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Y SALUD OCUPACIONAL
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PROCEDIMIENTO DE
DOCUMENTACIN:
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS.
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procedimiento
procedimientos,
se
aplica
informacin
de
todos
los
procesos,
documentos
normas
(poltica,
internas,
objetivos,
planes
de
metas,
emergencia,
organigramas, documentos externos, etc.) y registros del SGSSTO de las reas operativas y
administrativas de Jardines de Trujillo S.A.
3.- DEFINICIONES
3.1.- Documento
Informacin sobre un tema especfico y su medio de soporte.
3.2.- Documento Interno
Documento relacionado con el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional que ha
sido emitido por Jardines de Trujillo S.A.
3.3.- Documento Externo
Documento relacionado con el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional que ha
sido emitido por un organismo que no pertenece a Jardines de Trujillo S.A. como: Normas
legales, Normas Tcnicas, documentos de los contratistas, entre otros.
3.4.- Documento Controlado
Documento para el cual existe un procedimiento de control documentario, el cual asegura
que no se utilicen versiones no vigentes y que est disponible a todas las personas
responsables de desarrollar actividades relacionadas con dicho documento.
3.5.- Documento No Controlado
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Documento que no requiere estar actualizado ni disponible, y que se utiliza para fines de
consulta, informacin o capacitacin.
3.6.- Documento Histrico
Versiones anteriores de un Documento Controlado, las cuales han sido retiradas de
circulacin entre los usuarios y que se conservan para fines de consulta por un perodo
mximo determinado.
3.7.- Procedimiento.
Modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una
serie comn de pasos claramente definidos, que permiten realizar un trabajo, investigacin,
o estudio correctamente.
3.8.- Norma
Enunciado que establece los parmetros aceptables para un determinado tema.
3.9.- Formato
Documento que tiene por finalidad registrar determinada informacin para dejar evidencia de
los resultados obtenidos o de las actividades realizadas. El Formato al ser completado se
convierte en un Registro.
3.10.- Registro
Documento Interno o Externo que presenta evidencia de los resultados obtenidos o de las
actividades realizadas.
3.11.- Backup
Respaldo de la informacin en medios electrnicos.
3.12.- Procedimiento Estndar de Trabajo (PET)
Documento Interno que describe las acciones o pasos que deben seguirse para realizar de
manera segura y eficiente una determinada tarea.
3.13.- Norma de Procedimientos Operacionales (NPO)
Documento externo del sistema que describe los pasos a seguir para el funcionamiento de
equipos de manera segura, parmetros de funcionamiento, limpieza del equipo y EPP a usar
en cada actividad.
3.14.- Programa
Documento Interno que describe los recursos, actividades, responsables y plazos para logar
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un objetivo determinado.
3.15.-Reglamento
Documento Interno, generado para cumplir con un requisito legal, que contiene un conjunto
de normas.
4.- RESPONSABILIDADES
4.1.- Gerente de Marketing y Ventas.
4.2.- Administrador.
Comunicar a todas las reas la actualizacin de un documento cada vez que se emite
una nueva versin.
1.
5.- DESARROLLO
5.1.- GENERALES
5.1.1.- Jardines de Trujillo S.A. mantiene en formato fsico y/o electrnico la
documentacin necesaria para el SGSSO, priorizndose el uso de documentos en
formato electrnico.
5.1.2.- Todos los documentos controlados relacionados con Seguridad y Salud
Ocupacional son administrados por medio del presente procedimiento.
5.1.3.- En Jardines de Trujillo S.A. la documentacin tiene la siguiente estructura.
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Polticas
LO QUE LA EMPRESA SE
COMPROMETE HACER
Objetivos
COMO SABER
EVIDENCIA DE
LO SE HACE
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5.1.4.- Los documentos definidos en Jardines de Trujillo S.A. para el SGSSO son los
siguientes:
Poltica de Seguridad y Salud Ocupacional (Documento Interno).
Objetivos, Metas y Programas de SSO (Documento Interno).
Manual del SGSSO. (Documento Interno).
Procedimientos (Documento Interno).
Formatos y registros (Documento Interno)
Programa Anual del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud
Ocupacional
(Documento Interno).
Procedimiento Estndar de Trabajo (Documento Interno/Externo).
Reglamento (Documento Interno).
Programas (Documento Interno)
Normas Legales y otros Requisitos (Documento Externo).
Manuales de Equipos de Alto Riesgo (Documento Externo).
Hojas de Datos de Seguridad de Materiales MSDS del proveedor
(Documento
Externo).
5.2.- ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN
Los principales aspectos a tener en cuenta para la elaboracin de la documentacin
son los siguientes:
a.- Encabezado
El encabezado se realiza siguiendo lo sealado en la tabla 1:
Tabla 1: Esquema del encabezado
Campo 1
Campo 2
Campo 4
Campo 3
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Campo 1: Todos los documentos llevarn el logotipo de Jardines de Trujillo S.A. el cual
se muestra en el grfico 2.
Tamao: 09
Campo 3: Titulo del documento; se consigna el nombre del documento, este debe ser
preciso y descriptivo del contenido del mismo.
Tamao: 11
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ABC
##e.
##f
=
=
Elaborar
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b.
Identificar / Codificar
c.
Revisar
d.
Aprobar
e.
Distribuir
f.
Comunicar
g.
Conservar
h.
Modificar
Define que nuevos documentos son requeridos para la gestin de los riesgos
de Seguridad y Salud Ocupacional.
5.3.4.- Administrador codifica todos los documentos del SGSSO con un cdigo
alfanumrico nico de acuerdo al anexo D Tabla de Codificacin de La etapa de
revisar Implica que, de acuerdo al anexo Matriz para Elaboracin y Aprobacin de
Documentos (Anexo B) el responsable respectivo debe:
5.3.5.- La etapa de Aprobar implica que, de acuerdo al anexo Matriz para Elaboracin
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Aprueba el documento.
enva a travs de un
Lista
Supervisor de
Identificar y controlar
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Distribuir y Comunicar
Conservar
Recibe por parte de los responsables las reas de Jardines de Trujillo S.A., o
Empresas Contratistas los documentos relacionados con el Sistema de
Seguridad Salud Ocupacional de origen externo.
El Supervisor de
es responsable de la
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7.- CAPACITACION
No aplica
8.- FORMATOS
8.1.- Lista Maestra de Documentos Internos (JARTSA-SSO-CDR-XX-PRODXX-FOR01)
8.2.- Lista Maestra de Documentos Externos (JARTSA-SSO-CDR-XX-PRODXX-FOR02)
8.3.- Lista Maestra de Registros (JARTSA-SSO-CDR-XX-PRODXX-FOR03)
9.- NORMAS REFERENCIALES
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10.- ANEXOS
Diagrama de Flujo del Proceso de Control Documentario de Documentos Internos
JARTSA-SSO-CDR-XX-PRODXX-ANEXA
(Anexo A)
Inicio
Definir documento a
Elaborar y/o modificar
Modificar el
Documento
No
Es un
docume
nto
nuevo?
Actualizar el
nmero de vigencia
del documento
Si
Elaborar el
documento
Asignar cdigo
de control
Llevar a
discusin pblica
Aprobar y distribuir el
documento
Archivar documento en
manual y/o procedimiento
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DOCUMENTOS
ELABORACIN
REVISIN
APROBACIN
Supervisor de
Gerente de Marketing y
Supervisor de SSO
Ocupacional
SSO
Ventas / Administrador
Gerente General
Supervisor de
Gerente de Marketing y
Supervisor de SSO
Salud Ocupacional
SSO
Ventas / Administrador
Gerente General
Supervisor de
Gerente de Marketing y
Supervisor de SSO
Trabajo
SSO
Ventas / Administrador
Gerente General
Procedimiento de Seguridad y
Supervisor de
Gerente de Marketing y
Supervisor de SSO
Salud en el Trabajo
SSO
Ventas / Administrador
Gerente General
Supervisor de
Gerente de Marketing y
Supervisor de SSO
el Trabajo
SSO
Ventas / Administrador
Gerente General
Supervisor de
Gerente de Marketing y
Supervisor de SSO
(PET)
SSO
Ventas / Administrador
Gerente General
Norma de Procedimiento
Supervisor de
Operacional
SSO
Supervisor de
Gerente de Marketing y
Supervisor de SSO
y Salud en el Trabajo
SSO
Ventas / Administrador
Gerente General
Supervisor de
Gerente de Marketing y
Supervisor de SSO
y Salud en el Trabajo
SSO Ocupacional
Ventas / Administrador
Gerente General
Copia Asignada a:
Jefe de Turno
Supervisor de SSO
Gerente General
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Encabezado
ESTRUCTURA
Logo de la Empresa
Nombre del documento
Cdigo del documento
Versin del documento
Fecha de Aprobacin
Nmero de pgina
Enunciados
Formatos
Control de Cambios:
Informacin de donde
proviene la ltima versin
Elaborado, Revisado y
Pie de pgina
DOCUMENTO
Manual y Procedimientos de
Seguridad y Salud
Ocupacional
Encabezado
Contenido
Copia Asignada a:
Autorizado
Copia asignada a:
ESTRUCTURA
Logo de la Empresa
Nombre del procedimiento
Cdigo del procedimiento
Versin del procedimiento
Fecha de Aprobacin
Nmero de pgina
Objetivo
Alcance
Definiciones
Responsabilidades
Desarrollo
Capacitacin
Formatos
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Normas referenciales
Anexo
Control de Cambios
Elaborado, Revisado y
Autorizado
Pie de pgina
DOCUMENTO
Formato de Seguridad y
ESTRUCTURA
Encabezado
Salud Ocupacional
Contenido
DOCUMENTO
ESTRUCTURA
Encabezado
Reglamento Interno de
Seguridad y Salud en el
Logo de la Empresa
Nombre del formato
Cdigo del formato
Versin del formato
Fecha de Aprobacin
Nmero de pgina
Enunciados
Contenido
Trabajo
Logo de la Empresa
Nombre del Reglamento
Cdigo del Reglamento
Versin del Reglamento
Fecha de Aprobacin
Nmero de pgina
ndice
Captulos, Artculos
Control de Cambios
Elaborado, Revisado y
Autorizado
Pie de pgina
DOCUMENTO
Procedimiento Estndar de
Trabajo (PET)
Copia Asignada a:
Informacin de donde
proviene la ltima versin
ESTRUCTURA
Encabezado
Logo de la Empresa
Nombre del Procedimiento
Cdigo del Procedimiento
Versin del Procedimiento
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Fecha de Aprobacin
Nmero de pgina
Objetivo
Alcance
Definiciones
Responsabilidades
Desarrollo
Formatos
Normas referenciales
Anexos
Control de Cambios
Elaborado, Revisado y
Contenido
Autorizado
Informacin de donde
Pie de pgina
DOCUMENTO
ESTRUCTURA
Logo de la Empresa
Nombre del Programa
Cdigo del Programa
Versin del Programa
Fecha de Aprobacin
Nmero de pgina
Introduccin
Alcance
Definiciones
Responsabilidades
Recursos
Elementos
Objetivos
Comentarios Finales
Encabezado
DOCUMENTO
Documentos de otras reas
ESTRUCTURA
Encabezado (como mnimo)
Contenido
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Logo de la Empresa
Nombre del documento
Enunciados
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PET
REG
Reglamento
PROG/PLAN
Programa/Plan
MP
OBJ
Otros
Formato
VERSIN
CAMBIO
SECCIN
EFECTUADO
INCORPOR
Copia Asignada a:
CARGO
FECHA
FIRMA
HUELLA DIGITAL
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Supervisor de SSO
REVISADO POR:
Supervisor de SSO
Administrador
Gerente de
Marketing y Ventas
APROBADO POR:
Tula Aguilar Benites
Supervisor de SSO
Administrador
Gerente de
Marketing y Ventas
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