Qu es la auditora de gestin?

La auditora de gestin es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el
logro de los objetivos previstos por la organizacin y con los que se han manejado los recursos.

OBJETIVOS DE LA AUDITORA DE GESTIN

La auditora de gestin formula y presenta una opinin sobre los aspectos administrativos,
gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han
utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificacin de polticas, controles
operativos y accin correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y
posteriores y explican sntomas adversos evidente en la eficiente administracin.
Los objetivos de la auditora de gestin son:

Identificar las reas de reduccin de costos, mejorar los mtodos operativos e incrementar la
rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas
Determinar si la funcin o actividad bajo examen podra operar de manera ms eficiente,
econmica y efectiva, a ms de determinar si la produccin del departamento cumple con las
especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y
pronsticos que as como tambin los Estados Financieros.
Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente los
deberes y atribuciones que les han sido asignados.

Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalan la calidad

tanto en los servicios que presta como en los procesos realizados.
Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y polticas de la entidad
y mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la entidad.
Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos
y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.

En conclusin el objetivo de la auditora de Gestin es determinar si se ha realizado alguna

deficiencia importante en la poltica, procedimientos, disposiciones legales o tcnicas y verificar que
la entidad auditada cumpla con los objetivos de la entidad basndose en principios de economa,
eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia, con la finalidad de formular recomendaciones
oportunas que permitan reducir costos, mejorar la productividad, la competitividad y la calidad de la
entidad.

1.4 ALCANCE DE LA AUDITORA DE GESTIN

En la Auditora de Gestin puede alcanzar un sector de la economa, todas las operaciones de la
entidad inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier operacin, programa, sistema o
actividad especfica
Tanto en la administracin como el personal que lleva a cabo la auditora debe de estar de acuerdo
en cuanto al alcance en general, si se conoce que esta auditora incluye una evaluacin detallada de
cada aspecto operativo de la organizacin, es decir que el alcance debe tener presente:

Satisfaccin de los objetivos institucionales.

Nivel jerrquico de la empresa.
La participacin individual de los integrantes de la institucin. De la misma forma sera
oportuno considerar en la Auditora de Gestin, por la amplitud del objetivo de esta revisin:

Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislacin, poltica y procedimientos

establecidos por los rganos y organismos estatales.
Eficiencia y Economa: Involucra la utilizacin del personal, instalaciones, suministros,
tiempos y recursos financieros para obtener mximos resultados con los recursos
proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible.
Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se proporcionan
los recursos.
Salvaguarda de Activos: Contempla la proteccin contra sustracciones obsolescencia y uso
indebido.
Calidad de la Informacin: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la suficiencia y la
credibilidad de la informacin, tanto operativa como financiera.

El alcance de la auditora de gestin alcanza a validad todas las operaciones y procedimientos de

la entidad y su oportunidad de mejora enfocndose en la eficiencia, eficacia, economa, calidad
de la informacin, y cumplimiento de leyes, procedimientos y polticas.

1.5 LIMITACIONES DE LA AUDITORA DE GESTIN

Las limitaciones pueden son inherentes al control interno y son:
COSTO- BENEFICIO:
Es decir que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la prdida potencial
debida a fraudes o errores.
TRANSACCIONES NO DE RUTINA
El hecho de que la mayora de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones
esperadas y no a operaciones poco usuales
ERROR HUMANO
Resultan de lo limitado del juicio humano y de la posibilidad de cometer errores debido a descuido,
distraccin, errores de comprensin equivocada de instrucciones.
COLUSIN
La posibilidad de burlar los controles por medio de colusin con partes externas a la entidad con
empleados de la misma
ABUSO DE RESPONSABILIDAD
La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar de esa
responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administracin que violara algn control.
OBSOLENCIA DE PROCEDIMIENTOS

La posibilidad de los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido a cambios den las
condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos pudiera deteriorar el control.

La limitacin de la auditora de gestin no es ms que las restricciones que los procedimientos de

control interno han venido desarrollndose a lo largo del tiempo ya sea por factores cotidianos o de
hbito o por falta de un anlisis adecuado a la hora de implementar los controles los mismos que
podran coadyuvar en reducir la probabilidad de hallazgos de habilidades y preparacin de la
auditora.
4.-TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE GESTION
Los procedimientos y tcnicas a aplicar sern principalmente de carcter general, destinados a la
deteccin de problemas y puntos dbiles en las entidades auditadas, permitiendo analizarlos con el
objetivo de mejorarlos, no pudiendo ser tan concretos como en la auditora financiera, donde el fin
mucho ms claro, la imagen fiel de un patrimonio y de sus variaciones. Por tanto, en auditora de
gestin, los objetivos que pueden plantearse a un auditor pueden ser amplsimos. Por ejemplo, un
incremento del control en un almacn, la implantacin de un sistema que racionalice tareas y
segregue funciones; el establecimiento de un procedimiento que descargue tareas a los directivos,
permitindoles ganar tiempo; la creacin o mejora de un sistema de archivo; el incremento de la
productividad, etc. O incluso puede ocurrir que encargue una auditora operativa una entidad que ni
siquiera plantea de partida unos objetivos concretos, solicitando en principio una mejora de su
eficiencia global.
Cualquier revisin o trabajo puede ser considerado dentro del campo de la auditora de gestin,
siempre que mejore la eficiencia o la eficacia, utilizando los procedimientos adecuados a la
consecucin de los objetivos planteados. Por tanto, podemos definir los procedimientos de auditora
de gestin como los trabajos, verificaciones, comprobaciones, revisiones, etc. a realizar por el
auditor para formarse una opinin sobre la eficiencia, eficacia, y economa de la gestin y
operatividad del ente auditado, obteniendo la evidencia necesaria y suficiente.
Nos centraremos en una propuesta de procedimientos que se basar en un criterio de clasificacin,
consistente en la divisin de las tcnicas en:
A.- Bsicas
B.- Cualitativas
C.-Cuantitativas
D.-De control
La razn de dicha divisin es que tiene carcter universal y globalizador.
A.- BASICAS
a) Entrevistas
Constituyen un instrumento fundamental en las auditoras de eficiencia, eficacia y economa,
obteniendo de esta forma la mayor cantidad posible de informacin, ayudando a obtener ideas, no
contempladas inicialmente en la elaboracin de los programas de auditora.

La tcnica de la entrevista permite realizar anlisis detallados, logrando extraer datos u opiniones de
un grupo de individuos, procesndolas posteriormente en funcin de los objetivos perseguidos.
Presenta desventajas, principalmente la de un coste muy elevado, as como la dificultad de valorar
la influencia que puede establecer el entrevistador sobre las respuestas, o bien los posibles sesgos
existentes por presiones ejercidas sobre los entrevistados.

b) Cuestionarios
Se realizarn en el mejor clima posible, obtenindose la informacin a travs de las encuestas,
permitiendo extraer datos y opiniones, as como detectar problemas a priori. Fundamentalmente,
sirven para configurar la informacin bsica, por lo que es aconsejable completarla o contrastarla
con la observacin de hechos o registros.
El cuestionario posee la ventaja de su coste, ms reducido que la realizacin de las entrevistas, as
como permite conservar el anonimato de una poblacin que puede ser tan grande como se desee,
pues las respuestas pueden ser tratadas informticamente. Como principal desventaja presenta el
hecho de que comporta una estandarizacin de las respuestas, pudiendo provocar en determinados
casos un sesgo en la informacin, siendo importante el emplear un adecuado sistema estadstico.
Tambin puede suponer un elevado esfuerzo en cuanto a su confeccin, para lo cual es muy til el
empleo de un programa informtico.
c) Observacin documental
Su objetivo es la recopilacin de la informacin grfica existente relativa al objeto de estudio.
Permite la consecucin de informacin extrayndola de cualquier documento considerado
importante (informes, memorias, reportajes, expedientes, etc.)
Como ventajas de esta tcnica se puede sealar que facilita la concrecin de los objetivos de
auditora, sirviendo de soporte vlido a la evidencia, pero supone normalmente un elevado esfuerzo
de seleccin, ordenacin y clasificacin.
d) Observacin directa
Consistente en analizar espacios fsicos, distribuciones de almacenes, oficinas, deteccin de medios
materiales, o tambin situaciones, relaciones, etc. En definitiva, se centra en todo aquello que
permita una visin de conjunto del entorno en el que se realiza la auditora de gestin. De esta forma
se proporciona una visin general e intuitiva de la organizacin, aunque depende en gran medida de
la subjetividad del observador, por lo que puede provocar algn error o sesgo.7
B.- CUANTITATIVAS
Permiten establecer ndices en algunos casos sobre la realidad o situaciones estudiadas.
a) Revisiones analticas
Permiten, a travs de la comparacin de datos, detectar variaciones ilgicas, posibles prdidas de
recursos, evoluciones, tendencias, etc, aunque precisan de otras tcnicas de apoyo que den
consistencia y evidencia a lo detectado..
b) Anlisis de superficies

Incluye el estudio de variables de proporcin o de distribucin de superficies. Presenta la ventaja de

proporcionar indicadores vlidos para la toma de decisiones, aunque precisa de planos y medidas,
que en ocasiones no existen, debiendo dedicar tiempo a las mediciones y clculos, es decir, precisan
de elementos tcnicos no siempre manejables con facilidad.
c) Indicadores de personal
Pueden ser muy diversos, desde indicadores de asistencia, de productividad, de rotacin, de
sustituibilidad, etc. Junto a estos indicadores, si la entidad posee un archivo del personal, con sus
datos personales (edad, formacin, sexo, aficiones, etc.) es posible efectuar estudios que permitan
conocer sus capacidades y permitir unas asignaciones de tareas lgicas, como en el anlisis de
superficies, presenta la ventaja de proporcionar indicadores vlidos para la toma de decisiones pero
precisan de instrumentos de medida adecuados.
d) Evaluacin de los recursos
La evaluacin de los recursos utilizados en una determinada actividad es un aspecto importante para
valorar la eficiencia y la economa de una entidad, determinando si son los necesarios y suficientes
para la realizacin de la actividad, detectando excesos o defectos en su aplicacin y evaluando las
condiciones de adquisicin. presenta el problema de la valoracin de los recursos o flujos, con el fin
de obtener indicadores.
e) Anlisis de flujos
Permite plasmar grficamente actividades, procesos y sistemas, posibilitando el anlisis de cada
unidad o rea orgnica en las que se estructure la entidad a auditar. Para ello hay que entender cada
rea como una unidad en relacin con el entorno, atravesada por flujos de inputs y outputs.
f) Tcnicas de anlisis econmico
Estas tcnicas incluyen, los procedimientos de elaboracin de presupuestos, as como el posterior
clculo de desviaciones tcnicas y econmicas. Clculo de tendencias y anlisis comparativos con
otras entidades del mismo sector o con empresas de diferentes sectores. Es importante que la
empresa disponga de un buen sistema de archivo, con el fin de poder acceder a los datos histricos.
Anlisis de los resultados, situacin financiera a corto y largo plazo, clculo de ratios, etc. Por ltimo,
la elaboracin y estudio de los estados financieros complementarios. Estas tcnicas permiten
obtener informacin sobre las distribuciones de recursos a travs del cuadro de financiacin,
composicin del inmovilizado, etc, pero precisan el apoyo de otras tcnicas, principalmente bsicas.

C.- CUALITATIVAS
Estn referidas a problemas que pueden surgir de carcter no cuantitativo, como los conflictos
interdepartamentales, el entorno la calidad de los outputs, etc. aplicando las tcnicas que se
consideren ms convenientes para eliminar los problemas. Estas tcnicas incluyen:
a) Evaluacin del estilo y calidad
Tiene como objetivo el conocer y obtener evidencia suficiente sobre el tipo de direccin que existe,
la calidad de los trabajadores y tcnicos, as como la existencia o no de liderazgos. Esta tcnica es
til para evaluar la capacidad del personal, pudiendo detectar carencias de formacin, empleados
con necesidades de reciclaje, etc, pero precisa complementarse con tcnicas bsicas y pueden,
adems, existir sesgos por miedos, rencores, etc.
b) Estudio de las relaciones interdepartamentales

Representa el estudio de los tipos de grupos que operan en la organizacin o entidad, delimitando
sus objetivos, expectativas y grado de cohesin. Su aplicacin es til para mejorar el control de los
procesos y flujos de informacin, as como de las personas con mayor capacidad de liderazgo e
influencia sobre los procesos de decisin.
c) Anlisis del clima de trabajo
El objetivo de este anlisis es conocer el nivel de motivacin y compenetracin de los empleados en
relacin a los objetivos planteados por los responsables de dicha unidad. Si se presenta algn
conflicto, el auditor ha de proponer las mejoras y recomendaciones necesarias para solucionarlos,
por lo que, de alguna manera, es aconsejable que posea unos ciertos conocimientos psicolgicos.
d) Conocimiento del entorno jurdico-laboral de la entidad auditada
Se trata de una evaluacin, actual o futura, del capital humano que posea una empresa, as como la
revisin del entorno jurdico en que se desenvuelve la entidad, debiendo evaluarlo atendiendo
principalmente a las actuaciones de los tcnicos cuyas responsabilidades puedan tener
consecuencias legales, por ello, es una tcnica que entra en aspectos normalmente problemticos.
D. DE CONTROL
El objetivo de estas tcnicas es detectar las desviaciones que se puedan haber producido y tomar las
medidas correctoras oportunas. Las fases de que constan estas tcnicas son:
a) Implantacin de un sistema de control
El objetivo principal de este procedimiento es la deteccin de las diferencias producidas entre los
datos obtenidos y los objetivos previstos, con el fin de corregir las desviaciones que se produzcan.
Esta tcnica de implantacin es importante, ya que si no se consigue, las siguientes fases no podrn
llevarse a cabo.
b) Evaluacin
Supone un diagnstico de los errores o divergencias surgidos y su importancia. Para ello, se
comparar el desarrollo real con el previsto, obteniendo una valoracin de la eficacia del sistema
implantado. Este procedimiento consiste en buscar unos indicadores de eficiencia y de eficacia, que
permitan medir el nivel inicial de partida, antes del comienzo de la auditora, con el objetivo de
poder valorar los incrementos, o decrementos en su caso, que se produzcan a partir de dicho
momento; deteccin de los puntos fuertes y dbiles de la organizacin y comparacin de la situacin
real con los indicadores previstos, determinando el nivel de desviacin existente.
c) Seguimiento
Permite detectar los aciertos y errores del programa de actuacin implantado, con el objetivo de
superar los problemas, errores o puntos dbiles detectados, buscando entonces medidas correctoras
e incorporndolas a futuros trabajos.

Investigacin operativa

Ayuda a tener una visin de largo plazo a quienes toman la decisin, as ellos pueden
planificar mejor.
De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoria operativa en forma parcial,
considerando una o ms reas especficas peridica y rotativamente.

La investigacin operativa es una moderna disciplina cientfica que se caracteriza por la

aplicacin de teora, mtodos y tcnicas especiales, para buscar la solucin de problemas de
administracin, organizacin y control que se producen en los diversos sistemas que existen
en la naturaleza y los creados por el ser humano, tales como las organizaciones a las que
identifica como sistemas organizados, sistemas fsicos, econmicos, ecolgicos,
educacionales, de servicio social, etc.
El objetivo ms importante de la aplicacin de la investigacin operativa es apoyar en la
toma ptima de decisiones en los sistemas y en la planificacin de sus actividades.
El enfoque fundamental de la investigacin operativa es el enfoque de sistemas, por el cual, a
diferencia del enfoque tradicional, se estudia el comportamiento de todo un conjunto de
partes o sub-sistemas que interaccionan entre s, se identifica el problema y se analizan sus
repercusiones, buscndose soluciones integrales que beneficien al sistema como un todo.
Para hallar la solucin, la investigacin operativa generalmente representa el problema como
un modelo matemtico, que es analizado y evaluado previamente.
La investigacin de operaciones es una ciencia interdisciplinaria.

El proceso de la Auditoria de Gestin se divide en tres fases

Planeamiento
La Fase de Planeamiento de la Auditoria de Gestin comprende dos etapas:

La Revisin General; se inicia con el conocimiento de la entidad, programa o actividad por

examinar. El equipo de Auditoria adquiere un efectivo conocimiento de sus actividades y
operaciones, identificando aspectos tales como: fines, objetivos y metas, recursos asignados,
sistemas y controles gerenciales clave. Para ello, deben revisarse elementos diversos como:
leyes y reglamentos aplicables, normas de administracin financiera, informacin sobre
seguimiento de medidas correctivas, y documentacin sobre el programa en el archivo
permanente; despus de lo cual es elaborado el Plan de Revisin Estratgica.

La Revisin Estratgica; comprende la ejecucin del indicado plan, la misma enfatiza el

conocimiento y comprensin de la entidad, programa o actividad a examinar, mediante la
recopilacin de informacin u observacin fsica de sus operaciones. Esta tarea implica el
anlisis preliminar en la propia entidad y descripcin de diversos asuntos tales como:
ambiente de control, factores externos e internos, reas generales y revisin, criterios de
auditoria e identificacin de los asuntos ms importantes; despus de lo cual es elaborado el
reporte de revisin estratgica, el que sirve de soporte para la elaboracin del
correspondiente Plan de Auditoria.

Informe
Involucra la elaboracin de los programas de auditoria, la recopilacin de documentos, realizacin de
pruebas y anlisis de evidencias, para asegurar su suficiencia, competencia y pertinencia, de modo
de acumular bases suficientes para la formulacin de observaciones, conclusiones y
recomendaciones efectivas y debidamente respaldadas, as como para acreditar haber llevado a
cabo el examen de acuerdo con los requisitos de calidad establecidos. En esta fase se aplican
procedimientos y tcnicas de Auditoria y comprende de: pruebas y evaluacin de controles,
identificacin de hallazgos (condicin y criterio), desarrollo de observaciones (incluyendo condicin,

criterio, causa y efecto) y comunicacin de resultados a los funcionarios responsables de la entidad

examinada.

Ejecucin
El equipo de Auditoria formaliza sus observaciones en el informe de Auditoria. Este documento, que
es producto final del examen deber detallar, adems de los elementos de la observacin (condicin,
criterio, causa y efecto), comentarios de la entidad, evaluacin final de tales comentarios,
conclusiones y recomendaciones. Este documento, despus del control de calidad postauditoria,
mediante el que se confirman los requisitos de calidad y confiabilidad, es finalmente aprobado y
remitido a la entidad auditada, en la forma y modo establecido por la Contralora

METODOLOGA BSICA DE LA AUDITORA DE GESTIN

La metodologa bsica consiste en la aplicacin de uno o varios de los siguientes procedimientos:
Lectura de documentacin.
Entrevistas con los directivos y los funcionarios que ejecutan los ciclos operacionales.
Identificar y documentar los procedimientos, funciones y actividades.
Efectuar pruebas de cumplimiento para confirmar los procedimientos y funciones relevadas.
Revisar la gestin por medio de indicadores de desempeo relevantes.