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INDICE
Bienvenida
1.- Perfil de Usuario
1.1. Perfiles de Usuario
1.2. rea Comunidad
1.3. rea Administracin
1.4 Requerimientos Tcnicos
1.5 Ingreso al Sitio
2.-Comunidad (rea Administracin )
2.1 Ingresos Comunidad
2.2. Ingreso Flujos Proyectados
2.3 Asignacin UC
2.3.1 Unidades de Copropiedad
2.3.2. Editar Unidad de Copropiedad
2.3.3 Seleccin Comit de Administracin
2.3.4. Asignaciones Unidad de Copropiedad
2.4 Reglamentos
2.5 Instalaciones
2.6 Deudas Iniciales
2.7 Fecha de Corte
2.8 Cartas Comunidad
3.- Egresos
3.1 Cuentas por Pagar
3.2 Caja Chica
3.3 Cargos Banco
4.- Cobros Individuales
4.1 Seguros Individuales
4.2. Agua Individual
4.3. Combustible Individual
4.4. Electricidad Individual
4.5. Cobro Individual
4.6. Ajuste Individual
4.7. Cuota Especial
4.8. Instalaciones Adeudadas
4.9. Observaciones UC
5.- REMUNERACIONES
5.1 Datos Trabajador
5.1.1 Ingreso Personal
5.1.2 Modificacin Personal
5.1.3 Ingreso Leyes Sociales
5.2 Ingreso Asistencia
5.3 Ingreso Atrasos
5.4Ingreso Horas Extras
5.5 Ingreso Prstamo
5.5.1 Pago Prstamos
5.5.2 Borrar Prstamos
5.6 Calculo Remuneraciones
6.- Autorizacin Gasto Comn
6.1 Generacin Gasto Comn
6.2 Detalle Gasto Comn
7.- Ingresos
7.1 Colillas de Cobro
7.2 Ingreso de Pagos Unidad de Copropiedad
7.3 Ingresos Comunidad
8.- Banco
8.1 Autorizacin Cuentas por Pagar
8.2 Confeccin de Cheques
8.3 Egresos Confeccionados
8.4 Ingresos a Depositar
8.5 Libreta Banco
8.6 Libreta Fondo de Reserva
9.- Informes
9.1 Consolidado Gasto Comn General
9.2 Consolidado Cobros vs Pagos
9.3 Cuentas por Pagar
9.4 Comunidad - Asignaciones UC
9.5 Ingreso
9.5.1. Histrico Cobros y Pagos Individuales
9.5.1.1. Colillas de Cobro
9.5.1.2. Resumen Colillas de Cobro
9.5.1.3. Estado de Pago
9.5.1.4. Distribucin de Pagos y Saldos
9.5.2. Histrico Anual Cobros y Pagos a UC
9.6 G.C. Proyectado v/s Real
9.7 Cobros Lecturas Individuales
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10.- Mantenciones
IMPORTANTE
Esta Gua de Ayuda ha sido creada para apoyar a nuestros clientes en el uso de nuestro
sistema.
Es muy importante que usted lea atentamente la Gua del Usuario antes de hacer uso del
sistema.
Miconserje.cl esta compuesto por un sin nmero de pantallas que le facilitaran el
proceso administrativo de su comunidad (generacin del gasto comn, remuneraciones,
ingresos, libreta de banco, etc.).
Siga los pasos sealados en esta Gua tal como se le indica.
1.1.2 Administrador
El Administrador tiene acceso a la totalidad de funcionalidades del sistema
(rea Comunidad y Administracin).
Gastos Comunes: Podrn consultar los gastos comunes del mes o histricos, navegar en
ellos, acceder a su Colilla individual de pago, ver el resumen de las
colillas de cobro y el Informe de Estados de Pago.
El Muro
Comit
Personal
Reglamentos
Comunidad
Egresos
Cobros Individuales
Remuneraciones
Autorizacin G.C.
Ingresos
Banco
Informes
Mantenciones
2.- COMUNIDAD
2.1.
Ingreso Comunidad
En esta pantalla usted ingresa datos de la comunidad Rut, direccin, comuna,
Mail etc.
En la parte inferior de la pantalla podr publicar el logo del condominio o
del administrador, administrar la fotografa del lado derecho de la pgina
principal de la comunidad, firma del administrador, administrar noticia de la
pgina principal.
Para guardar hacer clic en Ingresar
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Esta aplicacin cuenta con exportacin a Excel del listado de las Unidades de
Copropiedad
En el listado aplicacin cuenta con criterios de bsqueda que le permitir filtrar por
Unidad de Copropiedad o nombre de persona.
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Se abre una nueva pantalla donde usted tendr que ingresar los datos de la persona del
comit que no es copropietario de la comunidad.
Ingrese nombre, apellidos, Rut, Direccin, email. Seleccione el cargo y la unidad de
copropiedad a la que esta relacionado y luego hacer clic en guardar.
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2.3.4 Asignaciones:
Hacer clic en la pestaa asignaciones o directamente seleccionando la unidad en el
listado y haciendo clic en asignar unidades
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En la opcin Unidades Copropiedad a Asignar debe seleccionar las unidades que desea
relacionar a la unidad principal. Usted podr acceder a todas las unidades disponibles a
asignar o utilizar filtro por tipo de unidad.
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2.4 Reglamentos
Hacer clic en Administracin, Comunidad opcin Reglamentos, aqu podr publicar
el reglamento de la comunidad, plan de incendio, manual de seguridad etc.
Hacer clic en Documento, seleccione el tipo de documento a ingresar. Agregue el
nombre del archivo y hacer clic en Examinar para buscar archivo que desea publicar
y luego hacer clic en Ingresar Nuevo.
El tipo de archivo puede ser PDF, Excel o Word.
El nombre del archivo seleccionado debe ser un nombre corto sin espacios, sin
acentos, guiones etc.
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2.5 Instalaciones
Hacer clic en Administracin, Comunidad opcin Instalaciones
Seleccione la instalacin que desea crear
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En esta pantalla usted encontrar un listado donde aparecern todos los archivos
creados, Miconserje ha puesto a su disposicin dos archivo con las claves de los
copropietarios:
-
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Para confeccionar una nueva carta hacer clic en la pestaa Agregar Nueva Carta
Se abrir el editor de texto, usted deber ingresar un nombre del archivo y la fecha de
creacin de este.
En la parte inferior del editor de texto encontrar variables que podr utilizar para
seleccionar fecha, el nombre de usuario, tipo de unidad, nombre de unidad etc.
Para notificar sus cartas o circulares a travs de mail hacer clic en figura sobre de color
verde. Podr seleccionar si enviar a todos o seleccionar los contactos a los cuales se les
enviar la carta
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3.- EGRESOS
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al desplazar el
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3.1.3 Ingresar una nueva cuenta: hacer clic en la opcin Agregar nueva
Cuenta
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Visualizar Egreso
asociado a la cuenta
Visualizar Gasto
comn asociado a la
cuenta
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En las cuentas indiviuales adems podr visualizar el informe de las lecturas y cobros,
hacer clic
Visualizar
informe de
Lecturas
Nota Publicacin imagen factura:
Publicacin imagen factura posterior al cobro de esta en el gasto comn o a la emisin
de comprobante de egreso. Hacer clic en imagen de la cmara fotogrfica tarjada en
amarrillo.
Se edita la opcin publicacin imagen factura. Hacer clic en examinar para buscar
archivo de imagen. Hacer clic en guardar
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Cuando termine de digitar los valores y estos concuerden con el valor a cobrar indicado
el estado aparecer Habilitada para utilizar en Colillas de Cobro
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Nota: Segn la ley 19.537 cada departamento que conforme una comunidad debe
contratar un Seguro Contra Incendio, en caso contrario lo debe tomar el
Administrador de la Comunidad.
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Ingrese perodo consumo, hacer clic sobre el recuadro y aparecer calendario donde
podr seleccionar fechas del periodo.
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Ingrese y Porcentaje de Cobro, no debe ingresar valor en la opcin lectura esta opcin
se completar en forma automtica cuando usted ingrese las lecturas.
Si por alguna razn el sistema no realizara el clculo de los valores en forma automtica
usted puede hacer clic en la opcin de Recalcular.
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Botn Borrar con esta opcin eliminar todos los datos ingresados en esta pantalla
Si usted desea utilizar Excel para subir informacin de las lecturas deber hacer clic en
Importar de CSV
Se desplegara pantalla hacer clic en Descargue la plantilla de sus UCOS Aqu. Debe
guardar este archivo en su computador con la extensin CSV.
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Para subir el archivo debe hacer clic en Importar de CSV al desplegarse la pantalla debe
hacer clic en Examinar para buscar el archivo en su computador y luego hacer clic en
Cargar e Importar desde CSV
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Combustible Individual
La Pantalla de Cobro de Combustible Individual permite al Usuario Calcular el
Combustible que ha utilizado cada Copropietario por Concepto de Calefaccin, adems
del Combustible que ha utilizado para Calentar Agua.
El primer paso es ir a Administracin, Egresos opcin cuentas por cobrar seleccionar
opcin agregar nueva cuenta, seleccione la pestaa Agregar/Editar Proveedor y cree el
proveedor del Combustible, en la opcin Clase debe seleccionar Servicios. Una vez
creado el proveedor seleccione la pestaa agregar nueva cuenta e ingrese la factura o
boleta esta debe ser ingresada seleccionando en concepto la opcin Combustible y en
la opcin forma de cobro seleccionar Cobro Individual.
Ingrese perodo de Consumo, hacer clic sobre el recuadro y aparecer calendario donde
podr seleccionar fechas del periodo.
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IMPORTANTE:
Dimetro de Caera:
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Al hacer clic en la opcin Cambiar Factores se abre una pantalla para que seleccione el
tipo de combustible que utiliza para el agua caliente y el tipo de Calefaccin. Hacer
clic en Guardar e insertar cambios
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Botn Borrar con esta opcin eliminar todos los datos ingresados en esta pantalla
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Si usted desea trabajar con planilla Excel deber hacer clic en Importar de CSV , se
desplegar la pantalla y para descargar el archivo en el que deber trabajar hacer clic en
Descargue la plantilla de sus UCOS Aqu
Para cargar la plantilla al sistema con los datos de las lecturas al sistema hacer clic en
Importar de CSV , en la opcin examinar para buscar el archivo en su computador y
hacer clic en Cargar e Importar desde CSV
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Si usted desea trabajar con planilla Excel deber hacer clic en Importar de CSV , se
desplegar la pantalla y para descargar el archivo en el que deber trabajar hacer clic en
Descargue la plantilla de sus UCOS Aqu
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Para cargar la plantilla al sistema con los datos de las lecturas al sistema hacer clic en
Importar de CSV , en la opcin examinar para buscar el archivo en su computador y
hacer clic en Cargar e Importar desde CSV
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Ingrese perodo consumo, hacer clic sobre el recuadro y aparecer calendario donde
podr seleccionar fechas del periodo.
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Ingrese y Porcentaje de Cobro, no debe ingresar valor en la opcin lectura esta opcin
se completar en forma automtica cuando usted ingrese las lecturas.
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Si por alguna razn el sistema no realizara el clculo de los valores en forma automtica
usted puede hacer clic en la opcin de Recalcular.
Botn Borrar con esta opcin eliminar todos los datos ingresados en esta pantalla
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Si usted desea trabajar con planilla Excel deber hacer clic en Importar de CSV , se
desplegar la pantalla y para descargar el archivo en el que deber trabajar hacer clic en
Descargue la plantilla de sus UCOS Aqu
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Para cargar la plantilla al sistema con los datos de las lecturas al sistema hacer clic en
Importar de CSV , en la opcin examinar para buscar el archivo en su computador y
hacer clic en Cargar e Importar desde CSV
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El ingreso de las cuotas especiales del mes usted las podr visualizar en la parte inferior
de la pantalla
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Importar:
Con esta opcin usted podr importar cuotas del mes anterior, traer los mismos cobros
del mes anterior con la fecha actual. Hacer clic en la opcin Importar desde mes
anterior.
En la pestaa cargar e importar CSV usted tendr la opcin de descargar planilla Excel
la cual deber completar y subir a www.miconserje.cl a travs de la misma opcin
En la pestaa cargar e importar CSV usted tendr la opcin de descargar planilla Excel
la cual deber completar y subir a www.miconserje.cl a travs de la misma opcin
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Si desea eliminar algunas seleccione las que desea eliminar y hacer clic en eliminar
seleccionadas.
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4.9. Observaciones UC
Esta pantalla permite al usuario Ingresar observaciones en las Colillas de Cobro,
permite ingresar observacin a una unidad de copropiedad o a todas.
4.9.1 Observaciones generales para todas las Unidades de Copropiedad, esta
debe ser ingresada antes del cierre de la Colilla Individual.
Para esta opcin debe utilizar el recuadro superior y hacer clic en Grabar
Estas observaciones son solo para el mes en curso.
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4.9.2 Observaciones por Unidad de Copropiedad, esta observacin debe ser ingresada
despus de cerrar la Colilla de Cobro individual del mes en que desea se refleje.
Para esta opcin debe seleccionar la Unidad de Copropiedad
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5. REMUNERACIONES
Para generar remuneraciones en Miconserje usted debe crear previamente los datos de
sus trabajadores.
Hacer clic en Administracin, Remuneraciones, Datos Trabajador opcin Ingreso
Personal.
5.1 En esta pantalla Matriz Ingreso Trabajador deber ingresar todos los datos del
Trabajador:
Rut, nombre, apellido paterno, apellido materno, fecha de nacimiento, seleccionar
sexo, estado civil, nacionalidad, fecha de ingreso del trabajador, direccin particular,
regin, comuna, telfono, categora del trabajador y especialidad o cargo.
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5.3.3 A.P.V
Hacer clic en remuneraciones, datos trabajador opcin leyes sociales. Hacer clic en la
pestaa A.P.V.
Hacer clic al lado derecho del trabajador en la opcin Ver
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Haga clic en la flecha y seleccione en cada trabajador el tipo de cotizacin de salud que
corresponda.
Hacer clic en Grabar
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5.4 Asistencia
Hacer clic en Remuneraciones opcin Ingreso Asistencia
Por defecto el sitio trae los 30 das, o los das determinados en el contrato para los
casos de los trabajadores con contrato por turno.
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Si el trabajador tiene menos das trabajados, reemplace por los das que realmente
trabajo y haga clic al lado derecho en Sin Movimientos.
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Para revisar los prstamos ingresados hacer clic en las pestaas Prstamos comunidad,
Prstamos de Caja de Compensacin o pestaa Otros Descuentos.
Para visualizar detalles del prstamo hacer clic en el signo + al lado izquierdo en la fila
del trabajador que desea visualizar.
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Borrar Prstamos
Hacer clic en Remuneraciones, prstamos, opcin actuales. Seleccione la pestaa de
acuerdo al tipo de prstamo y al lado derecho encontrar la opcin para borrar
prstamos.
Prestamos Historicos
Podr visualizar los prstamos histricos en remuneraciones, prstamo opcin
prstamos histricos.
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Seleccione la pestaa de acuerdo al tipo de prstamo para ver los prstamos histricos
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Se abre una nueva pantalla, revise que todos los datos estn correctos. Para generarlas
hacer clic en Generar Remuneraciones
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Hacer clic en Aceptar para confirmar que desea eliminar las remuneraciones
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6.1.
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6.1.2 Se encuentra en la segunda etapa, usted debe ingresar Opciones de Cobro del
Gasto Comn para la generacin de este. Siga instrucciones ms abajo
El sistema le entrega dos opciones de cobro para el Fondo de Reserva: Porcentaje % del
gasto comn del mes o Monto ($) a cobrar a cada unidad de copropiedad, seleccione la
opcin de acuerdo al tipo de cobro que utiliza la comunidad ingrese valores.
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6.1.3 Marque la opcin que seleccionar en Ingreso Inters /Multa Mora, el sistema le
entrega 3 opciones:
- Inters Simple en Base Mensual: Este interese ser cobrado en la siguiente colilla
individual de cobro y ser para todas aquellas unidades que efecten el pago con fecha
posterior a la fecha de vencimiento
- Inters Cierre de Colilla: El cobro de inters se efectuar a la fecha de cierre del
siguiente gasto comn y colilla individual de cobro.
- Inters Compuesto en base diaria: El cobro se realiza en forma diaria a todos
aquellas unidades que paguen su gasto comn con fecha posterior al vencimiento.
Ingrese fecha de vencimiento (corresponde a la fecha de vencimiento para el plazo de
pago de los gastos comunes).
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7. Ingresos
En esta rea se registra la informacin de las Colillas de Cobro Individual, ingresos por
concepto de gasto comn, ingresos extraordinarios, Caja Chica (Reposicin)
Hacer clic en Administracin, Ingresos opcin Colillas Cobro Individual
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Confirmacin de la notificacin:
El estado de la notificacin cambiar de Sin notificar a Notificado el 0-0-0000
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El formato que recibir el copropietario o residente al hacer clic en Ver detalles los
direcciona directamente a www.miconserje.cl sin necesidad de tener que digitar su
Usuario y Clave.
Hacer clic sobre el icono de la columna Descargar PDF de acuerdo al mes que desea
visualizar
Por seguridad el sistema le solicitar que ingrese su clave, ingresar y hacer clic en
Enviar
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7.2.3 Si el pago se realiza con cheque o Internet, seleccione Banco y el nmero del
Documento o transaccin segn corresponda.
Si desea Ingresar Observaciones referente al pago, Hgalo en el campo
Observaciones
Para guardar haga clic en el botn Grabar o Grabar y notificar. Con esta
ltima opcin si el copropietario o residente tienen ingresado su mail se
enviar un comprobante de pago.
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Debe crear las instituciones de las cuales recibe el ingreso a crear, ingrese Rut, nombre,
direccin y hacer clic en ingresar institucin
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Seleccione Nombre Institucin, ingrese fecha, seleccione concepto (Usted puede crear
nuevos conceptos), descripcin, forma de pago, monto, tipo de ingreso y hacer clic en
guardar.
Si desea descontar el monto ingresado en el gasto comn deber hacer clic en el cuadro
al lado derecho de la opcin Descontar Gasto Comn, se abre cuadro donde debe
seleccionar fecha en la cual debe ser descontado, hacer clic en guardar
Listado:
Podr visualizar todos los ingresos extraordinarios que ha tenido la comunidad aqu
podr borrar el ingreso si no ha sido descontado de Gasto Comn o efectuado el
depsito en la Libreta Banco.
Adems podr visualizar todos los datos del ingreso y si se ha utilizado
el ingreso para descontar del gasto comn, podr acceder directamente al gasto
en el cual fue descontado.
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8.- Banco
El men Banco le permitir registrar los egresos, generar comprobante, y efectuar los
depsitos de los ingresos de la comunidad. Esto le permite llevar la Libreta Banco de la
comunidad
8.1 Autorizacin Cuentas por Pagar: En esta pantalla usted deber seleccionar las
cuentas que usted va autorizar a pagar.
8.1.1 Seleccione las cuentas que desea autorizar, si usted desea autorizar todas las
cuentas en la parte superior de la pantalla al lado derecho haga clic en
Seleccionar Todo.
Haga clic en el botn Grabar al final de la pgina.
8.1.2.Desactivar cuentas de la pantalla Autorizacin de Cuentas por Pagar hacer
Clic en el recuadro del lado izquierdo y luego hacer clic en el botn Grabar al
Final de la pantalla. (con esta opcin no se elimina la cuenta solo se desactiva
de esta pantalla).
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8.2.2 Seleccione la forma de pago, ingrese nmero del cheque asignado verifique
la fecha y si el nombre corresponde y la Haga clic en el botn Grabar.
El sistema le preguntar si desea asignar el nmero de egreso, haga clic en
aceptar.
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8.5.2
Seleccione el perodo que desea ver, se desplegar un listado con los cheques
confeccionados y los depsitos efectuados
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8.5.3 Para registrar el cobro de los cheques usted deber seleccionar el o los cheques
que ya han sido cobrados en su cartola Banco e ingresar la fecha de cobro. Hacer
clic en la parte superior en la opcin guardar cambios de cheques cobrados
Nota: Para realizar la conciliacin bancaria deber ingresar la fecha de cobro solo a los
cheques que han sido girados y cobrados en el mismo mes. La suma del saldo final del
mes ms el monto de cheques girados y no cobrados debe ser igual al monto final de la
cartola banco
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9. Informes:
9.1 Consolidado Gasto Comn General
En este informe usted podr ver los gastos mensuales de su comunidad, el total
anual de cada tem y podr sacar grficos de uno o ms tem.
9.2 Consolidado de Cobros vs Pagos
En este informe usted podr visualizar un consolidado de los gastos de la
comunidad y sus ingresos.
Podr seleccionar el perodo que necesita.
9.3 Cuentas por Pagar
En este informe usted podr ver todas las cuentas que se encuentran pendientes
de pago.
9.4 Comunidad
9.3.1. Asignaciones UC
En este informe usted tendr un detalle de todas las asignaciones de su
comunidad, % de prorrateos y nombres de copropietarios
9.5 Ingreso
9.5.1. Histrico Cobros y Pagos Individuales
9.5.1.1. Colillas de Cobro
En este informe usted podr obtener el resumen de las
Colillas de Cobro (Informe cobranza mensual)
9.5.1.2 Resumen de Colillas de Cobro. Completo informe de todos
Los cobros, lecturas de cobros individuales, detalle
de instalaciones
9.5.1.3. Estado de Pago
En este informe usted podr visualizar los pagos efectuados
por los Copropietarios, fecha, modo de pago.
9.5.1.4. Distribucin de Pagos y Saldos
En este informe podr visualizar la distribucin del pago por
tem de cada copropietario
9.5.2. Histrico anual de cobros y pagos UC
En este informe encontrar el historial de cada unidad
9.5.3. Histrico en detalle de cobros y pagos UC
En este informe usted podr seleccionar un periodo de hasta 12 meses
Y ver el detalle de cobros, pagos y fecha de pago de todas las
unidades
10.- MANTENCIONES
Esta rea le permitir llevar un calendario y un informe de mantenciones. Hacer clic en
administracin, mantenciones opcin Ingresar Mantenciones.
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Se abre pantalla donde deber crear los proveedores asociados a las mantenciones que
desea ingresar. Ingresar datos de la empresa y hacer clic en Ingresar nueva empresa
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En esta pantalla podr visualizar el listado de las mantenciones. Adems tiene la opcin
de agregar nueva mantencin y agregar/administrar empresas.
Para ver detalle del contrato hacer clic en la columna Ver Ms en la opcin Contrato
Se abre pantalla donde usted podr visualizar el detalle del contrato. Si el archivo del
contrato se encuentra ingresado usted podr descargarlo en la flecha celeste.
Aqu podr cargar el contrato en Word o PDF en la opcin archivo examinar
Si desea eliminar el archivo debe hacer clic en el circulo rojo con la cruz
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En el listado podr visualizar los contratos, empresa, fechas del contrato, causal de
trmino. Para visualizar ms informacin acerca del contrato hacer clic en Ver
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Seleccione el periodo que desea visualizar ao y mes, hacer clic en Generar Listado de
Mantenciones
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