MELSYB eventos

En el presente trabajo, se desarrollar, y detallar, sobre la organizacin creada por

el grupo: MELSYB eventos. Se apelar, a su vez, a la creatividad implementada
para la creacin de la misma.
MELSYB Eventos, es una organizacin encargada de la concrecin de eventos
familiares, sociales y empresariales. Contamos con sede central en San Miguel, y
sede en Mar del Plata. Conformamos una organizacin relativamente nueva,
cumpliendo, este ao, su dcimo aniversario.
Es importante comenzar definiendo qu entendemos por organizacin. Nacemos,
vivimos, y morimos, en una organizacin: nuestra vida transcurre siempre en ellas.
Segn Peter Drucker, la organizacin es un grupo humano, compuesto de
especialistas que trabajan juntos en una tarea comn. Es siempre especializada, se
define por su cometido. El prototipo de la organizacin moderna es la orquesta
sinfnica; cada uno de los 250 msicos de la orquesta es un especialista y de calidad
superior. No obstante, la tuba por s misma no hace msica, slo la orquesta lo hace
(Capitulo 2.- La sociedad de las organizaciones, pg. 66 73, La sociedad
Postcapitalista). Es de suma importancia destacar al autor, ya que su clarificadora
conceptualizacin, fue adquirida por el grupo como base al momento de crear la
organizacin de eventos. Organizar, entonces, se trata del acuerdo sistemtico entre
los integrantes, para llevar a cabo un objetivo. Una organizacin, como un TODO,
no es algo amorfo, al contrario. Posee caractersticas peculiares que no pueden ser
analizadas parcialmente, deben ser analizadas todas las partes que forman el

conjunto. Como consecuencia, se hace presente el concepto de sistema, en constante

interrelacin con el entorno, y compuesto por subsistemas. Ellos son: subsistema
metas y valores, subsistema tcnico, subsistema psicosocial, subsistema estructural,
y subsistema gerencial.
Organizar un evento, implica planificar acontecimientos estratgicamente. Entonces,
A qu llamamos eventos? Un evento, se trata de un suceso social programado, en
el que el xito depende de experiencia que viven de l los invitados, razn por la que
MELSYB Eventos mantiene un importante cuidado a los detalles, y a la innovacin al
momento de trabajar.

CAPTULO I: Subsistema Metas y Valores

La cultura organizacional, implica una serie de valores, creencias, y

comportamientos que contribuyen a identificar una organizacin. Lo que pretenda
MELSYB Eventos, al construirla, fue crear un clima de involucramiento, de
comprensin de la misin. De esta forma, cada integrante adjudica el mismo sentido:
todos marchamos hacia un mismo punto.
Como tenemos en claro que nuestra cultura nos distingue de otra organizacin,
tratamos de transferirla, a travs del aprendizaje, a los diferentes integrantes del
cuerpo de nuestra estructura. Con esto ltimo, nos referimos tanto a gerentes, como
a aquellos que poseen un cargo jerrquico inferior. Pero, sin importar la jerarqua,
formamos parte de la misma cultura, compartiendo da a da nuestros valores. En
MELSYB Eventos, la cultura organizacional se encuentra tan arraigada que, sin
importar la antigedad de cada integrante, compartimos los mismos significados.
Conocemos como debemos actuar y, por lo tanto, reducimos la incertidumbre.
Como organizacin podemos observar que, cada integrante, traslada la cultura hacia
donde vaya, incluso en cada evento a realizar. Como organizacin, nos distinguimos
con camisetas MELSYB Eventos, en donde cada uno, como parte de la
organizacin, somos considerados como factores fundamentales en todo momento,
valorando el trabajo y, por sobre todo, el esfuerzo que realizamos da a da.
Como sistema de significados compartidos, ostentamos:
Valores:
Responsabilidad

 Respeto
Confianza
Creatividad
Cordialidad
Lealtad
Compromiso

Visin:
Ser la organizacin retail del pas elegida por los clientes para la satisfaccin en sus
eventos.
Misin:
Lograr la satisfaccin y entretenimiento de nuestros clientes e invitados en sus
eventos, implementando nuestros valores y logrando rentabilidad para la compaa y
nuestros colaboradores.
Objetivos:
Lograr la atencin personalizada y empata del personal con nuestros clientes
Planificar los acontecimientos de modo que estos sean perfectos y los
invitados se lleven un buen recuerdo del mismo.
Asesorar a nuestros clientes para que el evento tenga detalles estticos,
personalizados y asegurar diversin para los invitados.
Ocuparnos de todos los detalles para que los homenajeados y sus familiares
puedan relajarse y disfrutar.
Implementar ideas creativas y exclusivas en cada evento de modo que sean
memorables en el tiempo.
Acompaar, asesorar y contener a los protagonistas en cada momento del
evento para que puedan disfrutar del mismo sin preocupaciones.

 Buscar la perfeccin, ya que hay muchas cosas para organizar y muchas

emociones encontradas.
Disear una planificacin de modo que el encuentro se haga de forma
creativa y novedosa.
Planificar cada momento del acontecimiento de manera que se logre distribuir
en tiempo y forma cada etapa.
Delegar y distribuir tareas de modo que se logre cumplir con cada etapa del
evento en los plazos y de la forma establecidas.

En eventos empresariales, debemos conocer la cultura de la organizacin a

fin de motivar, comunicar, recordar, integrar, lo que sea que esta quiera
lograr.
Lograr y mantener una buena comunicacin y clima con el personal
involucrado en cada evento a fin de obtener resultados ptimos.
Fortalecer el compromiso del personal en cada evento para el logro eficiente
de este.
Incentivar el trabajo en equipo del personal a fin de lograr colaboracin entre
los miembros.
Lograr que cada evento sea una oportunidad para otro.
Lograr el aprendizaje a travs de la experiencia obtenida con cada evento.
Brindar los recursos necesarios a los equipos de trabajo involucrados en cada
evento, teniendo en cuenta los presupuestos con los que se cuenta.
Analizar con los equipos de trabajo, luego de cada evento, los resultados
logrados.
MELSYB Eventos, se caracteriza, principalmente, por ser innovadora. Privilegiamos
cada idea nueva que surge, y estamos abiertos a escuchar diversas propuestas a la
hora de realizar cada evento. A medida que pasa el tiempo, las cosas cambian de
moda, y creemos que se debe estar preparado para dicho cambio constante.
MELSYB Eventos es muy detallista a la hora de organizar un evento: entendemos a

cada cliente que quiere que est todo en su lugar. Por lo tanto, estamos atentos
hasta en el mnimo detalle. El nfasis de la atencin lo poseen las personas, ya que
ellas juzgan, nos dan a conocer a travs de recomendaciones y/o dems medios, y
son cada una de ellas las que deben estar conformes en el evento. As es como
MELSYB Eventos interpreta y valora cada evento como instancia nica,
implementando la mejor atencin posible.
Por ltimo, y no por eso menos importante, debemos destacar que, en MELSYB
Eventos, el compromiso es constante en cada integrante que compone la
organizacin, y como gran fortaleza, destacamos el alto nivel de unin y la mejora
en el comportamiento que nos enriquece como organizacin.

CAPTULO II: Subsistema Tcnico

En MELSYB Eventos se trabaja principalmente con la EFICIENCIA, ya que, sin ella

el desempeo de la organizacin sera de un bajo rendimiento y, por lo tanto, poco
rentable.
MELSYB Eventos, adjudica principal atencin a la planeacin en cada evento a
realizar, as como tambin en cada ao de vida de la organizacin, ya que a travs de
sta ser importante la claridad de las metas planeadas y el logro de estas mismas. A
pesar de ser una organizacin flexible, siempre tenemos en cuenta la misin a
alcanzar (ya explicada en el captulo I), para as tambin tener en claro la planeacin
a realizar a lo largo del ao y/o evento en particular.
Llevar adelante una planificacin de un evento, conlleva tener una actitud
predispuesta y flexible que logre adaptarse a los posibles cambios, y sortear
eficazmente los obstculos o problemas que se presenten. Se trata de prevenir
situaciones complejas, y actuar en pos de evitarlas para disminuir posibles errores
que terminen malgastando los recursos disponibles para cada evento.
La organizacin de un evento, adems de requerir una amplia planificacin, tiene en
cuenta una serie de preparativos (ya que gran parte del trabajo suele realizarse
muchos meses antes de la celebracin del evento). MELSYB Eventos, determina con
anterioridad cules son los recursos para realizar cada acontecimiento, y qu tipo de
evento se va a llevar a cabo. En la mayora de las veces, la organizacin es muy
precisa y correcta, ya que los eventos se realizan sin problemas y de acuerdo con el
programa propuesto. Por eso, la planificacin anticipada es la clave para que
cualquier tipo de evento sea un xito
La Importancia de establecer metas

Como toda organizacin, tenemos un sueo, una meta a alcanzar. Las metas, son
importantes en varios sentidos debido a que, en parte, reflejan el propsito de
nuestra organizacin. Siguiendo la lnea de Samuel C. Certo, una meta es un
objetivo a las cuales le apunta un sistema administrativo. Se pueden establecer
varias metas, importantes en igual medida o no, como "disparador" que da sentido,
direccin y rumbo de la organizacin. Sin establecer las metas, se puede tender a la
confusin y, por lo tanto, a no lograr con lo postulado como misin. MELSYB
Eventos es capaz de prevenir los obstculos y, para aquellos no previstos, mediante
las herramientas necesarias, complementadas a conocimientos y experiencias, es
capaz de solucionarlos.
Gracias a la direccin hacia dnde vamos, y la meta deseada, es ms sencillo
trabajar en equipo, y a la vez motivarnos mutuamente.

En MELSYB Eventos, se tiene muy en cuenta la informacin que nos otorga cada
cliente. Por lo tanto, sta debe ser concreta y precisa a la hora de organizar un
evento. Si nos encontramos frente a un dato diferente a la informacin real, puede
que se creen confusiones y, por lo tanto, que el evento no sea lo que se espera. Como
consecuencia, el cliente queda insatisfecho.
Cuando hablamos de control, podemos decir que este mismo es constante en cada
evento a realizar. El control es necesario, ya que se debe estar seguro de estar
haciendo las cosas bien, y con la mayor efectividad posible. Un motivo muy
importante en MELSYB Eventos, es corregir errores que pueden surgir lo ms rpido
posible. Cada evento es nico e irrepetible, y cada cliente debe quedar contento,
conforme y, por sobre toda las cosas, estar seguro de que el evento sea perfecto
(evadiendo errores y confusiones).
En el caso de que un evento presente obstculos, MELSYB Eventos se encuentra
preparado para tomar medidas correctivas, en el menor tiempo posible.
En cada evento, debe estar ms que presente la medicin del desempeo de los
integrantes, para que este mismo, a la vez est controlada y el rendimiento eficaz sea
notorio en todo momento.
En esta organizacin, tenemos en cuenta que el control realizado una vez concluido
el evento no es conveniente, ya que solo se ven los resultados (buenos o no). Si hubo
alguna falla, y no se la pudo solucionar en el momento, la misin se aleja de lo que
en realidad se espera. Es por eso que el control de cada evento se realiza antes,
durante y despus de cada servicio contratado
Antes, para estar seguros de que se cuentan con todos los servicios y
productos requeridos (tanto materiales como humanos),
Durante, para la seguridad de los procedimientos seguidos y sobre todo para
detectar si hay alguna desviacin y as poder tomar decisiones importantes
(gracias a la presencia de los supervisores)

 Y, en el despus, se consideran los factores a lo largo del evento. Se realiza

un anlisis teniendo en cuenta todo lo sucedido en el evento (teniendo
tambin en cuenta las cuestiones a mejorar)
Entonces, al finalizar el evento y al realizar el anlisis, se determina si el desempeo
a lo largo del evento ha sido el esperado, comparando las metas propuestas con
anterioridad (refirindonos a qu se esperaba de cada evento, tanto la organizacin
como cada cliente). Por supuesto, despus de este anlisis se deben tomar las
medidas correspondientes para mejorar aquellos aspectos que no han sido correctos,
tomando tanto medidas correctivas segn el problema que se haya ocasionado (si es
que sucedi algo que no se esperaba) o bien realizar un cambio que se crea
conveniente (como por ejemplo de un mozo que no llego a tiempo, o la necesidad de
tener ms empleados ya que la cantidad de invitados que asisti no pudo ser bien
atendido por falta de personal).
Consideramos, entonces, que cada control que se hace es una mejora para la
organizacin, ya que luego de este podemos detectar qu estamos haciendo mal, qu
se debe mejorar, si hay algo afectando a la organizacin o al servicio, si surge alguna
oportunidad que se pueda convertir en fortaleza, y por lo tanto estar preparados para
generar un cambio si as fuera necesario.
Es importante destacar cmo se ordenan, en tamao de importancia, los objetivos y,
por lo tanto, los planes.
Como primer nivel, y por ello el ms importante, encontramos la planeacin
estratgica, en donde se encuentra la alta direccin (Presidencia MELSYB, ver
anexo: organigrama). En la planeacin estratgica, se encuentra el plan a largo
plazo: ser la organizacin mas rentail a nivel nacional. Por lo tanto, abarca a toda la
organizacin y sus objetivos. Se debe aclarar que en esta categora se encuentra
concentrada la informacin tanto interior como exterior. A partir de la Presidencia
MELSYB, contamos con departamentos tales como el Departamento de Marketing,
el Departamento de Recursos Humanos, y el equipo de asesores. El Departamento
de Marketing, se ocupa de idear publicidades y cmo atraer clientes: son los
principales estrategas de nuestra organizacin, ya que gracias a ellos nos hacemos
conocidos y, por lo tanto, el servicio es rentable.
En el segundo lugar se encuentran los planes tcticos, aqu se aplican los anlisis
tcnicos de los planes. Planifican la venta del servicio de un periodo de tiempo (en
nuestro caso, ese tiempo es de 12 meses) es decir, estn sujetos a una revisin y
modificacin constante. Aqu, tambin, se analizan las competencias y el estudio de
mercado.
En ltimo lugar, se encuentran los planes operativos. Estos, constan de las
actividades diarias, los programas y proyectos a realizar en cada evento, las labores
a realizar cada empleado. A travs de esta se hace un seguimiento de avance.
Encontramos, a su vez, el presupuesto de cada servicio brindado.

CAPTULO III: Subsistema Psicosocial

MELSYB Eventos se encuentra, obviamente, integrado por individuos, por grupos,

en constante interaccin. Es fundamental destacar el comportamiento individual y la
motivacin, de los que claramente se encarga el Departamento de Recursos
Humanos.
Es primordial comenzar a definir que entendemos por motivacin a los factores que
provocan, canalizan, y sustentan un comportamiento individual (Stoner y
Freeman). Para MELSYB Eventos, invertir en motivacin es una oportunidad para
sobrevivir y asegurarse el futuro. Escuchamos al cliente, conocemos sus gustos, sus
preferencias, lo que pretende de nosotros como organizacin, trabajando en conjunto
con los Departamentos de Recursos Humanos, y Marketing, a fin de desarrollar una
adecuada estrategia de comunicacin.
Como organizadora de eventos, nuestra organizacin realiza, justamente, eventos
entre los integrantes a fin de incentivar y disminuir las presiones que conlleva
mantener en pi una organizacin. MELSYB Eventos realiza, cada mes, un desayuno
combinando los integrantes de ambas sedes (San Miguel, Mar del Plata). En los
ltimos tiempos, se estuvo implementando after office, consistente en crear un
clima distendido e informal.

El Departamento de Recursos Humanos lo que pretende, entonces, es acumular

experiencias positivas, logrando una estimulacin significativa en los integrantes de
la organizacin, y un sentido de pertenencia para un mayor compromiso.
MELSYB Eventos, al haber acumulado experiencia en estos diez aos, logr mucho
ms que buenos resultados. Los eventos, como principales factores de motivacin,
de esta manera, se han convertido en actividades fundamentales dentro de la
planeacin de la organizacin.
La comunicacin, cobra tambin un importante papel. El evento mismo, es una
herramienta de comunicacin. Si la comunicacin es fluida, se contribuye a
construir una buena percepcin de nuestra organizacin: el evento es la oportunidad
que MELSYB Eventos tiene para comunicar mucha informacin en poco tiempo. La
comunicacin tambin implica la creacin de slogans, espritu y razn de ser de la
organizacin presente en todas y cada una de las acciones relacionadas con el
evento. Para la implementacin de slogan, MELSYB Eventos apel a la innovacin y
a la creatividad, teniendo en cuenta quines somos (identidad de la organizacin), y
cmo queremos que se nos perciba (imagen, representacin mental: posicionamiento
en la mente del consumidor). MELSYB Eventos, como nombre, responde a las
iniciales de cada uno de los fundadores: Mariana, Erik, Lilian, Silvina, Yesica, y
Brbara.
Aunque muchas de las decisiones ms importantes son tomadas por la Presidencia
MELSYB, est ms que claro que todos nos encontramos implicados en la
planificacin, incluso el Departamento de Tercerizaciones (Ver anexo: organigrama).
Con respecto a la identidad de MELSYB Eventos, la imagen que se pretende
demostrar es la de una organizacin con valores fuertemente arraigados, tales como
la iniciativa, el estar dispuesto a dar lo mejor, la responsabilidad, confianza, y lealtad
(valores ya mencionados en Captulo I).
Con respecto a liderazgo, lo entendemos y aceptamos como la capacidad que posee
una persona (en este caso, quien est al mando de Presidencia MELSYB) para
contribuir a la motivacin, influenciando e inspirando a cada uno de los integrantes
de la organizacin. Si bien MELSYB Eventos cuenta con gerentes que integran cada
departamento, con sus respectivos asesores, es posible destacar a un lder por
departamento. El lder, con actitud positiva, recuerda da a da, y a cada uno de los
integrantes de la organizacin, la importancia de mantener una buena disposicin
para trabajar, recordando la misin y visin, para no perder el eje, para no perder la
razn de ser de la organizacin. Es quin mantiene una comunicacin fluida,

transparente, valedera, para evitar posibles obstculos. Por lo tanto, confecciona una
buena estrategia de comunicacin, coherente con la identidad de la organizacin y
con el resto de las actividades de comunicacin, planifica y coordina al Equipo de
Asesores, y tiene en cuenta cada detalle, ya que todo comunica y de forma
permanente.
En MELSYB Eventos, adems de la Presidencia MELSYB, contamos con tres
lderes, uno para cada departamento: Departamento de Marketing, Departamento de
Recursos Humanos, y Equipo de Asesores. Los lderes con los que trabajamos son
carismticos, tienen poder de convencimiento y persuasin. Saben cmo dirigir a las
personas, y motivarlas, para que utilicen todo su potencial en la actividad que
realizan. En simples palabras, inspiran respeto y admiracin.

CAPTULO IV: Subsistema Estructural

En la estructura se plasman los niveles de autoridad, la comunicacin formal, la

asignacin de roles y, lo ms importante, nos demuestra las divisiones de tareas.
MELSYB Eventos entiende que, para tener una eficiencia en la divisin de tareas, es
necesario integrarlas y coordinarlas.
La organizacin, est formada por:
Ncleo operativo,
pice estratgico,
Lnea intermedia,
Personal de apoyo,
Tecno-estructura, e
Ideologa

Brevemente, en el ncleo operativo, se desarrollan la produccin de bienes o

servicios. El pice estratgico, es ocupado por lo menos por un administrador de
tiempo completo. La lnea intermedia aparece con la ampliacin de la organizacin,
es ocupado por uno o varios administradores de la jerarqua intermedia, entre el
pice estratgico y el ncleo de operadores. La tecno-estructura, por su parte, integra
la estructura de la organizacin pero est fuera de la jerarqua de la lnea de
autoridad (rea conformada por analistas y asesores profesionales). El Personal de
apoyo, es una unidad administrativa de diferentes tipos, para proveer servicios
internos; al igual que la tecno-estructura est separado de la lnea de autoridad
jerrquica. Finalmente, la Ideologa abarca las tradiciones y las creencias de la
organizacin y es lo que la distingue del resto de las organizaciones. (aqu cobra
valor la cultura organizacional).

El pice estratgico, la lnea intermedia y el ncleo operativo, estn unidos

formando una cadena de autoridad; la tecno-estructura y el personal de apoyo estn

afuera, pero interconectados influyendo indirectamente al ncleo operativo. La

ideologa encierra toda la estructura.
En MELSYB Eventos, contamos con un gerente general, uno de los fundadores de la
organizacin, y contamos, en lnea intermedia, con tres gerentes: uno para el
Departamento de Marketing, uno para el Departamento de Recursos Humanos, y
uno para el Equipo de Asesores (Ver anexo: organigrama). Dentro de cada
departamento, contamos con dos asistentes, a excepcin del Equipo de Asesores,
que cuenta con cinco: dos asesores comerciales, encargados del Departamento de
compras de recursos a utilizar, y fuertemente relacionados con el catering, dos
asesores de imagen, que trabajan en conjunto con el Departamento de Operaciones,
y un asesor legal, quien toma la iniciativa en cuestiones legales que,
inevitablemente, debe atravesar la organizacin. Con lo que respecta al
Departamento de Operaciones, contamos, a su vez, mediante la tercerizacin, con
Departamento de Ambientacin (mantelera, vajilla, decoradores), Departamento
Tecnolgico (iluminacin y DJ, fotografa y filmacin) y Departamento de Catering
(mozos y cocineros).
Con las tareas ya diferenciadas, es necesaria una coordinacin para que puedan
llevarse a cabo las actividades. MELSYB Eventos, cuenta con una coordinacin
mediante la comunicacin informal, en donde cobran un valor fundamental los
lderes de cada Departamento, una supervisin directa, del cual las rdenes son
bajadas desde el pice estratgico (Presidencia MELSYB), cuenta con una
estandarizacin de procesos de trabajo, de los resultados, y de las normas. Cabe
destacar que, las estandarizaciones, no son tomadas en cuenta de forma tan estricta
en comparacin con las dems coordinaciones, debido a que cada evento es nico e
irrepetible. Cada evento es un desafo.
En MELSYB Eventos, nuestros integrantes estn comunicados por medio de una
comunicacin informal que traspasa, incluso, todos los departamentos, logrando una
adaptacin mutua. Intuimos que, de pequeas conversaciones, pueden surgir grandes
ideas. Es importante remarcar que trabajamos con la tercerizacin de servicios.
Nuestros contratados, conocen claramente nuestra misin y, por ende, forman parte
de nuestra organizacin. MELSYB Eventos, busca trabajar con personas creativas
que puedan volcar experiencias anteriores en la organizacin, implementando ideas
ya utilizadas, con un alto nivel de innovacin para que nuestros eventos sean
novedosos. Lo primordial, es saber que concretamos las expectativas de nuestro
cliente, y aun ms, dejando marcado en su memoria el evento de sus sueos.

Estamos convencidos, como equipo de trabajo, que el evento debe igualar la

perfeccin, priorizando la responsabilidad y la creatividad.
En MELSYB Eventos, contamos con Departamento de Marketing, integrado por un
gerente responsable del rea, que delega tareas relacionadas con la publicidad y la
venta; el rea de publicidad se encarga de hacer presentaciones de la empresa por
medio de web, revistas de barrios privados y en la va pblica. Por el otro lado, los
lderes, asesoran todo tipo de inquietudes y se encargan de la realizacin de
promociones para diferentes tipos de eventos. El departamento de Recursos
Humanos, se enfoca en la seleccin y capacitacin del personal, adems de
encargarse de la motivacin y la liquidacin de sueldos. El Equipo de Asesores, se
dedican al acompaamiento de cada cliente en sus diferentes etapas de seleccin del
evento. En este Departamento, tambin se enfoca la relacin de los proveedores.
En la mayora de los casos, los interesados se comunican con MELSYB Eventos por
medio de nuestra pgina web o telefnicamente, donde nuestros miembros de venta
lo invitan a que nos visiten en nuestra casa central (San Miguel) para poder
asesorarlos completamente. Cuando coordinamos la visita, un asesor lo espera para
tomar nota y descubrir la personalidad del cliente que nos contratar, para que
podamos descifrar el tipo de evento ideal. Luego, nos comunicamos con los
proveedores que nos suministrarn el servicio.
MELSYB Eventos, est exclusivamente dirigido a las necesidades de los clientes. Por
lo tanto, contamos con capacitaciones internas referidas al trato cordial con el
cliente, ventas y atencin personalizada (Departamento de Recursos Humanos).
En la organizacin, las unidades son agrupadas de acuerdo a las funciones de cada
departamento, lo que implica una necesidad de realizar reuniones, como mnimo,
una o dos veces por mes, para tratar todo tipo de inquietudes, quejas, innovaciones,
etc.
La mayora de las decisiones y estrategias, son determinadas por Presidencia
MELSYB, pero, como creemos en la capacidad de nuestros miembros, tambin
utilizamos una descentralizacin pura, otorgndole el poder de decisin justa para
cada departamento. Entendemos que el ambiente, tanto interno como externo, es
dinmico y cambiar permanentemente. La organizacin, por lo tanto, debe ser
flexible para poder enfrentar dicha inestabilidad. Cuando el ambiente es complejo,
ms descentralizada debe ser su estructura, ya que debemos tener en cuenta
muchsima informacin que entra del contexto. Pero, en momentos de amenaza, la
organizacin debe centralizarse en su estructura.

En cuanto a los factores de contingencia, podemos describir que nuestra

organizacin lleva 10 aos en el mercado. Contamos con su sistema tcnico muy
regularizado, ya que cada miembro aporta para que el evento est concluido antes de
que el cliente lo decida. Con esto pretendemos transmitir que, desde el momento que
el cliente se comunica con nosotros, nos dirigimos de una manera muy cordial
complaciendo todos sus sentidos, logrando que se sienta a gusto.
Entendemos como configuracin a la combinacin de los mecanismos de
coordinacin, parmetros del diseo y los factores situacionales. Cuando las
condiciones avocan los impulsos, la parte correspondiente se vuelve clave, el
mecanismo de coordinacin apropiado es fundamental y la forma de
descentralizacin que delega poder emerge (Henry Mintzberg). MELSYB Eventos,
adopta una configuracin diversificada ya que, dependemos fuertemente de la
tercerizacin del Departamento de Operaciones. Esta divisin, nos permite estimular
a la organizacin a reemplazar su funcin por otra que nos aporta lo que
necesitamos.

CAPTULO V: Subsistema Gerencial

La labor de los gerentes en la actualidad se ve afectada permanentemente por los

cambios. Adems, debemos hacer una distincin entre un gerente de la alta direccin
y los de nivel medio, ya que estos ltimos cumplen tres papeles diferentes dentro de
la organizacin: como subalternos, como igual y como superior. Como subalternos,
debido a que debe acatar las metas establecidas por la alta gerencia, y traducir las
mismas en accin, transmitindolas con otro lenguaje a sus subordinados, para luego
transmitir los resultados a la alta gerencia a fin de que estos sean evaluados, razn
por la que son denominados bilinges. Como igual, interacta en forma
permanente con sus pares. Como superior, puesto que sin ellos no podra lograr sus
objetivos, necesita de su colaboracin. Cabe destacar la inevitable relacin con las
estrategias, establecidas por la alta gerencia; la toma de decisiones tanto de la alta
gerencia como la de nivel medio; la comunicacin, no solo de los objetivos sino
tambin la que prevalece entre sus pares, subordinados y superiores
permanentemente, ya sea esta formal y/o informal; como as tambin con la
motivacin, puesta que la informacin de los objetivos tienen una connotacin
motivadora.
Lo que lleva al xito a los gerentes con respecto a los tres papeles que debe cumplir
es lograr el equilibrio entre estos, tal como indica el autor Hugo Uyterhoeven en el
texto sobre los gerentes generales en el nivel medio: [] los gerentes de nivel
medio alcanzan sus metas en gran parte administrando relaciones []. Estos, a su
vez, ven su autoridad limitada, como as tambin las responsabilidades, ya que
tienen una autoridad mxima que los limita, en el pice de la pirmide a nivel
estructural.
Volviendo a los cambios que afectan la labor de los gerentes, el autor antes
mencionado dice: [] los gerentes de nivel medio muchas veces actan como
agentes de cambio. Es posible que la alta gerencia los haya nombrado con objeto de
producir un cambio en su nueva unidad, o bien que su propia iniciativa los induzca a
desarrollar nuevos mtodos [...] El liderazgo experimental rara vez le permite a uno
moverse con gran velocidad en una sola direccin. Implica probar lentamente, y de
vez en cuando dar marcha atrs []. Esto muchas veces puede traer
complicaciones en la gestin ya que sus subordinados pueden interpretarlo como
falta de liderazgo, para lo cual en estos casos necesitar de su superior.

Todas estas descripciones realizadas acerca de los gerentes de nivel medio pueden
verse como un reto, puesto que estos cambios y relaciones, para los gerentes
experimentados sobretodo, implican un riesgo, con el cual tambin viene la
oportunidad. Por este punto, abordamos nuestra gerencia en el caso de nuestra
organizacin, como veremos ms adelante, debido a que una organizacin de
eventos se encuentra ms aun expuesta a estos cambios permanentes, y no solo se ve
afectada la gerencia y el contexto en que estos se desarrollan, sino tambin las
relaciones.
Esta estructura divisional permite que un gran nmero de gerentes asuman papeles
de gerencia general temprano en su carrera, le aumenta la posibilidad de avanzar en
ella; el paso de especialista a generalista temprano en la carrera es menos peligroso,
y, el fracaso, menos penoso, que s ocurre tarde. Desde el punto de vista de la
organizacin es menos arriesgado este paso a temprana edad. Un gran nmero de
posiciones de gerencia en una organizacin le permite a una corporacin atraer y
retener a muchos gerentes capaces, esta posicin de gerencia media es propicia para
el desarrollo y la capacitacin gerencial, los gerentes en este nivel estn ms cerca
de la accin; las decisiones las toman con mayor rapidez las personas ms
informadas que pueden supervisar ms de cerca la accin y la puesta en marcha.
Estas consecuencias derivadas de las caractersticas del gerente de nivel medio, no
solo afectan a este sino, tambin a su/s superior/es, quienes muchas veces juzgan a
los gerentes medios de sus propios cargos. Y en base a ello podemos concluir en que
la toma de decisiones de estos se ajusta no solo a exigencias especificas, sino
tambin a una filosofa general y un plan maestro. Debe ver su cargo en funcin de
la estrategia para hacer frente a los problemas que se le presenten da a da,
sobreponerse a las frustraciones, y esta estrategia debe ser un plan de accin que los
gerentes de nivel medio deben llevar consigo en sus acciones cotidianas para
alcanzar el xito.
Concluiremos, para comprender mejor, la conducta y sobre todo las relaciones y
xito de los gerentes haciendo una breve descripcin de las cinco mentalidades de
un administrador definidas por los autores Jhonatan Gosling y Henry Mintzberg :
Los administradores, para ser efectivos, necesitan encarar las yuxtaposiciones en
orden a alcanzar una profunda integracin de estos intereses aparentemente
contradictorios (cambio y orden, colaboren y compitan, etc.). Por lo tanto no solo se
deben enfocar en lo tienen que cumplir sino tambin en como tienen que pensar.
Para lo cual refieren estos autores, necesita variados modos de pensamiento:

 Administracin de uno mismo: la mentalidad reflexiva.

Lo que los administradores necesitan es detenerse y pensar, dar paso atrs y
reflexionar cuidadosamente sobre sus experiencias. La reflexin se toma en
administracin como ese espacio suspendido entre la experiencia y la explicacin,
donde la mente hace las conexiones. Las organizaciones no necesitan personas
espejo, que ven en todo solo reflejos de su propio comportamiento. Pero tampoco
necesitan gente ventana , que no pueden ver ms que las imgenes delante de
ellos. Sino administradores que sepan ver ambas cosas, es decir ir ms all de la
introspeccin, lo que implica mirar hacia adentro as se puede ver mejor hacia
afuera. Las visiones exitosas estn pintadas, desde las experiencias del pasado, es
decir que un administrador reflexivo es capaz de ver hacia atrs con el fin de mirar
hacia adelante, tienen un saludable respeto por la historia. Y esto es lo que nos lleva
a un futuro mejor.
Administracin de las organizaciones: la mentalidad analtica.
Analizar implica desatar, pues el anlisis desata fenmenos complejos al separarlos
en piezas a travs de su descomposicin. El anlisis se da en todas partes, en el
contexto, con las relaciones, etc. La clave para analizar de manera eficaz, segn
estos autores, es ir mas alla de enfoques convencionales con el fin de apreciar como
el anlisis trabaja y que efecto tiene sobre la organizacin. El problema no es la falta
de anlisis sino todo lo contrario, el exceso de este, o al menos demasiado anlisis
convencional.
Administracin del contexto: la mentalidad mundana.
Lejos de ser uniforme, este mundo est formado por todo tipo de mundos. Ser
mundano no quiere decir conocer todo el mundo, sino meterse en el mundo de
alguien ms como un espejo del propio. Lo que implicara salir de las oficinas, mas
all de estas literalmente hablando, para pasar el tiempo donde se producen los
productos, los clientes son atendidos y el medio ambiente amenazado. La
mentalidad mundana a la que se refieren los autores es a la mentalidad mundana en
accin: ver distinto hacia afuera para reflexionar diferente hacia adentro, pone a la
reflexiva en un contexto. Y administrar el contexto es gestionar en los bordes, entre
la organizacin y los diferentes mundos que la rodean (culturas, industrias, etc.). Los
administradores tiene que ser mundanos muchas veces, mediar en las amplias zonas
donde la organizacin se une al con texto (cliente-mercado, personas en particulares,
lugares, etc.).

 Administracin de las relaciones: la mentalidad colaborativa.

La mentalidad colaborativa se refiere a la administracin de las relaciones entre las
personas, en equipos y proyectos, as como tambin de divisiones y alianzas.
Significa ser ms participativos, crear un estilo ms atractivo de gestin; los
administradores participativos escuchan ms de lo que hablan. Al ser mundanos
ellos mismos fomentan la colaboracin entre otros. Y hacen menos control,
permitiendo as que otras personas puedan estar en un mayor control de su propio
trabajo. Lo que se llamara liderazgo de fondo, el lema para el administrador
participativo es soamos, de modo que lo hacemos. Estar en la mentalidad
colaborativa significa estar adentro, implicado, y as administrar desde adentro hacia
afuera, y tambin para distribuir esta administracin de manera que la
responsabilidad fluya naturalmente y de este modo cualquiera pueda tomar la
iniciativa y poner las cosas en orden.
Administracin del cambio: la mentalidad de la accin.
Se trata desarrollar una conciencia sensible del terreno y de lo que el equipo es
capaz de hacer en l, y ayudar a establecer y mantener la direccin, instando a todos
los integrantes hacia el mismo camino. El problema se centra aqu en que la accin
no necesita explicacin y por lo tanto tendemos a centrarnos en lo que est
cambiando y concluimos en que todo lo est. Tenemos que aceptar la realidad que el
cambio no es generalizado y que el fenmeno del cambio no es nuevo. La
mentalidad de la accin debe utilizar la humildad, el cambio no tiene sentido sin
continuidad. El truco en la mentalidad para la accin esta en movilizar la energa en
torno a las cosas que necesitan cambiar, mientras que se es cuidadoso en mantener el
resto. La accin y la reflexin han de combinarse en un fluir natural, lo que tiene que
incluir colaboracin.
En definitiva, tenemos que tratar de ser reflexivamente colaborativos, como tambin
analticamente mundanos, si queremos lograr un cambio efectivo. Cambiar es un
proceso de aprendizaje, y tambin lo es el de mantenimiento, pero se hace necesaria
una accin enrgica, es decir permanecer alertas, curiosos, experimentales.
Gerencia en MELSYB
A partir de esta sntesis terica, abordamos nuestra gerencia en base a los cambios
permanentes que este debe afrontar, ya que cada evento es diferente. Si bien
tenamos en mente crear una organizacin ms rutinaria, nos pareci muy

interesante esta, ya que se pueden observar en mayor detalle los cambios que se
producen.
Como especificamos en la estructura, la alta gerencia est representada por el
presidente de la compaa, y luego cada departamento tiene su propio gerente. Aqu
nuestro gerente general se ocupa de implementar las estrategias necesarias a fin de
obtener xito y rentabilidad. Es quien conjuga las mentalidades antes descriptas,
intentando encontrar un equilibrio entre ellas. Si bien se encuentra en la cpula de la
pirmide, interacta con sus subordinados en forma permanente, para de este modo
adquirir colaboracin de los mismos para el logro de sus objetivos, pero sobre todo
centrndose en su misin, ya que sin ellos no le sera posible lograrlo. Transmite sus
estrategias y metas a sus gerentes medios (los que corresponden a cada
departamento), para que a su vez estos lo transmitan a sus subordinados para la
accin y obtener de esta forma los resultados planificados.
En el caso de la gerencia media, contamos con un gerente de Marketing que tiene a
cargo el personal de publicidad, quienes deben mantenerse al tanto de las estrategias
comerciales, que son las que posicionan a nuestra compaa en el mercado, y las que
a su vez deben estar motivadas por este para lograr el resultado deseado.
El Gerente de Recursos Humanos, est relacionado con el resto de los
departamentos y la alta gerencia, y pares obviamente, debido a que, a travs de este,
se canalizan las selecciones de personal como as tambin desvinculaciones,
siniestros o cualquier otro hecho que involucra a todo el personal; administran no
solo el sueldo del mismo, sino tambin las relaciones. Tal como se postul en
nuestro subsistema psicosocial, est ntimamente relacionado con la motivacin de
todo el personal de la compaa.
El Gerente de Asesores comerciales, se encuentra ampliamente vinculado a la
accin, puesto que dentro de este funcionan el Departamento de Compras,
Operaciones y Tercerizacin. Aqu, funcionan los asesores propiamente dichos,
quienes estn en contacto no solo con nuestros clientes, sino tambin con todo el
personal que acciona la puesta en marcha de las metas y estrategia creada por la alta
gerencia. Para obtener los resultados esperados, el gerente traduce estos ltimos en
accin, y logra de esta forma la eficiencia, el xito que se espera con cada evento,
basados en la misin establecida para la organizacin.

CAPTULO VI: Conclusin

Nos remitiremos aqu al trmino administracin, visto en Introduccin a la

Administracin, basndonos en el texto del autor Robbins Di Cenzo, en que se la
define como el proceso de realizar actividades y terminarlos eficientemente con y a
travs de personas. Pues esto es lo que se debe realizar en las organizaciones,
lograr el mejor aprovechamiento de los recursos con los que cuentan a fin de que las
cosas se hagan de la mejor manera posible, alcanzando, de este modo, los objetivos
establecidos (eficacia).
Ocurre en todo momento, en la vida cotidiana, si no sabemos aprovechar nuestros
recursos, insistimos, no es posible llegar a la meta que nos plasmemos.
Es importante destacar que adems de aprovechar estos recursos, insumos (materia,
energa, informacin), para luego ser transformados (trabajo, proceso productivo) y
dar como resultado el producto final y/o servicio (salida) que deseo lograr, se dan
dentro de las organizaciones una serie de relaciones, no solo interpersonales, sino
tambin interorganizacionales, muy complejas puesto que todos poseemos,
milagrosamente, pensamientos, ideas y formas de ser y ver las cosas totalmente
diferentes unas de otras, y eso es precisamente lo que hace de las organizaciones
exitosas y a la vez un caos, por la gran complejidad que deben enfrentar los
administradores, sobre todo a la hora de planificar estrategias. Pero ms aun, al
momento de comunicar y ponerlos en prctica en el sector operativo. Pues un
administrador, como bien lo postula Juan Jos Gill: debe tener conocimientos
(saber saber); habilidades (saber hacer) y actitudes (saber ser). Nos pareci
interesante destacar este enfoque ya que este es el ms cercano a lo que, a nuestro
criterio, se corresponde con las virtudes que debe contar un buen administrador.
Pero este enfoque no alcanzara para definir y delimitar esta complejidad que nos
invade da a da, y a la vez nos permite obtener enseanza a raz de conocimientos
de otros que quizs desconocemos y relacionarnos con personas que nos puedan
aportar mucho. Esto lo pudimos observar simplemente realizando el presente trabajo
integrador, entre pares, sin tener idea qu podamos armar. Unos queran una clnica,
otros un local de comidas rpidas, sumado a que, adems, no nos conocamos. Nos
permitimos tomar una actitud positiva, y formar un buen equipo de trabajo, con
nuestras virtudes, deferencias, ideas y mtodos de estudio diferente, pero que,

aportando cada uno, encontramos la manera de unificar criterios para lograr nuestra
meta.
Todo el tiempo nos enfrentamos a estas diferencias, lo mismo ocurre en las
organizaciones, de las cuales formamos parte y formaremos en un futuro como
profesionales, y por lo tanto debemos ir preparndonos. Tal vez debamos
amoldarnos a valores de algn tipo de organizacin, o quizs nosotros debamos
implementar los nuestros a otras personas, pero en ambos casos la diversidad y la
complejidad siempre estarn presentes. Crear MELSYB Eventos, no fue nada
sencillo, pero entendemos y aceptamos como grupo, que nos estamos formando
justamente, para el da de maana ser personas profesionalmente capaces de
enfrentar cualquier tipo de reto por el cual debamos pasar. Enfrentar, incluso, la
iniciativa de emprender.-

Atte. MELSYB Eventos.