Nombre del Documento:

Procedimiento Operativo para la Guarda, Custodia y Control de

Archivo
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1

Cdigo:
DGPPEE-A07E-PO-39
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1.0

Propsito

1.1

Llevar un control eficiente de los documentos y registros de los procesos y programas de la

Direccin General de Planeacin, Programacin y Evaluacin Educativa que se encuentran en
guarda, custodia y archivo.

2.0

Alcance

2.1

Aplica al Departamento de Recursos Materiales, mediante el responsable del archivo, para

atender a las reas que integran la Direccin General de Planeacin, Programacin y
Evaluacin Educativa.

3.0

Polticas de operacin

3.1 Ser responsabilidad de cada rea enviar una relacin de los documentos que considera como
archivo muerto de acuerdo a la Tabla de Transferencias y Caducidades vigente.
3.2 El destino final de documentos y registros de los procesos y programas de la Direccin General,
se llevar a cabo de conformidad con la Tabla de Transferencia y Caducidades vigente.
3.3 Deber notificarse antes al rea correspondiente la disposicin final de sus documentos y
registros que se encuentran en guarda y custodia.
3.4 La Coordinacin Administrativa a travs del Departamento de Recursos Materiales y Servicios,
ser responsable de la guarda, custodia y control del archivo generado por cada una de las
reas que integran la Direccin General.
3.5 Las reas que soliciten documentos en calidad de prstamo, tendrn que custodiarlos y
devolverlos en las condiciones que los recibieron.
3.6 La depuracin ser responsabilidad del rea de archivo y se realizar conforme a la Tabla de
Trasferencias y Caducidades vigente.
3.7 El archivo de la Direccin General se regir por la Tabla de Transferencia y Caducidades
vigente.

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4.0

Diagrama del procedimiento

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Coordinacin
Administrativa

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reas de la
D.G.P.P.E.E.

DGPPEE-A07E-PO-39

Departamento de
Recursos
Materiales

D.G.A. de la
AFSEDF

Inicio
1
Solicitud de
Guarda y
Custodia de
archivo muerto

2
Gestin de
resguardo para
archivo muerto

3
Desalojo de
archivo muerto

4
Clasificacin e
Integracin

6
Autorizacin para
transferencia

5
Depuracin del
archivo

Gestin para la
transferencia de
archivo muerto

Recepcin de
archvo muerto

Fin

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5.0

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Descripcin del Procedimiento

Secuencia de
Etapas
1. Solicitud de
guarda y
custodia de
archivo
muerto.

Actividad

Responsable

1.1 Compila documentacin y elabora expedientes para archivo reas que

muerto.
integran la
1.2 Elabora solicitud a la Coordinacin Administrativa para
DGPPEE
Solicitar el resguardo de documentos en el archivo de la
Direccin General, especificando el tipo de documentacin,
volumen, y/o nmero de cajas.

2. Gestin de
resguardo
para archivo
muerto.

2.1 Analiza peticin del rea y determina solucin.

3. Desalojo
de archivo
muerto.

3.1 Recibe oficio solicitando el desalojo de archivo muerto del

rea (en caso que el oficio no especifique los datos de
documentacin, volumen y/o no. de cajas, se solicita la
informacin).

Coordinador
Administrativo

2.2 Turna solicitud y da instrucciones al Departamento de

Recursos Materiales.
Jefe de
Departamento
de Recursos
Materiales

3.2 Determina la fecha en que se retirar el archivo muerto

considerando cargas de trabajo y espacios dentro de la
oficina de archivo.
3.3 Informa al rea solicitante la fecha del desalojo.

4.Clasificacin
e Integracin.

3.4 Retira del rea solicitante el archivo muerto y lo remite a

la Oficina de Archivo para su resguardo y control.

Personal del
rea de archivo

4.1 Recibe documentacin con relacin anexa para archivo

muerto.

Jefe del rea de

archivo

4.2 Revisa que coincida la documentacin con la relacin

anexa (si no esta completa le informa al rea
correspondiente que no fue recibida dicha documentacin).
4.3 Determina el lugar fsico para el resguardo y gira
instrucciones.
4.4 Acomoda el archivo muerto segn indicaciones:

Personal del

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a) Si son documentos varios, se integran en el lugar

designado a cada rea en los anaqueles.
b) Se archiva oficio y relacin.
c) Si son documentos del personal que labora en la
Direccin General, se integran en su expediente,
ordenndolos por fechas.
d) Si la documentacin pertenece a personal de nuevo
ingreso, se elabora expediente y tarjeta alfabtica,
asignndole nmero un consecutivo para la base de
datos.

rea de archivo

NOTA: Se actualiza la base de datos del personal nuevo una

vez al ao.
Fin del procedimiento
5. Depuracin
del Archivo.

5.1 Organiza y revisa el archivo con las disposiciones de la

normatividad vigente.

Personal del
rea de archivo

5.2 Actualiza las tarjetas alfabticamente y separa los

expedientes que causan baja.
5.3 Actualiza el archivo de documentos varios que causaron
baja, dependiendo del asunto.
(Estas actividades se realizan de acuerdo a los lineamientos
de la Tabla de Transferencias y Caducidades, durante el
primer trimestre del ao).
5.4 Informa al rea correspondiente la caducidad y
transferencia de su archivo muerto al Archivo de
Concentracin de la SEP.

Jefe del rea de

archivo

5.5 Elabora atenta nota dirigida al Coordinador Administrativo

solicitando la transferencia de documentos, por haber
concluido el tiempo de resguardo en el archivo interno de
la Direccin General.
6.Autorizacin
para
transferencia.

6.1 Recibe peticin y gira instrucciones para la elaborar oficio

solicitando la transferencia de archivo muerto, dirigido a la
D.G.A. de la AFSEDF.
6.2 Firma y enva oficio al Departamento de Recursos
Materiales para su trmite correspondiente.

Coordinador
Administrativo

7. Gestin

7.1 Realiza el trmite ante la Direccin General de Jefe de

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para
transferencia
de archivo
muerto.

Administracin de la AFSEDF, solicitando respuesta del Departamento

mismo el cual especifica fecha y horario de recepcin de de Recursos
documentos.
Materiales
7.2 Recibe contestacin con fecha y hora de recepcin del
archivo muerto.
7.3 Enva archivo muerto en la fecha y hora sealada por la
DGA DE LA AFSEDF.

8. Recepcin
de archivo
muerto.

8.1 Recibe archivo muerto por parte de las reas que integran
la AFSEDF.
8.2 Realiza el procedimiento correspondiente.

D.G.A. de la
AFSEDF.

6.0 Documentos de Referencia

Documentos

Cdigo

Ley Orgnica de a Administracin Pblica Federal. 2000. Acuerdo por el

que se establecen los lineamientos a que se sujetar la guarda, custodia y
plazo de conservacin del archivo contable gubernamental. Art. 1, 2, 3, 4 y
5.
Disposiciones aplicables al archivo contable. Subsecretara de Egresos de
la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, 1998.
Tabla de Transferencias y Caducidades. (vigente)
Sistema de Gestin de Calidad Requisitos Norma ISO 9001:2000
Gua tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos y Gestin
de la Calidad.
Procedimiento Gobernador para la Elaboracin de Documentos
Procedimiento Gobernador para el Control de Documentos

No aplica

7.0

No aplica
No aplica
No aplica
No aplica
DGPPEE-A10A-PG-01
DGPPEE-A10A-PG-02

Registros
Registros
No aplica

Tiempo de
conservacin
No aplica

Responsable de Conservarlo

Cdigo

No aplica

No aplica

8.0

Glosario

8.3
8.4

D.G.P.P.E.E.- Direccin General de Planeacin, Programacin y Evaluacin Educativa.

D.G.A. de la AFSEDF.- Direccin General de Administracin de la Administracin Federal de
Servicios Educativos en el Distrito Federal.

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DGPPEE-A07E-PO-39
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8.10
8.11

Normatividad.- Conjunto de normas aplicables a una determinada materia actividad.

Resguardar.- Proteger algo guardndolo muy bien o ponindolo bajo vigilancia.

9.0

Anexos

9.1

No aplica

10.0

Cambios de esta versin

Nmero de
Revisin

Fecha de
actualizacin

31/10/2005

13/02/2008

Descripcin del cambio

El nombre de la Direccin General de Planeacin,
Programacin y Presupuesto en el D.F., cambi
por el de Direccin General de Planeacin,
Programacin y Evaluacin Educativa.
El propsito, el alcance y las polticas se
modificaron.
La parte de control de emisin cambi en el
nombre por el cargo de los involucrados en el
procedimiento.
El procedimiento se modific de acuerdo a los
nuevos lineamientos de operacin que se han
generado en la Administracin Federal.
Se modific el cdigo de la DGPPEE
Se cambi el logotipo institucional de la SEP
Se modific la redaccin del alcance, las polticas
de operacin y casi toda la descripcin del
procedimiento.
Se modific el diagrama de flujo.

Cdigo:

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Archivo
Referencia al Punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1

Nombre

Elabor
Irma Gonzlez Reyes

CONTROL DE EMISIN
Revis
Rubn Cern Bustos

DGPPEE-A07E-PO-39
Revisin: 3
Pgina: 8 de 6

Autoriz
Arq. Guillermo Bosch Olivares

Firma
Fecha

13/Febrero/2008

13/Febrero/2008

15/Febrero/2008