UNIDAD III COSTOS DE PRODUCCIN

CONTROL Y CONTABILIZACIN DE LOS MATERIALES

La funcin administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeo de las actividades, para asegurar que los objetivos y planes
de la organizacin se lleven a cabo, por lo tanto un buen contador requiere de un sistema de control eficaz, porque sin ste las actividades
de la empresa quedaran al azar, en este sentido el control implica la medicin de los acontecimientos de acuerdo a las normas
establecidas por la organizacin y la correccin de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado.
Como se estudi en la unidad nmero uno, en todo proceso productivo o prestacin de servicio, se conjugan tres elementos para obtener
los productos a ser vendidos o para prestar el servicio, estos elementos son materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos
de fabricacin. Como elementos indispensables en la elaboracin del producto o prestacin del servicio se hace necesario que los
participantes adquieran los conocimientos terico-prcticos acerca del control de cada uno de ellos, debido a que es imprescindible el
dominio de la terminologa usual en el rea de costos para que puedan analizar, entender y aplicar, segn proceda, cada uno de los
mecanismos de control y permitan poner en funcionamiento los sistemas de acumulacin de costos con miras a lograr un proceso
productivo eficiente.
El desarrollo de la presente unidad contiene los procedimientos administrativos-contables del control de los materiales, por las
actividades recurrentes o rutinarias como son la compra, uso, almacenamiento y entrega, y las actividades eventuales que tambin
ameritan control como es el caso de las devoluciones internas y externas.

1.- SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIALES

En una empresa industrial o manufacturera, la inversin en materiales representa una porcin considerable de su activo circulante, lo cual
requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad
y exactitud de las cifras de costos mostradas.
La acumulacin de costos de los materiales en un producto es una de las responsabilidades de los contadores de costos. Durante el
proceso, deben decidir cmo tratar los costos por las actividades rutinarias referidas a la adquisicin y manipulacin de materiales, en
cuanto a los procesos de compra, almacenamiento y recepcin de stos. Los modelos para el control de los materiales desempean un
papel importante, la planificacin de las adquisiciones, programacin y distribucin de los materiales garantizan que los departamentos
productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin tcnicas de planificacin y control, existira una gran
ineficacia, dado que el inventario podra aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia.
En un negocio de manufactura, la actividad ms importante del ciclo de produccin, es la obtencin de un artculo terminado mediante
el uso de los recursos adquiridos con ese propsito. El ciclo de produccin de una empresa incluir el proceso y movimiento de todos los
recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacn respectivo. Para lograr su
objetivo usan distintos mtodos o sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se colocan en produccin, para ello utilizan
funciones de control y administracin de inventarios, asientos contables, formatos y documentos para registrar las operaciones.
Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos de control interno, entre los cuales se mencionan los
controles de: autorizacin, procesamiento y clasificacin, verificacin, evaluacin y salvaguarda fsica.
Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se estn cumpliendo polticas
adecuadas establecidas por la administracin, se podran mencionar los niveles de inventario a mantener, mtodos de valuacin de
inventarios, los ajustes de inventarios.
Los objetivos de procesamiento tratan de aquellos controles que aseguran el correcto reconocimiento, reprocesamiento, clasificacin,
registro e informe de las transacciones ocurridas, como ejemplos se puede mencionar: calcular y registrar oportunamente todas las
transacciones de compra y uso de materiales, clasificar adecuadamente los materiales en directos o indirectos dependiendo del caso.
Los objetivos de verificacin sealan los controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as
como la integridad de los sistemas de procesamiento, en este sentido se puede mencionar chequeo peridico de los saldos de inventario
de materiales para su comparacin con las cuentas mayores auxiliares de materiales.
Los objetivos de salvaguarda fsica hacen referencia a los controles de acceso a los inventarios, registros, a los formatos, almacenes y
procedimientos, esto se logra permitiendo el acceso a los almacenes nicamente a las personas autorizadas, de igual forma el acceso a los
registros y comprobantes.
De acuerdo a lo expuesto, el objetivo prioritario de esta unidad es presentar y exponer aquellos medios y sistemas existentes, desde una
perspectiva organizativa y contable, que permitan la obtencin y determinacin del costo del material, es importante resaltar que los
controles e informes a desarrollar pueden variar atendiendo a las caractersticas y peculiaridades de las empresas. Entre los
procedimientos administrativos se hace referencia a los formularios, flujo de informacin y puntos de control, entre otros; en cuanto a los
procedimientos contables se utilizan cuentas mayores y cuentas auxiliares, libros diarios y libros mayores y registros contables.
La utilizacin de medios y soportes documentales constituyen las vas que un contador de costos debe emplear si pretende llegar a
controlar el componente directo del costo del material.

2.- CICLO DEL CONTROL DE LOS MATERIALES.

En una empresa manufacturera, la inversin en materia prima o materiales representa una porcin considerable de todos los costos de
produccin. Es necesario, por lo tanto, que el material sea cuidadosamente controlado con la finalidad de garantizar el uso efectivo y
eficiente del mismo y evitar el riesgo de que se deteriore, sufra mermas por daos, robos u obsolescencia.
El control de los materiales se establece mediante la organizacin funcional y la asignacin de responsabilidades, a travs del uso de
formularios impresos, registros y asientos que afectan a los materiales desde el momento en que son solicitados al proveedor, hasta que
los productos terminados ingresan en el almacn respectivo, lo cual representa la etapa de compra de materiales. En este sentido, un
control efectivo de los materiales se debe caracterizar principalmente por la existencia de un sistema rutinario para la compra, recepcin,
almacenamiento. La segunda etapa a estudiar es en relacin a la entrega o consumo de los materiales por parte de los departamentos
productivos y de servicios; de igual forma se detallarn los formularios o modelos impresos que establezcan responsabilidades, el empleo
de registros y asientos que generen informacin oportuna y veraz sobre los costos para uso de la gerencia.
2.1.- DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES.
En el ciclo de control de los materiales, se deben desarrollar una serie de funciones en forma sistemtica, lgica y secuencial para
alcanzar el objetivo de la organizacin, estas funciones o actividades son las siguientes:
Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin.
Compra de materiales.
Recepcin e inspeccin de materiales.
Almacenamiento y entrega de materiales.
Contabilizacin de las transacciones relacionadas con los materiales.
A continuacin se detalla cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales.
Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin
En las empresas que tienen gran volumen de produccin o que sus procesos productivos son muy complejos existe un departamento de
ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin, o en su defecto, existe un encargado responsable de ejecutar las actividades
inherentes a este departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin son
las siguientes:
Disear el producto.
Especificar los materiales a comprar.
Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.
Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes rdenes de produccin o procesos productivos.
Compras
Para realizar la compra de materiales se utilizan comnmente dos formatos: la Requisicin o Solicitud de Compra y la Orden de
Compra.
El departamento de compras tiene las siguientes funciones:
Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.
Solicitar cotizaciones de los proveedores.
Elaborar y emitir la orden de compra.
Garantizar que los artculos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las
mejores condiciones.
Recepcin e inspeccin de los materiales
Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepcin e inspeccin de los materiales se encuentran:
Recibir el material con la respectiva orden de entrega.
Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.
Verificar la cantidad y calidad del material.
Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.
Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.
Si se presentan irregularidades, no recibir el material.
Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de Recepcin.
El formulario usado para el control de la recepcin de los materiales es el Informe de Recepcin.
Almacn
En algunas empresas pequeas el almacn puede ser un anexo del departamento de recepcin y la persona encargada, tanto de la
recepcin como almacenamiento de las materias primas, puede ser la misma. El encargado del departamento de almacn es responsable
del adecuado almacenamiento, proteccin y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes
actividades:
Recibir el material junto con el Informe de Recepcin y la Orden de Compra.

Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar.

Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex).
Recibir el formulario Solicitud o Requisicin de Materiales elaborado por el departamento que requiere de los materiales, lo
completa en los tems de costo unitario y costo total.
Enviar a produccin los materiales solicitados junto con el original del formulario de solicitud.
Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al mtodo de valuacin.
Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de mximos y mnimos de materiales establecidos o cualquier otro
mtodo de reposicin del inventario.
Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolucin
de Compras.
Preparar Resumen de Requisicin de Materiales para el departamento de costos.
En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al almacn y transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos, debe
ser igualmente devueltos al proveedor; en estas circunstancias se elabora la Orden de Devolucin de Compras.
Los formularios que intervienen en el procedimiento de entradas de materiales y salidas al almacn son: el Informe de Recepcin y la
Requisicin de materiales respectivamente, los cuales se describirn posteriormente.
Contabilidad
Como medio de control de los materiales, tambin se debe considerar lo referente a la contabilizacin de las transacciones relacionadas
con la misma. Cuando la contabilidad de costos se encuentra integrada a la contabilidad general, el departamento de contabilidad tiene las
siguientes funciones:
Recibir la factura del proveedor.
Chequear con la orden de compra.
Recibir informacin del almacenista sobre los materiales recibidos.
Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.
Recibir copia de la requisicin de materiales
Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricacin.
Afectar la orden de produccin o los procesos productivos.
2.2.- CONTROL ADMINISTRATIVO DE LAS ACTIVIDADES RUTINARIAS
El ciclo funcional del control de los materiales vara de una empresa a otra de acuerdo a su estructura organizativa o a las necesidades de
control de las mismas. Sin embargo, en la mayora de las empresas se asignan responsabilidades, se establecen procedimientos y se crean
soportes documentales para el control por la compra, recepcin y almacenamiento; as como tambin por el uso y consumo de los
materiales. Dichas actividades se repiten rutinariamente en las organizaciones por lo que a continuacin se describe el control
administrativo que en lneas generales debera presentarse en las mismas.
Compra, recepcin y almacenamiento:
El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente manera: Una vez que se ha programado la produccin, se
determinan los requerimientos de materiales para cumplir con la misma. Se comparan las cantidades necesarias con las existencias de
almacn permitiendo de esta manera establecer las compras de materiales que deben realizarse. Esta planificacin permite un mayor
control de los materiales al autorizar al almacn a efectuar la solicitud de compras de los materiales que se requieren para asegurar la
continuidad en el proceso productivo programado.
La solicitud de compras es emitida por el encargado de Almacn de Materiales. La solicitud emitida es recibida por el departamento de
compras, quien se encarga de solicitar cotizaciones, en aquellos casos que sea necesario; una vez recibidas las cotizaciones se selecciona
la mas conveniente para la empresa, de acuerdo al proveedor elegido se emite la orden de compra para autorizar al proveedor la entrega
de dichos materiales.
El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de entrega y/o factura, los materiales son recibidos por el rea de
recepcin, el cual elabora el informe de recepcin y enva los materiales al rea de almacn. El almacenista chequea los materiales
recibidos, procede a colocarlo en sitios adecuados y le da entrada en el kardex de cada material.
Por otra parte contabilidad procede a registrar el asiento contable de la operacin de compra, afectando la cuenta o cuentas mayores
involucradas y las cuentas auxiliares respectivas.
En la figura 2.1. se presenta en forma resumida el control de la compra de los
materiales

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COMPRA DE MATERIALES

Factura
Solicitud

de
Compra

CONTROL
MATERIALES

Informe de
Recepcin

Orden de
Compra

COMPRAS

PROVEEDOR

RECEPCION

ALMACEN

MAYOR
PRINCIPAL

CONTABILIDAD

REGISTROS
CONTABLES

AUXILIARES
MAT A-B-C

Figura 2.1. Control de compras de los materiales

Uso o consumo de materiales:
El control del uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos productivos y/o de servicios solicitan materiales al
almacn, utilizando para ello el formato denominado Requisicin de Materiales, el jefe de almacn procede a chequear las existencias e
identifica los materiales solicitados y procede a entregarlos.
Por otra parte el almacenista recibe las diferentes requisiciones, haciendo un resumen peridico de las mismas, indicando en este resumen
los materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos y/o suministros de fbrica
Por lo antes expuesto, es importante repasar el concepto y clasificacin de los materiales. Los materiales directos constituyen el primer
elemento de los costos, es aquel bien que puede ser identificado o asociado rpidamente con el producto que se fabrica y por lo regular es
sometido a cambios profundos en las operaciones fabriles; ejemplos de materiales directos seran la madera empleada en una fbrica de
muebles, las frutas utilizadas en la elaboracin de jugos, el cemento utilizado en la elaboracin de bloques, entre otros. El material
indirecto tiene la caracterstica que no es fcilmente identificable con el producto y no puede ser cuantificado en cada unidad de

produccin; por ejemplo la cola o pega utilizada en la elaboracin de muebles de madera, el agua empleada en la elaboracin de bloques
de cemento, etc.
Tambin se incluyen como material indirecto otros materiales que no son parte del producto pero que se utilizan para facilitar las
operaciones de fabricacin y que algunas veces son denominados suministros de fbrica, como por ejemplo los lubricantes que requieren
las mquinas que intervienen en el proceso productivo. Los materiales indirectos son incluidos en los costos indirectos de fabricacin.
Adems de los suministros de fbrica existen los suministros utilizados por otros departamentos o reas como las de administracin y
ventas, los cuales son tipos de materiales que se incluyen como materiales indirectos y suministros debido a que frecuentemente se
encuentran en el mismo lugar fsico y bajo la responsabilidad de la misma persona encargada de su almacenaje. Cuando se consumen,
los suministros de administracin o ventas se cargan a gastos generales, administrativos o de ventas como gastos del perodo.
Una vez clasificados los materiales, se procede a la elaboracin del asiento contable, afectando las cuentas mayores y auxiliares
respectivas. En la figura 2.2 se presenta a travs de un esquema el control del uso de los materiales.

USO DE LOS MATERIALES

Requisicin
de Materiales

Dptos.
Productivos y/o
Servicios

Requisiciones
De Materiales

ALMACN

Resumen de
Requisiciones
de materiales

CONTABILIDAD

REGISTRO
CONTABLE
CUENTAS MAYORES:
AUXILIARES
PROD. X- Y

INV.P.P. MATERIAL
C. I. F. REALES

Figura 2.2. Control de uso de los materiales

2.3.- MODELOS E INFORMES UTILIZADOS PARA EL CONTROL DE LOS MATERIALES
Los modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de las actividades rutinarias de compra, uso, almacenamiento y
entrega de los materiales son:
Requisicin o Solicitud de Compra. Es un documento elaborado por el departamento de almacn u otro que requiera el material,
dependiendo de la estructura organizativa de la empresa, mediante el cual se solicita al departamento de compras que adquiera
determinado material o suministro. Entre las especificaciones que debe incluir la solicitud, se encuentran: el nmero de requisicin,
nombre de la persona o departamento que hace la solicitud, fecha de pedido, fecha de entrega, cantidad de artculos solicitados,
identificacin del nmero de catlogo, descripcin del artculo y firma autorizada.
En la figura 2.3., se muestra una Requisicin de Compra. Por lo general se elabora en original y copia; el original es remitido al
departamento de compras y la copia se archiva en el departamento solicitante.
Orden de Compra. Es un modelo que se prepara en el departamento de compras autorizando al proveedor seleccionado el despacho de los
materiales especificados de acuerdo con los trminos establecidos y en la fecha y lugar convenidos. Debe incluir los siguientes aspectos:
nombre y direccin de la empresa que hace el pedido, nmero de la orden de compra, nombre y direccin del proveedor, fecha del
pedido, fecha de entrega, trminos de la entrega y de pago, cantidad de artculos solicitados, nmero de catlogo, descripcin, costo por
unidad y total, costo total de la orden y la firma autorizada.

En la figura 2.4., se presenta una Orden de Compra. Generalmente se elabora por cuadruplicado; el original se destina al proveedor, el
duplicado se enva al empleado del departamento de recepcin para advertirle de la entrega futura y luego es remitido al departamento de
almacn, el triplicado se enva al departamento de contabilidad y el cuadruplicado permanece en el departamento de compras.

ISIS, C.A.
REQUISICION DE COMPRA
No. 102
Persona o departamento que realiza la solicitud:
Almacn
Fecha: 10/08/20XX
Fecha requerida de entrega: 15/08/20XX
Cantidad
200

Cdigo

Descripcin

1005

Lminas de Anime

Observaciones: __________________________
__________________________
Autorizado por: C. Moreno
Figura 2.3.- Requisicin de compra de materiales
ISIS C.A.
Av. Venezuela con Calle 26 Barquisimeto
Estado Lara
No. 089
ORDEN DE COMPRA
Proveedor: AnibalcaC.A.
Fecha del pedido: 10/08/20XX
Direccin: Av. Los Bosques. Valencia, Estado Carabobo
Fecha de pago: 30/08/200XX
Condiciones de pago: 5/15 N/30
Cdigo

Cantidad

Descripcin

Costo Unitario

Costo Total

1005

200

Lminas de aluminio

$.100

$.20.000

Total

$.20.000

Observaciones: __________________________
Aprobado por: L. Rodriguez
Figura 2.4. - Orden de Compra de Materiales
Informe de Recepcin es un formato elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y clase de materiales recibidos. Los materiales
que no sean satisfactorios deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el Informe de Recepcin debe indicar la cantidad realmente
aceptada. El Informe de Recepcin generalmente debe incluir el nombre del proveedor, nmero de la orden de compra, fecha en que el
pedido es recibido, cdigo del material, cantidad recibida, descripcin de los artculos, las diferencias con la orden de compra si
existiesen y la firma autorizada.
En la figura 2.5., se muestra un modelo de Informe de Recepcin. Este debe ser numerado por anticipado y preparado por triplicado; el
original se enva a contabilidad junto con la factura, el duplicado se enva al departamento de compras para indicar que el pedido fue
recibido y el triplicado se archiva.
Requisicin o Solicitud de Materiales: Es una orden por escrito que elabora el departamento que requiere de algn material y se presenta
al almacenista para que entregue determinados materiales especificados para uso del departamento solicitante. Este formulario debe
incluir: fecha y nmero de la requisicin, fecha de entrega, identificacin del departamento que solicita el material o el nmero de la
orden, la cantidad y descripcin del material, el costo unitario y costo total del material despachado, firma de la persona que autoriza la
requisicin, firma de la persona que despacha los materiales y firma de la persona que recibe.

ISIS C.A.

Proveedor: Anibalca C.A.

Orden de Compra No. 089

INFORME DE RECEPCION
No. 223
Fecha de recepcin: 18/08/20XX

Cdigo

Cantidad

Descripcin

Discrepancias

1005

200

Lminas de Anime

Ninguna

Observaciones: __________________________
Recibido por: J. Herrera
Figura 2.5.- Informe de Recepcin
La figura 2.6., muestra un formato de Requisicin de Materiales. La requisicin debe extenderse por triplicado; el original se enva al
departamento de almacn para autorizar la entrega del material, el duplicado se remite al departamento de contabilidad general o de
costos - dependiendo de la estructura de la empresa - con la finalidad que ste quede informado de la cantidad y costo de los materiales
utilizados en la produccin y realice el registro correspondiente y el triplicado permanece en el departamento que autoriza la solicitud.

REQUISICIN DE MATERIALES
No. 023
Fecha de solicitud: 27/08/20XX
Fecha de entrega: 30/08/20XX
Departamento que solicita: Laminado No. de orden de trabajo: 32
Cdigo

1005

Cantidad

50

Descripcin

Costo
Unitario

Costo Total

Lminas de anime

Total
Aprobado por: R. Chvez
Recibido por: G. Cevallos

Despachado por: J. Jimnez

Figura 2.6.- Requisicin de materiales

2.4.- CONTROL CONTABLE DE LOS MATERIALES
En el ciclo de control contable de los materiales, adems de las cuentas de la contabilidad general, intervienen las siguientes cuentas
de control: Inventario de materiales y suministros, cuenta real de activo por naturaleza deudora que se debita (cuenta real), costos
indirectos de fabricacin real (cuenta transitoria) e Inventario de productos en proceso materiales (cuenta real).
Para cada una de estas cuentas de mayor deben existir sus respectivos libros de mayores auxiliares que faciliten el control interno.
Existen seis principios importantes que deben considerarse al momento de contabilizar los materiales, stos son:
Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepcin, almacenaje o consumo de materiales deben basarse en rdenes
escritas debidamente autorizadas por un funcionario responsable.
Debe ser posible determinar en cualquier momento la cantidad y costo de cada material en existencia.
El material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricacin debe almacenarse en un lugar seguro bajo una
supervisin apropiada.
Debe ser posible determinar fcilmente la clase y cantidad de material utilizado en una orden de pedido o en un departamento de
fabricacin.
Las cuentas de costos e inventarios de materiales deben compararse peridicamente con las cuentas de control en el mayor general
con el objeto de comprobar su exactitud.
Deben existir por lo menos dos personas que realicen los movimientos de materiales, de manera tal de evitar fraudes o robos.
Compra de materiales
Resulta indispensable utilizar el sistema de inventario perpetuo para el registro de los costos de produccin, en virtud de las ventajas que
proporciona, debido a que permite un mejor y mayor control de los materiales a travs de las tres cuentas de inventarios materiales y
suministros, productos en proceso y productos terminados - y a su vez, facilita la preparacin de los estados financieros sin necesidad de
realizar tomas fsicas de inventarios.

A continuacin se describen detalladamente los procedimientos que se deben seguir para realizar los asientos de contabilidad
relacionados con los materiales, bajo un sistema de inventario perpetuo de acumulacin de costos.
En el momento en que contabilidad recibe la factura de compra y el informe de recepcin junto con la orden de compra de los
materiales, se procede a registrar el asiento contable correspondiente a la compra en el libro diario, cargando o debitando a la cuenta
respectiva de Inventario de materiales y suministros y acreditando o abonando al pasivo de Cuentas por pagar o a Banco, si la compra
se realiza a crdito o a contado respectivamente.
Ejemplo ilustrativo
Se compran a crdito 100 unidades de materiales X a $ 400 la unidad y 50 unidades de suministros a $ 200 la unidad. El asiento para
registrar la compra es el siguiente:

Inventario de materiales y suministros. . . . . . . . . . . . . .

50.000
Cuentas por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . .
100 unidades x $ 400 c/u =
50 unidades x $ 200 c/u =
Total

50.000

40.000
10.000
= 50.000

Un tratamiento especial requieren los costos incurridos por fletes en compras y los descuentos otorgados por pronto pago bajo un sistema
de inventario perpetuo de acumulacin de costos.
Fletes en compras. Los fletes cancelados por concepto de compras de materiales y cualquier otro costo incidental incurrido en la compra,
como gastos de importacin, gastos aduaneros, comisiones, entre otros, pueden ser tratados de la siguiente manera:
Se registran en la cuenta de Inventario de materiales, y se cargan inmediatamente al costo del material comprado, el importe total, es
decir, el monto de la factura ms el monto del flete cancelado, el cual tiene que ser prorrateado y adicionado proporcionalmente a las
tarjetas de inventario respectivas, resultando en una variacin en el costo unitario de los materiales comprados.
Descuentos por pronto pago: Es prctica comn que los proveedores ofrezcan descuentos por pronto pago en la compra de materiales a
los clientes que cancelan sus deudas dentro de un determinado periodo; en estos casos, se consideran dos alternativas para el registro
contable, tratarlo como un costo o como una cuenta nominal de ingresos.
Supngase que en el ejemplo anterior la compra de materiales se realiz con la condicin 5/10, n/30.
Considerar el Descuento por pronto pago como:
Disminucin del costo del material. Si es
Disminucin de los Costos Indirectos de
Otros Ingresos:
poltica de la empresa, aprovechar los
Fabricacin Reales
descuentos por pronto pago.
Inv. Mat. 47.500
Inv. Mat. 50.000
Inv. Mat. 50.000
Cuentas a Pagar 47.500
Cuentas a Pagar 50.000
Cuentas a Pagar 50.000
Al momento del pago: Considerando que aprovecha el descuento
Cuentas a pagar 47.500
Cuentas a pagar 50.000
Cuentas a pagar 50.000
Banco
47.500
Banco
47.500
Banco
47.500
C.I.F.Reales
2.500
Otros Ingresos
2.500
Los descuentos en compras representan una disminucin del costo de los materiales comprados, pero en la mayora de los casos, cuando
la empresa obtiene el descuento una parte de los materiales pueden seguir en existencia en el almacn y otra parte enviada al proceso
productivo. En este caso se debera prorratear el monto del descuento entre las cuentas de inventario de materiales y de productos en
proceso material; este procedimiento en la mayora de los casos es poco prctico por lo tanto se abona o acredita a la cuenta de costos
indirectos de fabricacin real.
Existe otro criterio en cuanto al tratamiento de los descuentos en compras, el mismo no considera el descuento por pronto pago en
compra, como una disminucin de la compra sino como un ingreso financiero, esto debido a que responde a las condiciones de solvencia
de la empresa que le permiten aprovechar estos descuentos, en este caso el descuento por pronto pago se muestra en el estado de
resultados como una cuenta de ingresos financieros.
Consumo de materiales
Cuando se retiran los materiales del almacn con destino a la produccin y una vez recibido el formato Requisicin de Materiales, debe
realizarse un asiento en el libro diario cargando el costo de los materiales directos a la cuenta de Inventario de productos en proceso
materiales (cuenta real de activo)) y, cargando a la cuenta costos indirectos de fabricacin real (cuenta transitoria) por el monto de las
materiales indirectos. El abono se realiza a la cuenta respectiva de Inventario de materiales y suministros.
Supngase que de la compra anterior, se emplean en produccin 60 unidades de materiales directos y 10 unidades de materiales
indirectos. El asiento para registrar el envo de materiales a la produccin es el siguiente:

Inventario de productos en proceso materiales . . . . . . . . .

24.000

Costos indirectos de fabricacin real

. . . . . . . 2.000
Inventario de materiales y suministros. . . . . . . . . .
26.000
P/Registrar el envo de 60 unidades de material directo y 10 unidades de material indirecto a produccin
60 unidades x $ 400 c/u
10 unidades x $ 200 c/u
Total

=
=
=

24.000 materiales directos

2.000 materiales indirectos
26.000

Tambin se deben afectar las tarjetas de control de inventarios en la columna de Salidas por las cantidades y costos de los materiales
utilizados en la produccin y luego se realizan las correspondientes deducciones en la columna de Existencias de dichas tarjetas.
Tarjetas de Kardex o mayor auxiliar de Control de Materiales: Es un registro en el cual se anotan las cantidades y costos de los
materiales recibidos, las cantidades y costos de los materiales entregados y las cantidades y costos de los materiales en existencias.
La figura 2.7., presenta una tarjeta de control de materiales; algunas tarjetas presentan variaciones en cuanto a la informacin contenida,
por ejemplo pueden presentar espacios para las cantidades mnimas y mximas que deben mantenerse en existencia, la ubicacin del
material en el almacn, entre otras.

TARJETA DE CONTROL DE MATERIA PRIMA

Material: Lminas de aluminio

Fecha

Cantidad

20/07/20XX

200

Cdigo: 1005

ENTRADAS
Costo
Unitario

30/05/20XX

100

Costo
Total

Cantidad

SALIDAS
Costo
Unitario

Costo
Total

20.000
50

100

5..000

Cantidad

EXISTENCIAS
Costo
Unitario

Costo
Total

200

100

20.000

150

100

15.000

Figura 2.7.- Tarjeta de Control de Materiales

Devoluciones internas o de fbrica:
Algunas veces produccin devuelve materiales al almacn, bien sea porque hubo excedente, equivocaciones en el despacho, defectos en
los materiales, entre otros, para lo cual se requiere de un formato denominado Informe de Materiales Devueltos que sirve para reintegrar
los materiales que se regresan al almacn.
El Informe de Materiales Devueltos tiene el efecto inverso de una Requisicin de Materiales y muestra los materiales que se devuelven
al almacn. Su formato es semejante a la requisicin. Los datos ms importantes que debe incluir este informe son: fecha y nmero de la
devolucin, identificacin del departamento que devuelve los materiales, la cantidad y descripcin de los materiales, el costo unitario y
costo total de los materiales devueltos, firma de la persona que autoriza la devolucin, firma de la persona que devuelve los materiales y
firma de la persona que la recibe en el almacn.
La figura 2.8., presenta el Informe de Materiales Devueltos. Este informe debe elaborarse por triplicado; el original se enva al
departamento de almacn para realizar las correspondientes anotaciones en el kardex de inventario, el duplicado se remite al
departamento de contabilidad con la finalidad que ste quede informado de la cantidad y costo de los materiales devueltos de la
produccin y realice su crdito y el triplicado permanece en el departamento que devuelve los materiales.
Para la contabilizacin de las Devoluciones Internas o de fbrica., en el caso de que produccin devuelva materiales al almacn, si las
copias del Informe de Materiales Devueltos son transferidas a contabilidad junto con las copias de las Requisiciones de Materiales, no
hay necesidad de realizar un asiento separado por los materiales devueltos. Simplemente, al momento de totalizar las requisiciones se le
restan al monto, el total de los Informes de Materiales Devueltos correspondientes y se realiza el asiento descrito anteriormente. Si se
efectu el registro correspondiente a la entrega de materiales a produccin y en fecha posterior se realiza la devolucin al almacn, se
reversa el asiento anterior en el libro diario por el monto correspondiente a la devolucin de materiales. Igualmente, se deben afectar las
tarjetas de control de inventarios en la columna de Entradas, o colocando en rojo o dentro de un crculo o parntesis en la columna de
Salidas, la cantidad y el costo de las materiales devueltos al almacn. Luego, estos datos se aaden a la cantidad y al costo del saldo
anterior contenido en la columna de Existencias.

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INFORME DE MATERIAL DEVUELTO

No. 114
Fecha de devolucin: 01/09/20XX
Departamento que devuelve: Laminado No. de orden de trabajo: 32
Cdigo

1005

Cantidad

Descripcin

Costo
Unitario

Costo Total

Lminas de aluminio
Total

Aprobado por: R. Chavz

Recibido por: G. Cevallos

Despachado por: J. Jimnez

Figura 2.8. - Informe de Material Devuelto

No existe un criterio nico para registrar las devoluciones de materiales de produccin al almacn. No obstante, el rea de costo
recomienda utilizar el siguiente criterio: si se devuelven materiales al almacn, stos deben registrarse en las tarjetas del mayor auxiliar
de materiales al mismo costo utilizado en la entrega para valuar la devolucin. En la tarjera mayor auxiliar de materiales para calcular
las nuevas existencias se adicionan las unidades devueltas al saldo anterior y se promedian los costos, esto si el mtodo de valoracin de
inventarios es promedio. En caso de utilizar el mtodo PEPS los materiales devueltos se colocan de primero en la columna de
Existencias; si el mtodo es UEPS, los materiales se colocan en ltimo lugar en la columna de Existencias.
Devoluciones externas o al proveedor:
De igual manera, se realizan devoluciones de materiales al proveedor, por distintas razones, entre las que se pueden mencionar: material
no solicitado, material con defectos, entre otras. En este caso se emite o elabora el formulario de Devoluciones en compras.
La Orden de Devolucin de Compras es un formulario que indica los materiales que deben ser devueltos al proveedor. Este formato
debe llevar impreso el nmero y fecha de la devolucin, el nombre del proveedor, nmero de la orden de compra o de la factura a la cual
pertenece el material devuelto, cdigo del material, cantidad devuelta, descripcin de los artculos, las observaciones correspondiente y la
firma autorizada.
La figura 2.9., presenta el formato de Orden de Devolucin de Compras, el cual debe emitirse por triplicado; el original se enva al
departamento de compras para que gestione la devolucin al proveedor, el duplicado se remite al departamento de contabilidad para su
debido registro y el triplicado permanece en el departamento de almacn para su anotacin en la Tarjeta de Control de Materiales.
La contabilizacin de las Devoluciones al Proveedor, en el caso de que se realice una devolucin de materiales al proveedor, posterior a
la fecha de recepcin, se reversa el asiento de compra, pero por la cantidad que corresponda a la devolucin.
En caso de las devoluciones de materiales al proveedor deben cargarse los materiales devueltos al precio que se compraron, mientras
que el costo de los materiales a devolver, en cuanto a su salida del almacn, va a depender del mtodo de valoracin que se utilice en la
empresa.
ISIS C.A.
ORDEN DE DEVOLUCIN DE COMPRAS
No. 055
Proveedor: Maxiel C.A.
Orden de Compra No. 089

Fecha de devolucin: 25/08/20XX

Cdigo
1025

Cantidad

Descripcin

10
Lminas de anime
Observaciones: __________________________
__________________________

Autorizado por: O. Torrealba

Figura 2.9. - Orden de Devolucin de Compras
En caso del mtodo promedio los materiales se retiraran al ltimo costo promedio calculado en el almacn, generndose una diferencia
entre el costo cargado y abonado, dicha diferencia ser absorbida por la cuenta de costos indirectos real. En el caso del mtodo PEPS o
UEPS, se revisa, si existe algn lote que coincida con el costo del proveedor, se le da salida a este lote, en este caso tanto el cargo y el
abono se hacen por el mismo monto; tambin puede suceder que en la tarjeta del mayor auxiliar de materiales, la columna de
Existencias no contiene materiales al costo que se compr, debido a que se realizaron compras posteriores a costos diferentes; en estos
casos, el asiento en la tarjeta del mayor auxiliar de materiales por la devolucin debe realizarse aplicando el mtodo PEPS o UEPS,

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presentndose la misma situacin del mtodo promedio. En el libro diario se registra el asiento por la devolucin tomando en
consideracin los planteamientos anteriores.
Por ejemplo, se devuelven 20 unidades de materiales al proveedor, compradas a 100 pesos por unidad, pero de acuerdo con la tarjeta del
mayor auxiliar de materiales slo hay en existencias unidades compradas a 80 pesos. El asiento por concepto de la devolucin sera el
siguiente:

Cuentas por pagar (20 x 100.) . . . . . . . . . . . . . . 2.000

Inventario de materiales (20 x 80.). . .....
Costos indirectos real . . . . . . . . . .
P/Registrar la devolucin de 20 unidades de materiales

1.600
400

Obsrvese que al proveedor se carga el monto de la devolucin al costo de compra y la diferencia entre este monto y la salida de
materiales del almacn se registra en la cuenta de Costos indirectos real.

CUESTIONARIO DE REPASO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Qu se entiende por materiales?

Explique cmo se clasifican los materiales. Cite dos ejemplos de cada clasificacin.
Qu se entiende por control de materiales?
Menciones los departamentos que intervienen en la organizacin, control y registro de los materiales.
Mencione las responsabilidades del departamento de compras.
Describa las funciones del departamento de almacn.
Mencione los modelos o formatos utilizados en la compra de materiales. Qu se incluye por lo general en estos formatos? A
dnde se envan las copias?
8. Qu formato es empleado en la recepcin de materiales. Qu se incluye por lo general en este formato? A dnde se envan las
copias?
9. Describa los formatos utilizados en el departamento de almacn de materiales.
10. Describa el tratamiento de los materiales devueltos desde produccin al almacn de materiales.
11. Explique el tratamiento de las devoluciones de materiales desde almacn de materiales al proveedor.

1.

AUTOEVALUACIN
Una orden escrita enviada al departamento de compras para informar sobre una necesidad de materiales se denomina:
a.
Orden de compra.
b.
Requisicin de compra.
c.
Informe de recepcin.
d.
Formato de requisicin de materiales.

2.

Una solicitud escrita enviada a un proveedor por artculos especficos a un precio acordado se denomina:
a.
Orden de compra.
b.
Requisicin de compra.
c.
Informe de recepcin.
d.
Formato de requisicin de materiales.

3.

Cul de los siguientes formatos debe diligenciarse cuando los materiales en inventario van a utilizarse en la produccin?
a.
Orden de compra.
b.
Requisicin de compra.
c.
Informe de recepcin.
d.
Formato de requisicin de materiales.

4.

En un sistema de inventario perpetuo, la compra de materiales se registra en una cuenta denominada:

a.
Costo de los artculos vendidos.
b.
Compras de materias primas
c.
Inventario de materiales y suministros.
d.
Inventario de trabajo en proceso.

5.

El total de los materiales del libro mayor auxiliar debe ser igual a la cantidad en la siguiente cuenta:
a.
Costo de los artculos vendidos.
b.
Compras de materias primas.
c.
Inventario de materiales y suministros.
d.
Inventario de trabajo en proceso.

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6.

La empresa ABC C.A. compr de contado 3.000 kilos de materiales por un total de $. 180.000 y pag fletes por $. 20.000. El
registro en el diario por la transaccin realizada representar un dbito a:
a.
Banco por $. 180.000.
b.
Inventario de materiales y suministros por $. 180.000.
c.
Banco por $. 200.000.
d.
Inventario de materiales y suministros por $. 200.000.

7.

El material directo refleja en existencias un primer lote de 1000 kilos por un total de $. 15.000 y un segundo conformado por 500
kilos por $. 9.000, si solicitan materiales directos por un total de 1.300 kilos cul ser el costo del material directo utilizado si se le
informa que la empresa utiliza como mtodo de valoracin de inventarios PEPS?
a.
$. 20.800.
b.
$. 20.400.
c.
$. 21.000.
d.
Ninguna de las anteriores.

8.

Las devoluciones internas o de fbrica representan:

a.
Una disminucin de las deudas con el proveedor.
b.
Un incremento de productos en proceso materiales.
c.
Un reverso del registro por la compra de materiales.
d.
Un dbito a la cuenta Inventario de Materiales y Suministros.

9.

La empresa XYZ C.A. tiene como poltica aprovechar los descuentos por pronto pago, el 20 de marzo compra 2.500.000 en
materiales con la condicin 2/30, el registro reflejara un dbito a la cuenta Inventario de Materiales y Suministros por $.
a.
$. 2.500.000
b.
$. 2.450.000
c.
$. 2.550.000
d.
Ninguna de las anteriores.

10.

Las devoluciones externas o al proveedor, representan:

a.
Una disminucin de las deudas con el proveedor.
b.
Un incremento de productos en proceso materiales.
c.
Un reverso del registro por la compra de materiales.
d.
Un dbito a la cuenta Inventario de Materiales y Suministros

11.

El material directo refleja en existencias un primer lote de 2.000 kilos por un total de $. 34.000 y el segundo conformado por 1.000
kilos por $. 20.000, si solicitan materiales directos por un total de 1.400 kilos cul ser el costo del material directo utilizado si se
le informa que la empresa utiliza como mtodo de valoracin de inventarios UEPS?
a.
$. 26.800
b.
$. 23.800
c.
$.25.200
d.
Ninguna de las anteriores.

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BIBLIOGRAFIA:

Hansen Don y Mowen Maryanne. Administracin de Costos. Contabilidad y control. Internacional Thomson editores, S.A. de
C.V. Mxico.1996

Horngren, Charles y otros. Introduccin a la contabilidad Administrativa. 11 Edicin. Pearson Educacin. Mxico. 2001

Horgren, Charles y otros. Contabilidad de Costos. Un Enfoque Gerencial. DecimoSegunda edicin. Prentice-Hall
Hispaoamerica, S.A. Mxico 2007

Neuner, John. Contabilidad de Costos. Principios y Prctica. Unin Tipografica editorial Hispano-Americana., Mxico. 1973

Polimeni, Ralph y otros. Contabilidad de Costos. Coneptos y Aplicaciones para la Toma de Decisiones Gerenciales. Tercera
Edicin. Mc Graw Hill Interamericana, S.A. Colombia. 1.994.

Rayburn, Letricia. Contabilidad y Administracin de Costos. Sexta Edicin. Mc Graw Hill Interamericana, S.A. Mxico.
1.999

Rayburn, Letricia. Contabilidad Analtica y de Costos I. Enciclopedia de la Contabilidad. Tomo 6. Ocano Centrum. Espaa.
2002

Torrecilla, Angel y otros. Contabilidad de Costes y Contabilidad de Gestin. Volumen I. 2da. Edicin. Mc Graw Hill
Interamericana, S.A. Espaa. 2004