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ROTARY INTERNATIONAL

Y o u t h E xc h a nge P r o g r a m
DISTRICT 4281 COLOMBIA S.A.

REGLAMENTO DISTRITO 4281 DE ROTARY INTERNATIONAL PARA EL


PROGRAMA DE INTERCAMBIO DE JOVENES

CONTENIDO

INTRODUCCION

1 Definiciones
2 Organizacin Administrativa
3 Proceso de ejecucin del programa
4 Disposiciones generales del Programa de Intercambio de jvenes
Anexos

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INTRODUCCION
Rotary International (RI) es una organizacin internacional de lderes empresariales y
profesionales de ambos sexos quienes proporcionan servicio humanitario. Rotary se
preocupa por la verdad, la justicia, por las relaciones amistosas entre los habitantes de
diferentes naciones y por la paz mundial.
RI es una organizacin internacional que reconoce que el motor ms poderoso para la
promocin de la comprensin internacional y la paz es el intercambio de culturas, por
ello promueve entre los jvenes del mundo el Conocimiento de las diferentes culturas,
costumbres, tradiciones, idiomas y de esa forma crea conciencia de que se necesita
tener un mejor planeta en donde vivir.
RI, es una organizacin internacional consagrada a crear y mantener el entorno ms
seguro posible para todos los participantes en las actividades de RI. Es deber de todos
los Rotarios, los cnyuges de los Rotarios, los colaboradores y otros voluntarios,
salvaguardar de la mejor manera posible el bienestar de los nios y jvenes con
quienes se relacionan, y desplegar el mximo esfuerzo posible para evitar todo tipo de
abuso fsico, sexual o afectivo.
El Programa de Intercambio de Jvenes (PIJ) es un programa de RI para estudiantes
de enseanza media superior, que les permite estudiar en el extranjero durante un ao
escolar o por un perodo menor, con el propsito de fomentar la comprensin
internacional y la buena voluntad. Es un programa patrocinado por los Clubes o
Distritos Rotarios del mundo pertenecientes a RI por lo tanto todos sus miembros
ENTIENDEN, RECONOCEN, CONSAGRAN y CUMPLEN los Principios y Valores
establecidos por RI para su Programa de Intercambio de Jvenes .
El Presente Reglamento se expide de conformidad con las Leyes de la Repblica de
Colombia, las normas de RI para el PIJ contenidas en los numerales 2.110 y 41.080
del Rotary Code of Policies, en el Manual de Capacitacin para la Prevencin del
Acoso y Abuso (775sp-606), y en el reglamento interno del Distrito 4281; en
consecuencia debe interpretarse de manera supletoria y/o complementaria a los
manuales y disposiciones emitidas por RI.
PRINCIPIOS RECTORES DEL PROGRAMA DE INTERCAMBIO DE JOVENES
I. Principio de Libre Accesibilidad
El PIJ de RI no es un Privilegio del cual pueden gozar solamente los hijos e hijas de
Rotarios. Cualquier joven que satisfaga los requisitos del programa y que haya sido
recomendado y est patrocinado por un Rotario, un Club Rotario o un Distrito Rotario,
puede participar en el mismo, de acuerdo con la disponibilidad de cupos y la prioridad
de adjudicacin dispuesta en el presente reglamento.
II. Principio de Cualificacin de los Voluntarios
El PIJ de RI se rige por una minuciosa evaluacin de los Voluntarios. La evaluacin
incluye un cuidadoso examen, la seleccin objetiva e igualitaria y llegado el caso, si

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fuese necesario, un procedimiento de exclusin permanente de sus voluntarios, como


una forma de garantizar el entorno ms seguro posible para los jvenes.
III. Principios Especiales del Intercambio de Jvenes
Todos los Intercambios de Jvenes que establezca el PIJ de RI estn regidos por los
siguientes principios especiales:
El Club o Distrito Rotario patrocinador es responsable de garantizar que cada
estudiante sea aceptado en el Club o Distrito Rotario anfitrin y se le
proporcione hospedaje.
Los padres de los participantes debern obtener seguros de salud, de
accidentes y de responsabilidad civil en favor de stos, y el monto de la
cobertura deber contar con la aprobacin del Club o Distrito Rotario anfitrin.
Los padres o tutores legales del joven debern proporcionar la ropa apropiada
para el viaje y pagar los pasajes de ida y vuelta, hacia y desde el Distrito
anfitrin.
Los participantes en un programa de intercambio no debern viajar fuera del
rea inmediata de la comunidad en la que est ubicado el Club Rotario anfitrin
sin el consentimiento de sus padres biolgicos, y del comit de intercambio de
jvenes del Club anfitrin del Distrito Rotario que toman parte en el
intercambio.
BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA se permitir a los jvenes conducir
vehculos motorizados, de NINGUNA clase, durante el perodo del intercambio,
ni poseer un vehculo motorizado en el pas anfitrin.
La familia anfitriona deber proporcionar al joven participante alojamiento y
comida, supervisarlo y asumir las responsabilidades que les corresponderan a
los padres de ste y que fueran apropiadas, a efectos de garantizar el
bienestar del estudiante.
Todos los participantes en el intercambio, incluidos los jvenes participantes y
sus padres, debern expresar por escrito su conformidad con todos los
aspectos del programa y los requisitos establecidos tanto por el Club o Distrito
Rotario patrocinador como por el Club o Distrito Rotario anfitrin.
Todo participante que no cumpla con los requisitos del programa ser excluido
del mismo. En el caso de los estudiantes de intercambio, stos sern enviados
de regreso a su hogar por el Club o Distrito Rotario anfitrin, tan pronto como
sea posible, y por la ruta acordada por los padres o el Club Rotario
patrocinador y el Club o Distrito Rotario anfitrin.
Los Clubes o Distritos patrocinadores y anfitriones debern proporcionar a los
estudiantes de intercambio una lista de las personas con quienes debern
contactar en caso de que surjan problemas o se requiera una intervencin de
urgencia.
En los intercambios de largo plazo, el Club anfitrin a travs del comit
respectivo supervisara el cumplimiento de todas las acciones a cargo de la
familia beneficiaria anfitriona tales como: uniformes, todos los gastos de
enseanza, los arreglos para que se inscriban en un programa de estudios
adecuado, y de proporcionar orientacin y la oportunidad de mantener
contactos con los estudiantes, a fin de que se familiaricen con la comunidad
anfitriona. En los intercambios de corto plazo, el Club anfitrin deber tambin

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ofrecer un programa de orientacin y mantenerse en contacto frecuente con el


estudiante, a fin de que ste se familiarice con la localidad anfitriona.
IV. Principio de Exclusividad
Todos los Intercambios de Jvenes que efecten los Clubes Rotarios adscritos al
Distrito 4281, debern regirse por las normas establecidas en este Reglamento, por lo
que, no podrn efectuar Intercambios de Jvenes distintos a los previstos en este
Reglamento.
V. Principio de Proteccin de la Juventud
Rotary Internacional no tolera ningn tipo de acoso o abuso sexual contra los jvenes
participantes en el PIJ de RI. Todo adulto que participe en un programa de Rotary
relacionado con la juventud y contra quien se interponga una denuncia de acoso o
abuso sexual deber mantenerse alejado de todo contacto con los jvenes hasta que
la situacin sea resuelta. Los Clubes debern dar de baja de forma inmediata a todo
socio que haya admitido la comisin de un delito de este tipo, haya sido condenado
por tal motivo o haya participado en cualquier actividad relacionada con un caso de
acoso o abuso sexual.
VI. Principios de la Potestad Sancionatoria
Toda reclamacin de abuso y/o acoso sexual que se siga ante los Clubes Rotarios, del
PIJ del Distrito 4281 de RI, est regida por los siguientes principios:
a) Constitucionalidad.- El procedimiento de reclamacin se inspira en la
Constitucin Poltica del Estado Colombiano, en consecuencia respeta todos
los derechos fundamentales de la persona humana consagrada en l y en los
textos internacionales y es fuente para cualquier decisin tomada por los
rganos resolutivos.
b) Debido Procedimiento.- Las instancias aplicaran las sanciones respetando
las reglas prestablecidas y las garantas del debido proceso.
c) Tipicidad.- Slo constituyen conductas sancionables las infracciones
previstas en este reglamento.
Artculo 1.- DEFINICIONES
1. Club anfitrin: Club que participa en el PIJ recibiendo jvenes intercambistas.
2. Club patrocinador: Club que participa en el PIJ, presentando jvenes
aspirantes, hacindose responsable de los deberes y obligaciones estipulados
en el presente reglamento.
3. Chairman distrital: presidente del comit distrital del PIJ.
4. Beneficiarios: estudiantes seleccionados que aplican al programa.
5. Familia anfitriona: familia seleccionada para albergar al estudiante de
intercambio.
6. Familia beneficiaria: familia del estudiante seleccionado para intercambio y
que acepta las obligaciones, contempladas en los reglamentos distrital, y de
Clubes.
7. Ao: periodo de tiempo de duracin o vigencia del intercambio largo.
8. YEO: presidente del comit de intercambio de jvenes de un Club Rotario.
9. Aspirante: joven que aplica al PIJ.

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10. Intercambista Inbound: los estudiantes extranjeros que se encuentran en


Colombia provenientes de otro pas.
11. Intercambista Outbound: los estudiantes colombianos seleccionados que
viajan al exterior.
12. Socio proponente: socio activo de un Club Rotario que asume la
responsabilidad de presentacin de un candidato y de las dems obligaciones
derivadas, segn el reglamento del PIJ.
13. Intercambios de largo plazo: intercambios de un ao lectivo, durante el cual
el estudiante vive con ms de una familia anfitriona y asiste a la escuela.
14. Intercambios de corto plazo: intercambios desde un lapso de varios das
hasta de varias semanas.
15. Voluntario: todo adulto que participe en las actividades de Intercambio de
Jvenes y entre en contacto directo supervisado o no con estudiantes. En esta
categora se incluyen, entre otros, los funcionarios de Intercambio de Jvenes
en el mbito del Club y del Distrito; los integrantes de Comits de Intercambio
de Jvenes de los Clubes y distritales; los consejeros Rotarios; los Rotarios y
personas no afiliadas a Rotary, sus cnyuges y colaboradores que organizan
actividades o recorridos para los estudiantes o que pudieran llevar a los
estudiantes a eventos o funciones; los padres anfitriones y dems adultos que
residan en el hogar anfitrin (incluidos los hermanos y otros familiares).
16. Estudiante: Todo joven que participa en el Intercambio de Jvenes, ya sea
menor o mayor de edad.
17. Intercambista de nuevas generaciones: joven profesional, con edad de 18 a
28 aos, con un propsito profesional definido, tipo pasanta, con un periodo de
duracin del intercambio de tres a seis meses.
18. Acoso sexual: avances sexuales, solicitud de favores sexuales o conducta
verbal o fsica de ndole sexual. En algunos casos, el acoso sexual es la
antesala del abuso sexual, y una tcnica empleada por este tipo de agresores
para neutralizar o preparar a sus vctimas.
Artculo 2.- ORGANIZACION ADMINISTRATIVA
Dentro de la organizacin administrativa del Distrito 4281, el PIJ es administrado por el
Subcomit de Intercambio de Jvenes, el cual depende del Comit Distrital del
Servicio a las Juventudes. Este subcomit, es nombrado por el Gobernador del Distrito
y est compuesto por los siguientes funcionarios:
Presidente (Chairman), un vicepresidente (vice-chairman), Un secretario, Un
coordinador Inbound y un coordinador Outbound para la zona A, Un coordinador
Inbound y un coordinador Outbound para la zona B.
La zona A est constituida as: Clubes Rotarios de los departamentos de Boyac,
Casanare, Cundinamarca, Huila, Meta, Tolima y el Distrito capital de Bogot.
La zona B est constituida as: Clubes Rotarios de los departamentos de Nario,
Cauca, Valle del Cauca, Quindo, Risaralda, Caldas y San Andrs.
2.010. FUNCIONARIOS DEL COMITE DISTRITAL
1. Nombramiento
El Presidente del Subcomit Distrital de Intercambio de Jvenes, ser nombrado por el
Gobernador del Distrito, (previo acuerdo con el Gobernador Electo y con el

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Gobernador Propuesto), para un periodo de 3 aos. Los dems integrantes, sern


nombrados por el Gobernador del Distrito, de acuerdo con las sugerencias del
presidente del subcomit.
2. Funciones y responsabilidades del Presidente del Subcomit Distrital de
Intercambio de Jvenes (Chairman).
Coordinar y promover las actividades de Intercambio de Jvenes en el Distrito,
manteniendo comunicacin con RI, con los Distritos involucrados en el
programa, con el Gobernador de Distrito, con el Presidente del Comit Distrital
de Servicio a las Juventudes, y con los Clubes del Distrito.
Promover y estimular el conocimiento adecuado del programa en los Clubes
del Distrito.
Presentar a consideracin y aprobacin del Gobernador Electo, el presupuesto
de ingresos y gastos del programa, correspondiente al ao Rotario del
Gobernador Electo.
Presentar en la conferencia de Distrito, el informe financiero del programa.
Administrar los recursos financieros del programa, contando previamente con la
aprobacin del Gobernador del Distrito.
Definir las responsabilidades especficas de los integrantes del Subcomit
Distrital del PIJ, complementarias a las estipuladas en el presente reglamento.
3. Funciones y responsabilidades del Vicepresidente del Subcomit Distrital de
Intercambio de Jvenes (vice-Chairman)

Presidir las reuniones del subcomit, en el caso de ausencia del presidente.


Desempear las funciones del presidente, en caso de su ausencia, por causas
justificadas, y las dems que le sean asignadas por el presidente.

4. Funciones y responsabilidades del Secretario del Subcomit Distrital de


Intercambio de Jvenes
Levantar y conservar las actas de las reuniones y actividades propias del
subcomit.
Remitir al Gobernador de Distrito, al presidente del Comit Distrital de Servicio
a las Juventudes y a los presidentes de los Clubes del Distrito los informes de
los resultados de las pruebas de seleccin de los aspirantes al programa.
Recepcin y envo de correspondencia, propia del desarrollo del programa
distrital de intercambio de jvenes.
Enviar oportunamente las convocatorias de las actividades propias del PIJ.
5. Funciones y responsabilidades del Coordinador Inbound del Subcomit
Distrital de Intercambio de Jvenes
Coordinar las actividades propias del programa, relacionadas con los
intercambistas que llegan del exterior, en estrecha colaboracin con los
integrantes del subcomit distrital.
Impartir capacitacin y asesora a los Clubes, y participantes del programa,
sobre los requisitos documentales, consulares, y en general de los trmites
propios del proceso de intercambio de los jvenes Inbound.
Organizar y liderar, las actividades distritales tales como: asistencia de los
intercambistas, al seminario distrital de liderazgo para jvenes, conferencia

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distrital, visitas de presidentes de RI, actividades tursticas, y dems eventos


que programe el Subcomit Distrital de Intercambios.
Las dems funciones inherentes a su cargo.

6. Funciones y responsabilidades del Coordinador Outbound del Subcomit


Distrital de Intercambio de Jvenes
Coordinar las actividades propias, del programa, relacionadas con los
intercambistas que viajan al exterior, en estrecha colaboracin con los
integrantes del subcomit distrital.
Recepcionar y revisar las solicitudes remitidas por los Clubes, llevando y
registrando cronolgicamente el respectivo archivo, del proceso de seleccin y
adjudicacin de destinos.
Coordinar con el secretario del comit, el archivo de los informes, de los
intercambistas en el exterior, haciendo el seguimiento del desarrollo de los
mismos, informando trimestralmente, al Gobernador de Distrito, al Subcomit
Distrital de Intercambios, y al Presidente del Comit Distrital de Servicio a las
Juventudes.
Impartir capacitacin y asesora a los Clubes y participantes del programa,
(presidentes de comits del PIJ a nivel de Clubes, jvenes aspirantes, padres
de familias, familias anfitrionas), sobre los requisitos, deberes y obligaciones,
propios del programa, con nfasis en los requisitos documentales, consulares,
y en general de los trmites propios del proceso de intercambio de los jvenes
las dems funciones inherentes a su cargo.
2.020. FUNCIONARIOS DEL COMITE DE INTERCAMBIO DE JOVENES DEL
CLUB ROTARIO
a. Composicin. El comit del programa de intercambios, en los Clubes lo
integran: El presidente del comit, (YEO: Young Exchange Officer), el
presidente del comit de servicio a las Juventudes y los consejeros.
b. Nombramiento. El presidente del Club en ejercicio del ao Rotario, nombra
los integrantes del comit del PIJ.
c. Funciones y responsabilidades del presidente del comit de
intercambio de jvenes en el Club
o Coordinar el proceso de seleccin de los aspirantes al programa de
intercambio, de acuerdo con el presente reglamento.
o Servir de vocero oficial del programa en representacin del Club, ante el
comit distrital de intercambios.
o Levantar y conservar los archivos propios del programa.
d. Funciones y responsabilidades de los consejeros(as) del comit de
intercambio de jvenes, en el Club
o Asesorar y orientar al intercambista asignado, durante el desarrollo del
programa, en lo referente a su adaptacin a la cultura y costumbres
locales, velando por su bienestar.
o Todas las dems inherentes al cargo.
Artculo 3.- PROCESO DE EJECUCION DEL PROGRAMA

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3.010. CONVOCATORIA LOCAL DEL CLUB ROTARIO PATROCINADOR


El Club Rotario perteneciente al Distrito 4281, har la convocatoria, para aplicar al
PIJ de RI, y una vez preseleccionados los aspirantes, segn el presente
reglamento, los presentar al subcomit distrital, entre el 1 de Julio y fecha de
cierre el 15 de Septiembre de cada ao Rotario.

3.020. PRESELECCION DE ASPIRANTES, A NIVEL LOCAL, A CARGO DEL


CLUB ROTARIO
Observando las fechas descritas en el artculo anterior.
Requisitos de los aspirantes
Podrn aspirar al programa de intercambio, jvenes entre l6 y l8 aos no
cumplidos.
1. Prioridades de la preseleccin
Para efectos de la preseleccin se tendrn en cuenta las siguientes
prioridades:
1 Prioridad: hijos de socio activo del Club Rotario
2 Prioridad: nietos, sobrinos, hermanos, hijos de cnyuge del socio activo.
3 Prioridad: socios activos de Clubes Interact.
En todos los casos los hijos de los socios que presenten solicitud para
intercambio, tendrn prelacin sobre cualquier otro aspirante.
2. De los Socios proponentes
Los socios que presenten hijos o familiares, u otros candidatos, como
aspirantes al programa de intercambio deben estar al da con las obligaciones
econmicas en el Club. As mismo el Club debe estar a paz y salvo con RI y
con el Distrito; el paz y salvo debe ser expedido por la tesorera distrital, al
momento de presentar la solicitud y mantener esa calidad durante todo el
proceso. Los jvenes Interactianos, igualmente, deben acreditar, paz y salvo,
vigente con el Club.
Los socios que presenten hijos, familiares, jvenes Interactianos y otros
jvenes, requieren haber estado en calidad de socio activo durante 18 meses
anteriores a la presentacin de la solicitud.
Si el Socio que hace la presentacin ya hubiese sido beneficiario del programa
en aos anteriores, debe haber cumplido a cabalidad con todos las
obligaciones contradas y esperar un ao para aplicar nuevamente al
programa.
En caso de presentacin simultanea de hijos de socios activos, tendr
prelacin el hijo del socio de mayor antigedad, siempre y cuando este socio,
no haya sido beneficiado con el programa en aos anteriores.
Los nietos, sobrinos, hermanos e hijos del cnyuge, tendrn prioridad sobre los
jvenes interactianos y otros jvenes no vinculados a Rotary. Los socios de los
Clubes Interact, tendrn prelacin sobre otros jvenes no vinculados a Rotary.

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3. Solicitudes
La solicitud escrita debe ser presentada al Club y aprobada en asamblea. La
presentacin la har un socio activo del Club patrocinador con antigedad de
vinculacin al Club no menor de tres semestres y si los padres son Rotarios
deben tener igualmente antigedad de vinculacin no menor de tres semestres
para considerar la presentacin del estudiante como hijo de Rotario. Los
padres certificarn en la solicitud que hacen al club, que conocen el formulario
PIJ-CR-01, y que manifiestan su aceptacin, del presente reglamento y su
voluntad de cumplirlo.
Una vez el club patrocinador ha aprobado en asamblea al candidato, el
Presidente, el YEO y el Secretario del Club tramitarn ante el comit Distrital la
solicitud mediante el formato establecido para tal fin.
3.030. EL PROCESO DE PRESELECCION DE ASPIRANTES CUMPLIRA LOS
SIGUIENTES PROCEDIMIENTOS
a. El presidente del Club remitir las solicitudes presentadas al presidente del
comit del programa de intercambios del Club (YEO), teniendo en cuenta el
calendario expuesto en el numeral 3.010 del presente reglamento, quien
coordinara las fechas de entrevistas con las familias anfitrionas, y los jvenes
aspirantes, visitas domiciliarias, a practicar dentro de las siguientes dos
semanas de recepcin oficial de las solicitudes.
b. Entrevistas y evaluacin de los aspirantes. Para la preseleccin de los
candidatos por parte del comit de intercambios juveniles del Club se aplicaran
los siguientes criterios:
1. Promedio certificado del rendimiento escolar: calificaciones de los
ltimos tres niveles acadmicos cursados.
2. Capacidad de adaptacin del aspirante como posible intercambista.
3. Capacidad y voluntad expresa de las familias anfitrionas para cumplir
obligatoriamente, con el posible intercambista que viene del exterior,
mnimo por un periodo de un ao. Compromiso que tendr vigencia
para su cumplimiento de tres aos subsiguientes a la finalizacin del
intercambio del joven presentado, observando estrictamente los
deberes y obligaciones, consignados en el presente reglamento y en el
manual de intercambio de jvenes de RI.
3.040. REQUISITOS DE LOS ASPIRANTES
Los aspirantes tanto para intercambios largos, como cortos, deben cumplir con los
siguientes requisitos:
1. Edad de los aspirantes: antes del viaje, para intercambios largos, entre 16 y
18 aos no cumplidos. El de nuevas generaciones, entre 18 y 25 aos.
2. Diligenciamiento del formulario indicado, adjuntando los siguientes
documentos:
Promedio de calificaciones de los ltimos 3 niveles acadmicos
cursados.
Certificado de afiliacin a un Club Interact, si lo fuere.

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Acreditacin de parentesco con el socio Rotario del Club que lo


presenta.
Concepto de favorabilidad post entrevista para desempearse como
posible intercambista, expedido por el comit de intercambio del
Club patrocinador, proceso de pre seleccin respectiva, de
conformidad con lo expuesto en el artculo 3.030 literal b). del
proceso de pre seleccin a nivel de Club.

3.050. REQUISITOS DE LAS FAMILIAS ANFITRIONAS


(Ver Anexo 1 PIJCR-01 del presente reglamento)
3.060. PRESENTACIN Y SELECCION Y DE ASPIRANTES
Los Clubes del Distrito 4281 podrn presentar aspirantes, para el intercambio de
un ao, observando los siguientes parmetros de membresa actualizada:

Clubes desde 10 a15 socios activos: 1 aspirante


Clubes con 16 a 35 socios activos: 2 aspirantes
Clubes con 36 o ms socios activos: 3 aspirantes

Los Clubes del Distrito 4281 podrn presentar aspirantes, para el intercambio
corto, hasta de 3 meses, observando los siguientes parmetros de membresa
actualizada:

Clubes desde 10 a15 socios activos: 1 aspirante


Clubes con 16 a 35 socios activos: 2 aspirantes
Clubes con 36 o ms socios activos: 3 aspirantes

Para la modalidad de intercambio de nuevas generaciones, se presentara un


aspirante por Club.
Para todas las modalidades de intercambio el aspirante y la familia anfitriona
deben residir en la localidad del Club patrocinador, el cual debe pertenecer al
Distrito 4281.
3.070 DEL INTERCAMBIO NUEVAS GENERACIONES
(SEGUN LA RECIENTE NORMATIVIDAD SE PROPONE UN PERIODO DE
TRANSICION EN EL MANEJO ADMINISTRATIVO, DE UN AO, periodo en el
cual esta modalidad de intercambio, continuara siendo administrada por el
Subcomit Distrital de Intercambio de Jvenes, hasta tanto se constituya el
subcomit respectivo con el reglamento a lugar.)
Se presentar un candidato por Club, cuya edad este entre los 20 y 25 aos. Salvo
acuerdo previo de los Chairman de los Distritos participantes, segn sus
caractersticas legales vigentes.
La carta de presentacin debe enviarse al presidente del comit distrital antes del
15 de noviembre de cada ao calendario, anexando el formulario respectivo
(ANEXO 1) firmada por el presidente y secretario del Club con el compromiso

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expreso de recibir estudiantes de intercambio del exterior, anexando el paz y salvo


distrital del Club expedido por el tesorero distrital, sobre los compromisos y
obligaciones econmicas del Club respecto al Distrito y a RI.
El hecho de presentar la solicitud no implica la aceptacin automticamente de la
misma por parte del Club Rotario en primera instancia y del subcomit de
intercambios.
3.080. ADJUDICACION DE DESTINOS
Para la adjudicacin de destinos se observar el siguiente procedimiento:
A los aspirantes preseleccionados por los Clubes del Distrito 4281 y debidamente
presentados al Subcomit Distrital de Intercambio de Jvenes, se les convocar en
las fechas preestablecidas para practicarles las pruebas de seleccin definitiva
segn la tabla de puntuacin definida en el Anexo 3, CUADRO DE CALIFICACION
DE LOS ESTUDIANTES.
El anterior proceso se har con el gobernador del distrito, el presidente de comit
de servicio a la Juventud y los miembros del subcomit distrital de intercambio de
jvenes.
Los 10 primeros puntajes tendrn la opcin de seleccionar el destino, dentro de los
pases en donde existan convenios vigentes de intercambio con el distrito 4281.
Los restantes cupos sern asignados por mritos en estricto orden de elegibilidad,
como resultado de las pruebas de seleccin definitivas, segn la tabla de
puntuacin definida en el anexo 3, CUADRO DE CALIFICACION DE LOS
ESTUDIANTES.
Culminado el proceso de seleccin y adjudicacin confirmada y aceptada de
destinos, el subcomit distrital proceder al envo de los formularios definitivos de
aplicacin a los respectivos Distritos participantes en el programa.
3.090. DEL COMITE DISTRITAL DE ENTREVISTAS
El comit de entrevistas estar conformado por: el Gobernador de Distrito, el
Presidente del Comit Distrital de Servicio a las Juventudes, el presidente del
Subcomit Distrital de Intercambios, y el coordinador de los jvenes que salen de
intercambio (Outbound). La calificacin final de la entrevista, ser el promedio de
los puntajes de los entrevistadores.

3.100. DEBERES Y OBLIGACIONES DE LOS JOVENES BENEFICIARIOS DEL


PROGRAMA
Asistencia a eventos distritales. El estudiante preseleccionado por el Club y/o
seleccionado por el Distrito para el PIJ, contrae la obligacin de asistir a los
eventos Distritales como Conferencias, seminarios de liderazgo para jvenes
(RYLA), visita de Presidentes Mundiales y en general a los que el Subcomit
Distrital de Intercambios convoque.

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3.110. DEBERES Y OBLIGACIONES DE LAS FAMILIAS BENEFICIARIAS DEL


PROGRAMA
1. Los padres anfitriones debern asistir a una reunin de induccin y capacitacin
cuando el comit la convoque.
2. Obligaciones econmicas.
a. Los costos bsicos son: El pasaje areo ida y regreso por 1 ao al pas de
destino, y los seguros que correspondan.
b. Aporte al programa distrital de: US$1960 para Intercambio de un ao y
US$600 para intercambios cortos o nuevas generaciones. Sumas no
rembolsables (con excepcin de casos de fuerza mayor se reembolsara el 90%
del aporte) que deben ser consignadas, a la cuenta de intercambio de jvenes
de COLROTARIOS antes del 15 de Junio de cada ao fecha en la que se
expedirn los PAZ Y SALVOS correspondientes expedidos por el Distrito 4281
a travs de COLROTARIOS.
Nota: Los estudiantes Inbound vienen de su pas de origen con su pasaje de
regreso, un seguro de salud y vida y US$400 como fondo de emergencia, los
cuales deben ser recibidos y administrados por el YEO, en coordinacin con el
comit de intercambios de Jvenes.
Esta suma ser rembolsable al finalizar el periodo de intercambio en caso de no
haber sido utilizada.
ARTCULO 4.- DISPOSICIONES GENERALES DEL PROGRAMA DE
INTERCAMBIO DE JOVENES
4.010. PRIORIDADES DE ADJUDICACION DE CUPOS
La participacin de los hijos de los socios Rotarios activos o con afinidad familiar
directa, nietos, sobrinos, tendr prioridad en la adjudicacin de cupos y destinos,
siempre y cuando cumplan con todos los requisitos del programa.
4.020. DEL COMITE DE INTERCAMBIO A NIVEL DEL CLUB
Todos los Clubes del Distrito 4281 de RI que deseen participar en el programa
deben constituir el comit de intercambio de jvenes y nombrar un YEO o
coordinador de intercambio de jvenes a nivel de Club, observando lo estipulado
en el artculo 2.010, del presente reglamento, informando al comit distrital de los
nombres de los socios Rotarios activos, que lo componen, con sus nmeros
telefnicos, y direcciones electrnicas, renovando oportunamente esta informacin
cada vez que se produzcan relevos en los mismos.
En ningn caso el YEO nombrado por el club puede estar presentando un
candidato ya sea hijo sobrino u otro evitando as cualquier tipo de conflicto de
intereses.
El YEO si puede ser amilia an itriona teniendo la oportunidad de dar ejemplo de
compromiso y servicio al interior del club y del Distrito

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4.030. DE OTROS ASPIRANTES PARA APLICAR AL PROGRAMA DE


INTERCAMBIO DE JOVENES
El Distrito 4281, a travs del Subcomit Distrital de Intercambios, podr patrocinar
anualmente, con cargo a los fondos del mismo siempre y cuando se cuente con
recursos para tal efecto, a un estudiante, que cumpla estrictamente con las normas
y condiciones de excelencia acadmica y de conducta estipuladas por RI y del
presente reglamento.
4.040. SOLICITUDES QUE NO SERAN CONSIDERADAS
No podrn aplicar al programa:
Aspirantes con documentacin incompleta de la solicitud (falta de paz y
salvos, certificaciones escolares, y dems requisitos establecidos en el
presente reglamento).
Candidatos presentados por Clubes Rotarios suspendidos.
Candidatos que no cumplan los requisitos de edad establecidos.
Aspirantes presentados por socios con deudas vigentes, contradas con
Clubes del Distrito.
Solicitudes presentadas por Clubes Rotarios que se hayan negado a recibir
estudiantes del exterior y que tengan pendientes el cumplimiento de
obligaciones econmicas o de contraprestacin de cualquier ndole
establecida en el presente reglamento.

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Y o u t h E xc h a nge P r o g r a m
DISTRICT 4281 COLOMBIA S.A.

ANEXO No. 1
ROTARY INTERNATIONAL
DISTRITO 4281

Formulario PIJ-CR 01
CLUB ROTARIO ..
PROGRAMA DE INTERCAMBIOS DE JOVENES
DECLARACION DE ACEPTACION DE OBLIGACIONES COMO FAMILIAS
BENEFICIARIAS DEL PROGRAMA
Como padres de un estudiante que pasar un ao escolar en el extranjero y / o
padres anfitriones de un estudiante extranjero, declaramos entender la naturaleza
de nuestro rol.
Aceptamos nuestras responsabilidades para cumplir con todas las obligaciones y
deberes estipulados en el REGLAMENTO DE INTERCAMBIO DE JOVENES DEL
DISTRITO 4281, sin perjuicio de lo estipulado en el MANUAL DE INTERCAMBIO
DE JOVENES DE ROTARY INTERNATIONAL.
EL ESTUDIANTE QUE VA A PARTICIPAR EN EL PROGRAMA DE
INTERCAMBIO EN EL EXTRANJERO REQUIRE
Adquirir el pasaje de ida y vuelta, hasta y desde el destino.
Proveer las prendas necesarias incluyendo el uniforme escolar si se
requiere.
Adquirir la pliza de seguro mdico propuesta por el Distrito anfitrin.
Pago de la contribucin econmica para sufragar los gastos del
mantenimiento de la oficina de intercambios.
Proveer dinero de bolsillo, ya que el que recibir all puede ser insuficiente
en algunos casos.
Proveer el dinero para el fondo de emergencia. Al regreso se devuelve al
estudiante por completo o la cantidad que no se ha tenido que usar.
No visitar al estudiante antes del ltimo trimestre.
Mantener regular correspondencia con el estudiante por correo normal o
electrnico.
Reducir el uso del telfono a lo estrictamente necesario.
Asistir a las reuniones de orientacin para estudiantes y familias,
organizadas por el Distrito Rotario y por el Club correspondiente.

OBLIGACIONES DE LAS FAMILIAS EN EL CASO DEL ESTUDIANTE


EXTRANJERO QUE RESIDIR EN NUESTRA CASA
Asistir a la reunin de orientacin para familias anfitrionas.
Mantener correspondencia con el estudiante antes de su llegada,
informando sobre la composicin de la familia, etc.

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Proveer al estudiante un alojamiento adecuado, matricular y pagar la


pensin al estudiante en un colegio del nivel socio econmico de la familia
anfitriona, ,proveer de la adecuada alimentacin que consiste en 3 comidas
diarias como mnimo, coordinar con el comit distrital el pago oportuno por
parte de COLROTARIOS de la suma monetaria mensual establecida. La
familia anfitriona har el pago del transporte segn el caso. En lo que
tiene que ver con uniformes si hubiere lugar los pagarn los padres o
tutores de sus pases de origen.
Facilitar una apropiada supervisin y ejercer la normal responsabilidad que
tienen los padres para asegurar el bienestar y la seguridad del estudiante.
Aceptar que las normas internas de la familia aplicadas a sus propios hijos,
se apliquen tambin al estudiante extranjero.
Aceptar el acompaamiento en casa del Club Rotario anfitrin as como del
consejero (a) designado por el mismo por lo que a la seguridad y al
bienestar del estudiante se refiere.
Aceptacin del compromiso en tiempo, en concordancia con el artculo
3.030, literal a, del presente reglamento, de alojar en su hogar a un
estudiante extranjero por el tiempo que dure en el pas, observando el
cronograma que el comit de intercambios del Club determine, en el cual se
deben estipular las fechas exactas de rotacin de los estudiantes por las
dems familias seleccionadas, comunicando de lo anterior por escrito al
coordinador Inbound distrital. En todos los casos las familias seleccionadas
como anfitrionas, deben residir en la jurisdiccin del Club patrocinador.
Ser conscientes de todas las posibles diferencias culturales.

Asimismo declaramos:
Que recibiremos o hemos recibido una copia de la solicitud del estudiante
extranjero que contiene informaciones sobre sus preferencias, limitaciones,
habilidades e intereses, as como las normas para el bienestar de un
estudiante de intercambio.
Que ningn componente de esta familia ha sido jams acusado de cometer
abusos sexuales de tipo alguno.
QUE EN GARANTIA DEL CUMPLIMIENTO DE LO ANTERIORMENTE
EXPUESTO
Y
EN
CONCORDANCIA
CON
EL
PRESENTE
REGLAMENTO, FIRMAMOS UN PAGARE A LA ORDEN DE
COLROTARIOS, POR LA SUMA DE $10.000.000 millones de pesos COP.
FIRMAS DE LA FAMILIA BENEFICIARIA:

-------------------------------------------NOMBRE:
C.C. No.
DIRECCIN:
TELFONO:

-------------------------------------NOMBRE:
C.C. No.

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ANEXO No. 2

NORMAS OFICIALES DE RI SOBRE LA PREVENCION DEL ACOSO Y


ABUSO SEXUAL

Ver Manual de Capacitacin para la Prevencin del Acoso y Abuso de Rotary


International (775sp-606) - http://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/775sp.pdf

ANEXO No. 3
CUADRO DE CALIFICACON DE LOS ASPIRANTES

Total

Entrevista Sicolgica
Entrevista del Subcomit
Prueba de Conocimientos
o Sobre RI
o Cultura General
o Promedio de Calificaciones
Parentesco Rotario
Interact

25 puntos
25 puntos
10 puntos
10 puntos
10 puntos
10 puntos
10 puntos
100 puntos

EDUARDO JOSE AYALDE ESCOBAR


Gobernador del Distrito 4281

JAIRO BONILLA TORRES


Presidente del Cmite Juventudes Distrito 4281

JAIME LUCIANO CORREDOR HERNANDEZ


Chairman Cmite Intercambio de Jvenes