Directiva N

-2011-ED Normas para el uso del Sistema de Informacin de Apoyo a la Administracin

Documental y de Archivo SINAD
Anexo N II

SISTEMA DE INFORMACIN DE APOYO A LA

ADMINISTRACIN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO

MANUAL DE USUARIO-LEGALIZACIN-DONACIONES
VERSION 3.5

CONTENIDO

1.

OBJETIVOS DEL SISTEMA ....................................................................................... 3

2.

ALCANCE DEL SISTEMA........................................................................................... 3

3.

DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA .............................................................. 4

4.

DEFINICIONES Y ABREVIACIONES....................................................................... 5

5.

FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA............................................................................ 5

6.

ACCESO AL SISTEMA ................................................................................................ 6

7.

MDULOS DE DONACIONES .......................................................................................... 7

7.1
7.2

GENERALIDADES ............................................................................................................... 7
MDULO DE DONACIONES MANTENIMIENTO DE DONACIONES .................. 8
7.2.1.1
7.2.1.2
7.2.1.3
7.2.1.4
7.2.1.5

7.3

BSQUEDA DE DONACIONES......................................................................................................8
REGISTRO DE DONACIONES ...................................................................................................... 10
ACTUALIZACIN DE DONACIONES ............................................................................................ 15
ELIMINACIN DE DONACIONES .............................................................................................. 188
CONSULTA DE PARTIDAS ARANCELARIAS ............................................................................... 200

MDULO DE LEGALIZACIONES MANTENIMIENTO DE LEGALIZACIONES

222
7.3.1.1
7.3.1.2
7.3.1.3
7.3.1.4

BSQUEDA LEGALIZACIONES ................................................................................................. 222

REGISTRO LEGALIZACIONES .................................................................................................... 255
ACTUALIZACIN DE LEGALIZACIONES .................................................................................... 277
ELIMINACIN DE LEGALIZACIONES ........................................................................................ 300

1. OBJETIVOS DEL SISTEMA

El Sistema de Informacin de Apoyo a la Administracin Documental y de Archivo SINAD tiene
como objetivo principal apoyar a la gestin documental del Ministerio de Educacin y sus
dependencias donde sea implementando, permitiendo acceder a la informacin de tiempo real para
usuarios y el pblico a travs de un portal web.

2. ALCANCE DEL SISTEMA

A nivel general, el sistema SINAD " Sistema de Informacin de Apoyo a la Administracin Documental
y de Archivo SINAD, comprender los siguientes mdulos funcionales dependiendo del tipo de

usuario:
Administrador General

Donaciones

Legalizaciones

3. DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA

El Sistema de Informacin Nacional de Apoyo a la Administracin Documental y de Archivo brinda
informacin oportuna de las transacciones realizadas en MINEDU, tambin contiene informacin de
las entidades involucradas en estas operaciones as como acceso rpido y sencillo a esta
informacin, dividido en los siguientes mdulos de acuerdo a los privilegios asignados:
Mdulo de Gestin: El mdulo de gestin, permitir soportar los procesos
correspondientes a la administracin documental, desde el registro del expediente o
solicitud y su derivacin a la oficina destino hasta el registro de la respuesta
respectiva y las interacciones con el rea de Archivo Central y el rea de Actas y
Certificados.
Expedientes: Permitir gestionar el registro de los expedientes tanto internos como
externos, la recepcin y atencin de los expediente en las oficinas destino, as como
el registro de la respuesta respectiva.
Mdulo de Archivo Central: Permitir gestionar las solicitudes sobre lectura,
bsqueda o copia de resoluciones y/o antecedentes al rea del Archivo Central.
Tambin permitir asignar a los responsables (tcnicos archiveros) para dar atencin
y respuesta a las solicitudes.
Mdulo de Actas y Certificados: Permitir gestionar las solicitudes de visacin y
expedicin de certificados de estudios, convalidacin y revalidacin de estudios,
expedicin de constancias y copias de actas promocionales al Archivo de Actas y
Certificados. Tambin permitir asignar a los responsables (tcnicos archiveros) para
dar atencin y respuesta a las solicitudes.
Mdulo de Consultas y Bsquedas: Permitir obtener la informacin de la situacin
actual del expediente consultado. Tambin permitir visualizar el seguimiento del
expediente.
Mdulo de Control y Monitoreo: Permitir realizar labores de supervisin del
proceso que siguen los expedientes dentro de las oficinas, as como las acciones
realizadas por los diferentes usuarios involucrados. Tambin permitir generar
reportes de consulta y estadsticos.
Mdulo De Administracin: Este mdulo permite la configuracin de usuarios,
mantenimiento de tablas maestras, permisos, roles, privilegios.

4. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES
La terminologa y abreviaciones utilizadas en el documento se detallan en el documento anexo
Glosario de Trminos.

SINAD: Sistema de Informacin Nacional de Apoyo a la Administracin Documental y

de Archivo.
MINEDU: Ministerio de Educacin.

5. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

Administrador General
MDULO

Donaciones

Legalizaciones

DESCRIPCIN
Mantenimiento de Donaciones
- Bsqueda de Donaciones
- Registro de Donaciones
- Actualizacin de Donaciones
- Eliminacin de Donaciones
Mantenimiento de Legalizaciones
- Bsqueda de Legalizaciones
- Registro de Legalizaciones
- Actualizacin de Legalizaciones
- Eliminacin de Legalizaciones

6. ACCESO AL SISTEMA
1. Ingreso al Portal de Intranets de SINAD, ingresando a la direccin:

7. MDULOS DE DONACIONES
7.1

GENERALIDADES
1. El sistema est dividido por mdulos y cada mdulo por diferentes opciones, que abrirn las
pginas o formularios para el registro de datos respectivo dependiente del tipo de usuario
que inicie la sesin.

7.2

MDULO DE DONACIONES MANTENIMIENTO DE DONACIONES

En este mdulo describe detalladamente el registro, actualizacin, eliminacin y bsqueda de
donaciones.

7.2.1.1

BSQUEDA DE DONACIONES
Paso 1: Ingresamos al mantenimiento de donaciones:
-

El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona

Mantenimiento de donaciones del mdulo LIBERACIONES

Paso 2: Para realizar la bsqueda de donaciones, el usuario selecciona el botn

El sistema muestra la siguiente pantalla:

Paso 3: Para realizar la bsqueda de donaciones se deber ingresar por lo menos un

parmetro de bsqueda.
- Ingresar el nombre de la institucin.
- Ingresar Fecha de Registro.
- Ingresar N RUC.
- Ingresar N de Donacin.

Paso 4: Se da click en el botn

De acuerdo a los parmetros ingresados para la bsqueda, se muestra a continuacin el
resultado de la bsqueda.

7.2.1.2

REGISTRO DE DONACIONES
Paso 1: Habilitamos los campos para el registro
El usuario presiona el botn

para habilitar los campos para el registro de

donaciones.

10

Paso 2: Procedemos con el registro de la donacin. El formulario de mantenimiento de

donacin se divide en cuatro partes: Consulta de Institucin, Datos de la Institucin
Educativa, Datos del Representante Legal Autorizado e Informacin de la Factura de Bienes

Paso 3: Registramos la consulta de la institucin.

CONSULTA DE LA INSTITUCIN

El Nmero de la Donacin a ingresar depender si existe un expediente registrado.

El usuario ingresa los siguientes campos:
Selecciona un Tipo de Institucin
Ingresa el nombre de la Institucin: El sistema filtra el nombre de la institucin
dependiendo del tipo de institucin seleccionado.
Representante: Se mostrar el representante dependiendo de la institucin
ingresada.
Nota: los datos de institucin educativa y dato del representante autorizado se
mostrarn una vez que se hayan ingresado los primeros campos mencionados.

Seleccionamos un
tipo de institucin

Seleccionamos
un representante

11

Paso 4: Registramos los datos de la institucin educativa

DATOS DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA

Los datos de la institucin educativa son cargados en base al instituto seleccionado en

CONSULTA DE INSTITUCIN

Paso 5: Registramos los datos del

DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL AUTORIZADO

Los datos del representante legal autorizado son cargados en base al instituto seleccionado
en CONSULTA DE INSTITUCIN

Paso 6: Ingresamos la informacin de la factura de los bienes

INFORMACIN DE LA FACTURA DE LOS BIENES.
Los datos son ingresados y adems seleccionados de los filtros que se muestran.
Seleccionamos un
pas de origen

Seleccionamos
un tipo de
moneda

12

Se ingresa el Proveedor, dndole click en el botn

, el cual mostrar la siguiente

pantalla:

El usuario llena los datos y/o presiona el botn

mostrando los proveedores

existentes. El usuario elige un proveedor y le da click en el botn

cargndolo en el

registro.

Una vez ingresado el proveedor, el usuario continua con el registro de los dems campos:
-N de Factura
-Pas de Origen
-Fecha de Factura
-Tipo Moneda
-Tipo de Cambio del Da: el tipo de cambio depende del tipo de moneda y de la
fecha de factura
-Valor Total CIF
-Valor Total CIF Soles: el total es calculado en base a la cantidad ingresada en valor
total CIF
-Total Items

13

Paso 7: Para guardar los datos que se han registrado de la liberacin deber seleccionar el
cono

y aparecer la ventana de confirmacin de guardar los datos.

Aparecer la siguiente ventana de que se ha realizado correctamente el guardado de la

Donacin:

14

7.2.1.3

ACTUALIZACIN DE DONACIONES
Paso 1: Entramos al formulario de bsqueda de donaciones
El usuario presiona el botn

El sistema muestra la siguiente pantalla

Paso 2: Buscamos la donaciones disponibles

El usuario llena los campos y presiona el botn

para generar resultado

15

Paso 3: Seleccionamos la donacin a modificar

El usuario selecciona la donacin y presionamos el botn

, el cual mostrar el detalle del

registro.

Paso 4: Habilitamos los campos para la modificacin de la donacin

Aparecer la ventana con la informacin de la donacin, y se proceder a realizar los
cambios al darle click en

, el cual habilitar los campos para su modificacin. Se

16

proceder a la grabacin de los datos con el botn

Se har la pregunta de proceder a guardar los datos modificados y presionar el botn de

ACEPTAR.

La ventana de la donacin que muestra su guardado correctamente es:

17

7.2.1.4

ELIMINACIN DE DONACIONES

Paso 1: Entramos al formulario de bsqueda de donaciones

El usuario presiona el botn

El sistema muestra la siguiente pantalla

18

Paso 2: Buscamos la donaciones disponibles

El usuario llena los campos y presiona el botn

para generar resultado

Paso 3: Seleccionamos la donacin a eliminar

El usuario selecciona una donacin y presiona el botn

para eliminar la donacin

Se muestra el siguiente mensaje. Se da click en el botn Aceptar para que se realice la

eliminacin de la donacin correctamente.

19

7.2.1.5

CONSULTA DE PARTIDAS ARANCELARIAS

Paso 1: Ingresamos a la consulta de partidas arancelarias
Selecciona la opcin Consulta de las Partidas Arancelarias del mdulo LIBERACIONES.

Aparecer la siguiente pantalla:

20

Paso 2: Buscamos las partidas arancelarias

El usuario ingresa el nmero de partida, el cual al presiona el botn

, el sistema

mostrar la partida respectiva:

21

7.3

MDULO DE LEGALIZACIONES MANTENIMIENTO DE LEGALIZACIONES

En este mdulo describe detalladamente el registro, actualizacin, eliminacin y bsqueda de
legalizaciones.

7.3.1.1

BSQUEDA LEGALIZACIONES
Paso 1: Ingresamos al mantenimiento de legalizaciones:
-

El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona

Mantenimiento de legalizaciones del mdulo LEGALIZACIONES

Paso 2: Para realizar la bsqueda de legalizaciones, el usuario selecciona el botn

22

El sistema muestra la siguiente pantalla

Paso 3: Para realizar la bsqueda de actas se deber ingresar por lo menos un

parmetro de bsqueda.
-

Ingresar N Generado
Fecha inicio
Fecha Fin
Institucin
DNI Tramitador
Apellido titular

23

Paso 4: Se da click en el botn

De acuerdo a los parmetros ingresados para la bsqueda, se muestra a continuacin el
resultado de la bsqueda.

Pgina resultado de
bsqueda

24

7.3.1.2 REGISTRO LEGALIZACIONES

Paso 1: Habilitamos los campos para el registro de legalizaciones
El usuario presiona el botn

, el cual habilitar los campos para el respectivo registro.

El formulario de mantenimiento de legalizaciones se divide en cuatro partes: Datos Tramitante,

Datos Titular del Documento, Institucin y Tipo Documento, Rango de Legalizacin.

Paso 2: Registramos la legalizacin ingresandi la siguiente informacin:

DATOS TRAMITANTE
-

Ingresar D.N.I, el cual es examinado por el botn

Caso1: si existe, cargo los datos relacionados (apellidos y nombres).

Caso2: si no existe debe ingresar otro D.N.I

Paso 3: Ingresamos datos titular del documento

DATOS TITULAR DEL DOCUMENTO
Caso 1: Si seleccionamos la opcin MISMO TRAMITADOR, el sistema carga los mismos datos que
han sido ingresados en DATOS TRAMITANTE
Caso 2: Si el titular del documento es nuevo, ingresamos los siguientes campos:
- Ingresamos D.N.I
- Ingresamos Apellidos
- Ingresamos Nombres

25

Paso 4: Ingresamos institucin y tipo de documento

INSTITUCIN Y TIPO DE DOCUMENTO
- Ingresa la institucin
- Tipo de documento

Paso 5: Ingresamos Rango de Legalizacin

RANGO DE LEGALIZACIN
- Nro. Inicial
- Nro. Final
- Total de Legalizaciones
Paso 6:Una vez que se ha registrado todos los campos mencionados, el usuario presiona el botn

para finalizar con el registro de la legalizacin. El sistema muestra un mensaje de

confirmacin.

26

7.3.1.3

ACTUALIZACIN DE LEGALIZACIONES

Paso 1: Para realizar la bsqueda de legalizaciones, el usuario selecciona el botn

El sistema muestra la siguiente pantalla

27

Paso 2: el usuario llena los campos y presiona el botn

para generar

resultado

28

Paso 3: El usuario selecciona la legalizacin y presiona

Paso 4: El usuario selecciona la opcin

mostrando el detalle de la legalizacin

habilitando los campos para su modificacin.

El sistema habilitado todos los campos menos los de DATOS TRAMITANTE.

Paso 5: El usuario modifica los datos y presiona

para guardar los cambios. El sistema

muestra el siguiente mensaje

29

7.3.1.4

ELIMINACIN DE LEGALIZACIONES

Paso 1: Para realizar la bsqueda de legalizaciones, el usuario selecciona el botn

El sistema muestra la siguiente pantalla

30

Paso 2: el usuario llena los campos y presiona el botn

para generar

resultado

31

Paso 3: El usuario selecciona la legalizacin y presiona

Paso 4: El usuario selecciona la opcin

mostrando el detalle de la legalizacin

mostrando el siguiente alerta

El usuario le da click en Aceptar para proceder con la eliminacin de la legalizacin.

32