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Manual de TI para

escritrios de
contabilidade

sumrio

Introduo.............................................................................................................................................................................................. 4
Invista em infraestrutura para tecnologia.................................................................................................................................. 6
Garanta a segurana das informaes.....................................................................................................................................12
Conte com um software para a gesto do seu negcio.....................................................................................................16
Fique de olho nas novidades!........................................................................................................................................................19
Concluso............................................................................................................................................................................................22
Sobre a Sage Gesto Contbil......................................................................................................................................................23
Sobre a SAGE......................................................................................................................................................................................24

Introduo

Introduo

INTRODUO

Este manual foi feito pensando em voc: empresrio ou liderana em um escritrio de contabilidade.
Aqui, iremos explorar as vantagens para o seu negcio em adotar uma boa estratgia de tecnologia da
informao (TI), falaremos sobre algumas ferramentas que tornaro seu dia a dia mais prtico e iro otimizar
a gesto do seu trabalho. Mas, principalmente, este e-book pretende demonstrar como a tecnologia uma
parceira essencial para tornar sua empresa mais eficiente, segura e rentvel.
A meta do Manual de TI para Escritrios de Contabilidade ser um guia para sanar dvidas e apresentar
dicas relevantes de um jeito direto, claro e preciso. Ento, leia com ateno e, quando terminar, deixe-o ao
alcance das mos ou melhor, ao alcance de um clique para te socorrer assim que a dvida surgir.
Se mesmo assim algum questionamento permanecer, entre em contato conosco. Boa leitura!

Invista em
infraestrutura
para tecnologia

Invista em infraestrutura para tecnologia

Invista em infraestrutura para tecnologia

Assim como impossvel ficar para trs na capacitao da sua equipe, nos tipos de servios oferecidos
por sua empresa ou deixar de fazer um acompanhamento de perto dos concorrentes diretos, a tecnologia
de informao precisa estar sempre dentro do horizonte de investimento de sua empresa. O papel da
contabilidade controlar toda a movimentao do patrimnio de seus clientes e uma infraestrutura adequada
d mais segurana para o trabalho ser bem executado. Apostar na TI garantir ainda a agilidade dos
servios que voc presta, atrair novos clientes mais facilmente, entre outras coisas.
Portanto, seja do ponto de vista dos equipamentos ou dos softwares que sua empresa usa, coloque
como meta estar to atualizado quanto for possvel. Nesse momento, essencial ter um parceiro
especializado que possa orientar seus investimentos para que cada centavo represente o retorno que
voc precisa.

Nada de computadores que s rodam Windows 98 em pleno ano de 2015!

Abaixo, veja algumas dicas sobre cada aspecto da infraestrutura de TI que seu escritrio precisa:

Invista em infraestrutura para tecnologia

Computadores e perifricos
Antes de ir s compras, voc precisa olhar para dentro: qual a demanda de seu escritrio? Quantas
pessoas precisam de uma estao de trabalho informatizada e qual o papel que cada uma delas cumpre?
Toda compra deve ser uma compra baseada em sua demanda. Portanto, observar o volume do seu banco
de dados, os requisitos de sistema exigidos pelos programas que seu escritrio utiliza e o tamanho de sua
equipe so aspectos que devem ser levados em conta.
Para alm dos computadores e das configuraes tcnicas das mquinas, preciso planejar o investimento
levando em considerao os perifricos tambm. Mouse, teclado, monitores, impressoras, scanners,
nobreaks, suportes para notebooks, etc. A variedade de opes imensa e isso permite que voc direcione
o capital conforme a necessidade.
Por exemplo: h funcionrios que visitam muito os clientes ou trabalham tambm de casa? Para eles,
h notebook to potentes quanto computadores de mesa (ou mais) e que garantem a total mobilidade
da estao de trabalho. Outra situao: na mesma sala, trabalham quatro pessoas que fazem impresses

Invista em infraestrutura para tecnologia

recorrentemente? melhor investir em um equipamento de impresso mais robusto que possa ser
compartilhado por todos ao invs de uma impressora menor para cada estao de trabalho.
Porm, assim como na maioria da situaes da vida, talvez o principal ponto seja: no tomar decises
precipitadas. Comparar preos, consultar especialistas, fazer um oramento detalhado, ponderar
possibilidades. Todas essas so ferramentas para minimizar qualquer surpresa ou frustrao com seu
investimento.

Softwares
Na hora de fazer investimentos em TI, muito comum pessoas ou empresas considerarem apenas a parte
de hardware e omitirem a dos softwares. Isto : pensar apenas nos equipamentos, peas e estruturas
fsicas e se esquecerem dos gastos com a infraestrutura virtual, os programas utilizados.
Assim como as peas fsicas, os programas de computador so desenvolvidos a partir de um conhecimento
acumulado e possuem diferenas brutais de qualidade variando de acordo com a origem do fornecedor.

Invista em infraestrutura para tecnologia

Se algum que voc nunca viu trabalhando na rea de frigorfico bater na porta da sua casa oferecendo uma
pea de fil mignon, voc certamente no vai comprar. No importa o preo, voc no sabe a procedncia
da carne, as condies de manuteno, no faz ideia de que doenas, bactrias ou vrus podem estar naquela
pea.
Com os softwares possvel fazer um paralelo. Sem conhecer a procedncia da ferramenta, difcil
garantir que ela no v trazer nenhum mal para seus equipamentos fsicos. Muito alm da questo de
ordem jurdica, dispensar o uso de softwares piratas uma medida para preservar a segurana dos seus
equipamentos, dos dados que voc possui e um atestado a mais para seus clientes da qualidade dos seus
servios. Mas junto com o bnus, vem o nus. Por isso, prepare seu oramento para investir em softwares
e esteja preparado para fazer comparaes e ter pacincia na hora de escolher.
Conexo
Nenhum ser humano uma ilha, tampouco uma empresa, e menos ainda em um nicho como o da
contabilidade, em que a comunicao com os clientes precisa ter uma sincronia milimtrica. Por isso, uma
conexo confivel com a internet parte fundamental dos investimentos em infraestrutura de TI.

Invista em infraestrutura para tecnologia

A instalao de uma rede de internet e comunicao interna eficientes requer a contratao de especialistas
que possam fazer um diagnstico adequado das necessidades de seu escritrio. Alm da rede em si,
um servidor para o armazenamento dos dados pode ser algo necessrio. Muito embora, dependendo do
tamanho do escritrio, solues de cloud computing podem ser uma alternativa (ver captulo 5). Alm disso,
o tamanho do escritrio traz consequncias para o tipo de licena de banco de dados que ser necessria
adquirir.
Equipe de TI
Claro que o negcio da sua empresa contabilidade e no tecnologia. Mesmo assim, ter pelo menos
um profissional dedicado a cuidar dos problemas tcnicos de seu escritrio pode ser crucial. Algumas
questes podem simplesmente emperrar a entrega de algum relatrio especfico ou at mesmo o acesso
ao computador. Com um profissional dedicado, esses imprevistos podem ser solucionados rapidamente
e reduzem o tempo ocioso da sua equipe por inoperncia de sua rede ou de algum problema tcnico com
suas mquinas. Mesmo que no seja possvel ter um funcionrio prprio de TI, manter uma parceria com
uma empresa especializada que possa te oferecer um suporte confivel uma boa estratgia.

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Garanta a segurana
das informaes

Garanta a segurana das informaes

Garanta a segurana das informaes

Informaes so o principal ativo do mercado de contabilidade. O monitoramento constante das


movimentaes financeiras de seus clientes esto confiadas ao seu escritrio e, portanto, uma questo de
sobrevivncia garantir o melhor para quem te contratar.
Se por um lado a tecnologia oferece muita praticidade e mobilidade com os sistemas online de
armazenamento e transferncia de dados, por outro preciso se certificar tambm que todas as portas
da sua fortaleza digital esto sendo bem guarnecidas. Abaixo, veja alguns pontos que merecem ateno
especial no quesito segurana da informao:
Poltica de segurana
Antes de aes especficas em cada frente fsica ou virtual que possam representar ameaas para seu
sistema, importante estabelecer uma Poltica de Segurana para seu escritrio. Isso significa construir
uma espcie de cdigo interno de conduta e normas que devem ser observadas por todos os empregados.
L, voc pode colocar tanto orientaes em relao ao comportamento particular de cada pessoa na
empresa como, por exemplo, sempre executar o antivrus ao inserir qualquer mdia removvel nas

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Garanta a segurana das informaes

mquinas do escritrio , como tambm parmetros gerais para toda a equipe como, por exemplo,
estabelecer a periodicidade semestral para uma grande manuteno tcnica geral das mquinas do
escritrio.
Antivrus
O antivrus um software que funciona monitorando os arquivos que entram e saem do seu computador.
Com base em uma grande lista de referncia de vrus conhecidos, o programa identifica ameaas, as
neutraliza e d opes de excluso para o usurio. No caso dos escritrios de contabilidade, o
compartilhamento constante de documentos, planilhas e apresentaes com os clientes, torna esse um
tipo de programa imprescindvel. H opes gratuitas e outras mais robustas no mercado.
Firewall
uma funo que atua no monitoramento do fluxo de informao dentro do seu computador, mas esse
direcionado para as ameaas que podem entrar em sua mquina atravs da internet. Sejam malwares

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Garanta a segurana das informaes

ou mesmo suspeitas de invases, so ambos bloqueados por firewalls. Porm, justamente por monitorar o
fluxo de informao que entra e sai do seu computador, esses programas podem interferir no funcionamento
de outros que enviam dados para servidores remotos a partir da sua mquina. Por isso, preciso ajustar
as configuraes de excees do firewall para no bloquear programas que no representem ameaas.
Backup
O backup nada mais do que a cpia de segurana que voc faz dos seus dados armazenados nas
mquinas. No caso dos escritrios de contabilidade, toda a informao que voc possui arquivada deseus
clientes e do seu prprio negcio. E por maior que seja o investimento em TI, preciso estar preparado
para imprevistos. Um HD pode queimar, um servidor sair do ar, uma pasta de DVDs pode desaparecer.
Ento, mantenha sempre atualizadas pelo menos duas cpias de segurana de seus dados. H opes de
armazenamentos virtuais na nuvem (ver captulo 5) ou pode ser feito em servidores fsicos da empresa.

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Conte com um
software para a
gesto do seu negcio

Conte com um software para a gesto do seu negcio

Conte com um software para a gesto do seu negcio

Para auxiliar na gesto do seu escritrio de contabilidade, voc precisa de um programa que atenda
especificamente s necessidades de seu negcio, para tornar seu dia a dia mais gil e liberar todo o
tempo que for possvel para voc estreitar o relacionamento com seus clientes e encontrar novas
oportunidades de negcio.
Por que meu escritrio precisa de um software?
Um sistema de gesto contbil auxilia no acompanhamento automatizado de todos os pormenores da
rotina do escritrio. De forma otimizada possvel ter acesso rpido a informaes que fazem a diferena
desde a folha de pagamento at a contabilidade interna, por exemplo. Ter esse auxlio garante melhores
resultados e economiza tempo que seria gasto com atividades burocrticas, alm de minimizar falhas
humanas j que o lanamento e anlise dos dados feito com auxlio informatizado.
O que ele deve oferecer
O principal ponto que deve ser observado ao escolher um sistema de gesto : ele atende s necessidades
do seu escritrio? H mdulos especficos para os processos mais comuns do dia a dia de trabalho de

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Conte com um software para a gesto do seu negcio

servios contbeis, como do controle fiscal, contbil, folha de pagamento e mesmo controle patrimonial?
Caso a resposta seja positiva, segurana e eficincia tambm tm que entrar na conta. Lembre-se: a
segurana das informaes (suas e de seus clientes) uma questo crucial.
Suporte e treinamento so essenciais
Por fim, um suporte tcnico atencioso, disponvel e capacitado. Por mais amigvel e prtico que um
sistema de gesto possa ser, natural a necessidade de suporte tcnico no perodo de adaptao ou, em
menor escala, ao longo dos anos. E nada pode ser menos produtivo do que voc no poder contar com um
suporte no momento em que mais precisa.

Para minimizar esse impacto da adaptao preciso que o fornecedor do sistema de gesto oferea
treinamentos aos usurios do software, um treinamento personalizado, que consiga deixar voc e seus
funcionrios aptos a utilizar todos os mdulos do programa no menor tempo possvel.

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Fique de olho
nas novidades!

Fique de olho nas novidades!

Fique de olho nas novidades!

A essa altura voc j percebeu como a tecnologia da informao pode transformar e otimizar completamente
o dia a dia do seu escritrio. Mas no mercado de TI preciso estar atento para as mudanas, pois
elas acontecem mais rpido do que em qualquer outro nicho. Um novo software lanado com uma
funcionalidade diferente, um equipamento que pode agilizar um processo ou mesmo uma nova marca que
ganha confiana do mercado rapidamente so possibilidades que no devem passar despercebidas.
responsabilidade dos profissionais de TI, internos ou terceirizados, manter a empresa atualizada sobre as
melhores solues disponveis. Assim como papel das lideranas cobrar de sua equipe esse olhar ativo
para as novidades que aparecem todos os dias no mercado. Como, por exemplo:
Dispositivos mveis
At pouco tempo atrs, o desempenho de um notebook no era preo para os computadores de mesa
(desktop), hoje em dia isso no faz o menor sentido, pois a potencialidade dos dispositivos mveis aponta
para a mesma direo. Seja na evoluo das redes de internet sem fio ou na prpria capacidade de
processamento dos smartphones, tablets e outros gadgets, cada vez mais usaremos esses dispositivos
mveis tambm no ambiente corporativo de formas cada vez mais diversas. Softwares que permitem, por

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Fique de olho nas novidades!

exemplo, que os clientes faam solicitaes remotamente, que acompanhem a sade financeira de suas
empresas distncia ou vejam o andamento de tarefas repassadas para os escritrios de contabilidade
pela internet. J possvel acompanhar tudo pela tela do seu dispositivo.
Cloud computing
O aumento das velocidades de conexo com a internet est trazendo consigo a ampliao dos servios
de transmisso de dados pela rede. Em outras palavras, cada vez menos empresas esto optando por
armazenar todas as informaes em discos rgidos fsicos e esto migrando para dentro da nuvem,
como chamado o espao virtual acessvel via internet. Essa tendncia, batizada de cloud computing, a
base de servios como o Google Drive, o Dropbox e o Microsoft Skydrive. Cautelosas com as informaes
estratgicas, o mercado corporativo acompanha de perto as evolues em sistemas de segurana de
informao desse tipo de servio. Por enquanto, vale manter um p atrs em caso de dados altamente
estratgicos, mas no est longe o momento em que pode ser dispensvel ter um disco rgido imenso em
sua mquina pessoal j que comprar alguns terabytes em um servidor na nuvem pode ser muito mais
barato e prtico.

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CONCLUSO

Concluso

CONCLUsO

Como voc pode perceber, esse manual no tem a pretenso de esgotar toda a discusso a respeito da
implementao de solues de TI em seu escritrio de contabilidade. O que ns queremos alertar voc
para a importncia dessa preocupao e, claro, apontar alguns caminhos. Sempre que precisar, pode
voltar a esse e-book para solucionar alguma dvida, ele foi pensado para ser mesmo um manual mais
simples e direto possvel. Esperamos que tenha sido til!

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Sobre a Sage Gesto Contbil

O Sage Gesto Contbil a soluo para o controle e


gerenciamento das reas de contabilidade, tributria e folha de
pagamento. O sistema representa a evoluo dos escritrios
de contabilidade para um patamar de profissionalismo e
segurana ainda mais elevados. Esperamos que este e-book
tenha sido mais uma contribuio relevante para os contadores
que nos acompanham no dia a dia.

Sobre a SAGE

A Sage fornece para pequenas, mdias empresas, companhias de middle Market


e contadores uma variedadede servios e softwares para gesto empresarial
que so fceis de usar, seguros e eficientes. O objetivo ajudar os clientes desde
contabilidade, recursos humanos e folha de pagamento a planejamento dos recursos
da empresa, gerenciamento de relacionamentos com clientes e pagamentos. Os
clientes da Sage recebem orientao e suporte contnuos por meio de uma rede
global de especialistas em cada unidade da empresa, que prestam assistncia para
a resoluo de problemas nos negcios, dando a eles a confiana necessria para
conquistar seus objetivos. Fundada em 1981, a Sage entrou na Bolsa de Valores de
Londres em 1989 e em 1999 na FTSE 100, ndice das cem empresas listadas na
Bolsa de Londres com o maior valor de mercado. A Sage tem milhes de clientes e
cerca de 13 mil colaboradores em 23 pases, incluindo Reino Unido e Irlanda, Europa
Continental, Amrica do Norte, frica do Sul, Austrlia, sia e Brasil. A Sage chegou ao
Brasil em 2012 com a aquisio das empresas IOB, Folhamatic, EBS e Cenize, alm
de j atuar no pas com a operao da SageXRT desde 2007.