REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD DEL ZULIA

NCLEO PUNTO FIJO
PROGRAMA: ADMINISTRACIN Y CONTADURA PBLICA
CTEDRA: LAB. DE SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
PROFESOR: NARCISO ARAUJO

MANUAL DE SISTEMAS

INTEGRANTES:
MADRIZ VIRGINIA C.I. 24.582.187
NORJHAY ROJAS C.I. 17.177.445
PEROZO YEMIRET C.I. 24.595219

PUNTO FIJO, JUNIO DE 2015

1

NDICE
Pg.
Introduccin..

Clasificacin y codificacin de cuentas...

Insercin de datos en el programa de Excel..

a. Asientos Resumen........

b. Mayor..................................

c. Balance de Comprobacin....

10

4. Nmina.....

12

Conclusin....

16

Fuentes Documentales

17

INTRODUCCIN
2

Son documentos organizativos que contienen un conjunto de informacin, la cual dice

que hacen los sistemas, cmo lo hacen y para qu lo hacen; su contenido consiste en
el material que explica las caractersticas, tcnicas, diseo y la operacin de un sistema
de informacin. Su importancia radica en que son esenciales para proporcionar
entendimiento de un sistema a los usuarios u operadores, y a su vez permite ensear a
los mismos como interactuar y hacer funcionar dicho sistema, adems de posibilitar su
respectiva auditora y gua para su correcto funcionamiento,
Por su parte, Un sistema de informacin es una combinacin organizada de personas,
hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que rene,
transforma y disemina informacin, este mismo concepto es aplicado en el rea
contable a los sistemas contables puesto que los sistemas de informacin hoy da son
aplicados en todas las reas posibles. En la actualidad todo proceso contable requiere
de los sistemas de informacin; en otras palabras, en una empresa el funcionamiento
del proceso contable depende de los sistemas.
Cabe destacar que para un gerente es esencial la toma de decisiones, y este proceso
se basa en la informacin generada por los sistemas de informacin gerencial, por lo
que calidad de la misma es un factor muy importante para guiar a la empresa al rumbo
deseado, por lo que no se debe desestimar el esfuerzo que se debe hacer por tener un
buen sistema de informacin y de esto se deduce la importancia que tienen los
sistemas, y cmo su uso se traduce en beneficios para toda la empresa.
En el presente trabajo se presentar a continuacin, del sistema contable elaborado por
cada una de las autoras un manual de dicho sistema, en el que se desarrollar un
desglose de los pasos de manera resumida, clara, especfica y concisa para que los
usuarios del sistema contable logren procesar, decodificar y asimilar la informacin
suministrada y de este modo puedan interactuarlo, modificarlo, agregndoles ms
cuentas y cualquier otro requerimiento o especificacin por los mismos; quedando as
satisfechos y siendo de provecho y utilidad, es decir; todo un sistema exitoso y factible
al utilizar dicho complemento como lo es este manual.

Registro contable: Registro contable es un concepto que suele emplearse como

sinnimo de apunte contable o de asiento contable. Se trata de la anotacin que se
realiza en un libro de contabilidad para registrar un movimiento econmico. El registro
contable, por lo tanto, da cuenta del ingreso o de la salida de dinero del patrimonio de
una organizacin. Cada nuevo registro contable implica un movimiento de recursos que
se registra; en el debe (la salida) o en el haber (el ingreso).
Los registros contables permite conocer con exactitud la real situacin econmica
financiera de una empresa; a travs del control que ejerce sobre las operaciones y
sobre quienes las realizan, as mismo a partir de la permanente y oportuna informacin
que brinda, apoyar a los ejecutivos en la toma de decisiones ms acertadas; lo que
determina la enorme importancia que le brindan estos registros.
Existen 2 maneras de realizar los registros contables:
Manual: Estos registros se realizan como su nombre lo indica, manualmente por
personal capacitado para dicha tarea, y se hacen en libros fsicos especiales,
con la informacin econmica real de la organizacin.
Computarizado: La contabilidad computarizada, es un uso beneficioso de los
avances tecnolgicos actuales. No slo ha revolucionado los mtodos
tradicionales del papel de la contabilidad, sino que ha creado nuevos tipos
de aplicaciones de contabilidad para las empresas. Las compaas ahora crean
sistemas de informacin contable completos que integran todas las operaciones
econmicas.
A continuacin se presentan los pasos para la elaboracin de un sistema contable
computarizado en excel, posteriores a las definiciones iniciales; debido a la gran
importancia que esto representa para las empresas en la actualidad:

Sistema: Catcora (2009: 5) indica que es un conjunto de elementos, entidades

o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen
relacin entre s, y que funcionan para lograr un objetivo en comn.
4

Sistema Contable: Segn Horngren (2000: 5) un sistema contable es una serie

de pasos con que inicialmente se registra la informacin en estados financieros.
Es decir; es la combinacin del personal, de los registros y de los procedimientos
que un negocio utiliza para satisfacer sus necesidades de informacin financiera.

1) Clasificacin y codificacin de cuentas: Para realizar un sistema contable

primeramente se clasifican y se codifican las cuentas que intervienen en las
operaciones contables de una empresa. En este caso se recibi una serie de
cuentas (72 cuentas en total), con el objetivo de clasificarlas y a su vez codificarlas
para as, poder crear el sistema contable.
Donde la estructura es la siguiente:
Niveles: I II III IV
Dgitos: 1 2 2 3
En este primer paso se elabor con las cuentas previamente suministradas un plan de
cuentas, en el cual estas fueron primeramente jerarquizadas y posteriormente
codificadas, de la siguiente manera:

Cdigo
1.01.01.000
1.01.01.001
1.01.01.002
1.01.02.000
1.01.02.001
1.01.02.002
1.01.02.003
1.01.02.004
1.01.03.000
1.01.03.001
1.01.03.002
1.01.03.003
1.01.04.004
1.02.02.001
1.02.09.001

Cuentas
Cajas
Caja 1
Caja 2
Bancos
Banco De Venezuela
Banco Provincial
Banco Banesco
Banco Occidental De Descuento
Cuentas Por Cobrar
Cliente X
Cliente Y
Cliente Z
Inventario de papelera
Vehculos
Depreciacin Acumulada Vehculo
5

1.02.02.002
1.02.09.002
1.02.02.003
1.02.09.003
1.02.02.004
1.02.09.004
1.03.00.000
1.03.01.000
1.03.02.000
2.01.01.000
2.01.01.001
2.01.01.002
2.01.01.003
2.01.01.004
2.01.01.005
2.01.04.000
2.01.04.001
2.01.04.002
2.01.04.003
2.01.04.004
2.01.04.005
2.02.00.000
2.02.01.001
2.02.02.000
2.02.03.000
3.00.00.000
3.01.01.000
3.01.01.001
3.02.01.000
3.02.02.000
3.04.01.000
4.00.00.000
4.01.01.000
4.02.01.000
5.01.00.000
5.01.01.000
5.01.02.000
5.01.03.000
5.01.04.000
5.01.05.000
5.01.06.000
5.02.00.000
5.02.01.000
5.02.02.000

Maquinaria Y Equipos
Depreciacin Acumulada Maquinaria Y Equipo
Equipos De Oficina
Depreciacin Acumulada Equipo De Oficina
Mobiliario
Depreciacin Acumulada Mobiliario
Cargos Diferidos
Depsitos Dados En Garanta
Retencin ISLR
Cuentas Por Pagar
Sobregiro Bancario
Cuentas Por Pagar Proveedores
Cuentas Por Pagar Entes Del Estado
Cuentas Por Pagar Otros
ISRL por Pagar
Retenciones
Retencin SSO
Retencin PIE
Retencin FAOV
Retenciones INCES
Retenciones Sindicato
Pasivo a Largo Plazo
Prstamos Bancarios A Largo Plazo
Prestaciones Sociales
Hipoteca Por Pagar
Patrimonio
Capital Social
Actualizaciones De Capital
Utilidades Retenidas
Utilidad o Prdida del Ejercicio
Reserva Legal
Ingresos
Ingresos Por Servicio
Ingresos Por Obra
Gastos Operacionales
Sueldos De Trabajadores
Utilidades De Trabajadores
Mantenimiento de Vehculos
Gastos Dep. Vehculo
Mantenimiento Maquinaria Y Equipos
Gasto Dep. Maquinaria Y Equipo
Gastos Administrativos
Sueldos De Empleados
Utilidades De Empleados
6

5.02.03.000
5.02.04.000
5.02.05.000
5.02.06.000
5.02.07.000
5.02.08.000
5.02.09.000
5.02.10.000
5.02.11.000
5.02.12.000
5.03.00.000
5.03.01.000
5.03.02.000

2)

Mantenimiento Equipos De Oficina

Gasto Dep. Equipo De Oficina
Mantenimiento Mobiliario
Gasto Dep. Mobiliario
Gastos SSO
Gasto PIE
Gasto FAOV
Gastos INCES
Honorarios Profesionales
Gastos De Papelera
Gastos Generales
Energa Elctrica
Telfono

Insercin de datos en el programa de Excel: En el sistema de informacin

contable se realizaron los asientos de diario, el mayor, balance de comprobacin y
la nmina de pago para trabajadores y empleados. A continuacin se muestra
como se realiz cada uno de ellos:
a) Asientos Resumen: Hoja 1.
-Encabezado
Celda
-

C1: Nombre de la empresa.

C2: Asientos resumen.

C3: Mes.
-Estructura
C5: Auxiliares.

E5: Principales.

A6: Cdigo.

B6: Cuentas.

C6: Debe.

D6: Haber.

E6: Debe.
7

F6: Haber.

A7: A partir de este todos los cdigos de las cuentas.

B7: A partir de este todas las cuentas.

B79: Totales.

B80: Diferencia.

A cada cuenta principal en el debe y el haber se le coloc la frmula para la sumatoria,

de modo de obtener, los resultados de los montos totales de las cuentas auxiliares.
Ejemplo:

Cuentas

Debe

Cajas

=SUMA(C8:C9)

Haber
=SUMA(D8:D9)

Y as sucesivamente.
En la celda E79 y F79 que son los totales de los principales, se introdujo la frmula para
la sumatoria.
Es decir:
Principales
Debe
Haber
=SUMA(E7 =SUMA(F7:
:E78
F78)
En la celda F80 que es la diferencia se coloc la frmula para obtener dicha diferencia.
=SUMA (E79-F79)
Una vez que se insertaron todas las frmulas, se copi desde la celda C1 y F1, hasta
las celdas C80 y F80, y se peg a partir de la celda G1, 11 veces y posteriormente
fueron colocados los meses, es decir, de enero a diciembre.
Seguidamente, se insertaron una serie de datos (dgitos) con la intencin de comprobar
si las frmulas estaban correctas.
8

b) Mayor: Hoja 2
Se copi de la hoja 1 el encabezado, y se peg a partir de la celda C.
En el A5 mes, A6 saldo inicial, B5 debe, C5 haber, D5 saldo.
Luego se insert verticalmente los meses de enero a diciembre, a su vez se copi lo
antes realizado y se peg en forma horizontal,

tantas veces como el nmero de

cuentas que se tenan, incluyendo el encabezado.

Fueron copiadas de manera vertical las dems cuentas principales con sus auxiliares al
lado.
Una vez realizado este procedimiento se le colocaron las frmulas para pasar los
montos del asiento resumen (hoja 1) al mayor (hoja 2).
Ejemplo: = Hoja1!$E$7, y as para todas.
La frmula que le corresponde al saldo depender de la naturaleza de la cuenta, es
decir, si la cuenta es de naturaleza deudora sera en dicho caso, por ejemplo:
=+D6+B7-C7 y si fuese de naturaleza acreedora sera: =+D6+C7-B7.
Ejemplo de hoja 2:
Empresa: XX

Empresa: XX

Mayor
DEB
E

CAJAS
HABER SALDO

Empresa: XX

Mayor

Mayor

DEB

CAJA 1
HABE
SALDO

DEB

CAJA 2
HABE
SALDO

De este mismo modo, para todas las cuentas.

c) Balance de comprobacin: Hoja 3

En el balance de comprobacin que es la Hoja 3 se copi toda la estructura y cuentas,

tal cual como lo est en la Hoja 1 que son los Asientos Resumen, en ellos estn las
Cuentas, los Auxiliares y los Principales; como se muestra a continuacin:
Empresa: xx
Balance de Comprobacin
Al 31-12-XX

Cuentas

Debe

Auxiliares
Haber

Cajas
Caja 1
Caja 2
Bancos
Banco De Venezuela
Banco Provincial
Banco Banesco
Banco Occidental De Descuento
Cuentas Por Cobrar
Cliente X
Cliente Y
Cliente Z
Inventario de Papelera
Vehculos
Depreciacin Acumulada Vehculo
Maquinaria Y Equipos
Depr. Acum. Maquinaria Y Equipo
Equipos De Oficina
Depr. Acum. Equipo De Oficina
Mobiliario
Depreciacin Acumulada Mobiliario
Cargos Diferidos
Depsitos Dados En Garanta
Retencin ISLR
Cuentas Por Pagar
Sobregiro Bancario
Cuentas Por Pagar Proveedores
Cuentas Por Pagar Entes Del Estado
Cuentas Por Pagar Otros
ISRL por Pagar
Retenciones
Retencin SSO
Retencin PIE
Retencin FAOV
Retenciones INCES
Retenciones Sindicato
Pasivo a Largo Plazo
Prstamos Bancarios A Largo Plazo
Prestaciones Sociales
Hipoteca Por Pagar
Patrimonio
Capital Social
Actualizaciones De Capital
Utilidades Retenidas
Utilidad o Prdida del Ejercicio
Reserva Legal
Ingresos

Principales
Debe
Haber
0

0
0
0
0
0
0
0

5887594
0
0
0
0

0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
5887594
5887594
0
0
0
0
232406
107432,86
20933,169
48960
10200
48960
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0

Ingresos Por Servicio

Ingresos Por Obra

Gastos Operacionales
Sueldos De Trabajadores
Utilidades De Trabajadores

3060000
2448000
612000

10

Mantenimiento de Vehculos
Gastos Dep. Vehculo
Mantenimiento Maquinaria Y Equipos
Gasto Dep. Maquinaria Y Equipo
Gastos Administrativos
Sueldos De Empleados
Utilidades De Empleados
Mantenimiento Equipos De Oficina
Gasto Dep. Equipo De Oficina
Mantenimiento Mobiliario
Gasto Dep. Mobiliario
Gastos SSO
Gasto PIE
Gasto FAOV
Gastos INCES
Honorarios Profesionales
Gastos De Papelera
Gastos Generales
Energa Elctrica
Telfono

0
0
0
3060000
3060000
2448000
612000
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0

Totales
Diferencia

6120000

6120000
0

En la columna de los Auxiliares en el debe y haber se aplica una frmula donde se toma
el saldo total de la cuenta del Libro Mayor que es la hoja 2 y se deja en la columna y
fila que se est formulando segn el tipo de cuenta; ejemplo:

Empresa: xxxxxx
Balance de Comprobacin
Al 31-12-XX
Auxiliares
Debe
Haber

Cuentas
Cajas
Cajas=B7

Principales
Debe
Haber
0

Cajas como es una Cuenta Principal se aplica la frmula en el debe de la

siguiente manera =Hoja2!$D$18 y as sucesivamente

con las dems cuentas

dependiendo su naturaleza.
Tomando en cuenta que en los Bancos, Sobregiros y cuentas por pagar se le aplica una
condicional, donde se toma el saldo tal de las cuentas anteriormente mencionadas, de

11

esta manera: =SI(Hoja2!$G$37<0;Hoja2!$G$37*-1;0) y as en cada una de las celdas

solo cambiando en nmero de fila y columna de dichas cuentas: Ejemplo
Bancos
Banco De Venezuela
Banco Provincial
Banco Banesco
Banco Occidental De
Descuento

0
0
0
0

=SI(Hoja2!$G$37<0;Hoja2!$G$37*1;0)

0
0

Cuentas Por Pagar

Sobregiro Bancario
Cuentas Por Pagar Proveedores
Cuentas Por Pagar Entes Del Estado
Cuentas Por Pagar Otros
ISRL por Pagar
Retenciones
Retencin SSO
Retencin PIE
Retencin FAOV
Retenciones INCES
Retenciones Sindicato

5887594
5887594
0
0
0
0
232406
107432,86
20933,169
48960
10200
48960

De esta manera se obtendr la informacin si alguna de estas cuentas (bancos) se ha

sobregirado, se sabr cul ha sido el banco que se sobregirado y como en el libro
mayor las cuentas por pagar quedan negativas es por ello que se utiliza el -1 para que
pase a ser positivo; puesto que en el balance de comprobacin ninguna cuenta puede
tener o presentarse con saldo negativo.

d) Nmina (Trabajadores y Empleados)

-En primer lugar se realiz la nmina de trabajadores del mes de enero de la siguiente
manera:

12

Primero se coloc el debido encabezado, luego la estructura de nmina fue realizada

de la siguiente manera: y a su vez en dicha estructura se reflejar la frmula insertada
en cada concepto, indicando con un nmero la respectiva frmula que fue colocada.
Cabe destacar que dicha nmina fue calculada en base a cuatro sueldos suministrados:
20.000
34.000
70.000
80.000

Empleado

Totales

Sueldos

Sueldos
acum.

A
FAOV SIND. INCES PAGAR

SSO

PIE

B6

(1) Sueldos acumulados: En este concepto se coloca el mismo sueldo que percibe
en enero, puesto que es el primer mes del ao: =+B6.

Cabe destacar que las frmulas y el porcentaje a retener del salario, de las
retenciones son establecidas por la ley, en el caso del SSO Y FAOV, difieren de
ciertas distinciones a especificar.

(2) SSO: Puesto que, en materia de Seguro Social Obligatorio sol se le puede
retener al trabajador en base a 5 salarios mnimos se multiplic 6749 (actual
13

salario mnimo) por 5 lo que es igual a: 33.745, por lo que se utiliz una
condicional

en

la

frmula

de

la

manera

siguiente:

=(B6>33745;33745;B6)*12/52*0,04*4.

(3) PIE: En este concepto sol se le puede retener al trabajador, en base a 10

salarios mnimos. 6749*10=67.490 (la frmula es la misma del SSO para esta
retencin).
En el caso de las retenciones de FAOV (4) y Sindicato (5) al salario percibido de cada
trabajador se le aplica la respectiva alcuota de ley. =+B6+0,01.
Por otro lado la retencin INCES (6), slo se le realiza al trabajador en el mes de
diciembre de sus utilidades, por lo que en el mes de enero no se insert ninguna
frmula en dicha retencin.

(7) A pagar: Tambin se agreg en la estructura el total a pagar a cada trabajador, con
la siguiente frmula: =+B6-D6-E6-F6-G6-H6. Para terminar a dicha nmina se insert,
la frmula de autosuma para obtener el total a pagar de todos los sueldos, de cada
retencin y del pago de todos los trabajadores.
-En segundo lugar, se duplic dicha nmina de enero para colocarla como la nmina de
empleados.
Por otro lado se han de resaltar los cambios ms significativos en la realizacin de
dicha nmina.
-En tercer lugar, para la nmina del mes febrero, se duplica la del mes de enero
completa, con un cambio o variante en los sueldos acumulados, para agregarle el
salario de enero. Ejemplo: =+C6+B28.
Seguidamente se copi la nmina de febrero y se peg 10 veces ms hasta obtener el
mes de diciembre, y en dicho mes tambin surgieron variantes y se realizaron una serie
modificaciones a especificar:

14

 La celda de sueldos acumulados es cambiada a utilidades, en las cuales se

finiquit cancelar tres meses del salario mensual por dicho concepto y se insert
la siguiente frmula: =(C226+B248)/4. Siendo C226: el salario acumulado al mes
de noviembre y B248: el salario del mes de diciembre.

Se le insert a la retencin INCES su respectiva frmula: el monto total de

utilidades por el 0.5% (0.005)

El total a pagar cambia puesto que suma cada sueldo a pagar ms lo pagado por
concepto de utilidades.
-Finalmente al concluir la construccin de las nminas de todo el ao, se realiz la
interaccin de la nmina con los asientos resumen. En la cual se procedi a los
siguientes pasos:
Se eliminaron todos los dgitos o datos de comprobacin, insertados al inicio de
la realizacin del sistema; conservando las frmulas.

Se insertaron las frmulas respectivas en las cuentas auxiliares que se afectadas

por la nmina como lo son: Banco (en este caso el Banco de Venezuela), las
retenciones, los sueldos y las utilidades tanto de los trabajadores como el los
empleados, insertando en el banco por el haber la suma del monto total a pagar
por todos los trabajadores ms el de los empleados, en la retenciones por el
haber el total a pagar por cada retencin tanto de trabajadores como de
empleados y de la misma forma, en los sueldos y utilidades por el debe; con la
salvedad de que las utilidades slo se causan y registran en diciembre al igual
que la retencin INCES y a diferencia de los dems conceptos que se causan y
registran en todo el ao.

15

CONCLUSIN

La tecnologa informtica ha venido a dominar y gobernar cada da ms nuestras vidas,

se considera que el profesional del futuro cercano ser un individuo ciberntico, por lo
que es necesario que se apliquen todos los conocimientos tericos a travs de un
computador. Un gerente contable que no posea mnimos conocimientos de sistemas,
ser un individuo que no podr entender lo que sucede a su alrededor y no podr
evaluar el impacto del procesamiento de la informacin sobre los estados financieros.
Las empresas han crecido de manera significativa, y aunque en la actualidad hayan
tanto pequeas, medianas y grandes empresas con diferentes cantidades de
transacciones (unas ms numerosas que otras), se puede decir que es imposible llevar
un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con
el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras.
Es una realidad que en el ejercicio profesional y empresarial el personal contable no
domina gran parte de los conceptos de sistemas, a su vez que el personal de sistemas
no domina los conceptos contables, por lo que se debe unir esfuerzos y combinar
conocimientos a su vez de los profesionales contables deben interesarse e indagar y
ser adiestrados en el rea de sistemas, para manejar y realizar sistemas contables.
Por su parte los manuales siguen haciendo un papel importante tanto para la
interpretacin de los sistemas antes mencionados, como para los profesionales de
todas las reas, por lo que es importante, poner en prctica el redactar con claridad el
diseo de los sistemas de informacin para su implementacin exitosa.
Por otro lado al realizar este trabajo, se profundiz y afianz los conocimientos
adquiridos en la elaboracin del sistema contables, al tener la experiencia de indagar y
realizar, dicho manual de sistema, y a su vez se agradece con gran aprecio la atencin,
ayuda e instruccin del profesor de la ctedra y por habernos guiado y proporcionado
sus conocimientos tanto para realizar el sistema contable, como el presente manual de
sistema.

16

FUENTES DOCUMENTALES

CATCORA, Fernando (2009). Sistemas y Procedimientos Contables. Segunda

edicin. Publicaciones RedContable. Caracas-Venezuela. N de pginas 365.
HORNGREN, Charles (2000). Introduccin a la Contabilidad Financiera. Sptima
edicin. Editorial Pearson Educacin. Naucalpan de Jurez-Mxico. N de pginas 704.

17