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EMPRESA ATSA CHILE S.

A
ASISTENTE ADMINISTRATIVO REA ACUICULTURA
INFORME DE PRCTICA PROFESIONAL

Para optar al Ttulo de: Secretariado Ejecutivo Bilinge Mencin


Comercio Exterior

Alumno: Sandor Andana Mansilla


Profesor Gua: Paul Harrison Muoz

Puerto Montt, 19 de enero del 2015

PGINA PROFESOR GUA

Sr. Paul Anthony Harrison Muoz


Ingeniero en Ejecucin Mecnica
Jefe Carrera rea Administracin y Negocios
Instituto Profesional Valle Central

ii

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ........................................................................................................................i

1.1

OBJETIVOS ........................................................................................................................2

1.2

RESUMEN DE CONTENIDOS ..........................................................................................3

DESCRIPCIN E IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA U ORGANIZACIN ..................5

II

2.1

Origen ..................................................................................................................................7

2.2

Evolucin .............................................................................................................................8

2.3

Estructura Organizacional ....................................................................................................9

2.4

Estructura departamental de la organizacin .................................................................... 10

III
DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DONDE SE REALIZ LA PRCTICA
PROFESIONAL ............................................................................................................................... 13
3.1

rea de ventas acuicultura ............................................................................................... 13

3.2

Lnea de Productos ............................................................................................................ 13

3.3

Proveedores de la firma..................................................................................................... 17

3.4

Cartera de clientes ............................................................................................................. 18

3.5

condiciones de implemacin fsica ................................................................................... 20


DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS ...................................... 21

IV

APORTES HECHOS A LA EMPRESA CON LAS ACTIVIDADES DESEMPEADAS .... 23

V
VI

CONCLUSIONES ................................................................................................................ 26

VII

BIBLIOGRAFA .................................................................................................................. 28

VIII

ANEXO A ............................................................................................................................. 30

8.1

ANEXO B ............................................................................................................................. 32

IX
9.1
X

Procedimiento de venta ..................................................................................................... 30

Protocolo de Cobranzas a clientes .................................................................................... 32

ANEXO C ................................................................................................................................. 34
10.1

Porcentaje de ventas por rubros comerciales de la empresa. ............................................ 34

iii

GLOSARIO

Acuicultura: Cultivo de organismos acuticos en reas continentales o costeras, que implica


por un lado la intervencin en el proceso de crianza para mejorar la produccin y por el
otro la propiedad individual o empresarial del stock cultivado.
Biorremediacin: Es una tecnologa emergente que utiliza organismos vivos (plantas, algas,
hongos y bacterias) para absorber, degradar o transformar los contaminantes y retirarlos,
inactivarlos o atenuar su efecto en suelo, agua y aire.
Caligus: Corresponde a una enfermedad producida por una especie de piojo de mar, que
habita principalmente en las aguas marinas y que afecta a los salmnidos, produciendo su
mortandad.
Ensilaje: Es una tcnica de conservacin de residuos de peces mediante la adiccin de
cidos minerales u orgnicos que baja el PH, lo cual inhibe el crecimiento de bacterias y
permite de esta manera el almacenamiento a largo plazo de la materia prima para la
fabricacin de subproductos destinados para el consumo animal o humano.
ERP (Enterprise Resource Planning- Planificacin de Recursos Empresariales): Es un tipo
sistema informtico (software) de gestin empresarial, que permite la organizacin,
sistematizacin e integracin de las diferentes operaciones internas de una empresa.

iv

Factoring: Es un intermediario financiero que adquiere las cuentas por cobrar de una
compaa, esencialmente una fuente de financiamiento que acepta pagar a la empresa el
valor de la factura menos un descuento por comisin y honorarios.
GdeExpress: Plataforma informtica que permite la emisin, almacenamiento y recepcin
de documentos tributarios electrnicos como facturas, guas de despacho y nota de venta,
de acuerdo a la normativa establecida por el Servicios de Impuestos Internos (SII) de Chile.
Packaging: Trmino derivado de la lengua inglesa que hace referencia al acto, industria,
arte o estilo de embalaje o empaque.
SIA ERP (Sistema de Informacin Administrativa): Es un modelo de software, diseado
para la integracin y automatizacin de actividades operativas en reas internas de una
empresa, tales como, ventas, contabilidad, adquisiciones, produccin y tesorera.

INTRODUCCIN

En el mbito de la acuicultura, Chile se ubica entre los principales productores a nivel


mundial, tanto en trminos de acuicultura (cultivo de especies acuticas), como en pesca
(captura de especies acuticas). Esta condicin se explica debido a que nuestro pas se
ubica en una de las zonas marinas ms productivas del planeta, desde donde se extraen
cerca de 160 especies hidrobiolgcas, que incluyen peces, algas, crustceos, moluscos y
equinodermos.
An cuando el sector ha enfrentado diversas situaciones de crisis, mantiene una tendencia
creciente en el valor de las exportaciones alcanzando el 2013 un total de 5.241 millones de
dlares, un 16% ms que en el ao 2012 explicado por los resultados de la salmonicultura
que representa el 70,3% del valor total de estas exportaciones.
Este rubro representa una importante fuente de empleo para la zona y constituye uno de los
recursos renovables ms importante del pas.
En el siguiente informe se dar a conocer el desarrollo del perodo de prctica profesional
para la obtencin del ttulo de Secretariado Ejecutivo Bilinge Mencin Comercio Exterior.
Este perodo tuvo una duracin de 400 horas y fue realizado en una pyme llamada Atsa
Chile S.A, en su rea de acuicultura como asistente administrativo.

1.1 OBJETIVOS

Objetivo General:
Exponer de forma global y especfica, los aspectos fundamentales desarrollados
durante el perodo de prctica profesional, contextualizando aspectos tericos y
prcticos.
Objetivos Especficos:

Describir actividades empricas, vinculando conocimientos tericos propios de la


materia.

Comprender el uso y manejo de variables operacionales dentro de una empresa.

Aplicar aprendizajes adquiridos en el proceso lectivo, en el desarrollo de actividades


durante el perodo de prctica profesional.

1.2 RESUMEN DE CONTENIDOS

Captulo II Descripcin e identificacin de la empresa u organizacin: En este captulo se


presenta la empresa donde se llev a cabo el perodo de prctica profesional, describiendo
sus rubros comerciales, su estructura organizacional, jerarqua departamental y su
constitucin desde sus orgenes hasta su evolucin.
Captulo III Descripcin de la unidad donde se realiz la prctica profesional: Este captulo
contiene informacin sobre el rea de intervencin en donde se desarroll la prctica
profesional, incluyendo su ubicacin geogrfica, conjunto de personal, su portafolio de
productos, cartera de clientes y condiciones fsicas en donde se implementaron las
actividades.
Captulo IV Descripcin de las actividades realizadas: Aqu se da a conocer las principales
funciones desarrollas durante el proceso de prctica profesional.
Captulo V Aportes hechos a la empresa con las actividades desempeadas: En esta seccin
del informe se proporciona informacin relacionada a los aportes hechos a la empresa Atsa
S.A con las actividades realizadas.
Captulos VI Conclusiones: En este apartado se distinguen los resultados finales de acuerdo
con las informaciones presentadas.
Captulo VII Bibliografa: Esta seccin hace referencia a las fuentes informativas utilizadas,
previamente y durante la redaccin del presente informe.
3

Captulo VIII Anexos: Este captulo tiene como objetivo brindar informacin adicional y
detallada de los procedimientos de cobranzas y metodologa para el proceso de ventas de la
empresa que fueron llevados acabos durante esta fase de prctica profesional.

II DESCRIPCIN E IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA U


ORGANIZACIN

Nombre de fantasa:
Razn Social:
Giro:
Rut:
Direccin Regional:
Direccin Central:
Representante Legal:

Informacin General
Atsa Chile
Atsa Chile S.A
Comercializacin e importacin de equipos e insumos para la industria
96945000-3
Quillota 175, oficina 508 - Puerto Montt
Palacio Riesco 4121B, Huechuraba - Santiago
Luis Enrique Vallejos

Atsa Chile S.A es una empresa que busca desarrollar sus negocios basada en tres pilares
bsicos: innovacin, sustentabilidad y aporte al medio ambiente. En la creacin de sus
productos, permanentemente busca nuevas tecnologas y nuevos productos con el objetivo
de aportar soluciones amigables con el medio ambiente, optimizar procesos y mejorar la
rentabilidad de sus clientes.
Actualmente la firma tiene un equipo de recursos humanos de 20 personas; distribuidas en
Santiago, Concepcin y Puerto Montt.
En relacin al rubro comercial de la empresa, en el presente tiene 3 plataformas de
negocios en su portafolio (ver anexo C):
Acuicultura
Packaging
Qumicos Industriales
o Papel
5

o Plsticos Especiales

1. Acuicultura
El mercado objetivo en este rubro esta principalmente concentrado en la regin sur del pas,
debido a la alta explotacin y desarrollo de recursos marinos; en el cual se genera una
demanda de productos acucolas, por empresas que desarrollan el cultivo de peces en
instalaciones especializadas para su procesamiento como pisciculturas, hatcheries, centros
de cultivo, plantas pesqueras, unidades de proceso primario, unidades de proceso
secundario, estuarios y centro de engorda de peces.
En la misma lnea, los productos comercializados por Atsa buscan satisfacer los
requerimientos de toda la cadena productiva del cultivo de especies marinas:
sincronizadores hormonales para etapas de reproduccin y ovulacin de peces, sanitizantes
para huevos e instalaciones; acondicionadores de agua para el tratamiento y prevencin de
enfermedades, sedantes y preservantes de deshechos de pescado.
2. Packaging
En este rubro comercial se desarrollan aditivos para producir plsticos antibacterianos para
uso en elementos sanitarios y en envases de alimentos, adems de plsticos biodegradables
con nanotecnologa para embalajes; en la actualidad se desarrolla la representacin de
productos de la firma Willow Ridge Plastics. El canal de distribucin se sita
especficamente en las ciudades de Concepcin y Santiago.
3. Qumicos Industriales
6

Esta rea se encuentra en fase de desarrollo y planea enfocarse en un contrato de


fabricacin y abastecimiento con una empresa del sector automotriz, ser esta empresa la
que llegue al usuario final a travs de su cadena de locales comerciales en la regin
metropolitana.

Formulacin y fabricacin de anticongelante/Refrigerante para vehculos de


transporte y equipo mineros.

Formulacin y fabricacin de aditivos para el control de emisiones en vehculos


diesel.

2.1

Origen

L a creacin de la firma ATSA se origina en el ao 1997, bajo una primera razn social con
el nombre de Qumica Anglo chilena S.A.; fue creada como una empresa familiar y
fundada por Toms Thao (to) y Peter Hill (sobrino) ambos domiciliados en Santiago,
quienes deciden incursionar en la importacin de qumicos e instrumentos para la industria
en general, trados desde Asia.
Posteriormente en el ao 2001, toma su segunda razn social Asia Trading S.A y amplia su
cartera de productos, incluyendo importaciones de material textil ecolgico (cambrel),
instrumentos para soldadura industrial y equipos telefnicos para empresas privadas. En sus
inicios la empresa contaba con un personal de 6 personas.

2.2

Evolucin

La incorporacin de la empresa al rubro de packaging nace en el ao 2004, a travs de la


representacin de productos de la marca brasilea Cyclop y un contrato comercial con la
compaa

chilena Masisa; estrategia competitiva que le permiti incorporar la

comercializacin de polipropileno, polyester y plsticos especiales para

embalaje y

envasado de productos industriales.


La extensin en nuevos mercado internacionales hizo necesaria el cambio de imagen
corporativa, es as que se estable su tercera razn social Atsa S.A en el 2006.
A partir del ao 2008 inicia proyecciones de negocios en la regin sur, comenzando con
investigaciones de mercado en el sector acucola; sin embargo. No es hasta el ao 2010
cuando se concreta el comienzo de las ventas para el rea.

2.3

Estructura Organizacional

Figura 1: Organigrama Corporativo General Empresa Atsa Chile S.A

Peter Hill
Socio

Francisco Hill
Socio

Enrique Vallejos
Socio
Gerente Comercial

Direccin Tcnica
rea Acuicultura
Mauricio Segura

Desarrollo Nuevos
Negocios
Stefania Marmissolle

Santiago
Sandra Cardoso
Yael Ergas (GLFB)

Logstica/Import/Export
Flor Cecilia Bustos

Adm. Y Contabilidad
Luis Sandoval
Alenka Martnez

Bodega y Despachos
Ricardo Veloso

Roberto Hill
Socio
Gerente General

Puerto Montt
Mariela Romero
Silvana Barrientos

Recepcin y
Facturacin
Elizabeth Rios

Concepcin
Cristan Jeria

Servicios Generales
Francisco Gutirrez

En la imagen se observa la representacin grfica de la estructura administrativa de la


empresa, a travs de su organigrama corporativo.
La empresa Atsa presenta una estructura organizacional centralizada, gestionada
nicamente por su directorio de socios.

2.4

Estructura departamental de la organizacin

En funcin del tamao de la empresa muchos de los departamentos en Atsa S.A se


encuentran fusionados, por lo que un nmero determinado de funciones son realizadas de
acuerdo a las circunstancias en una

misma unidad. A continuacin se indican sus

principales labores.

Departamento de Gerencia: Se encuentra en el nivel jerrquico ms alto, es el


encargado de la toma de decisiones estratgicas que involucran a la organizacin en
su totalidad y controla las operaciones en las dems reas. Entre sus funciones
estn: realizar proyeccin anual de ventas, control de gestin, anlisis de
necesidades presentes y futuras de a acuerdo a objetivos organizacionales.

Departamento de administracin y finanzas: Esta rea se encarga de la obtencin de


fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la
empresa, procurando lograr la liquidez, solvencia y rentabilidad necesaria. El rea
de finanzas tiene el objetivo implcito de la maximizacin de recursos al mnimo
costo. Las actividades desarrolladas son: anlisis financiero, hacer presupuestos
operacionales y evaluacin de proyectos de inversin.

Departamento de Comercializacin: Constituye la actividad central de la empresa,


el departamento de comercializacin est conformado por representantes
10

comerciales cuyos principales objetivos son captar, asegurar y desarrollar mercados


hacia los cuales dirigir la produccin (ventas). Entre sus principales operaciones se
encuentran: investigacin de mercado, anlisis de productos, promocin de ventas y
canales de distribucin.

Departamento de Contabilidad: Su funcin es aportar antecedentes cuantitativos que


permitan tomar decisiones a las unidades de la empresa y a la administracin en
general, de tal manera que se logre una ejecucin gil y eficiente de las actividades,
adems de un gasto racional en el presupuesto. Sus principales instrumentos son:
registro de costos, balance general, estados contables varios y anlisis de
documentacin tributaria.

11

Figura 2: Organizacin jerrquica y departamental de la empresa Atsa Chile S.A

Departamento
de
Comercializacin
Departamento
de
Administracin y
finanzas

Departamento
de Contabilidad

Gerencia
Directorio
de socios

En la figura 2 se aprecia la jerarqua departamental de la empresa. El departamento de


gerencia se compone de 4 personas, constituye en nivel estratgico. Los departamento de
Contabilidad, comercializacin, y finanzas son los niveles tctico y operativo de la
organizacin.

12

III DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DONDE SE REALIZ LA


PRCTICA PROFESIONAL

3.1

rea de ventas acuicultura

Atsa Chile S.A inicia estudios de mercado en la industria acucola desde el ao 2008, y
participa activamente en este rubro desde el 2010, desarrollando vnculos comerciales con
importantes firmas del sector.
El rea acuicultura se sita en Puerto Montt, se compone de un equipo de 3 personas, un
representante tcnico-comercial, un administrativo contable y un director tcnico en
Santiago. Con ubicacin en la calle Quillota N 175, edifico de la construccin, oficina
508.
3.2

Lnea de Productos

El rea acucola proporciona productos y servicios orientados a satisfacer requerimientos y


ofrecer soluciones medioambientales

favorables para aportar al desarrollo de una

acuicultura sustentable.
La relacin de la empresa con la industria acucola se crea a travs de sus lneas de
productos e investigaciones en torno a la cadena productiva de peces
Los productos son originarios de proveedores extranjeros que cuentan con certificaciones
para la produccin de qumicos para la industria acucola, con componentes orgnicos,
derivados de plantas y amigables con el medio ambiente.
13

1. Acondicionadores de Agua
Eco-Puye: Acondicionador de agua especialmente formulado para su uso en pisciculturas,
instalaciones de reproduccin, tanques de transporte y para el manejo de equipos y en
superficies.

Ayuda a reducir el estrs y abrasiones durante cualquier proceso de manipulacin.

Reduce la vulnerabilidad frente a agentes patgenos que pueden afectar a los peces.

Mejora capa de mucus protectora natural de los peces.

Se une con los metales presados o sustancias qumicas nocivas para reducir su
toxicidad.

Oceanus: Un producto natural para el transporte seguro de peces.

Ayuda a disminuir la tasa de mortalidad de peces durante el transporte.

Contiene compuestos naturales extrados de plantas que son seguros para los peces
y otras especies marinas.

Previene el desarrollo de poblaciones de patgenos en peces.

Reduce el estrs y los procesos de la tasa metablica y mejora la calidad del agua.

Petrus: Para el tratamiento y prevencin de enfermedades en peces y camarones.

Trata y previene la aparicin de bacterias, parsitos y enfermedades fngicas.

14

Contiene ingredientes no txicos y seguros para el medio ambiente, los peces y


otras especies marinas.

Manejo exitoso de la calidad del agua en los criaderos y estanques.

Mytimor: Una alternativa natural para el control de caligus.

Mezcla sinrgica de extractos naturales

Contiene compuestos naturales extrados de plantas que son seguros para los
peces y otras especies marinas

2. Sincronizadores hormonales

Ovaplant: Efectivo sincronizador para producir la ovulacin en varias especies de peces.

Induce la maduracin anticipada en temporadas de reproduccin.

Coordina y sincroniza temporadas de produccin de ovas.

3. Bioseguridad y Desinfectantes

Perox Sea 50: Perxido de hidrgeno sanitizado y estabilizado.

Elimina la mayor parte de los adultos y pre adultos del piojo de mar.

Es una alternativa para el control de hongos en ovas y peces de agua dulce.


15

Ox Aquaculture: Perxido de hidrgeno de alta estabilizacin para uso acucola para la


prevencin de enfermedades bacterianas, vricas, fngicas y parsitos de impacto en
acuicultura.

Control de algas.

Tratamiento preventivo y en algunos casos tratamiento coadyuvante.

Ox Virin: Desinfectante de lite bactericida, fungicida, virucida, alguicida, esporicida y


activo frente a protozoos y otros parsitos. Compuesto por perxido de hidrgeno y acido
actico.

Es efectivo frente a un amplio espectro de microorganismos: bacterias, hongos,


virus, algas, esporas y protozoos.

4. Ensilaje

Confish: Producto formulado para la conservacin y ensilado de desechos en centros de


produccin de acuicultura, plantas pesqueras y de proceso, ya que regula el PH de estas
mezclas. Su formulacin permite disminuir su corrosividad.

Permite que los desechos puedan ser procesados para generar subproductos y
materias primas para la fabricacin de alimentos para animales.

16

5. Bioremediacin

Aqua Pro: Producto formulado en base a enzimas, su funcin es degradar los sedimentos
orgnicos en estanques y/o lagunas. Reducen la carga de potenciales patgenos en
pisciculturas.

3.3

Proveedores de la firma

Durante 3 aos la compaa norteamericana Western Chemical Inc. Parte del grupo de
empresas Aquatic Life Sciences y Sindel, con presencia en 40 pases y 30 aos de
experiencia en el cuidado de especies acuticas fue el principal proveedor de productos de
la empresa Atsa, obteniendo la representacin de productos para el acondicionamiento de
aguas, desinfeccin, reproduccin y tratamiento de ambientes acuticos.
En el presente la empresa Atsa Chile S.A tiene 2 proveedores para su rea acuicultura:
I.

OX-CTA: Empresa espaola, especializada en desarrollar protocolos de trabajo que


garantizan la sanidad animal y el cumplimiento de la legislacin vigente
internacional.

II.

STK Aquamor Technologies: empresa israel que desarrolla y comercializa un


nmero de productos de su propiedad patentados intelectualmente.

17

3.4

Cartera de clientes

El conjunto de clientes de Atsa S.A comprenda a empresas que se dedican al cultivo y


explotacin de especies marinas, gran parte salmonicultoras, como tambin empresas que
incluyen toda la cadena de valor, estos procesos emulan las fases de desarrollo natural de
las especies en el medio silvestre. Por tanto, existe una fase de agua dulce, en donde ocurre
la reproduccin de los peces, y una etapa en agua de mar, donde sucede el crecimiento de
los individuos hasta llegar a la edad adulta. Momento donde, se efecta la cosecha,
faenamiento y procesamiento industrial para la venta. Las etapas de desarrollo de los
salmnidos se detallan a continuacin:

Figura 3: Etapas de desarrollo de los salmnidos

Las distintas etapas antes mencionadas se desarrollan en unidades productivas


diferenciadas, que pueden o no estar presentes en las empresas del rubro, de acuerdo a las
siguientes denominaciones:

i) Hatcheries: Unidades productivas donde se desarrolla la obtencin de los salmnidos


18

en fase de crecimiento o Smolt. Se sitan en fuentes naturales de agua dulce o estanques


con ambientes controlados. En tal unidad productiva se efecta la reproduccin artificial
de los peces para la obtencin de ovas, las cuales deben ser incubadas para su eclosin.

ii) Centros de engorda: Esta unidad productiva se sita en los centros de mar, en
donde se instalan balsas jaulas para el confinamiento de los peces desde la fase Smolt,
hasta el estado adulto. En tales centros, se desarrollan las operaciones de alimentacin,
manejo sanitario, monitoreo del crecimiento de los peces, mantencin de las estructuras
y finalmente la cosecha. Tambin en algunas empresas, existen unidades de acopio para
la cosecha y centros de matanza.

iii) Unidades de proceso primario: La actividad efectuada en estos centros es el faenamiento,


que involucra el cortede agallas, descabezamiento y eviscerado. En algunos casos, tambin se
desarrolla la matanza de los peces, en caso que se efecte una cosecha viva, como es realizado
por las embarcaciones de cosecha para estos propsitos (wellboat).

iv) Unidades de proceso secundario: Corresponde a las operaciones involucradas en la


obtencin de cortes de salmn, para lo cual, en la unidad, se presentan diversas instalaciones
para dar valor agregado. En esta etapa, existe un gran requerimiento de mano de obra, dado
que los diversos cortes deben ser realizados en su mayora de manera manual. Los productos
obtenidos en esta unidad productiva, son los diversos filetes, trozos, steak y ahumados de
salmn.

19

Principales clientes: Aquagen, Aqua Chile, Chilebeed, Los Fiordos, Friosur, Landcatch,
Mainstream, Marine Harvest Chile, Multiexport, Pacific Star, Pscicola Hornopiren,
Ventisqueros, salmones Cupqueln..

3.5

condiciones de implemacin fsica

La oficina administrativa del rea acuicultura, consiste en una planta libre con 2 estaciones
de trabajo con un mximo de 2 persona por cada estacin, bao incorporado; equipamiento
bsico de telefona e internet. Adems de espacio para bodega de productos en stock.

20

IV DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS

A continuacin se mencionan las actividades desarrolladas durante el perodo de prctica


profesional:
Manejo de software y programas informticos:

Utilizacin de Sistema SIA ERP.

Uso de Microsoft Office Outlook para envo y recepcin de mensajera.

Manejo de Sistema de facturacin electrnica GDE express.

Confeccin de hojas de clculos y planillas en Microsoft Excel

Realizar procedimiento de venta ( ver anexo A):

Emisin de nota de venta electrnica

Emisin e impresin de gua de despacho electrnica.

Impresin y remisin de Factura electrnica a clientes.

Llevar a cabo protocolo de cobranza a clientes (remtase a anexo B):

Notificacin vencimiento de facturas va email.

Cobranza Telefnica.

Seguimiento y registro de facturas vencidas y por vencer.

Verificar pagos con depsitos y en factoring.

Confeccionar registro del proceso de ventas diarias (rdenes de compra, notas de


venta, guas de despacho y facturas).

21

Elaborar registro de muestras de productos despachados a clientes y verificar su


recepcin.
Entrega de pedidos y documentacin a clientes.
Generar inventario de productos en stock:

Solicitar actualizaciones de productos en stock en bodegas externas

Corroborar despacho de pedidos en bodegas externas y solicitar guas de despacho


firmadas por clientes.
Elaboracin de carpetas con documentacin tcnica para reuniones.
Archivo y organizacin de documentacin comercial y administrativa.
Digitacin y Transcripcin de informacin.
Atencin de Pblico presencial y telefnico:

Recoger y canalizar los mensajes

dirigidos al personal de la dependencia o

enviados por este.


Cotizar precios estada en hoteles para personal interno de la empresa.
Manejo de documentacin e informacin confidencial

22

V APORTES HECHOS A LA EMPRESA CON LAS ACTIVIDADES


DESEMPEADAS

En base a las actividades desarrolladas durante el perodo de prctica profesional, se


constata que los aporte hechos a la

empresa Atsa Chile S.A se relacionan a reas

administrativas, reas comerciales y de asistencia en servicios generales.


A continuacin se individualizan los principales aportes hechos con las actividades
realizadas:

Clasificacin y organizacin de la documentacin Administrativa y Comercial


(rdenes de compra, facturas, guas de despacho, rdenes de transporte, fichas
tcnicas, notificaciones de gastos, rendiciones, artculos publicitarios etc.,),
incluyendo creacin y rotulacin de carpetas inexistentes en la empresa, tomando
como base el sistema de archivo preestablecido y parmetros de lgica, utilidad
prctica y eficiencia.

Elaboracin y desarrollo de inventario fsico de productos disponibles para ventas;


procurando que se lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y
economa, adems de considerar las siguientes actividades involucradas:

a. Rotular e informar de fechas de expiracin y condiciones fsicas de cada producto.


b. Clasificar de acuerdo a lote y/o especificaciones tcnicas.

23

c. Registrar ingresos y salidas de productos.


d. Cotejar con inventarios de bodegas externas (Concepcin, Temuco y Santiago)
donde se almacene productos del rea acuicultura.

Implementacin de registros de despachos de muestras de productos en planillas


Excel, especificando: cliente, producto, centro o empresa a ser utilizado y fecha de
despacho.

Digitacin y anlisis de informacin propia al rea comercial de la empresa, para la


creacin de base de datos y toma de decisiones, orientado a buscar nuevos nichos de
mercado objetivo.

24

CONCLUSIONES

VI CONCLUSIONES

A la luz de los antecedentes aportados por el presente informe, que tuvo como
objetivo central exponer de forma global y especifica, los aspectos fundamentales
desarrollados durante el perodo de prctica profesional; se puede sostener que este perodo
tuvo una duracin total de 400 horas y contempl actividades empricas tales como: llevar a
cabo protocolos de cobranzas a clientes, manejo de software SIA ERP para realizar
procedimiento de ventas, elaboracin de inventarios fsicos y archivos de documentacin
propia del rea, entre otras actividades.
Se tuvo la oportunidad de aplicar conocimientos del perfil de egreso como
administracin I y II, redaccin comercial en espaol,

RR.HH y trabajo en equipo,

computacin I y II, tica profesional, archivos, tcnicas de comunicacin oral y escrita,


entre otros.
Finalmente, se legr presentar nociones bsicas de la terminologa utilizada en el
rubro acucola y valorar este importante sector que representa una de las fuerzas de trabajo
principales de Chile.

26

BIBLIOGRAFA

VII BIBLIOGRAFA

1. AKINS, LEAH M. y AKINS, JEFFERSON H.:Technical Report Writing


Guidelines Universidad Dutchess Community College Poughkeepsie, New
York.2009, Segunda Revision (Editado en Ingles).

2. Durn, Gonzalo y Kremerman, Marco: Informe Industria del Salmn Fundacin


Sol, Chile.2008, Cuaderno de Investigacin N5.

28

ANEXOS

VIII ANEXO A

8.1

Procedimiento de venta

Emisin de nota de venta

El rea responsable de emitir nota de venta en todos los casos es el rea comercial, y para
cada nota de venta deber:
1. Verificar que exista stock a facturar, y que lo precios y condiciones de pago estn
conforme a lo establecido para cada cliente por la Gerencia.
2. Asegurar no sobrepasar el lmite de crdito definido por la Gerencia.
3. Establecer muy especficamente en la nota de venta:
a. Lugar de entrega del producto. En el caso de entregas en cantidades parciales en
distintos puntos de venta, debe quedar aclarado en la nota de venta.
b. Lugar de presentacin de factura.
c. Condiciones especiales que deba contener la factura para su presentacin y correcto
procesamiento y pago.

30

Emisin de Gua de despacho, factura y entrega del producto


Las guas de despacho y facturas, en todos los casos debern ser realizadas por el rea
comercial y emitida por el rea de facturacin desde el sistema de facturacin electrnica
(GDE express), en funcin a lo establecido en la nota de venta.
Entregas o retiros del cliente en el rea de Sur (Puerto Montt, Temuco, Osorno, Coronel):
Luego de verificar stock en bodega de destino para retiro del producto; el rea de Ventas
Sur cargar en el sistema las guas de despacho para cada entrega. El rea de facturacin
emitir las guas de despacho cargadas en el sistema en un tiempo mximo de 2 horas, y
emitir las facturas de acuerdo a las instrucciones recibidas por el rea de Ventas Sur, en
funcin a la complejidad que requiera cada cliente. El rea comercial Sur deber procurar
que la instruccin para emitir factura sea realizada lo ms pronto posible de manera tal de
no retrasar la presentacin de la factura al cliente, sin embargo; en los casos que la
complejidad sea menor y permita emitir factura junto con la gua de despacho, as deber
instruirlo en rea comercial Sur a facturacin. El rea de ventas sur imprimir Guas de
despacho electrnicas desde el sistema de factura electrnica (GDE express), y coordinar
la entrega fsica del producto desde las bodegas externas. Adicionalmente, el rea comercial
sur coordinar la entrega de facturas a cada cliente, imprimindolas desde el sistema de
facturacin electrnica GDE express. En casos que existan clientes con entrega de producto
en el sur, y presentacin de factura en Santiago, el rea de facturacin en Santiago ser
responsable de entregar en tiempo y forma la factura para obtener las copias cedibles,
incluyendo la firma del cliente aceptando recepcin fsica en la copia cedible de la factura
en papel impreso.

31

IX ANEXO B

9.1

Protocolo de Cobranzas a clientes

Por cobranza se puede comprender el proceso mediante el cual, la organizacin ejerce una
accin de recuperacin monetaria sobre el sujeto de crdito (cliente), a fin de que de
cumplimiento a los compromisos de pago de su deuda, dentro de los plazos pactados con la
empresa.
Esta actividad es de vital importancia por cuanto, le permite a la empresa obtener retorno
financiero y liquidez, adems de programar la utilizacin de futuros fondos para las
necesidades propias de la empresa.
Por regla general la metodologa de cobranza debe regir para todos los clientes de la
siguiente manera:
1. Aviso va email de prximas facturas a vencer con al menos una semana de
antelacin, estableciendo claramente:

a. Nmero de factura, razn social de cliente, Rut, fecha de vencimiento, monto total y
das por vencer.
b. Adjunto de documentos de referencia orden de compra, factura cedible y gua de
despacho.
c. Copia de email a personal pertinente al rea de pagos.
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2. Notificacin va email de las facturas vencidas a la fecha, estableciendo:

a. Nmero de factura, razn social de cliente, Rut, fecha de vencimiento, monto total y
das de vencimiento.
b. Solicitud de fecha estimada de pago para facturas.
c. Copia de email a personal pertinente al rea de pagos y adquisiciones (en caso de
alto niveles de mora, copia a jefatura directa).

3. Recepcionados los mail de notificaciones, el cliente tendr un perodo de 10 das


para indicar fecha estimada de pago, de lo contrario se proceder a realizar cobranza
telefnica.

4. En casos donde la disposicin geogrfica lo permita se realizar cobranza presencial


al cliente moroso.

5. Finalmente, en casos de ser infructuosos todos los pasos antes mencionados, la


cobranza quedar en manos de gerencia para tomar acciones legales.

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X ANEXO C

10.1 Porcentaje de ventas por rubros comerciales de la empresa.

% de ventas por rubro comercial de Atsa Chile


Otros Negocios
2%
5%

Acuicultura
30%

45%

Packaging
Qumicos
Latin F&B
Otros Negocios
Negosiocios
Otros

18%

En el grfico 4 se muestra informacin relacionada a los porcentajes de ventas por sectores


comerciales de Atsa Chile S.A.
De acuerdo al grfico las mayores cantidades de ventas son registradas en el rea
acuicultura en el orden de un 45%, en contraste, la menores cantidades se observan en Latin
F&B (Latin Food) 5% y otros negocios 2% que corresponden a asesoras y consultoras.

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