PROCEDIMIENTO DE

CONTROL DE
DOCUMENTOS

Cdigo: PCD-MISxxx
Fecha: 25-09-2015
Pgina : 01 al 04

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE
DOCUMENTOS

Cdigo: PCD-MISxxx
Fecha: 25-09-2015
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1.- Objetivo
Establecer la metodologa para generar, aprobar, distribuir y controlar
los documentos asociados a los requisitos del Sistema de Gestin de la
Calidad de MISxx; segn el modelo Normativo ISO 9001.
Adems, establece la metodologa para asegurar que los registros estn
debidamente identificados, almacenados, protegidos, accesibles, legibles;
as como el tiempo de retencin y su disposicin
2.- Alcances
El procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que son parte
del alcance del Sistema de Gestin de Calidad, segn el requisito 4.2 de la
Norma ISO 9001.
3.- Definiciones
. SGC: Sistema de Gestin de Calidad
. RP: Responsable de proceso
. RDGC: Representante de la Direccin del SGC
. Documento Interno: Son documentos controlados, generados dentro de
MISOxx forma parte del Sistema de Gestin de Calidad Ejemplo: Manual de
calidad, revisin de SGC, procedimientos, Instructivos, lista de seguimiento,
matrices, informes, actas, planes, programas..
. Documentos Externos: Son documentos controlados, de origen externo
al SGC , ejemplo: Normal legales, Reglamentos, Decretos, Resoluciones
tcnicas u otros por la cual se rige el que hacer de MISxx.
. Documento Controlado: Se entiende como documento controlado todo
documento que forma parte del Sistema de Gestin de Calidad y que
requiere de una lista de distribucin, de forma de asegurar que sean usados
slo los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de
documentos obsoletos, para la realizacin de las actividades. Los
documentos se clasifican de acuerdo a su origen como internos o externos.
. Documento Obsoleto: Documento que ha sido reemplazado por la
versin inmediatamente siguiente.
. Procedimiento: Proceso documentado. Su objetivo es especificar las
actividades que el personal debe realizar en cada proceso.
. Instructivo: Manera especfica de realizar una actividad. Su objetivo es
complementar los pasos de un proceso, detallando ms claramente los
caminos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad esperada. Para
efectos de este procedimiento, existe el instructivo para la realizacin de
procedimientos del SGC de MISxxx.
. Diagrama de Flujo: Representacin grfica de secuencia de las
actividades de un proceso.
. Formato: Documento empleado para el registrar informacin que da
evidencia de la ejecucin de una actividad.
. Manual de la Calidad : Documento controlado que describe el Sistema
de Gestin de Calidad y sus elementos.
. Registros: Se entiende por registro, a todos los documentos generados
como resultados de un proceso y/o durante la ejecucin de una accin, con
fines de dejar una constancia que dicha accin fue hecha y conservar sus

PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE
DOCUMENTOS

Cdigo: PCD-MISxxx
Fecha: 25-09-2015
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resultados para posterior anlisis. El trmino "registros" se refiere a

informes, formularios, correspondencia y cualquier otra documentacin que
registre resultados obtenidos o proporcione evidencia de actividades
realizadas. Dichos registros pueden emitirse en forma de copia impresa, en
medios electrnicos u otros, establecindose en cada caso los respaldos
necesarios.
. Registros internos: Registros generados dentro de MISxxL
. Registros externos : Registros generados por cualquier organizacin,
fuera MISxx
. Tiempo de retencin: Es el plazo en trminos de tiempo en que los
documentos deben permanecer disponibles en los archivos para su
consulta. Este tiempo siempre debe considerar las instrucciones emanadas
por los cuerpos legales respectivos
. Medio de soporte Los registros de calidad se archivan, pudiendo ser en
soporte informtico o en papel; tomndose las medidas precisas para
garantizar su perfecto estado de conservacin
. Recuperacin Acto que permite acceder a los registros de manera rpida.
Por lo tanto, el registro se puede localizar y acceder en los archivos y/o
carpetas tanto fsicas como electrnicas identificadas y destinadas para su
proteccin.
. Proteccin Actividad que protege los registros impresos colocndolos en
carpetas y archiveros bajo condiciones ambientales adecuadas para su
conservacin; evitando su maltrato, extravi o dao. Nota: (si algn registro
se daara o extraviara se deber reponer).
Adems, cuando un registro es electrnico, la cuida, realizando respaldos
quincenales de la informacin en dispositivos de almacenamiento extrable;
asimismo se cuenta con software
antivirus. Adicionalmente a su respaldo diario va servidor establecido en
MISxx.
. Disposicin Indica el destino final de los registros, una vez que ha
cumplido su tiempo de retencin
4.- RESPONSABILIDADES
RSGC
Elaborar y/o revisar los documentos asociados a los procedimientos
obligatorios del SGC
Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de
manera distinta a lo establecido. Adems, debe actualizar la
documentacin obligatoria del SGC cada vez que se requiera
Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y
registros del SGC
Difundir los Documentos del SGC
RP

Elaborar y/o revisar los documentos asociados a su proceso Efectuar

las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera
distinta a lo establecido. Adems, debe actualizar la documentacin
de su proceso cada vez que se requiera.
Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y
registros del SGC.

5.- DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO