PROCEDIMIENTO MANEJO DE ANTICIPOS Y

RENDIMIENTOS FINANCIEROS GENERADOS

POR ANTICIPOS GIRADOS A TERCEROS EN
VIRTUD DE UNA RELACION CONTRACTUAL
DEL PROCESO GESTION TESORERIA
1.

Cdigo: GFGT-PR-04
Versin:1
Pgina: 1

OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN

Establecer de manera secuencial las actividades a desarrollar por cada una de las
reas involucradas en relacin con el manejo adecuado de los recursos
entregados a terceros a ttulo de anticipo, de conformidad con las disposiciones
legales, administrativas y financieras aplicables a la entidad.
El presente procedimiento tiene como clientes Procesos y Macro procesos de la
Superintendencia de Notariado y Registro, Proveedores, Supervisores e
Interventores y quienes ejerzan la vigilancia y control en la gestin.

1.1 ALCANCE:
Inicia: Con la elaboracin del estudio previo, pliego de condiciones y contratos
suscritos en los cuales se han estipulado condiciones para el manejo y giro de
anticipos.
Qu hace?:
Validacin de condiciones financieras, viabilidad del objeto a contratar,
contratacin, administracin y control del anticipo, apertura y giro anticipo,
amortizacin del anticipo, pago amortizacin anticipo; control manejo de anticipo y
control rendimientos financieros generados por anticipos.
Termina:
Verificacin del ingreso de los rendimientos financieros a la cuenta de la SNR y
registro en el SIIF.
1.2 DIAGRAMA DE FLUJO:
Anexos No. 1 Flujograma actividades para el control y manejo de anticipos.
2.

RESPONSABLES:

2.1. Responsable Estratgico: Secretario (a) General

2.2. Responsable Operativo : Director Financiero
2.2.1. Responsabilidades:

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Las contenidas en la Ley: Ley 80 de 1993, Ley 1474 de 2011, Decreto 1510 de
2013, Decreto 2163 de 2011, Resolucin 6126 del 29 de julio de 2011, Resolucin
5880 de 2007, Ley de presupuesto, Decreto 2674 del 2012
3.

DEFINICIONES:

ANTICIPO: Son recursos pblicos que tienen como finalidad cubrir los costos
iniciales en que debe incurrir el contratista para dar cumplimiento al objeto
contractual, no se instituye en pago en el momento en que se constituye ya que
se convierte en pago a medida que se va amortizando a travs de las actas
parciales de entrega y pago. El dinero no es del contratista sino de la entidad
contratante, por lo tanto obligatoriamente debe destinarse a lo previsto en un plan
de inversin acordado, la entidad debe realizar seguimiento y control a la
inversin de los recursos entregados.
MONTO DEL ANTICIPO: De acuerdo al pargrafo del Articulo 40 de la Ley 80 de
1993, Estatuto General de Contratacin En los contratos que celebren las
entidades estatales se podr pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos,
pero su monto no podr exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del
respectivo contrato.
Dicha suma se definir en trminos porcentuales en los pliegos de condiciones o
sus equivalentes de los procesos contractuales pero de manera generalizada se
establece que el monto del anticipo para todos los contratos ser del treinta por
ciento (30% del valor del contrato salvo que exista una disposicin especial y
extraordinaria la cual se debe dejar constancia en acta firmada por los
representantes de acto contractual.
FICUCIA: Es el acto jurdico mediante el cual una persona natural o jurdica
(llamada fideicomitente o constituyente) entrega a una sociedad fiduciaria uno o
ms bienes concretos, despojndose o no de su propiedad, con el objeto de
cumplir una determinada finalidad a favor del fideicomitente o su beneficiario.
PATRIMONIO AUTONOMO: El patrimonio autnomo es aquella pertenencia o
capital que es independiente del patrimonio de la entidad estatal y del contratista,
el cual se constituye por una disposicin contractual y que es administrado por el
fiduciario, de acuerdo con las instrucciones contenidas en el contrato de fiducia
correspondiente y que deben contener el destino de sus rendimientos.
4.

Control Estadstico del Procedimiento:

4.1. Hojas de clculo: Se cuenta con el aplicativo SIIF Nacin II, para la

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generacin de los reportes mensuales.

4.2. Histogramas: N/A
5. PHVA:
Planear: Inicia con el anlisis de la necesidad.
Hacer: Definicin del estudio previo, validacin de condiciones financieras,
viabilidad del objeto a contratar, contratacin, administracin y control del anticipo,
apertura y giro anticipo, amortizacin del anticipo, pago amortizacin anticipo;
control manejo de anticipo y control rendimientos financieros generados por
anticipos.
Verificar: Verificacin del ingreso de los rendimientos financieros a la cuenta de la
SNR, registro y reportes del SIIF.
Actuar: establecer acciones de mejoramiento continuo que permita garantizar
el retorno de los recursos derivados de los rendimientos financieros de los
anticipos girados por la entidad.
6. CONTENIDO: Se describe la actividad y se establecen los link con
formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.
ACTIVIDAD
ESENCIA
L

DESCRIPCIN CMO?

Descripcin de actividades:
1. Establecer si hay lugar a anticipo.
2. Definir la forma de pago que incluya plan de amortizacin y
garanta del anticipo en amparo del 100%.
3. Remitir proyecto de estudios previos con las condiciones
Definir el
tcnicas a la direccin financiera.
Estudio Previo 4. Firmar el estudio previo y remite a la Oficina Asesora de
Planeacin o Secretara General segn el caso.
Responsable: Quien genera la necesidad.
Normatividad: Ley 80 de 1993, Ley 1474 de 2011, Decreto 1510

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de 2013.
Descripcin de actividades:

Formular las
Condiciones
Financieras

1. Teniendo en cuenta el objeto a contratar definir las

condiciones financieras y amortizacin del anticipo, sin que
ste excluya la figura del cupo de crdito cuando se
requiera.
2. Remitir a la dependencia que estableci la necesidad.
Responsable: Director Financiero
Normatividad: Ley de presupuesto, Ley 80 de 1993, Ley 1474 de
2011, Decreto 1510 de 2013.
Descripcin de actividades:
1. S el objeto a contratar corresponde al presupuesto de
inversin se procede a emitir por parte de la oficina asesora
de planeacin la viabilidad del objeto y presupuesto a travs
de la expedicin de la lista de chequeo.

Viabilizar el
objeto a
contratar

Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeacin- Coordinacin

Grupo de Inversin Formulacin y Evaluacin de Proyectos.
Normatividad: Decreto 2163 de 2011, Resolucin 6126 del 29 de
julio de 2011.
2. S el objeto a contratar corresponde al presupuesto de
funcionamiento la Secretara General recibe y remite
estudio previo al Grupo de Contratacin Administrativa.
Responsable: Secretara General
Normatividad: Ley 80 de 1993, Ley 1474 de 2011, Decreto 1510
de 2013.

Suscribir
Contrato

Descripcin de actividades:
1.
2.
3.
4.

Revisar estudio.
Solicitar Disponibilidad Presupuestal.
Proyectar pliego de condiciones.
Publicar y tramitar el proceso de seleccin, el cual puede
ser objeto de modificacin de las condiciones financieras y

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manejo de anticipos previa viabilidad del comit evaluador a

travs de adendas.
5. Adjudicar y legalizar.
6. Proyectar y comunicar oficio para la designacin de
supervisor. conforme lo establece la clusula contractual.
Responsable: Coordinador Contratacin Administrativa
Normatividad: Ley 80 de 1993, Ley 1474 de 2011, Decreto 1510
de 2013.
Descripcin de actividades:

Administrar y
Controlar el
del Anticipo

1. Solicitar al contratista la apertura y certificacin de cuenta

de ahorros o fiducia para el manejo del anticipo.
2. Solicitar el plan de inversin al contratista directamente
y/o a travs del interventor, el cual debe estar aprobado
por el interventor o por el supervisor segn sea el caso.
3. Recibir cuenta de cobro del contratista para giro de
anticipo.
4. Remitir Toda la informacin requerida al grupo de
presupuesto.
5. Remitir copia al grupo de contratacin administrativa
sobre la gestin adelantada de la apertura de cuenta y
giro anticipo
Responsable: Supervisor y/o Interventor
Normatividad: Ley 1474 de 2011 y Resolucin 5880 de 2007.

Crear Cuenta
y Giro Anticipo

Descripcin de actividades:
La Direccin Financiera, a travs de sus procesos adelanta las
siguientes gestiones:
Gestin Presupuestal:
1. Realiza creacin de la cuenta de anticipo en SIIF, previo
trmite ante el Ministerio de Hacienda.
2. Remitir al Grupo de cuentas identificndola como cuenta
de anticipo.
Gestin Cuentas y Tesorera:

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3. Elaborar cuenta por pagar.

4. Remitir cuenta por pagar con sus soportes al Grupo de
Contabilidad.
5. El Grupo de Contabilidad debe generar la obligacin en
el aplicativo SIIF y remitir al Grupo de Tesorera.
6. El Grupo de tesorera
elabora la orden de pago,
bancaria y remite a la direccin financiera para la
transferencia bancaria.
7. La Direccin Financiera realiza la transferencia, genera
reporte (formato estndar) y lo enva al supervisor.
Responsable: Coordinadores Presupuesto, Tesorera y
Cuentas
Normatividad: Ley de presupuesto, Decreto 2674 del 2012
Descripcin de actividades:
Controlar Plan
de Inversin
Anticipo

Amortizar
Anticipo

Pagar
Amortizacin
Anticipo

1.

El supervisor presenta informes mensuales de inversin

de anticipo a Contratacin administrativa.

Responsable: Supervisor y / interventor

Normatividad: Resolucin 5880 de 2007, Ley 1474 de 2011,
Decreto 1510 de 2013.
Descripcin de actividades:
1. El supervisor radicar la factura segn lo previsto en el
estatuto tributario, la cual debe contener la amortizacin
del anticipo que corresponde en el Grupo de Cuentas
para su respectivo trmite de pago previa legalizacin de
ingreso a almacn si hay lugar a ello.
Responsable: Supervisor y / interventor
Normatividad: Resolucin 5880 de 2007, Ley 1474 de 2011,
Decreto 1510 de 2013.
Descripcin de actividades:
La Direccin Financiera, a travs de sus procesos adelanta las
siguientes gestiones:
Gestin de Cuentas:
1. verifica documentos

si

cumple

con

requisitos,

la

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amortizacin a aplicar sobre el anticipo y la cuenta

bancaria a la cual se debe consignar, genera la cuenta
por pagar y remite con sus respectivos soportes al grupo
de presupuesto.
Gestin Presupuesto:
2. Revisa la cuenta por pagar y remite al grupo de
contabilidad.
Gestin Contabilidad:
3. Elabora la obligacin en SIIF correspondiente y remite al
Grupo de Tesorera.
Gestin Tesorera:
4. Elabora la orden de pago y bancaria, respectivamente y
se remite al despacho de la Direccin financiera.
5. La direccin financiera elabora la transferencia e informa
al supervisor sobre el pago efectuado, reporte (formato
estndar)
Responsable: Director Financiero y Coordinadores.
Normatividad: Estatuto de Presupuesto. Decreto 2674 del
2012
Controlar
Manejo de
Anticipo

Descripcin de actividades:
El supervisor y/o Interventor adelanta las siguientes actividades:
1. Solicita al contratista o fiducia, que debe consignar
peridicamente los recursos provenientes de los rendimientos
financieros derivados de los anticipos a una cuenta de la SNR,
de acuerdo con las obligaciones establecidas en el contrato.
La omisin genera un posible incumplimiento contractual.
2. Exige al contratista o fiducia el extracto bancario de la cuenta
del anticipo y recibo de consignacin de los rendimientos
financieros, generados en esta cuenta de acuerdo con lo
establecido en el estudio previo y remite la documentacin
correspondiente al Grupo de Tesorera de la Direccin
Financiera.

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Responsable: supervisor y/o Interventor

Normatividad: Resolucin 5880 de 2007
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
7.1 Documentos asociados
Normatividad vigente.
8. NOTAS DE CAMBIO.
VERSIN

FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO

9. ANEXOS:
Anexo No. 1 Flujograma actividades para el control y manejo de anticipos.

Elabor:
Nombre: Sandra Patricia RuizCoordinadora Grupo supuesto,
Carlos Africano Coordinador
Grupo de Cuentas, Yolanda
Rodriguez
Roldan

Coordinadora
Grupo
de
Contabilidad,
coordinador
Grupo de Tesorera, Nolmy
Fajardo -coordinadora Grupo
de Apoyo Administrativo y
logstico, Mnica Burgos
Coordinadora
Grupo
Contratacin
administrativa,
Angelica Milena Castro
Coordinadora Grupo control y
seguimiento
Contractual,
Claudia Marnie Rodriguez dazaCoordinadora
Grupo
de
Infraestructura fsica.

Revis:
Nombre:
Maria
Emma
Orozco
EspinosaSecretaria General, Oscar
Anibal
Luna-Director
Financiero, Juan Carlos
Torres
Rodriguez

Coordinador Grupo MECI

CALIDAD, Carlos Alberto
Yanet Campo- profesional
Oficina
Asesora
de
Planeacin Grupo MECI
CALIDAD
Fecha: Noviembre 5 2014

Aprob:
Nombre: Maria Emma
Orozco
Espinosa-.
Secretaria
General,
Oscar Anibal LunaDirector Financiero
Fecha: Noviembre 10
de 2014

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Fecha: Septiembre 19 de 2014

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