Gestin de los

Recursos Humanos del

Proyecto
Ing. Carlos Acua, MBA, PMP

Agenda

Introduccin
Planificacin de los Recursos Humanos
Adquirir el Equipo de Proyecto
Desarrollar el Equipo de Proyecto
Gestionar el Equipo de Proyecto
Habilidades de gestin de recursos humanos
del Gerente de Proyecto
Preguntas situacionales

Introduccin
La gestin de los recursos humanos incluye
los procesos que organizan y dirigen el equipo
de proyecto.
Planificacin
Planificacinde
delos
losRecursos
Recursos Humanos
Humanos
Adquirir
Adquirirel
elEquipo
Equipode
deProyecto
Proyecto
Desarrollar
Desarrollar el
elEquipo
Equipode
deProyecto
Proyecto
Gestionar
Gestionarel
el Equipo
Equipode
deProyecto
Proyecto

Introduccin
El gerente de proyecto debe seleccionar tcnicas
que sean apropiadas para las relaciones personales
y organizacionales que se llevan en los proyectos,
las cuales en muchos casos son temporales y
nuevas.
La naturaleza y nmero de interesados en el
proyecto generalmente cambia cuando las fases
progresan. Se debe escoger tcnicas que sean
adecuadas a las necesidades actuales.
El equipo debe ser conocedor de las polticas de
recursos humanos para asegurar su cumplimiento.

Introduccin
Planificacin
9.1
Planificacin de
los Recursos
Humanos

Ejecucin
9.2
Adquirir el
Equipo
del Proyecto
9.3
Desarrollar
el Equipo del
Proyecto

Control
9.4
Gestionar el
Equipo
del Proyecto

9.1 Planificacin de los

Recursos Humanos

Planificacin de los Recursos

Humanos
Identificar
Identificar yy documentar
documentar los
los roles
roles del
del proyecto,
proyecto, las
las
responsabilidades
responsabilidades yy relaciones
relaciones de
de informe,
informe, as
as como
como
crear
crear el
elplan
plande
degestin
gestindel
delpersonal.
personal.
Las personas y grupos pueden formar parte de la
organizacin ejecutora del proyecto o pueden ser
externos a ella.

Planificacin de los Recursos

Humanos
Herramientas
Herramientasyytcnicas
tcnicas

Organigramas
Organigramasyydescripciones
descripciones
de
decargo
cargo
Creacin
Creacinde
deconexiones
conexiones
Teora
Teorade
delalaorganizacin
organizacin

Entradas
Entradas

Factores
Factoresambientales
ambientalesde
delala
empresa
empresa
Activos
Activosde
delos
losprocesos
procesosde
delala
organizacin
organizacin
Plan
Plande
degestin
gestindel
delproyecto
proyecto

Resultados
Resultados

Roles
Rolesyy
responsabilidades
responsabilidades
Plan
Plande
degestin
gestindel
del
personal
personal
Organigramas
Organigramasdel
del
proyecto
proyecto

Planificacin de los Recursos Humanos

Entradas
Factores ambientales de la empresa

Organizativos.
Tcnicos.
Interpersonales.
Logsticos.
Polticos.
Restricciones.
Estructura de la organizacin.
Convenios colectivos de trabajo.
Condiciones econmicas.

Planificacin de los Recursos Humanos

Entradas
Activos de los procesos de la organizacin
Plantillas.
Listas de Control.

Plan de gestin del proyecto

Requerimientos de recursos de las actividades y
las descripciones de las actividades de direccin
de proyectos.

Planificacin de los Recursos Humanos

Herramientas y tcnicas
Organigramas y descripciones de cargo
Diagrama de tipo jerrquico.
Diagramas basados en una matriz (por ejemplo
una matriz RAM usando un formato RACI).

R: Responsable
A: Subordinado responsable
C: Consultar
I: Informar

Diagramas orientados al texto.

Otras secciones del plan de gestin del proyecto.
Propietarios del riesgo.
Responsables de comunicacin.
Responsables de calidad.

Planificacin de los Recursos Humanos

Herramientas y tcnicas

Formatos de Definicin de Roles y

responsabilidades

Planificacin de los Recursos Humanos

Matriz RAM
Herramienta clave para documentar las asignaciones
de roles y responsabilidades.
Sirve como una herramienta de comunicacin para
que todos los involucrados entiendan quin hace
que en el proyecto.
Puede ser desarrollado para varios niveles o grupos
dentro de un proyecto.

Planificacin de los Recursos Humanos

Herramientas y tcnicas

Matriz RAM usando RACI

Planificacin de los Recursos Humanos

Herramientas y tcnicas
Creacin de conexiones
Antes del inicio del proyecto y en el inicio del
proyecto, como por ejemplo:

Correspondencia proactiva.
Almuerzo de negocios.
Conversaciones informales.
Conferencias especializadas.

Planificacin de los Recursos Humanos

Herramientas y tcnicas
Teora de la organizacin
Informacin y tcnicas de cmo se comportan las
personas, los equipos y las unidades de la
organizacin.

Comunicacin efectiva.
Trabajo en equipo.
Empowerment.
Liderazgo.

Planificacin de los Recursos Humanos

Resultados
Roles y responsabilidades
Roles y responsabilidades asignados a los
interesados.
Esto consiste de definir cada rol en el proyecto y
una descripcin de las responsabilidades del
proyecto.
El propsito es que cada miembro del equipo
tenga un claro entendimiento de su rol.
Reduce la potencial ambigedad de saber quin
hace que.

Planificacin de los Recursos Humanos

Resultados
Roles y responsabilidades
El gerente de proyecto debe asegurar que el nivel
adecuado de competencia y experiencia est
disponible en cada fase del ciclo de vida del
proyecto. Si fuera necesario, tiene que conseguir
ayuda de consultores.
Un gerente de proyecto debe saber claramente
los roles y responsabilidades de los interesados,
de los miembros del equipo de proyecto, y de la
gerencia.

Planificacin de los Recursos Humanos

Resultados
Roles y responsabilidades

Rol.
Autoridad.
Responsabilidad.
Competencia.

nal
o
i
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F
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E regab
nt
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Planificacin de los Recursos Humanos

Resultados
Competencias de un Gerente de Proyecto
Hoy en da, los proyectos son multidisciplinarios y
muy complejos. Los gerentes de proyecto deben
ser capaces de administrar en varias reas
funcionales y tratar, efectivamente con una
variedad de personal sobre las cuales tienen muy
poca o ninguna autoridad formal. Deben
administrar una variedad de interfaces, y enfrentar
cambios tecnolgicos.

Planificacin de los Recursos Humanos

Resultados
Competencias de un Gerente de Proyecto

Administracin de las relaciones.

Responsabilidad ms que autoridad.
Visin del proyecto en su totalidad.
Coordinar acciones internas con las externas
(pblico, prensa..etc.).
Establece un clima de comunicaciones abiertas.
Negociacin es necesaria para la obtencin de
recursos, efectuar la integracin, interactuar con
los interesados en el proyecto.

Planificacin de los Recursos Humanos

Resultados
Organigramas del proyecto
Es una representacin grfica de todos los
miembros del equipo de un proyecto y de sus
relaciones de informe y autoridad.
Puede ser formal o informal.
Puede ser muy detallado o ampliamente
esbozado.

Planificacin de los Recursos Humanos

Resultados
Plan de gestin del personal
Describe cundo y cmo los recursos humanos se
incorporarn y se desvincularn del equipo del
proyecto.
Frecuentemente incluye histogramas.
Debe ser dada especial atencin para liberar los
recursos cuando ya no sean necesitados.

Planificacin de los Recursos Humanos

Resultados
Plan de gestin del personal
Adquisicin de personal.
Horarios
(puede
ser
bosquejado
histogramas).
Criterios de liberacin.
Necesidades de formacin.
Reconocimiento y recompensas.
Cumplimiento.
Seguridad.

como

Planeamiento de los Recursos Humanos

Histograma de Recursos
Analistas Seniors

300

Horas de trabajo

275
250
225
200
175
150
125
100
75
50
25
0
9

16 23 30

Ene

13 20 27

Feb

13 20 27

Mar

Histograma de Recursos

10 17 24

Abr

15 22

May

9.2 Adquirir el Equipo de

Proyecto

Adquirir el Equipo del Proyecto

Obtener
Obtener los
los recursos
recursos humanos
humanos necesarios
necesarios
para
para concluir
concluir el
el proyecto.
proyecto.
El equipo de direccin del proyecto puede o no
tener control sobre los miembros del equipo
seleccionados del proyecto.
Normalmente construida sobre las prcticas de
reclutamiento de la organizacin.
Frecuentemente se necesitan habilidades de
negociacin porque a veces los mejores
recursos pueden no estar disponibles.

Adquirir el Equipo del Proyecto

Herramientas
HerramientasyyTcnicas
Tcnicas
Asignacin
Asignacinprevia
previa
Negociacin
Negociacin
Adquisicin
Adquisicin
Equipos
Equiposvirtuales
virtuales
Entradas
Entradas
Factores
Factoresambientales
ambientalesde
delala
empresa
empresa
Activos
Activosde
delos
losprocesos
procesosde
delala
organizacin
organizacin
Roles
Rolesyyresponsabilidades
responsabilidades
Organigramas
Organigramasdel
delproyecto
proyecto
Plan
Plande
degestin
gestindel
delpersonal
personal

Resultados
Resultados
Asignacin
Asignacindel
delpersonal
personal
del
delproyecto
proyecto
Disponibilidad
Disponibilidadde
de
recursos
recursos
Plan
Plande
degestin
gestindel
del
personal
personal(act.)
(act.)

Adquirir el Equipo del Proyecto

Entradas
Factores ambientales de la empresa
Caractersticas del personal disponible a considerar:
Disponibilidad.
Capacidad.
Experiencia.
Intereses.
Costo.

Adquirir el Equipo del Proyecto

Entradas
Activos de los procesos de la organizacin
Polticas,
guas
o
procedimiento
sobre
asignaciones de personal.
reas funcionales de RRHH pueden apoyar en el
reclutamiento, seleccin, contratacin y la
orientacin de los miembros del equipo de
proyecto que se incorporan.

Roles y responsabilidades
Se definen los cargos, las habilidades
competencias que requiere el proyecto.

Adquirir el Equipo del Proyecto

Entradas
Organigramas del proyecto
Descripcin grfica general acerca de la cantidad
de personas necesarias para el proyecto.

Plan de gestin del personal

Conjuntamente con el cronograma del proyecto
identifica los perodos durante los cuales se
necesitar a cada miembro del equipo del
proyecto, costos y dems necesidades derivadas.

Adquirir el Equipo del Proyecto

Herramientas y tcnicas
Asignacin previa
Basada en el posible conocimiento y experiencia
conjunta de los miembros en otro proyecto o en
asignaciones previas, ello es fundamental si se
depende de la experiencia de los asignados.

Negociacin
Las negociaciones en ocasiones se tienen que
llevar a cabo con:
Gerentes funcionales, en plazos y personas.
Otros equipos de direccin del proyecto,
para asignacin de recursos escasos.

Adquirir el Equipo del Proyecto

Herramientas y tcnicas
Adquisicin
Cuando la organizacin ejecutante carece del
personal necesario, se pueden adquirir fuentes
externas contratando consultores individuales o
subcontratistas.

Equipos virtuales
Son grupos de personas con un objetivo comn
que cumplen con sus roles gracias a una
planificada comunicacin virtual ya sea con correo
electrnico, video conferencias, etc.

Adquirir el Equipo del Proyecto

Resultados
Asignacin del personal del proyecto
Se considera que el proyecto esta dotado de
personal cuando se han asignado las personas
apropiadas para trabajar en l.
Esta asignacin se debe acompaar de la debida
difusin y ubicacin de sus miembros con un buen
proceso de induccin.

Adquirir el Equipo del Proyecto

Resultados
Disponibilidad de recursos
Documenta los perodos de tiempo que cada
miembro del equipo de proyecto puede trabajar en
el proyecto.
La creacin de un cronograma final confiable de los
no conflictos con los horarios disponibles de las
personas, incluyendo vacaciones y otras posibles
asignaciones.

Adquirir el Equipo del Proyecto

Resultados
Plan de gestin de personal (actualizaciones)
A medida que determinadas personas cumplen sus
roles asignados del proyecto se pueden realizar
cambios en el plan de gestin de personal.
Otros motivos son los ascensos, jubilaciones,
enfermedades, rendimiento y cambios de carga de
trabajo.

9.3 Desarrollar el Equipo

de Proyecto

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Mejora
Mejora las
las competencias
competencias yy la
la interaccin
interaccin
de
de los
los miembros
miembros del
del equipo
equipo para
para lograr
lograr un
un
mejor
mejor rendimiento
rendimiento del
del proyecto.
proyecto.

Mejora las habilidades de los miembros del equipo

a fin de aumentar su capacidad de completar las
actividades del proyecto.

Mejora los sentimientos de confianza y cohesin

entre los miembros del equipo a fin de incrementar
la productividad a travs de un mayor trabajo en
equipo.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Herramientas
HerramientasyyTcnicas
Tcnicas
Habilidades
Habilidadesde
degestin
gestingenerales
generales
Formacin
Formacin
Actividades
Actividadesde
deformacin
formacinde
de
equipos
equipos
Reglas
Reglasbsicas
bsicas
Reubicacin
Reubicacin
Reconocimiento
Reconocimientoyyrecompensas
recompensas
Entradas
Entradas
Asignaciones
Asignacionesdel
del
personal
personaldel
delproyecto
proyecto
Disponibilidad
Disponibilidadde
de
recursos
recursos
Plan
Plande
degestin
gestindel
del
personal
personal

Resultados
Resultados
Evaluacin
Evaluacindel
del
rendimiento
rendimientodel
del
equipo
equipo

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Entradas
Adquisiciones del personal del proyecto
El desarrollo comienza considerando a toda la
lista de miembros del equipo, los documentos de
asignacin identifican a las personas.

Disponibilidad de recursos
La informacin de disponibilidad de recursos
identifica cundo los miembros del equipo del
proyecto pueden participar en las actividades de
desarrollo del equipo.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Entradas
Plan de gestin del personal
Identifica las estrategias y los planes de formacin
para desarrollar el equipo del proyecto.
En la medida del avance, las recompensas,
retroalimentacin, formacin y disciplina se aaden
al plan de gestin como resultado de las
evaluaciones continuas de rendimiento.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Herramientas y tcnicas
Habilidades de gestin generales
Las habilidades interpersonales o habilidades
blandas son de importancia para el desarrollo del
equipo, se disminuyen problemas y se incrementa
cooperacin.
Son importantes la empata, la influencia, la
creatividad y el manejo de grupos.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Herramientas y tcnicas
Formacin
Las formacin incluye a todas las actividades
diseadas para mejorar las competencias de los
miembros del equipo.
Existe diversidad de medios y formas para
desarrollar la formacin planificada o no
planificada, incluso con la aplicacin del
entrenamiento en el propio trabajo.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Herramientas y tcnicas
Actividades de desarrollo de equipos
Es necesario vivenciar la sinergia del trabajo en
equipo para ir asumindolo como un hbito de
trabajo, aunque se trabaje de manera remota.

Reglas bsicas
Regulan y predicen el comportamiento aceptable
por parte del equipo de proyecto, se asume un
compromiso con principios y valores compartidos.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Herramientas y tcnicas
Reubicacin
En lo posible tratar de juntar fsicamente a los
miembros del equipo, para facilitar su integracin y
trabajo en equipo.
Beneficios incluyen:
Mejor comunicacin.
Resolucin de problemas en menor tiempo.
Reduccin de conflictos.

Frecuentemente la reubicacin no es posible por:

Ubicacin actual de organizaciones funcionales.

Restricciones de espacio (espacio, costo).
Recursos compartidos entre mltiples proyectos.
Restricciones geogrficas.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Herramientas y tcnicas
Reubicacin
Cuando la reubicacin no puede ser lograda:

Reuniones peridicas cara a cara.

Llamadas en conferencia.
Videoconferencia.
Websites y base de datos del proyecto.
Mensajes instantneos (MSN).

Cada una de estas actividades tiende a mejorar el

ambiente del equipo y mejorar el rendimiento.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Herramientas y tcnicas
Reconocimiento y recompensas
Se da para estimular el comportamiento deseable,
de manera correlacionada con las evaluaciones de
rendimiento.
Se debe tener en cuenta las diferencias culturales.
Ejemplos: cartas de agradecimiento, bonos,
almuerzo, comidas, reuniones.
Teora de la expectativa:
expectativa Los miembros del equipo
trabajan mejor cuando ellos creen que su buen
rendimiento ser recompensado. Si estas
recompensas cumplen con sus expectativas,
mantienen este rendimiento a lo largo del proyecto.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Resultados
Evaluacin del rendimiento del equipo
Mejora en el rendimiento del equipo.
Mejoras en las habilidades que permiten a una persona
realizar las actividades asignadas deforma ms efectiva.
Mejoras en las competencias y los sentimientos que
ayudan al equipo a mejorar su rendimiento como grupo.
Menor ndice de rotacin del personal.

9.4 Gestionar el Equipo de

Proyecto

Gestionar el Equipo del Proyecto

Hacer
Hacer un
un seguimiento
seguimiento del
del rendimiento
rendimiento de
de los
los
miembros
del
equipo,
proporcionar
miembros
del
equipo,
proporcionar
retroalimentacin,
retroalimentacin, resolver
resolver polmicas
polmicas yy coordinar
coordinar
cambios
cambiosaafin
finde
demejorar
mejorar el
elrendimiento
rendimientodel
delproyecto.
proyecto.
La gestin del equipo del proyecto es ms
complicada en organizaciones matriciales en
donde los miembros del equipo de proyecto tienen
doble relacin de informe.

Gestionar el Equipo del Proyecto

Herramientas
Herramientasyytcnicas
tcnicas

Entradas
Entradas

Observacin
Observacinyyconversacin
conversacin
Evaluaciones
Evaluacionesdel
delrendimiento
rendimiento
del
proyecto
del proyecto
Gestin
Gestinde
deconflictos
conflictos
Registro
Registrode
depolmicas
polmicas

Activos
Activosde
delos
losprocesos
procesosde
delala
organizacin
organizacin
Asignaciones
Asignacionesdel
delpersonal
personaldel
delproyecto
proyecto
Roles
Rolesyyresponsabilidades
responsabilidades
Organigramas
Organigramasdel
delproyecto
proyecto
Plan
Plande
degestin
gestindel
delpersonal
personal
Evaluacin
Evaluacindel
delrendimiento
rendimientodel
delequipo
equipo
Informacin
Informacinsobre
sobreelelrendimiento
rendimientodel
del
trabajo
trabajo
Informes
Informesde
derendimiento
rendimiento

Resultados
Resultados

Cambios
Cambiossolicitados
solicitados
Acciones
correctivas
Acciones correctivas
recomendadas
recomendadas
Acciones
Accionespreventivas
preventivas
recomendadas
recomendadas
Activos
Activosde
delos
losprocesos
procesosde
delala
organizacin
organizacin(act.)
(act.)
Plan
Plande
degestin
gestindel
delproyecto
proyecto
(act.)
(act.)

Gestionar el Equipo del Proyecto

Entradas
Activos de los procesos de la organizacin
Utilizar las polticas, procedimientos y los
sistemas de recompensa de los trabajadores de
una organizacin durante el transcurso del
proyecto, dndole la debida difusin a su
ejecucin.

Asignaciones del personal del proyecto

Revisar la relacin de miembros del equipo que
sern evaluados durante este proceso de
seguimiento y control.

Gestionar el Equipo del Proyecto

Entradas
Roles y responsabilidades
Lista de roles y responsabilidades del personal se
utiliza para supervisar y evaluar el rendimiento.

Organigramas del proyecto

Proporcionan una imagen de las relaciones de
informe y autoridad entre los miembros del
equipo.

Gestionar el Equipo del Proyecto

Entradas
Plan de gestin del personal
Detalla los perodos durante los cuales se espera
que los miembros del equipo trabajen en el
proyecto, junto con la informacin sobre los
planes de formacin y similares.

Evaluacin del rendimiento del equipo

Al evaluar continuamente el rendimiento del
equipo, se podrn llevar a cabo las acciones para
resolver polmicas, mejorar la comunicacin y el
rendimiento mismo.

Gestionar el Equipo del Proyecto

Entradas
Informacin sobre el rendimiento del trabajo
Refleja el grado de participacin y contribucin
individual hacia el equipo y con las funciones.

Informes de rendimiento
Se orienta ms a las metas comparativas
logradas durante la ejecucin del proyecto, como
control del cronograma, control de costos, control
de calidad y similares.

Gestionar el Equipo del Proyecto

Herramientas y tcnicas
Observacin y conversacin
Refleja el grado de participacin y contribucin
individual hacia el equipo y con las funciones.

Evaluacin del rendimiento del proyecto

De preferencia de diferentes
interaccin, tipo evaluaciones 360.

fuentes

de

Gestionar el Equipo del Proyecto

Herramientas y tcnicas
Gestin de conflictos
Es para buscar las relaciones laborales positivas
entre trabajadores miembros del equipo y tambin
entre los dems interactuantes, para reducir y/o
solucionar preventivamente los focos de
conflictos.

Registro de polmicas
Es necesario documentar histricamente las
causas, circunstancias y soluciones de las
polmicas suscitadas, para un mejor manejo
preventivo y aprovechamiento de las mismas.

Gestionar el Equipo del Proyecto

Resultados
Cambios solicitados
Es la identificacin de los cambios necesarios
antes que afecte al ntegro del equipo de
proyecto.

Acciones correctivas recomendadas

Es la ejecucin de los cambios de personas y/o
acciones de formacin y/o disciplinarias en el
momento preciso antes que afecte al ntegro del
equipo del proyecto.

Gestionar el Equipo del Proyecto

Resultados
Acciones preventivas recomendadas
Esta retroalimentacin de incidentes crticos para
evitar situaciones similares en el futuro.

Activos de los procesos de la organizacin

(actualizaciones)
Entrada de las evaluaciones de rendimiento de la
organizacin.
Documentacin sobre las lecciones aprendidas.

Gestionar el Equipo del Proyecto

Resultados
Plan de gestin del proyecto (actualizaciones)
Las solicitudes de cambio y las acciones
correctivas aprobadas, pueden tener como
resultado actualizaciones y ajustes al plan de
gestin de personal como un proceso integrado y
continuo.

Habilidades en Gestin de
Recursos Humanos del
Gerente de Proyecto

Habilidades en Gestin de
Recursos Humanos del Gerente
de Proyecto

Motivacin.

Administracin del Conflicto.

Negociacin.
Liderazgo.
Poder, Autoridad e Influencia.
Formacin de Equipos.

Motivacin
Yo siempre busque fuera de m
mismo la fortaleza y la confianza,
pero estas vienen de dentro. Estn
ah todo el tiempo.
Annimo

Motivacin
Los Gerentes de Proyecto deben entender la
dinmica del comportamiento humano de tal forma
que ellos puedan crear un ambiente en el cual los
miembros del equipo del proyecto se sientan
motivados.
La motivacin es un fenmeno intrnseco e influencia
la productividad.
La motivacin involucra satisfaccin psicolgica,
social y econmica.

M
Comunicacin abierta
O
Tolerancia a fallas
T
Involucrar a los participantes del proyecto
I
Valorar los esfuerzos y reconocer buen rendimiento
V
Alinear los objetivos del proyecto con los objetivos
A individuales
T Dar confianza a los miembros de tu equipo
E Apoderar a los miembros de tu equipo apropiadamente
Manifestar confianza cuando delegas

Fases del proceso de motivacin

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Identificar las necesidades de las personas.

Crear estmulos.
Seleccionar el comportamiento deseado.
Realizar las tareas.
Recibir retroalimentacin.
Redefinir necesidades y objetivos.

Jerarqua Maslow
AUTOREALIZACION

ESTIMA

AFILIACION
SEGURIDAD
FISIOLOGICAS

Trabajo desafiante,
diversidad, autonoma,
crecimiento
Reconocimiento,
responsabilidad, orgullo
personal
Amistad, relaciones entre
colegas, jefes, clientes.
Trabajo seguro,
remuneracin
Horario de trabajo,
intervalos de descanso

Jerarqua Maslow
Las necesidades son slo motivadores cuado
estas no son satisfechas.
Las necesidades trabajan en una jerarqua:
Los niveles ms bajos de las necesidades son los
dominantes hasta que estas sean satisfechas.
Una vez satisfechas, estas necesidades no son ms
motivadoras y las necesidades del siguiente nivel se
convierten en las motivadoras.

Modelo de Motivacin-Higiene
Insatisfaccin

Vista Tradicional

Satisfaccin

Teora de Herzberg
Insatisfaccin
No Insatisfaccin
Factores de higiene
Neutral /Nivel cero
Satisfaccin
Factores de Motivacin
No Satisfaccin

Modelo de Motivacin-Higiene
Factores de higiene
(de insatisfaccin)
Condiciones de
trabajo.
Salarios y premios.
Beneficios y servicios
sociales.
Poltica de la
organizacin.
Relaciones con la
jefatura y colegas.

Factores de
motivacin (de
satisfaccin)
El trabajo en s mismo.
Realizacin personal.
Reconocimiento del
trabajo.
Progreso profesional.
Responsabilidad.

Modelo de Motivacin-Higiene
Factores de Higiene:
Relacionado al ambiente de trabajo.
Si esta presente no incrementa motivacin.
Si no esta presente conduce a insatisfaccin y
frustracin.

Factores que satisfacen (Motivacin):

Relacionado al contenido del trabajo.
Si esta presente conduce a motivacin.
Si no esta presente no conduce a insatisfaccin ni
frustracin.

McGregor
TEORIA X

TEORIA Y

Detestan el trabajo y tratan de

evitarlo siempre

Les gusta trabajar y se sienten

satisfechos al hacerlo

Son flojos e indolentes

Son dedicados y tienen iniciativa

No tienen ambicin ni voluntad

Son auto-controlados

Evitan responsabilidad

Aceptan responsabilidad

Se oponen a los cambios

Son imaginativos y creativos

Prefieren la seguridad de la
rutina

Aceptan desafos

Prefieren ser dirigidos

Capaces de autodirigirse

Administracin del Conflicto

La diferencia de opiniones conduce
a la investigacin, y la investigacin
conduce a la verdad.
Thomas Jefferson

Introduccin
El conflicto es inevitable.
Es causado por muchos factores incluyendo las
diferencias interpersonales, luchas de poder,
problemas inesperados..etc.
Aproximadamente el 20% del tiempo del Gerente de
Proyectos es gastado administrando conflictos.
Por lo tanto, los gerentes de proyecto deben ser
buenos administradores de conflictos.
Un cierto nivel de conflicto es positivo porque
estimula la creatividad, innovacin, mejoras y alta
productividad.

Orgenes de Conflicto
Organizacin
Premios.
Recursos (o falta de recursos).
Autoridad ambigua.

Interpersonales
Malos entendidos relacionado a motivaciones de
otros.
Mala comunicacin.
Prejuicios, actitudes.

Conflicto Es bueno o malo?

Anteriormente se pensaba que el conflicto era
perjudicial
Por lo tanto necesitaba
activamente administrado.

ser

eliminado

Ahora se sabe que el conflicto es necesario

Se asume que organizaciones totalmente pacificas
y armoniosas se convierten estticas y sin
imaginacin.
El conflicto es alentado y a veces estimulado.

Es el Conflicto bueno o malo?

Hoy en da se piensa que es necesario algo

de conflicto en el trabajo para crear un alto
rendimiento.

Categoras de Conflictos
Cronogramas:
Incertidumbre
en
tareas
y
requerimientos.
Prioridades: Incompatibilidad en metas.
Recursos: Asignacin de personal.
Opciones tcnicas: Incluye compromisos por
rendimiento.
Procedimientos administrativos: Cmo va a ser
administrado el proyecto.
Costos.
Personalidad: Desacuerdos (Muchos creen que esta
es la razn principal).

Administrando el Conflicto
Estimular el Conflicto

Involucrar a nuevos individuos al equipo.

Jugar el rol de abogado del diablo.
Reestructurar la organizacin del equipo.
Crear algn nivel de competitividad dentro del equipo.

Resolver el Conflicto de una forma estructurada

Cambios en procedimientos.
Cambios de personal.
Cambios en autoridad.
Cambios de ubicacin fsica del equipo.
Cambios de recursos.

Tcnicas de resolucin de conflictos

Confrontacin (Confronting) / Solucin de Problemas
(Problem solving).
Compromiso (Compromise).
Conciliacin (Smoothing).
Imposicin (Forcing).
Retiro (Withdrawing).

Solucionando problemas

Definir la causa del problema.

Analizarlo.
Identificar soluciones.
Implementar una solucin.
Revisar la decisin y confirmar que sta resuelve el
problema.

Administrando el Conflicto
PREOCUPACION CON UNO MISMO

ALTO

BAJO

Usar Imposicin

Usar Confrontacin

Estas seguro de que estas en lo

correcto
Usar Compromiso
Situaciones Hacer o morir
Ambas partes necesitan
Cuando tu eres ms fuerte
ganar algo
Cuando relacin no es
Cuando tu no puedes ganar
importante
Otros tienen igual poder
Usar Retirada
Mantener buenas relaciones
Cuando tu no puedes ganar
No estas seguro de que estas
Cuando el riesgo es bajo
en lo correcto
Cuando el riesgo es alto pero tu
no estas listo

Ambos consiguen algo de lo que

quieren

Para ganar tiempo

Mantener armona

Usted piensa que el problema

desaparecer

Negociaciones posteriores

BAJO

Reducen costos
Aqu hay tiempo y confianza
Habilidades de negociacin
Usar Conciliacin
Alcanzar objetivos muy
importantes
Riesgo bajo
Responsabilidad limitada

PREOCUPACION CON LOS DEMAS

ALTO

Negociacin
Para ser persuasivos debemos ser
crebles,
para
ser
crebles
debemos ser verosmiles, para ser
verosmiles debemos ser sinceros.
Edward R. Murrow

Negociacin
Es el proceso de regateo y de alcanzar un acuerdo
con los involucrados en el proyecto en lo
concerniente a la transferencia de recursos, la
generacin de informacin y el cumplimiento de las
tareas.
Es un proceso persuasivo.
Siempre se debe buscar acuerdos ganar ganar.

Etapas de la negociacin
Fase de Prenegociacin
1. Recoger informacin
2. Analizar y evaluar la
informacin

Reunin de
negociacin

Anlisis postnegociacin

1. Protocolo

1. Evaluar que tan bien

se actu en reas
de:

2. Sondear

Riesgos

3. Negociar con firmeza

Formular
estrategias y
tcticas

4. Cierre

3. Preparase para
negociacin

la

5. Acuerdo (claro y por

escrito)

Prenegociacin
Negociaciones
reales
2. Cmo mejorar en el
futuro

Directivas para lograr

negociaciones exitosas
Directiva
Comprometerse a negociar
para obtener beneficios
mutuos.

Caractersticas principales y porque

esto funciona
El compromiso conduce a resultados.

No negociar sobre posiciones. Esto produce acuerdos desacertados.

Esto es ineficiente.
Esto pone en peligro relaciones futuras.
Esto es poco efectivo cuando hay muchas
partes involucradas y forman una coalicin.
Te hace vulnerable en negociaciones duras.
Separar a las personas del
problema.

Las personas tienen emociones, creencias y

percepciones, ellos deben ser tratados con
susceptibilidad.

Directivas para lograr

negociaciones exitosas
Directiva

Caractersticas principales y porque

esto funciona

Separar las relaciones del

problema. Tratar
directamente con las
personas problemticas.

Las negociaciones son influenciadas por

personas problemticas. Dichas personas
tratan de arruinar las negociaciones.

Enfocarse en intereses, no
en posiciones.

Los intereses definen el problema. Por lo

tanto, clarificar y comunicar intereses
efectivamente.
Reconciliar intereses conduce hacia una sabia
decisin.
Existen muchos intereses compartidos y
compatibles ms all de las posiciones
opuestas.

Directivas para lograr

negociaciones exitosas
Directiva

Caractersticas principales y porque

esto funciona

Generar opciones para

beneficios mutuos.

Separar improvisaciones de decisiones.

Las opciones son ampliadas para lograr
beneficios mutuos y sea ms fcil tomar
decisiones.

Usar criterios objetivos y

estndares.

Ninguna de las partes puede reclamar sobre

criterios objetivos.
Los criterios objetivos producen acuerdos
sabios.

Liderazgo
La clave para el liderazgo es tener
sueos, la clave para el xito es
hacer que los sueos se cumplan.
Annimo

Liderazgo
Importante para el Gerente de Proyecto porque este
concepto se enfoca en conseguir resultados a travs
de las personas.
Liderazgo es el poder de crear una visin para otros
y tener el poder de transmitir esta visin en la
realidad y sostenerla
Viyai K. Verma
Liderazgo en proyectos es la habilidad de lograr
completar, exitosamente, las tareas a travs de otros.

L
E
A
D

Escuchar a tu equipo de proyecto y a tu cliente

Alentar el corazn de los miembros de tu equipo de
proyecto
Actuar como un real equipo
Entregar los entregables

Liderazgo y Gerencia de Proyectos

Rasgos de liderazgo en proyectos

Visionario.
Inspiracin y delegacin de autoridad.
Innovacin.
Creatividad.
Efectividad.
Confianza e Integridad.
Tener Retos.
tica.
Lealtad.
Autoridad.
Juicio.
Motivacin

Fuente: Liderazgo en gerencia de proyectos (Revista Anual del PMI)

Liderazgo y Gerencia de Proyectos

Principios de Liderazgo

Tener una visin, el coraje y compromiso para hacerla

realidad.
Desarrollar capacidades y competencia.
Conocerse a s mismo, buscar la auto mejora.
Conocer a su gente y velar por ellos.
Comunicarse efectivamente; mantener a la gente
informada.
Enfatizar la productividad en el largo plazo.
Fomentar el trabajo en equipo y la participacin.
Tomar decisiones apropiadas en el momento apropiado.
Apoderar (Empower) a los miembros del equipo.
Saber escuchar; fomentar nuevas ideas.
Dar retroalimentacin positiva y ofrecer reconocimiento a
la gente.
Buscar
tener
responsabilidades
y
aceptar
la
responsabilidad.

Roles de Lderes y Gerentes

Gerentes de proyecto que adems son
Lderes del proyecto

Rol de un lder del

proyecto

Rol de un Gerente
de Proyecto

Establece visin y
direccin

Planea y establece el
presupuesto

Inspira al equipo de
trabajo

Organiza trabajo de
grupos

Alinea a empleados

Staff

Motiva y ayuda

Controla

Liderazgo y Gerencia de Proyectos

El lder se enfoca en:

El Gerente se enfoca en:

Visin

Objetivos

Vender el qu y el como

Decir cmo y cundo

Largo alcance

Corto alcance

Personas

Organizacin y estructura

Democracia

Autocracia

Permitir

Restringir

Desarrollar

Mantener

Liderazgo y Gerencia de Proyectos

El lder se enfoca en:

El Gerente se enfoca en:

Retar

Conformar

Motivar

Imitar

Innovar

Administrar

Dirigir

Controlar

Principios

Procedimientos

Flexibilizar

Consistencia

Riesgo (oportunidad)

Riesgo (evitar)

Estilos de Liderazgo
Estilo de Liderazgo

Definicin

Cundo aplicarla?

Direccin

Le indica a los miembros

del equipo que hacer
Capacita a los miembros
del equipo
Coordina las acciones de
los miembros del equipo
Provee ayuda a lo largo
del proyecto
Toma decisiones sin
consultar con nadie
Invita a la participacin de
los miembros del equipo
Toma las decisiones sobre
la base del consenso de
los miebros del equipo

Al inicio del proyecto

Entrenador
Facilitador
De soporte
Autocrtico
Consultor
Consenso

Durante la ejecucin del

proyecto
Durante la ejecucin del
proyecto
Durante la ejecucin del
proyecto
-

Liderazgo autoritario vs. Liderazgo

de consenso

Poder, Autoridad e Influencia

Usar el poder sabiamente y
amablemente porque el espritu
humano es frgil.
Annimo

Introduccin
Los conceptos de Poder, autoridad e influencia son
fundamentales para entender como el trabajo es
logrado en las organizaciones.
Sin embargo ellos, pueden conducir a acciones
negativas.
Lo esencial para el xito del Gerente de Proyecto es
entender cada uno de estos conceptos y hacer una
efectiva administracin de estos.
Los conceptos de Poder, autoridad e influencia son
frecuentemente confundidos entre s, y estn
estrechamente relacionados.

Definiciones
Poder
Habilidad para influenciar a otros en relacin a sus
decisiones, comportamientos y decisiones futuras.

Influencia
Proceso principal a travs del cual los lderes obtienen su
poder.
Es un concepto ms estrecho que Poder.
La influencia esta ms relacionado con el Liderazgo que el
Poder pero ambos estn involucrados en el liderazgo.

Autoridad
El uso de poder que es legtimo u oficialmente respaldado.

Tipos de Poder

Poder Legtimo

Basado en el rol o posicin en la organizacin.

Provee derechos asociados con la posicin (control, tomar
decisiones).

Poder de Premiar
Control de premios que son valorados (incrementos de salarios,
apreciaciones de rendimiento).

Poder de Castigar
Se refiere a las cosas negativas que el personal del proyecto cree
que el gerente de proyecto puede hace (despedirlos, descontarles
horas..etc.).

Poder Referente
Basado en la relacin del gerente de proyecto con autoridades de
alto nivel.
Frecuentemente mejorado por la posicin y el poder experto.

Poder Experto
Basado en el conocimiento y experiencia del individuo.
Uno de los ms perseguidos y puede ser slo reconocido por otros.

Formacin de Equipos
Todos tienen que trabajar unidos; si
nosotros no conseguimos que todos
trabajen duro hacia objetivos
comunes, nada cambiar.
Harold K. Sperlich, President, Chrysler Corp.

Dinmica del equipo

Los gerentes de proyecto deben entender la dinmica
del equipo y los diversos factores que contribuyen a
se efectividad.
Un grupo de trabajo es gente que se junta para
realizar una tarea, las responsabilidades estn
divididas y trabajan independientemente.
En un equipo de trabajo, todos estn comprometidos
a lograr un objetivo comn, dependen entre s y
logran resultados de gran calidad.

Formacin de equipos
Definicin: El proceso de conseguir un grupo diverso
de individuos para trabajar, efectivamente, como un
equipo.
Propsito:
sito Conseguir que los miembros del equipo
estn enfocados en lo ms importante y
concentrados en lograr las metas del proyecto.

Beneficios de la formacin de
equipos
Establecimiento de objetivos realistas y posibles de
obtener.
Compromiso de miembros del equipo para lograr
xitos.
Entendimiento de las prioridades para ayudar a
enfrentar las dificultades.
nimo para obtener comunicaciones sinceras.
Solucin efectiva a los problemas debido a la amplia
base de experiencia.
Significativas opiniones acerca de rendimientos.

Beneficios de la formacin de
equipos
Permite soluciones efectivas a conflictos.
Mantenimiento de un balance entre la productividad
del grupo y las necesidades individuales.
Estmulo a los integrantes para probar sus ideas y
habilidades.
Crea la base de un equipo efectivo para futuros
proyectos.

Barreras para la formacin de

equipos
Diferentes puntos de vista, prioridades, intereses y
prejuicios de los miembros del equipo.
Conflicto de roles.
Objetivos no claros del proyecto.
Competencia sobre el liderazgo del equipo.
Ambientes dinmicamente cambiantes.
Falta de una estructura y definicin del equipo.

Barreras para la formacin de

equipos
Credibilidad del lder de proyecto.
Seleccin del personal del proyecto.
Falta de un compromiso de los miembros del
equipo.
Problemas de comunicacin.
Falta de soporte de la gerencia.

Sntomas de un mal equipo

Frustracin.
Conflicto y competencia negativa.
Las reuniones son improductivas y desmoralizadores.
Los integrantes trabajan independientemente y evitan
cooperacin necesaria.
Actividades de resolucin de problemas son evitadas.
Falta de confianza o confidencia al gerente del
proyecto.
Los integrantes estn desinteresados.

PASOS BSICOS PARA

ARMAR UN EQUIPO

IDETIFICAR HABILIDADES
REQUERIDAS (del WBS)

IDETIFICAR PERSONAL
POTENCIAL

De personal asignado a
proyectos o de grupos
funcionales

HABLAR CON PERSONAL

POTENCIAL

Factores que afectan las

negociaciones:

Explicar la naturaleza del

NEGOCIAR CON LOS
GERENTES FUNCIONALES proyecto y sentir su inters

Estructura organizacional.
Autoridad y poder del lder
del equipo.
Importancia y priorizacin
del proyecto en la
organizacin.

NEGOCIACIONES
EXITOSAS?

SI

ARMAR EQUIPO

Desarrollar la RAM.

NO

Clarificar roles.

HABLAR CON GERENCIA

GENERAL Y RENEGOCIAR

RENEGOCIACIONES
EXITOSAS?

Desarrollar
inventario de
habilidades.

Clarificar mtodos y
procedimientos de
trabajo.
SI

NO

TRATAR DE CONSEGUIR
APOYO PARCIAL

AJUSTAR EL CRONOGRAMA
Y PRESUPUESTO DEL
PROYECTO

NOTIFICAR A GERENCIA
GENERAL DE
CONSECUENCIAS

T
E
A
M
W
O
R
K

Confianza
Comunicacin efectiva
Orientados a la accin
Hitos bien definidos
Trabajar en equipo
Organizados
Disponibilidad de recursos / Reconocimiento por resultados
Mezcla de conocimientos

CARACTERSTICAS
ORIENTADAS A PERSONAS
CARACTERSTICAS
ORIENTADAS A RESULTADOS

ALTO INVOLUCRAMIENTO
ALTA ENERGA

RENDIMIENTO EN BASE A
COSTO, TIEMPO Y CALIDAD

CAPACIDAD PARA
RESOLVER CONFLICTOS

XITO TECNOLOGICO

BUENA COMUNICACIN

COMPROMETIDOS,
ORIENTADO A
RESULTADOS

EQUIPOS
EFECTIVOS

ESPIRIT DE EQUIPO

INNOVACIN, CREACIN

CONFIANZA MUTUA

HABILIDAD PARA
PREDECIR TENDENCIAS

AUTO DESARROLLO
INTERFACE
ORGANIZACIONAL
EFECTIVA

VOLUNTAD PARA EL
CAMBIO

CARACTERSTICAS DE UN EQUIPO
DE PROYECTO EFECTIVO

ALTA NECESIDAD DE
LOGROS

Etapas de la formacin de
equipos

Formativa (Forming)

Los miembros son educados y cautelosos.

Poco acuerdo en objetivos del proyecto.

Problemtica (Storming)
Ocurren luchas de poder y confrontaciones.
Tomar decisiones se hace ms difcil.

Normativa (Norming)
Empiezan los primeros acuerdos y consensos.
Ocurren procesos y se orientan a equipos.

Efectiva (Performing)
EL equipo logra un visin comn y un alto nivel de confianza.
Empieza auto direccin.

Desempeo en las etapas

Formativa

Problemtica

Normativa

Alto

Bajo
Sensacin de equipo
Desempeo del trabajo

Efectiva


Preguntas?
Preguntas?

Bibliografa
Gua del PMBOK, tercera edicin. Captulo 9
Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto.
PMP Exam Prep. Rita Mulcahy.
The Human Aspects of Project Management. Viyai
K. Verma.

Organizing Projects for Success (Tomo I).

Human Resource Skills for the Project Manager (Tomo II).
Managing the project team (Tomo III).

Muchas Gracias