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TREINAMENTO

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Mdulo Frotas

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NDICE

1 CONCEITO ............................................................................................................... 3
2 CADASTROS DE FROTAS E PREDECESSORES ......................................... 4
2.1 Grupo de Veculos ............................................................................. 4
2.2 Marcas .................................................................................................... 5
2.3 Seguradoras ......................................................................................... 7
2.4 Veculos ................................................................................................... 8
2.5 Fornecedores ...................................................................................... 11
2.6 Funcionrios x CNH .......................................................................... 14
2.7 Histrico de Movimentaes de Veculos ............................... 15
2.8 Tipo de Despesas ............................................................................... 17
3 TRANSAES ......................................................................................................... 19
3.1 MANUTENO ................................................................................... 19
3.2 MOVIMENTAO DA FROTA ....................................................... 21
3.3 DESPESAS ............................................................................................. 23
4 AGENDA .................................................................................................................... 26
4.1 AGENDAMENTO ................................................................................. 27
5 CONSULTAS E RELATRIOS ............................................................................ 29
5.1 CONSULTAS .......................................................................................... 30
5.2 RELATRIOS ........................................................................................ 31
6 PARMETROS GLOBAIS .................................................................................... 33
7 BOTES PADRO DO SISTEMA ...................................................................... 35

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1 CONCEITO GERAL
Este Manual tem o objetivo de orientar os usurios sobre as rotinas de cadastros
de frotas e suas movimentaes, controle de manuteno e controle despesas no
sistema EscalaMax.
Mdulo Frotas (Veculos)

FUNCIONALIDADES DOS BOTES NO PAINEL DE SELEO

Boto para sair das funcionalidades das telas.
Boto para a criao de um novo registro dentro do sistema.
Ao efetuar uma alterao em algum cadastro, este boto tem a
funcionalidade de renovar a pesquisa.
Boto para efetuar uma pesquisa nos cadastros predecessores, ao
clicar neste boto uma tela de busca e seleo ser aberta.
Boto para efetuar uma alterao dentro do cadastro efetuado.
Ao clicar no boto Elimina, os dados referentes ao cdigo selecionado
sero excludos.
Boto para efetuar uma consulta no cadastro efetuado.
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2. CADASTROS PREDECESSORES
2.1 Grupo de Veculos
O cadastro de grupo de veculos predecessor as movimentaes de frotas. O
objetivo vincular todos os veculos a grupos com uma mesma segmentao.
Para cadastrar grupo de veculos localize no mdulo Frotas o menu Cadastros,
opo Grupo de Veculos.

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O boto "NOVO F3" permitir o cadastro de um novo Grupo de Veculos.

PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Cdigo Informar o prximo cdigo para cadastro do grupo de veculos.
Descrio Informar a descrio do grupo do veculo.
Utilize o boto

para confirmar o cadastro.

2.2 Marcas
Permite o cadastro das marcas dos veculos.
Para cadastrar marcas localize no mdulo Frotas o menu Cadastros, opo Marcas.

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O boto "NOVO F3" permitir o cadastro de uma nova marca.

PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Cdigo Informar o prximo cdigo para cadastro de marcas.
Nome Informar a descrio da marca.
Utilize o boto

para confirmar o cadastro.

2.3 Seguradoras
Para cadastrar as seguradoras localize no mdulo Frotas o menu Cadastros, opo
Seguradoras.

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O boto "NOVO F3" permitir o cadastro de uma nova seguradora.

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PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Cdigo Informar o prximo cdigo para cadastro da Seguradora.
Nome Seguradora Informar a descrio da seguradora.
Utilize o boto

para confirmar o cadastro.

2.4 Veculos
Permite cadastrar os veculos que fazem parte da frota da empresa.
Para cadastrar Veculos localize no mdulo Frotas o menu Cadastros, opo
Veculos.

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O boto "NOVO F3" permitir o cadastro de um novo veculo.

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PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:
Cdigo (Veculo) Informar o prximo cdigo a ser utilizado. Utilize
para identificar o ltimo cdigo utilizado no cadastro.
Grupo Informar o grupo ao qual o novo veculo ser vinculado. Utilize
para identificar o grupo j cadastrado anteriormente.

ou F2
ou F2

Modelo Informar o modelo do veculo cadastrado.

Espcie Informar a espcie do veculo cadastrado.
Empresa Informar a empresa ao qual o veculo esteja vinculado. Utilize
para identificar a empresa.
Marca Vincular a marca do novo veculo cadastrado. Utilize
identificar o cdigo da marca.

ou F2

ou F2 para

Status Informar o status do veculo. Opes: Ativo e Inativo.

Data Caso o veculo no faa mais parte da frota das empresas do grupo, informe
a data de inativao.
Tipo Informar o tipo de utilizao do veculo. Opes: Outros, Escolta e
transporte de Valores.
Chassis Informar o chassis do novo veculo cadastrado.
Combustvel Informar o tipo de combustvel utilizado pelo veculo. Utilize a
padronizao: Gas, Alc, GNV, FLEX ou Out.
Cor Informar a cor do veculo.
Ano de Fabricao Informar o ano de fabricao do veculo.
Renavam Informar o cdigo RENAVAM do veculo.
Cap/Pot/Cil Informar a capacidade do veculo.
Ano Modelo Informar o ano do modelo do veculo.
Placa Informar a placa do veculo. Utilize a padronizao: AAA-9999.
Cidade Informar o cdigo IBGE do municpio. Utilize
municpio.

ou F2 para identificar o

Situao Informar a situao atual do novo veculo cadastrado. As opes so:

Prprio, Outros, Leasing ou Alugado.
Adquirido em Informar a data de aquisio do veculo.
Leasing/Aluguel e Outros - Para leasing, aluguis e outros devero ser
informados as datas de incio e fim do contrato.
Incio Contrato Data de incio do contrato de leasing ou aluguel.
Fim Contrato Data de fim do contrato de leasing ou aluguel.
Seguro Vincular a seguradora do veculo. Utilize
seguradora, j cadastrado anteriormente.

ou F2 para identificar a

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Vencimento Informar o vencimento do seguro.
Alienado Caso o veculo esteja alienado a flag dever ser marcada.
Observaes Campo destinado ao cadastro de informaes sobre os dados do
veculo.
Licenciado em Informar o ano de licenciamento do veculo.
Reviso:
ltima Informar a quilometragem referente ltima reviso realizada.
Prxima Informar a quilometragem referente prxima reviso a ser realizada.
Rodzio de Pneus:
ltima Informar a quilometragem referente ao ltimo rodzio de pneus.
Prxima Informar a quilometragem referente ao prximo rodzio de pneus.
Troca de Pneus:
ltima Informar a quilometragem referente ltima troca de pneus.
Prxima Informar a quilometragem referente prxima troca de pneus.
Troca de leo:
ltima Informar a quilometragem referente ltima troca de leo.
Prxima Informar a quilometragem referente prxima troca de leo.
KM Atual Informar a quilometragem atual do veculo. Antes de qualquer
informao de movimentao no sistema.
Consumo Mdio O consumo mdio dever ser calculado por rotina especfica do
sistema. No dever ser preenchido manualmente.
Consumo Ideal Informar o consumo ideal do veculo.
Certificado de Vistoria - O certificado de vistoria dever ser preenchido sempre
que o tipo de utilizao do veculo for para transportar valores. Data e cdigo
devero ser informados.
Certificado da Carroceria - O certificado de carroceria dever ser preenchido
sempre que o tipo de utilizao do veculo for para transportar valores. Data e
cdigo devero ser informados.
Utilize o boto

- para confirmar o cadastro.

2.5 Fornecedores
Para a soluo nis Base Full, o cadastro de fornecedores no dever ser realizado
a partir do sistema Escalamax. Sua origem o ERP Sapiens. No entanto, ser
possvel localizar o mesmo utilizando para isso as telas e os botes de busca.
Para as Bases I e II o cadastramento dos Fornecedores podero ser feitos pelos
mdulos Materiais ou Financeiro.

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Para cadastrar e/ou localizar os fornecedores localize no mdulo Frotas o menu
Cadastros, opo Fornecedores.

Localizando um fornecedor

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O boto "NOVO F3" permitir o cadastro de um novo Fornecedor.

PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Cdigo O cadastramento de um novo Fornecedor o cdigo um campo
serializado.
Status Existe somente dois tipos para o cadastramento do status Ativo e Inativo.
Data Data de cadastramento deste fornecedor.
Fantasia Nome fantasia do Fornecedor.
Contato Contato para efetuar uma possvel compra.
Site / e-mail Endereo do site / e-mail deste fornecedor.
Endereo Completo deste fornecedor.
Tipo de Registro Existe somente dois PJ (Pessoa Jurdica) e PF (Pessoa Fsica).
CNPJ Ser cadastrado quando o tipo de registro for PJ.
CPF - Ser cadastrado quando o tipo de registro for PF, sendo cadastrado tambm
o RG.
Recebimento - Informar um dos tipos de recebimento Sem NF ou Com NF
Dados Conta Corrente Ser preenchido caso o pagamento para este fornecedor
seja efetuado via transferncia Bancaria.
2.6 Funcionrios x CNH
Para a soluo nis Base Full, o cadastro da CNH no dever ser realizado a partir
do sistema Escalamax. Sua origem o sistema Rubi.
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No entanto, ser possvel localizar o mesmo utilizando para isso as telas e os
botes de busca.
Para cadastrar e/ou localizar os funcionrios x CNH localize no mdulo Frotas o
menu Cadastros, opo Funcionrios x CNH.

O boto "ALTERA F6" permitir o cadastro dos dados da CNH de um colaborador.

Lembramos que este cadastro somente dever ser efetuado para clientes que no
possuem integrao com o sistema Rubi.

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PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Habilitao - Informar o nmero da Carteira Nacional de Habilitao
Cat - Informar a categoria da Carteira Nacional de Habilitao
Vencimento - Informar a data de vencimento da Carteira Nacional de Habilitao
Condutor de veculo - Selecionar o campo informando se o funcionrio o
condutor de veculo
Utilize o boto

- para confirmar o cadastro.

2.7 Histrico do Movimento de Veculo

O Histrico de Movimentao de Veculo consiste nas possveis movimentaes
que o veculo poder realizar quando em servio da empresa.
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Exemplos: Retorno a Base, Abastecimento, Cobertura do Cliente e etc.
Para cadastrar o Histrico de Movimentao localize no mdulo Frotas o menu
Cadastros, opo Histrico Mov. Veculos.

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O boto "NOVO F3" permitir o cadastro de um novo histrico de movimentao.

PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Cdigo Informar o prximo cdigo para cadastro do Histrico de Movimentao.
Descrio Informar a descrio do Histrico de Movimentao.

Utilize o boto

- para confirmar o cadastro.

2.8 Tipo de Despesas

O Tipo de Despesas consiste nas possveis despesas previstas para os veculos.
Para cadastrar o Tipo de Despesas localize no mdulo Frotas o menu Cadastros,
opo Tipo de Despesas.

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O boto "NOVO F3" permitir o cadastro de um novo tipo de despesa.

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PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:
Cdigo Informar o prximo cdigo para cadastro do Tipo de Despesas.
Descrio Informar a descrio do Tipo de Despesas.
Tipo Informar o tipo da despesa. Opes: Outros e Combustvel.
Utilize o boto

- para confirmar o cadastro.

3. TRANSAES
Aps todos os cadastros predecessores serem criados ser possvel iniciar as
movimentaes de frotas.
3.1 Manuteno
A manuteno de veculo consiste em informar dados bsicos como reviso,
rodzio de pneus, troca de pneus, troca de leo, quilometragem atual do veculo,
consumo ideal e mdio de combustvel e vencimento do seguro.
Aps o cadastro do veculo estas informaes somente podero ser atualizadas
pela tela de Manuteno de Veculos.
Para localizar a tela Manuteno de Veculos localize no mdulo Frotas o menu
Veculos, opo Manuteno.

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O boto "Altera F6" permitir a edio do cadastro de manuteno de um veculo.

PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Reviso (ltima/prxima) Quilometragem a ser informada.
Rodzio de Pneus (ltima/prxima) Quilometragem a ser informada.
Troca de Pneus (ltima/prxima) Quilometragem a ser informada.
Troca de leo (ltima/prxima) Quilometragem a ser informada.
Km Atual Quilometragem a ser informada.

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Consumo Mdio Informar o consumo mdio do veculo. Clculo automtico
mediante informaes de despesas de combustveis alimentadas no sistema.
Consumo Ideal Informar o consumo ideal do veculo.
Licenciado Esta informao dever ser preenchida no cadastro do veculo, mas
poder ser visualizada nesta tela.
Vencimento do Seguro Esta informao dever ser preenchida no cadastro do
veculo, mas poder ser visualizada nesta tela.
Histrico de Manuteno Campo destinado para possveis observaes sobre o
histrico de manuteno.

Utilize o boto

- para confirmar o cadastro.

3.2 Movimentao de Frotas

Para localizar a tela Movimentao de Veculos localize no mdulo Frotas o menu
Veculos, opo Movimentao.

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O boto "NOVO F3" permitir o cadastro da movimentao do veiculo.

PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Veculo Informar o cdigo do veculo para registro da movimentao Utilize
ou F2 para localizar o veculo.
Histrico de Movimentao Corresponde as observaes citadas nas
movimentaes registradas anteriormente.
Registro de Movimentao Informar os dados referentes movimentao.
Data/Hora Informar a data/hora (inicial/final) da movimentao.
Kilometragem (inicial/final) Informar a quilometragem (inicial/final) da
movimentao.

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Histrico de Movimentao O histrico dever ser vinculado a movimentao.
Para localizar o histrico utilize o boto F2 do teclado ou clique
que os histricos podem ser criados conforme necessidade.

. Lembrando

Funcionrio Informar o funcionrio.

Origem Informar a origem do veculo no incio da movimentao.
Destino Informar o destino do veculo no final da movimentao.
Boto ltimo Destino F10 Carrega a informao referente ao ltimo destino da
ltima movimentao registrada para o veculo.
Observao Campo utilizado para registro de informaes pertinentes a
movimentao em questo.
Conta/Centro de Custos Fazer o vnculo entre a movimentao e as contas e
centro de custos correspondentes. Para localizar a conta e o centro de custos
utilize o boto F2 do teclado ou clique
Utilize o boto

para confirmar o cadastro.

3.3 Despesas
O cadastro das despesas consiste em informar as despesas realizadas pelos
veculos sem impacto nas rotinas financeiras dos sistemas que compe a Soluo
nis.
Para localizar a tela Despesas localize no mdulo Frotas o menu Veculos, opo
Despesas.

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O boto "NOVO F3" permitir o cadastro de uma nova despesa.

PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Veculo Informar o cdigo do veculo para registros das despesas. Utilize
F2 para localizar o veculo.

ou

Documento Informar a numerao do documento fiscal referente s despesas

em questo.
Fornecedor Informar o cdigo do fornecedor para vnculo com a despesa. Utilize
ou F2 para localizar o fornecedor.

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Tipo Informar o tipo de despesa referente nova despesa cadastrada.
Lembrando que os tipos podem ser criados conforme necessidade.
Funcionrio - Informar o funcionrio. Utilize
funcionrio.

ou F2 para localizar o

Data Informar a data correspondente a despesa.

Km Atual Informar a quilometragem atual.
Quando o tipo da despesa corresponder a combustvel, os campos abaixo
devero ser preenchidos.
KM Anterior O sistema trar default a ltima quilometragem.
Litros Informar quantidade de litros abastecidos. Para rotina de clculo de
consumo mdio.
Valor Esta informao atualizada de acordo com os dados informados nos
campos descrio, quantidade e valor unitrio.
Composio de Valores:

Descrio Corresponde a descrio dos itens que forma a despesa (Nota Fiscal);
Quantidade Corresponde a quantidade de cada item que forma a despesa;
Valor Unitrio Corresponde ao valor unitrio do item.
Exemplo:

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Ateno: O campo valor na tela de Despesas ser atualizado conforme as
informaes preenchidas na composio de valores.

Observao Campo utilizado para registro de informaes de despesas.

Histricos de Despesas Utilizar este campo para registrar o histrico das
despesas.
4. Agenda
Permite agendar os veculos da frota da empresa para utilizao
Para agendar um veculo localize no mdulo Frotas o menu Agenda, Agendamento.

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4.1 Agendamento
O boto "NOVO F3" permitir o cadastro de um novo agendamento.

PREENCHIMENTO DOS CAMPOS:

Agenda Informar a data para agendamento do veculo.
Cdigo (Veculo) Informar o cdigo a ser agendado. Utilize
identificar o cdigo utilizado no cadastro.

ou F2 para

Empresa Informar a empresa ao qual o veculo esteja vinculado

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Condutor Informar o Condutor/funcionrio. Utilize
funcionrio.
Cliente Informar o cliente de destino. Utilize
Posto Informar o posto de destino. Utilize

ou F2 para localizar o

ou F2 para localizar o Cliente.

ou F2 para localizar o posto.

Observao Descrever um breve relato das atividades.

Retorno:
Previso Informar a data prevista para retorno do veculo.
Utilize o boto

para confirmar o cadastro.

Aps o cadastro o responsvel dever aprovar este agendamento, selecionando o

agendamento desejado e clicando no cone "Aprovao" e aprovar ou negar o
respectivo agendamento

Aps a aprovao o condutor dever imprimir o Checklist do veculo onde ao sair

com o veculo poder anotar as avarias constatadas no veculo antes de sua sada, e
ainda anotar os horrios, localidades KM inicial e final para o controle.

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5. CONSULTAS E RELATRIOS
No Mdulo Frotas possvel consultar os dados de todas as transaes na tela ou
emitir relatrios.

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5.1 Consultas
Localize no Menu Consultas e Relatrios, a opo Consulta.

O lado esquerdo da tela corresponde aos dados de manuteno.

Um deles dever ser selecionado.
No lado direito da tela ser possvel determinar faixas de busca de informao.
Como por exemplo, as datas de vencimento do seguro ou o final de placas.
Exemplo:
Listar dados de Licenciamento

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5.2 Relatrios
Localize no Menu Consultas e Relatrios, a opo Relatrios.

O lado esquerdo da tela corresponde aos dados que podero ser listados, alm das
opes de visualizao, como, Detalhado, Analtico e Sinttico.
Um deles dever ser selecionado.
No lado direito da tela ser possvel determinar faixas de busca de informao.
Como por exemplo, perodos, veculos, etc.
Exemplo:
Emitir Relatrio de Movimentao de Veculos

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6. PARMETROS GLOBAIS FROTAS
Para localizar a tabela de parmetros no Sistema EscalaMax , localize o menu
Outros a opo Parmetros Globais

O Boto "ALTERA F6" permitir alterar os parmetros 40 e 41, referentes a

FROTAS.

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Parmetro 40 - Utiliza Conta Gerencial na Movimentao de Frotas?

S-STRING: se SIM, o sistema exigir a informao de Conta Gerencial na
Movimentao de Frotas.

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Parmetro 41 Utiliza Centro de Custos na Movimentao de Frotas?
S-STRING: se SIM, o sistema exigir a informao de Centro de Custos na
Movimentao de Frotas.

7. BOTES:
Pesquisar com o cursor posicionado em um campo chave, ao clicar no
boto pesquisar uma tela de busca e seleo ser aberta.
Excluir com o cursor posicionado em um campo de cdigo, ao clicar no
boto excluir, os dados referentes ao cdigo selecionado sero excludos.
Imprimir imprime o relatrio padro para a transao.
Confirmar confirma a transao e grava os dados.
Sair fecha a transao.

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