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Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA

MANUAL DE TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL

MANUAL DE TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL


Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA
1

Fecha de aprobacin: 15 de febrero de 2013.


Fecha de aprobacin a los ajustes solicitados por el Consejo Departamental
de Archivos: 5 de mayo de 2014
Fecha de Vigencia: 2013
Instancia de aprobacin: Comit de Archivo
Dependencia: Subgerencia de Servicios Administrativos
Versin del documento: Segunda
Responsables de su elaboracin:
Luz ngela Gonzlez Gmez, Directora Administrativa
Andrs Senz Giraldo, Tcnico Operativo Administracin Documental

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MANUAL DE TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL

CONTENIDO
PRESENTACIN.....................................................................................................4
1. EJECUCION METODOLOGCA..........................................................................6
1.1. Etapa 1. Compilacin de la informacin institucional....6
1.1.1. Anlisis e interpretacin de la informacin institucional.8
1.2. Etapa 2. Diagnstico.11
1.3. Etapa 3.Ejecucin del plan de trabajo archivstico...12
2. EVOLUCIN ADMINISTRATIVA DEL IDEA......................................................13
2.1. Identificacin del Fondo Acumulado IDEA.......................................................13
2.2. Reconstruccin de la historia institucional.14
2.2.1. Evolucin administrativa y organizacional del IDEA. 1964 2002.15
3. DIAGNSTICO INTEGRAL FONDO ACUMULADO IDEA................................28
3.1. Descripcin de los depsitos...........................................................................28
3.2. Estado de la documentacin............................................................................32
3.3. Nivel de organizacin.......................................................................................32
3.4. Unidades de almacenamiento.........................................................................33
3.5. Instrumentos de recuperacin de informacin.................................................35
3.6. Documentacin Fondo Documental Productora de Vinos Colombo Argentina
PROVICA Ltda...36
4. PLAN DE TRABAJO ARCHIVSTICO................................................................37
5. DESCRIPCIN DOCUMENTAL........................................................................41
6. VALORACIN DOCUMENTAL..........................................................................45
7. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS................................................46
8. APLICACIN DE LAS TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL..48
ANEXOS
Anexo 1. Formato de diagnstico Centro de Administracin Documental
IDEA.
Anexo 2. Identificacin de la entidad a la que pertenece el archivo.
Anexo 3. Aspectos archivsticos - Fondo Acumulado Idea.
Anexo 4. Otras reas de depsito (fuera del edificio).

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Anexos 5. Documentacin que se encuentra en otro depsito.


Anexos 5.1. Documentacin que se encuentra en otro depsito.
Anexo 6. Instructivo para el diligenciamiento del FUID para el Fondo
Acumulado del IDEA.
Anexo 7. Criterios de Valoracin Documental.
Anexo 8. Tablas de Valoracin Documental por estructura organizacional.

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PRESENTACIN
El Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA se cre mediante Ordenanza No.
13 del 31 de agosto de 1964 dada por la Asamblea Departamental de Antioquia,
como una entidad financiera de carcter departamental con personera jurdica y
patrimonio propio1. Desde entonces y hasta el ao 2005, cuando se aprobaron y
adoptaron las Tablas de Retencin Documental, los documentos producidos y
recibidos por la Entidad hace parte de su fondo acumulado, es decir del cmulo de
documentos reunidos sin criterios archivsticos de organizacin, segn como lo
define el Archivo General de la Nacin en su Manual de Organizacin de Fondos
Acumulados2.
Para el caso puntual del IDEA se debe precisar que, aunque en algunos
momentos se han empleado criterios de organizacin e identificacin de los
documentos, no se han seguido todos los lineamientos archivsticos, ni se han
aplicado de manera sistemtica. Es por esto, que la Entidad, consciente de sus
debilidades en materia de organizacin y administracin documental, decidi
disear e implementar las herramientas archivsticas que le permitan una
adecuada organizacin, consulta y conservacin de sus documentos. Cumpliendo
as con uno de los deberes fundamentales en materia de administracin
documental, como lo es hacer que los fondos documentales que se conservan
sean accesibles a todas las categoras de usuarios, sean consultados con agilidad
y se conserven correctamente.
Por lo anterior el IDEA procede a elaborar las Tablas de Valoracin Documental,
cumpliendo as con lo promulgado por el Archivo General de la Nacin a partir de
la Ley General de Archivos (594 de 2000), donde se establecen las reglas y
1

Departamento de Antioquia, Ordenanza No. 13, Medelln, agosto 31 de 1964. Por la cual se crea
el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA.
2
Archivo General de la Nacin, Manual de Organizacin Fondos Acumulados, Bogot, Archivo
General de la Nacin, 2006, p. 13.

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principios generales que regulan la funcin archivstica en Colombia, y con el


Acuerdo 02 de 2004 que establece los lineamientos bsicos "que deben seguir las
entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que
cumplan funciones pblicas, para la organizacin de sus fondos acumulados y la
elaboracin y aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental"3.
Es as como el IDEA decide suscribir el contrato interadministrativo 0131 de 2012,
con la Universidad de Antioquia, con el objeto de elaborar las Tablas de
Valoracin Documental, actualizar las Tablas de Retencin Documental y disear
el Programa de Gestin Documental.

Archivo General de la Nacin, Acuerdo No. 02, enero 23 de 2004. Por el cual se establecen los
lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados.

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1. EJECUCIN METODOLGICA
Las Tablas de Valoracin Documental (TVD) son definidas por el Archivo General
de la Nacin como un "listado de series o asuntos a los cuales se les asigna tanto
el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposicin final"4.
Para la elaboracin de la propuesta de TVD para el IDEA se adelantaron las
siguientes etapas:
1.1. Etapa 1. Compilacin de la informacin institucional
Para la reconstruccin de la evolucin administrativa del IDEA se consultaron los
actos administrativos (ordenanzas, actas de junta directiva y resoluciones) como
fuentes primarias y documentos bibliogrficos. Igualmente se consult la
documentacin administrativa generada por la entidad, como son las actas de
gerencia, manuales de funciones, informes y balances anuales.
A partir de la revisin y anlisis de la informacin recolectada se logr establecer
los cambios estructurales, supresin y creacin de cargos y funciones, y lugares
de

funcionamiento

de

la

Entidad.

Identificndose

nueve

estructuras

organizacionales, las cuales fueron diseadas con base a los documentos que se
listan a continuacin:
1. Estructura Organizacional No. 1

Ordenanza 13 del 31 de agosto de 1964, por medio de la cual se crea el


Instituto para el Desarrollo de Antioquia, promulgado por la Asamblea
Departamental de Antioquia.

Acta de Junta Directiva N 14 del 2 de abril de 1965

Acta de Junta Directiva N 48 del 24 de noviembre de 1965

Archivo General de la Nacin. Op., cit., p. 45.

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2. Estructura Organizacional No. 2

Acta de Junta Directiva N 07 del 4 de marzo de 1968

3. Estructura Organizacional No.3

Acta de Junta Directiva N 04 del 17 de febrero de 1969

4. Estructura Organizacional No.4

Resolucin de Junta Directiva N 08 del 28 de noviembre de 1980

5. Estructura Organizacional No.5

Resolucin de Junta Directiva N 02 del 2 de enero de 1991

6. Estructura Organizacional No.6

Resolucin de Junta Directiva N 03 del 1 de abril de 1992


7

7. Estructura Organizacional No.7

Resolucin de Gerencia N 242 del 24 de junio de 1993

8. Estructura Organizacional No. 8

Resolucin de Junta Directiva N 17 del 1 de septiembre de 1995

9. Estructura Organizacional No. 9

Resolucin de Junta Directiva N 14 del 30 de marzo de 2002

Resolucin de Junta Directiva N 28 del 19 de diciembre de 2002

Para cada una de las anteriores estructuras organizacionales se realiz una


compilacin de los actos administrativos ms relevantes durante ese periodo de su
vigencia, el cual qued anexo a la propuesta de TVD.
Se realizaron entrevistas a tres funcionarios de la entidad: Luz Esther Gallego
Zapata y Fabin de Jess Jimnez Auxiliares Administrativos, y Miriam Consuelo

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Granda Vsquez Auxiliar de Servicios Generales. Estos nos dieron su testimonio a


partir del tiempo laborado, informacin que sirvi para soportar la reconstruccin
de la historia institucional en estos periodos.
Se visit la Sala Antioquia de la Biblioteca de la Universidad de Antioquia y la
Biblioteca del IDEA donde se consultaron fuentes bibliogrficas sobre el Ferrocarril
del Antioquia y el IDEA, con el fin de establecer los antecedentes y algunos datos
que aportaron a la reconstruccin de la historia institucional del IDEA.
1.1.1. Anlisis e interpretacin de la informacin institucional
Como se mencion anteriormente, a partir de la informacin administrativa
compilada se identificaron 9 estructuras organizacionales, entre los aos 1965 y
2002:
8

1. Estructura Organizacional: 2 de abril de 1965 al 3 de marzo de 1968.


2. Estructura Organizacional: 4 de marzo de 1968 al 16 de febrero 1969.
3. Estructura Organizacional: 17 de febrero de 1969 al 27 de noviembre de
1980.
4. Estructura Organizacional: 28 de noviembre de 1980 al 1 de enero de
1991.
5. Estructura Organizacional: 2 de enero de 1991al 30 de marzo de 1992.
6. Estructura Organizacional: 1 de abril de 1992 al 23 de junio de 1993.
7. Estructura Organizacional: 24 de junio de 1993 al 10 de septiembre de
1995.
8. Estructura Organizacional: 11 de septiembre de 1995 al 29 de marzo de
2002.
9. Estructura Organizacional: 30 de marzo de 2002 al 7 de octubre de
2005.
Para cada una de estas estructuras se elaboraron los siguientes documentos:

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Cuadro Actos Administrativos: a partir de la consulta de los actos


administrativos relevantes para cada periodo se realizo la compilacin de
estos para cada ciclo de vida institucional.
Estructura Organizacional y Codificacin de la Estructura: con base a
los actos administrativos sobre creacin y supresin de dependencias se
establecieron los organigramas para cada periodo, y con base a la
jerarquizacin de las unidades administrativas se codifico las secciones y
subsecciones, los cuales son coherentes para cada estructura en el ciclo de
vida institucional, es decir, la codificacin es independiente para

cada

estructura, por ejemplo la primera estructura organizacional la Gerencia es


100 y la segunda es 200 y la tercera 300 y as sucesivamente;
estableciendo as la identificacin de los documentos producidos por las
9

oficinas productoras a travs del tiempo.


Cuadro de Dependencias y Funciones: teniendo en cuenta el manual de
funciones, y los actos administrativos que legalizan la creacin o supresin
de cargos, se realiz un cuadro donde se compilaron las funciones de las
secciones

y subsecciones

en

cada

periodo;

como

se

realizaron

organigramas por cada cambio administrativo (creacin o supresin de las


unidades administrativas) se pusieron las funciones de estos y se continuo
colocando las funciones anteriores de las unidades administrativas que
seguan vigentes.
Cuadro de clasificacin documental general de series y subseries: es
un esquema que refleja la jerarquizacin y clasificacin dada a la
documentacin producida por la entidad; igualmente en este cuadro se
estableci el volumen documental para cada subserie.

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Formato nico de Inventario Documental: est separado por las


unidades administrativas de acuerdo a la estructura organizacional y sus
respectivos documentos generados por cada una de estas, aportando as
una ubicacin fcil para la consulta.
Identificacin de Fondos y Secciones por Depsitos: en este formato se
especifico la documentacin que se encuentran en diferentes depsitos,
identificando las unidades administrativas, fechas extremas y volumen
documental, en cada periodo de la estructura organizacional.
Tabla de Valoracin Documental (TVD): Basados en los anteriores
documentos se elabor para cada estructura organizacional la propuesta de
TVD para el IDEA; la cual tiene los siguientes campos:
 Entidad Productora: nombre de la entidad que produjo los
10

documentos.
 Unidad Administrativa: nombre de la dependencia que produjo la
documentacin en ejercicio de sus funciones.
 Cdigo: el primer nmero identifica la oficina productora, el segundo
nmero corresponde a la serie y el tercer nmero el de la subserie.
 Serie o Asuntos: nombre de la serie o asunto como aparece en el
inventario documental.
 Retencin en el Archivo Central: tiempo en aos que debe
permanecer la documentacin en el archivo central.
 Disposicin

Final:

marcada

con

un

equis

(X)

la

opcin

correspondiente a la disposicin final de acuerdo a la valoracin


realizada

(Conservacin

total,

Eliminacin,

Microfilmacin,

Seleccin).
 Procedimientos: es el explicacin para el proceso aplicado en las
anteriores modalidades.

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1.2. Etapa 2. Diagnstico


Para determinar el nivel de organizacin documental, las condiciones de las
instalaciones de los depsitos, el estado fsico de los documentos, las unidades de
almacenamiento y el volumen documental perteneciente al Fondo Acumulado del
IDEA, se diligenciaron 5 formatos, los cuales los establece el Archivo General de
la Nacin en el manual Pautas para Diagnstico Integral de Archivos5.

Identificacin: el objetivo de este formato es conocer la ubicacin del Centro


de Administracin Documental (CAD) del IDEA en la institucin, el nivel, tipo y
sistema de archivo aplicado en la actualidad.
Ver Anexo 1. Formato de diagnstico Centro de Administracin Documental
IDEA.

Identificacin de la entidad a la que pertenece al archivo: con el


diligenciamiento de este formato se especifica la ubicacin del CAD del IDEA
en la estructura organizacional de la entidad, y a que unidad administrativa
depende.
Ver Anexo 2. Identificacin de la entidad a la que pertenece el archivo.

Aspectos archivsticos: este formato se diligenci para la documentacin


perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA, donde se analiza el nivel de
organizacin e instrumentos de consulta y/o recuperacin de la informacin.
Ver Anexo 3. Aspectos archivsticos - Fondo Acumulado Idea.

Otras reas de depsito (fuera del edificio): en este formato se identifica la


ubicacin geogrfica de las reas de depsito que se encuentras fuera de la
entidad.
Ver Anexo 4. Otras reas de depsito (fuera del edificio).

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Pautas para el diagnostico integral de Archivos. Bogot: Archivo
General de la Nacin, Pg. 17, 19 y 38.

11

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Documentacin que se encuentra en otro depsito: en este formato, se


registr las 2 bodegas: (Edificio Fundacin Ferrocarril y Manejo Tcnico de
Informacin) con las que cuenta el IDEA para custodiar informacin por fuera
del archivo de la entidad, esto debido a la falta de espacio en las instalaciones
del IDEA.
Ver Anexos 5 y 5.1. Documentacin que se encuentra en otro depsito.

Identificacin de fondos y secciones por depsito: se realiz para cada


estructura organizacional, logrando la identificacin de la documentacin en
cada depsito, estableciendo series y/o asuntos, unidades de conservacin,
soportes y volumen documental, para cada periodo.

1.3. Etapa 3. Ejecucin del plan de trabajo archivstico


12

Para la elaboracin de la propuesta de Tablas de Valoracin Documental para el


IDEA, se aplicaron las siguientes fases operativas:

Descripcin Documental

Se realiz el registro de la documentacin perteneciente al Fondo Acumulado del


IDEA, empleando el Formato nico Inventario Documental (FUID) avalado por el
Archivo General de la Nacin en el Acuerdo 038 de 2002, permitiendo la
descripcin de la documentacin bajo los siguientes aspectos: Nmero de Orden,
Cdigo, Nombre de las Series, Subseries o Asuntos, Fechas Extremas, Unidad de
Conservacin, Nmero de Folios, Soporte, Frecuencia de Consulta, Notas.
Se inventari la documentacin del Fondo Acumulado del IDEA, producida entre
1965 y el 7 de octubre de 2005, ya que a partir de la Resolucin de Gerencia N
1645 de esta misma fecha, se adoptaron las Tablas de Retencin Documental del
IDEA.

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Valoracin

La valoracin documental como la establece el Manual de organizacin de fondos


acumulados "es un proceso tcnico de anlisis intelectual de la produccin
documental de la institucin"6. Para realizar la valoracin de la documentacin
perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA se tuvo en cuenta el inventario
documental, instrumento que suministr la informacin necesaria para establecer
las series y asuntos de las oficinas productoras, de acuerdo a la clasificacin por
fechas extremas para cada estructura administrativa. El establecimiento de los
tiempos de retencin en el Archivo Central y su disposicin final en las Tablas de
Valoracin Documental, se determin mediante el anlisis de valores primarios,
valores secundarios, prescripcin legal (normatividad interna y externa), contenido
de los documentos en cumplimiento de funciones administrativas y generados en
labores misionales, y el volumen documental producido por cada serie.
13

2. EVOLUCIN ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO


DE ANTIOQUIA IDEA
2.1. Identificacin del Fondo Acumulado IDEA
El IDEA cuenta con Tablas de Retencin Documental elaboradas a partir de la
estructura organizacional que estaba vigente en el ao 2002, las cuales fueron
aprobadas por el Consejo Departamental de Archivos mediante Acuerdo No. 004
del 25 de junio de 2005 y adoptadas por la Entidad segn Resolucin de Gerencia
No. 1645 del 7 de octubre de 2005. Con base en lo anterior archivsticamente el
Fondo Acumulado del IDEA se identifica de la siguiente manera:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Op., cit., p. 31

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FONDO ACUMULADO
TVD IDEA

Creacin del IDEA por medio


de la Ordenanza N 13 del 31
de agosto de 1964 de la
Asamblea Departamental de
Antioquia

Documentos
producidos y recibidos
hasta el 6 de octubre
de 2005

TABLAS DE
RETENCIN
DOCUMENTAL IDEA

Aplicacin de las TRD.


Documentos producidos y
recibidos a partir del 7 de octubre
de 2005 hasta en el momento
actual

La fecha de adopcin de las TRD por parte del IDEA, 7 de octubre de 2005, marca
la lnea de corte, a partir de la que se establece cules documentos del Fondo
Acumulado del IDEA se deben organizar con la aplicacin de las Tablas de
Valoracin Documental y cules se deben organizar aplicando las Tablas de
Retencin Documental
14

2.2. Reconstruccin de la historia institucional


El objetivo principal de esta actividad es reconstruir el principio de procedencia de
los documentos que conforman el Fondo Acumulado del IDEA, como base
fundamental de los procesos de organizacin y cuyo objetivo es restablecer el
contexto histrico de la institucin productora lo que a su vez permitir reconducir
los documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser
producidos.7 De esta manera se establece la forma cmo se llev a cabo la
produccin documental, en el marco de cada una de las estructuras
organizacionales identificadas, con el fin de adelantar procesos de clasificacin
ms acertados y proponer criterios de valoracin ms objetivos.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Manual de Organizacin Fondos Acumulados.


Reimpresin. Bogot: Archivo General de la Nacin, 2006, p.20 - 21

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Siguiendo los parmetros establecidos por el Archivo General de la Nacin en su


Manual de Organizacin de Fondos Acumulados, a partir de la reconstruccin de
la historia institucional se deben establecer datos relacionados con:

Fecha de creacin

Estructuras organizacionales

Cambios en las estructuras organizacionales

Lugares de funcionamiento

Existencia de regionales o seccionales

Funciones y actividades

Para el caso del diseo de las TVD del IDEA los anteriores objetivos se cumplen
con la elaboracin de los siguientes documentos, que acompaan cada una de las
nueve estructuras organizacionales identificadas entre los aos 1965 y 2002:
15

Cuadro de Actos Administrativos

Cuadro de Dependencias y Funciones

Estructura Organizacional

Adicionalmente, se presenta a continuacin la redaccin descriptiva de la


evolucin administrativa y organizacional del IDEA entre los aos 1965 y 2002
(periodo en el que se inscribe la produccin y/o recepcin de los documentos que
conforman su fondo acumulado), a partir de la informacin recopilada segn el
procedimiento descrito en este Manual de TVD, en el numeral 1.1. Etapa 1.
Compilacin de la informacin institucional.
2.2.1. Evolucin administrativa y organizacional del IDEA. 1964 2002.
El Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA se cre mediante la Ordenanza
13 del 31 de agosto de 1964 dada por la Asamblea Departamental de Antioquia,
como una entidad financiera de carcter departamental con personera jurdica y

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patrimonio propio, cuyo capital inicial fue de $156.015.681,8 constituido por el


dinero resultante de la venta del Ferrocarril de Antioquia. El IDEA fue creado con
el fin de contribuir al fomento econmico, social y cultural del departamento de
Antioquia, mediante la prestacin de servicios de crdito en favor de obras
pblicas que se adelantaran en los municipios antioqueos.
Inicialmente el Instituto qued conformado de la siguiente manera: una Junta
Directiva presidida por el Gobernador de Antioquia y en su ausencia por el
secretario de despacho que el nombrara; un secretario de despacho nombrado
por el Gobernador con una distinta filiacin poltica; y cuatro miembros ms
elegidos por la Asamblea Departamental conservando paridad poltica. El
gerente sera nombrado por el Gobernador de una terna propuesta por la Junta
Directiva, y en caso que no se presentaran candidatos por parte de la Junta, el
mandatario departamental tendra autonoma para el nombramiento8.
16

Al iniciar 1965 y con una estructura organizacional ya definida el Instituto para el


Desarrollo de Antioquia IDEA, da inicio a sus actividades, con tres oficinas
alquiladas en el cuarto piso del Edificio Bermora en Medelln (Pasaje Astoria) y
otra oficina en la ciudad de Bogot. Es de anotar que algunas funciones como la
planeacin eran realizadas por la Junta Directiva. Una vez se inicia el
funcionamiento de las oficinas se presenta la necesidad de crear nuevos cargos
que ampliaron la planta de empleados de la institucin, en la siguiente manera:
una secretaria auxiliar para la Gerencia, una secretaria taqugrafa para la Seccin
Asesora de Municipios, un ingeniero jefe, un economista y una secretaria en la
Seccin Tcnica. As mismo para la oficina de Bogot: un director, un secretario
abogado, un abogado, una secretaria taqugrafa y un mandadero o mensajero9.
Con el fin de brindar asesora a los municipios y de conocer las necesidades de

Ordenanza 13 del 31 de agosto de 1964. Por la cual se crea el Instituto para el Desarrollo de
Antioquia IDEA.
9
IDEA, Junta Directiva, Acta No. 14, Medelln, abril 2 de 1965.

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estos, el Instituto cre varios cargos de visitadores de catastro, que iniciaron


actividades a mediados del mes de mayo10.
La estructura organizacional con la que funcion la institucin entre abril de 1965 y
marzo de 1968 fue la siguiente:

17

Fuente: Informacin extrada de Acta de Junta Directiva N 14 del 02 de abril de 1965 y Acta de
Junta Directiva N 48 del 24 de noviembre de 1965. Documentacin del IDEA. Correspondencia del
5 al 16 de mayo de 1966. Almacenada en la Oficina Ferrocarril de Antioquia, caja n 5. (Ref x200)

Para el cumplimiento de su objeto misional el IDEA analiz la manera de invertir


su patrimonio e incrementarlo, y de este modo conceder crditos a los municipios,
para la solucin de problemas que frecuentemente se les presentara a estos11. Por
otro lado se decidi invertir en certificados de depsitos a trmino fijo, adquirir
propiedades y acciones en diferentes entidades.

10
11

IDEA, Junta Directiva, Acta No. 22, Medelln, mayo 12 de 1965.


IDEA, Junta Directiva, Acta No. 5, Medelln, febrero 12 de 1965.

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La actividad ms demandante era dar respuesta a solicitudes de prstamos por


parte de los municipios, para adelantar obras pblicas como la construccin de
carreteras, coliseos, acueductos y alcantarillados. En marzo de 1965 la Junta
Directiva autoriz el primer emprstito por la cantidad de un milln de pesos a la
Cooperativa de Municipalidad de Antioquia, encargada de apoyar el desarrollo de
los municipios, esta suma fue solicitada con el fin de terminar la construccin de
unas plantas de energa elctrica.12 Adems se autoriz prstamos a las
Empresas Pblicas de Medelln, al Municipio de Medelln y a la Electrificadora de
Antioquia.13
El cumplimiento del objetivo misional del IDEA, constantemente demandaba la
creacin de dependencias que cumplieran con las funciones propias de la
institucin, fue as como el 24 noviembre de 1965, la Junta dispuso la creacin de
la Seccin de Divulgacin y Capacitacin Municipal. Esta dependencia tuvo dos
objetivos principales: dar conocer los distintos alcances que tendra el IDEA en las
municipalidades de Antioquia, a travs de la divulgacin de los proyectos que se
generaban en la institucin; y brindar capacitaciones en temas especficos y
novedosos en lo referente a la tcnica, mtodos y nuevos procedimientos para los
funcionarios que ejercan su trabajo dentro de las comunidades. Inicialmente esta
Seccin se conform con un jefe que debera ser un profesional universitario o de
preparacin equivalente en la divulgacin y capacitacin de personal; y tres
auxiliares que deberan ser bachilleres con estudios de periodismo o relaciones
pblicas14.
Tres aos despus, en 1968, el desarrollo interno de la IDEA era evidente, ya que
se haban aumentado las asignaciones al personal y se volvi una necesidad la
organizacin de la estructura administrativa del Instituto. Por tal motivo se aprob
segn el Acta de la Junta Directiva No. 7, del 4 de marzo de 1968, la primera
organizacin administrativa, que qued estructurada de la siguiente manera:
12

IDEA, Junta Directiva, Acta No. 10, Medelln, marzo 17 de 1965.


IDEA, Junta Directiva, Acta No. 11, Medelln, marzo 22 de 1965.
14
IDEA, Junta Directiva, Acta No. 48, Medelln, noviembre 24 de 1965.
13

18

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Gerencia, que tuvo por principales funciones: la organizacin, la planeacin,


la coordinacin y la direccin de las polticas generales del Instituto y su
representacin legal.

Secretaria General, con funciones diversas que iban desde la elaboracin


de actas de la junta y minutas de contratos hasta la jefatura de personal y la
organizacin y direccin del archivo institucional.

Subgerencia, que responda directamente a la Gerencia por la coordinacin


de las divisiones de asuntos financieros, la de asuntos municipales y la de
regionales, adems de ordenar los gastos, firmar los cheques y estudiar las
distintas necesidades de los municipios para presentar proyectos, donde el
IDEA pudiera intervenir para cubrir las necesidades de la comunidad.

Divisin de Asuntos Municipales, que tena como principal funcin elaborar


los estudios sobre la viabilidad de los proyectos que se presentaran para
ejecutar en los distintos municipios del departamento. Esta oficina tena
otras dos subdivisiones que eran la Seccin de Asesoras y la Seccin de
Capacitacin.

Divisin de Asuntos Regionales que se encargaba de los proyectos de


impacto regional.

Divisin Financiera que se encargaba de las distintas actividades


financieras,

contables

presupuestales

del

Instituto

para

su

funcionamiento contaba con tres secciones que le permitan cumplir su


objetivo misional: Seccin de Contabilidad, Seccin de Anlisis y Control de
Inversiones y Tesorera.
A continuacin se presenta la estructura organizacional adoptada segn Acta de
Junta Directiva No. 7, del 4 de marzo de 1968:

19

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Fuente: Acta de Junta Directiva N 07 del 4 de marzo de 1968.

Vale la pena mencionar que debido al crecimiento del Instituto y a la especificidad


de las funciones de las diferentes oficinas que conformaban su estructura
organizacional, en 1969 se realizaron modificaciones dividiendo la Subgerencia en
Tcnica y Administrativa15. La primera se encarg de la asesora y la segunda de
los asuntos financieros y contables.
La estructura organizacional del IDEA durante la dcada de los setenta no tuvo
cambios notables y se mantuvo casi que inalterable hasta el comienzo de la
dcada de los 80, cuando al finalizar el ao 1980 se realizaron algunos cambios
que respondieron a nuevas necesidades que afront el IDEA. Fue as como la
Subgerencia Administrativa cambi de denominacin por la de Subgerencia
Financiera y se cre la Direccin Econmica, con el fin de mejorar los procesos de

15

IDEA, Junta Directiva, Acta No. 4, Medelln, febrero 17 de 1969.

20

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gestin contable y financiera de la Institucin16. Las Divisiones de Asuntos


Regionales y Municipales se integraron en la Subgerencia Tcnica. De este modo
la organizacin por unidades administrativas segua encabezada por la Gerencia,
Secretaria General, Subgerencia Administrativa y Subgerencia Tcnica, como se
muestra en la siguiente estructura organizacional:

21

Fuente: Resolucin de Junta Directiva N 08 del 28 de noviembre de 1980.

Por otro lado y con respecto al crecimiento econmico del Instituto es pertinente
anotar que desde los aos setenta el IDEA adquiri acciones en empresas como
el Fondo Ganadero, Corforestal, Turantioquia, Metropolitana de Aburra y
Promotora Simn Bolvar, estas inversiones aumentaron el ndice de crecimiento
del Instituto para el periodo comprendido entre el 1 de marzo de 1965 y el 31 de
16

IDEA, Junta Directiva, Resolucin No. 8, Medelln, noviembre 28 1980.

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diciembre de 1969, el aumento fue de 9.6% anual y el ndice de crecimiento del


capital dedicado a financiacin en el ao 1969 fue de 9.1% anual17. A finales de
1971 el patrimonio del IDEA se elev en un 40% y el crecimiento del personal en
un 20%, como resultado de las Inversiones realizadas.
En 1984 el objeto principal del Instituto fue modificado, con el nimo de ampliar los
servicios y actividades que este ofreca, quedando redactado en la siguiente
forma: Cooperar con el fomento econmico, cultural y social mediante la
prestacin de los servicios de crdito y garanta y eventualmente de otros, en favor
de obras de servicio pblico que se adelanten dentro del Departamento de
Antioquia de preferencia los de ndole regional, los de inters comn de varios
municipios y los de carcter municipal18.
Producto de la ampliacin del objeto misional, dos aos ms tarde el IDEA
incursiona en proyectos culturales incentivando la investigacin social mediante la
creacin en agosto de 1986 del Premio IDEA a la Investigacin Histrica de
Antioquia, con el que se busc estimular y fomentar la investigacin histrica
regional, como una de las actividades imprescindibles para el desarrollo socio
cultural del departamento19.
Veinte aos despus de su creacin el IDEA, entre 1985 y 1986, traslad sus
oficinas a los pisos 12, 13 y 14 del edificio EDATEL20, donde funcion hasta el ao
de 1997. Para ese entonces el Instituto se haba trasformado en una institucin
con una imagen consolidada a nivel nacional y departamental, respaldando su
xito en los distintos frentes de proyeccin social en los que actuaba.
Uno de los problemas administrativos ms significativos con los que se enfrent el
IDEA, finalizando la dcada del 80 e iniciando la del 90 fue la centralizacin en
17

IDEA, Junta Directiva, Acta No. 5, Medelln, febrero 25 de 1970.


IDEA, Junta Directiva, Acta No. 3, Medelln, enero 31 de 1984.
19
IDEA, Gerencia, Resolucin No. 83, Medelln, agosto 14 de 1986.
20
Entrevistas realizadas a los funcionarios del IDEA: Fabin Jimnez y Miriam Granada.
18

22

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Medelln de los procesos administrativos que deban realizar los municipios,


cuando presentaban y ejecutaban proyectos con el Instituto. Por tal motivo, a
mediados del ao de 1990 el IDEA dio pasos hacia la descentralizacin en su
funcionamiento, con la apertura de una sede alterna en la Regin de Urab, que
permiti que los municipios de esta zona contaran con un banco de fomento y as
acceder de forma ms gil y directa a los servicios ofrecidos por el IDEA. Esta
oficina inici sus operaciones con un asesor y una secretaria que estaban de
manera permanente en la zona21.
Los aos noventa fueron el punto de partida de una serie de trasformaciones
institucionales

que

involucraron

cambios

significativos

en

la

estructura

organizacional, fue as como en enero de 1991 se modific la denominacin de las


unidades administrativas de Subgerencias pasaron a denominarse como
Direcciones, quedando distribuidas de la siguiente forma: Secretaria General como
Direccin

administrativa;

Subgerencia

Tcnica

como

Direccin

Tcnica;

Subgerencia Financiera como Direccin Financiera; y Direccin Econmica como


Direccin de Planeacin. Del mismo modo se crearon nuevos cargos y algunos
fueron re-direccionados22.
Estas modificaciones se justificaron en la falta de trasformacin organizacional de
la institucin desde su fundacin, lo que haba llevado a que las diferentes
administraciones hicieran pequeos cambios de acuerdo a necesidades
especificas y solo hasta ese momento se realizaron modificaciones estructurales
de gran repercusin en la organizacin orgnico funcional de la entidad, como
se ve en la siguiente estructura organizacional:

21
22

IDEA, Junta Directiva, Acta No. 7, Medelln, julio 6 de 1990.


IDEA, Junta Directiva, Resolucin No. 2, Medelln, enero 2 de 1991.

23

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24

Fuente: Resolucin de Junta Directiva N 02 del 2 de enero de 1991

Otro cambio que debe resaltarse en la composicin orgnica del IDEA fue la
creacin en 1992 del Departamento de Tesorera, como una nueva oficina
vinculada a la Direccin Financiera, con el fin de agilizar trmites en cuanto a
recaudo y desembolso de dinero23y responder al crecimiento financiero de la
entidad que demandaba un ampliacin de la planta de cargos. De igual modo,
buscando mejorar las buenas prcticas institucionales y respondiendo a la
legislacin nacional se constituy en esta poca el Control Interno en el Instituto
para el Desarrollo de Antioquia, para garantizar el cumplimiento de las funciones
eficientemente24.

23
24

IDEA, Junta Directiva, Resolucin No. 03, Medelln, abril 1 de 1992.


IDEA, Junta Directiva, Resolucin No. 07, Medelln, noviembre 18 de 1992.

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La dinmica de mejoramiento institucional y optimizacin de los recursos fue la


bandera que promovi los cambios ms profundos en el Instituto, muchos de ellos
en el corto plazo y producto de la llegada de los nuevos gerentes que dinamizaron
la estructura organizacional que por aos se mantuvo vigente. En junio de 1993 y
como producto de la reestructuracin organizacional cambi la designacin de
Direccin Administrativa y se retom como Secretaria General, tambin se aprob
el Manual de Funciones y Requisitos Mnimos, en el que se fijaban las pautas
para el adecuado funcionamiento de esta estructura y aplicara para quienes se
encontraban empleados en ese momento y quienes se vincularan posteriormente.

25

Fuente: Resolucin de Gerencia N 242 del 24 de junio de 1993.

En un nuevo acto administrativo en 1995 se estableci una nueva estructura


organizacional y se especificaron funciones generales de las diferentes unidades
administrativas de la Institucin; la Gerencia: Planea, programa y dirige las
polticas generales del IDEA. La recin creada la Subgerencia de Control Interno:
velara por controlar la efectividad de los mtodos para proteger los recursos y la
informacin financiera y administrativa de la entidad, la Direccin de Cuentas

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especiales que planeara, coordinara y dirigira la consecucin y administracin de


los recursos financieros. As mismo se cambi de denominacin a los
Departamentos para ser nombrados como Direcciones como lo muestra el
siguiente organigrama25.

26
Fuente: Resolucin de Junta Directiva No. 017 del 11 de septiembre de 1995.

En 1997 el Instituto para el Desarrollo de Antioquia adquiri su sede actual, que


era conocido como la casa redonda. Edificio que fue utilizado en pocas del
funcionamiento del Ferrocarril de Antioquia como taller de reparacin. El Instituto
invirti en la restauracin y adaptacin de este lugar para trasladarse
definitivamente a su propia sede26.
Siempre con el nimo de consolidar y aumentar su capital, el IDEA adquiri
acciones en la empresa Productora de Vinos Colombo Argentina PROVICA
Ltda. Respecto de las cuales, el 11 de junio de 1998 la Junta Directiva autoriz al
Instituto para comprar la participacin que el Departamento posea en esta
empresa, para aquel entonces en liquidacin. De esta manera el IDEA qued
como socio nico, facilitando as el proceso de liquidacin. En su calidad de nico
25
26

IDEA, Junta Directiva, Resolucin No. 17, Medelln, septiembre 11 de 1995.


IDEA, Junta Directiva, Acta No. 81, Medelln, octubre 22 de 1997.

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accionista el Instituto asumi los compromisos relativos al pasivo pensional de


PROVICA Ltda., por tal motivo se constituy en responsable de la custodia de la
documentacin asociada con dicho pasivo pensional27.
En el 2002 la organizacin administrativa fue actualizada con la adicin de la
Divisin de Comunicaciones28 y la Subgerencia General de Cooperacin
Internacional29.

Esta

primera

unidad

administrativa

para

garantizar

la

comunicacin interna y externa del IDEA estratgicamente y la segunda unidad


administrativa como fuente de cooperacin Internacional para el crecimiento
social, econmico y financiero de las regiones y municipios.

27

Fuente: Resolucin de Junta Directiva No. 14 del 30 de marzo de 2002 y Resolucin de Junta
Directiva No. 28 del 19 de diciembre de 2002.

27

IDEA, Junta Directiva, Acta No. 89, Medelln, junio 6 de 1998.


IDEA, Junta Directiva, Resolucin No. 14, Medelln, marzo 20 de 2002.
29
IDEA, Junta Directiva, Resolucin No. 28, Medelln, diciembre 19 de 2002.
28

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En diciembre de 2002 el IDEA haba acrecentado su patrimonio por un valor de $


197, 329,18, logrando cumplir la misin Institucional, debido a que contaba con los
medios administrativos y econmicos para conceder crditos para el desarrollo de
los Municipios del Departamento. El Instituto contino impulsando el progreso
social con la inversin en eventos

culturales a nivel Nacional y con el

otorgamiento de recursos para disminuir el desempleo30.

3. DIAGNSTICO INTEGRAL FONDO ACUMULADO IDEA


Las unidades documentales que pertenecen al Fondo Acumulado del IDEA se
encuentran ubicadas en el Centro de Administracin Documental (CAD), Bodega
IDEA, y Oficina Gestin Humana. Como el IDEA carece de espacio suficiente en
las instalaciones del edificio, cuenta con dos lugares por fuera de este: una oficina
en el Edificio Fundacin Ferrocarril y en la empresa Manejo Tcnico de
Informacin (MTI) donde se almacena y se custodia la informacin.
A partir de la informacin recolectada y del diligenciamiento de los 5 formatos
anteriormente descritos, se identific:
3.1. Descripcin de los depsitos
Centro Administracin Documental (CAD) Archivo Central
El Centro de Administracin Documental (CAD) del Instituto para el Desarrollo de
Antioquia IDEA, fue denominado as por medio del Acta de Comit de Archivo
nmero 01 del 16 de marzo de 2012. En esta unidad administrativa se custodia
10,06 metros lineales, informacin correspondiente al Fondo Acumulado.

30

IDEA, Informe de Gestin Financiera, Econmica y Social 2002.

28

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Instalaciones CAD

El CAD dispone de una bodega en el stano de la Institucin, donde se almacenan


17 metros lineales de documentacin correspondiente a libros de Comprobantes
de Nmina de los aos 1987 a 2005.

29

Instalaciones Bodega IDEA

Las historias laborales son custodiadas, y conservadas por la Oficina de Gestin


Humana del IDEA, all se encuentran 13,74 metros lineales de documentacin
producidas entre los aos 1970 y 2005.

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Instalaciones Oficina Gestin Humana

Las instalaciones donde se conserva la documentacin del Fondo Acumulado


dentro de la sede del IDEA, estn ubicadas en el primer piso y en el stano del
edificio, los cuales estn dotados de archivadores metlicos para disponer libros y
carpetas como se puede observar en los registros fotogrficos anteriores.
El CAD posee aire acondicionado, cuatro detectores de humo, un extintor, y un
termo higrmetro el cual es utilizado para realizar el control de la temperatura y la
humedad, se efecta limpieza diaria y se realiza mantenimiento preventivo y
fumigacin cada ao, y cada dos meses se realiza limpieza a los archivadores.
Empresa Manejo Tcnico de Informacin MTI
La empresa de Manejo Tcnico de Informacin (MTI), est ubicada en el municipio
de Itag en la Calle 66 N 43-02, Bodega 109, all se custodia 339.1 metros
lineales de documentacin correspondientes al Fondo Acumulado del IDEA,
producida entre los aos 1967 y 2005. Andrs Senz - Tcnico Operativo del
Centro de Administracin Documental -

del IDEA y Tulia Navaz Gmez

Representante Legal de la empresa MTI son los responsables de velar por la


correcta custodia de la documentacin del IDEA.

30

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Las instalaciones cumplen con la adecuacin fsica exigida por el Acuerdo 049 del
05 de mayo de 200031, del Archivo General de la Nacin, y los requerimientos
bsicos para la conservacin de la documentacin. Cuenta con acceso restringido,
sistemas contra incendio y su construccin es sismo resistente, la documentacin
se encuentra almacenada en cajas de archivo de referencia X200 y X300 las
cuales estn ubicadas en estantera metlica anti oxidante.
La

limpieza de los recintos es peridica, disminuyendo as la contaminacin

biolgica de la documentacin.
Depsito Edificio Fundacin Ferrocarril
El IDEA dispone de la oficina 202 en el segundo piso del Edificio Fundacin
Ferrocarril, ubicado en la Carrera 52 N 43-31, la cual tiene un rea de 37.26
metros cuadrados, all esta almacenada 129.35 metros lineales de informacin
producida entre 1965 y 2005.
Este lugar no est dotado de mobiliario para la disposicin de las cajas donde se
almacena la documentacin, por ende estn sobre el suelo. Por tal motivo se
procur que no haya filtraciones de agua ni riesgos de incendios que puedan
ocasionar perdida de la informacin. Debido a la presencia de ventanas en este
depsito se ubicaron las cajas alejadas de la exposicin solar; la limpieza de este
espacio se realiza dos veces por mes. Lo anterior con el fin de disminuir el
deterioro ambiental y biolgico de la documentacin.
Andrs Senz Tcnico Operativo del Centro de Administracin Documental del
IDEA y John Edwin Garca Cardona Administrador del Edificio Estacin Medelln
son los responsables de la documentacin que se custodia en este sitio.

31

Por el cual se desarrolla el articulo del captulo 7 Conservacin de documentos, del reglamento
general de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos

31

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3.2. Estado de la documentacin


El estado de la documentacin del Fondo Acumulado del IDEA, en los diferentes
depsitos de almacenamiento posee aspectos similares, donde se observa un
nivel aceptable de conservacin, no se encontraron agentes de contaminacin
biolgica por hongos y/o insectos.
En algunos documentos se observ el deterioro fsico debido a la manipulacin y
almacenamiento inadecuado, lo que conlleva a que los documentos presenten
rasgaduras y roturas.; uno de los casos frecuentes fueron los dobleces que se les
hicieron a estos, ocasionando el quiebre y perdida de la informacin, este caso se
puedo observar en varios libros empastados de comprobantes de nomina
almacenados en la bodega del IDEA.
Otro aspecto fueron los agentes qumicos, es decir oxidacin de las tintas que
fragmenta el papel y el compuesto del mismo y cambio en la coloracin del papel
por alteraciones cromticas, causadas por los cambios de temperatura, luz y
humedad.
Un caso que se present muy comn fue la utilizacin de ganchos de cosedora,
clips de mariposa grandes, y legajadores metlicos, ocasionando que la
documentacin se oxidara debido al uso de estos materiales.
3.3. Nivel de organizacin
En su mayora, la documentacin perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA se
encontr clasificada por asuntos, es decir por agrupaciones de documentos como:
correspondencia, contratos, actas de liquidacin, municipios, entre otros. Con
estas agrupaciones de documentos de asuntos similares estn conformadas
unidades documentales ordenadas en su interior de forma cronolgica
descendente.

32

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La documentacin que est dispuesta en unidades de almacenamiento (carpetas)


son nombradas segn el asunto general, con el nombre de la empresa o
municipio, ejemplo de esto son las comunicaciones con entidades bancarias y
contratos con un municipio determinado.
Estos criterios de organizacin aplicados en este fondo documental dificultan la
recuperacin de los documentos, debido a la desintegracin de unidades
documentales complejas.
Las unidades documentales simples las cuales estn compuestas por un solo tipo
documental como: Las Resoluciones de Gerencia, las Resoluciones de Junta
Directiva, las Actas de Comit de Gerencia, las Actas de Comit de Conciliacin y
las Actas de Comit de Crdito, se encuentran encarpetadas y las Actas de Junta
Directiva estn empastadas ordenadas por aos y en consecutivo.
Las historias laborales del personal del IDEA se encuentran organizadas como lo
establece la Circular 04 del 2003, promulgada por el Archivo General de la Nacin,
es decir cada expediente se encuentra ordenado atendiendo la secuencia propia
de su produccin, estn ubicados en unidades de conservacin (carpetas)
individuales, y con un ms o menos de 200 folios.
3.4. Unidades de almacenamiento
Las unidades de almacenamiento que se utilizan para la conservacin de los
documentos del Fondo Acumulado son: carpetas de plstico, carpetas de yute,
libros empastados, argollados, y sobres de plstico, ubicados en Cajas X 200 y X
300 y/o dispuestos en estanteras metlicas.

33

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Unidades de almacenamiento

34

Las carpetas y sobres de plstico no son recomendables para la conservacin de


unidades documentales, ya que por su composicin deterioran el documento
haciendo que est presente sudoracin.
Igualmente se hallaron 5 cajas de archivo con documentos sueltos que no
reposaban en unidades de conservacin.

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En la siguiente tabla se presenta la cantidad de unidades de almacenamiento del

EFF

3267

10

22

MTI

2901

3505

146

Bodega IDEA
CAD IDEA
Oficina Gestin
Humana

62

10

2,5

Sueltos

Documentos

AZ

Argollados

Revistas

Legajos

Libros

Depsito

Carpetas

Fondo Acumulado separadas por las 5 bodegas:

Metros

Lineales
1

Metro

Lineal

438
175

97

159

3.5. Instrumentos de recuperacin de informacin


La informacin almacenada en los depsitos antes descritos cuenta con
inventarios generales, que sirven como herramienta para la recuperacin de la
informacin, permitiendo la localizacin y consulta de los documentos en cada uno
de ellos.

35

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3.6. Documentacin Fondo Documental Productora de Vinos Colombo


Argentina - PROVICA Ltda.
A partir del 11 de junio de 1998 del El IDEA se convirti en el nico accionista de
la empresa Productora de Vinos Colombo Argentina PROVICA Ltda., en
liquidacin. Por tal motivo asumi los compromisos relativos al pasivo pensional
de esta empresa, constituyndose en responsable de la custodia de la
documentacin asociada con dicho proceso. Por este motivo entre los documentos
que conforman el Fondo Acumulado del IDEA se encuentra la siguiente
documentacin, que aunque hace parte del Fondo Documental de la Productora
de Vinos Colombo Argentina PROVICA Ltda., son custodiados por el Instituto:
Fechas extremas
Subseries y/o Asuntos

Inicial

Final

Volumen
Cantidad
Documental
Unidades
en Metros
Documentales
Lineales

Historias Laborales

13/10/1977 31/07/2001

210

5,27

Informes de Retiro de Trabajadores

04/06/1979 25/06/1982

0,05

Ordenes de Servicios

24/01/1997 24/06/1997

0,03

Relacin Fondo Cesantas Proteccin

12/04/1993 23/10/1997

0,09

Reportes de Aportes Seguro Social

15/01/1992 15/01/1992

0,02

Reportes de Novedades Laborales

14/01/1991 30/11/1994

0,01

217

5,47

Totales

Esta documentacin debe organizarse atendiendo a: las directrices dadas por el


Archivo General de la Nacin en su Circular 004 de 2003 (Organizacin de
Historias Laborales); y los criterios establecidos en las Tablas de Valoracin
Documental del IDEA para la subserie Historias Laborales, donde se determin
que el tiempo de retencin en el archivo central debe ser de 80 aos, una vez se
cumpla este tiempo se debe realizar seleccin atendiendo a los siguientes
criterios: conservar totalmente las historias labores pertenecientes a gerentes y

36

Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA


MANUAL DE TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL

directivos y realizar una muestra aleatoria del 10% entre el resto de historias
labores. Los documentos resultantes de esta seleccin se digitalizan y transfieren
al Archivo Histrico.

4. PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO


Con el fin de alcanzar los objetivos propuestos para la elaboracin de la propuesta
de Tablas de Valoracin Documental del IDEA se diseo el siguiente plan de
trabajo archivstico:

37

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Objetivo General

No.

Objetivos
Especficos/Actividades

Duracin
Mes
1 2 3 4

Recurso Humano

Diligenciamiento del
Formato nico de
Inventario Documental

Contratistas de la
Universidad de
Antioquia

Elaboracin Diagnostico
Integral del Fondo
Acumulado del IDEA

Contratistas de la
Universidad de
Antioquia

Investigacin preliminar
sobre la institucin y sus
fuentes documentales

Contratistas de la
Universidad de
Antioquia

Elaboracin de la
propuesta de
Tablas de
Valoracin
Documental
4

Anlisis e interpretacin
de la informacin
recolectada

Contratistas de la
Universidad de
Antioquia

Elaboracin de la
propuesta de TVD

Contratistas de la
Universidad de
Antioquia

Seguimiento
Reuniones semanales
de seguimiento.
Informes semanales de
actividades.
Reuniones semanales
de seguimiento.
Informes semanales de
actividades.
Reuniones semanales
de seguimiento.
Informes semanales de
actividades.

Metas
Describir 507.66 metros lineales de
documentos, producidos por el IDEA
entre los aos 1964 y 2005, que
hacen parte de su fondo acumulado.
Obtener el diagnstico integral del
Fondo Acumulado del IDEA,
documentos producidos por el IDEA
entre los aos 1964 y 2005.
Reconstruir de la evolucin
administrativa y organizacional del
IDEA, entre los aos 1964 y 2002.

Disear los anexos para la propuesta


de TVD, para cada una de las 9
estructuras organizacionales
identificadas para el IDEA, entre los
aos 1964 2002:

Cuadro de Actos Administrativos.

Estructura Organizacional.
Reuniones semanales
Codificacin Estructura
de seguimiento.
Organizacional.
Informes semanales de

Cuadro de Dependencias y
actividades.
Funciones.

Cuadro de clasificacin
38 documental.

Formato nico de Inventario


Documental.

Identificacin de Secciones y
Fondos por depsitos.
Reuniones semanales
Elaborar la propuesta de TVD, para
de seguimiento.
cada una de las 9 estructuras
Informes semanales de organizacionales identificadas para el
actividades.
IDEA, entre los aos 1964 2002.

Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA


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Recurso humano con formacin y/o experiencia en el rea de archivos:


Un (1) coordinador de proyecto
Un (1) lder de componente
Un (1) asistente de componente
Siete (7) auxiliares

Espacio:
Para la ejecucin de las actividades tendientes a la descripcin de los
documentos que conforman del Fondo Acumulado del IDEA y la
elaboracin de la propuesta de Tablas de Valoracin Documental, se
dispuso una locacin en la calle 54 No. 80-08 Barrio Calasanz.

Recurso tecnolgico:
Nueve (9) equipos de cmputo.
39

Mobiliario:
Nueve (9) puestos de trabajo, dotados con escritorio y silla.

Dotacin personal:
Para la seguridad del personal vinculado con el proyecto, se dotaron con
guantes, tapabocas y delantales.

Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA


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Puestos de trabajo

Dotacin del personal

40

Equipo de trabajo

Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA


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5. DESCRIPCIN DOCUMENTAL
La descripcin documental es el "proceso de anlisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y
recuperacin, para la gestin o la investigacin"32, para realizar esta actividad se
diligenci en el Formato nico de Inventario Documental -FUID- establecido por el
Archivo General de la Nacin en el Acuerdo 038 de 2002, la documentacin
producida y recibida entre el 18 de enero de 1965 al 7 de octubre de 2005
perteneciente al Fondo Acumulado del IDEA.
Para facilitar la recuperacin de la informacin inventariada se adiciono los
campos "Bodega" y se ampli la columna "Series, Subseries y Asuntos":

Bodega: en este campo se registraron los depsitos donde se custodia la


documentacin del Fondo Acumulado del IDEA, los cuales son: Edificio
Fundacin Ferrocarril (EFF), Manejo Tcnico de Informacin (MTI), Centro
de Administracin Documental (CAD), Bodega IDEA, y Oficina Gestin
Humana.

Series, Subseries y asuntos: se dividi en tres columnas el campo:


Nombre de las series, Subseries o Asuntos. Para facilitar la clasificacin en
el inventario.

Para normalizar el diligenciamiento del FUID se modific el instructivo, que el


Archivo General de la Nacin presenta en el Acuerdo 038 de 2002, ajustndolo a
las necesidades propias del Proyecto. Ver Anexo 6. Instructivo para el
diligenciamiento del FUID para el Fondo Acumulado del IDEA.
A medida que se fueron conociendo las caractersticas de la documentacin, se
ajustaron los parmetros para la descripcin en el FUID. A partir del anlisis de las
32

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Op., cit., p. 31

41

Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA


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unidades documentales y los tipos documentales contenidos en cada una de ellas.


De igual modo, se identific posibles criterios de ordenacin y/o
presentes

en

estas,

que

permitiera

inventariar

la

clasificacin

documentacin

ms

eficientemente.
Ejemplo de esto, el caso de las unidades documentales y legajos que contenan
varios contratos y convenios, correspondientes a una misma subserie, para los
que se estableci la descripcin en los siguientes trminos:
DILIGENCIAMIENTO EN ASUNTO
Nombre de subserie numero de contrato/
ao de suscripcin (de cada uno de los
tipos documentales) SUSCRITO ENTRE EL
IDEA Y XXXXXX
Nombre de subserie numero de orden/ ao
de suscripcin, (de cada uno de los tipos
documentales)

EJEMPLOS
CONTRATOS DE EMPRESTITO 8520/1996
2586/1997 3698/1998 SUSCRITO ENTRE EL
IDEA Y MUNICIPIO DE MEDELLIN
ORDENES DE SERVICIO DE TRABAJO DE
COMPRA DE BIENES 8970/1996 9586/1996
PARA EL PLAN DE CAPACITACION DEL
PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

Otro caso puntual son las unidades documentales que contenan varios contratos
o convenios, pero de subseries diferentes, para los que se estableci hacer un
registro independiente para cada asunto contractual en el FUID, conservando la
misma referencia para la carpeta:
DILIGENCIAMIENTO EN
ASUNTO
Nombre de subserie numero
SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y
XXXXXX y Objeto
Nombre de subserie numero
SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y
XXXXXX y Objeto
Nombre de subserie numero
SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y
XXXXXX y Objeto

EJEMPLOS
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS SUSCRITO ENTRE
EL IDEA Y CARLOS AUGUSTO MOSQUERA GOMEZ CUYO
OBJETO ES PROMOCIONAR AL IDEA EN LA REALIZACION DEL
FESTIVAL REY DE REYES DE LA TROVA EL DIA 2 AGOSTO DE
2002
ORDEN DE SERVICIOS DE TRABAJO O COMPRA DE BIENES
FPR ACT 31SUSCRITO ENTRE EL IDEA Y MARION SA CUYO
OBJETO ES SUMNISTRAR PAPELERIA Y ELEMENTOS
DEOFICINA PARA LA GERENCIA DE LA CONEXIN VIAL
ABURRA ORIENTE HASTA POR LA SUMA DE 2000000
CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 296 SUSCRITO ENTRE EL
IDEA Y EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
VALORIZACOIN PARA EJERCER LA ADMINISTRACION DE LOS
RECURSOS ECONOMICOS PROVENIENTES DE LOS PAGOS DE
LA CONCESIN TUNEL ABURRA ORIENTE

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Conformacin de Series y Subseries Especiales


Durante el proceso de descripcin en el FUID se realiz una identificacin de la
documentacin, para asignar una denominacin correcta de series y subseries;
para algunas unidades documentales se conformo unas series y subseries
especiales, tales como:

Correspondencia: para las unidades documentales producidas antes del


30 de octubre del 2001.

Comunicaciones: despus de la aprobacin del Acuerdo 060 de 200133


promulgado por el Archivo General de la Nacin, donde se establece los
pautas para la administracin de comunicaciones, la documentacin del
fondo Acumulado del IDEA en el FUID cambia de denominacin:
Correspondencia por Comunicaciones.
43

Convenios de Pignoracin: son documentos donde se propone la


pignoracin de un bien, en el caso de no cumplir con el pago en efectivo de
un prstamo. A partir de las caractersticas observadas en la celebracin de
los Contratos de Emprstito, se identific que los convenios de pignoracin
son una tipologa documental dentro del trmite contractual. De esta
manera se determino que los convenios que se encontraran sin contratos
de emprstito, se nombraran en serie como CONTRATOS y en Subserie
como CONTRATOS DE EMPRSTITO.

Convocatorias: en esta serie se clasificaron las unidades documentales


que correspondan a los concursos e invitaciones pblicas y licitaciones
pblicas, de acuerdo a la Ley 80 de 1993 sobre el Estatuto General de
Contratacin de la Administracin Pblica.

33

Acuerdo N 060 del 30 de octubre de 2001, por el cual se establecen pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.

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Estados de Cuentas de Depsitos: son documentos donde se registra el


estado de la deuda de los prstamos concedidos. Se decidi nombrar esta
unidad documental como serie ESTADOS DE CUENTAS DE DEPSITOS
y subserie ESTADOS DE CUENTAS DE DEPSITOS, ya que no se debe
clasificar en la serie de comprobantes contables porque son de carcter
informativo.

Inversiones de Renta Variable: son los documentos que custodia el IDEA


generados por las empresas donde la entidad ha invertido capital, y por
ende tiene acciones de estas, como por ejemplo Actas de Junta Directiva,
Balances y Estados Financieros, entre otros; ya que no se logro identificar
un proceso legal por medio del cual se llevo a cabo la adquisicin, se
decidi nombrar la serie INVERSIONES y la subserie INVERSIONES DE
RENTAS VARIABLES.
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Plizas: son los documentos que se plasma un seguro en el cual se


establecen las obligaciones y derechos tanto de la aseguradora como del
asegurado, en la descripcin de las unidades documentales pertenecientes
del IDEA, se identificaron plizas para automviles, de responsabilidad civil
y de manejo global.

Portafolio de Negociaciones: son listados de la rentabilidad de las


inversiones que el IDEA ha invertido y por ende tiene acciones, en el
nombre de serie y subserie de estas unidades documentales se
denominaron como asunto: PORTAFOLIOS DE NEGOCIACIONES.

Reportes Mdulo de Contabilidad: son los reportes generado por el


sistema Mdulo de Contabilidad del IDEA, estos fueron nombrados en serie
y subserie REPORTES MODULO DE CONTABILIDAD.

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Volumen de las unidades documentales


Debido a que la documentacin del Fondo Acumulado del IDEA no cuenta con
foliacin, se estableci medir el volumen documental en centmetros lineales, esta
medicin permiti la conversin de centmetros lineales a folios aplicando la NTC
5029, para la medicin de archivos de la siguiente manera:
Q= # cm lineales * # PMF
100
Q= Cantidad de Folios
# cm Lineales = 0.53 centmetros lineales
PFM= Promedio de Folios por Metro Lineal de acuerdo a la tabla de equivalencia
del Anexo B de la NTC 5029
Ejemplo:
Q= 0.53 * 9000 = 47.7 folios
100
Donde:
0.53 centmetros lineales es la medida en folios de un registro en el FUID
9000 = cifra tomada de la tabla de equivalencias del Anexo B teniendo en cuenta
el gramaje 75 del papel y el tipo de la unidad de conservacin (carpeta)
100 = centmetros

6. VALORACIN DOCUMENTAL
A partir de las funciones de cada unidad administrativa se establecieron los
documentos producidos por cada una de ellas; con base al cuadro de clasificacin
documental general (elaborado paralelamente con el inventario documental) se
ubicaron las series y asuntos en el Formato de las Tablas de Valoracin
Documental.

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Para la valoracin documental se consult la normatividad colombiana para


establecer los tiempos de conservacin de los documentos, con esta investigacin
se pudo corroborar que desde el ao 1989 se regula los procesos documentales,
y anterior a esta no existen actos administrativos que la normalicen; teniendo en
cuenta lo anterior se realiz un cuadro general donde se recopila la normatividad
colombiana de acuerdo a las series documentales producidas por las unidades
administrativas del IDEA, estableciendo el tiempo de conservacin para cada una
de ellas. Ver Anexo 7. Criterios de Valoracin Documental.
Las series y/o asuntos se valoraron mediante el anlisis de la documentacin,
identificando valores primarios (administrativos, jurdicos, legales, fiscales,
contables y tcnicos) valores secundarios (histricos y culturales) y los
documentos enfocados al cumplimiento de la misin institucional y de acuerdo a la
compilacin de la normatividad colombiana, igualmente se tuvo en cuenta el
volumen documental existente durante cada estructura organizacional; con los
anteriores criterios se estableci la retencin de la documentacin en el Archivo
Central y su disposicin final.

7. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS


La disposicin final debe entenderse como el proceso mediante el cual se
seleccionan los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Valoracin Documental.34
En el caso de los documentos producidos o recibidos por el IDEA entre los aos
1964 y 2005, que hacen parte del fondo acumulado, la disposicin final se
realizar conforme a lo consignado en las TVD, en la columna denominada como
34

Archivo General de la Nacin, Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin


Documental, AGN, Sistema Nacional de Archivos, Bogot, 2005, p. 30

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Procedimiento, donde se sealaron los procedimientos (Conservacin total,


Seleccin, Eliminacin) a ejecutar en el caso particular de cada serie y/o subserie
documental

analizada

en

el

marco

de

cada

una

de

las

estructuras

organizacionales identificadas.
Segn el Archivo General de la Nacin los procedimientos para la disposicin final
de los documentos se pueden definir de la siguiente manera35:

Conservacin total

Se aplica a todos los documentos que tienen valor permanente, es decir, los que
por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la Entidad, constituyndose en
testimonio de su actividad y por lo tanto son soporte para la construccin de la
memoria institucional. Del mismo modo estos documentos se convierten en
patrimonio documental de la sociedad, en tanto el objeto misional del IDEA
involucra los intereses colectivos de los antioqueos.

Seleccin

La seleccin documental se realiza en el archivo central, con el fin de escoger una


muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin
permanente en el archivo histrico. Para adelantar la seleccin debe aplicarse el
mtodo sealado para cada serie y/o subserie documental, como aparece
especificado en la columna Procedimiento de las TVD.

Eliminacin

Se aplica a aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y


secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. Para
adelantar esta actividad se debe tener en cuenta:

35

Archivo General de la Nacin, Gua para la Implementacin de un Programa de Gestin


Documental, AGN, Sistema Nacional de Archivos, Bogot, 2005, p. 33

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 Aplicar lo estipulado en la columna Procedimiento de las TVD en cuanto al


cumplimiento de los tiempos de retencin en los archivos de gestin y
central.
 Elaborar el acta de eliminacin documental, donde se consigne la
descripcin de los documentos a eliminar y el mtodo a emplear.
 Obtener el aval del Comit de Archivo de la Entidad.

Digitalizacin

El IDEA ha determinado que aquellos documentos de conservacin total y los


resultantes del proceso de seleccin documental sern digitalizados, como medida
para garantizar su conservacin y preservacin, as como para asegurar el acceso
y consulta de la informacin en ellos contenida. La digitalizacin se refiere a la
tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera
analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede
ser leda o interpretada por computador. Para adelantar este procedimiento se
debe:
 Determinar la metodologa y el plan de trabajo para adelantar el proceso de
digitalizacin.
 Realizar control de calidad permanente del proceso de digitalizacin, para
evitar el deterioro de los documentos mientras se digitalizan y para que se
obtengan imgenes de calidad que permitan la adecuada consulta de la
informacin.

8. APLICACIN DE LAS TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL


La aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental se realizar despus de
obtener su aprobacin por parte del Consejo Departamental de Archivos y de ser
adoptadas por el Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA mediante acto
administrativo. Esta actividad tiene por principal objetivo garantizar que se cumpla
con los tiempos de retencin de los documentos en cada uno de los archivos

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(central, gestin e histrico) y con los procedimientos, que se determinaron en las


TVD de cada una de las estructura administrativas identificadas.

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