AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS

IMPLEMENTACIN Y EVALUACIN ADMINISTRATIVA 1

FORMULACIN DE PROYECTOS

La administracin de proyecto asume que los interesados y

principales financistas del proyecto tomaron la decisin de
llevarlo a cabo.
Sin embargo, para que estos patrocinadores
tomen la decisin de ejecutar un proyecto, se debe llevar a cabo
una serie de actividades denominadas estudios de formulacin,
prefactibilidad y evaluacin de proyectos. Es decir, los proyectos
pasan por procesos evaluativos que determinarn si son o no
aprobados para su financiamiento y ejecucin.

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LA FORMULACIN Y
EVALUACIN DE PROYECTOS
Las principales incgnitas que los inversionistas desean conocer son:

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MTODO DE FORMULACIN Y
PLANIFICACIN DE
PROYECTO

En su libro Principios de Administracin, Terry y Franklin

identifican cinco enfoques para la solucin de problemas. Estos
son: el rutinario, el cientfico, el decisional, el creativo y el
cuantitativo. No se va a entrar en detalle en cada uno de ellos.
El enfoque decisional es muy utilizado y popular. Implica
identificar qu se desea lograr (objetivos), enunciar el problema,
enunciar las opciones existentes, evaluar dichas opciones,
seleccionar la mejor y, por ltimo, ejecutarla.

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CMO COMIENZA UN PROYECTO.

Se inicia por una Investigacin

preliminar para conocer la razn de la

peticin y recopilar suficiente
informacin que responda a la solicitud
en forma apropiada. Se recaba la
informacin inicial, se realizan los
estudios de prefactibilidad necesarios.
De ser factible el proyecto en sus
aspectos operativo, tcnico y financiero,
se contina con el mismo.
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Continua.
Origen de solicitudes de proyectos

Mtodos para revisar y seleccionar proyectos

Por dnde se debe empezar

Lo primero que se debe realizar es determinar la situacin actual,

e identificar
Qu es y dnde est?
Para responder estas preguntas debe establecer el perfil del negocio, sus fortalezas y limitaciones existentes en el
ambiente de la oficina. Adems, conocer los riesgos internos y externos a que se puede ver sometida la organizacin.
Se debern conocer datos sobre costos, recursos, equipos disponibles, limitaciones, estructura y relaciones de la
organizacin, as como cualquier informacin que pueda orientar con respecto a la situacin actual
La frase tomada del libro Administracin en una pgina: Si usted no sabe qu es lo que anda mal, no lo puede
arreglar describe exactamente el objetivo de esta pregunta: Saber lo que anda mal para poder arreglarlo, o dicho en
otras palabras, conocer lo que es susceptible de mejorar o lo que puede ser alguna debilidad para superarlo
Se deber tener cuidado con no quedarse abrumado de informacin y no saber por dnde empezar. La informacin
debe tener las caractersticas: concisa, precisa, exacta y oportuna
Generalmente, un proyecto surge por un problema existente, causa inconvenientes a la organizacin o bien podra
ser una causa futura de inconvenientes. Identificar este problema es fundamental, as como conocer en qu situacin
se encuentra y reconocer el problema

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Adnde se quiere llegar?

Si no se conoce a dnde se quiere llegar, cmo se har para llegar? Definir lo que se espera no es
importante, ms bien es VITAL. Se deber establecer a dnde se quiere llegar y por qu es importante
llegar. No conocer a dnde quiere dirigirse la empresa es navegar en el ocano de los negocios sin brjula
y sin destino. Es por ello muy importante saber a dnde se quiere llegar.
Es establecer qu se quiere hacer al resolver el problema. En otras palabras, al resolverlo, qu se espera
lograr, en dnde se quiere estar

Qu se puede hacer para llegar all?

Para responder, se deben enumerar y describir todas las opciones existentes. No basta con identificar
o enumerar las opciones y describirlas. Es necesario evaluarlas.
Determinar si cada opcin es viable en trminos econmicos, tecnolgicos, de recursos humanos, etc. Se
debe comparar si existen restricciones o limitaciones que puedan hacer fracasar la opcin. De antemano,
en caso que las limitaciones permitan an poner en marcha la solucin, describir los pasos necesarios
para disminuir los efectos de dicha limitacin

Cmo se puede hacer?

El cmo hacerlo implica decidir. Escoger la mejor opcin con el ptimo uso de los recursos y el logro
de los objetivos. En esta parte se debe especificar qu curso de accin tomar. En otras palabras,
identificar las acciones a tomar, asignar los recursos necesarios para su realizacin

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Identificacin de problemas

Escribir una lista de los problemas. Sin esta lista no hay prueba de que se
ha discutido y pensado en los problemas.

Ordenar la lista por importancia. Sin esta lista en orden de importancia no

se puede asegurar que hay acuerdo en la prioridad de los problemas a
atacar.

Valorar cada uno de los problemas sin resolver. Es decir, se ha estimado

qu tan til resultara resolver el problema. Esto asegura que se atacarn
los problemas ms importantes y que se conoce exactamente por qu es
importante hacerlo

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Definicin del problema

Dale Carnegie, en su libro Cmo suprimir las
preocupaciones y disfrutar de la Vida menciona
tres pasos bsicos del anlisis del problema.
Identifica estos tres pasos:

1) Obtener todos los hechos.

2) Considerar todos los hechos, entonces llegar a una decisin y
3) Despus de tomar una decisin, actuar!

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Un bosquejo muy til para

definir un problema
Bosquejo para definir un problema
Explicar qu es el problema
Explicar por qu es un problema, dar una razn de su importancia
Explicar qu han hecho otros al respecto de este problema
Cmo se podra atacarlo (inicialmente)
Determinar la importancia del problema.
Justificar por qu es necesario atacarlo
Consecuencias de la resolucin del problema
Describir qu se gana al resolverlo
Consecuencias de la NO ACCION, es decir, de no resolver el problema
Determinar de antemano las dificultades que pueden presentarse y cmo
sugiere que se resuelvan.

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Contina..

Establecer necesidades
Establecer objetivos
Priorizar los objetivos.
Determinar recursos y limitantes

Hay algunas preguntas claves a responder antes de iniciar la

siguiente etapa:
- Es

necesario resolver el problema?

- Se puede resolver?

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Determinar opciones existentes

Evaluar y seleccionar las opciones

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Continua..
Por cada opcin se debe considerar:
Funcionalidad:
LLENA NECESIDADES y OBJETIVOS?

a)
b)
c)

Factores de decisin:
EXISTE
ALGUNA
LIMITACIN?

a)
RESTRICCCIN

O
b)
c)

Factores tcnicos:
EXISTEN RECURSOS SUFICIENTES?

a)
b)

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Llena
todas
las
necesidades
planteadas?
Cumple con los objetivos?
Hay recursos suficientes para
implementar la opcin?
Existe alguna poltica que prohba lo
que esta opcin propone realizar?
Existe algo que
restrinja esta
opcin?
Est de acuerdo esta opcin con las
reglas, leyes y filosofa institucional
existentes?

Qu aspectos tecnolgicos limitan o

imposibilitan esta opcin?
Existe algn aspecto de otra ndole
que limite o imposibilite esta opcin?

Estudio de Prefactibilidad

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Estudios de la Evaluacin de Proyectos

Anlisis del entorno

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Aspectos RegionalGeogrficos

Aspectos Legales

Para evaluar este

aspecto se toman
en
cuenta
elementos
como:
Ubicacin
geogrfica,
clima,
orografa,
flora,
fauna,
total
de
habitantes,
crecimiento de la
poblacin,
infraestructura, as
como los apoyos
gubernamentales

Para evaluar este

aspecto se toman
en
cuenta
elementos
como:
Permisos,
concesiones,
consulta a sectores
gubernamentales,
sindicatos
y
organismos privados
para conocer si es
posible
la
implantacin de la
empresa. Adems,
organizaciones
polticas existentes,
grupos sociales con
poder
poltico,
legislacin, normas
y
reglamentos
gubernamentales

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Aspectos
Econmicos
Para
evaluar
este
aspecto se toman en
cuenta
elementos
como:
Poblacin
econmicamente activa
(PEA),
actividades
predominantes, nmero
de empresas en el
sector de la actividad,
ingreso de la poblacin,
empleo y desempleo,
emigracin, y la poltica
econmica que puede
afectar al proyecto.
Asimismo, el impacto
econmico y social,
empleo
generado,
distribucin del ingreso,
y valor agregado, entre
otros

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Continua.

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Aspectos Socio-polticos

Aspectos Ecolgicos

Para evaluar este aspecto se toman

en cuenta elementos como: Grupos
tnicos,
idiomas
predominantes,
escolaridad, actividades culturales,
anlisis de la situacin poltica en
relacin al proyecto,
mentalidad,
valores,
creencias,
prejuicios,
costumbres,
estilos
de
vida
predominantes.
Otros aspectos a
tomar en cuenta son la estructura
educativa, el nivel educativo promedio
y tasa de analfabetismo. Adems, las
actitudes hacia la inversin, hacia el
trabajo, medios de comunicacin y
manejo de los mismos

Para evaluar este aspecto se

toman en cuenta elementos
como: Restricciones y ventajas
ecolgicas del rea de estudio,
leyes de proteccin ambiental
y efectos ambientales.
Es importante evaluar las
tendencias que se van a
presentar a corto y mediano
plazo. Igualmente, interpretar
sobre posibles escenarios
futuros con base en el anlisis
histrico y actual

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Continua..
Estudio tcnico
En el estudio tcnico se debe determinar la funcin que optimiza la
utilizacin de recursos disponibles en la produccin del bien o servicio
del proyecto. Se obtiene informacin acerca de las necesidades de
capital, mano de obra, recursos materiales, tanto para la puesta en
marcha como para su operacin posterior

Estudio de mercado
El estudio de mercado es ms que el anlisis y determinacin de la
oferta y demanda o de los precios relacionados con el proyecto. Pueden
preverse muchos costos de operacin al simular la futura situacin y
especificar las polticas y procedimientos que se usarn como estrategia
comercial.

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continua
Estudio organizacional y administrativo
Algunos asuntos por resolver son: apoyo por parte de la
gerencia, los mtodos actuales son aceptables para los
usuarios, participacin de usuarios en planeacin y
desarrollo del proyecto, causar dao, dar resultados ms
pobres en algn rea, etc.
Estudio financiero

Para que un proyecto sea factible debe superar

todas las pruebas.

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Anlisis Costo Beneficio

Lluvia de ideas: reunir la mayor cantidad de datos referente a las alternativas a evaluar

Determinar los costos relacionados a cada alternativa, algunos sern exactos, mientras
que otros debern ser estimados

Sumar los costos totales para cada alternativa

Determinar los beneficios para cada alternativa

Colocar las cifras de los beneficios y costos en la forma de una relacin, en la cual los
beneficios sern el numerador y los costos el denominador
Factor de Viabilidad = Beneficio
Costo

Finalmente comparar las relaciones de beneficios a costos de las diferentes alternativas

propuestas. La mejor solucin, desde el punto de vista financiero es la relacin ms alta
de beneficios a costos. Nuevamente se hace hincapi que no solamente el aspecto
financiero es lo nico a evaluar.

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Anlisis de Costos versus Beneficios

existen varias tcnicas entre ellas:

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Anlisis del Punto

de Equilibrio:

Retorno de la
Inversin:

Este anlisis se centra

exclusivamente
en
comparar los costos
del sistema propuesto
con los beneficios del
mismo; el punto en el
cual se intercepten los
costos
totales
acumulados con los
beneficios
totales
acumulados,
representa el punto de
equilibrio a partir del
cual
la
empresa
obtendra utilidades si
contara
con
el
proyecto.

Es
una
forma
sencilla
de
establecer si se
debe invertir en un
proyecto o no, con
base en cuanto
tiempo
requerir
obtener beneficios
del proyecto que
amorticen el costo
de su desarrollo.

Anlisis de
Flujo de
Efectivo:
Examina la
direccin, magnitud
y el patrn de flujo
del efectivo que se
asocia con el
proyecto, debe
mostrar ingresos
que superen la
inversin

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Valor Presente:
Este anlisis auxilia a
los inversionistas ya
que presenta el valor
del proyecto en el
tiempo, as como el
flujo
de
efectivo
explicado
anteriormente. El valor
presente es la manera
de valorar todos los
recursos econmicos
gastados y generados
a lo largo de la vida til
del proyecto y de
comparar los costos
actuales
con
los
futuros, as como los
beneficios actuales con
los futuros.

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Objeto de aprendizaje elaborado por

Nidia Irasema Giorgis Ramazzini
de Orozco
2015

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