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Manual Especifico
de Organizacin
de Logstica y
Vigencia:
Eventos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA Y EVENTOS

1. INTRODUCCIN
En este manual, se definen de forma detallada y precisa la estructura orgnica
formal y funcional de la coordinacin de Logstica y eventos; describe las
funciones principales que atiende de manera eficaz dentro del H. Ayuntamiento
en sus mltiples actividades, as como apoyar de manera oportuna con el
material adecuado a los distintos departamentos que lo conforman.
Este departamento ofrece su servicio a la comunidad en eventos educativos,
Culturales, de esparcimiento y de infraestructura.
El manual especfico de organizacin de la coordinacin de logstica y eventos,
esta integrado por los siguientes apartados:

Antecedentes. Indican el origen, evolucin y cambios significativos que

ha sufrido en su estructura orgnica.
Marco Jurdico. Relaciona los principales ordenamientos y
disposiciones jurdicas que sustentan su actuacin.
Atribuciones. Facultades que le confieren expresamente los
ordenamientos y disposiciones jurdicas.
Misin. Propsito comn del coordinador del rea.
Visin. Meta general y propsito fundamental.
Estructura Orgnica formal del coordinador del rea.
Descripcin de Puestos. Detallan los puestos de la estructura orgnica
formal, su identificacin, nivel de autoridad, ubicacin en la estructura,
funciones, coordinacin interna y externa y el perfil profesional que
deben cubrir para ocupar los puestos.
Estructura Orgnica Formal y Funcional. De acuerdo a su
operatividad.
Descripcin de Puestos Tipo. Se detallan los puestos de la estructura
orgnica funcional y nivel de autoridad.
Glosario de trminos. Detalla la definicin de los vocablos ms
relevantes que contiene este manual.

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Firmas de autorizacin: Contiene las firmas de la persona que elabor,

revis y dio el visto bueno del manual especfico de organizacin
Directorio. Integrantes del Ayuntamiento de Tuxpan de Rodrguez
Cano, Veracruz, (Presidente Municipal, Sndico nico y Regidores), y
del Secretario del Ayuntamiento.
Bitcora de cambios. Aprobado el manual, en este formato se llevar el
control y registro de los cambios del manual, indicando el nmero de
revisin (es), fecha de la modificacin y tipo de modificacin

La vigilancia del cumplimiento de las funciones que se establecen en este

documento, sern responsabilidad del Coordinador de Logstica y eventos y
deber realizar revisiones peridicas a este manual con el fin de mantenerlo
actualizado, debiendo
informar sobre las modificaciones debidamente
justificadas para su anlisis, dictamen y aprobacin del Cabildo.
ODUCCIN
NODUCCIN
2.
ANTECEDENTES
En sesin de cabildo de fecha 1 de enero del 2011 los miembros del cabildo
aprobaron por unanimidad la estructura orgnica de la administracin 2011
2013.
En dicha estructura se incluyo, la coordinacin de logstica y eventos,
desapareciendo el rea de accin social en las administraciones anteriores se
encontraba dentro de la estructura de oficiala mayor.
Antes de esta fecha no existe antecedente en el Ayuntamiento de Tuxpan,
Veracruz de la Coordinacin de Logstica y Eventos.
3.

MARCO JURDICO

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitucin Poltica para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Ley Orgnica del Municipio Libre
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos para el Estado de
Veracruz de Ignacio de la Llave.
Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica para el Estado
de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Ley Estatal de Servicio Civil de Veracruz.

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4.

Plan de Desarrollo Municipal de Tuxpan de Rodrguez Cano, Veracruz,

2008-2010.
Manual Especfico de Organizacin de la Secretaria tcnica y los
especficos de las reas que lo conforman

ATRIBUCIONES

GENERALES
Conducir sus actividades de acuerdo a las directrices establecidas en el
Plan Municipal de Desarrollo y acuerdos de Cabildo;
Planear, programar, organizar, dirigir y evaluar las actividades que
tengan encomendadas, con base en las polticas y prioridades
establecidas para el logro de los objetivos y metas del gobierno
municipal;
Dar pronto y exacto cumplimiento a los acuerdos, rdenes y
disposiciones del Presidente Municipal y del Ayuntamiento, que les sean
comunicados en trminos de ley;
Coadyuvar con la Unidad Municipal de Transparencia y Acceso a la
Informacin a fin de dar cumplimiento a la obligacin del Ayuntamiento
de publicar, mantener actualizada y brindar en tiempo y forma la
informacin, pblica a que se refiere la Ley de Transparencia y Acceso a
la Informacin Pblica para el Estado de Veracruz de Ignacio de la
Llave, el reglamento municipal y dems ordenamientos aplicados;
Ejercer las atribuciones que le sean conferidas y vigilar que se cumplan
las disposiciones legales relativas a los asuntos de su competencia
cumplir y hacer cumplir con austeridad los lineamientos para la
administracin de los recursos humanos, materiales y financieros
respecto de aquellos que le sean asignados para el ejercicio de sus
funciones;
Tener bajo su adscripcin directa, para la atencin y despacho de los
asuntos de su competencia, a quienes le estn jerrquicamente
subordinados;
Acordar con la Secretaria Tcnica la resolucin de los asuntos cuya
tramitacin lo requiera;
Integrar, controlar y custodiar los archivos administrativos a su cargo
Informar mensualmente o cuando se requiera a la secretaria Tcnica de
las actividades desarrolladas por la dependencia a su cargo.

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Realizar en los casos que as proceda, acciones de coordinacin con

autoridades federales, estatales, de otras entidades federativas o de los
ayuntamientos del Estado;
Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones y
aquellos que les sean sealados por delegacin o les correspondan por
suplencia;
Rendir a la Contralora los informes que sta les requiera en el ejercicio
de sus atribuciones; asimismo, debern informarle sobre el trmite que
se haya dado a las recomendaciones que sta les formule, con el objeto
de dar seguimiento oportuno a cada solicitud planteada, para hacer ms
eficiente la administracin pblica municipal;
Elaborar los informes y hacer el anlisis estadstico que permitan medir
la capacidad de respuesta de la dependencia y generar los indicadores
para evaluar su operacin;
Proponer adecuaciones a los manuales de organizacin, procedimientos
y servicios al pblico necesarios para el funcionamiento de la
dependencia a su cargo, los que debern contener informacin sobre su
estructura, organizacin y forma de realizar las actividades que estn
bajo su responsabilidad, as como sobre sus sistemas de comunicacin
y coordinacin. Los manuales y dems instrumentos de apoyo
administrativo
interno
debern
mantenerse
permanentemente
actualizados;

ESPECIFICAS DEL AREA

Atender de manera eficaz, la logstica del H. Ayuntamiento en sus

mltiples actividades.

Brindar apoyo dando servicio a la comunidad en la realizacin de

eventos educativos, culturales etc.

Proporcionar material de apoyo tanto interno como externo.

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5.

MISIN, VISION Y OBJETIVOS GENERALES

MISION

Nuestra misin es servir y dar soluciones estratgicas eficientes a las

necesidades que demanda nuestra sociedad. Colocndonos de esta manera
como promotores de cambio en nuestro servicio; entendindose que el xito de
nuestra misin esta en la direccin organizacin y dedicacin constante.
.
VISION
Ser un departamento que se desarrolle de forma integral, que transforme
la calidad en su servicio, con la audacia y calidad humana de nuestra
gente, con una gestin que se anticipe y adapte al cambio constante, que
aprenda de la experiencia e innove permanentemente

OBJETIVOS GENERALES
a) Atender de manera eficaz, la logstica del H. Ayuntamiento en todas sus
Actividades
b) Atender de manera oportuna y eficaz las actividades que realizan los
Diferentes departamentos de H. Ayuntamiento.
c) Brindar el servicio de mobiliario a las instituciones en eventos educativos,
Culturales, as como a las organizaciones religiosas.

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6. ESTRUCTURA ORGNICA FORMAL

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7.-

ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL

Coordinador de Logstica y Eventos

Lic.Jan Cristbal Salmn

Asistente Operativo
Enrique Rodrguez

Asistente Administrativo
Lic. Laura E. Campos
Vzquez

Auxiliar Operativo
Manuel Lee

Auxiliar administrativo
Lic. Ma. Luisa Mtz. Baqueiro

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8.- DESCRIPCIN DE PUESTOS

IDENTIFICACION
Nombre del puesto
Jefe inmediato

Subordinados Inmediatos

Suplencia en caso de ausencia

Coordinador de Logstica y Eventos

Asistente Operativo
Asistente Administrativo
Auxiliar Operativo
Auxiliar Administrativo
Personal de operacin tcnica

La persona que le designe la Secretaria Tcnica

en los trminos que establece la Ley Orgnica del
Municipio Libre

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DESCRIPCION GENERAL OBJETIVO

EL OBJETIVO ES QUE LOS EVENTOS REALIZADOS SE CUBRAN EN TODAS LAS NECESIDADES

QUE SE GENEREN CON SU REALIZACION EN CUANTO LOGISTICA Y REALIZACION DE
EVENTOS.
UBICACIN DE LA ESTRUCTURA
SECRETARIA TECNICA

COORDINADOR DE
EVENTOS Y LOGISTICA

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Vigencia:
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FUNCIONES

El coordinador de logstica tiene la funcin de decidir de que manera podemos Apoyar la

realizacin de los eventos que se lleven acabo en beneficio de la sociedad apoyando a
eventos privados y con todas las dependencias del ayuntamiento para coadyuvar en su
tarea, supervisin del cumplimiento de instrucciones que le da al personal operativo y
administrativo para la realizacin de los mismos satisfactoriamente cubriendo las
necesidades que se presenten Dar seguimiento y verificar el cumplimiento de los Eventos
del alcalde. y en donde el ayuntamiento de algn apoyo para su realizacin. o se vea
involucrado de alguna forma.

.Coordinacin de la Organizacin de eventos, giras de trabajo, visitas de gobernador o

funcionarios estatales o federales, eventos especiales, eventos de fechas conmemorativas,
informes de gobierno, educativos etc.
cumple la funcin de organizar a su gente a cargo llevar todo lo necesario para el montaje
de escenarios ,mamparas ,audio maquinaria equipo de sonido
Para eventos tanto en campo y en salones.

rea administrativa recopila toda la informacin de los eventos que se van a realizar:
programas, gente asistente al evento, personificadores apoyar al coordinador en la
organizacin de los eventos contacto con los proveedores de lonas, mobiliario y dar
solucin a las necesidades que se vayan generando en cuestiones de logstica .Dar
seguimiento para que el evento a realizar cumpla su objetivo

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CON
Secretaria Tcnica

PARA
Recibir instrucciones,
proporcionar informacin y
solicitar autorizacin de
algunos trmites.

Coordinador de logstica
Recibir instrucciones para el
montaje y la ubicacin
Del lugar del evento a
realizar supervisar que todo
este bien colocacin de
mamparas logotipos
pendones personificadores
sonido micrfonos y lo
necesario para la realizacin
de los eventos

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COORDINACION INTERNA

CON

PARA

Secretaria Tcnica

Recibir instrucciones, proporcionar

informacin y solicitar autorizacin de
algunos trmites.

Regidores

Para coordinar acciones conjuntas en la

realizacin de eventos

Funcionarios Municipales

Para orientar, verificar, supervisar, el

desarrollo de acciones y programas, el
cumplimiento de metas y de instrucciones
de la Secretaria Tcnica.

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Relaciones externas
Son con las empresas y dependencias privadas y de gobierno que realizan
los eventos, con los proveedores que nos surten los requerimientos para
los eventos como mobiliario, carpas, lonas, sillas etc.

IDENTIFICACION
Nombre del puesto

Asistente Operativo

Jefe inmediato

Coordinador de Logstica y Eventos

Subordinados Inmediatos

Auxiliar operativo

Suplencia en caso de ausencia

La persona que le designe el coordinador

de logstica, en los trminos que establece
la Ley Orgnica del Municipio Libre el se
encargara de que todo lo operativo que es
en campo o en salones se monte
adecuadamente y este listo para la
realizacin

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SECRETARIA TECNICA

COORDINADOR DE LOGISTICA Y EVENTOS

ASISTENTE OPERATIVO
ENRIQUE RODRIGUEZ

AUXILIAR OPERATIVO
MANUEL LEE

ASISTENTE ADMINISTRATIVO
LIC.LAURA ELENA CAMPOS VAZQUEZ

AUXILIAR ADMINISTRATIVO
LIC.MA.LUISA MTZ.BAQUEIRO

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Experiencia mnima de dos aos en la funcin pblica o

privada en reas afines
Habilidades y
destrezas

Conocimiento
tecnolgica

Administracin del tiempo

Iniciativa, eficiente e innovacin
Manejo de relaciones interpersonales
Iniciativa, creatividad e innovacin.
Facilidad en la toma de decisiones para crear ideas y
conceptos que ayuden ala realizacin de los eventos
satisfactoriamente.
Telfono, computo, fax, copiadoras

DESCRIPCION GENERAL OBJETIVO

Desarrollar las funciones especficas de una asistente, apoyando directamente al

coordinador de logstica y eventos y al asistente operativo en la recepcin de de
oficios, y documentos que le solicite; darles seguimiento recopilando lo necesario
para dar las herramientas necesarias para que se realice el evento
satisfactoriamente.

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PERFIL PROFESIONAL

Puesto
Preparacin acadmica
Conocimientos

Asistente administrativo
Licenciatura de preferencia con algo relacionado a la
funcin publica
Procesos de administracin general
Desarrollo organizacional
Planeacin estratgica
Anlisis de informacin
y eventos

Nombre del puesto

Asistente Administrativo

Jefe inmediato

Coordinador de logstica y eventos

Subordinados
Inmediatos

Auxiliar administrativo

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UBICACIN DE LA ESTRUCTURA

SECRETARIA TECNICA

COORDINADOR DE LOGISTICA Y EVENTOS

ASISTENTE OPERATIVO

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

CON
Coordinador de Logstica

COORDINACION INTERNA
PARA
Recibir instrucciones, proporcionar informacin y
solicitar autorizacin de algn trmite contacto con
todas las personas que porcionen la informacin
necesaria para la realizacin de los eventos con los
proveedores del material de lonas sillas toldos etc.
RDINAC

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FUNCIONES
Apoyar al coordinador de rea en todas las actividades a realizar para que se
lleve acabo satisfactoriamente los eventos y cubran las expectativas del as
como al asistente operativo.
Atender llamadas telefnicas y realizar aqullas que le encomienden.
Recibir oficios y documentos enviados por las distintas dependencias dirigidas
a la secretaria tcnica.
.Organizar, clasificar y archivar la documentacin que se genere para facilitar
su localizacin.
Programar, registrar y actualizar
.

CON

COORDINACION INTERNA
PARA

Coordinador de Logstica

Recibir instrucciones, proporcionar informacin y

solicitar autorizacin de algunos trmites.

Asistente Operativo

Para recibir instrucciones

Asistente Administrativo

Brinda apoyo en la realizacin de las fichas

informativas de cada evento as como recepcin de
oficios y contestar llamadas.

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PERFIL PROFESIONAL
Puesto
Preparacin acadmica
Conocimientos

Experiencia Laboral
Previa
Habilidades y destrezas

Auxiliar administrativo
carrera afn que comprenda por lo menos
gramtica, correspondencia, documentacin y archivo
Mecanografa
Paquetera Office
Archivonoma
Redaccin y elaboracin de documentos oficiales
Experiencia mnima de un ao en la funcin pblica o
privada en reas afines
Manejar programas computacionales afines a su trabajo
Habilidad numrica
Fluidez verbal
Atencin mltiple
Memoria
Juicio
Lgica
Control
Responsabilidad en trmites
Manejo de relaciones interpersonales
Responsabilidad, calidez y honradez en el trato a los
ciudadanos
Espritu de servicio
Trabajar bajo presin
Iniciativa

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UBICACIN DE LA ESTRUCTURA

SECRETARIA TECNICA

COORDINADOR DE LOGISTICA Y EVENTOS

ASISTENTE OPERATIVO

ASISTENTE ADMINISTRATIVO
AUXILIAR OPERATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO

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FUNCIONES
Apoyar al asistente administrativo.
Atender llamadas telefnicas y realizar aqullas que le encomienden.
Atender las instrucciones del coordinador del rea as como las del asistente
administrativa.

CON

COORDINACION INTERNA
PARA

Coordinador de Logstica

Recibir instrucciones, proporcionar informacin y

solicitar autorizacin de algunos trmites.

Asistente Operativo

Para recibir instrucciones que todo lo administrativo

sea realizado para que el evento llene las expectativas
y se realice adecuadamente.

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PERFIL PROFESIONAL
Puesto
Preparacin acadmica
Conocimientos

Experiencia Laboral
Previa
Habilidades y destrezas

Auxiliar Operativo
carrera afn que comprenda por lo menos
gramtica, correspondencia, documentacin y archivo
Paquetera Office

Experiencia mnima de un ao en la funcin pblica o

privada en reas afines
Manejar programas computacionales afines a su trabajo
Habilidad numrica
Fluidez verbal
Atencin mltiple
Memoria
Juicio
Lgica
Control
Responsabilidad, calidez y honradez en el trato a los
ciudadanos
Espritu de servicio
Trabajar bajo presin
Iniciativa

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UBICACIN DE LA ESTRUCTURA

SECRETARIA TECNICA

COORDINADOR DE LOGISTICA Y EVENTOS

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

ASISTENTE OPERATIVO

AUXILIAR OPERATIVO esta es

la que va sombreada

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COORDINADOR DE LOGISTICA Y EVENTOS

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

ASISTENTE OPERATIVO

AUXILIAR OPERATIVO

Personal tcnico operativo

Es el que se encarga de colocacin de mamparas, lonas
tarimas, paos, sillas mesas ,y equipo de audio de
proyeccin montaje de todo para que los eventos se
realicen satisfactoriamente y cobran la expectativa de
asistentes y quien los mando a realizar

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COORDINACIN:

COORDINADOR:

ENTIDADES Y
DEPENDENCIAS

INTERNET:

LOGISTICA

A la Coordinacin Social del Ayuntamiento de

Tuxpan
Al Coordinador de Logstica y eventos del
Ayuntamiento de Tuxpan
Son todas aquellas direcciones generales,
coordinaciones y unidades administrativas que
integran el cuerpo administrativo y operativo del
Ayuntamiento de Tuxpan
Red informtica mundial descentralizada, formada
por la conexin directa entre computadoras u
ordenadores mediante un protocolo especial de
comunicacin.
se encarga de los sistemas de operaciones y de la gestin
de los flujos fsicos de forma que con una correcta gestin
se puede lograr una alta satisfaccin de los clientes a un
costo mnimo. y que con los eventos realizados se logre el
objetivo por el cual se realizo dicho evento,

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Eventos

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8.-GLOSARIO DE TERMINOS

Mampara: Base donde se apoyan las lonas en los eventos

Pendn: Distintivo de Vinil que se ocupa para distinguir a una empresa en
un evento.
Tarima: Base de madera en donde se coloca el presdium sonido o lo que
se vaya a ocupar para el evento
Presidium: Conjunto de personalidades que encabezan el evento a
realizar
Personificadores: Distintivos que contienen el nombre cargo y logotipos
del presdium del evento a realizar
Logotipos: es un elemento grfico, verbo-visual o auditivo que identifica a
una persona, empresa, institucin o producto
Podium: Plataforma donde se ponen los expositores para dar un discurso
o mensaje
Sonido: Aparato estereofnico que se utiliza para amenizar un evento
Micrfono: Aparato que se utiliza para hablar en un evento

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FIRMAS DE AUTORIZACION

ELABOR

_________________________
Lic. JAN CRISTOBAL SALMAN.
COORDINADOR DE LOGISTICA Y EVENTOS ESPECIALES
REVIS
__________________________
Lic.Elsa Laura Len Davila
Secretaria Tcnica

Vo. Bo.

___________________________

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10. DIRECTORIO
DIRECTORIO
Alberto Silva Ramos
Presidente Municipal
DR. FRANCISCO ARANGO GRAA

DALIA ROCHA LADRON DE GUEVARA

Sndico

Regidor Primero

BARDOMIANO PRIEGO GARDUO

RODOLFO ROMERO FLORES

Regidor Segundo

Regidor Tercero

EDMUNDO CRISTOBAL CRUZ

LAURO HUGO LOPEZ ZUMAYA

Regidora Cuarta

Regidor Quinto

FABIAN CRUZ GONZALEZ

LUIS ERNESTO LOPEZ FLORES

Regidor Sexto

Regidor Sptimo

ANTONIO HIDALGO PULIDO

FABIOLA FUENTES FLORES

Regidor Octavo

Regidor Noveno
EZEQUIEL CASTAEDA

Secretario del Ayuntamiento

INACIN DE