ndice

CONCEPTO.......................................................................................................... 2
Elementos del concepto.................................................................................... 2
Importancia de la organizacin..........................................................................3
Principios de la organizacin............................................................................. 3
ETAPAS DE LA ORGANIZACIN............................................................................4
Divisin del trabajo........................................................................................... 4
Cordinacin...................................................................................................... 6
TIPOLOGIAS DE LA ADMINISTRACIN..................................................................6
Organizacin lineal o militar............................................................................... 6
Organizacin funcional o de Taylor....................................................................8
Organizacin lineo-funcional............................................................................. 9
Organizacin Estaf.......................................................................................... 10
Organizacin por comits................................................................................ 11
Organizacin matricial..................................................................................... 12
TCNICAS DE ORGANIZACIN...........................................................................13
Organigramas................................................................................................. 13
Manuales........................................................................................................ 15
Diagramas de procedimiento o de flujo............................................................15
Carta de distribucin del trabajo o de actividades.............................................16
Anlisis de puesto........................................................................................... 17
CONCLUSIN.................................................................................................... 17
BIBLIOGRAFA................................................................................................... 17

ORGANIZACIN
1

CONCEPTO
Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtencin de eficiencia
slo es posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos
que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso
administrativo denominada organizacin.
Una vez que se ha establecido lo que se quiere hacer, dicho de otra manera: los
objetivos que se pretenden alcanzar durante la etapa de planeacin, ser necesario
determinar cmo hacerlo, qu medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto slo es
posible a travs de la organizacin.
La palabra organizacin tiene tres acepciones: una etimolgica que proviene del griego
organn que significa instrumento; otra que se refiere a la organizacin como una entidad
o grupo social; y otra ms que se refiere a la organizacin como un proceso.
La organizacin es a la empresa lo que la estructura a un edificio en construccin, ya que
la organizacin establece la disposicin y correlacin de tareas que el grupo social debe
llevar a cabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de
coordinar eficazmente los recursos.

Elementos del concepto.

Son aquellos que estn ligados al concepto de organizacin y estos son:
1. Estructura.
La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de
operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones,
jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos.
2. Sistematizacin.
Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de
facilitar el trabajo y la eficiencia.
3. Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades.
Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la
especializacin.
4. Jerarqua.
La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad
y responsabilidad dentro de la empresa.
5. Simplificacin de funciones.
Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos
para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
Entonces, definimos a la organizacin como la actividad correspondiente a una de las
etapas del proceso administrativo que de manera estructurada busca el ordenamiento y la
2

coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el
propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales,
tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue.

Importancia de la organizacin.
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la administracin son:

1. Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la

empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin,
contraccin, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad
de efectuar cambios en la organizacin.
2.

Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos
del grupo social.

3.

Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades

eficientemente, con un mnimo de esfuerzos.

4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la productividad.
5.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

Principios de la organizacin.
Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin
racional, se encuentran ntimamente relacionados y son:

1. Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin

deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa.
2. Especializacin. Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200 aos;
afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la
ejecucin de una sola actividad.
3. Jerarqua. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto
ejecutivo hasta el nivel ms bajo.
4.

Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad

conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.

5.

Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de

autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe, y que los
subordinados no debern reportar a ms de un superior.

6.

Difusin. Para maximizar las ventajas de la organizacin, las obligaciones de cada

puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por
escrito, a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa que tengan
relacin con las mismas.

7.

Amplitud o tramo de control. Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados

que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas
sus funciones eficientemente.

8.

De la coordinacin. Las unidades de una organizacin siempre debern

mantenerse en equilibrio.

9.

Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere

mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIN
La organizacin permite:
-Alcanzar los objetivos del grupo.
-Elimina la duplicidad y la lentitud del trabajo.
--Crea los canales de comunicacin necesarios.
-Crea una estructura jerrquica representada en organigramas.
-Las etapas de la organizacin son:
--divisin del trabajo
-coordinacin

Divisin del trabajo

Esta es la ltima etapa de la divisin del trabajo y consiste en la recopilacin ordenada y
clasificada de todos los factores y actividades.
Necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un
La divisin del trabajo en trminos generales trata de la especializacin y cooperacin de
las fuerzas laborales en tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia.
Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes
etapas:
-JERARQUIZACIN. Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de
rango, grado o importancia. Implica la definicin de la estructura de la empresa por medio
del establecimiento de centros de autoridad. Las reglas para jerarquizar son: Los niveles
4

jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los mnimos e
indispensables.
-Departamentalizacin. Se entiende por departamentalizacin la accin de organizar la
actividad empresarial por departamentos.
Departamento es un rea, divisin o sucursal especfica de la empresa donde se agrupan
distintas funciones y trabajos que desarrollan las personas asignadas al mismo y en el
que una persona desempea tareas directivas y ejerce su autoridad.La
departamentalizacin es la actividad de formalizar la distribucin del trabajo en
departamentos con el fin de coordinar sus relaciones. El departamento es una
consecuencia inmediata de la divisin de trabajo y el agrupamiento de funciones y
actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es
conveniente observar la siguiente secuencia:
Listar todas las funciones de la empresa.
Clasificarlas.
Agruparlas segn un orden jerrquico.
Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones
y los puestos.
Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos.
El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern
relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones
involucradas.

-Descripcin de funciones, actividades y obligaciones. Es necesario describir un cargo

para conocer su contenido.

La descripcin de cargos es un proceso que consiste en enumerar las tareas o

atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los dems cargos que
existen en la empresa; es la enumeracin detallada de las atribuciones o tareas del cargo
(qu hace el ocupante), la periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos
aplicados para la ejecucin de las atribuciones o tareas (cmo lo hace) y los
objetivos del cargo (por qu lo hace).
"La descripcin de cargos est orientada hacia los aspectos intrnsecos de los cargos"
-Descripcin de funciones, actividades y obligaciones
Una vez que se identifica el contenido del cargo (aspectos intrnsecos), se pasa a analizar
el cargo en relacin con los aspectos extrnsecos, es decir, con los requisitos que el cargo
exige a su ocupante. La descripcin de cargos y el anlisis de cargos estn
5

estrechamente relacionados en sus finalidades y el proceso de obtencin de datos; a

pesar de ello, estn perfectamente diferenciados entre s: la descripcin se ocupa del
contenido del cargo, en tanto que el anlisis pretende estudiar y determinar todos los
requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige, para
poder desempearlo de manera adecuada.
Estructura del anlisis de cargos.
La descripcin de cargos es una simple exposicin de las tareas o atribuciones que el
ocupante de un cargo desempea, en tanto que el anlisis de cargos es una verificacin
comparativa de las exigencias que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante.
Por lo general, el anlisis de cargos se refiere a cuatro reas de requisitos; cada una de
las cuales se encuentra dividida en varios factores de especificaciones, los cuales son
puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera
objetiva.

Cordinacin
Nace con la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar
eficazmente una actividad designada. Durante las etapas de la organizacin es forzoso
equilibrar las funciones planteadas en la empresa para que los resultados con las
funciones se desarrollen con facilidad.
Se tomar como ejemplo a la organizacin de un equipo de ftbol, no servira para nada
tener a expertos jugadores (cada uno dominando su rea), si no existe una
sincronizacin, armona, comunicacin y coordinacin al momento del partido, las
funciones que realizaran seran intiles, cada uno por su lado sin concretar algo.
La eficacia en cualquier organizacin, siempre estar en relacin directa con la
coordinacin que se obtiene a travs de lneas de comunicacin.
La funcin que tiene la coordinacin es lograr la combinacin y unidad de esfuerzos que
existen en un grupo social.
La organizacin es la coordinacin de todas las actividades o funciones del
personal que se encuentra laborando dentro de la empresa, esto se hace con el propsito
de lograr un mejor aprovechamiento de todos los elementos que se tienen, ya
sean materiales, econmicos o tcnicos, para poder alcanzar los objetivos o
metas de la empresa

TIPOLOGIAS DE LA ADMINISTRACIN
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que
pueden implantarse en un organismo social.
La determinacin de la clase de organizacin ms adecuada, depende de factores tales
como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de produccin,
etc.
Los tipos de organizacin ms usuales son:

Organizacin lineal o militar

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien
toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando. Este asigna y
distribuye el trabajo a sus subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe.
Se le conoce como organizacin militar porque estas son utilizadas en instituciones
militares.
La actividad y la responsabilidad se transmiten por una sola lnea.
Imagen

En la imagen el supervisor recibe, del gerente general, la autoridad y responsabilidad

suficiente para lograr los objetivos. Cuando el director quiere transmitir una orden a los
obreros, tendr que comunicarla primero al supervisor y este a los obreros.

Ventajas

Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecucin de las mismas.

No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
Es claro y sencillo.
til en pequeas empresas.
La disciplina es fcil de mantener.

Desventajas

Es rgida e inflexible.
La organizacin depende de hombres clave, lo que origina trastornos, no fomenta
la especializacin.
No fomenta la especializacin.
Los ejecutivos estn saturados de trabajos, lo que ocasiona que no se dediquen a
labores directivas sino de operaciones simplemente.

Organizacin funcional o de Taylor

Su creador Frederick Taylor, quien observo que la organizacin lineal no proporcionaba la
especializacin; propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho
especialistas, uno para cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad en su
propio campo, sobre la totalidad del personal que realiza labores relacionadas con su
funcin.

La organizacin funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de

manera que cada hombre ejecute el menor nmero de funciones posibles. Un ejemplo de
esta organizacin se muestra en la siguiente imagen, en esta se puede observar como los
empleados del nivel superior se encargan de las funciones intelectuales y administrativas
de la produccin, mientras que los del nivel inferior vigilan la produccin efectiva en el
taller.

Ventajas

Mayor especializacin.
Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona.
La divisin del trabajo es planeada y no incidental.
El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
Disminuye la presin sobre un solo jefe por el nmero de especialistas con que
cuenta la especializacin.

Desventajas

Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la

disciplina y moral de los trabajadores por contradiccin aparente o real de las
rdenes.
Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusin y conflictos.
La no clara definicin de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes.

Organizacin lineo-funcional
Esta es una combinacin de los dos tipos de organizacin anteriores, aprovechando las
ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, de ah su nombre, ya que
conserva:

De la organizacin lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se transmite

a travs de un solo jefe para cada funcin en especial.
De la funcional, la especializacin de cada actividad en una funcin.

Este tipo de organizacin es la ms aplicad en la actualidad. Por ser la ms ventajosa.

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En este diagrama puede observarse que el gerente general debe seguir los canales de
comunicacin (lineal) adecuados para cada una de las reas de actividad; asimismo como
cada una de estas conserva autoridad y responsabilidad especifica dentro de su
especialidad.

Organizacin Estaf
Ventajas

Conocimientos expertos influyen

sobre la solucin de problemas
de direccin.
Principio de responsabilidad,
autoridad indivisible y
especializacin del estaf.

Desventajas
Si los deberes y responsabilidades
de la asesora no se delimitan por
medio de cuadros y manuales,
puede producirse confusin en la
organizacin.
Puede ser ineficaz por falta de
autoridad para realizar sus
funciones o por falta de un
respaldo inteligente en la
aplicacin de sus
recomendaciones.

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Presidente o director general

Asesor Jurdico

Director de Fbrica

Consultor del director

Superintendente

Supervisor

Obreros

Organizacin por comits

Clasificacin:
1.
2.
3.
4.

Directivo
Ejecutivo
De vigilancia
Concultivo

Ventajas
Soluciones objetivas
(conjuncin de varios criterios)
Responsabilidad compartida
entre integrantes del comit
Ideas fundamentadas y con
crtica
Conocimientos especializados

Desventajas
Decisiones lentas
Es difcil disolver un comit
Los gerentes tienden a
desligarse de la responsabilidad
cayendo sta sobre el comit

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Presidente

Comit de presupuestos

Produccin

Comit de mercadotecnia

Mercadotecnia

Recursos Humanos

Finanzas

Organizacin matricial
Gerente general

Especialidad tcnica Gerente No 2

Gerente de proyecto

Gerente de Laboratorio

Subgerente de proyecto

Gerente de departamento y gerente del subproyecto

Lder de grupo
Ventajas
Coordina la satisfaccin de
necesidades con el fin de mejorar
el producto, el programa y
presupuestos requeridos por el
gerente.
Comunicacin interdepartamental
sobre las funciones y los productos
Flexibilidad de cambio de tareas

Desventajas
Confusin acerca de quin
depende de quin, fuga de
responsabilidades, falta de
delimitacin de autoridad
Lucha por el poder
Funciona a travs de muchas
reuniones lo cual es prdida de
tiempo
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 Intercambio de experiencias entre

especialistas (mejor calidad
tcnica)

Resistencia al cambio por parte

del personal

TCNICAS DE ORGANIZACIN
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional, son
indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social. Las principales son:

Organigramas
Conocidos tambin como graficas de organizacin o cartas de organizacin, los
organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin,
que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y
la autoridad, existentes dentro de ella.

Por su objeto

Organigramas

Por su rea

Por su
contenido

-Estructurales: Muestran la
estructura administrativa de la
empresa.
-Funcionales:Indican las
principales funciones de los
departamentos
-Especiales: Se destaca alguna
caracteristica
-Generales:Presentan toda la
organizacin.
_Departamentales:Respresenta
n la organizacion de un
departamento o seccion.
-Esquematicos:Contienen solo
los organos principales, se
elaboran para el publico, no
contienen detalles.
-Analiticos:Mas detallados y
tcnicos.

Existen tres formas de representar los organigramas:

1. Vertical. En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba abajo.
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2. Horizontal. Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha.

3. Circular. Donde los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro a la

periferia.

4. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto horizontal como el vertical.

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Manuales
Son documentos detallados que comiencen en forma ordenada y sistemtica, informacin
acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido,
pueden ser:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

De polticas.
Departamentales.
De bienvenida.
De organizacin.
De procedimientos.
De contenido mltiple.
De tcnicas.
De puesto.

Son de gran utilidad ya que:

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados
Son una fuente de informacin
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y fugas de responsabilidad
Son una base para el mejoramiento de sistemas
Reducen costos al incrementar la eficiencia

Los tipos de manuales que existen son:

1. Manuales de organizacin
2. Manuales departamentales
3. Manuales interdepartamentales

Diagramas de procedimiento o de flujo

Son la representacin grfica que muestra la sucesin de pasos que consta un
procedimiento.
Los diagramas de procedimiento permiten:
a) Una mayor simplificacin del trabajo.
b) La posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una
mejor circulacin fsica.
c) Mejorar alguna operacin.
d) Eliminar demoras.
e) Una mejor distribucin de la planta.
Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento:

Grfica de flujo de operaciones.

Grficas esquemticas de flujo.
Grfica de ubicacin de equipo.
Grfica de flujo de formas.

Simbologa
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En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes smbolos:

Operacin. Cuando algo est siendo creado, cambiado o aadido.
Inspeccin. Cuando algo es revisado, verificado o inspeccionado.
Transporte. Acto de mover de un lugar a otro.
Espera o demora. Algo permanece ocioso en espera de que algo acontezca.
Almacenamiento. Se almacena o archiva algo para ser guardado con carcter
definitivo.

Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento.

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)

Escoger el procedimiento a realizar.

Determinar las tcnicas analticas adecuadas.
Analizar el trabajo.
Hacer una lista de la forma a realizar el trabajo.
Establecer el procedimiento ms factible.
Presentar proposicin
Obtener aprobacin.
Preparar las instrucciones de los procedimientos.
Implantar el nuevo procedimiento.
Observar el procedimiento nuevo.
Preparar una gua de adelantos logrados.
Llevar registros.

Carta de distribucin del trabajo o de actividades

Es una tcnica que se utiliza para analizar los puestos que integran un departamento o
seccin. Sirve para analizar labores relacionadas de 5, hasta 15, personas.
Ventajas:
a)
b)
c)
d)
e)

Define la naturaleza de los trabajos o de los departamentos.

Elimina la duplicidad e ineficiencia.
Normaliza y estandariza procedimientos.
Distribuye las cargas de trabajo.
Delimita funciones.

Formulacin
Pasos para elaborar un cuadro de distribucin de trabajo:
a) Se elabora una lista de los deberes de cada persona.
b) Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a un grupo o
seccin.
c) Se vacan las listas en forma de carta de distribucin de actividades.
d) Se completa la informacin con la observacin y la entrevista.
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e) Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las de cada persona.

f) Se analiza el cuadro para saber que puede mejorarse, cambiarse, etc.
g) Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.

Anlisis de puesto.
Es una tcnica donde se clasifican las labores que se desempean en una unidad de
trabajo especfica, as como las caractersticas, conocimientos y aptitudes del personal.
Objetivos primordiales:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Mejorar los sistemas de trabajo.

Delimitar funciones y responsabilidades.
Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.
Fundamentar programas de entrenamiento.
Retribuir al personal.
Mejorar la seleccin de personal.

El anlisis de puestos contiene:

1. Descripcin del puesto. Determinacin tcnica de lo que el trabajador debe hacer.
2. Especificacin del puesto. Requisitos que debe satisfacer el trabajador para
desempear el puesto.

CONCLUSIN
La organizacin es importante para una empresa ya que sin esta no existira un orden, lo
cual traera menos eficiencia a la hora de dar a conocer un producto, al igual que
mantener una organizacin permite una mejor eficiencia y plantear que puesto ocupara el
personal de la empresa y esta a su vez cumpla con sus responsabilidades.

BIBLIOGRAFA
Fundamentos de Administracin
Editorial: Trillas
Autores: Mnch * Garca
6 edicin
Ao 2005

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