sus objetivos con el proveedor.
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Las funciones del control de materiales se agrupan en unidades organizadas, y
as

como

estas,

tambin

los

procedimientos

deben

ser

ordenados

sistemticamente.
En el caso de las compras, existe un orden en que deben ejecutarse los pasos
necesarios para efectuar una compra. Es claro que no es una regla comn para
todas las empresas ya que cada empresa tiene sus propios procedimientos, pero
podemos hacer una lista ordenada de los pasos que pueden ser generales para
tal funcin:
Requisicin de un material al departamento compras.
Elaboracin, registro y seguimiento de la orden compra.

Recepcin, inspeccin, supervisin y almacenamiento del material.

Control de documentos de la recepcin del material.

Revisin de documentos y ejecucin del pago correspondiente.

Este es slo un procedimiento que se puede aplicar a actividades elementales, y
solo muestra la secuencia de los pasos que se deben realizar. Un procedimiento
formal, para ser aplicado en una empresa necesita de cumplir ciertos requisitos
tales como:

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Las actividades a realizar debern ser explicadas a detalle.

Se deber mencionar el departamento que realizar la actividad.

Cumplir con una secuencia lgica requerida

Ser escrito en un lenguaje comn.

Deber incluir, las formas y documentos requeridos.

Los procedimientos garantizan ciertas ventajas tales como: Delimitacin de
responsabilidades y autoridades, deberes y funciones, las instrucciones estn
escritas,

describen el departamento completamente, clasifican al personal

involucrado, son de gran ayuda en la preparacin de presupuestos y fijacin de

costos, son base para determinar sueldos y en los cambios de organizacin se
constituyen como la base.

PROGRAMAS Y PRESUPUESTO DE COMPRAS

Programas de compras:
Un programa de compras es un instrumento administrativo donde se establecen
los pasos a seguir para la compra de materiales racionalmente, en el se
establecen fechas precisas de iniciacin del proceso y tiempos en que deber
desarrollarse y finalizar.
Las etapas contenidas en un programa de compras deben de ser acordes con las
necesidades, y los pasos y fechas sern regidos por las dificultades del mercado
y del tiempo disponible.
Las compras programadas tienen un lugar definido dentro de los procedimientos
de compras, y el uso apropiado de este tipo de compras tiene varias ventajas,
tales como:

20

Reduccin del papeleo al eliminar el uso repetitivo de requisiciones de

compra.

Se logran mejores precios al comprar por volumen y largo plazo.

Se facilita el control de los materiales comprados.

Permite el anlisis respecto al proveedor principal o nico, con el

propsito de buscar fuentes alternas de surtimiento.
Existen tres situaciones de abastecimiento en la que es factible optar por las
compras programadas:

Cuando la habilidad

para escoger una o ms fuentes de

abastecimiento, est restringida, como en el caso de un producto con un diseo

nico y que solo lo fabrica o distribuye un solo proveedor.

Cuando la aprobacin de ingeniera cubre a un solo proveedor.

Cuando se compran materiales de la misma marca a diferentes

distribuidores, y la diferencia en precios es mnima, en tal caso se podr negociar
con un solo proveedor un mejor precio.
Una cuidadosa programacin de entregas, evita el exceso o la falta de existencias
en los almacenes. Esta se obtiene mediante la intima cooperacin de los
departamentos de proyectos, programacin de produccin, control de materiales
y todos aquellos donde se formulen requisiciones.
Con lo anterior, podemos decir que el departamento de compras puede ser
medido en funcin de cmo programe las compras, y esto podra ser tomando
como referencia los siguientes puntos:

La frecuencia con que escasean los materiales por una mala

programacin.

Hasta que grado, se reducen los inventarios al tener proveedores

confiables para llevar a cabo los programas establecidos.

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En sntesis, la programacin de compras sirve para: Evitar demoras, optimizar

gastos, controlar la calidad y controlar inventarios. La programacin se realiza de
acuerdo a un plan especfico; que va desde la obtencin de informacin,
identificacin de las necesidades, seleccin de los proveedores, hasta la puesta
en marcha del programa final.
Lo anterior nos indica que la programacin y la planeacin siempre se dan en
conjunto y, adems, debemos aclarar que stas se dan en los diferentes niveles
de una organizacin, los cuales son: nivel corporativo, nivel empresa y nivel
departamento.
El perodo de programacin tiene lmite, la planeacin no lo tiene pues es una
actividad continua que solo vara de acuerdo con los cambios en la produccin o
en el mercado de los materiales o insumos.
Presupuestos de compras:
Un presupuesto, es un plan formulado para un determinado perodo de tiempo
que transcurrir en un futuro, especificado en trminos numricos.
Los presupuestos son parte de la planeacin y generalmente se refieren a los
gastos que sern realizados en el futuro, estos deben ser elaborados basndose
en las necesidades de inversin y a los ingresos planeados para un perodo de
tiempo determinado, y finalmente son los presupuestos una base de medicin de
la actuacin financiera de la empresa o de un rea determinada, lo cual permitir
detectar alguna desviacin en cuanto a lo planeado y se podrn aplicar medidas
de correccin.
Para el rea de compras, los presupuestos se dividen en dos tipos:
Presupuesto de operacin del rea de compras.
Presupuesto de compras de materiales.
El primero se refiere a la estimacin de los gastos que sern necesarios de
efectuar, para lograr que la operacin del rea de compras se desarrolle de
manera normal y comprende conceptos tales como: Sueldos, gastos de viaje,
cursos de capacitacin, gastos de representacin, etc.

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El segundo incluye: La compra de materia prima y lo niveles de inventario que se

deseen tener, as como las necesidades de produccin en cuanto a: Maquinaria y
materiales de ensamble, que sern utilizados para la elaboracin o fabricacin de
un producto final en especial. Este es el presupuesto que ms preocupa e
interesa a las organizaciones, ya que su elaboracin as como la elaboracin de
los dems presupuestos de las distintas reas de la organizacin depende del
presupuesto de ventas, debido a que las ventas son la fuente de ingreso de la
organizacin y marcan la pauta para definir los gastos futuros.
En este proceso el departamento de compras juega un papel muy importante, ya
que ser ste, responsable de gastar un gran porcentaje del presupuesto general
de la organizacin. Esto significa que el personal que integre el departamento de
compras de una organizacin, deber tener grandes conocimientos en cuanto a:
Mercados, fuentes de abastecimiento, calidad de los productos, niveles de
precios, etc.
En cuanto al presupuesto de ventas, debemos decir que, es muy importante que
se elabore con gran exactitud, apegndose siempre a los pronsticos de ventas,
ya que ello ayudar a la labor del departamento de compras en cuanto a la
colocacin de grandes pedidos, que ayuden a obtener mejores precios.
El presupuesto de produccin est situado en nivel de importancia, abajo del de
ventas, dependiendo directamente de l, porque ser en relacin con los
pronsticos de ventas que se elaborar el calendario de produccin.

ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Los principios de la organizacin aplicados al departamento de compras
Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma que
puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que este
departamento representa para las empresas, se debe poner especial atencin en
tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las compras para
una adecuada operacin.

23

Para que se logre obtener una adecuada organizacin de ste departamento, se

deben fijar objetivos claros y definidos, adems, debe existir una excelente
coordinacin del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan
alcanzar.
Para que se de la coordinacin necesaria, se deben observar ciertos principios
como, la ubicacin del departamento dentro de la estructura de la organizacin, la
centralizacin o descentralizacin de actividades, la sencillez de la organizacin
propia del departamento, la armona con la que se trabaje en relacin con los
dems departamentos de la empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios
que se den en la empresa, con el buen seguimiento de los principios
mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado, que traducido a
principio se denomina eficiencia.
Los principales tipos de organizacin en un departamento de compras son:
1. Organizacin lineal: Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad
se transmiten en lnea descendente, como una caracterstica de un
crecimiento vertical de la organizacin.
2. Organizacin funcional: Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador
de la Administracin cientfica, basada en la especializacin de funciones y la
divisin del trabajo, lo anterior consiste en que las labores de la Direccin
deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el mnimo de
funciones posible. As, cada persona que dirija, lo har slo sobre una sola
operacin principal, para lo cual debe especializarse, para poden ejecutar sus
propios planes, siendo responsable de los resultados que se obtengan.
3. Organizacin de lnea y staff: Este tipo de organizacin se utiliza como
apoyo a la organizacin lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo
integrado por especialistas para cada funcin, sin que esto le reste autoridad
a cada jefe de la funcin que requiera de apoyo, aunque algunas veces los
altos directivos no aceptan del todo recibir instruccin del personal del grupo
de apoyo, ya que debido a su jerarqua piensan que ellos conocen ms del
problema que los especialistas.

24

UBICACIN

DEL

DEPARTAMENTO

DE

COMPRAS

DENTRO

DE

LA

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN
La ubicacin del rea de compras dentro de una empresa vara de acuerdo a la
importancia de sta, y a las necesidades y organizacin de cada una de ellas, y a
cmo se desarrollen las funciones y actividades dentro de la empresa. Es por ello
que las funciones del departamento de compras pueden llegar a ser muy diversas
de una empresa a otra, en funcin del tamao de la empresa. En algunas
empresas, los departamentos de compras y produccin estn estrechamente
relacionados debido a que la funcin que se considera primordial es la de
abastecer a la produccin.
El departamento de compras puede reportar a la Direccin Comercial si se
considera la importancia que representan las compras ante las ventas,

al

departamento de Contabilidad si se trata de mantener un control sobre las

compras, a la Contralora como parte de la administracin especial de las
compras o directamente a la Direccin General, cuando sea necesario mantener
un riguroso control sobre las compras. Todo depende de la importancia que se le
d al departamento de compras al que por cierto, se le debe de dar una gran
importancia, por ser un departamento de asesora, adems, debe contar con la
misma libertad de accin que los dems departamentos de la empresa.
Centralizacin y descentralizacin del servicio de compras
Estos dos aspectos de las compras podran darse separados y en grados
parciales o completos, o bien darse en conjunto, tambin en grado parcial o total,
pero es mejor definirlas en tres partes para que sea ms comprensible la funcin
que se realiza en cada caso:
1. Las compras centralizadas: son aquellas en las que un departamento de
compras es el que se encarga de hacer todas las compras de materiales,
insumos, equipo, refacciones o servicios; para lo cual requiere de personal
especializado y competente.

25

2. Las compras descentralizadas: son aquellas que son efectuadas

directamente por los departamentos que van a utilizar los materiales
comprados, lo cual en ocasiones en ventajoso para la empresa, ya que se
reducen los gastos de transporte, de papeleo y son ellos mismos quienes
deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar directamente con los
proveedores pueden establecer claramente sus requerimientos, adems, de
tener un intercambio de informacin tcnica que a futuro pueda ser til para
el desarrollo de sus funciones.
3. Las compras centralizadas-descentralizadas: son las ms comunes en
la mayora de las organizaciones que cuentan con varias plantas. Esto
debido a que es ms prctico que una sola oficina matriz de compras se
encargue de la compra de materiales comunes para todas las plantas con el
objeto de obtener mejores precios por volumen, dejando que cada planta
compre solamente los materiales que sean necesarios en forma exclusiva
para su funcionamiento, apegndose siempre a las polticas generales que
para tal propsito deben estar establecidas en la organizacin.

El manual de compras
El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna empresa
como parte de la estructura formal de la misma. Es un compendio exclusivo que
funciona como gua del departamento de compras, en el se describe la
organizacin del departamento y la definicin de las operaciones que en el se
desarrollan.

El manual de compras debe contener:

Introduccin.

26

Contenido.
ndice.
Organizacin.
Polticas.
Procedimientos.
Introducciones tcnicas.
Circulares.
El catlogo de formas
Las formas constituyen un medio para transmitir, guardar o registrar informacin
de la manera ms simple y uniforme, por lo cual se debe tener un catlogo de
todas las que se utilizan en el departamento de compras, sin importar si son
externas o internas.
El tener este catlogo evitar la duplicidad y se podr saber que utilidad ofrece la
utilizacin de cada una de ellas.
Con este control se pretende evitar las copias o formatos innecesarios, que cada
una de ellas se utilice para el fin que fue creada y que su produccin sea
econmica.
El manual de compras y el catlogo de formas, son de mucha importancia en la
industria moderna y sirven como medios de comunicacin escrita en la gerencia
de compras.
SELECCIN Y CONTROL DE PROVEEDORES
Seleccin preliminar de las fuentes de abastecimiento:
La decisin clave en los centros de administracin de adquisiciones es la
seleccin del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si
con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo
en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la decisin
sobre la seleccin del proveedor es la decisin ms importante que se puede
hacer en el departamento de compras.

27

El propsito de la seleccin, es el de establecer una lista de aquellas empresas u

organizaciones que ofrecen productos o materias primas, propios a las
necesidades de la empresa, para poder pedirles posteriormente una cotizacin
sobre sus productos.
La decisin para seleccionar a los proveedores consistir principalmente de las
siguientes caractersticas:

Que sus productos tengan la calidad que satisfaga las necesidades de

produccin.

Que su servicio de entrega sea oportuno.

Que el precio sea el ms bajo, en relacin con sus competidores.

Que el servicio que preste sea excelente.

Que sus productos vengan con garanta de devolucin por si tiene

algn defecto o no son los requeridos.
El criterio de seleccin del vendedor asociado con su evaluacin, puede variar
segn las necesidades organizacionales, una buena evaluacin, separa al buen
comprador del promedio.
Lo que el comprador busca, es el desempeo aceptable de un proveedor, ya que
si sucede lo contrario, le significara ms costos fuera de programa, y deteriora las
relaciones inter-departamentales dentro de su empresa entre muchas otras cosas.
Se deben tomar en cuenta varios aspectos importantes, acerca de los materiales
que van ha ser comprados, antes de iniciar la seleccin del proveedor,

son

aspectos que ayudarn a identificar a los probables proveedores, haciendo ms

fcil la seleccin.
Dichos aspectos son:

28

Clasificacin de la industria y comercio

Disponibilidad comercial del producto.
Cantidad que ha de ser comprada.

CONTRATOS DE COMPRA-VENTA
El Contrato de Compra Venta es el factor central de toda transaccin comercial,
constituyndose en el punto de partida del comercio internacional e instrumento
jurdico de la actividad econmica mundial.
El Convenio regula los diversos aspectos de la compraventa internacional, los
derechos y obligaciones de las partes contratantes con relacin a la compraventa
de mercaderas. Por otra parte, en los contratos de compra - venta se sealan las
Condiciones y los Medios de Pago en que se transarn las operaciones
comerciales.
Las Condiciones de Pago; en un contrato compra-venta internacional pueden
establecerse las condiciones de pago ms diversas; el financiamiento puede estar
ligado a cualquiera de ellas.
Algunos son:
Al Contado: El pago al contado vara de acuerdo al momento en que se
efecta el pago, que puede ser al confirmarse el pedido, al momento del
embarque, al momento de negociar los documentos de embarque, o al
momento de recibir la mercadera por parte del comprador. En el primer caso
no se requiere financiamiento, en los otros podr ser necesario un
financiamiento de pre-embarque.
En Cuenta Corriente: Cuando existe una relacin muy favorable entre el
exportador y el comprador extranjero pueden establecer este sistema, el cual
requiere que en ambos pases existan regmenes comerciales cambiarios sin
restricciones que dificulten la transaccin.
En Consignacin: Esta condicin de pago implica que el derecho de
propiedad de la mercanca no se traspasa hasta el momento de su venta en el
extranjero. Esta modalidad entraa muchos riesgos para el exportador, quien

29

slo recibir el pago luego de la venta efectiva, sin embargo es una modalidad
usada en la venta de productos perecibles.
Al Crdito: La compra-venta se paga en un plazo despus del embarque. Las
transacciones al crdito son frecuentes y requerirn de financiamiento de
post-embarque. El tipo de crdito otorgado principalmente ser de
proveedores y los documentos de pago que recibir el exportador podrn ser
pagars o letras de cambio.
Los Medios de Pago: todas las transacciones en el Comercio Internacional
cualesquiera sean las condiciones de pago implican un medio para realizar el
pago de la operacin. Estos medios de pago juegan un rol fundamental, no
slo por ser la forma como se realiza la transaccin, sino porque dan origen al
financiamiento.

Los principales medios internacionales de pago son los siguientes:

Pago Anticipado: ste consiste en que el importador, antes del embarque,
sita en la plaza del exportador el importe de la compra-venta. Esta forma de
pago representa muchos riesgos para el comprador; quien queda totalmente a
merced de la buena fe del vendedor, quien eventualmente y hasta
deliberadamente puede demorar indebidamente el envo de las mercancas o
simplemente en el peor de los casos no hacerlo. El uso de esta modalidad es
excepcional, cuando por ejemplo el vendedor domina el mercado por ser el
nico proveedor del producto de la tecnologa.
Pago Directo: ste se constituye cuando el importador efecta el pago
directamente al exportador y/o utiliza a una entidad para que se efecte este
pago sin mayor compromiso por parte de esa entidad. Los medios de pago
ms comunes para pagos directos son el cheque, la orden de pago, el giro o
la transferencia. Los medios de pago directos son utilizados normalmente

30

cuando las condiciones de pago son al contado, en cuenta corriente o a

consignacin.
Cobranzas Documentarias: stas se definen como el manejo por los bancos
de documentos que pueden ser financieros o comerciales; segn las
instrucciones que reciban, con el fin de lograr el cobro y/o la aceptacin de
documentos financieros. El exportador entrega sus documentos a un banco
para que ste, bajo las instrucciones recibidas, maneje y entregue los
documentos al comprador previo pago y/o aceptacin.
El Crdito Documentario: La Carta de Crdito o Crdito Documentario,
ocupa el lugar de privilegio entre los medios de pago para operaciones de
compra-venta internacionales de mercancas, no slo por las seguridades que
ofrece, sino porque mediante su uso se consigue un equilibrio entre los
riesgos de tipo comercial que asumen las partes que intervienen en la
compra-venta internacional.
El contrato comienza a formarse a partir de una oferta.
La oferta debe ser una propuesta especfica indicando la mercadera, la cantidad
y el precio. Debe estar dirigida a persona determinada. La oferta puede ser
retirada, revocada o rechazada; en este ltimo caso se extingue la oferta.
La oferta surtir efecto cuando sta llegue al destinatario. Toda declaracin u otro
acto del destinatario que indique asentamiento a una oferta constituirn
aceptacin. La aceptacin de la oferta surtir efecto en el momento en que la
indicacin de asentamiento llega al oferente dentro del plazo que ste haya fijado.
La oferta detallada debe contener los siguientes datos:
Descripcin exacta de la mercadera y del embalaje.
Medidas y pesos especficos.
Especificaciones de calidad.

Precio unitario en dlares u otra divisa.

31

Condiciones de pago.

Condiciones de entrega.
LOS PROVEEDORES EN RELACIN AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Los proveedores deben actualizarse en base a criterios de la gerencia. Para
ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:
La capacidad corriente y potencial y disposicin para proporcionar calidad y
cantidad, entregas oportunas y servicio.
Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos
por volumen, costos de transporte y condiciones de crdito.

Las restricciones legales

Las polticas de la entidad acerca de las transacciones con personas

vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.
Responsabilidades del rea de compras
a) Suministrar materiales y servicios en tiempo y forma
b) Elegir, tratar y negociar con proveedores
c) Investigar, cotizar, analizar y actualizacin de precios.
d) Poner en circulacin rdenes de compra y su seguimiento
e) Recepcin, revisin custodia y entrega de adquisiciones
f) Aseguramiento de la calidad
g) Medios de transporte (bsqueda de soluciones y costos)
h) Control de proveedores (cuentas por pagar)
i) Control de inventarios y almacenes
j) Logstica de compras y almacenes
k) Otros menores

32

RESUMEN
La mayor parte de las compras tiene su punto de partida en el control de
inventarios que lleva el encargado del balance de almacn, y este control
comnmente lo ejerce el departamento de planeacin. La decisin de comprar o
no los materiales se ver afectada por el mercado y por las del departamento que
lo solicito, tomando en cuenta por un lado a necesidad que haya del producto y la
posibilidad de incluirlo e la produccin, si el producto no es estndar el agente
de compras tiene que decidir muchos asuntos relacionados siendo los mas
importantes la calidad, el precio, y el tiempo de entrega.
En la organizacin moderna el gerente de logstica procura obtener la calidad
especificada por el departamento que lo haya solicitado
La mayor parte de las compras tiene su punto de partida en el control de
inventarios que lleva el encargado de almacn, y este control comnmente lo
ejerce el departamento de planeacin
La organizacin de cualquier departamento debe ser una respuesta natural a la
funcin que va a desempear, es una buena prctica de compras solicitar la
opinin del maestro mecnico. En empresas

chicas generalmente hay un

comprador que puede tener adems una ocupacin, los departamentos de

compras ms grandes estn funcional izados en general hay un agente de
compras, un ayudante del agente de compras, varios compradores, empleados de
archivos, taqugrafos, encargados del trfico, encargados del control y
seguimiento de ingeniero de materiales, segn la cantidad y magnitud de las
compras que se hagan

33

PALABRAS CLAVE

Adquisiciones
Organizacin.
Recursos
Calidad
Seleccionar
Insumos
Procesar
Confiabilidad
Presupuestos
Asesora
Proveedores

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BIBLIOGRAFIAS

http://adquiriendobienesserviciosdeempresa.blogspot.com/2013/02/introduccion-al-

departamento-de-compras.html
https://www.youtube.com/watch?v=feTAUGThlZo
http://files.uladech.edu.pe/docente/18174193/Curso%20Administraci

%C3%B3n%20de%20Logistica%20Presencial/CONTENIDO_8.pdf
http://www.gestiopolis.com/marketing-2/logistica-gestion-compras-

almacenes-transporte.htm
http://es.wikipedia.org/wiki/Log%C3%ADstica