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Unidad N2.

El mtodo Kaizen e Indicadores de Gestin


Actividad: Plan Kaizen
Nombre aprendiz:

FREDY ERMINZO ROJAS JARAMILLO

Email:

funcabapaz@gmail.com

Fecha:

08-04-2016

Descripcin:
La actividad est compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre
el mtodo Kaizen al interior de su empresa.
Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medicin, el anlisis de las no
conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologas que implementadas
adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades
o dificultades en los procesos institucionales.
Dentro de las metodologas para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.
Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodologa con miras a aplicarla en la empresa
donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos
institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:

1. Disee el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales ms frecuentes en un proceso,
definiendo los siguientes parmetros:
Plan Kaizen
Empresa: Laboratorio Clnico Salud Total
Fecha de planeacin: 9 de Abril 2016
Proceso a mejorar: SERVICIO AL CLIENTE
Fecha de inicio: 20 de Abril
Fecha de finalizacin: : 20 de Mayo
Planteamiento del problema: En el laboratorio clnico Salud Total, el cliente llega con su orden de exmenes de
laboratorio dados por su EPS y es atendido por una recepcionista quien le da un turno para ser atendido por las
cajeras, cuando sea su turno este se dirigir a la caja con su documento de identidad y su orden de exmenes
mdicos, la persona encargada de la caja le har un factura para recibir el dinero correspondiente al pago de la
prestacin del servicio, y recibir junto con la factura un stiker con cdigo de barras marcado con su nmero de
identificacin, y proceder a ingresar a la parte de toma de muestras del laboratorio, donde ser atendido por un
profesional en el cargo el cual le har una serie de preguntas para llenar un formato especial con sus principales
datos, que sern utilizados posteriormente para ingresar los datos en el formato de resultados adems rectificara
nuevamente los exmenes ordenados para proceder con el proceso de toma de muestra y posterior anlisis de la
misma , finalmente se le brindara al cliente todas las comodidades y seguridad en la toma de muestras y la privacidad
pertinente para cada procedimiento, los resultados sern entregado en un plazo mximo de 48 horas dependiendo de
la urgencia de los mismo.
Objetivo del plan Kaizen: lograr reducir el nmero de quejas por razones de demora en la prestacin de servicios,
aumentando la eficiencia en la atencin de los usuarios, disminuyendo la probabilidad de errores en la emisin de
resultados o tomas de muestras mejorando siempre la calidad en cada uno de los procedimientos.

Lder del equipo Kaizen: FREDY ROJAS JARAMILLO


Lista de miembros del equipo Kaizen:
Catalina Tello: recepcionista
Orlando Meja: Cajero
Erika Lpez: Enfermera
Fredy Rojas Jaramillo: Clida y mejoramiento continuo

Actividad

Cronograma para la ejecucin del plan Kaizen


Recursos necesarios
Responsable

Fecha ejecucin

Recepcin del paciente

$1.000.000

Recepcionista

21 de mayo 2016

Pago de exmenes

$4.000.000

21 de mayo 2016

Toma de Muestra y anlisis de la


muestra
Entrega Oportuna de resultados

$10.000.000

Auxiliar administrativa o
contable ( Cajero)
Enfermera

22 de mayo de 2016

$2.000.000

Recepcionista

24 de mayo de 2016

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto

Entre los beneficios de implementar el plan de Kaizen est sin lugar a dudas el poder aumentar la productividad de la
empresa manteniendo altos estndares de calidad en la prestacin de cada uno de los servicios, disminuyendo
reproceso y tiempos en la ejecucin de procedimientos que ocasionan gastos adicionales. A su vez mantener el
orden de los clientes y garantizar la seguridad y privacidad de los resultados obtenidos.
Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: Se cita a los encargados de la ejecucin del mtodo de Kaizen a
reuniones peridicas cada 15 das a partir de implantado el proceso con el fin de informar, evaluar y controlar cada
proceso buscando disminuir la probabilidad de errores y buscando la mejora continua del sistema de gestin de
calidad
Fecha de presentacin final del plan: la presentacin final de los resultados, anlisis y conclusiones finales del
proceso sern presentadas a todo el personal encargado en 25 de julio del 2016
2. Identifique la medicin del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecucin:
Proceso: Atencin al usuario en el laboratorio clnico Salud Total
Lder del proceso: Director del laboratorio clnico
Indicador de
Responsable
Descripcin
Meta
gestin
del reporte
Recepcin del
Tiempo promedio de Acuestas
a
los Fredy Erminzo Lograr promediar el tiempo
paciente y proceso atencin al usuario
usuarios sobre la Rojas
normal de atencin a usuarios.
de pago.
atencin recibida
Jaramillo:
Actividad

Clida
y Disminuir tiempos en la atencin
mejoramiento
de
usuarios
identificando
continuo
posibles fallas, tiempos muertos
o reproceso.
Atencin oportuna y efectiva
brindando al cliente calidad y
satisfaccin por el servicio
prestado.
Toma de muestras

Entrega de
resultados

Tiempo promedio de Medir los tiempos de


atencin al usuario
atencin de acuerdo
al procedimiento
aplicado.

Tiempo promedio de
entrega
de
resultado
de
acuerdo
al
procedimiento

Erika
Lpez:
Enfermera
Fredy Erminzo
Rojas
Jaramillo:
Clidad
y
mejoramiento
continuo
Sern evaluados por Catalina Tello:
parte del personal el recepcionista
tiempo que tardan los
responsables en la Erika
Lpez:
emisin
de
los Enfermera
resultados, y evaluar
la conformidad por Fredy Erminzo
parte de los paciente Rojas

Mejorar tiempos de atencin


oportuna sin desmejorar la
calidad de la misma.

Disminuir el tiempo en la entrega


de resultados manteniendo los
estndares de calidad exigidos

de la calidad y
claridad
en
los Jaramillo:
resultados
Clida
y
mejoramiento
continuo

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.
El diseo estructurado y eficiente de un buen proceso mediante la aplicacin de Kaizen, permite evidenciar los errores
en los procedimientos, procesos y actividades de una operacin. Con esta identificacin podemos lograr corregir o
rectificar los mismos alcanzando posteriormente celeridad en la ejecucin de todos ellos y de igual forma disminuir los
tiempos de la operacin.
La implementacin del mtodo de Kaizen deben ser llevado a cabo por personal capacitado que conozca muy de
cerca las metas, objetivos, misin, visin y poltica de la compaa, lo que puede garantizar el xito en la mejora
continua de los procesos de una compaa.
Este mtodo lograr reducir costos en la implementacin procesos y lograr evidenciar reproceso que generar de igual
forma costos innecesarios afectando la economa de la compaa.

Criterios de evaluacin
Conoce la metodologa de implementacin del mtodo kaizen.
Plantea indicadores de gestin para la medicin de procesos o actividades.
Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.