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ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

CUESTIONARIO DE CONTROL
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
ENTIDAD:
PERIODO: Del 01 de Enero del 2010 al 31 de Diciembre del 2010
NOMBRE:
CARGO: ..
TIEMPO DE SERVICIO EN EL CARGO: ..
PREGUNTAS
1.

Cuenta la Oficina de Abastecimiento con:

Organigrama Funcional
Manual de Organizacin y Funciones
Plan Operativo.
La programacin de abastecimiento cuenta con :
a)
Plan Anual de Adquisiciones y si es positivo con que documento fue
aprobado y que fecha?.......................................................................
b)
Presupuesto valorado de bienes y servicios
c)
Plan de obtencin de bienes y servicios
d)
Cuadros de Adquisicin
e)
Cuadros Suministros
La adquisicin cuenta con:
a)
Reglamento de Adquisicin
b)
Registro de proveedores
c)
Solicitud de cotizacin
d)
Cuadros comparativos
e)
Orden de Compra o de Servicio
Se incluye en las ordenes de compra los detalles siguientes:
a) Precio
b) Cantidad
c) Calidad
d) Condiciones de compra (Fecha de entrega, Forma de pago, etc.).
Son pre - numerados los documentos fuentes de Abastecimiento?
(PECOSAS, Ordenes de Compra, Nota de entrada, etc.).
Se archivan numricamente las ordenes de compra en:
a)
Direccin de Contabilidad?
b)
Direccin de Abastecimientos?
Se mantiene en el almacn un stock mnimo de existencias.
Existe un comit de adquisiciones o de Compras para las adquisiciones por
las diferentes modalidades?
Tiene libro de Actas?
Las autoridades o funcionarios de la entidad que no integran el comit de
Adquisiciones, tiene alguna ingerencia en las decisiones, del mismo.
Las ordenes de compra son autorizadas por los funcionarios competentes?
Son firmadas las requisiciones (PECOSAS) atendidas por el que recibe la
mercaderas o materiales?
Ingresan al almacn todas las adquisiciones efectuadas por el comit de
Adquisiciones?
1. Ingresan y se registran en el almacn todas las adquisiciones efectuadas
mediante adjudicacin directa?
2. Ingresan y se registran en el almacn todos los bienes que llegan a la
entidad bajo las condiciones de
a)
Transferencias
b)
Donaciones
c)
Consignaciones
d)
Otras modalidades?
Los bienes existentes en el almacn:
a) Estn protegidos adecuadamente?
b) Su ubicacin es rpida?
a)
b)
c)

2.

3.

4.

5.
6.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

21.

RESPUESTA
SI NO
N/A

REF.
P.T

ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

c) Estn clasificados adecuadamente?

d) Tienen un control visible?
e) El acceso a ellos es fcil?
22. Son adecuadas las instalaciones para la conservacin y mantenimiento de los
bienes muebles?
23. La salida de bienes del almacn se hace mediante:
a) Pedido de Entrega - Comprobante de Salida (PECOSA)
b) Notas de salidas
c) Otros Documentos
d) Rene los requisitos establecidos?
24. Son controladas las existencias mediante inventarios fsicos, por lo menos
una vez al ao?
a)
Las existencias del almacn?
b)
Los bienes que conforman el Activo Fijo
25. Existen separacin de funciones entre las personas encargadas de la
recepcin, custodia y registro de los bienes en almacn?
26. Se lleva un control visible (Bing Card) por artculo en el almacn?
27. Estn codificados los bienes almacenados?
28. Tiene fianza actualizada el jefe de almacn? Cul es la naturaleza y el monto
de la misma?
29. Son adecuadas las instalaciones para la conservacin de los bienes y
materiales almacenados?
30. Existen medidas preventivas se seguridad del local, contra incendio y robo?
50. Son llevados los registros de Inventarios Permanentes valorizados por
empleados independientes de los encargados de los almacenes?
53. Se toman peridicamente con participacin del rgano de Control Interno,
inventarios fsicos del Activo Fijo, comparando el mismo con la relacin
detallada?
54. Se indica en la relacin detallada de inventarios la ubicacin fsica por oficinas
o departamentos de los muebles, enseres y equipos?
57. El rea patrimonial es el encargado de la verificacin de la custodia de todo el
activo de la entidad?
58. Todos los bienes inmuebles: terrenos, edificios, estn registrados en el libro de
Inventarios y Balance?
59. Se registran dentro de los 30 das siguientes a su adquisicin o baja en la
Direccin General de Bienes Nacionales, todos los bienes de capital y/o
consumo duradero?
60. Todos los bienes Inmuebles, estn a nombre de la entidad?
61. Estn inscritos en el Registro de Propiedad Inmuebles todos los bienes
inmuebles de la entidad?
62. La entidad dispone de un marges de bienes?
a)
Est actualizada?
b)
A qu fecha?
65. Existe un control de los bienes entregados al personal para su uso, con cargo a
devolucin?
66. Cada bien del Activo Fijo cuenta con su respectiva tarjeta de registro y control
de incidencias, tales como cambios con su valor, ubicacin y otras.
67. Se hacen constataciones peridicamente de la existencia de los bienes en uso
de la entidad?
68. Se revalan los activos fijos, que se encuentran totalmente depreciados y que
aun tengan periodo de vida?
69. Se deprecian los bienes de Activo Fijo de conformidad con la directiva?
70. Existe una pliza de seguros vigentes, contra todo riesgo, a favor de la entidad,
que cubra los bienes y existencias del almacn?
73. Se usa el sistema de ordenes de servicio para las principales reparaciones de
los bienes mensuales?
74. Existe algn medio de informacin de los bienes sin uso, por verificaciones
realizadas, con la finalidad de recuperarlos?
75. Existe en la entidad una poltica por escrito referente a las altas y bajas del
activo fijo?
76. Existe un comit de bajas, para los bienes de la entidad?
77. En caso contrario, quin aprueba las bajas:
a)
El Director General de Administracin
b)
El Contador General

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c)
El Director de Abastecimientos
d)
El Tesorero
78. Los activos fijos dados de baja en desuso son entregados al almacn para su
custodia hasta su remate, destruccin, incineracin, etc.
81. Todos los vehculos de la Entidad tienen distintivo oficial?
82. Todos los vehculos, Equipos y Maquinas, etc., tiene su tarjeta o registro de
control de mantenimiento, consumo y servicio?
85. El servicio de mantenimiento o reparacin de vehculo se efectan en los
talleres de la entidad?
86. El control de consumo de combustible de los vehculos de la entidad se
efectan con vales autorizados por autoridad competente?
87. Se efecta la contratacin bajo la modalidad de Contratacin de Administracin
de Servicios -CAS va concurso para:
1. Cumplimiento de funciones de carcter temporal.

2.

Reemplazo temporal de personal estable.

OBSERVACIONES:
Preparado por:

FECHA

Revisado por:

FECHA

Cdula N