Sistemas Empresariales

Facultad de Ingeniera

Los das dorados de los sistemas de informacin

Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin, 2da. Edicin, James A. Senn, Pginas 57 - 59

"Cinco veces han dado marcha atrs en la prioridad del sistema prospecto de ventas. Cinco veces!"
murmuraba Peter Wallington para s mientras se diriga a la reunin del comit directivo de sistemas de
informacin.
Peter es uno de los analistas de sistemas del grupo de sistemas de informacin, un departamento que
cuenta con ms de cien personas, de la compaa Fortuna 500. Durante los 18 aos que lleva
trabajando para la compaa, ha observado los cambios efectuados en la administracin de los sistemas
de informacin. Durante sus primeros aos en la empresa, fue uno de los miembros del equipo
responsable de persuadir a los departamentos y divisiones para que hicieran uso de la computadora. En
"los das de los palacios de cristal", como Peter suele referirse a aquel periodo, el sistema de cmputo
era una obra maestra, colocado detrs de grandes paredes de cristal a travs de las que cualquiera
poda observar las luces intermitentes de la consola y el caudal de hojas de papel proveniente de las
impresoras.
Asimismo, las facilidades de cmputo eran gratuitas ya que el costo de stas era absorbido por los
gastos generales de la compaa. En ese entonces si los gerentes de programacin -los analistas de
sistemas aparecieron despus- estaban convencidos del valor de una aplicacin, organizaban un
proyecto y se daban a la tarea de desarrollar el sistema. Claro est que los usuarios participaban en la
conceptualizacin del proyecto pero los programadores se encargaban de definir muchas de las
caractersticas. Esto era lo nico sensato que poda hacerse ya que la mayora de los usuarios no saban
lo que era o no posible llevar a cabo con una computadora.
Peter suele hablar con frecuencia de aquellos das: El enfoque funcion. Todos los sistemas de
transacciones de la compaa -contabilidad, nmina, inventario y recepcin de pedidos- fueron
desarrollados de esa manera. Muchos de estos sistemas siguen en uso, aunque se planea reemplazar
ya algunos de ellos que los administradores consideran obsoletos."
"Los das dorados -cuando los programadores eran programadores y los administradores no interferan
con los sistemas de informacin- se han ido. Ahora, todos los proyectos, aun aquellos que implican
cambios en los sistemas existentes, son revisados por comits integrados principalmente por
administradores. El colmo es que estas personas no son las que utilizarn los sistemas que aprueban ya
que en su mayora son directivos, planificadores y estrategas; no son las personas que se encuentran en
la planta de fabricacin o en el almacn."
Diez personas integran el llamado comit directivo de sistemas de informacin y tienen la
responsabilidad de revisar y autorizar todos los proyectos de sistemas de informacin, incluyendo los
cambios realizados a los sistemas existentes. Este comit tambin revisa la nueva tecnologa con la
finalidad de averiguar si satisface las necesidades de la organizacin.
"El problema con todo esto", afirma Peter. "es que slo dos de los miembros del comit pertenecen al
grupo de sistemas de informacin."
"SLO DOS! Aun as, tienen el poder de decidir el tipo de tecnologa computacional que ser utilizada
en los futuros sistemas. Pero no me mal interprete. Todos sabemos que los sistemas de informacin
tienen que ser manejados. Algunos de los problemas que tuvimos en el pasado, como el del sistema de
recepcin de pedidos que era tan difcil de utilizar -que nadie lo hizo- no se hubieran presentado con un
adecuado manejo de sistemas de informacin. Pero aprendimos de nuestros errores. Ahora los usuarios
participan y nos pueden decir, antes que sea demasiado tarde, qu es lo que no les parece correcto.
Tampoco desarrollamos ningn sistema a menos que los usuarios en los departamentos indiquen que
desean el proyecto, que tienen los fondos para financiarlo y que van a utilizar el sistema una vez que
est terminado. La mayor parte del tiempo, los usuarios nos presionan para que comencemos a trabajar
sobre el proyecto porque estn interesados en l."
"Pero que los usuarios deseen un proyecto no es ninguna garanta de que su solicitud sea aprobada por
el comit. Mire lo que ha ocurrido con el sistema prospecto de ventas! El comit ha cambiado su
prioridad en cinco ocasiones, anteponiendo en cada una de ellas el desarrollo de otra aplicacin. Y en
este momento nos preguntan si tal aplicacin podr trabajar sobre sus computadoras personales."
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"El sistema prospecto de ventas permitir a nuestra fuerza de ventas llevar un registro de todos los
clientes en potencia, incluyendo la fecha de la ltima visita, lo que se discuti en ella y qu posibilidad de
ventas se tiene para el futuro. Ahora que somos una compaa sujeta a las fuerzas del mercado, es
importante que nuestra fuerza de ventas lleve registros de sus contactos. Cuando John Jenkins
permaneci dos meses enfermo, Glenda Barnes se hizo cargo de las cuentas pero tuvo que trabajar con
las listas de ventas que John haba realizado durante los meses anteriores. No encontr registros o
notas relacionados con las personas o las compaas con quienes John haba entrado en contacto. De
hecho esta experiencia nos sugiri que necesitbamos un sistema ms organizado, un sistema de
informacin como usted puede apreciar."
"Durante los cinco meses que el comit se ha reunido y aunque se afirma que el sistema tiene mrito, los
miembros se han dado a la tarea de disminuir la prioridad del sistema. Si nos dieran la aprobacin
nosotros podramos realizar el proyecto en seis meses. Tres de los miembros de la fuerza de ventas con
los que he platicado afirman que quieren el sistema. Pero parece ser que el comit se concentra ms
sobre proyectos grandes, aquellos que necesitarn de varios aos para su desarrollo o los que sern
necesarios tener en plantas que an no existen!"
"Sabe usted qu es lo que pienso? Creo que perdimos el control de los sistemas de informacin. Y
todo ocurri justo ante nuestros ojos!"

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