Manual de Polticas y Procedimientos

Para el Trmite de Viticos y Pasajes

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA EL TRMITE DE VITICOS Y PASAJES

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Para el Trmite de Viticos y Pasajes

NDICE
1.

OBJETIVO

2.

NORMAS Y POLTICAS

2.1.

Sujetos

2.2.

Definiciones

2.3.

Comisiones

2.4.

Autorizaciones

2.5.

Restricciones

2.6.

Erogaciones que se pueden efectuar con la asignacin de viticos

2.7.

Otorgamiento de pasajes nacionales

2.8.

De la comprobacin

2.8.1.

Comprobacin de viticos y pasajes nacionales

2.8.2.

Principales requisitos legales, fiscales y administrativos que debe cubrir la

documentacin comprobatoria de gastos en el caso de viticos nacionales

3.

4.

2.8.3.

Responsabilidades relativas a los viticos y pasajes nacionales

2.8.4.

Otorgamiento de pasajes locales con o sin pernocta

2.8.5

Reintegros

TARIFAS

3.1.

Operacin de la Tarifa

3.2.

Tarifas de viticos

10

FORMATOS

11

Solicitud de viticos

11

Comprobacin de viticos

12

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1. OBJETIVO
La Fundacin de la Universidad Veracruzana A.C., acorde con las disposiciones de racionalidad, austeridad y
disciplina presupuestal que se deber observar, da a conocer el siguiente documento que contiene las normas,
polticas y tarifas para la aplicacin de viticos y pasajes locales y nacionales, con el objeto de regular las
comisiones oficiales que habrn de observar los trabajadores de las diferentes reas y departamentos de la
Fundacin, derivados de las funciones o tareas a desempear fuera del lugar de adscripcin y el horario laboral
sea mayor al establecido.

2. NORMAS Y POLTICAS
2.1 Sujetos:
Las presentes normas, polticas y tarifas de viticos nacionales y pasajes son aplicables a los trabajadores que
sean comisionados para el cumplimiento de los objetivos de sus programas o para el desempeo de las
funciones que tienen encomendadas, o bien a un lugar distinto al de su adscripcin en los trminos referidos en
el apartado.

2.2 Definiciones:
Para efectos del presente manual, se entender por:
Comisin: Es la tarea o funcin oficial conferida al personal, para que realicen por razones de su empleo o
cargo, sus actividades en un sitio distinto al de su lugar de adscripcin.
Comprobante: Documento que sirve de prueba de un desembolso en efectivo, y que rene requisitos fiscales y
administrativos sealados en la normatividad vigente.
Comprobacin de viticos: Documento mediante el cual, el trabajador comisionado declara los gastos
efectivamente erogados durante la comisin, registrando por una parte los comprobados que renan requisitos
fiscales (facturas); y por otra el desglose de los gastos permitidos para erogar por concepto de viticos.
Lugar de adscripcin: Aquel en que se encuentra ubicada el rea o el centro de trabajo y cuyo mbito
geogrfico delimita el desempeo de la funcin del trabajador.
Oficio de Comisin: Documento oficial que debe contener la autorizacin y designacin del trabajador
comisionado, as como el objetivo, sus funciones, la temporalidad, destino y duracin de la comisin, que servir
como justificante de la erogacin que se realice.

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Pasaje: Asignacin destinada a cubrir el costo de transportacin del lugar de adscripcin del trabajador, al lugar
o lugares en que se efectuar la comisin oficial y viceversa, de carcter nacional.
Tarifa: Tabla que consigna los montos mximos diarios por nivel y zona, que se otorgan por concepto de
viticos.
Transporte Local: Es el servicio consistente en el traslado del trabajador comisionado, a travs del transporte
pblico urbano o de taxi, cuyo costo es cubierto mediante la asignacin del vitico, en el transcurso de una
comisin oficial.
Peajes: Es el pago que se efecta como derecho para poder circular por un camino (Casetas).
Vitico: Asignacin destinada a cubrir los costos por hospedaje, alimentacin, pasaje, transporte local,
combustible, peajes o estacionamiento a usar con motivo de la comisin y llamadas telefnicas oficiales o tarjeta
telefnica prepagada, durante el desempeo de una comisin oficial.
Requisito Fiscal. Se entiende por ste a la informacin que debe cumplir la documentacin comprobatoria de
viticos y pasajes que proporcione el trabajador comisionado, que se encuentra contenida en el Cdigo Fiscal de
la Federacin, su Reglamento y las leyes fiscales y/o tributarias respectivas.
Requisito Administrativo: Son los datos de control interno que debe cumplir la documentacin comprobatoria
de viticos y pasajes.

2.3 Comisiones:
Las comisiones nacionales siempre deben atender los aspectos siguientes:
-

La comisin debe estar relacionada con las funciones que realiza el trabajador comisionado y que sean
estrictamente necesarias para dar cumplimiento con los objetivos de la Fundacin.

Estar determinadas en el calendario de trabajo de las unidades administrativas conforme a programas

prioritarios, salvo que se trate de comisiones derivadas de situaciones urgentes, imprevistas y
plenamente justificadas.

Apegarse a criterios de austeridad y aplicacin racional de los recursos, y considerar lo siguiente:

Que la comisin contribuya al mejoramiento de la operacin y productividad de la Fundacin.
El nmero de trabajadores que sean enviados a una misma comisin deben reducirse al mnimo
indispensable.

Su autorizacin debe estar en funcin de los criterios anteriores y a los resultados esperados de acuerdo con los
objetivos y metas de los programas a cargo.

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2.4 De la Autorizacin:
El desempeo de cualquier tipo de comisin oficial deber contener la autorizacin del titular del programa y en
su caso el trabajador de mayor jerarqua dentro del rea de trabajo.
La autorizacin del oficio de comisin constituye la justificacin para la asignacin de viticos y pasajes.
La Fundacin de la Universidad Veracruzana, A.C. autorizar en forma anual las erogaciones por
conceptos de pasajes y viticos de acuerdo con el presupuesto elaborado.
No se autorizarn comisiones que tengan por objetivo desempear servicios de alguna organizacin,
institucin, partido poltico o empresa privada diferente.

2.5 Restricciones:
Queda prohibido a los titulares de las reas administrativas facultadas, en quien se delegue la responsabilidad
para asignar comisiones:
1. Autorizar el pago de viticos y pasajes para sufragar gastos de terceras personas o de actividades
ajenas al servicio oficial.
2. Efectuar erogaciones de viticos y pasajes, que no obedezcan al estricto cumplimiento de funciones o
comisiones debidamente autorizadas.
3. Cubrir con los recursos asignados a las partidas antes sealadas, complementos a las remuneraciones
del personal.
4. Otorgar boletos de viaje con fines de cortesa o promocin social.
5. Asignar comisin alguna al personal que se encuentre disfrutando de perodo vacacional.
6. Otorgar viticos a trabajadores que adeuden comprobantes y/o reembolsos por concepto de viticos no
devengados, de comisiones anteriores.

2.6 Erogaciones que se pueden efectuar con la asignacin de viticos

Hospedaje: Slo se podr efectuar una erogacin diaria por concepto de hospedaje.
Transporte Local: El transporte local, consiste en el traslado del trabajador comisionado, prestado mediante
servicio pblico urbano o de taxi, segn corresponda en los siguientes casos:
a) Del punto de origen, a la terminal.
b) Que requiera en el lugar en donde se desarrolle la comisin.
c) De la terminal, a su punto de origen.
Para efectos del presente manual, no se considera transporte local el arrendamiento de vehculos.

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La comprobacin mediante el Desglose de gastos por concepto de transportacin local, no ser vlida cuando
el trabajador se traslade en vehculo oficial o particular y se le cubran las cuotas de peaje y gastos de
combustible o registre erogaciones por concepto de estacionamiento, excepto en caso fortuito o fuerza mayor.
Combustible: El pago de esta erogacin ser cuando el comisionado se traslade en vehculo oficial o particular
siempre y cuando el vehiculo particular tenga un contrato en comodato con la Fundacin.
Peajes: La erogacin de las casetas ser solo por la comisin oficial.
El registro de las erogaciones por combustible y peajes, slo se podr realizar cuando el trabajador se traslade
en vehculo oficial o particular.
Estacionamiento: Lugar de paga donde se puede dejar el vehculo de la comisin por tiempo determinado.
Alimentacin: Los trabajadores comisionados, podrn registrar hasta tres erogaciones por concepto de
alimentos por da de calendario, sin rebasar el monto autorizado de viticos y no deben contener bebidas
alcohlicas.
Llamadas telefnicas oficiales: Las erogaciones que por concepto de llamadas telefnicas oficiales efecte el
trabajador comisionado, no debern exceder de $50.00 diarios; a menos que se encuentren desglosadas en la
factura de hotel, en caso de que se haya asignado telfono celular, por ningn motivo se aceptarn erogaciones
adicionales por llamadas telefnicas facturadas en el hotel as como tarjetas telefnicas.

2.7 Otorgamiento de pasajes nacionales

Los trabajadores que autoricen la asignacin de pasajes, seleccionarn el medio de transporte idneo
considerando los aspectos siguientes:
a) Lugar de destino y medios de transporte existentes.
b) Trascendencia de las funciones a desarrollar.
c) Ventajas en los costos de los diversos medios de transporte y en las clases o modalidades del
servicio.
Queda prohibida la adquisicin de boletos de primera clase y clase de negocio (business class o clase
premier) o equivalentes.
Si el trabajador comisionado se traslada en vehculo propio, deber comprobarlo debidamente y justificar el
motivo de utilizacin de su vehculo, a fin de que se le otorgue la cuota respectiva por concepto de combustible,
a razn de 1 litro por cada 5 kilmetros recorridos, del lugar de adscripcin al lugar en que se realiz la comisin,
y as mismo se cubrirn las cuotas de peaje efectivamente erogadas.

2.8 De la comprobacin
Las reas ejecutoras, debern verificar los das efectivos de comisin reportados por el personal, con objeto de
validar que la fecha de emisin de la factura de hotel se encuentre dentro del perodo de la comisin.

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En el trmino de tres das hbiles posteriores al trmino de la comisin, el trabajador comisionado ser
responsable de proporcionar a la Unidad de Contabilidad de la Fundacin a travs de sus respectivas
coordinaciones administrativas, la comprobacin de los viticos recibidos.
En los casos que se cancele y/o reprograme una comisin, se dar conocimiento de esta circunstancia a la
Coordinacin Administrativa dentro del trmino de 24 horas, para los trmites correspondientes. Si la cancelacin
es definitiva el comisionado tendr que hacer el reintegro total del efectivo entregado para viticos.
En el formato de comprobacin de viticos se anexar la siguiente documentacin:

2.8.1 Comprobacin de Viticos y pasajes nacionales

Taln del pasajero o boleto electrnico en el caso de avin, o en su caso boleto de autobs (taln de
viajero); comprobantes de peaje y consumo de gasolina en caso de utilizar vehculo oficial o particular.
Factura de hotel.
Factura de alimentacin.
Comprobantes de aquellos gastos permitidos en este Manual.

2.8.2 Principales requisitos legales, fiscales y administrativos que debe cubrir la documentacin
comprobatoria de gastos en el caso de viticos nacionales.
Documentos originales
Asegurarse que los comprobantes fiscales recabados con motivo de la comisin cumplan con las
siguientes caractersticas:
1. Los documentos debern estar a nombre de Fundacin de la Universidad Veracruzana A.C.
(Forzosamente debe incluir las siglas A.C.), con Registro Federal de Contribuyentes FUV920309-KI4 y como domicilio fiscal el ubicado en CALLE VERACRUZ NO 46 INT 2 Y 3
FRACCIONAMIENTO POMONA Cdigo Postal 91040.
2. Con el Impuesto al Valor Agregado desglosado.
3. Facturas pegadas en hojas tamao carta y firmadas por el comisionado en el cuerpo de la
factura sin obstruir dato alguno del comprobante.
4. No tener remarcaciones, tachaduras ni enmendaduras.
5. En caso de que la factura indique ticket anexo se deber anexar el ticket correspondiente.
Cuando las facturas de hotel contemplen alimentacin, debern venir desglosados.
Cuando el importe total de los gastos relacionados en el desglose pormenorizado de los mismos sea superior al
monto de los viticos otorgados, el responsable de la comprobacin de los recursos lo aceptar siempre y
cuando est debidamente justificado y autorizado por el responsable del rea y deber reintegrarse, solicitndolo
dentro de la comprobacin de viticos.

2.8.3 Responsabilidades relativas a los viticos y pasajes nacionales

Cabe mencionar que de conformidad con lo sealado en el artculo 109, fraccin XIII de la Ley del
Impuesto Sobre la Renta, No se pagar el impuesto sobre la renta por la obtencin de viticos, cuando
sean efectivamente erogados en servicio del patrn y se compruebe esta circunstancia con
documentacin de terceros que rena los requisitos fiscales.

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2.8.4 Otorgamiento de pasajes locales con o sin pernocta
Los pasajes locales se pagarn al personal en activo, por concepto de transportacin derivada del traslado de su
lugar de adscripcin a otro diferente, dentro de la zona conurbada de la ciudad de que se trate, en los siguientes
casos:
1. Cuando para la realizacin de las actividades ordinarias o extraordinarias de carcter oficial el
trabajador deba transportarse de su lugar de adscripcin a otra instalacin.
2. Cuando por razones del servicio, sea necesario que el trabajador inicie o termine sus labores fuera
de su lugar de adscripcin.
En ningn caso las reas administrativas podrn asignar pasajes locales para complementar las remuneraciones
del personal.
En casos excepcionales y justificados, y por razones de seguridad, se autorizar el pago de transportacin local
(taxi) al personal que por necesidades de operacin del servicio, que requieran el traslado de su lugar de
adscripcin a otro diferente y la labor se diera con salida posterior a las 20:00 horas, y que no cuenten con
vehculo propio.

2.8.5 Reintegros
El trabajador comisionado, reintegrar directamente a la unidad ejecutora dentro de los tres das hbiles
siguientes al trmino de la comisin los importes no erogados, o de aquellos comprobantes que no cumplan con
los requisitos fiscales y/o administrativos.

3. TARIFAS
3.1 Operacin de la tarifa
Las tarifas establecen los montos mximos de la asignacin autorizada para el pago de viticos, en perodos
mayores o inferiores de 24 horas, estableciendo cuotas por zona geogrfica local y nacional, mismas que
incluyen los gastos de hospedaje y alimentacin, que son erogados por el personal en el desempeo de la
comisin conferida.
Los gastos de naturaleza distinta a los descritos en el prrafo anterior, que se realicen durante la comisin,
previa justificacin, podrn cubrirse con cargo a la partida especfica, atendiendo a la suficiencia presupuestaria
as como a los lineamientos de austeridad vigentes.
En la comprobacin de los viticos, para la alimentacin de las personas, el trabajador no podr incluir consumos
de bebidas alcohlicas ni efectos personales tales como: souvenirs, cremas corporales, desodorantes,
bloqueadores solares, pasta dental, jabones, cepillos de dientes, shampoo, navajas de rasurar, lociones,
fijadores de cabello, libros, revistas, etc.
En ningn caso se podrn erogar recursos para el pago de terceras personas, por lo que, el trabajador deber
abstenerse de desglosar este tipo de gastos. Asimismo, se reitera que los viticos son otorgados de manera

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individual y que su comprobacin debe ser de la misma forma; por lo tanto no se aceptarn facturas de hotel
donde estn relacionados ms de dos trabajadores comisionados a menos que el oficio de autorizacin
establezca el nmero de personas comisionadas y la persona responsable de los viticos.
La dotacin de viticos, en perodos mayores a 24 horas, ser en funcin de las pernoctas, y el documento
comprobatorio indispensable ser la factura de hotel debidamente requisitada, que ampare las noches que hizo
uso del servicio; en el caso de que el ltimo da de la comisin no se pernocte, y el trabajador en el cumplimiento
de su labor realice algn gasto, se estar en la posibilidad de otorgar viticos con tarifa sin pernoctar, es decir, en
la misma comisin se pueden mezclar las diferentes tarifas establecidas para viticos, quedando bajo
responsabilidad y consideracin del rea ejecutora, el uso adecuado de este ltimo precepto.
Cuando por necesidades del servicio, la comisin incluya la permanencia de los trabajadores en varias
poblaciones o entidades federativas distintas, la cuota que se asigne ser la que marque la tarifa
correspondiente a cada una de ellas, de acuerdo con el nmero de das de estancia en cumplimiento de la
comisin.
En los casos excepcionales en que coincida la estancia en dos o ms localidades en un mismo da, se aplicar la
tarifa de la localidad en que se pernocte.
Al personal que por necesidades del servicio se le comisione por tiempo menor a 24 horas y tenga que regresar
el mismo da a su lugar de adscripcin, se le otorgarn las cuotas que se marcan en la tarifa correspondiente y
que comprenden los conceptos de alimentacin, transporte local y cualquier otro gasto similar, siempre y cuando
el lugar de comisin se encuentre a una distancia mayor de 50 kilmetros de su lugar de adscripcin.

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3.2. Tarifa de Viticos

Lugar de la Comisin

Xalapa
Veracruz-Boca del Ro

300.00

590.00

Crdoba-Orizaba
Poza Rica-Tuxpan
Coatza-Mina
Mxico

300.00
300.00
300.00
300.00

590.00
590.00
590.00
590.00

310.00

710.00

310.00
310.00
310.00
310.00

710.00
710.00
710.00
710.00

590.00
590.00

300.00
300.00
300.00

590.00
590.00
590.00

Hospedaje

Mxico
Alimentos

Hospedaje

Hospedaje

Hospedaje
300.00
300.00

Coatza-Mina
Alimentos

Poza Rica-Tuxpan
Alimentos

Crdoba-Orizaba
Alimentos

Hospedaje

Alimentos

Ver-Boca del Ro
Hospedaje

Alimentos

Xalapa
Regin de origen

300.00
300.00

610.00
610.00

310.00
310.00

765.00
765.00

310.00
310.00

765.00
765.00

300.00

610.00

310.00
310.00

765.00
765.00

300.00
300.00

610.00
610.00

310.00
310.00
310.00

765.00
765.00
765.00

310.00

765.00

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4. Formatos
SOLICITUD DE VIATICOS
Lugar y fecha_____________________________
Por medio del presente solicito el monto de viticos para la comisin a la que fui designado y que a continuacin se
detalla:
Datos Generales del Comisionado
Nombre:
Puesto:
rea y regin a la que pertenece:
Datos de la Comisin
Lugar (Ciudad y Estado):
Das de comisin :
Motivo:
Tipo de viticos
Boletos

Gasolina

Taxis

Peajes

Total
Alimentos

Hospedaje

Importe autorizado

Otros

Solicitado

Ajuste

Total
Autorizado

Importe en letra

$
El interesado declara que: El importe recibido ser ejercido exclusivamente en los conceptos correspondientes de viticos autorizados.

Observaciones

Firmas

Comisionado

Autoriz
Jefe inmediato del comisionado

Revisin y entrega de los vitico

rea administrativa

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COMPROBACIN DE VITICOS
Lugar y fecha_____________________________
Datos Generales del Comisionado
Nombre:
Puesto:
rea y regin a la que pertenece:
Datos de la Comisin
Lugar (Ciudad y Estado):
Das de comisin :
Desglose de viticos
Tipo de viticos

Fecha

No. de
comprobante
Total de gastos comprobados

Proveedor

Importe
$

Importe entregado para viticos

Diferencia (Efectivo a entregar o importe por cobrar)

Firmas

Comisionado

Vo.Bo.
Jefe inmediato del comisionado

Recibido
rea administrativa

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