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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.1ElementosbsicosdeAccess2010

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Unidad1.ElementosbsicosdeAccess2010(I)

Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2010 para saber diferenciar entre cada uno de ellos.Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin
veremoscmoobtenerayuda,porsienalgnmomentonosabemoscmoseguirtrabajando.Cuandoconozcamostodoestoestaremosendisposicindeempezaracrearbasesdedatosenel
siguientetema.
Puedesverunvideotutorialhaciendocliceneliconodeladerecha.

1.1.ArrancarycerrarAccess2010
VeamoslasdosformasbsicasdeiniciarAccess2010.
DesdeelbotnInicio

situado,normalmente,enlaesquinainferiorizquierdadelapantalla.

AlhacerclicsobreelbotnIniciosedespliegaunmen.
ColocarelcursorenTodoslosprogramas,aparecerlalistadelosprogramasquehayinstaladosentuordenador.
LocalizaMicrosoftOfficeyhazclicenella,luegopulsasobreMicrosoftAccess,yseiniciarelprograma.
DesdeeliconodeAccess2010delescritorio.

PuedesiniciarAccess2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios tambin puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aqu.

ParacerrarAccess2010,puedesutilizarcualquieradelassiguientesoperaciones:
Hacerclicenelbotncerrar
PulsarlacombinacindeteclasALT+F4.
HacerclicsobrelapestaaArchivoypulsaelbotnSalir

1.2.Lapantallainicial
Al iniciarAccess aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil
entenderelrestodelcurso.Lapantallaquesemuestraacontinuacin(yengeneraltodaslasdeestecurso)puedenocoincidirexactamenteconlaquevesentuordenador,yaquecadausuario
puededecidirquelementosquierequeseveanencadamomento,comoveremosmsadelante.

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Unidad1.ElementosbsicosdeAccess2010(II)

1.3.Lasbarras
LabarradeTtulo

Labarradettulocontieneelnombredelprogramaydelarchivoconelqueestamostrabajandoenelmomentoactual.
Enelextremodeladerechaestnlosbotonesparaminimizar

,maximizar/restaurar

ycerrar

LabarradeAccesorpido

LabarradeaccesorpidocontienelasoperacionesmshabitualesdeAccesscomoGuardar

oDeshacer

Estabarrapuedepersonalizarseparaaadirtodoslosbotonesquequieras.Veremoscmomsadelante.
LaCintadeopciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en una pestaa accederemos a su ficha que contiene los botones y mens,
organizadosencategorasogrupos.
Duranteelcursoutilizaremoscontinuamenteestacinta.Parareferirnosaundeterminadobotnnecesitaremossaberenqupestaaseencuentray,paramssea,elgrupo.Detalformaque
Inicio>Portapapeles>PegarseralalocalizacinexactadelbotnPegar,quepertenecealgrupoPortapapelesdelapestaaInicio.Esimportantequetefamiliaricesconestanomenclatura.
Enalgunosmomentosalgunasopcionesnoestarndisponibles,lasreconocersporquetienenuncoloratenuado,gris.
Lacintaesdinmicaysecomportadeformainteligente.Estdiseadaparasimplificarteeltrabajo,mostrandosolamenteaquellasopcionesqueteserntilesencadapantalla.
Pulsandolatecla ALTentraremosenelmododeaccesoporteclado.Deestaformaaparecernpequeosrecuadrosjuntoalaspestaasyopcionesindicandolatecla(oconjuntodeteclas)
quedeberspulsarparaaccederaesaopcinsinlanecesidaddelratn.
Esposibleque,alpulsarlateclaloqueocurraseaquesedespliegueunsubmen.Entalcaso,aparecernnuevoscaracteresparaestas
nuevasopciones.
Lasopcionesnodisponiblesenelmomentoactualsemuestransemitransparentes.
ParasalirdelmododeaccesoportecladovuelveapulsarlateclaALT.

Paraocultarymostrarenunmomentodadolasfichasdelacinta,sinecesitasdisponerdemsespaciodetrabajo.Paraello,debershacerdobleclicsobrecualquieradelaspestaaso
utilizarelbotnsituadoenlapartederechadelacinta
.Lasopcionesvolvernamostrarseenelmomentoenelquevuelvasahacerclicencualquierpestaaopulsesdenuevoelbotn.

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Unidad1.ElementosbsicosdeAccess2010(III)

LapestaaArchivo
La pestaa Archivo es especial y como tal, est destacada con un fondo rosado.Al contrario que el resto de pestaas, no despliega una ficha
tpicadelacintadeopcionesconherramientasparamodificareldocumento,sinoquedespliegaunmenconaccionesrelativasalpropioarchivo:
Guardar,Imprimir,Abrir...EnversionesanterioresseencontrabanenelbotnOffice.
AestementambinpuedesaccederdesdeelmododeaccesoportecladotalycomovimosparalaCintadeopcionespulsandoAlt+A.
Estemencontienedostiposbsicosdeelementos:
Comandosinmediatos.Seejecutandeformainmediataalhacerclicsobreellos.Porejemplo,laopcinGuardarparaguardareldocumentoactual,
oSalirparacerrarlaaplicacin.Tambinpuedequealgunasopcionesmuestrenuncuadrodedilogodondenospedirmsinformacinsobrelaaccin
arealizarcomolaopcinAbrir.
Opcinquemuestramsinformacin.Algunasopcionesloquehacenesmostrarmsopcionesenlazonaderechadelaventana.Porejemplo,la
opcinInformacinquemuestrainformacindelabasededatosabiertaoRecientequemuestraunlistadodelasltimasbasesdedatosutilizadas.Al
hacerclicenunadeestasopciones,secolorearconuncolorrosadointenso,paraquesepamosquesetratadelaopcinactiva.

Labarradeestado

Labarradeestadoseencuentraenlaparteinferiordelapantallaycontieneindicacionessobreelestadodelaaplicacin,proporcionadistintainformacinsegnlapantallaenlaqueestemos
encadamomento.
Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (BloqNum), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos,
dinmica,GrficodinmicoyDiseoconloscuatrobotonesqueaparecenaladerecha.Losnombresdelosbotonessemuestranenunpequeocuadroinformativoaldejarelcursorsobre
unodeellos,deformaquenoesnecesarioquelosmemorices.Conelusoyairsaprendiendolaformadelosbotonesquemsutilices.

1.4.Laayuda
Access incorpora una documentacin muy til que explica las distintas opciones y caractersticas del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella
podemos:
HacerclicenelbotndeAyuda

,enlazonaderechadelaCintadeopciones.

PulsarlateclaF1delteclado.
Elprogramatambinofreceotrasopcionesinteresantes,paraelllo:
PulsarAyudaenlapestaaArchivo.EnesteapartadoademsencontrarsenlacesalaswebsdeMicrosoftquetefacilitarninformacinsobrelasnovedadesdeestaversinenconcreto,
ayudatcnicaoactualizacionesdelprograma.

PruebaevaluativadelaUnidad1

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin1ElementosbsicosdeAccess2010

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Pruebaevaluativaunidad1:ElementosbsicosdeAccess2010

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.CmosecierraAccess2010?

a)DesdeArchivo>Cerrarbasededatos.

b)DesdeArchivo>Salir.

c)DesdeelbotnOffice.

d)Todaslasopcionessoncorrectas.

2.QucombinacindeteclascierraAccess2010?

a)CTRL+F4.

b)ALT+F4.

c)MAYS+F4.

d)WINDOWS+F4.

3.Qubarracontienelasopcionesminimizar,maximizar/restaurarycerrar?

a)Labarradeestado.

b)Labarradedesplazamiento.

c)Labarradettulo.

d)Labarradeaccesorpido.

4.Lasopcionesdelabarradeaccesorpidoson:

a)Guardar,deshaceryrehacer.

b)Cortar,copiarypegar.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

5.Lacintadeopciones...

a)Eslabarraquecontienelasherramientasdetrabajo.

b)Estorganizadaenfichas(pestaas),compuestasporgruposqueagrupanlasherramientassegnsufuncin.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

6.SepuedeutilizarlasopcionesdeAccess2010sinratn?

a)S,peroslosiinstalamoslaextensindelprogramaquenosofreceestaposibilidad.

b)S.MuchasdelasaccionesmscomunestienenteclasrpidasasociadasyconALTpodemosverquteclaejecutacadaopcin.

c)No,aunquemuchasaccionesdisponendeteclasrpidas,hayelementosquenoestnaccesiblessinratn,comolacintadeopciones.

d)No,esnecesariodisponerderatn.

7.Sepuedeocultarlacintadeopciones?

a)S,haciendodobleclicsobreunadesuspestaas.

b)S,utilizandoelbotnquehayasuderecha,paraocultar/mostrarlacinta.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

8.LasopcionesAbrir,CerraroGuardarlabasededatos,seencuentranenlapestaa...

a)Inicio.

b)Herramientasdebasesdedatos.

c)Crear

d)Archivo.

9.Labarradeestado...

a)Vamostrandoinformacintilcambiante,comolavistaenqueestamosvisualizandounadeterminadatabla.

b)Estenlazonainferiordelprograma.

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c)AyBsonciertas.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin1ElementosbsicosdeAccess2010

d)AyBsonfalsas.

10.LadocumentacindeAccess2010estdisponible:

a)PulsandoF1.

b)EnArchivo>Ayuda.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

Corregir Restablecer
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.2Crear,abrirycerrarunabasededatos

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Unidad2.Crear,abrirycerrarunabasededatos(I)

2.1.ConceptosbsicosdeAccess
SiquieresaprenderorepasarconceptosbsicosdebasesdedatosoquieresconocerlosobjetosquemanejaAccess2010,consltaloaqu

2.2.Crearunabasededatos

Paracrearunanuevabasededatosdebemos:
HacerclicsobrelaopcinNuevodelapestaaArchivo.
Se mostrarn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opcin Base de datos en blanco es la que debe estar
seleccionadasiqueremospartirdecero,aunquetambinpodramospartirdeunabaseexistenteodeunaplantilla.

Elijaslaopcinqueelijas,unpocomsaladerechaversunpanelconunavistapreviaylasopcionesnecesariasparaespecificarelNombre de
archivoyUbicacindelanuevabasededatos.stoesasporque,alcontrarioqueenotrosprogramascomoWord,Accessnecesitacrearyguardar
elarchivoantesdeempezaratrabajar.Nosepuedeirrealizandolabasededatosyguardarlacuandoestlista.

Paracambiarlaubicacinestablecidapordefecto(lacarpetaMisdocumentos),hazclicenlapequeacarpetaquehayjuntoalacajadetexto

Seabrirelsiguientecuadrodedilogo:

Deberemosutilizarlabarradedireccionessuperioroexplorarlascarpetasdesdeelpanelizquierdoparasituarnosenlacarpetaenquequeramosguardarlabasededatos.Yenelcuadro
Nombredearchivopodrsescribirelnombre.Luego,hacerclicenAceptar.Secerrarelcuadrodedilogoyvolversalapantallaanterior.
PulsarelbotnCrearparacrearlabasededatos.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cualAccess asignar la extensin .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan
problemasdecompatibilidad.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.2Crear,abrirycerrarunabasededatos

Pordefecto,AccessabrirunanuevatablallamadaTabla1paraquepuedasempezararellenarsusdatos.

Unatablaeselelementoprincipaldecualquierbasededatosyaquetodoslosdemsobjetossecreanapartirdestas.
Siobservasestaventana,alaizquierdaapareceelPaneldenavegacin,desdedondepodremosseleccionartodoslosobjetosqueseancreadosdentrodelabasededatos.
DeentradasloencontraremoslaTabla1quesecreapordefecto.
PuedesocultarelpanelhaciendoclicenelbotnOcultar .
Desplegandolacabeceradelpanelpuedesseleccionarquobjetosmostrarydequforma.
SiquieresvercmofuncionaelPaneldenavegacinterecomendamosquevisitesesteavanzado

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Unidad2.Crear,abrirycerrarunabasededatos(II)

2.3.Cerrarlabasededatos
Sepuedecerrarunabasededatosdevariasformas:
EnlapestaaArchivo,elegirlaopcinCerrarbasededatos

ObiencerrarAccess.Obviamentelabasetambinsecerrar.

2.4.Abrirunabasededatos
Podemosabrirunabasededatosyaexistentedediferentesformas:
DesdelapestaaArchivo>Abrir

DesdelasteclasrpidasCTRL+AoALT+A.
EnambosmtodosseabrirelcuadrodedilogoAbrirparaqueseleccioneselarchivoquequieresabrir:

DeberssituarteenlacarpetadondeseencuentrelabaseyhacerdobleclicsobreelarchivoobienseleccionarloypulsarelbotnAbrir.
DesdelapestaaArchivo>Reciente
EnlaopcinRecienteencontrarsunalistadelosltimosarchivosabiertos,aligualqueenelmtodoanterior.Hazclicenlaquequierasabrir.
Desdeelaccesorpidoalasltimasbasesabiertas:
NadamsabrirAccessdesdesuiconoenelEscritorioodesdelaopcinenInicio>TodoslosProgramas,aparecerlafichaArchivodesplegada.
Enellaencontrarsunalistadelascuatroltimasbasesdedatosabiertas,exactamenteigualqueenelmtodoanterior,perodirectamenteenArchivo,sintenerquepulsar Reciente.Hazclic
sobrelaquequierasabrir.
DesdeArchivo>Reciente(elmtodoquehemosvistoanteriormente)podemosconfigurarcuntoselementosveremosenelaccesorpido.Pordefectoson4,peropodemoscambiarlohasta
unmximode17.Noesrecomendableincluirmuchas,porquepuederesultarmolestounlistadodemasiadoextenso.
Tambinpodemoseliminaresteindicandoquequeremosmostrar0elementosobiendesactivandolacasilladeverificacin.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.2Crear,abrirycerrarunabasededatos

Hayquetenerencuentaque,tantoenlalistadearchivosrecientescomoensuaccesorpido,alhacerclicenunelementoseabrirconelnombreyubicacinquetenalaltimavezquese
abri.Estoquieredecirquenoes"inteligente".Silecambiaselnombreaunabasededatosolatrasladasaotracarpeta,lalistaquedardesactualizadayaltratardeabrirunabasesemostrar
un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto, debers utilizar cualquiera de los dos primeros mtodos y buscar
manualmenteelarchivoensuactualcarpetacontenedora.

ParapracticarlosconceptosdeestaunidaddidcticarealizaelEjerciciodecrear,abrirycerrarunabasededatos.

EjerciciopropuestodelaUnidad2

PruebaevaluativadelaUnidad2

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.EjerciciosPropuestosdeltema2Crear,abrirycerrarunabasededatos

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Ejerciciosunidad2:Crear,abrirycerrarunabasededatos

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1.CrearunabasededatosenlacarpetaMisejerciciosdeldiscoduroconelnombreConcesionario.Silacarpetanoexistecrala.
2.Cerrarlabasededatosanterior.
3.AbrirlabasededatosConcesionariodelacarpetaMisejerciciosdeldiscoduro.
4.Volveracerrarla.

Ejercicio2:Clnica
1.CrearunabasededatosenlacarpetaMisejerciciosdeldiscoduroconelnombreClinica.
2.Cerrarlabasededatosanterior.
3.AbrirlabasededatosClinicadelacarpetaMisejerciciosdeldiscoduro.
4.Volveracerrarla.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin2Crear,abrirycerrarunabasededatos

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Pruebaevaluativaunidad2:Crear,abrirycerrarunabasededatos

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Elarchivoquecorrespondealabasededatossecrea...

a)EnelmomentoenqueelegimosCrearunabasededatos,antesdetrabajarconella.Debemoselegirsunombreyubicacinantesdenada.

b)LaprimeravezquepulsamosGuardar.Puedeseralprincipioopuedesercuandohayamosdedefinirlastablasdelabase,enelmomentoenquedeseemos.

2.LasbasesdedatoscreadasconAccess2010,quextensintienen?

a)ACCDB.

b)ACCDT.

c)MDB.

d)MBD.

3.Elpaneldenavegacin...

a)Contieneloselementosdelabasededatosquevamoscreando,comolastablas.

b)EstsituadopordefectoenlazonaizquierdadelaventanaAccess.

c)Sepuedeocultar/mostrar.

d)Todaslasopcionessonciertas.

4.AlpulsarArchivo>Cerrarbasededatos...

a)SecierralabasededatosquehayabiertayluegosecierraAccess.

b)Secierralabasededatosquehayabierta,peroAccessseguirejecutndose.

5.CuldelassiguientesopcionesNOesunaformacorrectadeabrirunabasededatos?

a)DesdeAccess,pulsarAbrirenlapestaaArchivo.

b)DesdeAccess,buscarlabaseenlalistadeRecienteusodelapestaaArchivo.

c)HacerdobleclicenelarchivodeaccessdesdeelexploradordeWindows.

d)DesdeAccess,pulsandolacombinacindeteclasMAYS+A.

6.Elelementomsimportantedeunabasededatoses...

a)Latabla.

b)Laconsulta.

c)Lamacro.

d)Elformulario.

7.SepuedeincluirunaccesorpidoalasbasesmsrecientementeutilizadasenlafichaArchivo.

a)S,inclusopodemoselegircuntoselementosaparecern,desdelaopcinReciente.

b)S,peronoesrecomendablemostrarmuchasbasesparanosaturarlafichacondemasiadasopciones.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

8.Elaccesorpidoalasbasesrecientes...

a)Esinteligente,sicambiamosdecarpetaelarchivo,Accessencontrarlanuevaruta,siempreycuandoseencuentreenelmismoequipooenunacarpetadelaredaccesibledesdel.

b)Esinteligente,sicambiamosdecarpetaelarchivo,Accessencontrarlanuevaruta,siempreycuandoseencuentreenelmismodisco.

c)Noesinteligente.Sicambiamosdecarpetaelarchivodelabasededatos,suenlacedeaccesoenAccessserintilymostrarunmensajedeerror.

9.Unatablaestcompuestaporcampos,quecorrespondencadaunoconunacolumna(Nombre,Apellidos...)yregistros,quecorrespondencadaunoconunafila(eneseejemplo,cada
filaseraunapersona,consucorrespondientenombreyapellido).

a)Verdadero.

b)Falso.

10.Unaconsultaesunobjetoquepermitetratarlosdatosdeunatabla,parapoder...

a)Visualizarnicamentelosregistrosquecumplenundeterminadorequisito.

b)Insertaromodificarregistros.

c)Eliminarregistrosexistentes.

d)Todaslasrespuestassonciertas.
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Unidad3.Creartablasdedatos(I)

Aquveremoscmocrearunatabladedatosparapoderintroducirdatosenlabasededatosenlostemassiguientesyluegotrabajarconstosutilizandolasventajasquenosproporciona
Access2010.

3.1.Crearunatabladedatos

ParacrearunatabladedatostenemosquehacerclicenlapestaaCrear.EnelgrupoTablaspodremosseleccionarestasopciones:

ElbotnTablaabrelaVistaHojadedatos,consisteenintroducirdirectamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que
tienelacolumna.
Vistadiseoeselmtodoquedetallaremosenestaunidaddidctica
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con
accesoalmismositio.
DesdeelgrupoPlantillastambinpodemosaccederaElementosdeaplicacin,quepermitecrearunatabladeentrelasplantillasdisponibles.Slotendrsquerellenarlaconsusdatos.
Explicaremosacontinuacinlaformadecrearunatablaenvistadiseo.Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definirlasdistintascolumnasqueestatendry
otrasconsideraciones.
Otra forma rpida de llegar a la Vista Diseo es haciendo clic en el botn de la barra de estado inferior.Tambin en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botn Ver >
Diseo,enlapestaaCamposdelasHerramientasdetabla.

AparecerlaVistaDiseodelatabla:

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Enlapestaatenemoselnombredelatabla(comotodavanohemosasignadounnombrealatabla,AccesslehaasignadounnombrepordefectoTabla1).

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Enlapestaatenemoselnombredelatabla(comotodavanohemosasignadounnombrealatabla,AccesslehaasignadounnombrepordefectoTabla1).
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la
primeracolumnadelatablayassucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, caractersticas adicionales de la columna que estamos
definiendo.
Yaladerechatenemosunrecuadroconuntextoquenosdaalgntipodeayudasobreloquetenemosquehacer,porejemploenestenomentoelcursorseencuentraenlaprimerafiladela
rejillaenlacolumnaTipodedatosyenelrecuadroinferiorderechoAccessnosindicaqueeltipodedatosdeterminalaclasedevaloresqueadmitirelcampo.
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Inicio

Unidad3.Creartablasdedatos(II)

Vamosrellenandolarejilladefiniendocadaunadelascolumnasquecompondrlatabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si
queremoscambiardetipodedatos,hacerclicsobrelaflechadelalistadesplegabledeladerechayelegirotrotipo.
EnOffice2010sehaincluidounnuevotipodedatosquenoseencontrabaenversionesanteriores:Calculado.
Paramsinformacinsobrelosdiferentestiposdedatoshazclicaqu
Sideseasinformacinsobreelasistenteparabsquedashazclicaqu

.
.

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se
activaparapoderindicarmscaractersticasdelcampo,caractersticasqueveremoscondetalleenlaunidadtemticasiguiente.
AcontinuacinpulsarlateclaINTROparairalaterceracolumnadelarejilla.
Estaterceracolumnanoesobligatorioutilizarlayaquenicamentesirveparaintroduciruncomentario,normalmenteunadescripcindelcampodeformaquela
personaquetengaqueintroducirdatosenlatablasepaqudebeescribiryaqueestecometarioaparecerenlabarradeestadodelahojadedatos.
Repetirelprocesohastacompletarladefinicindetodosloscampos(columnas)delatabla.

3.2.Laclaveprincipal
Antesdeguardarlatablatendremosqueasignarunaclaveprincipal.
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de
equivocacinelregistroalcualidentifica.Nopodemosdefinirmsdeunaclaveprincipal,peropodemostenerunaclaveprincipalcompuestapormsdeuncampo.
Paraasignarunaclaveprincipalauncampo,seguirlossiguientespasos:
Hacerclicsobreelnombredelcampoqueserclaveprincipal.
EnlapestaaDiseodeHerramientasdetabla,hacerclicsobreelbotnClaveprincipaldelgrupoHerramientas.

Alaizquierdadelnombredelcampoaparecerunallaveindicndonosquedichocampoeslaclaveprincipaldelatabla.
Siquieresqueelsistemaseencargueautomticamentedegenerarlosvaloresdelcampoqueesclaveprincipal,puedesdefinirloconeltipodedatosAutonumeracin.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez
seleccionadostodosloscamposhacerclicenelbotnanterior
.
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Importante:Recordarqueuncampoocombinacindecamposqueformanlaclaveprincipaldeunatablanopuedecontenervaloresnulosynopuedenhaberdosfilasenlatablaconelmismo

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Importante:Recordarqueuncampoocombinacindecamposqueformanlaclaveprincipaldeunatablanopuedecontenervaloresnulosynopuedenhaberdosfilasenlatablaconelmismo
valorenelcampo/sclaveprincipal.
Cuandointentemosinsertarunanuevafilaconvaloresqueinfrinjanestasdosreglas,elsistemanonosdejacrearlanuevafilaynosdevuelveunerrordeestetipo:

.
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Unidad3.Creartablasdedatos(III)

3.3.Guardarunatabla
Paraguardarunatabla,podemos:
IralapestaaArchivoyelegirlaopcinGuardar.
ObienhacerclicsobreelbotnGuardar

delabarradeAccesoRpido.

Comonuestratablaannotienenombreasignado,aparecerelsiguientecuadrodedilogo:
Escribirelnombredelatabla.
HacerclicsobreelbotnAceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y
preguntndonos si queremos queAccess cree una, si le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumeracin y lo define como clave
principal.SiledecimosqueNoseguardalatablasinclaveprincipalyaqueunaclaveprincipalenunatablaesconvenienteperonoobligatorio.

3.4.Cerrarunatabla
Podemoscerrarunatabladevariasformas:
HacerclicderechosobrelapestaaconelnombredelatablayseleccionarCerrarenelmenemergente.

Hacerclicconelbotncentraldelratnsobrelapestaaconelnombredelatabla.Enalgunosratoneselbotncentraleslapropiaruedecitaquenosayudaadesplazarnoshaciaarribay
haciaabajo.
ObienhacerclicsobreelbotnCerrar

queseencuentraenlapartederechaalmismonivelquelapestaa.

ParapracticarlasoperacionesestudiadaspuedesrealizarelEjerciciopasoapasodecreacindetablas.

EjerciciopropuestodelaUnidad3

PruebaevaluativadelaUnidad3

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.EjerciciosPropuestosdeltema3Creartablasdedatos

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Ejerciciosunidad3:Creartablasdedatos

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1.AbrirlabasededatosConcesionariodelacarpetaMisejerciciosdeldiscoduro.
2.CrearunatablaconelnombreClientesconlossiguientescampos:
Nombre del campo

Tipo de dato

Codigo Cliente

Nmero

Nombre Cliente

Texto

Apellidos cliente

Texto

Direccion cliente

Texto

Poblacion

Texto

Codigo postal

Nmero

Provincia

Texto

Telefono

Texto

Fecha nacimiento

Fecha/Hora

LaclaveprincipalserelcampoCodigocliente.
3.CrearotratablaconelnombreCochesvendidosconlossiguientescampos:
Nombre del campo

Tipo de dato

Matricula

Texto

Marca

Texto

Modelo

Texto

Color

Texto

Precio

Texto

Extras instalados

Memo

LaclaveprincipalserelcampoMatricula.
4.CrearotratablaconelnombredeRevisionesconlossiguientescampos:
Nombre del campo

Tipo de dato

N revision

Autonumeracin

Cambio aceite

S/No

Cambio filtro

S/No

Revision frenos

S/No

Otros

Memo

LaclaveprincipalserelcampoNrevision.
5.Cerrarlabasededatos.

Ejercicio2:Clnica
1.AbrirlabasededatosClinicadelacarpetaMisejerciciosdeldiscoduro.
2.CrearunatablaconelnombredePacientesconlossiguientescampos:
Nombre del campo
Codigo Paciente

Tipo de dato
Numrico

Nombre Paciente

Texto

Apellidos Paciente

Texto

Direccion

Texto

Poblacion

Texto

Codigo postal

Numrico

Provincia

Texto

Telefono Paciente

Texto

Fecha nacimiento

Fecha/Hora

Nodefinirclaveprincipal.
3.CrearotratablaconelnombredeMedicosconlossiguientescampos:
Nombre del campo
Codigo Medico

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Tipo de dato
Texto

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Codigo Medico

Texto

Nombre Medico

Texto

Apellidos Medico

Texto

Telefono Medico

Texto

Especialidad

Texto

Nodefinirclaveprincipal.
4.CrearotratablaconelnombredeIngresosconlossiguientescampos:
Nombre del campo
N ingreso

Tipo de dato
Autonumeracin

Habitacion

Nmero

Cama

Texto

Fecha ingreso

Fecha/Hora

Nodefinirclaveprincipal.
5.Cerrarlabasededatos.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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Pruebaevaluativaunidad3:Creartablasdedatos

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Enqupestaaseencuentranlosbotonesquepermitenincluirtablasennuestrabasededatos?

a)Archivo.

b)Herramientas.

c)Inicio.

d)Crear.

2.Quvistaeslamsacertadaparadefinirlaestructuradeunatabla?

a)Hojadedatos.

b)Tabladinmica.

c)Diseo.

d)Estructura.

3.Qudebemosdefinir,comomnimo,enuncampo?

a)Elnombreytipodedatos.

b)Eltipodedatosyladescripcin.

c)Elnombreyladescripcin.

d)Ladescripcin.

4.Laspropiedadesdeuncampo,dequdependern?

a)Delnombreelegido.

b)Deltipodedatoselegido.

c)Deladescripcin.

d)Delafinalidadglobaldelatabla.

5.Aldefinirlaclaveprincipaldeunatabla,debemostenerencuentaque...

a)Puedeestarcompuestaporvarioscampos.

b)Podemosponermsdeunaclaveenlamismatabla.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

6.Esobligatorioqueunatablatengaclaveprincipal?

a)S,dehechoalguardarlatablaunmensajeteavisadequelatablanosepuedeguardarhastaqueseleasigneunaclaveprincipal.

b)S,aunquepermiteguardarlatablasindefinirlaclave,peronopodremosrealizarconsultassobreellahastaqueladefinamos.

c)Noesobligatorio,perosrecomendable.

d)No,amenosquelatablasedefinacomotablaprincipalenlabasededatos.

7.Alahoraderellenarlosdatosdeunatabla,elcampodefinidocomoclaveprincipal...

a)Identificaacadaregistro,porloquenopuedeestarrepetida.

b)Nopuedequedarsinrellenar,porqueesuncampoobligatorio.

c)Puederellenarseautomticamenteporelsistema,sihemosdefinidoelcampodeltipoAutonumeracin.

d)Todaslasrespuestassonciertas.

8.CuldelossiguientesNOesuntipodedatosvlidoparaladefinicindeuncampo?

a)Texto.

b)Fecha/Hora.

c)Datosadjuntos.

d)ObjetoOLIT.

9.Cmosecierraunatabla?

a)DesdeArchivo>Salir.

b)ConlasteclasALT+F4.

c)DesdelaopcinCerrardelmencontextualdesupestaa.
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d)Todassonciertas.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin3Creartablasdedatos

d)Todassonciertas.

10.Enlavistadiseodeunatabla,cadacampoquedefinamos(nombre,tipodedatosydescripcin),aquequivale?

a)Aunregistrodelatabla.

b)Aunacolumnadelatabla.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.4Modificartablasdedatos

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Unidad4.Modificartablasdedatos(I)

Aquveremoslastcnicasdeedicinderegistrosparamodificartantoladefinicindeunatablacomolosdatos introducidos en ella. Esta unidad est dedicada, principalmente, a la


VistaHojadedatosdeunatabla.

4.1.ModificareldiseodeunatablaenVistaDiseo
Siunavezcreadaunatabla,queremoscambiaralgo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos
realizarunamodificacinensudiseo:
Abrirlabasededatosdondeseencuentralatablaamodificar,enelcasodequenoloestuviera.
HacerclicderechosobrelatablaquequeremosmodificarenelPaneldenavegacin,seleccionarVistaDiseoenelmencontextual:

Aparecerlaventanadediseodetablasestudiadaenlaunidadtemticaanterior.
Paramodificarladefinicindeuncampo,posicionarelcursorsobreelcampoamodificaryrealizarlassustitucionesnecesarias.
Paraaadirunnuevocampo:
Iralfinaldelatablayescribirladefinicindelnuevocampo.
Obien,situarseenunodeloscamposyacreadosyhacerclicenelbotn

delapestaaDiseo,enesteltimocasoelnuevocamposeinsertardelantedelqueestamos

posicionados.
Paraeliminaruncampo:
Posicionarseenelcampoyhacerclicenelbotn

delapestaaDiseo.

Obien,seleccionartodalafilacorrespondientealcampohaciendoclicensuextremoizquierdoycuandoestremarcadapulsarlateclaSuproDel.
Seborrarelcampodeladefinicindelatablaylosdatosalmacenadosenelcampotambindesaparecern.
Porltimo,guardarlatabla.
ParapracticarestasoperacionespuedesrealizarelEjercicioModificardiseodetablaenVistaDiseo.

4.2.ModificareldiseodeunatablaenVistaHojadeDatos
LaVistadeHojadedatosseutilizanormalmenteparaeditarlosdatosquecontienelatabla,aunquetambinpodemosmodificarsudiseo.Paraabrirlatablaenestavista:
Silatablanoestabierta,desdeelPaneldeNavegacin:
Hacerdobleclicsobreelnombredelatabla.
Obienhacerclicderechosobrelatablayseleccionarlaopcin

enelmencontextual.

Sitenemoslatablaabierta,peroenVistaDiseo:
DesdelapestaaDiseooInicio>grupoVista>botnVer,cambiaremoslavista.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.4Modificartablasdedatos

Tambindesdeelbotndelabarradeestado.

LaVistaHojadedatostieneunaspectocomoelsiguiente:

AladerechadelascolumnasquehayamoscreadoveremosunacolumnallamadaAgregarnuevocampo.
Sihacemosclicsobreelencabezado,sedesplegarunmenquenospermitirelegireltipodedatosquecontendrlanuevacolumna(ocampo).Alpulsar
sobreelquenosinterese,seinsertarautomticamenteenlatabla.
Elencabezadodelnuevocampocontendrunnombrepordefecto:Campo1.SiinsertasotrossellamarnCampo2,Campo3, etc. Para darle un nombre a
loscamposnohaymasqueseleccionarelencabezadoconundobleclicyborrareltextoCampo1,paraa continuacin escribir el nuevo nombre.Al finalizar,
pulsarINTROparaqueseguarde.
OtraformadecambiarelnombreeshacerclicconelbotnderechodelratnsobreelencabezadoyseleccionarlaopcinCambiarnombredecampo
mencontextual.
TambindesdeelmencontextualpodremosEliminarcampo,siqueremosdeshacernosdeunadeterminadacolumna.
Estasopcionesnospuedenvenirbienenunmomentodado,siestamosmodificandoelcontenidodelatablaydecidimosrealizarunpequeocambioensu
diseo,perorecomendamosrealizarloscambiosdediseoenlaVistaDiseo,yaquedisponemosdeunmayorcontroldelaedicin.
ParapracticarestasoperacionespuedesrealizarelEjercicioModificardiseodetablaenVistaHojadedatos.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.4Ejercicio:ModificarunatabladedatosenVistaHojadedatos

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Unidad4.Ejerciciopasoapaso:ModificarunatabladedatosenVistaHojadedatos

Objetivo
Practicar las operaciones para modificar el diseo de una tabla desde la Vista Hoja de datos conAccess
2010.

Ejerciciopasoapaso
AbrelabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejerciciosdeldisco.
VamosamodificarlaestructuradelatablaAlumnado,incluyendoelcampoAuxiliaryluegoeliminndolo:
AadirelcampoAuxiliar:
1.Haz doble clic sobre la tabla Alumnado que se encuentra en el Panel de Navegacin. Se abrir en Vista
Hojadedatos.
2.DespliegaelmendelacolumnaAgregarnuevocampoqueestsituadamsaladerecha,juntoalcampo
Curso.EligeTexto.ObservarsquesehacreadounnuevocampoCampo1yquelacolumnaAgregar nuevo
campoesahoralacontguaal.
3.Alcrearseelcamponuevo,suttuloestarseleccionadoysevermarcadoconunfondocolornegro.Escribe
AuxiliarypulsaINTRO.Elfocopasaralacolumnasiguienteyyahabremoscreadolanuevacolumna.
EliminarelcampoAuxiliar:
1.PulsaconelbotnderechodelratnsobreelencabezadodelcampoAuxiliaryseleccionaEliminar campo
enelmencontextual.
2.Seabrirunaventanapidiendoconfirmacindelaaccin.PulsaqueS.Enestecasonoesimportanteporque
esunaprueba,peronormalmentesiborramosuncampoennuestrastablasseeliminarntodoslosdatosque
estnenesacolumna,poresovienemuybienestaadvertenciadeseguridad.
CierralabasedesdeArchivo>Cerrarbasededatos.
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Unidad4.Modificartablasdedatos(II)

4.3.Introducirymodificardatosenunatabla

Comohemoscomentado,laVistaHojadedatossirveprincipalmenteparaintroducirymodificarlosdatosdeunatabla.

Cadafilanossirveparaintroducirunregistro.
Paraintroducirregistros:
Escribirelvalordelprimercampodelregistro.Enfuncindeltipodedatosquesealoharemosdeunmodouotro.Puedesverloendetalleenelsiguientebsico

PulsarINTROparairalsegundocampodelregistro.
Cuandoterminamosdeintroducirtodosloscamposdelprimerregistro,pulsarINTROparaintroducirlosdatosdelsegundoregistro.
Enelmomentoenquecambiamosderegistro,elregistroqueestabamosintroduciendosealmacenar,noesnecesarioguardarloscambiosdelatabla.
Alfinalizar,puedescerrarlatabla,ocambiardevista,segnloquequierashaceracontinuacin.

Siloquequeremosesborrarunregistroentero:
Seleccionarelregistroaeliminarhaciendoclicsobreelcuadrodelaizquierdadelregistro.
EnlapestaaInicio>grupoRegistros>pulsarEliminar.ObienpulsarlateclaSUPRdelteclado.

Delamismaformapodemoseliminarunacolumna,silaseleccionamosyutilizamoselbotnEliminar.
Paramodificaralgnvalorintroducidonotenemosmsquesituarnossobreelvaloramodificaryvolverloaescribir.
ParapracticarestasoperacionespuedesrealizarelEjercicioIntroducirdatosenunatabla.

4.4.Desplazarsedentrodeunatabla
Paradesplazarseporlosdiferentesregistrosdeunatablavamosautilizarlabarradedesplazamiento:

Labarranosindicaenquregistroestamossituadosyelnmerototalderegistrosdelatabla.
Elrecuadroenblanconosestdiciendoelregistroactualenqueestamossituados,deltotal.Enestecasoestamosenelregistro2deuntotalde3.
Haciendoclicsobrelosdiferentesbotonesrealizaremoslasoperacionesindicadasacontinuacin:
parairalprimerregistrodelatabla.
parairalregistroanteriorenlatabla.
parairalregistrosiguienteenlatabla.
parairalltimoregistrodelatabla.
paracrearunnuevoregistroquesesituarautomticamentealfinaldelatabla.
Podemosirtambindirectamenteaunregistrodeterminadodelasiguienteforma:
1.Hacerdobleclicsobreelcuadrodetextodondeponeelnmerodelregistroactual.
2.Escribirelnmerodelregistroalcualqueremosir.
3.PulsarINTRO.

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Tambinpodemosdesplazarnosporlosdiferentescamposyregistrosutilizandoelteclado.

PulsandolasteclasFLECHAABAJOyFLECHAARRIBAcambiamosderegistroalanterioroposterior.
ConlasteclasFLECHAIZQUIERDAyFLECHADERECHAnosmovemosdentrodelmismoregistroporlasdistintascolumnas.
Tambinpuedesutilizarlasteclas INICIOy FIN para desplezarte al primer campo o al ltimo, en el mismo registro.Y las teclas REPG y AVPG para situarte en el primer registro o en el
ltimo.
Parapoderutilizareltecladoalahoradedesplazarnosentrelosregistros,elfocodebeestarenunregistrocualquieradelatabla.Sinoesas,simplementehazclicenunregistro.
ParapracticarlasoperacionesestudiadaspuedesrealizarelEjercicioDesplazamientoenunatabla.
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Unidad4.Ejerciciopasoapaso:Desplazamientoenunatabla

Objetivo
PracticarlasoperacionesparadesplazarseporlosregistrosdeunatablaconAccess2010.

Ejerciciopasoapaso
Accederalatabladetrabajo.
1.AbrelabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejerciciosdeldisco.
2.AbrelatablaAlumnadoenvistaHojadedatoshaciendodobleclicsobrestaenelPaneldeNavegacin.Observacomoelregistroactivoeselprimero.
Utilizarlabarradedesplazamientoentreregistros.
1.Hazclicsobreelbotn delabarrainferiorparairalsiguienteregistro.Observacomoelcuadroenblancodedichabarranosindicaelregistroenelcualnosencontramossituados.
2.Hazclicsobreelbotn

parairalltimoregistro.

3.Hazclicsobreelbotn delabarrainferiorparairalregistroanterior.
4.Hazclicsobreelbotn
5.Hazclicsobreelbotn

parairalprimerregistro.
paracrearunnuevoregistro.Observacomoelcursorseencuentrasituadoenlaltimafiladelatabla,marcadaconunasterisco*.

6.Introducelossiguientesregistros.

Codigo Alumnado

Nombre Alumnado
Luisa

Apellidos Alumnado
Surez Menor

Direccion
Valle, 27

Poblacion
Valencia

Codigo Postal
46002

Fecha de nacimiento
25/04/65

10

Juan

Casas Ms

Mayor, 34

Valencia

46005

30/10/62

Ahoravamosairaunregistroconcretodirectamente.
1.Hazdobleclicsobrecuadroblancoqueindicaelregistroactivo.
2.Escribe4ypulsaINTRO.Observacomoelcursorsehaposicionadoenelcuartoregistro.
Cerrarlabase.
SeleccionarArchivo>Cerrarbasededatos.
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Unidad4.Modificartablasdedatos(III)

4.5.Buscaryreemplazardatos

Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta
BuscardeAccess2010.
ParahacerusodeestaherramientadebemosvisualizarlosdatosporejemploconlavistaHojadedatos,acontinuacinposicionarelcursorenelcampodondequeremosbuscaryfinalmente
hacerclicenelbotnBuscardelapestaaInicioobienpulsarlasteclasCTRL+B:

AparecerelcuadrodedilogoBuscaryreemplazarsiguiente:

EnelcuadroBuscar:escribimoselvalorabuscar.
En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en
cualquiercampopulsasobreCampoactualyseleccionaenlalistaDocumentoactual.
EnelcuadroCoincidir:elegimosentreestastresopciones:

Hacercoincidirtodoelcampoparaqueelvalorbuscadocoincidaexactamenteconelvalorintroducidoenelcampo.
Cualquierpartedelcampoparaqueelvalorbuscadoseencuentreenelcampoperonotieneporquecoincidirexactamenteconl.
Comienzodelcampoparaqueelvalorbuscadosealaparteinicialdelcampo.
DespuspodemosindicarleenquregistrosBuscar:

Todosparabuscarentodoslosregistrosdelatabla.
Arribaparabuscarapartirdelprimerregistrohastaelregistroenelquenos
Abajoparabuscarapartirdelregistroenelcualnosencontramossituadosyhastaelltimo.
SiactivamoslacasillaMaysculasyminsculasdiferenciaalahoradebuscarentremaysculasyminsculas(sibuscamosMaranoencontrarmara).
HacemosclicsobreelbotnBuscarsiguienteparaempezarlabsquedayseposicionarenelprimerregistroquecumplalacondicindebsqueda.Siqueremosseguirlabsqueda,hacer
clicsobreelbotnBuscarsiguientesucesivamenteparaencontrartodoslosvaloresquebuscamos.
Despuscerrarelcuadrodedilogo.

SiloquequeremosessustituirunvalorporotroutilizaremoslaopcinReemplazar.
SitenemoslaventanaBuscaryreemplezarabiertaslodeberemoscambiaralapestaaReemplazar.
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Encasocontrario,deberemosaccederdesdelapestaaInicio>grupoBuscaralbotnReemplazar
queseencuentrajustoalladodeeldeBuscar.

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Verselcuadrodedilogodelasiguienteforma:

La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar
reemplazaelvalordondenosencontramosenesemomento,yunbotnReemplazartodosquesustituyetodoslosvaloresencontradosporeldesustitucin.
EstaopcinhayqueutilizarlaconmuchocuidadoporqueavecespuedenocurrirresultadosinesperadossobretodosinoutilizamoslaopcinHacercoincidirtodoelcampo.
ParapracticarlasoperacionesestudiadaspuedesrealizarelEjercicioBuscardatosenunatabla.

EjerciciopropuestodelaUnidad4

PruebaevaluativadelaUnidad4

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Unidad4.Ejerciciopasoapaso:Buscardatosenunatabla

Objetivo
PracticarlasoperacionesparabuscardatosenunatablaconAccess2010.

Ejerciciopasoapaso
Accederalatabladetrabajo.
1.AbrelabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejerciciosdeldiscoduro.
2.AbrelatablaAlumnadoenvistaHojadedatoshaciendodobleclicsobrestaenelPaneldeNavegacin.
EmpezaremosporcambiarlafechadenacimientodeFabiola.
Loprimeroeslocalizarelregistro:
1.Hazclicsobreelcampodondeseencuentraelvalorabuscar,NombreAlumnado.
2.HazclicsobreelbotnBuscar

enlapestaaInicio.AparecerelcuadrodedilogoBuscaryreeemplazar.

3.EnelcuadroBuscar:,escribeelvalorabuscarFabiola.
4.EnelcuadroCoincidir:dejarlaopcinHacercoincidirtodoelcampoyaqueenelcamposlohabrescritoestevalor.
5.HazclicsobreelbotnBuscarsiguienteparaempezarlabsqueda.Access2010sehabrposicionadoenelregistrodeseado.
6.ComoyanoqueremosrealizarmsbsquedascerramoselcuadrodedilogoBuscaryreeemplazarpulsandoelbotnCancelar.
Ahoravamosamodificarlafechadenacimiento,porlotanto:
1.Sitateenelcampofechadenacimiento.
2.Escribeelnuevovalor,15/08/66.
TambinvamosacambiarladireccindeunalumnocuyoprimerapellidoesLpez.
Localizamoselregistro:
1.Hazclicsobreelcampodondeseencuentraelvalorabuscar,ApellidosAlumnado.
2.HazclicsobreelbotnBuscar

enlapestaaInicio.AparecerelcuadrodedilogoBuscaryreeemplazar.

3.EnelcuadroBuscar:,escribeelvalorabuscarLpez.
4.EnelrecuadroCoincidir:dejarlaopcinComienzodelcampoyaqueestamosbuscandoelprimerapellido,porlotantoelcampocomenzarporLpezperodespuspuedeteneralgoms
escrito.
5.HazclicsobreelbotnBuscarsiguienteparaempezarlabsqueda.Access2010sehabrposicionadoenelregistrodeseado.
6.HazclicenelbotnCancelar.
Ahoravamosamodificarladireccin,porlotanto:
1.Sitateenelcampodireccion.
2.Escribeelnuevovalor,Calicanto,16.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.EjerciciosPropuestosdeltema4Modificartablasdedatos

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Ejerciciosunidad4:Modificartablasdedatos

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1.IntroducirlossiguientesdatosenlatablaClientesdelabasededatosConcesionariodelacarpetaMisejercicios.

100

Nombre
Cliente
Antonio

Apellidos
Cliente
Garca Prez

Valencia

Cdigo
Postal
46011

Astilleros, 3

Valencia

963689521

15/08/60

101

Carlos

Prez Ruiz

105

Luis

Rodrguez Ms

Magallanes, 21

Utiel

46300

Valencia

962485147

26/04/58

Juan de Mena,
11

Ganda

46700

Valencia

962965478

30/03/61

112

Jaime

225

Alfonso

Juangrn Sornes

Balmes, 21

Valencia

46014

Valencia

963684596

31/01/68

Prats Montolla

Sneca, 23

Sagunto

46500

Valencia

963547852

260

28/04/69

Jos

Navarro Lard

Ro Segura, 14

Valencia

46002

Valencia

963874569

15/05/64

289

Elisa

beda Sansn

Valencia, 4

Sagunto

46500

Valencia

963547812

10/07/62

352

Eva

San Martn

Villafranca, 34

Alzira

46600

Valencia

962401589

12/08/65

365

Gerardo

Hernndez Luis

Salinas, 8

Valencia

46002

Valencia

963589621

02/01/65

390

Carlos

Prats Ruiz

Ercilla, 8

Valencia

46005

Valencia

963589654

03/05/67

810

Lourdes

Oliver Peris

Gran va, 34

Valencia

46007

Valencia

963587412

25/06/64

822

Sergio

Larred Navas

Blasco Ibez, 65

Valencia

46005

Valencia

963589621

25/12/67

860

Joaqun

rboles Onsins

Ganda, 8

Xtiva

46800

Valencia

963758963

04/05/69

861

Joaqun

rboles Onsins

Ganda, 8

Xtiva

46800

Valencia

963758963

04/05/69

Cdigo Cliente

Direccin

Poblacin

Provincia

Telfono

Fecha nacimiento

2.ModificarelnombredeGerardoHernndezLuisporAlfredo.
3.Borrarelltimoregistro.
4.Cerrarlatablaylabasededatos.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.

Ejercicio2:Clnica
ModificarlaestructuradelatablaPacientesdelabasededatosClnicadelacarpetaMisejerciciossiguiendoestasindicaciones:
Nombre del campo
Codigo Paciente

Tipo de dato
Clave principal

Provincia

Borrar este campo

ModificarlaestructuradelatablaMedicosconlossiguientesdatos:
Nombre del campo
Codigo Medico

Tipo de dato
Clave principal

Telefono Medico

Borrar este campo

ModificarlaestructuradelatablaIngresosconlossiguientesdatos:
Nombre del campo
N ingreso

Tipo de dato
Clave principal

Cerrarlabasededatos.
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Pruebaevaluativaunidad4:Modificartablasdedatos

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Desdequvistapodemosmodificarladefinicindeunatabla?

a)VistaDiseo.

b)VistaHojadedatos.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

2.Desdequvistapodemosinsertar,borrarymodificardatosdelatabla?

a)VistaDiseo.

b)VistaHojadedatos.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

3.EnlaVistaHojadedatos,cmopodemosdesplazarnosatravsdelosdatos?

a)MedianteeltecladoutilizandolasflechasylasteclasINICIO,FIN,REGPG,AVPG.

b)Haciendoclicenunregistroenconcreto.

c)Utilizandolabarradedesplazamientoinferior.

d)Todaslasrespuestassonciertas.

4.Unclientenosinformaqueenlascartasqueleenviamosaparecesusegundoapellidomalescrito,cmolopodemossolucionar?

a)Lanicaformaderealizarestamodificacinesescribiendounaconsulta.

b)UnasolucinpodraserutilizarlaherramientaBuscaryreemplazarsobrelatablaclientes.

5.Laopcin

delmencontextualdeunatabla...

a)laabrirenvistadiseo.

b)laabrirenvistahojadedatos.

c)mostrarunaventanaparaescogerquvistadeseamosutilizar.

d)Noexistelaopcinabrirenelmencontextualdelastablas.

6.LapestaaInicio>grupoRegistroscontieneelbotn

,paraqusirve?

a)Paraborrarelregistroenquenosencontramos(registroactivo).

b)Paraborrarelcampoenquenosencontramos(columnaactiva).

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

7.Sepuedecrearunnuevoregistrodesdelabarradedesplazamiento?

a)No,sirveparadesplazarseentrelosregistros.

b)S.

8.Siestamosintroduciendodatosenunatablaypulsamoslaflechaderecha,iremos...

a)Alcamposiguiente.

b)Alregistrosiguiente.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

9.Cmopodemossituarnosenelregistro17directamente?

a)ConlaherramientaBuscar.

b)Escribiendo17enlabarradedesplazamiento.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

10.LaherramientaBuscaryreemplazar,distinguelasminsculasymaysculasdeltextoabuscar?

a)S,siempre.hagaclicaqu pararevisarlapolticadecookies. Cerrar Alcerrar,aceptaelusodecookies.


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b)No,nunca.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin4Modificartablasdedatos

b)No,nunca.

c)Pordefectono,amenosqueindiquemoslocontrario.

d)Pordefectos,amenosqueindiquemoslocontrario

Corregir Restablecer
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.5Propiedadesdeloscampos

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Unidad5.Propiedadesdeloscampos(I)

5.1.Introduccin
Cadacampodeunatabladisponedeunaseriedecaractersticasqueproporcionanuncontroladicionalsobrelaformadefuncionardelcampo.
LaspropiedadesaparecenenlaparteinferiorizquierdadelaVistaDiseocuandotenemosuncamposeleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de
valoresvlidosparaelcampo.Estaltimayahasidoexplicadaenunavanzadodeltemadecreacindetablas,deformaqueenestaunidadprofundizaremosenlaprimera.
LaspropiedadesdelapestaaGeneralpuedencambiarparauntipodedatouotromientrasquelaspropiedadesdelapestaaBsquedacambiansegneltipodecontrolasociadoalcampo.
Hayquetenerencuentaquesisemodificanlaspropiedadesdeuncampodespusdehaberintroducidodatosenlsepuedenperderestosdatosintroducidos.
Acontinuacinexplicaremoslaspropiedadesdequedisponemossegnlosdiferentestiposdedatos.

5.2.Tamaodelcampo
ParaloscamposTexto,estapropiedaddeterminaelnmeromximodecaracteresquesepuedenintroducirenelcampo.Siendopordefectode50caracteresyvalormximode255
ParaloscamposNumrico,lasopcionesson:
Byte(equivalenteauncarcter)paraalmacenarvaloresenterosentre0y255.
Enteroparavaloresenteroscomprendidosentre32.768y32.767.
Enterolargoparavaloresenteroscomprendidosentre2.147.483.648y2.147.483.647.
Simpleparalaintroduccindevalorescomprendidosentre3,402823E38y1,401298E45paravaloresnegativos,yentre1,401298E45y3,402823E38paravalorespositivos.
Dobleparavalorescomprendidosentre1,79769313486231E308y4,94065645841247E324
Id.derplicaseutilizaparaclavesautonumricasenbasesrplicas.
Decimalparaalmacenarvalorescomprendidosentre10^381y10^381(siestamosenunabasededatos.adp)ynmerosentre10^281y10^281(siestamosenunabasede
datos.accdb)
LoscamposAutonumeracinsonEnterolargo.
Alosdemstiposdedatosnoselespuedeespecificartamao.
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Unidad5.Propiedadesdeloscampos(II)

5.3.Formatodelcampo

Estapropiedadseutilizaparapersonalizarlaformadepresentarlosdatosenpantallaoenuninforme.
SepuedeestablecerparatodoslostiposdedatosexceptoelObjetoOLE,DatosadjuntoseHipervnculo.
ParaloscamposAutonumeracin,NumricoyMoneda,lasopcionesson:
Nmerogeneral:presentalosnmerostalcomofueronintroducidos.
Moneda:presentalosvaloresintroducidosconelseparadordemillaresyelsmbolomonetarioasignadoenWindowscomopuedeser.
Euro:utilizaelformatodemoneda,conelsmbolodeleuro.
Fijo:presentalosvaloressinseparadordemillares.
Estndar:presentalosvaloresconseparadordemillares.
Porcentaje:multiplicaelvalorpor100yaadeelsignodeporcentaje(%).
Cientfico:presentaelnmeroconnotacincientfica.
LoscamposFecha/Horatienenlossiguientesformatos:
Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los
valoresdeFechacortayHoralarga.Ejemplos:3/4/93,05:34:00PMy3/4/9305:34:00PM.
Fechalarga:sevisualizalafechaconeldadelasemanayelmescompleto.Ejemplo:Lunes21deagostode2000.
Fechamediana:presentaelmesconlostresprimeroscaracteres.Ejemplo:21Ago2000.
Fechacorta:sepresentalafechacondosdgitosparaelda,mesyao.Ejemplo:01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas
entreel1/1/30yel31/12/99pertenecenalintervalodeaosentre1930y1999.
Horalarga:presentalahoraconelformatonormal.Ejemplo:17:35:20.
Horamediana:presentalahoraconformatoPMoAM.Ejemplo:5:35PM.
Horacortapresentalahorasinlossegundos.Ejemplo:17:35.
LoscamposS/NodisponendelosformatospredefinidosS/No,Verdadero/FalsoyActivado/Desactivado.
S,VerdaderoyActivadosonequivalentesentres,aligualquelosonNo,FalsoyDesactivado.
Nota:ElcontrolpredeterminadoparaundatoS/NoeslacasilladeverificacinporloqueenlavistaHojadeDatoslosdatosdeestetipoaparecencomounacasilladeverificacinynoseve
el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar
controlelegirelCuadrodetextocomotemostramosacontinuacin.

LoscamposCalculadopuedenserdecualquieradelosformatosindicadosanteriormente,yaqueelclculopuedesertantosobrefechas,comosobrevaloresmonetariosuoperaciones
lgicasdeverdadero/falso.
LoscamposTextoyMemonodisponendeformatospredefinidos,paraloscamposTextosetendranquecrearformatospersonalizados.
Sideseasmsinformacinsobrelapersonalizacindeformatoshazclicaqu

5.4.Lugaresdecimales
EstapropiedadnospermiteindicarelnmerodedecimalesquequeremosasignarauntipodedatoNmero,AutonumeracinoMoneda.

5.5.Mscaradeentrada
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Seutilizalamscaradeentradaparafacilitarlaentradadedatosyparacontrolarlosvaloresquelosusuariospuedenintroducir.Porejemplo,puedescrearunamscaradeentradaparaun
campoNmerodetelfonoquemuestreexactamentecmodebeintroducirseunnmeronuevo:(___)_______.

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campoNmerodetelfonoquemuestreexactamentecmodebeintroducirseunnmeronuevo:(___)_______.
AccessdisponedeunAsistenteparamscarasdeentradasquenosfacilitaelestablecerestapropiedad,yalcualaccederemosalhacerclicsobreelbotn

queaparecealaderechade

lapropiedadamodificarunavezactivadadichapropiedad.
Sideseasmsinformacinsobrelapersonalizacindemscarasdeentradahazclicaqu

5.6.Ttulo
Seutilizaestapropiedadparaindicarcmoqueremosquesevisualicelacabeceradelcampo.
Porejemplo,siuncamposellamaFnaceindicamosFechadenacimientocomovalorenlapropiedadTtulo,enlacabeceradelcampoFnacveremosFechadenacimiento.
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Unidad5.Propiedadesdeloscampos(III)

5.7.Valorpredeterminado
Elvalorpredeterminadoeselvalorquesealmacenarautomticamenteenelcamposinointroducimosningnvalor.Sesueleemplearcuandosesabequeundeterminadocampovaatener
lamayoradelasveceselmismovalor,seutilizaestapropiedadparaindicaroespecificarculvaaseresevaloryasqueseintroduzcaautomticamenteenelcampoalahoradeintroducirlos
datosdelatabla.
PorejemplositenemoslatablaClientesconelcampoProvinciaylamayoradeclientessondelaprovinciaValencia,sepuedeintroduciresevalorenlapropiedad Valor predeterminado
delcampoProvinciayasalahoradeintroducirlosdiferentesclientes,automticamenteaparecerelvalorValenciaynolotendremosqueteclear.
SepuedeutilizarestapropiedadparatodoslostiposdedatosexceptoelObjetoOLE,Datosadjuntos,CalculadoyAutonumeracin.

5.8.Regladevalidacin

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea
introducidocorrectamente.
Porejemplosiqueremosqueunvalorintroducidoestcomprendidoentre100y2000,sepuedeespecificarenestapropiedad>=100Y<=2000.
Paraformarlacondicinpuedesutilizarelgeneradordeexpresionescomoteexplicamosenlasecuenciaanimada.
SepuedeutilizarestapropiedadparatodoslostiposdedatosexceptoelObjetoOLE,Datosadjuntos,CalculadoyAutonumeracin.
Paraayudarnosaescribirlaregladevalidacintenemoselgeneradordeexpresionesqueseabrealhacerclicsobreelbotn
clicenella.Paraconocerunpocomssobrelvisitanuestroavanzado
.

queaparecealaderechadelapropiedadcuandohacemos

5.9.Textodevalidacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad
anterior.
Debeserunmensajeparaquelapersonaqueseequivoquealahoradeintroducirlosdatossepaelporqudesuerrorypuedasolucionarlo.
SepuedeutilizarestapropiedadparatodoslostiposdedatosexceptoelObjetoOLEyelAutonumeracin.

5.10.Requerido
SiqueremosqueuncamposerelleneobligatoriamentetendremosqueasignaraestapropiedadelvalorS,encasocontrarioelvalorsereldeNo.
SepuedeutilizarestapropiedadparatodoslostiposdedatosexceptoelObjetoOLEyelAutonumeracin.

5.11.Permitirlongitudcero
LoscamposMemoyTextocuentanconestapropiedadparacontrolarquenosepuedanintroducirvaloresdecadenaquenocontengancaracteresoestnvacos.

5.12.Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las
operacionesdeordenacinyagrupacin.
Porejemplo,sibuscasempleadosbasndoseenuncampollamadoApellidos,puedescrearunndicesobreestecampoparahacermsrpidalabsqueda.
Peroelindexadonoeslapanacea,tienesusinconvenientes.Noesrecomendablecrearndicesentablasquecontieneungranvolumendedatosyqueademsseactualizanconstantemente,
porqueelprocesointernodeactualizacindelosndicespuederalentizarmucholasconsultassobrelatabla.
Estapropiedaddisponedetresvalores:
No:Sinndice.
S(conduplicados):Cuandoseasignaunndicealcampoyademsadmitevaloresduplicados(dosfilasconelmismovalorenelcampo).
S(sinduplicados):Cuandoseasignaunndiceperosinadmitirvaloresduplicados.
Siquieressabermssobrelosndiceshazclicaqu

ParapracticarlasoperacionesestudiadaspuedesrealizarelEjercicioModificarpropiedadesdeloscampos.

EjerciciopropuestodelaUnidad5

PruebaevaluativadelaUnidad5

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Unidad5.Ejerciciopasoapaso:Modificarpropiedadesdeloscampos

Objetivo
PracticarlaspropiedadesdeloscamposconAccess2010.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejerciciosdeldiscoduro.
VamosamodificarlaestructuradelatablaAlumnadodeformaquecadacampotengalassiguientespropiedades:
Campo

Propiedades

Codigoalumnado

Dejaremoslaspropiedadesquetiene.

Nombrealumnado

Tamao:15yobligatorio

Apellidosalumnado

Tamao:30yobligatorio

Direccion

Tamao:30yopcional

Poblacion

Tamao:15PordefectodeberaparecerValenciayaquelamayoradenuestrosclientessondeValencia

CodigoPostal

Enterolargo,sepuededejarvaco,admiteslo5dgitos.Debesermenorque53000.

Fechadenacimiento

Formato:Fechacortaysepuededejarsindatos

Curso

Dejaremoslaspropiedadesquetiene.

LoprimeroesabrirlatablaAlumnadoenVistaDiseo:
1.HazdobleclicenlatablaAlumnadodelPaneldeNavegacin.
2.CambiaalaVistaDiseodesdelapestaaInicio>grupoVistas>Ver>VistaDiseo.
Ahoravamosacambiarlaspropiedadesdealgunosdeloscampos:
1.HazclicsobreelcampoNombrealumnadoparamodificarsuspropiedadesdesdeelpanelinferior.
CambiaelvalordelTamaodelcampode255(valorpordefecto)a15.
ParaqueelcamposeaobligatoriotenemosqueponerensupropiedadRequeridoelvalorS.Paracambiarelvalor,utilizaeldesplegable.
2.HazclicsobreelcampoApellidosalumnado.
CambiaelvalordelTamaodelcampoa30
HazdobleclicsobreelvalorNodelapropiedadRequerido,verscomopasaavalerS.Cuandounapropiedadtienedosposiblesvalores,haciendodobleclicsobreel valor, este cambia
automticamente,ashasvistodosformasdistintasparacambiarlapropiedadRequerido,ahoraeligetlaqueprefieras.
3.HazclicsobreelcampoDireccionyasgnaletamao30.ComoelcampoesopcionaldejamoslapropiedadRequeridoaNo.
4.HazclicsobreelcampoPoblacionyasgnaletamao15.ParaqueaparezcapordefectoelvalorValenciatendremosqueescribirloenlapropiedadValorpredeterminado.
5.DejaelcampoCodigoPostalconelTamaodelcampoEnterolargoyRequeridoNo.
HazclicsobrelapropiedadMscaradeentrada,teclealamscara00000.El0representaundgitonumrico.
EnlapropiedadRegladeValidacinescribir<53000.
Adems,lapropiedadTextodevalidacincontendreltextoElcdigopostaldebeserinferiora53000,paraavisaralusuariositratadeintroducirunvalorqueinfringelaregla.
6.HazclicsobreelcampoFechadenacimientoypulsaenlapropiedadFormato.Aparecerunaflechaaladerechaindicndonoslaexistenciadeunalistadesplegable.Hazclicsobreellay
eligeFechacorta.
Comohemosterminadoconeldiseodelatabla,vamosaguardarla.
HazclicsobreelbotnGuardar

delabarradeaccesorpidoopulsarCTRL+G.

AlGuardar,Accessnosadvertirdequepodemosperderdatosalreducireltamaodeloscampos.Porejemplo,sitenamosunapoblacindemsde15carcteres,serecortara15.Eneste
cadonosucede,perohayquetenerloencuentaencadacasocuandomanipulemostablas.

VamosatrabajarahoraconlatablaCursos.
Empezaremospormodificarsuestructuradeformaquecadacampotengalassiguientespropiedades:
Campo

Propiedades

Codigocurso

Sincambios

Nombrecurso

Tamao:15

Nhoras

Tamao:Entero

Fechainicio

Sincambios
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Sincambios

Fechafinal

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.5Ejercicio:Modificarpropiedadesdeloscampos

1.HazclicconelbotnderechodelratnenlatablaCursosdelPaneldeNavegacin.EligelaopcinVistaDiseo.
2.HazclicenelcampoNombrecursoparamodificarsuspropiedades.
3.HazclicenlapropiedadTamaoqueapareceenlaparteinferiordelaventanayasgnaleelvalor15.
4.Ahora,modificalapropiedadTamaodelcampoNhoras.AsgnaleunTamaoEntero.
5.PulsalasteclasCTRL+F4paracerrarAccess.Cuandoelcuadrodedilogotepreguntesideseasguardarloscambios,eligelaopcinS.
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Ejerciciosunidad5:Propiedadesdeloscampos

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1. Modificar la estructura de la tabla Clientes de la base de datos Concesionario siguiendo los datos que
vienenacontinuacin:
Nombredel
campo

Propiedades

Codigo
Cliente

No se puede introducir clientes cuyo cdigo no est comprendido entre los valores 1 y
3000.

Nombre
Cliente

Tamao:15

Apellidos
cliente

Tamao:30

Direccion
cliente

Tamao:30

Poblacion

Tamao:15

Codigo
postal

Tamao:5sloadmitenmerosde5cifraseinferioresa53000

Provincia

Tamao: 15 Por defecto el valor ser: Valencia ya que la mayora de nuestros clientes
estnenestaprovincia.

Telefono

Tamao:10conmscaradetelfono

Fecha
nacimiento

Formato:Fechacorta

2.Probarcambiarelcdigodelprimerregistropor4500. Observa como no nos deja por no cumplir la regla de


validacin.
3.Volveradejarelcdigo100.
4.Comprobartodaslasdemspropiedadesquehemosincluido.
5.ModificarlaestructuradelatablaCochesvendidos:
Nombredelcampo

Tipodedato

Matricula

Tamao:7

Marca

Tamao:15

Modelo

Tamao:20

Color

Tamao:12

Precio

NumricoformatoMoneda

Extrasinstalados

Dejarlasopcionesquetiene

6.Cerrarlatabla.
7.Cerrarlabasededatos.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.

Ejercicio2:ClnicaIII.
1.ModificarlatablaPacientesdelabasededatosClinicasiguiendoestasindicaciones:
Nombredelcampo
Tipodedato
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Nombredelcampo

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Tipodedato

CodigoPaciente

Entero

NombrePaciente

Tamao:15

ApellidosPaciente

Tamao:30

Direccion

Tamao:30

Poblacion

Tamao:15

Codigopostal

Tamao:5

TelefonoPaciente

Tamao:10

Fechanacimiento

Formato:Fechacorta

2.ModificarlatablaMedicosconlossiguientescampos:
Nombredelcampo

Tipodedato

CodigoMedico

Tamao:5

NombreMedico

Tamao:15

ApellidosMedico

Tamao:30

Especialidad

Tamao:20

3.ModificarlatablaIngresosconlossiguientescampos:
Nombredelcampo

Tipodedato

Habitacion

Entero

Cama

Tamao:1

Fechaingreso

Formato:Fechacorta

4.Cerrarlabasededatos.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin5Propiedadesdeloscampos

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Pruebaevaluativaunidad5:Propiedadesdeloscampos

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Lapropiedadtamaodeuncamposerefierea...

a)Eltamao(encmoenpxels)quetendrunaceldaenVistaHojadedatos.

b)Elnmeromximodecaracteresquepuedecontenerundatoenesecampo.

2.Loscamposdeautonumeracinsondetipo...

a)Byte.

b)Entero.

c)Enterolargo.

d)Doble.

3.Siquieresforzaralusuariodelabasededatosaqueintroduzca8dgitosyunaletraparadefinirelNIFdeunapersona,qupropiedadutilizars?

a)Formato.

b)Tamaodeuncampoyformatocombinadas.

c)Mscaradeentrada.

d)Ningunadeellas,habraquecrearunamacro.

4.QufuncintienelapropiedadTtulo?

a)Que,alsituartesobreunacelda,tedigaelttulodelamisma.Estilcuandolatablaesmuyextensaypierdesdevistalosencabezadosdelamisma.

b)Equivalealnombredelcampo.Eslapropiedadquesehademodificarparacambiarelnombrequesehadefinidoenelcampo.

c)Permitevisualizarenlosencabezadosdelatablaunnombredistintoalnombrereal,quepormotivosprcticos,espreferiblequenocontengacaracteresespecialesoespacios.

d)Todaslasrespuestassonciertas.

5.PorqumotivodeberamosdefinirunValorpredeterminadoenuncampo?

a)nicamenteparaevitarquesequedeenblancoporqueelusuariohaolvidadorellenarlo.

b)Principalmenteparahacermscmodalalabordelusuariodelabase.SicasitodosnuestrosclientessondeValencia,seratilquepordefectoelvalorfueseValencia,yasnotener
queescribirlocadavezquehagamosunalta.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

6.Qupropiedadesmsadecuadaparaespecificarqueelaodenacimientodeunclientenopuedeseranteriora1900?

a)Lamscaradeentrada.

b)Elformato.

c)Laregladevalidacin.

d)Todaslasrespuestassoncorrectas.

7.Eltextodevalidacinnospermitemostrarunmensajeconeltextoquequeramos,encasodeque...

a)Elusuariotratedeintroducirundatoquenocumplelaregladevalidacindelcampo.

b)Elusuariotratedeintroducirundatoquenoseciealamscaradeentrada.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

8.Qusignificaqueuncampoesrequerido?

a)Quenopuedecontenerelvalor0.

b)Quenopuedecontenerelvalornulo.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

9.Quventajatieneaplicarunndiceauncampodeunatabla?

a)Lasconsultasqueserealicensobreellaseejecutarnmsrpidamente.

b)Ordenarlatablasegnesecamposermsrpido.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

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10.Quclasedetablasnoesrecomendableindexar?

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10.Quclasedetablasnoesrecomendableindexar?

a)Tablasextensaspropensasaestaractualizndosecontnuamente.

b)Tablasdemsde1500registros.

c)Tablasconcamposdeltipoautonumeracin.

d)Tablasconcamposdeltipofecha,cuandosuformatoseafechalarga.

Corregir Restablecer
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Unidad6.Lasrelaciones(I)

Enestaunidadveremoscmorelacionartablasylosdiferentestiposderelacionesquepuedenexistirentredostablasdeunabasededatos.
Sinosabesloqueesunarelacinenbasesdedatos,teintroducimosalgunosconceptosbsicosparaentenderlasrelacionesaqu
.

6.1.Crearlaprimerarelacin

ParacrearrelacionesenAccess2010deberemos:
PulsarelbotnRelacionesdelapestaaHerramientasdebasededatos.
Obien,desdeelbotndeArchivo>Informacin.
Encasodequetengasunatablaabierta,tambinencontrarsestebotnen:
LapestaaHerramientasdetabla>Diseo>grupoRelaciones,siestamosenVistaDiseo.
LapestaaHerramientasdetabla>Tabla>grupoRelaciones,siestamosenlaVistaHojadedatos.
AparecerelcuadrodedilogoMostrartablayenldeberemosindicarqutablasqueremosrelacionar.
1.Seleccionarunadelastablasquepertenecenalarelacinhaciendoclicsobreella,aparecer
dichatablaremarcada.TambinpuedesseleccionarvariasalavezpulsandoCTRL.
2.HacerclicsobreelbotnAgregar.
3.Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas sobre las cuales queramos
efectuarrelaciones.
4.HacerclicsobreelbotnCerrar.

AhoraaparecerlaventanaRelacionesconlastablasaadidasenelpasoanterior.

Paracrearlarelacin:
1.Irsobreelcampoderelacindelatablaprincipal(ennuestrocasocdigopacientedelatablaPacientes).
2.Pulsarelbotnizquierdodelratnymantenindolopulsadoarrastrarhastaelcampocodigopacientedelatablasecundaria(Ingresos).
3.Soltarelbotndelratn.
AparecerelcuadrodedilogoModificarrelacionessiguiente:

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En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Pacientes y Ingresos) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (cdigo paciente y
paciente). Ojo! La informacin de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de datos. No puedes relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un
apellido.Encambionoesnecesarioqueelnombredelcamposeaelmismo.
ObservaenlaparteinferiorelTipoderelacinqueseasignardependiendodelascaractersticasdeloscamposderelacin(ennuestrocasounoavariosporqueunmismopacientepuede
ingresarenlaclnicamsdeunavez).
ActivarelrecuadroExigirintegridadreferencialhaciendoclicsobreste.
Sisedesea,sepuedeactivarlascasillasActualizarencascadaloscamposrelacionadosyEliminarencascadalosregistrosrelacionados.
Siquieressabermssobreintegridadreferencialyoperacionesencascadahazclicaqu

Paraterminar,hacerclicsobreelbotnCrear.
SecrearlarelacinystaaparecerenlaventanaRelaciones.

ParapracticarlasoperacionesdescritasrealizaelEjercicioCrearrelaciones.
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Unidad6.Ejerciciopasoapaso:Crearrelaciones

Objetivo
PracticarlasoperacionessobrelacreacinderelacionesentretablasconAccess2010.

Ejerciciopasoapaso
AbrelabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
VamosarelacionarlastablasAlumnadoyCursos.LarelacinexistenteentrelastablasCursosyAlumnadoesdeUnoaVariosyaqueuncursotendrvariosregistrosrelacionadosenla
tabladeAlumnadoperounalumnodelatablaAlumnadoslopodrpertenecerauncursoporloquelatablaprincipalserladeCursosylatablaasociadaladeAlumnado.
ParacrearlarelacinprimerotenemosquetenerlastablasenlaventanaRelaciones:
1.HazclicenelbotnRelacionesenlapestaaHerramientasdebasededatos.AparecerelcuadrodedilogoMostrartablas.Sinoesas,pulsaelbotnMostrartabla.
2.SeleccionalatablaCursos.
3.HazclicsobreelbotnAgregar.
4.SeleccionalatablaAlumnado.
5.HazclicsobreelbotnAgregar.
6.HazclicsobreelbotnCerrar.
VerslaventanaRelaciones.
AhoradefiniremoslarelacinlasdostablasestarnrelacionadasporelcampoCodigoCurso:
7.Posicinatesobreelcampoderelacindelatablaprincipal,esdecirCodigoCursodelatablaCursos.
8.PulsaelbotndelratnymantenindolopulsadoarrstralohastaelcampoCursodelatablaAlumnado.
9.Sueltaelbotndelratn.
AparecerelcuadrodedilogoModificarrelaciones.
10.Enlapartesuperiordebenestarlosnombresdelasdostablasrelacionadasydebajodestoselnombredeloscamposderelacin,CodigoCursoyCurso.
Observaenlaparteinferioreltipoderelacinqueseasignadependiendodelascaractersticasdeloscamposderelacin.EnnuestrocasopondrUnoavarios.
11.ActivalacasillaExigirintegridadreferencialhaciendoclicsobreella.
12.PulsaCrear.
Hascreadolarelacin.Yapuedescerrarlabasededatos.
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Inicio

Unidad6.Lasrelaciones(II)

6.2.AadirtablasalaventanaRelaciones
SiyahemoscreadounarelacinyqueremoscrearotraperonosedisponedelatablaenlaventanaRelacionesdebemosaadirlatablaalaventana:
PrimeronossituamosenlaventanaRelacioneshaciendoclicenelbotnRelacionesenlapestaaHerramientasdebasededatos.
ParaaadirlatablahacerclicsobreelbotnMostrartablaenlapestaaDiseo.

AparecerelcuadrodedilogoMostrartablasestudiadoenelapartadoanterior.
Aadirlastablasnecesarias.
Cerrarelcuadrodedilogo.

6.3.QuitartablasdelaventanaRelaciones
SiqueremoseliminarunatabladelaventanaRelaciones:
PrimeronossituamosenlaventanaRelacioneshaciendoclicenelbotnRelacionesenlapestaaHerramientasdebasededatos.
Despuspodemoselegirentre:
hacerclicconelbotnderechosobrelatablayelegirlaopcinOcultartabladelmencontextualqueaparecer,

obien,hacerclicsobrelatablaparaseleccionarlayhacerclicenelbotnOcultartablaenlapestaaDiseo.

6.4.Modificarrelaciones
Paramodificarrelacionesyacreadas:
PosicionarseenlaventanaRelacionesyelegirentreestasdosformas:
hacerclicconelbotnderechosobrelalneaquerepresentalarelacinamodificaryelegirlaopcinModificarrelacin...delmencontextualqueaparecer,
o bien, hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar relaciones que encontrars en la pestaa
Diseodelabandadeopciones.

SeabrirelcuadrodedilogoModificarrelacionesestudiadoanteriormente.
Realizarloscambiosdeseados.
HacerclicsobreelbotnAceptar.

6.5.Eliminarrelaciones
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Siloquequeremosesborrarlarelacinpodemos:

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hacerclicconelbotnderechosobrelarelacinaborraryelegirlaopcinEliminardelmencontextual,

obien,hacerclicconelbotnizquierdosobrelarelacin,larelacinquedarseleccionada,yacontinuacinpulsarlateclaDELoSUPR.
Larelacinquedaeliminadadelaventanaydelabasededatos.
ParapracticarestasoperacionespuedesrealizarelEjercicioModificarrelaciones.
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Unidad6.Ejerciciopasoapaso:Modificarrelaciones

Objetivo
Practicarlasoperacionesdequitartabla,aadirtabla,modificarrelacin,eliminarrelacindelaventanaRelaciones.

Ejercicio1
AbrelabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.Luego,hazclicenelbotnRelacionesdelapestaaHerramientasdebasededatos.
VamosprimeroapracticarlasoperacionesdeMostraryQuitartabla:
1.HazclicenlatablaCursosdelaventanaRelaciones.
2.PulsaelbotnOcultartablaenlapestaaDiseo.
Latablahadesaparecidoytambinlarelacinasociadaaella.Estonosignificaquesehayaneliminado.
3.HazclicenelbotnMostrartablaenlapestaaDiseo.AparecerelcuadrodedilogoMostrartablas.
4.SeleccionalatablaCursos.
5.HazclicsobreelbotnAgregar.
6.HazclicsobreelbotnCerrar.
AhorahasvueltoalaventanaRelacionesyalmostrarlatablaCursoshareapareceridoautomticamentelarelacin.
Ahoraqueremosquecuandoseborreuncurso,seborrenautomticamentetodoslosalumnosquetenganesecurso.Paraellodebemosmodificarlarelacin:
1.Hazclicsobrelarelacin,estaaparecerresaltada.
2.HazclicenelbotnModificarrelacinesenlapestaaDiseo.
AparecerelcuadrodedilogoModificarrelaciones.
3.ActivalacasillaEliminarencascadalosregistrosrelacionados.
Tambinqueremosquecuandosemodifiqueelcdigodeuncurso,seactualicenautomticamentetodoslosalumnosquetenganesecurso.
4.ActivalacasillaActualizarencascadaloscamposrelacionados.
5.HazclicsobreelbotnAceptar.
HasmodificadolarelacinyhasvueltoalaventanaRelaciones.
Porltimointentaremoseliminarlarelacin,deformaquelastablasnoestnrelacionadasentres:
1.Hazclicsobrelarelacin,quedarresaltada
2.PulsalateclaSUPRentuteclado.
Apareceruncuadrodedilogodondenospedirsiqueremoseliminarlarelacindeformapermanente,ledeberamoscontestarS,peroparaelejercicioparanoborrarlarelacinypoder
seguirconelejercicio.
3.ContestaNo.
Porltimo,cierralaventanaRelacioneshaciendoclicsobresubotn

.Cuandotepregunte,indicaquequieresguardarloscambios.

Ejercicio2

Ahoravamosarepetirelejercicioanteriorperoutilizandolosmenscontextuales.
RecuerdaquedeberstenerabiertalaventanadeRelacionesdelabaseClases.accdb.
Paraquitarymostrarunatabla:
1.HazclicconelbotnderechosobrelatablaCursos,sedesplegarelmencontextualasociado.
2.EligelaopcinOcultartabla.Latablahadesaparecidoytambinlarelacinasociadaaella.
3.HazclicconelbotnderechodelratnsobreelfondodelaventanaRelaciones.Sedesplegarelmencontextualasociadoalaventana.
4.EligelaopcinMostrartabla.
AparecerelcuadrodedilogoMostrartablas.
5.HazdobleclicsobreelnombredelatablaCursosqueapareceenelcuadrodedilogo.
6.HazclicsobreelbotnCerrar.
AhorahasvueltoalaventanaRelacionesyalmostrarlatablaCursoshareapareceridoautomticamentelarelacin.
Paramodificarlarelacin:
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1.Hazclicconelbotnderechosobrelarelacinamodificar,sedesplegarelmencontextualasociadoarelaciones.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.6Ejercicio:Modificarrelaciones

2.EligelaopcinModificarrelacin...
AparecerelcuadrodedilogoModificarrelaciones.
3.HazclicsobreelbotnAceptar(novamosamodificarnadadelarelacin).
HasmodificadolarelacinyhasvueltoalaventanaRelaciones.
Paraeliminarlarelacin:
1.Hazclicconelbotnderechosobrelarelacinamodificar,sedesplegarelmencontextual
2.EligelaopcinEliminar.
Apareceruncuadrodedilogodondenospedirsiqueremoseliminarlarelacindeformapermanente,ledeberamoscontestarS,peroparaelejercicioparanoborrarlarelacinypoder
seguirconlosejercicios.
3.ContestaNo.
CierralaventanaRelacioneshaciendoclicsobresubotn

.Guardaloscambiosycierralabasededatos.

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Unidad6.Lasrelaciones(III)

6.6.Limpiarlaventanarelaciones
Cuandonuestrabasededatoscontienemuchastablasymuchasrelaciones,laventanaRelacionespuedellegarasertancomplejaqueseadifcilinterpretarla.Podemossalvarestadificultad
limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas
describiremosacontinuacin.
ParalimpiarlaventanaRelacioneshazclicenelbotnBorrardiseoenlapestaaDiseo:

Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, nicamente hemos
limpiadolaventana.
Apartirdeesemomentopodemosiraadiendoalaventanalastablasquenosinteresan(conlaopcinMostartablaestudiadaanteriormente)ylasrelacionesdefinidasconesastablasconla
opcinMostrardirectasqueexplicaremosacontinuacin.

6.7.Mostrarrelacionesdirectas
EstaopcinnospermitevisualizarenlaventanaRelacionestodaslasrelacionesbasadasenunatabladeterminadaparaello:
PosicionarseenlaventanaRelacionesyelegirentre:
hacerclicconelbotnderechosobrelatablayelegirlaopcinMostrardirectasdelmencontextualqueaparecer,

obien,hacerclicsobrelatablaparaseleccionarlayhacerclicenelbotnMostrarrelacionesdirectasenlapestaaDiseo.

Aparecerntodaslasrelacionesasociadasalatablaytodaslastablasqueintervienenenestasrelaciones.

6.8.Visualizartodaslasrelaciones
SiqueremosvisualizarenlaventanaRelacionestodaslasrelaciones:
PosicionarseenlaventanaRelacionesyelegirentre:
hacerclicconelbotnderechosobreelfondodelaventanayelegirlaopcinMostrartododelmencontextualqueaparecer,
opulsarelbotnMostrartodaslasrelacionesenlapestaaDiseo.

Aparecerntodaslasrelacionesexistentesenlabasededatosylastablasasociadas.
ParapracticarestasoperacionespuedesrealizarelEjercicioLaventanarelaciones.

EjerciciopropuestodelaUnidad6

PruebaevaluativadelaUnidad6

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Unidad6.Ejerciciopasoapaso:Laventanarelaciones

Objetivo
PracticarlasoperacionesdeBorrardiseo,Mostrardirectas,Mostrartodo.

Ejerciciopasoapaso
CopialabasededatosEjemplo1.accdbqueseencuentraenlacarpetaejerciciosdelcursoalacarpetaMisejerciciosdetudiscoduro.
Luego,abrelacopiadetudiscoduroysitateenlaventanaRelaciones,desdeelbotndelapestaaHerramientasdebasededatos.
EstabasededatostienedefinidasunastablasyunasrelacionesparaquepuedasvermejorelefectodelasopcionesBorrardiseo,Mostrartodo,yMostrardirectas.
1.HazclicenelbotnBorrardiseoenlapestaaDiseoyaceptaelcuadrodedilogo.LaventanaRelacionesquedavaca.
QueremossaberlastablasqueestnrelacionadasconlatablaAULACLIC_CLIENTES.
1.HazclicenelbotnMostrartablaenlapestaaDiseo.AparecerelcuadrodedilogoMostrartablas.
2.SeleccionalatablaAULACLIC_CLIENTES.
3.HazclicsobreelbotnAgregar.
4.HazclicsobreelbotnCerrar.
5.HazclicenelbotnMostrarrelacionesdirectasenlapestaadeDiseo.
ObservacomoaparecentodaslastablasrelacionadasconAULACLIC_CLIENTESylasrelacionescorrespondientes
Vamosavolveramostrartodaslasrelaciones.
1.HazclicenelbotnMostrartodaslasrelacionesenlapestaadeDiseo.
Observacomoahoraaparecenlastablasquefaltaban.
Cierralabasededatossinguardarloscambios.
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Ejerciciosunidad6:Lasrelaciones

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1.AbrelabasededatosConcesionariodelacarpetaMisejercicios.
2.AadealatablaCochesvendidosuncampoCodigoclientedetipoNmero.Estecamponosdirquclientenoshacompradoelcoche.
3.AadealatablaRevisionesuncampoMatriculadetipoTextoyTamao7quenosindicaraqucoche(deloscochesvendidos)correspondelarevisin.
4.Crealasrelacionesoportunasentrelastablas.
5.IntroducelossiguientesdatosenlatablaCochesvendidos.
Matrcula
V2360OX

Marca
Opel

Modelo
Corsa 1.2 Sport

Color
Azul

Precio
21000

Extras
Antena elctrica

Cdigo Cliente
100

V1010PB

Ford

Probe 2.0 16V

Blanco

28600

101

V4578OB

Ford

Orion 1.8 Ghia

Negro

26000

Aire Acondicionado

105

V7648OU

Citroen

Xantia 16V

Negro

24800

Airbag

225

V3543NC

Ford

Escort 1.6 Ghia

Rojo

25000

260

V7632NX

Citroen

Zx TurboD

Rojo

28000

Aire Acondicionado, Airbag

289

V8018LJ

Ford

Fiesta 1.4 CLX

Azul

19500

Elevalunas elctricos

352

V2565NB

Renault

Clio 1.7 S

Blanco

21000

390

V7642OU

Ford

Mondeo 1.8 GLX

Blanco

31000

810

V1234LC

Audi

100 2.3

Verde

35100

Climatizador

822

V9834LH

Peugeot

205 GTI

Rojo

24500

860

6.IntroducelossiguientesdatosenlatablaRevisiones.

N Revisin
S

Cambio aceite

Cambio filtro
No

Revisin frenos
No

Otros
Revisar luces

Matrcula
V7632NX

No

Cambiar limpias

V7632NX

No

Arreglar alarma

V4578OB

No

Ajustar tablero

V2360OX

Cambiar limpias, revisar luces

V2565NB

No

No

Cambiar luz interior

V7648OU

No

V2565NB

No

No

No

V8018LJ

No

Regular encendido

V3543NC

10

No

No

Reparar puerta delantera

V8018LJ

11

No

No

No

V3543NC

12

V1234LC

13

No

No

Cambiar limpias

V9834LH

14

No

No

V1010PB

7.Cierralabasededatos.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.

Ejercicio2:ClnicaIV
1.AbrelabasededatosClinicadelacarpetaMisejerciciosdeldiscoduro.
2.Aade a la tabla Ingresos un campo Codigo Paciente de tipo Nmero de Tamao Entero (este campo servir para saber a qu paciente corresponde el ingreso), y un campo Codigo
MedicodetipoTextoyTamao5(estecamposervirparasaberaqumdicoseencargadelingreso)
3.Crealasrelacionesoportunasentrelastablas.
4.IntroducelossiguientesdatosenlatablaPacientes.
Cdigo Paciente
100

Nombre
Jos

Apellidos
Romerales Pinto

Direccin
Azorn, 34

Poblacin
Mstoles

Cdigo Postal
28935

Telfono
912563256

Fecha nacimiento
21/03/75

102

Santiago

Gonzlez Sancho

Coslada, 12

Madrid

28024

914562587

30/10/47

103

Carmen

Rodrguez Santacana

Javier Poncela, 3

Getafe

28902

915478555

06/11/87

110

Alberto

Puig Monza

Divisin Azul, 56

Getafe

28902

914589966

18/07/36

120

Sergio

Prez Sanabria

Pizarro, 45

Alcorcn

28223

915584471

12/04/50

130

Jaime

Flores Lpez

Alcatraz, 56

Madrid

28001

914526654

23/01/32

131

Enrique
Morales
Miguel
Madrid, 45
Madrid
28028
914552203
12/08/90
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Ana

Torrente Hermosilla

http://www.aulaclic.es/access2010/epr_6_3_1.htm

Barcelona, 35

Alcorcn

28223

914785236

25/03/58

1/3

15/4/2016

CursogratisdeAccess2010.aulaClic.EjerciciosPropuestosdeltema6Lasrelaciones

140

Ana

Torrente Hermosilla

Barcelona, 35

Alcorcn

28223

914785236

25/03/58

142

Olga

Prats Hernndez

Versalles, 2

Mstoles

28935

917458963

25/03/58

200

Carlos

Jimnez Blanco

Gran Va, 123

Madrid

28003

914589632

12/01/73

201

Mara

Toms Caballo

Enrique Velasco, 3

Madrid

28028

914578559

05/05/55

207

Rogelia

Guerra Santa

Castellana, 12

Madrid

28025

914562258

12/07/90

220

Ivn

Granadino Callejas

Doctor Ms, 46

Madrid

28015

914522369

19/07/75

231

Luis

Navarrete Prat

Trujillo, 33

Alcorcn

28223

914512589

13/06/40

240

Mnica

Armengol Prats

Doce de octrubre, 1

Madrid

28028

914588963

02/07/85

300

Joaqun

Rodrguez Monzn

Barcelona, 111

Alcorcn

28223

914578521

05/05/77

302

Loreto

Martnez Lozano

Cipreses, 56

Alcorcn

28223

914589632

24/01/51

400

Luis

Martnez Garca

Olmos, 54

Mstoles

28935

911235641

24/01/80

401

Luisa

Garca Montoro

Olmos, 24

Mstoles

28935

911235652

10/01/75

5.IntroducelossiguientesdatosenlatablaMedicos.
Cdigo Mdico
AJH

Nombre
Antonio

Apellidos
Jimnez Hernndez

Especialidad
Pediatra

CEM

Carmen

Esteban Muoz

Psiquiatra

CSM

Carlos

Snchez Martnez

General

ESMH

Eva

San Martn Hernndez

Pediatra

FHL

Fernanda

Hernndez Lpez

Radiologa

FVP

Federico

Vidal Planella

Anlisis

JMP

Juana

Moreno Navarro

Intensivos

OPA

Olga

Pons lvarez

Intensivos

PAP

Pedro

Armengol Prats

Ciruga

SGM

Sebastin

Gutirrez Mellado

Oftalmologa

SVT

Santiago

Vzquez Torres

Ginecologa

6.IntroducelossiguientesdatosenlatablaIngresos.

N Ingreso

Habitacin
101

Cama

Fecha ingreso
23/04/08

Cdigo Paciente
302

Cdigo Mdico
SVT

105

24/05/08

103

CSM

125

15/06/08

300

PAP

204

12/09/08

120

SGM

205

12/10/08

100

JMP

204

04/01/09

102

CEM

201

01/02/09

240

FHL

201

02/04/10

110

OPA

305

03/05/10

220

FVP

10

304

12/05/10

201

ESMH

11

306

13/05/10

207

OPA

12

303

15/06/10

220

CSM

13

302

16/06/10

131

AJH

14

504

30/06/10

130

SGM

15

504

02/07/10

231

ESMH

16

405

05/07/10

200

FVP

17

401

08/08/10

140

PAP

18

408

10/08/10

142

SGM

19

504

12/08/10

120

SGM

20

509

20/08/10

240

FHL

7.Cierralabasededatos.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin6Lasrelaciones

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Pruebaevaluativaunidad6:Lasrelaciones

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Qurequisitosdebencumplirdostablasparaquepodamosrelacionarlas?

a)Debentenerlosmismostiposdedatosentodossuscampos.

b)Debenteneruncampoencomnquesirvadenexodeunin.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

2.Paraqueunarelacinentredostablasseavlida,elcamporelacionadodeberser...

a)nico.Nopuedehabervaloresduplicadosenningunadelasdostablas.

b)Requerido.Nopuedehabervaloresnulosenningunadelasdostablas.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

3.UnarelacinentrelatablaVendedoresylatablaFacturas,dequtiposer?

a)RelacinUnoaUno.

b)RelacinUnoaVarios.

c)RelacinVariosaVarios.

d)Notendrasentidorelacionarestastablas.

4.YunarelacinentrelatablaAvionesylatablaHorariosdeunAeropuerto?

a)RelacinUnoaUno.

b)RelacinUnoaVarios.

c)RelacinVariosaVarios.

d)Notendrasentidorelacionarestastablas.

5.Desdedndeabrimoslaventanaadecuadaparacrearunarelacin?

a)DesdelapestaaHerramientasdelabasededatos.

b)DesdelapestaaHerramientasdetabla,cuandoestactiva.

c)DesdelapestaaArchivo,enlaopcinInformacin.

d)Todaslasrespuestassonciertas.

6.Sepuedemodificaroeliminarunarelacinexistente?

a)S,perohayquemeditarlobienantes,porquetambinseborranlosvaloresdeloscamposqueestabanrelacionados.

b)S,siempreycuandosetratedeunarelacinVariosaVarios.

c)S.

d)No.

7.Paraeliminartodaslasrelacionesdeunabasededatos:

a)EnlapestaaDiseo,haremosclicenBorrardiseo.

b)Deberemosborrarlasunaauna.

c)Deberemosborrarlatabladelsistemaqueseencargadeguardarlasrelaciones,desdeelPaneldenavegacin.

d)Nosepuedeeliminarlasrelacionesyaexistentes.

8.Culeselcampoquemsfrecuentementesesueleutilizarpararelacionartablas?

a)Laclaveprimaria.

b)Laclavecombinada.

c)Loscamposdetipofecha.

d)LoscamposdetipoObjetoOLE.

9.ElbotnMostrarrelacionesdirectasnosmostrar...

a)Todaslasrelacionesdelabasededatos.

b)Todaslasrelacionesdeunadeterminadatabla.

c)Todaslasrelacionesdeunadeterminadatablaydeuntipoconcreto,porejemploUnoaUno.
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d)Todaslasrespuestassonfalsas.

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15/4/2016

CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin6Lasrelaciones

d)Todaslasrespuestassonfalsas.

10.Esnecesarioqueloscamposquesevanarelacionartenganelmismonombre?

a)S,siempre.

b)S,yencasodenotenerlodeberemosasignarunaliasaunadeellasquecoincidaconelnombredelcampodelaotra.

c)No.

Corregir Restablecer
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.7Lasconsultas

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Inicio

Unidad7.Lasconsultas(I)

EnestaunidadveremoscmocrearconsultasymanejarlasparalaedicinderegistrosdetablascreadasconAccess2010.

7.1.Tiposdeconsultas
Lasconsultassonlosobjetosdeunabasededatosquepermitenrecuperardatosdeunatabla,modificarloseinclusoalmacenarelresultadoenotratabla.
Existenvariostiposdeconsultas:
Consultasdeseleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los
datosparamodificarlos(estosepodrhaceronosegnlaconsulta).Unaconsultadeseleccingeneraunatablalgica(sellamalgicaporquenoestfsicamenteeneldiscodurosinoenla
memoriadelordenadorycadavezqueseabresevuelveacalcular).
Consultasdeaccin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Las veremos
msadelante.
ConsultasespecficasdeSQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE deAccess sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unin. Estas consultas no se
estudiarnenestecursoyaqueparadefinirlashayquesaberSQL,cosaquenoesobjetodeestecurso.
Perositienesganasdeaprender,puedesseguirnuestroTutorialdeSQLonuestroCursodeSQLServer,conlosqueaprendersarealizarconsultasmanualmente.

7.2.Crearunaconsulta

Paracrearunaconsulta,seguirlossiguientespasos:
Abrirlabasededatosdondeseencuentralaconsultaacrear.
HacerclicenelbotnDiseodeConsultaenlapestaaCrear:

TambintenemoslaposibilidaddeutilizarelAsistenteparaconsultasquepuedesverenlaimagenanteriorparacrearconsultasconunpocodeayuda.
SihacesclicenelbotnAsistenteparaconsultasaparecerelsiguientecuadrodedilogo:

ElAsistenteparaconsultassencillascreaunaconsultadeseleccinsencillacomodefinimosenelapartadoanterior.
Losotrosasistentesnospermitengenerartiposespecialesdeconsultaqueveremosmsadelante.
NosotrosexplicaremosdetenidamentelaopcinDiseodeconsultaquetepermitircrearcualquieradelasanterioresportimismo.
AlentrarenlaVistaDiseodeconsultanospideprimerolastablasdelasquelaconsultasacarlosdatosconuncuadrodedilogoparecidoalsiguiente:

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15/4/2016

CursogratisdeAccess2010.aulaClic.7Lasconsultas

SeleccionarlatabladelaquequeremossacardatosyhacerclicsobreelbotnAgregar.
Siqueremossacardatosdevariastablasagregardelamismaformalasdemstablas.
FinalmentehacerclicsobreelbotnCerrar.
AparecerlaventanaVistaDiseodeconsultas.
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Unidad7.Lasconsultas(II)

7.3.LaVistaDiseo

Siobservaslapantalla,enlapartesuperiortenemoslazonadetablasdondeaparecenlastablasaadidascon
suscorrespondientescampos,yenlaparteinferiordenominadacuadrculaQBEdefinimoslaconsulta.
CadacolumnadelacuadrculaQBEcorrespondeauncampo.
Cadafilatieneunpropsitoquedetallamosbrevementeacontinuacin,msadelanteiremosprofundizandoen
laexplicacin:
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a
visualizar,puedeserelnombredeuncampodelatablaytambinpuedeseruncampocalculado.
Tabla:nombredelatabladelaquesacamoselcampo.Nossertilcuandodefinamosconsultas
basadasenvariastablas.
Orden:sirveparaordenarlasfilasdelresultado.
Mostrar:silacasilladeverificacinaparecedesactivadalacolumnanoaparecerenelresultado,
sesueledesactivarcuandoqueremosutilizarelcampoparadefinirlaconsultaperonoqueremosque
aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren slo los coches vendidos de
una determinada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque sera repetitivo y no
aportarainformacinadicional.
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una
condicinquedebencumplirlosregistrosqueaparecernenelresultadodelaconsulta.Porlo tanto
estformadoporunacondicinovariascondicionesunidasporlosoperadoresY(AND)yO(OR).
O:estafilaylassiguientesseutilizanparacombinarcondiciones.

7.4.Aadircampos
Paraaadircamposalacuadrculapodemos:
Hacerdobleclicsobreelnombredelcampoqueapareceenlazonadetablas,estesecolocarenlaprimera
columnalibredelacuadrcula.
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1/2

15/4/2016

CursogratisdeAccess2010.aulaClic.7Lasconsultas

Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del ratn
arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual
queremosdejarelcampoqueestamosaadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha para
desplegarlalistadetodosloscamposdetodaslastablasqueaparecenenlazonadetablas.Sitenemosmuchos
campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista
desplegablesloaparecerncamposdelatablaseleccionada.
Tambinpodemostecleardirectamenteelnombredelcampoenla filaCampo: de una columna vaca de la
cuadrcula.
Siqueremosquetodosloscamposdelatablaaparezcanenelresultadodelaconsultapodemosutilizarel
asterisco*(sinnimode'todosloscampos').

7.5.Definircamposcalculados
AligualquepodemosdefinirenunatablauncampocuyotipodedatosseaCalculadotambinpodemosincluir
camposcalculadosenlasconsultas.
Cundo incluir la expresin en una tabla y cundo en una consulta? La respuesta depender de cada caso
concreto. Si el resultado de la expresin se va a utilizar frecuentemente en consultas, listados o estadsticas,
puedesermsinteresanteguardareldatoenlapropiatabla.Siencambiosetratadeunclculomsespecfico
puedeserpreferiblenoutilizarespacioeneldiscoparaconservarestosvalores,definiendouncampocalculadoen
laconsulta.
Paradefiniruncampocomocalculado,simplementedeberemosescribirunaexpresinenelespacioreservado
paraindicarelcampo.Lasintaxisser:
Nombredelcampo:expresin
Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podramos realizar la siguiente expresin: Precio con IVA:
Precio*1,18
Al pulsar INTRO se guardar la expresin y se aplicarn ciertos cambios, como encerrar entre corchetes los
camposreferenciadosoeliminarespaciosinnecesarios,etc.:PrecioconIVA:[Precio]*1,18
AprendimosentemasanteriorescmoutilizarelGeneradordeexpresiones.Enestaocasinpuedesvercmo
formarexpresionesdeformamanualenelsiguientetemabsico
.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.7Lasconsultas

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Inicio

Unidad7.Lasconsultas(III)

7.6.Encabezadosdecolumna
Podemoscambiarelencabezadodelascolumnasdelresultadodelaconsulta.
Normalmenteapareceenelencabezadodela columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del
campoyseguidodedospuntos(:).Sesueleutilizarsobretodoparaloscamposcalculados.
Veamoselsiguienteejemplo:

LaconsultamuestralosmodelosdecochevendidosdelamarcaFord.HabamosdecididonomostrarlainformacinMarcaporqueserareinterativa,peroentalcasonotendramosninguna
informacin sobre qu modelos estamos visualizando. Una posible solucin sera cambiar el nombre de campo Modelo por Modelo Ford, como ves en la imagen, incluyendo en el Campo
ModeloFord:Modelo
As,losencabezadosdelatablasemostrarnas:

7.7.Cambiarelordendeloscampos
Sihemosincluidocamposenlacuadrculayqueremoscambiarelordendeestoscampospodemosmoverunacolumna(ovarias)arrastrndolaobiencortandoypegando.
Paramoverunacolumnaarrastrndola:
Posicionarelcursorsobreelextremosuperiordelacolumnaycuandoaparecelaflecha
Moverunpocoelcursorparaqueaparezcalaflecha

hacerclic,lacolumnaaparecerresaltada(estseleccionada).

.Pulsarelbotndelratnysinsoltarloarrastrarlacolumnahastalaposicindeseada.

Paramoverunacolumnacortndola:
Seleccionarlacolumna(posicionarelcursorsobreelextremosuperiordelacolumnaycuandoaparecelaflecha
Hacerclicsobreelicono

hacerclic).

enlapestaaInicio(obienteclearCtrl+X),desaparecerlacolumna.

AcontinuacincrearunacolumnaenblancoenellugardondequeremosmoverlacolumnaquehemoscortadoconlaopcinInsertarColumnasdelapestaaDiseo.
SeleccionaresacolumnayhacerclicsobreeliconoPegarlapestaaInicio(obienteclearCtrl+V).
Podemosseleccionarvariascolumnasconsecutivasseleccionandolaprimeraymanteniendolatecla MAYSpulsada,seleccionarlaltimacolumnaaseleccionar,seseleccionarnlasdos
columnasytodaslacolumnasqueseencuentrenentrelasdos.

7.8.Guardarlaconsulta
PodemosGuardarlaconsulta
haciendoclicsobreelbotn

delabarradeAccesoRpido,

obien,seleccionandolaopcinGuardardlapestaaArchivo.
Sieslaprimeravezqueguardamoslaconsultaaparecerelcuadrodedilogoparadarleunnombre.
Sepuedeponercualquiernombreexceptoeldeunatablayacreada.
AcontinuacinhacerclicsobreelbotnAceptar.
Paracerrarlaconsultahacerclicsobresubotn

7.9.Ejecutarlaconsulta
PodemosejecutarunaconsultadesdelaventanaDiseodeconsultaobiendesdeelPaneldenavegacin.
DesdeelPaneldenavegacin,haciendodobleclicsobresunombre.
Desdelavistadiseodelaconsulta,haciendoclicsobreelbotnEjecutardelapestaaDiseo:

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1/2

15/4/2016

CursogratisdeAccess2010.aulaClic.7Lasconsultas

Desdelavistadiseodelaconsulta,haciendoclicsobreelbotnEjecutardelapestaaDiseo:

Cuandoestamosvisualizandoelresultadodeunaconsulta,loquevemosrealmenteeslapartedelatablaquecumpleloscriteriosespecificados,porlotantosimodificamosalgndatodelos
queaparecenenlaconsultaestaremosmodificandoeldatoenlatabla(exceptoalgunasconsultasquenopermitenesasmodificaciones).
ParapracticarpuedesrealizarelEjercicioCrearconsultassimples.

7.10.Modificareldiseodeunaconsulta
Siloquequeremosesmodificareldiseodeunaconsulta:
SituarseenelPaneldeNavegacinyhacerclicderechosobreelnombredelaconsulta.
Enelmencontextualseleccionar

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.7Ejercicio:Crearconsultassimples

Access2010

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Unidad7.Ejerciciopasoapaso:Crearconsultassimples

Objetivo
PracticarlasoperacionesdeCrear,ejecutaryguardarunaconsultasimple.

Ejercicio1.
AbrelabasededatosClases.accdbdelacarpetaMisejercicios.
Empezaremosporcrearunaconsultayutilizarel*(todaslascolumnas).
1.HazclicenelbotnDiseodeConsultaenlapestaaCrear.SeabrirelcuadroMostrartabla.
2.HazclicenlatablaCursosypulsaAgregar.
ObservaqueaparecelatablaCursosenlazonadetablasdelaventanaDiseodeconsulta.
3.PulsaelbotnCerrarparacerrarelcuadrodedilogoyaquelaconsultasevaabasarsloenlatablaCursos.
Yatenemoslaventanadiseoconlatablaaadida,vamosahoraaindicarqucampos(columnas)queremosqueaparezcanenlaconsulta.Enlatabladelazonadetablastienesloscampos
delatablaCursosyun*querepresentatodaslascolumnas.
4.HazdobleclicsobreelasteriscoyobservacomoapareceenlarejillaQBEelasterisco.
5.HazclicenelbotnEjecutar

oelbotnVistaHojadedatosdelapestaaInicioparaverelresultado.

ObservaqueaparecentodaslascolumnasdelatablaCursos.Comonotenemoscursoscreadosnoaparecendatos,peropodemosintroducirlosdirectamentedesdelavistaHojade datos
delaconsulta.
6.Introducelossiguientesdatos.Nohacefaltaguardarlosregistrosyaquestossealmacenanautomticamente.

Cdigo Curso

Nombre Curso
Ofimtica

N Horas
300

Fecha Inicio
15/07/00

Fecha Final
20/10/00

Ingls

150

25/07/00

10/09/00

Informtica

340

10/07/00

25/10/00

Animacin

250

30/07/00

05/10/00

Ahoravamosaeliminarlacolumna*delarejilla.
1.CambiadenuevoalaVistaDiseo,desdeelbotndelapestaaInicioodesdelabarradeestado.
2.Mueve el puntero sobre la parte superior de la columna, en la regilla qbe, hasta que aparezca la flecha de seleccin de columna

y en ese momento haz clic. La columna aparecer

seleccionada.
3.PulsalateclaDELoSUPR,lacolumnaquedavaca.

Ahoraaadiremosloscamposunoauno.
1.HazdobleclicsobreelcampoCodigocurso,seaadiralarejillaQBE.
2.Hazdobleclicsobreelcamponhoras,seaadirdespusdelltimo.
3.HazdobleclicsobreelcampoFechaInicio,seaadir.
AhoraqueremosaadirNombrecursodespusdeCodigoCurso.
4.ArrastraelcampoNombreCursoconelratnsobreelcamponhoras.CuandosuelteselbotndelratnversqueelcampoNombrecursohatomadoellugardenhorasdesplazandoloy
losdemscamposunaposicinaladerecha.
5.TerminaporaadirelcampoFechafinal.

AhoravamosadejarelcamponhorasdespusdelcampoFechaFinal.
1.Seleccionalacolumnanhorascomohemosantescon

.Elcursorhabrtomadolaforma .

2.PulsaelbotndelratnymantenindolopulsadoarrastralacolumnadetrsdelacolumnaFechaFinal.Yasabesmovercolumnas.

AhoraaadiremosuncampocalculadoqueindiqueelnmerodedastranscurridosentrelafechadeInicioylafinal.
1.PosicionaelcursorenlafilaCampo:delaprimeracolumnalibredelarejilla(despusdelcamponhoras)yescribedias:[Fechafinal][Fechainicio].
Loqueponemosdelantedelosdospuntoseselencabezadodelacolumna,ydetrsdelospuntosponemoslaexpresinquepermitecalcularelcampo,losnombresdelascolumnas
tablalostenemosqueescribirentrecorchetes[]porquecontienenespaciosenblanco.
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Tambin podemos calcular el 10% de las horas del curso con la expresin nhoras*0,1. Fjate que en este caso no hace falta encerrar el nombre del campo de la tabla nhoras

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Tambin podemos calcular el 10% de las horas del curso con la expresin nhoras*0,1. Fjate que en este caso no hace falta encerrar el nombre del campo de la tabla nhoras
corchetesporquenocontieneblancos.

2.AhoravisualizaelresultadodelaconsultaconelbotnEjecutar

oelbotnVistaHojadedatosdelapestaaInicio.

3.Cambia el n de horas de un curso y observa que cuando cambias de campo, automticamente se actualiza el campo calculado (el porcentaje vara). Vuelve a dejar el valor que tena el
registro.
4.Cierralaconsulta,comoeslaprimeravezquelaguardastepedirunnombre,pnleconsultasimple.

Ejercicio2.
En la tabla Alumnado faltaban por asignar cursos a los diferentes alumnos, por lo que vamos a crear una consulta tal que aparezca el cdigo del alumno y su cdigo de curso para
introducirlosvaloresquevienenacontinuacin:
Empezaremosporcrearlaconsulta.
1.HazclicenelbotnDiseodeConsultaenlapestaaCrear.SeabrirelcuadroMostrartabla.
2.HazclicenlatablaAlumnado,quedarasseleccionada.
3.HazclicenelbotnAgregar.ObservaqueaparecelatablaAlumnadoenlazonadetablasdelaventanadiseo.
4.PulsaelbotnCerrarparacerrarelcuadrodedilogoyaquelaconsultasevaabasarsloenlatablaAlumnado.
Yatenemoslaventanadiseoconlatablaaadida,vamosahoraaindicarqucampos(columnas)queremosqueaparezcanenlaconsulta.
5.HazdobleclicsobreelcampoCodigoAlumnadodelatablaAlumnadoyobservacomoapareceenlarejillaQBE.
6.HazdobleclicsobreelcampoCursodelatablaAlumnadoyobservacomoapareceenlarejillaQBE.
7.HazclicenelbotnEjecutar

8.Introducelossiguientesdatos.
Cdigo Alumnado

Curso

10

9.Cierralaconsulta,comoeslaprimeravezquelaguardastepedirunnombre,pnleconsultaalumnocurso.
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Unidad7.Lasconsultas(IV)

7.11.Ordenarlasfilas

Paraordenarlasfilasdelresultadodelaconsulta:
HacerclicsobrelafilaOrden:delcampoporelcualqueremosordenarlasfilas,hacerclicsobrelaflechaqueaparecerparadesplegarlalistayelegireltipodeordenacin.
PuedeserAscendenteenestecasoseordenarndemenoramayorsielcampoesnumrico,porordenalfabticosielcampoesdetipotexto,deanterioraposteriorsielcampoesdetipo
fecha/hora,etc.,obienpuedeserDescendenteenordeninverso.
PodemosordenartambinporvarioscamposparaellorellenarlafilaOrden:detodaslascolumnasporlasquequeremosordenar.Enestecasoseordenanlasfilasporlaprimeracolumna
deordenacin,paraunmismovalordelaprimeracolumna,seordenanporlasegundacolumna,yassucesivamente.
Elordendelascolumnasdeordenacineselqueapareceenlacuadrcula,esdecirsiqueremosordenarporejemploporprovinciaydentrodelamismaprovinciaporlocalidadtenemosque
tenerenlacuadrculaprimerolacolumnaprovinciaydespuslacolumnalocalidad.
Eltipodeordenacinesindependienteporloquesepuedeutilizarunaordenacindistintaparacadacolumna.Porejemplo,ascendenteporlaprimeracolumnaydentrodelaprimeracolumna,
descendenteporlasegundacolumna.

7.12.Seleccionarfilas
Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la
consulta.
NormalmentelacondicinestarbasadaenuncampodelatablaporejemploparaseleccionarlosalumnosdeValencialacondicinserapoblacin="Valencia".Paraescribirestacondicin
enlacuadrculatenemosquetenerenunadelascolumnasdelacuadrculaelcampopoblacionyenesacolumnaponemosenlafilaCriterios:elrestodelacondicinosea="Valencia"
Cuandolacondicinesunaigualdadnoesnecesarioponerelsigno=,podemosponerdirectamenteelvalorValenciaenlafilaCriterios:yaquesinoponemosoperadorasumepordefectoel
=.
Tampocoesnecesarioponerlascomillas,lasaadirlpordefecto.Siemprequeseencuentrauntextoloencierraentrecomillas.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por
ejemploqueremosponerlacondicinprecio=costeenlaqueprecioycostesondoscampos,tenemosqueponerenlafilacriterios:[coste],sinoponemosloscorchetesaadirlas comillas
yentenderPrecio="coste",precioigualalvalorCostenoalcontenidodelcampoCoste.
ParaindicarvariascondicionesseempleanlosoperadoresYyO.
EnuncriteriodebsquedaenelquelascondicionesestnunidasporeloperadorY,paraqueelregistroaparezcasedebencumplirtodaslascondiciones.Porejemploprecio>100yprecio
<1200,aparecenlosregistroscuyoprecioestcomprendidoentre101y1199.
EnuncriteriodebsquedaenelquelascondicionesestnunidasporeloperadorO,elregistroaparecerenelresultadodelaconsultasicumplealmenosunadelascondiciones.
TodaslascondicionesestablecidasenlamismafiladelacuadrculaquedanunidasporeloperadorY.
EnelejemplosiguienteseranalumnosdeValenciaYcuyafechadenacimientoestcomprendidaentreel1/1/60yel31/12/69.

Delmismomodopasaconcadaunadelasfilaso:
SiqueremosquelascondicionesquedenunidasporeloperadorOtenemosquecolocarlasenfilasdistintas(utilizandolasfilasO:ysiguientes).
Porejemplo,sienlacuadrculaQBEtenemosespecificadolossiguientescriterios:

VisualizaremosdelatablaAlumnadoloscamposApellidos,Nombre,PoblacinyFechanacimiento,losalumnosaparecernordenadosporApellidosperonicamenteaparecernaquellosque
seandeValenciayhayannacidoentreel1/1/60yel31/12/69,obienaquellosdeAlicanteseacualseasufechadenacimiento.
Ojo!ElcriteriodelafechadenacimientonicamenteafectaalapoblacinValenciaporencontrarseenlamismafila.
Accessnodiferenciaentremaysculasyminsculasalahoraderealizarlabsquedaderegistros.
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ParapracticarestasoperacionespuedesrealizarelEjercicioCrearconsultassimplesII.
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Unidad7.Ejerciciopasoapaso:CrearconsultassimplesII

Objetivo
PracticarlasoperacionesdeCrear,ejecutaryguardarunaconsultasimple.

Ejercicio1.
EmpezaremosporcrearunaconsultadondeaparecernloscamposNombre,Apellidos,PoblacinyFechadenacimientodecadaalumno/a.
1.AbrelabasededatosClases.accdbdelacarpetaMisejercicios.
2.HazclicenelbotnDiseodeConsultaenlapestaaCrear.SeabrirelcuadroMostrartabla.
3.HazclicenlatablaAlumnado,quedarasseleccionadasinoloestabaantes.
4.HazclicenelbotnAgregar.ObservaqueaparecelatablaAlumnadoenlazonadetablasdelaventanadiseo.
5.PulsaelbotnCerrarparacerrarelcuadrodedilogoyaquelaconsultasevaabasarsloenlatablaAlumnado.
VamosaaadirloscamposNombre,Apellidos,Poblacin,Fechadenacimiento
6.HazclicsobrelafilaCampo:delaprimeracolumnadelarejilla.
7.Despliegalalistaasociadahaciendoclicsobresuflechadelistadesplegable.
8.EligeelcampoNombreAlumnado.Estaesotraformadeaadircamposalarejilla.
9.Repitelospasos6,7y8peroenlasegundacolumnaponelcampoApellidosAlumnado.
10.LomismoparaelcampoPoblacion.
11.LomismoparaelcampoFechadenacimiento.
Lacuadrculaquedardelasiguienteforma:

12.HazclicenelbotnEjecutar

delapestaaDiseo.

13.Vamosaguardarlaconsulta,hazclicsobreelbotn

delabarradeAccesoRpido.

14.Escribeelnombrequelequeremosdaralaconsulta,Alumnos.Ojo!nolepodemosdarelmismonombrequeunatablayacreada.
15.Hazclicsobreelbotn

delaventanadelaconsultaparasalirdeella.

Ejercicio2.
Ahoravamosamodificarlaconsultaanteriorparaobteneraquellosalumnos/asquehayannacidoantesdelao1967.
1.SeleccionaenelPaneldeNavegacinlaconsultaamodificar,Alumnos,haciendoclicsobreella.
2.Hazclicderechosobreellayseleccionalaopcin

enelmecontextual.

3.HazclicsobrelafilaCriterios:delacolumnaFechanacimiento.
4.Escribe<01/01/67paraindicarlacondicin"[Fechanacimiento]<#01/01/67#".ObservaqueAccesshaencerradolafechaentre##,eldelimitadordefechas.
LacuadrculaQBEquedardelasiguienteforma:

5.EjecutalaconsultahaciendoclicsobreelbotnEjecutar

delapestaaDiseo.

Ahoravamosaguardarlaconsultaperoconotronombre.
1.DespliegalapestaaArchivoyeligelaopcinGuardarobjetocomo.
2.EscribeotronombreAlumnadoantes67.
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3.HazclicsobreelbotnAceptar.

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3.HazclicsobreelbotnAceptar.
4.Cierralaconsultahaciendoclicsobreelbotn

Ejercicio3.
VamosamodificarlaconsultaanteriorparaobtenernicamenteaquellosalumnosdeValenciaquehayannacidoantesdel67.Deberemosformarlacondicin"poblacin="Valencia
fechadenacimiento<#01/01/67#".
1.Seleccionalaconsultaamodificar,Alumnadoantes67,yhazclicderechosobreella.
2.Seleccionalaopcin

enelmencontextual.SeabrirlaventanaDiseodeconsulta.

3.HazclicsobrelafilaCriterios:delacolumnaPoblacin.
4.EscribeValencia.Enestecasocomoeloperadoresun"igual"nohacefaltaponerlo,seponenicamenteelvalor,tampocohacefaltaencerrarelvalorentrecomillas,Accesslasaadir
automticamente..
LacuadrculaQBEquedardelasiguienteforma:

Comoloscriteriosseencuentranenlamismafilasedeberncumplirlosdoscriteriosparaquesalgaelregistro.EsdecirsaldrnlosalumnosdeValenciaYnacidosantesdel67.
5.EjecutalaconsultahaciendoclicsobreelbotnEjecutar

delapestaaDiseo.

Ahoravamosaguardarlaconsultaperoconotronombre.
1.DespliegalapestaaArchivoyeligelaopcinGuardarcomo
2.EscribeotronombreAlumnadoantes67deValencia.
3.HazclicsobreelbotnAceptar.
4.Cierralaconsultahaciendoclicsobreelbotn

Ejercicio4.
Vamosarealizarotraconsultautilizandolaprimera,peroahoraordenaremoslosalumnosporapellidos.
1.Seleccionalaconsultaamodificar,Alumnos,yhazclicderechosobreella.
2.Seleccionallaopcin

enelmencontextual.SeabrirlaventanaDiseodeconsulta.

3.HazclicsobrelafilaOrdendelacolumnaApellidosalumnado.
4.HazclicsobrelaflechadesulistadesplegableyeligeAscendenteparaordenardelaAalaZ.
LacuadrculaQBEquedardelasiguienteforma:

5.EjecutalaconsultahaciendoclicsobreelbotnEjecutar

delapestaaDiseo.

Ahoravamosaguardarlaconsultaperoconotronombre.
1.DespliegalapestaaArchivoyeligelaopcinGuardarobjetocomo.
2.EscribeotronombreAlumnadoporapellido.
3.HazclicsobreelbotnAceptar.
4.YaqueestsenArchivo,pulsa
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Unidad7.Lasconsultas(V)

7.13.Consultasconparmetros
A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta
ejemplo,queremoshacerunaconsultaparaobtenerlosalumnosdeunadeterminadaPoblacin,lapoblacinlaintroducirelusuariocuandoAccessselopida.
Enestecasonecesitamosutilizarennuestraconsultaunparmetro.
Unparmetrofuncionadeformaparecidaauncampodetabla,peroelvalorquealmacenalointroduceelusuariocuandoseejecutalaconsulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos,Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide
Introducirelvalordelparmetromedianteuncuadrodedilogocomoeste:

Enelejemploanterior,enlaconsultatendramosqueaadirunacondicindebsquedaqueespecifiquequelaPoblacinesigualalValoraintroducir,deestamanera:

Ojo!cuandopongamoselnombredelparmetroesimportanteescribirloentrecorchetes,delocontrarioAccessleaadircomillasynoloconsiderarcomounnombredeparmetrosino
comounvalor.
OtraformadeutilizarunparmetroenunaconsultaesdefinindolomedianteelbotnParmetrosdelapestaaDiseo.

Enestecaso,despusdeelegirlaopcin,seabreelcuadrodedilogoParmetrosdelaconsultadondepodemosindicarelnombredelparmetroyeltipodedato.

LadiferenciaentreescribirdirectamenteunnombredeparmetroydefinirloconelbotnParmetrosesque,silehemosasignadountipodedato,Accesscompruebaautomticamenteeltipo
delvalorintroducidoporelusuario.
SiquierespracticarestacaractersticarealizaelEjercicioConsultasconparmetros.
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Unidad7.Ejerciciopasoapaso:Consultasconparmetros

Objetivo
PracticarlasoperacionesdeCrearyejecutarunaconsultaconparmetros.

Ejercicio1.
EmpezaremosporcrearunaconsultadondeaparecernlosCursosqueexistenenlabasededatos.
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12.Escribeelnombrequelequeremosdaralaconsulta,Cursosporhoras.
13.Hazclicsobreelbotn

delaventanadelaconsultaparasalirdeella.

Ejercicio2.
Ahoravamosamodificarlaconsultaanteriorparaobteneraquelloscursosconunnmerodehorassuperioraunnmerointroducidoporelusuario,paraellonecesitaremosusarparmetros.
1.SeleccionaenlaventanaBasededatoslaconsultaamodificar,Cursosporhoras,yhazclicderechosobreella.
2.Seleccionalaopcin

enelmencontextual.SeabrirlaventanaDiseodeconsulta.

3.HazclicsobrelafilaCriterios:delacolumnanhoras.
4.Escribe>[Nmero]paraindicarqueAccessdeberpedirunvalorparaelparmetroyaspoderaplicarelcriterio.
LacuadrculaQBEquedardelasiguienteforma:

5.EjecutalaconsultahaciendoclicenelbotnEjecutar

delapestaaDiseo.Accesstepedirqueintroduzcasunvalorparaelparmetronumeroymostrarloscursosconmshoras

queelvalorqueintroduzcas.
6.HazclicsobreelbotnVistaDiseo

enlapestaaInicio.

7.Sustituyeelcriterio>[Nmero]porotroquediga>[Introduceunnmerodehoras:].
8.EjecutalaconsultahaciendoclicsobreelbotnEjecutar
9.Guardalaconsultahaciendoclicsobreelbotn

delapestaaDiseo.Versqueelcuadrodedilogoahoramuestrauntextomsrepresentativo.

delabarradeaccesorpido.

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7.14.Lasconsultasmultitabla

UnaconsultamultitablaesunaconsultaqueobtienedatosdevariastablasporloquedebercontenerenlazonadetablasdelaventanaDiseolasdistintastablasdedondeobtieneesos
datos.
Paraaadirunatablaalazonadetablas(unavezenlaventanaDiseodeconsulta)haremosclicenelbotnMostrartabladelapestaaDiseo:

Silastablasnoestnrelacionadasonotienencamposconelmismonombre,laconsultaobtienelaconcatenacindetodaslasfilasdelaprimeratablacontodaslasfilasdelasegunda
sitenemosunaterceratablaconcatenarcadaunadelasfilasobtenidasenelprimerpasoconcadaunadelasfilasdelaterceratabla,yassucesivamente.Vemosquenointeresabasarla
consultaenmuchastablasyaqueelresultadodelaconcatenacinpuedealcanzardimensionesgigantescas.
Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos
interesan.PorejemplomepuedeinteresardatosdelatablaAlumnadoydelatablaCursosporquequierosacarunalistaconlosdatosdecadaalumnoynombredelcursoalquepertenece,en
estecasonomeinteresaunirelalumnoconcadaunodeloscursossinounirloalcursoquetieneasignadoenestecasotenemosquecombinarlasdostablas.

7.15.Combinartablas
Combinamosdostablasporuncampo(ovarios)deunindelamismaformaquerelacionamostablasenlaventanaRelacionesarrastrandoelcampodeunindeunadelastablassobreel
campodeunindelaotratabla.Dehechosiaadimosalazonadetablastablasrelacionadas,estasaparecernautomticamentecombinadasenlazonadetablas de la ventana Diseo de
Consulta.
Tambinsecombinanautomticamentetablasquetenganuncampoconelmismonombreenlasdostablasaunquenoexistaunarelacindefinidaentreellas.
Cuandodostablasestncombinadasen una consulta, para cada fila de una de las tablasAccess busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de
unin,conlocualseemparejanslolasfilasqueluegoaparecenenelresultadoylaconsultaesmseficiente.
Cuandolastablasestncombinadasaparecenenlaventanadiseodelaconsultadelasiguientemanera:

Lascomposicionesvistashastaahorasoncomposicionesinternasyaquetodoslosvaloresdelasfilasdelresultadosonvaloresqueestnenlastablasquesecombinan.
Conunacomposicininternasloseobtienenlasfilasquetienenalmenosunafiladelaotratablaquecumplalacondicin,veamosunejemplo:
Enlalistadealumnoscomentadaanteriormentenosaldrnlosalumnosquenotengancursoasignado.
Puesenloscasosenquequeremosquetambinaparezcanlasfilasquenotienenunafilacoincidenteenlaotratabla,utilizaremoslaComposicinexterna.
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Unidad7.Lasconsultas(VII)

7.16.Lacomposicinexterna
Lacomposicinexternaseutilizacuandoqueremosquetambinaparezcanlasfilasquenotienenunafilacoincidenteenlaotratabla.
Estetipodecombinacinsedefinedelasiguientemanera:
Aadirlasdostablasalazonadetablasdelaconsulta.
Combinarlasdostablasporloscamposdeunin:
Hacerdobleclicsobrelalneaqueunelasdostablas.
EnelcuadrodedilogoqueaparecerhazclicenelbotnTipodecombinacin.
ApareceelcuadrodedilogoPropiedadesdelacombinacin

Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa
deberemosseleccionarlaopcin2ola3segnloquequeramosobtener.
Siseleccionamoslaopcin2,

lacombinacinaparecerdelasiguienteforma:

Siseleccionamoslaopcin3,

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lacombinacinaparecerdelasiguienteforma:

Elsentidodelaflechanosindicadequtablaobtendremostodoslosregistros.
ParapracticarpuedesrealizarelEjercicioCrearconsultasmultitabla.

EjerciciopropuestodelaUnidad7

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.7Ejercicio:Consultasmultitabla

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Unidad7.Ejerciciopasoapaso:Consultasmultitabla

Objetivo
PracticarlasoperacionesdeCrear,ejecutaryguardarunaconsultamultitabla.

Ejercicio1.
Crearemosunaconsultaapartirdedostablasrelacionadas.Laconsultacontendrcomodatoslosapellidosdelalumnado,supoblacinynombredelcursoalcualasiste,perodeaquellos
alumnosqueseandeValenciaobienaquellosqueseencuentrenenelcursodeOfimtica.
1.AbrelabasededatosClases.accdbdelacarpetaMisejercicios.
2.HazclicenelbotnDiseodeConsultaenlapestaaCrear.SeabrirelcuadroMostrartabla.
3.HazclicenlatablaCursos,quedaras
4.HazclicenelbotnAgregar.ObservaqueaparecelatablaCursosenlazonadetablasdelaventanadiseo.
5.HazclicenlatablaAlumnado,quedarasseleccionada.
6.HazclicenelbotnAgregar.ObservaqueaparecelatablaAlumnadoenlazonadetablasdelaventanadiseo.
7.PulsaelbotnCerrarparacerrarelcuadrodedilogo.ObservaquelastablasaparecencombinadasyaquetienenunarelacindefinidaenlaventanaRelaciones.Comoestnunidasporel
campoCodigoCurso,seformarnregistrosconelalumnojuntoconlosdatosdelcursoenelqueestmatriculado.
8.RellenalarejillaQBEdeformaquenosquedeas:

ObservacomoloscriteriosseencuentranendosfilasdiferentesporlotantosacaraquellosqueseandeValenciaOaquellosqueestnmatriculadosenuncursodeOfimtica.
9.HazclicenelbotnEjecutar

paraverelresultado.

10.Cierralaconsulta,comoeslaprimeravezquelaguardastepedirunnombre,ponleAlumnosdeOfimticaoValencia.

Ejercicio2.
CrearemosunaconsultaparasaberlosdatosdetodoslosalumnosqueestnenAlumnadoyelnombredelcursoenelqueestmatriculadocadauno.
1.AbrelabasededatosClases.accdbdelacarpetaMisejerciciossinolatienesabierta.
2.HazclicenelbotnDiseodeConsultaenlapestaaCrear.SeabrirelcuadroMostrartabla.
3.HazclicenlatablaCursos,quedaras
4.HazclicenelbotnAgregar.ObservaqueaparecelatablaCursosenlazonadetablas.
5.HazclicenlatablaAlumnado,quedarasseleccionada.
6.HazclicenelbotnAgregar.ObservaqueaparecelatablaAlumnadoenlazonadetablas.
7.PulsaelbotnCerrarparacerrarelcuadrodedilogo.Observaquelastablasaparecenrelacionadasyaquetienenunarelacindefinidaenlaventanaderelaciones.Comoestnunidaspor
elcampoCodigoCurso,seformarnregistrosconelalumnojuntoconlosdatosdelcursoenelqueestmatriculado.
8.RellenalarejillaQBEdeformaquenosquedeas:

ConlaprimeracolumnaindicamosquequeremostodosloscamposdeAlumnadoyconlasegundacolumna,elnombredelcursoasignadoalalumno.
9.HazclicenelbotnEjecutar

paraverelresultado.

Observaquenosalentodoslosalumnos,faltanlosalumnos4,5,6,y7porqueestosalumnosnotienenvalorensucampoCurso.Enestaconsultasloaparecenlosalumnosquetienenun
CursoqueexisteenlatablaCursos.
Vamosacambiarlaconsultaparaqueaparezcantodoslosalumnos.
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1.VuelvealaVistaDiseo.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.7Ejercicio:Consultasmultitabla

2.Enlazonadetablas,hazdobleclicsobrelalneaqueunelasdostablas.EnelcuadrodedilogoqueseabrahazclicenelbotnPropiedadesdecombinacin. Se abrir el cuadro de


dilogoPropiedadesdelacombinacin.
3.SeleccionalaopcinIncluirTODOSlosregistrosde'Alumnado'ysloaquellosregistrosde'Cursos'dondeloscamposcombinadosseaniguales.
4.PulsaelbotnAceptarparacerrarelcuadrodedilogo.ObservaqueahoralarelacinaparececomounaflechaquesaledelatablaAlumnado,estoteindicaquelaconsultaincluirtodos
losregistrosdeAlumnado.
5.HazclicenelbotnEjecutar

paraverelresultado.Observaqueahoraaparecenlosalumnos4,5,6,y7perosinnombredecursoporquenotienen.

6.GuardalaconsultaconelnombreTodoslosalumnosperonosalgasdeella.
Crearemosotraconsultaapartirdelaanteriorparaqueaparezcanahoratodosloscursosylosalumnosasignadosacadacurso.
1.TodavaestamosenlaconsultaTodoslosalumnos.
2.DespliegalapestaaArchivoyseleccionalaopcinGuardarobjetocomo.
3.PnlealanuevaconsultaelnombreTodosloscursos.
Deestaformahemoscreadounanuevaconsultaapartirdelaanterioryestamosenesta.
4.PulsalapestaaInicioparavolveraverlaconsultayeligelaVistaDiseo.
5.Enlazonadetablas,hazdobleclicsobrelarelacinqueunelasdostablas.EnelcuadrodedilogoqueseabrahazclicenelbotnPropiedadesdecombinacin.Seabrirel cuadro de
dilogoPropiedadesdelacombinacin.
6.SeleccionalaopcinIncluirTODOSlosregistrosde'Cursos'ysloaquellosregistrosde'Alumnado'dondeloscamposcombinadosseaniguales.
7.PulsaelbotnAceptarparacerrarelcuadrodedilogo.ObservaqueahoralalneaaparececomounaflechaquesaledelatablaCursos,estote indica que la consulta incluir todos los
registrosdeCursos.
8.HazclicenelbotnEjecutar

paraverelresultado.Observaqueahoraaparecentambinloscursosquenotienenalumnos.

9.Guardalaconsultahaciendoclicen

ycirrala.

10.Cierralabasededatos.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.EjerciciosPropuestosdeltema7Lasconsultas

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Ejerciciosunidad7:Lasconsultas

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1.AbrelabasededatosConcesionariodelacarpetaMisejercicios.
2.CreaunaconsultaparavisualizarnicamenteloscamposMatrcula,MarcayModelodelosCochesvendidos,llmalaConsultacochesvendidos.
3.Modificalaconsultaanteriorparaaadirelprecio,yvisualizarunicamenteaquellosqueseanFord,guardalaconsultaconelnombreCochesFord.
4.ModificalaconsultaanteriorparavisualizarlosFordquetenganunpreciosuperiora2600000,llmalaFordsuperiores.
5.CreaunaconsultaparaverlosapellidosypoblacindeaquellosclientesquehayancompradoFordoCitroen,losclientesdebernaparecerporordenalfabticodentrodecadapoblacin.
LlamalaconsultaClientesdeFordyCitroen.
6.Cierralabasededatos.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.

Ejercicio2:Clnica
1.AbrelabasededatosClinicadelacarpetaMisejercicios.
2.Creaunaconsultaparaverlosapellidos,telefonoyfechadenacimientodeaquellospacientesquehayannacidoapartirde1960ycuyocdigopostalsea28028,pnleelnombre Pacientes
del28028.
3.Crea una consulta para ver de los pacientes cuya fecha de ingreso sea posterior al 31/12/2008, sus apellidos, fecha de nacimiento , fecha de ingreso y apellidos del mdico asignado as
comolaespecialidaddeste,pnleelnombrePacientesconmedico.
4.Cierralabasededatos.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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Pruebaevaluativaunidad7:Lasconsultas

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Lasconsultasnosayudanaexplotarlosdatosdelastablas,porquenospermiten...

a)Seleccionarqudatosmostrar,enbaseaunoscriterios.

b)Mostrarlosresultadosordenadosporelcampodeseado.

c)Combinarlosdatosdevariastablasquetenganuncampocomnytrabajarsobreellos.

d)Todaslasrespuestassonciertas.

2.DndeencontramoselbotnDiseodeconsultaquenospermiteincluirnuevasconsultas?

a)EnlapestaaInicio.

b)EnlapestaaCrear.

c)EnlapestaaHerramientasdebasededatos.

d)Todaslasrespuestassonciertas.

3.Unaconsulta,puedecontenercamposcalculados?

a)S,siempreycuandoestndefinidosenlastablasdeorigen.

b)S,aunquenoestndefinidosenlastablasdeorigen.

c)No.

4.Culeslafinalidaddecambiarunencabezadodecolumna?

a)Cambiarelnombredelacolumnaporunalias.

b)Cambiarunacolumnadeunadeterminadatablaporladeotra.

c)Aadirherramientasenelencabezadoquefacilitenlaordenacinporesecampo.

d)Marcarunencabezadocomoencabezadodecampoindexado.

5.Tenemosuncampollamadof_nacyqueremosquesemuestrecomoFechadenacimiento,culseralasintaxisadecuadaaintroducirenlacuadrculaQBE?

a)f_nacasFechadenacimiento

b)Fechadenacimientoasf_nac

c)f_nac:Fechadenacimiento.

d)Fechadenacimiento:f_nac

6.Elordenenquesemostrarnlascolumnasdependerde...

a)Elordendelatablaorigendedatos.

b)Elordendelatablaprincipal.Encasodehabermsdeunatabla,serelordendelaquecontengalaclaveprincipal.

c)ElordenenquesehayanintroducidoloscamposenlacuadrculaQBE.

d)Elordenalfabticodelosnombresdecampo.

7.Elordenenquesemostrarnlosregistrosdependerde...

a)Elordenalfabticodelaclaveprincipaldesutabladeorigen.

b)ElordenespecificadoenlaconsultaatravsdelaclusulaOrdendelcampo.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

8.Laordenacinpuedeserdedostipos:

a)Alfabticaynumrica.

b)Principalysubordinado.

c)Ascendenteydescendente.

d)Todaslasrespuestassonfalsas.

9.Uncampodeunaconsultapuedeserfiltradoporuncriteriodeseleccin.

a)S,cadacampopuedetenersupropiocriterioyademsestepuedeserespecificadoenelmomentodelaejecucindelaconsulta.

b)S,peroslopuedehaberuncriterioporconsulta.

c)S,siempreycuandoelcampoquepretendemosfiltrarnocontengavaloresnulos.

d)No.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin7Lasconsultas
10.Queremosquesemuestrenlosdatosdetodoslosalumnosqueestnapuntadosaalgncursoactualmente.Qutipodecombinacindeberemosderealizar?

a)Deltipo1:Incluyelasfilasdondeloscamposcombinadosdeambastablasseaniguales.

b)Deltipo2:Incluyetodoslosregistrosdelaprimeratablayslolosregistrosdondeloscamposcombinadosseanigualesalasegunda.

c)Deltipo2:Incluyetodoslosregistrosdelasegundatablayslolosregistrosdondeloscamposcombinadosseanigualesalaprimera.

Corregir Restablecer
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Unidad8.Lasconsultasderesumen(I)

8.1.Definicin

EnAccesspodemosdefiniruntipodeconsultascuyasfilasresultantessonunresumendelasfilasdelorigendelaconsulta,poresolasdenominamosconsultasderesumen, tambin
seconocencomoconsultassumarias.
Esimportanteentenderquelasfilasdelresultadodeunaconsultaderesumentienenunanaturalezadistintaalasfilasdelasdemstablasresultantesdeconsultas,yaquecorrespondena
variasfilasdelatablaorigen.
Parasimplificar,veamoselcasodeunaconsultabasadaenunasolatabla,unafiladeunaconsulta'noresumen'correspondeaunafiladelatablaorigen,contienedatosqueseencuentranen
unasolafiladelorigen,mientrasqueunafiladeunaconsultaderesumencorrespondeaunresumendevariasfilasdelatablaorigen,esta diferencia es lo que va a originar una serie de
restriccionesquesufrenlasconsultasderesumenyqueveremosalolargodeltema.Porejemploestetipodeconsultanopermitemodificarlosdatosdelorigen.
Enelejemploquevieneacontinuacintienesunejemplodeconsultanormalenlaquesevisualizanlasfilasdeunatabladeoficinasordenadasporregin,enestecasocadafiladelresultado
secorrespondeconunasolafiladelatablaoficinas,mientrasquelasegundaconsultaesunaconsultaresumen,cadafiladelresultadosecorrespondeconunaovariasfilasdelatablaoficinas.

UnaconsultaderesumensedefinehaciendoclicsobreelbotnTotalesenlapestaadeDiseo.

EncualquieradelosdoscasosseaadeunafilaalacuadrculaQBE,lafilaTotal:
Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar aAccess qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila
Campo:
LosvaloresquepodemosindicarenlafilaTotal:sonlosqueaparecenaldesplegarlalistaasociadaalaceldacomopuedesverenlaimagen:

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Unidad8.Lasconsultasderesumen(II)

8.2.Lasfuncionesdeagregado
Lasfuncionesdeagregadosonfuncionesquepermitenobtenerunresultadobasadoenlosvalorescontenidosenunacolumnadeunatabla,sonfuncionesqueslose pueden utilizar en
unaconsultaderesumenyaqueobtienenun'resumen'delosvalorescontenidosenlasfilasdelatabla.
Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es
seleccionandoenlafilaTotal:delacuadrculalaopcincorrespondientealafuncin.
Acontinuacindescribiremosesasopciones.
LaopcinSumacalculalasumadelosvaloresindicadosenelcampo.Losdatosquesesumandebenserdetiponumrico(entero,decimal,comaflotanteomonetario...).Elresultado
serdelmismotipoaunquepuedetenerunaprecisinmayor.
LaopcinPromediocalculaelpromedio(lamediaaritmtica)delosvalorescontenidosenelcampo,tambinseaplicaadatosnumricos,yenestecasoeltipodedatodelresultado
puedecambiarsegnlasnecesidadesdelsistemapararepresentarelvalordelresultado.
La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el
resultadoesnulo.
LaopcinVarcalculalavarianzadelosvalorescontenidosenlacolumnaindicadaenelargumento.Silaconsultabase(elorigen)tienemenosdedosregistros,elresultadoesnulo.
Esinteresantedestacarqueelvalornulonoequivalealvalor0,lasfuncionesderesumennoconsideranlosvaloresnulosmientrasqueconsideranelvalor0comounvalor,porlotanto
enelpromedioyladesviacinestndarlosresultadosnosernlosmismosconvalores0queconvaloresnulos.
LasopcionesMnyMaxdeterminanlosvaloresmenoresymayoresrespectivamentedelacolumna.Losvaloresdelacolumnapuedenserdetiponumrico,textoofecha.Elresultado
de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto
devuelveelprimervalorenordenalfabtico,ysilacolumnaesdetipofecha,MndevuelvelafechamsantiguayMaxlafechamsposterior.
LasopcionesPrimeroyltimoseutilizanparaobtenerelprimeryltimoregistrodelgruposobreelqueserealizanlosclculos.Elordenlodeterminaelordencronolgicoenelquese
escribieronlosregistros.Ordenarlosregistrosnotieneningnefectosobreestasopciones.
La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la
columnacontienevaloresnulosesosvaloresnosecuentan,sienlacolumnaapareceunvalorrepetido,locuentavariasveces.
ParaquecuenteennmeroderegistroshayqueutilizarlafuncinCuenta(*)devuelveelnmerodefilasporlotantocontartambinlosvaloresnulos.Enestecasotenemosqueseleccionar
laopcinExpresinyescribirloas:

8.3.Agruparregistros
Hastaahoralasconsultasderesumenquehemosvistoutilizantodaslasfilasdelatablayproducenunanicafilaresultado.
La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre
todoslosregistrosdelorigen.
CuandoseincluyeunacolumnadeagrupacinAccessformagruposcontodoslosregistrosquetienenelmismovalorenlacolumnadeagrupacinycadagrupoasformadogeneraunafilaen
elresultadodelaconsultayademstodoslosclculosdefinidosserealizansobrelosregistrosdecadagrupo.Deestaformasepuedenobtenersubtotales.
Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos
campoPoblacion.Deestamaneralafuncincuenta()lacalcularsobrecadagrupoderegistros(losalumnosdelamismapoblacin).Laconsultaquedaraas:

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LoscamposdetipomemouOLEnosepuedendefinircomocolumnasdeagrupacin.
Sepuedenagruparlasfilasporvariascolumnas,enestecasoseagrupanlosregistrosquecontienenelmismovalorencadaunadelascolumnasdeagrupacin.
Todaslasfilasquetienenvalornuloenlacolumnadeagrupacin,pasanaformarunnicogrupo.
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Unidad8.Lasconsultasderesumen(III)

8.4.Incluirexpresiones
LaopcinExpresinpermiteponerenlafilaCampo:unaexpresinenvezdeunnombredecolumna.
Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ),
Max()...)valoresfijosonombresdecolumnaqueaparezcanconlaopcinAgruparPor.
En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)
Mn(nhoras)peronoMax(suma(nhoras)).

8.5.Incluircriteriosdebsqueda
LaopcinDndepermiteponer un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos
tenemosdeValencia,paraellotenemosquecontarlosregistrosdelatablaalumnadoperoseleccionandopreviamentelosdeValencia,estosedefiniradelasiguienteforma:

TambinpodemosincluiruncriteriodebsquedaenunacolumnaquenotengalaopcinDnde,enestecasolacondicinseaplicaralasfilasresultantesdelaconsulta.
Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los
operadoresOR,AND,NOT),existeunalimitacin,enlafilaCriterios:nosepodrponerunnombredecolumnasiestacolumnanoesunacolumnadeagrupacin.
ParapracticarpuedesrealizarelEjercicioCrearconsultasderesumen.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.8Ejercicio:Crearconsultasresumen

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Unidad8.Ejerciciopasoapaso:Crearconsultasresumen

Objetivo
Practicarlospasosparacrearconsultasderesumen.

Ejercicio1.
Empezaremosporcrearunaconsultaquenosdigacuntoscursostenemos,cuntashorassuponen,culeslamediahorariadeloscursosycuntashorastieneelcursomslargo.
1.AbrelabasededatosClases.accdbdelacarpetaMisejercicios.
2.HazclicenelbotnDiseodeConsultaenlapestaaCrear.SeabrirelcuadroMostrartabla.Parasaberqutablasnecesitaremostenemosquepensarapartirdequcampose
calcularloquequeremosobtener,ennuestrocasotodoslosdatosnecesariosestnenlatablaCursos.
3.HazclicenlatablaCursos,quedarasseleccionada.
4.HazclicenelbotnAgregar.
5.PulsaelbotnCerrarparacerrarelcuadrodedilogo.
YatenemoslaventanaDiseodeconsultaconlatablaaadida,vamosahoraaindicarqucampos(columnas)sevanautilizar.
6.HazdobleclicsobreelcampoCodigoCursodelatabla(loutilizaremosparacalcularcuntoscursoshay).
7.Hazdobleclicsobreelcamponhoras(loutilizaremosparacalcularcuntashorastenemosentotal).
8.Hazdobleclicotravezsobreelcamponhoras(loutilizaremosparacalcularcuntoeslamediahoraria).
9.HazclicenelbotnTotales

delapestaaDiseoparaaadiralarejillalafilaTotal:yconvertirlaconsultaenunaconsultaderesumen.

10.Enlaprimeracolumnadelarejilla(ladeCdigocurso)cambiaelvaloragruparpordelafilaTotal:porelvalorCuenta.Queremossabercuntosalumnos hay en la tabla luego tenemos


quecontar,ademshemoselegidoelcampoCodigocursoporserlaclaveprincipaldelatablaporloquenopuedecontenervaloresnulos.RecuerdaquelafuncinCuenta no cuenta los
valoresnulos.
11.Acontinuacinenlamismacolumna,enlafilaCampo:,delantedeCodigoCursoescribendecursos:paraqueaparezcaestetextocomoencabezadodecolumna.
Nota:Comoenestecasoqueremoscontarregistrospodemoshacerlodeotraforma,sustituyelospasos10y11porlosquevienenacontinuacin:
12.CambiandoelvaloragruparpordelafilaTotal:porelvalorExpresin.
13.SustituyendoelvalorCodigoCursodelafilaCampo:porndecursos:Cuenta(*)
14.Enlasegundacolumnadelarejilla(laprimeradenhoras)cambiaelvaloragruparpordelafilaTotal:porelvalorSuma.Queremossabercuntashorastenemosentotalluegotenemos
quesumarlas.
15.Acontinuacinenlamismacolumna,enlafilaCampo:,delantedenhorasescribeHorastotales:paraqueaparezcaestetextocomoencabezadodecolumna.
16.Enlaterceracolumnadelarejilla(lasegundadenhoras)cambiaelvaloragruparpordelafilaTotal:porelvalorPromedio.Queremossaberculeslamediahorararialuegotenemosque
utilizarlafuncinPromedio.
17.Acontinuacinenlamismacolumna,enlafilaCampo:,delantedenhorasescribeMediahoraria:paraqueaparezcaestetextocomoencabezadodecolumna.
18.HazclicenelbotnEjecutar

enlapestaadeDiseo.

Observaqueapareceunanicafiladeresultadosconlostotalesquehemosindicado.Fjatetambinenlosencabezadosdelascolumnas,sonlosnombresquehasescritodelante
dospuntos:enlafilaCampo:
19.Cierralaconsulta,comoeslaprimeravezquelaguardastepedirunnombre,pnleCursosresumentotal.

Ejercicio2.
Vamosacrearunaconsultaparasaberelnmerodealumnosmatriculadosencadacurso,queremosqueaparezcaelcdigodelcurso,elttulodelcursoyelnmerodealumnos.
Empezaremosporcrearlaconsulta,elorigendedatosserlacombinacindelatabladecursosconladealumnosyaquedelatablaalumnospodramossacarcuntosalumnoshaypor
cdigodecursoperocomoqueremostambinelttulodelcursotenemosquecombinarlasdostablas.
1.HazclicenelbotnDiseodeConsultaenlapestaaCrear.SeabrirelcuadroMostrartabla.
2.AgregalastablasAlumnadoyCursosycierraelcuadrodedilogo.
Conestacombinacinslosaldranloscursosquetienenalumnos,vamosacambiarlacombinacinparaquetambinaparezcanloscursosquenotienenalumnos.
3.Haz doble clic sobre la lnea que une las dos tablas y selecciona la opcin Incluir TODOS los registros de 'Cursos' y slo aquellos registros de 'Alumnado' donde los campos
combinadosseaniguales.Yatenemoselorigendedatospreparado,ahorasloquedadefinirloscamposaobtener.
4.HazdobleclicsobreelcampoCodigoCursodelatablaCursos.
5.HazdobleclicsobreelcampoNombreCursodelatablaCursos.
6.HazdobleclicsobreelcampoCodigoAlumnadodelatablaAlumnado.
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7.HazclicenelbotnTotales
delapestaadeDiseoparaaadiralarejillalafilaTotal:yconvertirlaconsultaenunaconsultaderesumen.

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HazclicenelbotnTotales

CursogratisdeAccess2010.aulaClic.8Ejercicio:Crearconsultasresumen

delapestaadeDiseoparaaadiralarejillalafilaTotal:yconvertirlaconsultaenunaconsultaderesumen.

8.En la primera columna de la rejilla (la del cdigo de curso) deja el valor agrupar por de la fila Total:. Queremos contar cuntos alumnos hay en cada curso, la operacin de contar debe
afectaratodaslasfilasquetenganelmismocdigodecurso.
9.En la segunda columna de la rejilla (la del nombre del curso) deja el valor agrupar por de la fila Total:. Aadir este campo a los campos de agrupacin no modificar los grupos que nos
interesanyaqueunvalordeCodigoCursosiempreestasociadoelmismovalordeNombreCursoynospermitirvisualizarlo.
10.Enlaterceracolumnadelarejilla(ladelCdigodelalumno)cambiaelvaloragruparpordelafilaTotal:porelvalorCuenta.Enestecasonopodramoshaberutilizadolafuncincuenta(*)
comoenelejercicioanteriorporquepuedehabercursosquenotienenalumnosyportantovaloresnulos.
11.Acontinuacinenlamismacolumna,enlafilaCampo:,delantedeCodigoAlumnadoescribendealumnos:paraqueaparezcaestetextocomoencabezadodecolumna.
12.HazclicenelbotnEjecutar

enlapestaadeDiseo.

Observaqueapareceunafilaporcadacursoyenesafilaeltotalcalculado
13.Cierralaconsulta,comoeslaprimeravezquelaguardastepedirunnombre,pnleCuantosalumnosporcurso.

Ejercicio3.
VamosacrearunaconsultaparasaberelnmerodealumnosdeValenciamatriculadosencadacurso,queremosqueaparezcaelttulodelcursoyelnmerodealumnos.Estaconsultava
asermuyparecidaalaanteriorslohabrquecambiarelorigendedatosparaqueslocuentelosalumnosdeValencia.
Empezaremosporcrearlaconsulta.
1.PosicinateenelPaneldeNavegacin.
2.HazclicderechosobrelaconsultaCuantosalumnosporcurso.
3.Seleccionalaopcin

enelmencontextualparapasaralavistadiseo.

4.DespliegalapestaaArchivoyseleccionalaopcinGuardarobjetocomo.
5.PnlealanuevaconsultaelnombreCuantosdeValenciayvuelvealapestaaDiseo.
6.HazdobleclicsobreelcampoPoblaciondelatablaAlumnado.Necesitamosestecampoparaseleccionarlosalumnos.
7.Enlacolumnadelarejilla(ladePoblacion)cambiaelvaloragruparpordelafilaTotal:porelvalorDonde.DeestaformaindicamosquelacondicinqueseincluyeenlafilaCriterios:
afectaalasfilasdelorigendedatos,seseleccionarnlosregistrosantesdecalcularnada.
8.EnlafilaCriterios:deesamismacolumnaescribeValencia.ParaformarlacondicinPoblacion='Valencia'.
9.HazclicenelbotnEjecutar
10.HazclicenelbotnGuardar

.
.

11.Cierralaconsulta.

Ejercicio4.
Vamosacrearunaconsultaparasaberelnmerodealumnosmatriculadosencadacurso,queremosqueaparezcaelttulodelcursoyelnmerodealumnos,peroslotienenqueaparecer
loscursosquetenganmsde2alumnos.
Ahoralacondicindeseleccinafectaalasfilasdelresultado,sebasaenlasfilasdelresultadoporloquenoutilizaremoslaopcinDonde.
1.PosicinateenelPaneldeNavegacin.
2.HazclicderechosobrelaconsultaCuantosalumnosporcurso.
3.Seleccionalaopcin

enelmencontextualparapasaralavistadiseo.

4.DespliegalapestaaArchivoyseleccionalaopcinGuardarobjetocomoyvuelvealapestaaDiseo.
5.PnlealanuevaconsultaelnombreCursosconmasde2alumnos.
6.EnlafilaCriterios:delacolumnaquesacaelndealumnosescribe>2.ParaformarlacondicinCuenta(CodigoAlumnado)>2.
7.HazclicenelbotnEjecutar
8.HazclicenelbotnGuardar

.
.

9.Cierralabasededatos.
Nota:Sepuedemejorarlaconsultayaquenohacefaltaquelacombinacindelasdostablasobtengaloscursosquenotienenalumnos(nocumpliranlacondicin).Solotienesquehacer
dobleclicsobrelalneaqueunelasdostablasyvolveradejarlaprimeraopcinenelcuadrodedilogoPropiedadesdelacombinacin.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.8Ejercicio:Crearconsultasresumen

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.EjerciciosPropuestosdeltema8Lasconsultasderesumen

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Ejerciciosunidad8:Lasconsultasderesumen

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
CreaenlabasededatosConcesionariodelacarpetaMisejercicios:
1.Unaconsultaparasabercantoscochessehanvendido,cuntodinerohasupuesto,yelimportemediovendido,nodeberncontarloscochesdelamarcaCitroen,llamarlaResumen sin
Citroen.
2.Unconsultaparasabercuntasrevisionestenemosconcambiodeaceiteycuntasconcambiodefiltros,llamarlaResumencambios.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.

Ejercicio2:Clnica
CreaenlabasededatosClnicadelacarpetaMisejercicios:
1.Unaconsultaparasaberlosmdicosquetienenmsdetresingresados,indicandoparacadaunodeellossunombre,apellidosdelmdicoycantosingresadostiene.Llamarlaconsulta
Medicossaturados.
2.Unconsultaparasaberdecadaespecialidad,lafechadeingresomsantigua.LlamarlaconsultaIngresosantiguos.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin8Lasconsultasderesumen

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Pruebaevaluativaunidad8:Lasconsultasderesumen

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Unaconsultaderesumennospermiteverlasfilasdeunatablayalfinalunalneadetotales.

a)Verdadero.

b)Falso.

2.ElvalorMindeunacolumnadetipofechaserlafechamsantigua.

a)Verdadero.

b)Falso.

3.Sepuededefinirunaconsultaresumenapartirdemsdeunatabla.

a)Verdadero.

b)Falso.

4.ElbotnTotalesdelapestaaDiseosirvepara...

a)Sumarunacolumna.

b)AadirlaclusulaTotalalacuadrculaQBEdelaconsulta.

c)Mostrarunmensajequeindicalasumadeunacolumna.

d)Mostrarestadsticasdelusodelaconsulta.

5.Paraseleccionarfilasdelorigendeunaconsultaresumen...

a)Enlacolumnaquecontienelacondicindeseleccin,lafilaTotal:contieneelvalorExpresin.

b)Enlacolumnaquecontienelacondicindeseleccin,lafilaTotal:contieneelvalorDonde.

c)Imposible,siempresecogentodaslasfilasdelorigen.

d)Todaslasrespuestassonfalsas.

6.Siagrupamospordoscolumnas...

a)Obtendremosdosfilasderesultados.

b)Obtendremosunndefilassegnlosvalorescontenidosenlasdoscolumnas.

c)Imposible,nosepuedeagruparpordoscolumnas.

d)Todaslasrespuestassonfalsas.

7.EnunacolumnadelarejillaQBEdeunaconsultaresumen...

a)NosepuedeescribirenlafilaCampo:suma(importe)/avg(precio).

b)NosepuedeescribirenlafilaCampo:suma(avg(importe)).

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

8.Unaconsultaresumencomomuchoobtieneunanicafiladeresultados...

a)Sinohaycolumnasdeagrupacin.

b)Slosilatablaorigentieneunaslafila.

c)Dependedelnmerodelasfilasquetengalatablaorigen.

d)Todaslasrespuestassonciertas.

9.Simodificamosunodelosdatosresultadodeunaconsultaresumen,estedatotambinsemodificarenlatablaorigen.

a)Verdadero.

b)Falso.

10.Cuandosecalculaelpromediodeunacolumna,losvaloresnuloscuentancomoelvalorcero.

a)Verdadero.

b)Falso.

Corregir Restablecer
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Unidad9.Lasconsultasdereferenciascruzadas(I)

9.1.Introduccin
Sedefineunaconsultadereferenciascruzadascuandoqueremosrepresentarunaconsultaresumencondoscolumnasdeagrupacincomounatabladedobleentradaenlaquecada
unadelascolumnasdeagrupacinesunaentradadelatabla.
Porejemploqueremosobtenerlasventasmensualesdenuestrosempleadosapartirdelospedidosvendidos.Tenemosquedisearunaconsultaresumencalculandolasumadelosimportes
delospedidosagrupandoporempleadoymesdelaventa.

Laconsultaquedaramuchomseleganteyclarapresentandolosdatosenunformatomscompactocomoelsiguiente:

Puesesteltimoresultadoseobtienemedianteunaconsultadereferenciascruzadas.
Observaqueunadelascolumnasdeagrupacin(empleado)siguedefiniendolasfilasqueaparecen(hayunafilaporcadaempleado),mientrasquelaotracolumnadeagrupacin(mes)ahora
sirveparadefinirlasotrascolumnas,cadavalordemesdefineunacolumnaenelresultado,ylaceldaenlainterseccindeunvalordeempleadoyunvalordemeseslacolumnaresumen,la
quecontienelafuncindeagregado(lasumadeimportes).
Lasconsultasdereferenciascruzadassepuedencreardesdelavistadiseoperoesmuchomscmodoyrpidoutilizarelasistente.
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Unidad9.Lasconsultasdereferenciascruzadas(II)

9.2.Elasistenteparaconsultasdereferenciascruzadas

ParaarrancarelasistenteparaconsultasdereferenciascruzadastenemosquehacerclicenelbotnAsistenteparaConsultasqueseencuentraenlapestaaCrear:

ElegirlaopcinAsist.consultasdetablaref.cruzadasdelcuadrodedilogoqueaparecer:

Aparecelaprimeraventanadelasistente:

Enestaventananospideintroducirelorigendelaconsulta,latablaoconsultadedondecogerlosdatos.
EnelapartadoVerpodemoselegirsiqueremosverlalistadetodaslasTablas,lalistadetodaslasConsultasoAmbas.
Silaconsultaqueestamoscreandonecesitasacarlosdatosdetodoslosregistrosdeunasolatablautilizaremoscomoorigenesatabla,encasocontrariotendremosquedefinirunaconsulta
normalparaseleccionarlasfilasqueentrarnenelorigenoparacombinarvariastablassilaconsultaqueestamoscreandonecesitadatosdevariastablasyesaconsultaserelorigendela
consultadereferenciascruzadas.
HacemosclicsobreelnombredelorigenelegidoypulsamoselbotnSiguiente>parapasaralaventanaquepuedesverenlasiguientepgina...
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Unidad9.Lasconsultasdereferenciascruzadas(III)

Enestaventanaelasistentenospideintroducirelencabezadodefilas.Comohemosdichounadelascolumnasdeagrupacinservirdeencabezadodefilasylaotracomoencabezadode
columnas,siunadeesascolumnaspuedecontenermuchosvaloresdistintosylaotrapocos,elegiremoslaprimeracomoencabezadodefilasylasegundaparaencabezadodecolumnas.
Paraseleccionarelencabezadodefilas,hacemosclicsobreelcampoyclicsobreelbotn

.AlpasarelcampoalalistaCamposseleccionados:apareceenlazonainferiorunejemplo

decmoquedarlaconsultahemosseleccionadoelcampohorasquerepresentaalnmerodehorasdeduracindelcurso,yvemosqueenlaconsultaaparecerunafilaporcadavalordistinto
delcampohoras.
Sinoshemosequivocadodecampopulsamoselbotn

yelcamposequitadelalistadecamposseleccionados.

Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos
hayanenelorigendelaconsulta.
Losbotonesconlasflechasdoblessonparapasardegolpetodosloscampos.
AcontinuacinpulsamoselbotnSiguiente>yapareceestaventana:

Enestaventanaelasistentenospideintroducirelencabezadodecolumnas.Aquslopodemoselegiruncampoyporcadavalordistintoexistenteenelorigen,generarunacolumnacon
elvalorcomoencabezadodecolumna.
Enlaparteinferiordelaventanasepuedevercmoquedarelresultado,vemosquealseleccionarelcampoFechaInicio, aparecer en el resultado de la consulta una columna por cada
valorqueseencuentreenlacolumnaFechaIniciodelatablaCursos.
PulsandoSiguiente,accedemosaunaventanaquevemosenlasiguientepgina...
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Unidad9.Lasconsultasdereferenciascruzadas(IV)

Comoelcampoquehemoselegidocomoencabezadodecolumna,esdetipoFecha,elasistentenospermiterefinarunpocomselencabezadodecolumnaconlasiguienteventana:

Cuandoelencabezadodecolumnaesunafecha,normalmentequerremoslostotalesnoporcadafechasinopormes,aootrimestreporesoelasistentenospreguntaenestaventanaqu
tipodeagrupacinqueremos.
Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecer una columna por cada mes del ao en vez de por cada fecha distinta.Aqu tambin podemos apreciar el
efectoenlazonainferiordelaventana.
DespusdepulsarelbotnSiguiente>pasamosalasiguienteventana:

Enestaventananospreguntaquvalordebecalcularenlainterseccindecolumnayfila.
En la lista Funciones: seleccionamos la funcin de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuar la funcin de agregado. Por
ejemplohemosseleccionadoNumeroCursoylafuncinCuenta,porlotantoencadainterseccintendremoselnmerodecursosiniciadosenesemesconesendehoras.
SitienesdudassobrelasfuncionesdeagregadorepasaeltemaConsultasderesumen.
Elasistentenospermitetambinaadiralaconsultaunacolumnaresumendecadafila,estacolumnacontienelasumadelosvaloresqueseencuentranenlafila.Ennuestroejemplo
daraelnmerototaldecursosconelndehorasdelafila.ParaqueelasistenteaadaestacolumnatenemosqueactivarlacasillaS,incluirsumadefilas.
DespusdepulsarelbotnSiguiente>llegamosalaltimaventanadelasistentequepuedesverenlasiguientepgina...
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.9Lasconsultasdereferenciascruzadas

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Unidad9.Lasconsultasdereferenciascruzadas(V)

Enestaventanaelasistentenospreguntaelnombredelaconsulta,estenombretambinsersuttulo.
AntesdepulsarelbotnFinalizarpodemoselegirentre:
Verlaconsultaenestecasoveremoselresultadodelaconsulta,porejemplo:

obien,Modificareldiseo,siseleccionamosestaopcinaparecerlavistaDiseodeconsultadondepodremosmodificarladefinicindelaconsulta.

9.3.LaVistaDiseo

Lavistadiseodeunaconsultadereferenciascruzadasesmuyparecidaaladeunaconsultaresumenconunafilaaadida,lafilaTabrefcruz.
Estanuevafilasirveparadefinirlosconceptosqueyahemosvistoconelasistente.Normalmentenosostrosnotendremosquecambiareldiseo,siacasoelttulodelascolumnasque
seanencabezadodecolumnayelordendelascolumnasquenoseanencabezadodecolumna.
ParapracticarpuedesrealizarelEjercicioConsultasdereferenciascruzadas.

EjerciciopropuestodelaUnidad9

PruebaevaluativadelaUnidad9

Octubre2010
Pg.9.5

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.9Ejercicio:Consultasdereferenciascruzadas

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Unidad9.Ejerciciopasoapaso:Consultasdereferenciascruzadas

Objetivo
Practicarlasoperacionesparacrearunaconsultadereferenciascruzadas.

Ejercicio1
Vamosacrearunatabladedobleentradaquenosindiquedecadacurso,cuntosalumnostenemosdecadapoblacin.
Primerotenemosquepensarenculser la forma ms prctica de mostrar los datos, podramos poner una fila por poblacin y una columna por curso, o al revs, una fila por curso y una
columnaporpoblacin.
Ennuestrocasotenemospocaspoblacionesynopreveemosqueestocambiemientrasqueelnmerodecursospuedesermayorporloqueelegiremosladistribucinunafila por curso
unacolumnaporpoblacin.
1.AbrelabasededatosClases.accdbdelacarpetaMisejercicios.
2.HazclicenelbotnAsistenteparaConsultasenlapestaaCrear.
3.SeleccionaAsist.consultasdetablaref.cruzadasdelcuadrodedilogoqueapareceypulsaAceptar.
Aparecelaprimeradelasistentedondeindicaremoselorigendedatos.
4.EligelatablaAlumnado.
Todalainformacinquenecesitamosestenestatabla.Siquisierassacarelttulodelcursoenvezdelcdigo,entoncespreviamentedeberashabercreadounaconsultaparaobtenerlos
alumnosconlosdatosdesucurso(combinandolasdostablas)ydespuselegirasestaconsultacomoorigendelaqueestamoscreandoahora.
5.PulsaelbotnSiguiente.
Aparecerlaventanaparaintroducirelencabezadodefilas.
6.HazclicenelcampoCursoparaseleccionarlo.
7.Hazclicenelbotn

,observaelejemploquetienesenlaventana.

8.Seleccionaotrocampo(cualquiera)yvuelveapulsarelbotn

,observaqueelcampoqueestabaseleccionadopasatambinalalistadeladerecha.Comohasidounerrorlovolvemos

apasaralaizquierda.
9.Hazclicenelbotn

,ahoraslodebestenerenlalistadeladerechaelcampoCurso.

10.PulsaelbotnSiguiente.Aparecerlaventanaparaintroducirelencabezadodecolumnas.
11.HazclicenelcampoPoblacionparaseleccionarlo.Observacomoelejemplovatomandoforma.
12.PulsaelbotnSiguiente.Aparecerlaventanaparadefinirelvalorqueaparecerenlasceldascentrales.Nosostrosqueremoscontarlosalumnos.
13.HazclicenelcampoCodigoAlumnadoyclicenlafuncinCuenta.
14.PulsaelbotnSiguiente.Aparecerlaventanaparaintroducirelnombredelaconsulta.
15.EscribeAlumnosporgrupoypoblacion.
16.PulsaelbotnFinalizar.Apareceelresultadodelaconsulta.Siteapareceunacolumnaconelencabezado<>,estarepresentalosalumnosquenotienenvalorenelcampoPoblacion
17.Cierralabasededatos.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.EjerciciosPropuestosdeltema9Lasconsultasdereferenciascruzadas

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Ejerciciosunidad9:Lasconsultasdereferenciascruzadas

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
Crea en la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios una consulta que obtenga una tabla de doble entrada que permita saber de cada marca de coche, cuntos hemos
vendidodecadacolor,tambindeberaparecercuntoshemosvendidoentotaldecadamarca.

Ejercicio2:Clnica
CreaenlabasededatosClnicadelacarpetaMisejerciciosunaconsultaqueobtengaunatabladedobleentradaquepermitasaberdecadapoblacincuntosingresostenemosencada
especialidad.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin9Lasconsultasdereferenciascruzadas

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Pruebaevaluativaunidad9:Lasconsultasdereferenciascruzadas

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Lasconsultasdereferenciascruzadasslosepuedendefinirconelasistente.

a)Verdadero.

b)Falso.

2.Enladefinicindelasceldas(interseccin)ponemosunafuncindeagregadocomoenlasconsultasresumen.

a)Verdadero.

b)Falso.

3.Sielencabezadodecolumnaesunafecha,elasistentemepermiteagruparporao,pormes,etc.

a)Verdadero.

b)Falso.

4.Podemosponervarioscamposcomoencabezadodefila.

a)Verdadero.

b)Falso.

5.Podemosponervarioscamposcomoencabezadodecolumna.

a)Verdadero.

b)Falso.

6.ElbotnDiseodeconsultadelapestaaCrearsirvepara...

a)Crearunanuevatabla.

b)Arrancarelasistentedecreacindeconsultasdereferenciascruzadas.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

7.Siqueremosobtenerunatabladedobleentradaenlaqueunaentradaeselnombredemisalumnosylaotralastresevaluacionesquehayenuncurso...

a)Elegirelnombredealumnocomoencabezadodefila.

b)Elegirelnombredealumnocomoencabezadodecolumna.

c)Esindiferente,elegirlocomoencabezadodefilaocolumna.

8.Utilizandoelasistente,unacons.deref.cruzadaspuedetenerunorigenbasadoenvariastablas...

a)No,nunca.

b)Siseleccionolastablasenla1ventanadelasistente.

c)Slositengounaconsultaapartebasadaenesastablas.

9.Elasistentepermiteaadirunacolumnaqueresumalosvaloresdelascolumnasgeneradosporelencabezadodecolumna...

a)No.

b)SimarcolacasillaS,incluirsumasdefilas.

c)SidesmarcolacasillaS,incluirsumasdefilas.

d)Sielijolafuncinsumacuandodefinolasceldas.

10.EnlarejillaQBEdeunacons.deref.cruzadasaparece...

a)UnafilaTotal:yunafilaTabrefcruz:

b)SlounafilaTotal:

c)SlounafilaTabrefcruz:

d)Lastresanterioressonvlidas.

Corregir Restablecer
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.10Lasconsultasdeaccin

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Unidad10.Lasconsultasdeaccin(I)

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una
tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos
almacenados,insertarnuevosregistrosoeliminarregistros.
En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogo para confirmar la
operacindndonosaslaoportunidaddecancelarla.Sepuedeneliminarestosmensajes,siquieressabercmo
hazclicaqu
.
Acontinuacinteexplicaremoscadaunodelostiposdeconsultasdeaccin.
PuedequetuconfiguracindeAccessnotepermitaejecutarestetipodeconsultas.Puedesvercomopermitirlo
aqu
.

10.1.Consultasdecreacindetabla
Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una
consultadeseleccin.
Sesuelenutilizarparacreartablasdetrabajo,tablasintermedias,lascreamosparaunadeterminadatarea (por
ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en
variosinformes)ycuandohemos terminado esa tarea las borramos.Tambin puede ser til para sacar datos en
unatablaparaenviarlosaalguien,oparacrearcopiasdenuestrastablas.
ParacrearunaconsultadeCreacindetabla:
AbrimosunanuevaconsultaenVistaDiseo.
Aadimoslatablaolastablasdedondevamosasacarlosdatosagrabarenlanuevatabla.
Diseamoslaconsultacomounaconsultadeseleccinnormaldetalformaqueenelresultadodeesaconsulta
aparezcanexactamentelosregistrosquequeremosguardarenlanuevatabla.
HacemosclicenelbotnCrearTabladelapestaaDiseo:

AparecerelcuadrodedilogoCreartabla:

EscribimosenelrecuadroNombredetabla:elnombredelanuevatabla.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.10Lasconsultasdeaccin

Normalmentecrearemoslatablaenlamismabasededatos(opcinBasededatosactiva)peropodemoscrear
la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el
cuadroNombredelarchivo:elnombredelabasededatosdondesecrearlatabla.Debeserelnombrecompleto
incluidalaruta,poresoesmscmodobuscarlabasededatosconelbotnExaminar....
PorltimohacemosclicsobreelbotnAceptaryvolvemosalaventanaDiseodeconsulta:

La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin. En ella definimos la consulta de seleccin
para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo despus del
nombredelaconsultaponeConsultadecreacindetablaysiabrimoslaspropiedadesdelaconsultahaciendo
clic sobre el botn
de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el
nombredelatablaquesetienequecrearyenBasededatosdedestinolabasededatosdondesecrear:

ParaverlosdatosquesegrabarnenlanuevatablaelegirlaVistaHojadedatos (en el botn Ver), ya que


esta opcin nos permite ver el resultado de la consulta sin crear la nueva tabla. La opcin Ejecutar, en cambio,
hacequesecreelanuevatablaconlosdatosobtenidosdelaconsulta.

Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa cuando
yaexisteunatablaconelnombredelanuevatabla.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.10Lasconsultasdeaccin
yaexisteunatablaconelnombredelanuevatabla.

Loscamposdelanuevatablasellamarncomoelencabezadodeloscamposdelaconsultayheredarneltipo
dedatosdeloscamposorigenperonoheredanpropiedadescomoclaveprincipal,ndices,etc.
ParapracticarpuedesrealizarelEjercicioConsultasdecreacindetablas
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.10Ejercicio:Consultasdecreacindetablas

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Unidad10.Ejerciciopasoapaso:Consultasdecreacindetablas

Objetivo
PracticarlasoperacionesdeCrearconsultasdecreacindetablas.

Ejerciciopasoapaso
VamosacrearunaconsultaparacrearunanuevatablaconnuestrosalumnosdeValencia.
1.AbrelabasededatosClases.accdbdelacarpetaMisejercicios.
2.HazclicenelbotnDiseodeconsultadelapestaaCrear.SeabrirelcuadroMostrartabla.
3.HazclicenlatablaAlumnado,quedaras
4.HazclicenelbotnAgregar.
5.PulsaelbotnCerrarparacerrarelcuadrodedilogoyaquelaconsultasevaabasarsloenlatablaAlumnado.
Vamosaaadirtodosloscampos.
6.Hazdobleclicsobreelcampoalumnado.*paraseleccionardegolpetodosloscampos.
7.HazdobleclicsobreelcampoPoblacionparaaadirloalarejillaparapoderponerlacondicindeseleccin.
8.EnlafilaCriterios:escribeValenciaparaformarlacondicinpoblacion='Valencia'.
9.HazclicenlacasilladeverificacindelafilaMostrardelacolumnaPoblacionparaquenoaparezcadosveceslapoblacin(yavieneincluidaenalumnado.*).
Yatenemoslaconsultaqueobtienelosdatosagrabarenlanuevatabla.
10.HazclicenelbotnCrearTabladelapestaaDiseo.
11.EscribeelnombredelanuevatablaTablaalumnosValencia.Recuerdaquenopuedestenerunaconsultaconelmismonombre.
12.PulsaelbotnAceptar.
13.HazclicenelbotnVistaHojadedatosdelapestaaDiseoparacomprobarlosdatosquesegrabarn.
14.VuelvealaVistaDiseoyhazclicenelbotnEjecutar

paracrearlanuevatabla.

15.CierralaconsultaponindoleelnombreCrearalumnosdeValencia.
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Unidad10.Lasconsultasdeaccin(II)

10.2.Consultasdeactualizacin

Lasconsultasdeactualizacinsonconsultasquepermitenmodificarlosdatosalmacenadosenunatabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de


golpetodoslosregistrosdelatablaoslolosquecumplanunadeterminadocondicin.
Paracrearunaconsultadeactualizacin:
Abrimosunanuevaconsultaenvistadiseo.
Aadimoslatablaquequeremosactualizar.
HazclicenelbotnActualizardelapestaaDiseo:

Apartirdeesemomentolacuadrcula cambiadeaspecto,handesaparecidolasfilasOrden:yMostrar:porcarecerdesentidoaquyensulugartenemoslafilaActualizar a: como puedes


verenelejemploqueteofrecemosacontinuacin:

ElOrigendelaconsultapuedeserunatabla,unaconsultaounacombinacindetablas.
EnlacuadrculaQBEsolamenteponemoselcampoocamposqueintervienenenloscriteriosdebsquedayloscamposquesequierenactualizar.
EnlafilaActualizara:escribimoslaexpresinquecalculaelnuevovaloraasignaralcampo.
Laexpresinpuedeserunvalorfijo,unnombredecampodelorigenocualquierexpresinbasadaencamposdelorigen,tambinpodraserunparmetro.
Estaexpresindebegenerarunvalordeltipodedatoapropiadoparalacolumnaindicada.
Laexpresindebesercalculableapartirdelosvaloresdelafilaqueseestactualizando.
Siparaelclculodelaexpresinseutilizaunacolumnaquetambinsemodifica,elvalorqueseutilizaeselantesdelamodificacin,lomismoparalacondicindebsqueda.
Paraquelaactualizacinafecteaunapartedelosregistrosdelatablatendremosqueseleccionarlosregistrosaactualizarmedianteuncriteriodebsqueda.Silaconsultanoincluye
criteriodebsquedaseactualizarntodoslosregistrosdelatabla.Ennuestroejemplohemosincluidoelcriteriodebsqueda[Cdigopostal]=0,yenlafilaActualizara:delcampo[cdigo
postal]hemospuestonulo,loquesignificaqueactualizarelcampocdigopostalalvalornuloenlosregistrosdondecdigopostalseaigualacero.
Siactualizamosunacolumnadefinidacomopartedeunarelacin,estacolumnasepodractualizaronosiguiendolasreglasdeintegridadreferencial.(Verunidad6)
ParaverlosdatosquesemodificarnantesderealizarlaactualizacinpodemoshacerclicsobreeltipodevistaHojadedatosdelapestaaInicio.
Paraejecutarlaconsultahacerclicsobreelicono

.Alejecutarlaconsultaserealizarlaactualizacindelatabla.

Cuandoelvaloradejarenelcampoqueactualizamosesunvalorfijo,lo ponemos en la fila Actualizar a: sin ms,Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de tipo
textoolas##sielcampoesdetipofecha.
Cuandoelvaloradejarenelcampoqueactualizamosestcontenidoenuncampodeesamismatablatenemosqueponerelnombredelcampoentre[]paraqueAccessnoloconfunda
conunvalorfijodetipotextoyleaadalascomillas.Porejemplo,supongamosquehemosaadidoalatablaalumnadounnuevocampoProvinciaparaalmacenarenllaprovinciadel
ycomolamayoradenuestrosalumnosvivenencapitaldeprovinciaqueremoscrearunaconsultapararellenarelcampoprovinciadetodoslosalumnosconelnombredesulocalidadyluego
cambiarmanualmentelospocosalumnoscuyalocalidadnocoincidaconlaprovincia.
EnlaconsultaacrearhabradeponerenlacuadrculalacolumnaProvinciayenlafilaActualizara:poner[Poblacion]entrecorchetesparaqueAccessentiendaquetienequecogerelvalor
delcampoPoblacin.
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TambinpodemosutilizarenlafilaActualizara:unaexpresinbasadaenelcampoqueestamosactualizandouotrocampoquetambinactualizamosenesaconsulta.Enestoscasos

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.10Lasconsultasdeaccin

TambinpodemosutilizarenlafilaActualizara:unaexpresinbasadaenelcampoqueestamosactualizandouotrocampoquetambinactualizamosenesaconsulta.Enestoscasos
utilizar,paracalcularlaexpresin,losvaloresantesdelaactualizacin.Porejemploqueremossubirun5%elpreciodenuestrosartculos,laexpresinaescribirenlafilaActualizar a:
campopreciosera[precio]*1,1(estaexpresinesequivalentea[precio]+([precio]*10/100)).
Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que
contieneelvalorautilizarparalaactualizacin.Porejemplosupongamosquehemosaadidouncampohorasrestantesalatablaalumnadoparaguardarelnmerodehorasquelequedanal
alumnosparaacabarelcurso.Podramoscrearunaconsultaparaactualizaresecampoconlashorasdelcursoyaquesesuponequealprincipioatodoslosalumnoslesquedarlatotalidadde
horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo horas del curso en el que est matriculado el alumno, por eso habra que
combinarlastablasAlumnadoyCursos.Laconsultaquedaraas:

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Unidad10.Ejerciciopasoapaso:Consultasdeactualizacin

Objetivo
PracticarlasoperacionesdeCrearconsultasdeactualizacin.

Ejercicio1.
Despusdeanalizarlosresultadosdecursosanterioreslaempresadecideaumentarenundiezporcienelnmerodehorasdetodosloscursos.
1.AbrelabasededatosClases.accdbdelacarpetaMisejerciciossinolatienesabierta.
2.HazclicenelbotnDiseodeconsultadelapestaaCrear.
3.HazclicenlatablaCursos.
4.HazclicenelbotnAgregar.
5.PulsaelbotnCerrarparacerrarelcuadrodedilogo.
Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a aadir los campos que nos hacen falta (los que queremos actualizar y los que necesitamos para incluir criterios de
seleccin,ennuestroejercicioqueremosactualizartodosloscursosporloquenopondremoscriteriosdeseleccin),aadiremossolamentenhoras.
6.Hazdobleclicsobreelcamponhoras.
7.HazclicenelbotnActualizardelapestaaDiseo.
8.EnlafilaActualizara:escribe[nhoras]*1,1osiloprefieres[nhoras]+([nhoras]*10/100).SobretodofjatequealpulsarINTROAccessnoaadacomillasalaexpresin,silohacequiere
decirquenocalcularelresultadodelaexpresinsinoquelohaentendidocomounvalordetexto.
9.HazclicenelbotnEjecutar

paraactualizar.

10.CierralaconsultaponindoleelnombreSubir10porcien.

Ejercicio2.
Ahorahayqueaumentaren2horasloscursosdeInformtica.
HayqueaadirunacondicinparaqueactualicesloloscursosdeInformtica.Podramospartirdelaconsultaanterior,peropartiremosdeceroparapracticarms.
1.AbrelabasededatosClases.accdbdelacarpetaMisejerciciossinolatienesabierta.
2.HazclicenelbotnDiseodeconsultadelapestaaCrear.
3.HazclicenlatablaCursos.
4.HazclicenelbotnAgregar.
5.PulsaelbotnCerrarparacerrarelcuadrodedilogo.
6.Hazdobleclicsobreelcamponhoraseselcampoquequeremosactualizar.
7.HazdobleclicsobreelcampoNombrecursoeselcampoquevamosautilizarenlacondicindeseleccin.
8.EscribeInformticaenlafilaCriterios:deestacolumnaparaactualizarsloloscursosdeInformtica.
9.HazclicenelbotnActualizardelapestaaDiseo.
10.EnlafilaActualizara:delaprimeracolumnaescribe[nhoras]+2.Sobretodofjatequealpulsar INTROAccessnoaada comillasalaexpresin,silohacequieredecirquenocalcular
elresultadodelaexpresinsinoquelohaentendidocomounvalordetexto.
11.HazclicenelbotnEjecutar

paraactualizar.

12.CierralaconsultaponindoleelnombreActualizarcursosinformtica.
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Unidad10.Lasconsultasdeaccin(III)

10.3.Consultadedatosanexados

Lasconsultasdedatosanexadossonconsultasqueaadenfilasenterasaunatabla.
Losnuevosregistrosseagregansiemprealfinaldelatabla.
Lainsercinsepuederealizardeunafilaodevariasfilasdegolpe,normalmentecogiendolosdatosdeotratablaporesounaconsultadedatosanexadostendrunorigen(latablaotablasde
dondecogerlosdatos)yundestino(latabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que
permiteobtenerlosdatosagrabaryloquevaraesqueahoraindicaremosenqucolumnadeldestinoqueremosalmacenarcadavalor.
Paracrearunaconsultadedatosanexados:
Abrimosunanuevaconsultaenvistadiseo.
Aadimoslatablaolastablasdedondevamosasacarlosdatosainsertareneldestino.
Diseamoslaconsultacomounaconsultadeseleccinnormaldetalformaqueenelresultadodeesaconsultaaparezcanlosdatosainsertar.
HazclicenelbotnAnexardelapestaaDiseo:

Aparecerelsiguientecuadrodedilogo:

EscribimosenelrecuadroNombredetabla:elnombredelatabladondequeremosinsertarlosnuevosregistros.
Normalmentelatablaestarenlamismabasededatos(opcinBasededatosactiva)peropodemostenerlatablaenotrabasededatos,enestecasotenemosqueactivarlaopcin
base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo
buscarlabasededatosconelbotnExaminar....PulsamosExaminar...aparecerelcuadrodedilogoparabuscarenelrboldecarpetaslabasededatosquequeremos.
PorltimohacemosclicsobreelbotnAceptaryvolvemosalaventanaDiseodeconsulta.

Laventanadediseoserparecidaaladeunaconsultadeseleccin,enelladefinimoslaconsultadeseleccinparaobtenerlosdatosagrabarenlanuevatabla,lanicadiferencia
tieneunanuevafilaAnexara:.
Siabrimoslaspropiedadesdelaconsultahaciendoclicsobreelbotn

delapestaaDiseoveremosenlapropiedadTabladedestinoelnombredelatabladestinoy

enBasededatosdedestinolabasededatosdondeseencuentralatabladestino.
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EnlafilaAnexara:indicamoselcampodestino,enqucampodelatabladestinoqueremosdejarelvalordefinidoenesacolumna.
EnlafilaCampo:indicamoselvalorquequeremossegrabeenelcampodestino,estevalorpuedeseruncampodelorigen,unvalorfijo,ocualquierexpresinvlida.
Podemosincluiruncriteriodebsquedaparaseleccionardelorigenlosregistrosqueseinsertarneneldestino.
Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el valor que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos
FechainicialyFechafinalporloqueserellenarnanulo(suvalorpredeterminado).
Cuandolatablatieneunacolumnadetipocontador,lonormalesnoasignarvaloraesacolumnaparaqueelsistemaleasigneelvalorqueletoquesegnelcontador,siporelcontrario
queremosquelacolumnatengaunvalorconcreto,loindicamosenlafilaCampo:.
Silatabladestinotieneclaveprincipalyenesecampointentamosnoasignarvalor,asignarelvalornuloounvalorqueyaexisteenlatabla,Accessno aadelafilaydaunmensajede
errorde'infraccionesdeclave'.PoresoennuestroejemploasignamosalcampoNmeroCursoelvalordelaexpresin[CdigoCurso]+1000paraquenosegenerencdigosduplicadosque
ocasionaranerrores(suponiendoqueloscdigosdecursoquetenemosactualmentenollegana1000).
Sitenemosdefinidounndicenico(sinduplicados)eintentamosasignarunvalorqueyaexisteenlatablatambindevuelveelmismoerror.
Silatabladestinoestrelacionadaconotra,seseguirnlasreglasdeintegridadreferencial.
ParapracticarpuedesrealizarelEjercicioConsultasdedatosanexados
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Unidad10.Ejerciciopasoapaso:Consultasdedatosanexados

Objetivo
PracticarlasoperacionesdeCrearconsultasdedatosanexados.

Ejerciciopasoapaso
Aadiralatabla CursosloscursosdelatablaNuevoscursosqueteproporcionamosenlabasededatosAULACLIC_CLASESdelacarpetaejercicios.Paraesoprimerodebers
estabasededatosalacarpetaMisejerciciosdetudiscoduro.
1.AbrelabasededatosAULACLIC_CLASES.accdbdelacarpetaMisejercicios.
2.HazclicenelbotnDiseodeconsultadelapestaaCrear.
3.HazclicenlatablaNuevosCursos.Siempreempezamospordefinirelorigendedatos,vamosacogerloscursosdelatablaNuevoscursos.
4.HazclicenelbotnAgregar.
5.PulsaelbotnCerrarparacerrarelcuadrodedilogo.
Yatenemoslaventanadiseoconlatablaaadida,vamosahoraaaadirloscamposquenoshacenfalta(losquequeremosinsertarylosquenecesitamosparaincluircriteriosdeseleccin,
ennuestroejercicioqueremosinsertartodosloscursosporloquenopondremoscriteriosdeseleccin).
6.Hazdobleclicsobreelcamponuevoscursos.*paraseleccionardegolpetodosloscampos.LopodemoshacerporqueloscamposdelatablaNuevoscursosestnenelmismoordenque
loscamposdelatablaCursos.
7.HazclicenelbotnAnexardelapestaaDiseo.
8.EscribirelnombredelatabladondequeremosinsertarlasfilasCursos.
9.ComolatablaCursosseencuentraenlabasededatosClases.accdb,seleccionalaopcinOtrabasededatos:ypulsaExaminar...aparecerelcuadrodedilogoparabuscarenelrbol
decarpetas,buscalacarpetaMisejerciciosyhazdobleclicsobreelnombreclases.accdb.EnelcuadroNombredearchivo:debeaparecereldelabasededatosquehasseleccionado.
10.HazclicenelbotnAceptarparavolveralaventanaDiseodeconsulta.
11.EnlafilaAnexara:observaqueAccesshapuestoautomticamentecursos.*(todosloscamposdelatablaCursos).
12.HazclicenelbotnVistaHojadedatosdelapestaaInicioparacomprobarlosdatosqueseinsertarn.
13.HazclicenelbotnEjecutar

parainsertarlosregistros.

14.CierralaconsultaponindoleelnombreAadirnuevoscursosyluegocierralabase.
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Unidad10.Lasconsultasdeaccin(IV)

10.4.Consultadeeliminacin

Lasconsultasdeeliminacinsonconsultasqueeliminandeunatablalosregistrosquecumplenelcriteriodebsquedaespecificado.
Paracrearunaconsultadeeliminacin:
Abrimosunanuevaconsultaenvistadiseo.
Aadimoslatabladelaquequeremosborrarlosregistros.
HacemosclicenelbotnEliminardelapestaaDiseo:

Apartirdeesemomentolacuadrculacambiadeaspecto,handesaparecidolasfilasOrden:yMostrar:porcarecerdesentidoaquyensulugartenemoslafilaEliminar:comopuedesenel
ejemploqueteofrecemosacontinuacin:

El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. Se utiliza una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero
necesitamoslaotratablaparaelcriteriodebsqueda.
EnlacuadrculaQBEsolamenteponemoselcampoocamposqueintervienenenloscriteriosdebsquedaysielorigendelatablatienevariastablas,pondremosunacolumnaparaindicarde
qu tabla queremos eliminar los registros. En este caso tambin debemos cambiar las propiedades de la consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el botn Hoja de
propiedadesdelapestaaDiseo,ycambiandolapropiedadRegistrosnicosaS.

EnlafilaEliminar:podemosseleccionardosopciones,laopcinDndeindicauncriteriodebsqueda,ylaopcinDesdeindicaquequeremosborrarlosregistrosdelatablaespecificadaen
esacolumna.Porejemplo:

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Conestaconsultaeliminamosloscursos(DesdelatablaCursos)quetenganalumnosdeValencia(DndePoblacin="Valencia").
CuandoelorigenesunasolatablalacolumnaDesdenoesnecesaria.
SiNOseindicauncriteriodebsqueda,seborranTODOSlosregistrosdelatabla.

ParaverlosdatosqueseborrarnantesderealizarlaeliminacinpodemoshacerclicsobreeltipodevistaHojadedatosdelapestaaInicio.
Paraejecutarlaconsultahacerclicsobreelbotn

.Al ejecutar la consulta se realizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas

filasynosotrospodemoscancelaresaeliminacin.
Unavezborrados,losregistrosnosepuedenrecuperar.
Silatabladondeborramosestrelacionadaconotrastablassepodrnborraronolosregistrossiguiendolasreglasdeintegridadreferencialdefinidasenesasrelaciones.Si no puede
borrartodaslasfilasquetenaqueborrarnosmandaunmensajeavisndonosquenohapodidoeliminartantasfilasporinfringiresasreglas.
ParapracticarpuedesrealizarelEjercicioConsultasdeeliminacin

EjerciciopropuestodelaUnidad10

PruebaevaluativadelaUnidad10

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Unidad10.Ejerciciopasoapaso:Consultasdeeliminacin

Objetivo
PracticarlasoperacionesdeCrearunaconsultadeeliminacin.

Ejerciciopasoapaso
Vamosacrearunaconsultaparaeliminarloscursosqueaadimosenelejercicioanterior(tienentodosuncdigomayorque2000).
1.AbrelabasededatosClases.accdbdelacarpetaMisejerciciossinolatienesabierta.
2.HazclicenelbotnDiseodeconsultadelapestaaCrear.
3.HazclicenlatablaCursos.
4.HazclicenelbotnAgregar.
5.PulsaelbotnCerrarparacerrarelcuadrodedilogo.
Yatenemoslaventanadiseoconlatablaaadida,vamosahoraaaadirloscamposquenoshacenfaltaparadefinirloscriteriosdeseleccindelosregistrosaeliminar.
6.HazdobleclicsobreelcampoCodigoCurso.
7.EscribeenlafilaCriterio>2000.
8.HazclicenelbotnEliminardelapestaaDiseo.
9.EnlafilaEliminar:observaqueAccesshapuestoDonde.
10.HazclicenelbotnVistaHojadedatosdelapestaaInicio para comprobar las filas que se borrarn (slo veremos el cdigo de los cursos pero se borrar la filaentera).En estecaso
aparecernelcdigo2001,2002y2003.
11.VuelvealaVistaDiseoyhazclicenelbotnEjecutar

paraborrarlosregistros.Cuandosemuestrelaventanadeaviso,aceptalaeliminacinpulsandoS.

12.CierralaconsultaponindoleelnombreEliminarcursos.
13.AbrelatablaCursosparacomprobarqueelregistroyanoseencuentraah,yluegocierralabase.
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Ejerciciosunidad10:Lasconsultasdeaccin

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
AbrelabasededatosConcesionariodelacarpetaMisejercicios.
1.CrealaconsultaCrearrevisionesFordquegenereunanuevatablaquesellamarRevisionesFordyquecontendrlosregistrosdeRevisionesqueseandecochesdelamarcaFord
2.CrealaconsultaSubirprecioquepermitasubirun5%elpreciodeloscochesFord.
3.CrealaconsultaEliminarrevisionesFordqueeliminelosregistrosdeRevisionesqueseandecochesdelamarcaFord.
4.CrealaconsultaRecuperarrevisionesquerecuperelosregistrosborradosenlaconsultaanteriorapartirdelatablaquecreamosenelapartado1.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.

Ejercicio2:Clnica
AbrelabasededatosClinicadelacarpetaMisejercicios.
1.CrealaconsultaCrearpacientesnoingresadosquegenereunanuevatablaquesellamarPacientesnoingresadosyquecontendrlosregistrosdePacientesquenoestnenlatabla
Ingresos.
2.CrealaconsultaCambiarhabitacionquecambielosenfermosdelahabitacion504ala505.
3.CrealaconsultaEliminarnoingresadosqueeliminelosregistrosdePacientesquenoestnenlatablaIngresos.
4.CrealaconsultaRecuperarPacientesquerecuperelosregistrosborradosenlaconsultaanterior.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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Pruebaevaluativaunidad10:Lasconsultasdeaccin

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Enunaconsultadeeliminacinpuedoagruparlosregistros.

a)Verdadero.

b)Falso.

2.Enunaconsultadeaccinparaejecutarlaconsultasepuedeutilizartantoelbotn

a)Verdadero.

b)Falso.

comolaVistadeHojadeDatos.

3.Unaconsultadeaccinpuedetenercomoorigenvariastablas.

a)Verdadero.

b)Falso.

4.Puedoactualizaruncampoconunvalorsituadoenotratabla.

a)Verdadero.

b)Falso.

5.UnaconsultadeeliminacinsinCriterioseliminaunicamenteelprimerregistrodelorigendelaconsulta.

a)Verdadero.

b)Falso.

6.Elicono

sirvepara...

a)Abrirlaayuda.

b)AadirlafilaTotal:alaconsulta.

c)Ejecutarunaconsulta.

d)Mostrarloserroresdelaconsulta.

7.Enunaconsultadeactualizacinpuedoponeruncriterio...

a)paraindicarlasfilasquesetienenqueactualizar.

b)araindicarlascolumnasquesetienenqueactualizar.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

8.Enunaconsultadeactualizacinsepuedenactualizarvariascolumnas.

a)S.

b)Siempreycuandolacolumnanoseutiliceparaactualizarotra.

c)Nosepuedenactualizarvariascolumnas.

9.Quierointroducirregistrosdeunatablaenunaquenoexiste.

a)Definounaconsultadedatosanexados.

b)Definounaconsultadecreacindetabla.

c)Definounaconsultadeactualizacin.

d)Lastresafirmacionesanterioressonfalsas.

10.Enunaconsultadedatosanexados...

a)Enlazonadetablaspongolatablaquecontienelosvaloresainsertar.

b)Puedonoponernadaenlazonadetablassilosvaloresainsertarsonfijos.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

Corregir Restablecer
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.11Losformularios

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Unidad11.Losformularios(I)

Losformulariossirvenparadefinirpantallasgeneralmenteparaeditarlosregistrosdeunatablaoconsulta.
Enestaunidadveremoscmocrearunformulario,manejarloparalaedicinderegistrosycambiarsudiseo.

11.1.Crearformularios

Paracrearunformulariotenemosvariasopciones.
PodemosaccederatodasellasdesdelapestaaCrear:

Formularioconsisteencrearautomticamenteunnuevoformularioquecontienetodoslosdatosdelatabla,consultaoinformeseleccionadoenelPaneldeNavegacin.
DiseodelformularioabreunformularioenblancoenlaVistaDiseoytenemosqueirincorporandolosdistintosobjetosquequeremosaparezcanenl.Estemtodonosesueleutilizar
ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a
nuestrasnecesidades.Enestaunidadveremosmsadelantecmomodificareldiseodeunformulario.
Formularioenblancoconsisteencrearunnuevoformulariosincontenido,peroenvezdeabrirseenVistaDiseocomolaanterioropcin,seabrirenVista Presentacin. Esta vista
ofreceventajas,comopoderincorporardatossimplementearrastrandoelobjeto(consulta,informe,tabla...)desdeelPaneldeNavegacin.
Asistenteparaformulariosutilizaunasistentequenosvaguiandopasoporpasoenlacreacindelformulario.
Navegacintepermitecrearunformulariodedicadoalanavegacin,quesimulalaestructuratpicademensdeunapginaweb.Podrselegirentreseisdiseosdistintos.

Msformulariosdespliegaunmenconotrostiposdeformulariosdisponibles,comogrficodinmico,tabladinmica,hojadedatosoelformulariodividido.

11.2.Elasistenteparaformularios
Estaeslamodalidadmssencillaydirigidadecreacindeformularios.
ElasistenteseiniciadesdelapestaaCrear>grupoFormularios>botnAsistenteparaformulario.Estaeslaprimeraventana:

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Enellaelegimosenqutablaoconsultasebasarelformularioyloscamposquequeremosincluirenl.
Paraelegirelorigen(tablaoconsulta),loseleccionamosdeldesplegablesuperior.Siqueremossacardatosdemsdeunatablalomejorescrearunaconsultapreviamentequeconvinelos
datosyluegocrearelformulariosobreella.
Acontinuacinseleccionamosloscamposaincluirenelformulariohaciendoclicsobreelcampoypulsandoelbotn
Sinoshemosequivocadodecampopulsamoselbotn

osimplementehaciendodobleclicsobreelcampo.

yelcamposequitadelalistadecamposseleccionados.

Podemosseleccionartodosloscamposalavezhaciendoclicsobreelbotn

odeseleccionartodosloscamposalavezhaciendoclicsobreelbotn

UnavezseleccionadaladistribucinquenosinteresapulsamoselbotnSiguienteyaparecelasiguientepantalla:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opcin de formato aparecer a su izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa
distribucin.
AcontinuacinpulsamoselbotnSiguiente>yaparecelaventanaquepuedesveracontinuacin...
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Unidad11.Losformularios(II)

Enestaventanaelasistentenospreguntaelttulodelformulario,estettulotambinserelnombreasignadoalformulario.
Enanterioresversionesdisponamosdeunpasoprevioquenospermitaincorporarciertoestiloutilizandolasdistintasopcionesdediseodisponibles.EnOffice2010seoptaporeliminareste
aspectoestticoenlapropiacreacindelformulario.Sermsadelantecuandolomanipularemosparaincorporarestilos,utilizandolostemasdisponibles.
AntesdepulsarelbotnFinalizarpodremoselegirentre:
Abrirelformularioparaverointroducirinformacinenestecasoveremoselresultadodelformulariopreparadoparalaedicinderegistros,porejemplo:

obien,Modificareldiseodelformulario,siseleccionamosestaopcinaparecerlavistaDiseodeformulariodondepodremosmodificarelaspectodelformulario,porejemplo:

Siquieresseguirconlaunidad,pasaalapginasiguiente...
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Unidad11.Losformularios(III)

11.3.Editardatosdeunformulario
Paraeditardatosdeunatablautilizandounformulario,debemosabrirlohaciendodobleclicenl,desdeelPaneldenavegacin.Tambinlopuedesabrirconelbotnderechodelratn,
Seleccionando
enelmencontextual.
ElformularioquehascreadomostrarsusdatosenlaVistaFormulario.
Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo
largodelatablautilizandolabarradedesplazamientoporlosregistros
queyaconocemos,lonicoquecambiaeselaspecto
delapantalla.
ParapracticarlovistohastaahorapuedesrealizarelEjercicioCrearformularios.

11.4.LaVistaDiseodeformulario
Lavistadiseoeslaquenospermitedefinirelformulario,enellaleindicamosaAccesscmo debepresentarlosdatosdelorigendelformulario,paraellonosservimosdeloscontrolesque
veremosmsadelante.
ParaentrarenlavistadiseodebemosbuscarelformularioenelPaneldeNavegacinyhacerclicderechosobrelparaseleccionarlaopcin

enelmencontextual.O

bienabrirloyluegocambiarlavistadesdeelbotnqueyaconocemosdelapestaaInicio.
NosaparecelaventanaDiseodeformulario:

Elreadediseoconstadetressecciones:
LaseccinEncabezadodeformulario,enellaponemosloquequeremosqueaparezcaalprincipiodelformulario.
LaseccinDetalle,enellaaparecernlosregistrosdelorigendelformulario,ovariosregistrosounosloporpantallasegneltipodeformulario.Aunquesevisualicenvariosregistrosenuna
pantalla,debemosindicarenlaseccinDetalleeldiseocorrespondienteaunsloregistro.
LaseccinPiedeformulario,enellaponemosloquequeremosaparezcaalfinaldelformulario.
PodemosmostraruocultarelencabezadooelpiedesdelaopcinEncabezadooPiedelformulariodelmencontextualdelosmismos.

Alrededordelreadediseotenemosunas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles
dentrodelreadediseo.
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ParaveruocultarlasreglasolacuadrculatenemoslasopcionesReglayCuadrcularespectivamente,quetambinpuedesverenlaimagenanteriordelmencontextualdelformulario.

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Unidad11.Ejerciciopasoapaso:Crearformularios

Objetivo
Sabercrearformulariosconelasistenteyutilizarlosparalaintroduccin,modificacinyborradodedatosdeunatablacreadaconAccess2010.
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
VamosacrearprimerounformularioparalaedicindedatosdelatablaAlumnado,paraelloutilizaremoselasistenteparaformularios:
1.HazclicenlaopcinAsistenteparaformulariosdelapestaaCrear.
2.EnlaprimerapantalladelasistenteeligeenelcuadroTabla/consultalatablaAlumnado.
3.Hazclicsobreelbotn

paraaadirtodosloscamposalformulario.

4.HazclicsobreelbotnSiguienteparairalsiguientepasodelasistente.
5.DejaactivadalaopcinEncolumnascomodistribucindelformulario.
6.HazclicsobreelbotnSiguiente.
7.Escribecomottuloalumnosencolumnas.
8.HazclicsobreelbotnFinalizar.
Alcrearseelformulario,observacomoaparecenlosdatosdelprimerregistroqueintrodujimosdesdelatabla.
Alpulsarlosbotonesdelabarradedesplazamientoporlosregistros
podremoscambiarderegistro.
11.Pulsa

verscomopasasalsiguienteregistro,plsalovariasveces.

12.Pulsa

verscomovuelvesalosregistrosanteriores.

13.Pulsa

versqueteposicionasenelprimerregistro.

14.Pulsa

versqueteposicionasenelltimoregistro.

15.Cierraelformulario.

AhoracrearemosunformularioparalatablaCursosparaqueseveanvarioscursosenlamismapantalla.
1.HazclicenlaopcinAsistenteparaformulariosdelapestaaCrear.
2.EnlaprimerapantalladelasistenteeligeenelcuadroTabla/consultalatablaCursos.
3.Hazclicsobreelbotn

paraaadirtodosloscamposalformulario.

4.HazclicsobreelbotnSiguienteparairalsiguientepasodelasistente.
5.DejaractivadalaopcinTabularcomodistribucindelformulario.
6.HazclicsobreelbotnSiguiente.
7.EscribecomottuloCursostabular.
8.HazclicsobreelbotnFinalizar.
9.Cierraelformulario.

AhoravamosaintroducirdatosenlatablaCursosutilizandoelformulariocreado:
1.EnelPaneldeNavegacinbuscaelformularioCursostabularyhazdobleclicsobrel,deformaqueseabraenVistaFormulario.
2.UnavezabiertoelformularioslotenemosqueintroducirlosdatoscambiandodecampoconlateclaINTRO.
Nohacefaltaguardarlosregistrosyaquestossealmacenanautomticamente.
3.Introducelossiguientesregistros:

Codigo curso

Nombre curso
Internet

N Horas
300

Fecha inicio
15/07/10

Fecha final
20/10/10

Diseo

150

25/07/10

10/09/10

4.AbrelatablaCursosparacomprobarqueloscursosaadidosdesdeelformulariosehanincluidocorrectamente.Luegocirraladenuevo.
5.Cierralabasededatos.
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Unidad11.Losformularios(IV)

11.5.LapestaaDiseodeformulario
En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando
entramosenlaVistaDiseodelformulario.

El primer botn que vemos est localizado en el grupo Vistas, y nos permite pasar de una vista a otra. Lo
utilizaremosmucho.
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo (la que estamos
describiendo ahora) y la Vista Formulario que nos presenta los datos del
origendelformulariotalcomolotenemosdefinidoenlavistadiseo.
Adems disponemos de la Vista Presentacin que nos permite trabajar
casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista Diseo pero con las
ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos
del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su
aspectofinal.
TambinpodremosaccederalasvistasTabladinmica,Hojadedatos y
Grficodinmico,queyahemoscomentado.
En el grupo Temas encontrars herramientas para dar un estilo
homogneoalformulario.Loveremosmsadelante.
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen
todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea
de diseo como veremos ms adelante. Tambin encontramos algunos elementos que podemos incluir en el
encabezadoypiedepgina.
En el grupo Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes entre otros, que hace
aparecerydesaparecerelcuadroListadecamposenelqueaparecentodosloscamposdelorigendedatospara
queseamscmodoaadirlosenelreadediseocomoveremosmsadelante.
Todoformulariotieneasociadaunapginadecdigoenlaquepodemosprogramarciertasaccionesutilizando
ellenguajeVBA(VisualBasicparaAplicaciones),seaccedeaestapginadecdigo haciendoclicsobreelbotn
.
Con el botn

hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control

seleccionado.Puedesvercmofuncionalahojadepropiedadesenelsiguientebsico
profundizarenlaspropiedadesdelformulariohazclicaqu

.Siloquequiereses

Recuerdaqueencualquiermomentopuedeshacerclicenelbotn

paraaccederalaayudadeAccess.

11.6.Temas
Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un formulario. Engloba los
colores,lafuenteylosdistintosefectosqueutilizarpordefecto.Sicambiaseltema,nolocambiarsnicamente
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colores,lafuenteylosdistintosefectosqueutilizarpordefecto.Sicambiaseltema,nolocambiarsnicamente

al formulario en cuestin, sino a todos ellos. sto no implica que no se pueda personalizar alguno de sus
elementosdeformaindependiente,dehechopodemoshacerloconlasherramientasdelapestaaFormato.
Paracambiareltemanossituaremosenlapestaa
Diseo de las Herramientas de diseo de
formulario,enelgrupoTemas.
Desde el botn Temas, podremos seleccionar de
unaamplialistaelquemsnosguste.
Enanterioresversionesnoexistanlostemas,sino
que en el momento de la creacin del formulario se
utilizabanunasplantillasconunestilodeterminado.El
concepto es similar, con la ventaja de que los temas
sonmsflexibles.
Si habilitamos las actualizaciones de contenido de
Office.com, Access se conectar con la pgina web
de Microsoft para adquirir ms temas cuando stos
estndisponibles.
Podemos crear nuestro propio tema. Si
establecemos los estilos con los colores de nuestra
empresa, por ejemplo, podemos pulsar Guardar tema
actual... para conservarlo y utilizarlo en otros
formularios.
Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a
nuestro libro, haremos clic en Buscar temas... y lo
buscaremosentrelascarpetasdenuestroequipo,alldondelohayamosguardado.
Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que desearas, puedes cambiar
algunodesusaspectosmediantelosbotonesColoresyFuentes.
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Inicio

Unidad11.Losformularios(V)

11.7.ElgrupoControles
Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos,
acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o
rectnguloparasepararyagruparcontrolesconelfindehacerlosmslegibles.
En el grupo Controles de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al formulario. Puedes verlos todos pulsando la flecha inferior derecha del
recuadroqueloscontiene:

Cuandoqueremoscrearvarioscontrolesdelmismotipopodemosbloquearelcontrolhaciendoclicconelbotnsecundariodelratnsobrel.EnelmencontextualelegiremosColocar
varioscontroles.
Apartirdeesemomentosepodrncreartodosloscontrolesquequeramosdeestetiposinnecesidaddehacerclicsobreelbotncorrespondientecada
vez.Paraquitarelbloqueohacemosclicsobreelbotn
Elbotn

ovolvemosaseleccionarlaopcindelmencontextualparadesactivarla.

activarodesactivarlaAyudaaloscontroles.Silotenemosactivado(comoenlaimagen)alcreardeterminadoscontrolesseabrirunasistenteparaguiarnos.

Ahoravamosaverunoporunolostiposdecontrolesdisponibles:
Icono

Control

Descripcin

Seleccionar

Vuelveadaralcursorlafuncionalidaddeseleccin,anulandocualquierotrocontrolquehubieseseleccionado.
Seutilizaprincipalmenteparapresentarundatoalmacenadoenuncampodelorigendelformulario.Puedeserdedostipos:dependienteoindependiente.

Cuadro
texto

de

El cuadro de texto dependiente depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos
cambiandoeldatoenelorigen.SupropiedadOrigendelcontrolsueleserelnombredelcampoalaqueestasociado.
El cuadro de texto independiente permite por ejemplo presentar los resultados de un clculo o aceptar la entrada de datos. Modificar el dato de este
camponomodificasutablaorigen.SupropiedadOrigendelcontrolserlafrmulaquecalcularelvaloramostrar,quesiempreirprecedidaporelsigno
=.

Etiqueta

Sirveparavisualizaruntextoliteral,queescribiremosdirectamenteenelcontroloensupropiedadTtulo.

Botn

Alpulsarloseejecutarlaaccinqueseleindique,tantoaccionespersonalizadascomoaccionespredefinidasdeentrelasmsde30disponiblesensu
asistente.

Control
pestaa

de

Permiteorganizarlainformacinamostrarenpestaasdistintas.

Hipervnculo

Paraincluirunenlaceaunapginaweb,uncorreoelectrnicoounprograma.

Control
de
explorador
web

Permiteincrustarunapginawebenelformulario,indicandosudireccin.

Control
de
navegacin

Insertaenelformulariounobjetoquefacilitalanavegacinporl.TieneelmismoefectoquecreardirectamenteunformulariodetipoNavegacin.

Grupo
opciones

Permite delimitar una serie de opciones disponibles que guardan una relacin entre s. Por ejemplo el grupo Gnero que podra englobar las opciones
HombreyMujer.
Serecomiendautilizarlocuandonohayamuchasopciones.Sisonmsespreferibleahorrarespacioconcuadrosdelistaocombinados.
Sedefinensusopcionesmedianteunasistente.

de

Insertar salto
delnea

NotieneefectoenlaVistaFormularioperosenlaVistaPreliminaryalahoradeimprimir.

Cuadro
combinado

Esunalistadeposibilidadesentrelasqueelusuariopuedeescogersiladespliega.
Sedefinensusopcionesmedianteunasistente.

Grfico

Representacingrficadedatosqueayudaasuinterpretacindeformavisual.

Lnea
Botn
alternar

Permitedibujarlneasenelformulario,paraayudaraorganizarlainformacin.
de

Sesueleutilizarparaaadirunanuevaopcinaungrupodeopcionesyacreado.Tambinsepuedeutilizarparapresentar uncampodetipoS/No, si
campocontieneelvalorS,elbotnaparecerpresionado.

Adiferenciadelcuadrocombinado,lalistadevaloresaparecedesplegadaentodomomento.Estofavorecelaposibilidaddeseleccionarmsdeunaopcin
alavez.
Aligualqueloscuadroscombinadosuncuadrodelistapuedetenerunaomscolumnas,quepuedenaparecerconosinencabezados.Sedefinemediante
unasistente.
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Rectngulo
Permitedibujarrectngulosenelformulario,paraayudaraorganizarlainformacin.
Cuadro
lista

de

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Casilla
de
verificacin

Sesueleutilizarparaaadirunanuevaopcinaungrupodeopcionesyacreado,oparapresentaruncampodetipoS/No.Si el campo contiene el valor


S,lacasillatendresteaspecto
,sinoesteotro .

Marco
de
objeto
independiente
Datos
adjuntos

Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de clculo, etc. No varian cuando cambiamos de registro (independientes), y no estn en
ningunatabladelabase.

Botn
opcin

Sesueleutilizarparaaadirunanuevaopcinaungrupodeopcionesyacreado,oparapresentaruncampodetipoS/No.Si el campo contiene el valor


S,elbotntendresteaspecto ,sino,esteotro .

de

Esta es la forma ms moderna y ptima de incluir archivos en un formulario. Equivale a los marcos de objeto, solo que Datos adjuntos est disponible
paralasnuevasbaseshechasenAccess2007oversionessuperiores(.accdb)ylosmarcospertenecenalasversionesanteriores(.mdb).

Subformulario/
Subinforme

Paraincluirunsubformularioosubinformedentrodelformulario.Unasistentetepermitirelegirlo.
Enversionesanterioresunformularionopodaincluirunsubinforme,enesteaspectosehamejorado.

Marco
de
objeto
dependiente

ParainsertararchivoscomoundocumentoWord,unahojadeclculo,etc.Variancuandocambiamosderegistro(dependientes),porqueseencuentranen
unatabladelabase.Ejemplos:Lafotooelcurrculumdeunapersona,lasventasdeunempleado,etc.

Imagen

Permiteinsertarimgenesenelformulario,quenodependerndeningnregistro.Porejemplo,ellogodelaempresaenlazonasuperior.

Porltimopodemosaadirmscontroles,controlesmscomplejosconelbotn

PuedespracticarestorealizandoelEjercicioCrearcontroles.
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Unidad11.Ejerciciopasoapaso:Crearcontrolesenunformulario

Objetivo
Sabercrearcontrolesenlosformularios.

Ejercicio1.
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
VamosamodificareldiseodelformularioAlumnosencolumnas.
1.HazclicderechosobreelformularioAlumnosencolumnasenelPaneldeNavegacin.
2.Seleccionalaopcin

delmencontextual.

Primeroaadiremosuncuadrodetexto.
Vamosaaadirenelencabezadodelformulariolafechadehoy.Paraellodebemosaadiruncuadrodetextoyaquecontendrunvalorvariable.
3.Hazclicsobreelbotn

delapestaaDiseo.

4.Posicionaelpunterodelratnenellugardondequieresponerlafecha,pulsaelbotnizquierdodelratnysinsoltarloarrastraelratndejandoelcontroldeuntamaoapropiado,luegosuelta
elbotn.
Siestactivadoelicono
aparecerelasistente.Paraestepunto,desactvalo.
5.Haz clic dentro del control y escribe = fecha() , fecha() es una funcin que devuelve la fecha del sistema. Tenemos que poner el signo = para que Access sepa que lo que viene a
continuacinesunafuncinounaexpresinquetienequecalcular.
Ahoraquitaremoslaetiquetadelcontrolyaquenohacefaltaycargamsnuestroformulario.
6.Hazclicsobrelaetiqueta.
7.PulsalateclaDELoSUPR.
8.CambiaalaVistaFormulariodesdeelbotnVerparaverelresultado.
9.VuelvealaVistaDiseo.

Ejercicio2.

Ahoravamosa aadiruncuadrocombinadoparaintroducirelcdigodecursomedianteunalistadesplegable,yparapoderelegirelcursoporsunombreaunquedespusguardemos
latablaAlumnadoelcdigodecursonoelnombre.
1.AsegratequeelbotnAsistentesparacontroles
2.Hazclicsobreelbotn

delapestaaDiseoestactivado(debeaparecerelfondonaranja).Sinoloesthazclicsobrel,apareceractivado.

3.Posicionaelpunterodelratnenellugardondequieresponerelcontrol.NosotroslocolocaremosenlazonaDetalle,bajoloscontrolesexistentes,justodebajodelcontrolquemuestrael
cdigodelcurso.Pulsaelbotnizquierdodelratnysinsoltarloarrastraelratndejandoelcontroldeuntamaoapropiado,luegosueltaelbotn.ComotenemoselbotnAsistentes para
controlesactivadoseabrirlaventanadelasistente.
4.EligelaopcinDeseoqueelcuadrocombinadobusquelosvaloresenunatablaoconsulta.
5.PulsaelbotnSiguiente.
6.EligelatablaCursosyaquequeremosqueenlalistaaparezcantodosloscursoscreadosenesatabla.
7.PulsaelbotnSiguiente.Seabrelasiguienteventana.
Vamosaelegirtrescampos,elcdigodecurso,elnombredelcursoyelndehoras.
8.Enlalistadelaizquierdaestarresaltadoelprimercampo(Codigocurso),hazclicsobreelbotn
9.Hazclicotravezsobreelbotn
10.Hazclicotravezsobreelbotn

yelcampopasaraladerecha.

yelcamponombrecursopasaraladerecha.
parapasartambinelcamponhoras.

11.PulsaelbotnSiguiente.
12.Enlasiguienteventanapodemoselegiruncampoparaqueseordene.EligeNombreCursoparaqueseordenealfabticamente,ypulsaSiguiente.
Enlasiguienteventanapodemosvariarelanchodelascolumnasdelalista.Lalistapuedevisualizarvariascolumnasperocuandoseleccionamosunafiladelalistapodremosrecogerelvalor
deunasolacolumna,esaeslacolumnaclave.Ennuestroejemploqueremosqueenlalistaaparezcaelnombredelcursoyelndehorasparaqueleseamsfcilalusuarioelegirelcurso,
perosloserecogerelcdigodelcursoparacolocarloenelcampoCursodeAlumnadoporloquelacolumnaclaveeslaquecontieneCodigocurso.
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13.QuitalamarcadelaopcinOcultarlacolumnaclave.VersqueaparecelacolumnaCodigocurso.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.11Ejercicio:Crearcontrolesenunformulario

13.QuitalamarcadelaopcinOcultarlacolumnaclave.VersqueaparecelacolumnaCodigocurso.
14.Vuelveamarcarlaopcinporquenoqueremosqueaparezcaenlalista.
15.Hazmsanchalacolumnadelnombredecursoymsestrechaladendehoras.
16.PulsaelbotnSiguiente.
17.SeleccionalaopcinAlmacenarelvalorenelcampo:.

18.EligedelalistadesplegablequeaparecealaderechadelaopcinelcampoCurso.Deestaformacuandoelusuarioseleccioneunafiladelalista,elcdigodelcursocorrespondienteaesa
filasealmacenarenelcampoCursodelatablaAlumnado.
19.PulsaelbotnSiguiente.
20.Cambiasiquiereselttulodelaetiqueta.NosotroslellamaremosCurso.
21.PulsaelbotnFinalizar.
Veamoselresultado:
22.HazclicsobreelbotndeVerparapasaralaVistaFormularioyverelresultado.
23.Asignaalosalumnosloscdigosdecursosqueteindicamosacontinuacin.

Codigo Alumnado

Curso
Informtica

Informtica

Ingls

Internet

Internet
Observamosquelefaltaalalistaunencabezado,vamosaaadrselo.

1.VuelvealaVistaDiseohaciendoclicsobreelbotndeVistasenlapestaaInicio.
2.Seleccionaelcuadrocombinadohaciendoclicsobrel.
3.AbreelcuadroPropiedadeshaciendoclicenelbotn

delapestaaDiseo.

4.BuscalapropiedadEncabezadodecolumnasyponlaaShaciendodobleclicsobreellaporejemplo.
5.HazclicsobreelbotndeVistasdelapestaaDiseoparapasaralaVistaFormularioyverelresultado.
6.Despliegaelcuadrocombinadoyobservaqueahoraapareceunencabezadoconelnombredeloscamposqueformanlascolumnas.

Ejercicio3.

VamosaaadiruncontrolcuadrodelistatambinparaelcampoCursoparaverladiferenciaentreuncuadrodelistayuncuadrocombinado.
1.AsegratequeelbotnAsistentesparacontroles
2.Hazclicsobreelbotn

delapestaaDiseoestactivado(debeaparecersobrefondonaranja).Sinoloesthazclicsobrel,apareceractivado.

3.Posiciona el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner el control, pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastra el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego
sueltaelbotn.ComotenemoselbotnAsistentesparacontrolesactivadoseabrirlaventanadelasistente.
4.EligelaopcinDeseoqueelcuadrodelistabusquelosvaloresenunatablaoconsulta.
5.PulsaelbotnSiguiente.
6.EligelatablaCursosyaquequeremosqueenlalistaaparezcantodosloscursoscreadosenesatabla.
7.PulsaelbotnSiguiente.Seabrelasiguienteventana.
Vamosaelegirtrescampos,elcdigodecurso,elnombredelcursoyelndehoras.
8.Enlalistadelaizquierdaestarresaltadoelprimercampo(Codigocurso),hazclicsobreelbotn
9.Hazclicotravezsobreelbotn
10.Hazclicotravezsobreelbotn

yelcampopasaraladerecha.

yelcamponombrecursopasaraladerecha.
parapasartambinelcamponhoras.

11.PulsaelbotnSiguiente.
12.Enlasiguienteventanapodemoselegiruncampoparaqueseordene.EligeNombreCursoparaqueseordenealfabticamente,ypulsaSiguiente.
Enlasiguienteventanapodemosvariarelanchodelascolumnasdelalista.Lalistapuedevisualizarvariascolumnasperocuandoseleccionamosunafiladelalistapodremosrecogerelvalor
deunasolacolumna,esaeslacolumnaclave.Ennuestroejemploqueremosqueenlalistaaparezcaelnombredelcursoyelndehorasparaqueleseamsfcilalusuarioelegirelcurso,
perosloserecogerelcdigodelcursoparacolocarloenelcampoCursodeAlumnadoporloquelacolumnaclaveeslaquecontieneCodigocurso.
13.QuitalamarcadelaopcinOcultarlacolumnaclave.VersqueaparecelacolumnaCodigocurso.
14.Vuelveamarcarlaopcinporquenoqueremosqueaparezcaenlalista.
15.Hazmsanchalacolumnadelnombredecursoymsestrechaladendehoras.
16.PulsaelbotnSiguiente.
17.SeleccionalaopcinAlmacenarelvalorenelcampo:.
18.EligedelalistadesplegablequeaparecealaderechadelaopcinelcampoCurso.Deestaformacuandoelusuarioseleccioneunafiladelalista,elcdigodelcursocorrespondienteaesa

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18.EligedelalistadesplegablequeaparecealaderechadelaopcinelcampoCurso.Deestaformacuandoelusuarioseleccioneunafiladelalista,elcdigodelcursocorrespondienteaesa
filasealmacenarenelcampoCursodelatablaAlumnado.
19.PulsaelbotnSiguiente.
20.Cambiasiquiereselttulodelaetiqueta.
21.PulsaelbotnFinalizar.
Veamoselresultado:
22.HazclicsobreelbotndeVistasparapasaralaVistaFormularioyverelresultado.
23.Asignaalosalumnosloscdigosdecursosqueteindicamosacontinuacin.

Codigo Alumnado

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Animacin

Animacin

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Animacin

24.Guardaelformulario.Loutilizaremosenelsiguienteejercicio.
25.Cierralabasededatos.
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Inicio

Unidad11.Losformularios(VI)

11.8.Subformularios
Como hemos visto, existe un control para insertar un subformulario dentro del formulario principal

. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico,

formularioprincipal/detalleoformularioprincipal/secundario.
Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los
datosdelatablaCursosconunsubformularioparamostrarlosalumnosmatriculadosencadacurso.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del
formularioprincipal(queelsubformulariopresenteslolosalumnosmatriculadosenelcursoactivo).
ParapracticaresasoperacionespuedesrealizarelEjercicioCrearsubformularios.

11.9.Trabajarconcontroles

Seleccionarcontroles.
Paraseleccionaruncontrolbastahacerclicsobrel.Cuandouncontrolestseleccionadoaparecerodeadodecuadradosquellamaremoscontroladoresdemovimiento(losmsgrandes)y
controladoresdetamao(losmspequeos)comovemosenlasiguienteimagen:

Avecespuederesultarunpococomplicadoseleccionarcontrolesporque,obienson demasiadopequeosofinos(comoenelcasodelaslneas),oporqueseencuentransolapados
estoscasosesmuytilutilizarlalistadesplegabledeseleccindecontrolesqueseencuentraenlapartesuperiordelaHojadePropiedadesquepuedesmostrarhaciendoclicenelbotn
HojadePropiedadesenlapestaaDiseo.

Seleccionaruncontroldeestaformaesmuysencillo,solotienesquedesplegarlalistayseleccionarelcontrolqueteinteresa.
Paraseleccionarvarioscontroles,mantenerpulsadalateclaCTRLyhacerclicencadaunodeloscontrolesaseleccionarsobreelformulario.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que
aparecedibujadoenelreadediseouncuadrado,cuandosoltemoselbotndelratn,todosloscontrolesqueentrenenesecuadradoquedarnseleccionados(nohacefaltaqueelcontrolse
encuentrecompletamentedentrodelcuadrado).

Aadircontroles
Paraaadiralformulariounnuevocampodelorigen,debersabrirlaListadecamposhaciendoclicenelbotnAgregarcamposexistentesenlapestaaDiseo.
Enestaventanaaparecentodosloscamposdelorigendelformulario.Acontinuacinhacerclicsobreelcampo a aadir y sin soltar el
botn del ratn arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access crear
automticamenteunaetiquetaconelnombredelcampo,yuncuadrodetextoasociadoalcampo.
Tambinpodremosaadircamposdeotrastablasdistintasaladeorigen.
Siqueremosaadirotrotipodecontrol,comoporejemplounaimagen,utilizalaseccinControlesycamposquehemosvistoenel
apartado anterior, lo encontrars en la pestaa Diseo. Haz clic sobre el tipo de control que queremos aadir, vers que el cursor ha
tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo del
ratnymantenindoloapretadoarrastramoselratnhastadejarelcontroldeltamaodeseado.

Copiarcontroles
Copiarcontrolesesmuyrpidoytilsideseasintroducirvarioscontorlesdeunmismotipo.Slotienesqueseleccionarelcontrol
aduplicaryhacerclicenelbotnCopiardelapestaaInicio(tambinpuedesutilizarlacombinacindeteclas
). Luego pgalos
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enelformularioutilizandoelbotnPegardelapesaaInicioolacombinacindeteclasCtrl+V.

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enelformularioutilizandoelbotnPegardelapesaaInicioolacombinacindeteclasCtrl+V.

Estemtodoteayudaracrearrpidamentevarioscontrolesdeunmismotipo. Es especialmente til si ya le has dado un tamao personalizado al control y quieres que el resto sean
idnticos.
Tenencuentaquecuandouncontrolesduplicado,sucopiaaparececonunnombrediferente.PuedesmodificarestenombredesdesusPropiedades,sitienesabiertoelpanelodesdesu
mencontextual.

Paramoveruncontroldesitio,hazclicsobrelparaseleccionarloyarrstralo.Debershacerlocuandoelcursortengalasiguienteforma:

.Deesaformamoverstanto

el propio control como su etiqueta asociada. Si lo que quieres hacer es mover nicamente un elemento (bien la etiqueta, bien el control que representa el dato) debers hacer lo mismo pero
situndotejustosobreelcuadrogrisdelaesquinasuperiorizquierda.As,lomoversdeformaindependiente.
Paramovervarioscontrolesalavez,seleccionarlosymoverunodeellos:semoverntodos.
Continaviendocomotrabajarconcontrolesenlasiguientepgina...
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Unidad11.Ejerciciopasoapaso:Crearsubformularios

Objetivo.
Practicarlacreacindeformulariosconsubformulariosincluidos.

Ejerciciopasoapaso
Vamosacrearunformularioquepermitavisualizarencadapantallalosdatosdeuncursoylalistadelosalumnosmatriculadosenesecurso.Detalformaquecuandopasealsiguientecurso
aparezcanlosalumnosdeesenuevocurso.
Enestecasonecesitaremosunformularioparasacarlalistadelosalumnos,estelodefiniremoscondistribucintabularparaqueaparezcanvariasfilasconlosdatosdeunalumnoen
fila.Tambinnecesitaremosunformularioparavisualizar loscursos,enestecasocomoqueremosuncursoporpantallalodefiniremoscondistribucinencolumnas.Ydespusaadiremos
esteformulariounsubformulariobasadoenelformulariodealumnostabularquehabremoscreado.Elformulariofinaltendrmsomenosesteaspecto:

Primerohayqueempezarporcrearelformularioquepondremosdentrodelotro(elsubformulario).
1.HazclicenlaopcinAsistenteparaformulariosdelapestaaCrear.
2.EnlaprimerapantalladelasistenteeligeenelcuadroTabla/consultalatablaAlumnado.
3.Hazclicsobreelbotn

paraaadirCodigoAlumnado.

4.Hazclicsobreelbotn

paraaadirNombreAlumnado.

5.Hazclicsobreelbotn

paraaadirApellidosAlumnado.

6.HazclicsobreelcampoCursodelalistadelaizquierdaparaseleccionarlo.
7.Hazclicsobreelbotn

paraaadirloalalistadeladerecha.Noaadiremosmscamposalformulario.

8.HazclicsobreelbotnSiguienteparairalsiguientepasodelasistente.
9.ActivalaopcinTabularcomodistribucindelformulario.
10.HazclicsobreelbotnSiguiente.
11.Escribecomottuloalumnosdeuncurso.
12.HazclicsobreelbotnFinalizar.
13.Cierraelformulario.

Ahoravamosautilizarelasistenteparacrearlaprimerapartedelformulariodecursos,lareferentealcurso.
1.HazclicenlaopcinAsistenteparaformulariosdelapestaaCrear.
2.EnlaprimerapantalladelasistenteeligeenelcuadroTabla/consultalatablaCursos.
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3.Hazclicsobreelbotn

paraaadirtodosloscamposalformulario.

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3.Hazclicsobreelbotn

paraaadirtodosloscamposalformulario.

4.HazclicsobreelbotnSiguienteparairalsiguientepasodelasistente.
5.DejaractivadalaopcinEncolumnascomodistribucindelformulario.
6.HazclicsobreelbotnSiguiente.
7.DejalaopcinViajescomoestilodelformulario.
8.hazclicsobreelbotnSiguiente.
9.EscribecomottuloCursosconalumnos.
10.HazclicsobreelbotnFinalizar.

AhoramoveremosloscamposFechaInicio,FechaFinalparadejarlosaladerechadelosdemscamposyampliaremoslaseccinDetalleparaaadirdespuselsubformulario.

1.EnlaVistaDiseo,seleccionaloscamposdelazonaDetalleypulsaelbotnQuitardiseo

delapestaaOrganizar.

2.Reduceelanchodeloscontroles.
3.Muevelasfechasdeinicioyfinalalazonaderecha.
4.AmplalaseccinDetallearrastrandoelbordeinferiordelaseccinhastaqueelpunterodelratntomelaforma

5.Arrastraelpunterohaciabajoparaampliarlaseccinparaquequepaelsubformulario.
6.Noestarademsguardarloscambiosporsiacaso,hazclicenelbotn

Ahoraaadiremoselsubformulario.
1.HazclicsobreelcontrolSubformulario/Subinforme

enlapestaaDiseo.

2.Posicionaelpunterodelratnenellugardondequieresquequedelaesquinaizquierdasuperiordelsubformulario,pulsaelbotnizquierdodelratnysinsoltarloarrstraelratndejandoel
controldeuntamaoapropiado,luegosueltaelbotn.Empezarelasistenteparasubformularios.
3.En la primera pantalla del asistente haz clic en el nombre del formulario alumnos de un curso (el formulario que creamos antes) vers que el botn de la opcin Usar un formulario
existenteseactivaautomticamente.PodramosnohaberdefinidoelformularioalumnosdeuncursopreviamenteyhaberelegidolaopcinUsartablasyconsultasexistentes, pero esta
formanosdejamenoslibertadalahoradedefinirelsubformulario.
4.PulsaelbotnSiguiente.
5.Enlasiguienteventanapodemosdefinircomoserelacionanlosformularios.DejalaopcinseleccionadaypulsaSiguiente.
6.Escribecomonombredelsubformulariosubformularioalumnos.Esteeselnombredelcontrolsubformularioquetienesenelformulario.
7.PulsaelbotnFinalizar.
8.Ahoraquitaremoslaetiquetadelcontrolyaquenohacefaltayrecargamsnuestroformulario.
9.HazclicenelbotndeVistasparaverelresultadoenlaVistaFormulario.
Comolasdostablasestnrelacionadasporelcdigodecurso,Accessautomticamentehaenlazado elsubformularioconelformularioporesecampoconlocualenelsubformulario
aparecenlosalumnosquetienenasignadoelcdigodecursodelcursoactivoenelformularioprincipal.
Tienesdosbarrasdedesplazamientoporlosregistros,lamsexternacorrespondealformularioporloque te permite moverte por los registros del formulario (los cursos), y la otra es del
subformularioporloquetepermiterecorrerlosalumnosperoslolosdelmismocurso.
10.Hazclicenelbotn

delabarramsexternaversquecambiasdecursoyalmismotiempoaparecenlosalumnosdeesecurso.

11.Hazclicenelbotn

delabarramsinternaversquenocambiasdecursoyspasaalalumnosiguientedentrodelmismocursoaunquetengasmsalumnos,estosnolosves.

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Unidad11.Losformularios(VII)

Cambiareltamaodeloscontroles.
Paracambiareltamaodeuncontrolhayqueseleccionarloparaqueaparezcanloscontroladoresdetamao.A continuacinmoverelratnencimadeunodeloscontroladoresde tamao,
cuandoelpunterotomalaformadeunaflechadoblepulsarelbotnizquierdodelratnysinsoltarloarrastrarlohastaqueelcontroltomeeltamaodeseado.

Paracambiareltamaodevarioscontrolesalavez,seleccionarlosycambiareltamaodeunodeellos,secambiarntodos.
ParapracticaresasoperacionespuedesrealizarelEjercicioModificareldiseodeloscontroles.

11.10.Organizaryajustarcontroles
Hemosvistocmocambiareltamaoymoverloscontrolesdeformamanual,peroexistenotrasformasdehacerlo.
VamosaverlasopcionesdisponiblesenlapestaaOrganizar.
Elegirladistribucindelosdatos.
Desde el grupo Tabla, podemos elegir si queremos que el formulario organice sus controles de forma apilada o tabular. Para poder utilizar los botones, debers seleccionar previamente los
controlesalosquequierasaplicarladistribucin.Normalmenteserntodosellos.

Apiladocolocauncampobajoelotro,conlaetiquetaalaizquierdayeldatoaladerecha.Porlotanto,cadaregistroestarenunapginaindependienteytendremosqueirutilizandolos
botonesparairatrsyadelanteenlosregistros.

Tabular,encambio,colocalasetiquetasenlazonasuperiorybajoellatodosloscamposorganizadosporcolumnas,deformaquecadafilaesunregistrodistinto.

Al utilizar estas distribuciones, los controles quedan bloqueados. No podrs moverlos a placer o cambiar su tamao de forma individualizada. Estas restricciones nos aseguran que no
romperemoselesquemaperfectamentealineadoqueAccesscrea.Siquieresserlibredemodificarlo,deberspulsarelbotnQuitardiseo.

Paraalinearvarioscontroles,podemosmoverlosunoaunoguindonosporlacuadrcula,perotenemosunaopcinquenospermiterealizardeformamscmodaestatarea.
Seleccionamosloscontrolesaalineary,enelgrupoTamaoyorden,pulsamossobreAlinear.Sedesplegarunmencondistintasopciones:
Alacuadrculaalinearloscontrolesseleccionadosenelformularioguindoseporlacuadrcula.Esdecir,podremosalinearunnicocontrolovariosalavez.
Izquierda, derecha, arriba y abajo, alinear los controles de forma relativa. Es decir, si seleccionamos por ejemplo dos controles situados a distinta altura y
pulsamosArriba,ambossesituarnalamismaalturaqueelmsaltodeellos.Porello,nosepuedenutilizarestasopcionessihayunnicocontrolseleccionado.
DesdelosbotonesTraeralfrenteyEnviaralfondopodemoscontrolarlasituacindelcontrolentrminosdeprofundidad.Porejemplo,siincluimosuncontrolde
imagen,podramossituarladetrsde(alfondo)otroscontroles,comounbotnounaetiqueta.

UtilizalasopcionesdelgrupoTamaoyordenparaajustareltamaoyespaciadodeloscontroles.
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CerraryAlcerrar,aceptaelusodecookies.
Seprocededelamismaformaqueparaalinearcontroles,
seleccionamos
los controles que queremos ajustar
pulsamos Tamao y espacio. Luego, hay que elegir la opcin que ms nos
interesa:

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interesa:

ConrespectoalTamaodecadaunodeloscontroles:
Ajustar,haceelcontrollosuficientementegrandeparaquequepatodosucontenido.
Alacuadrcula:ajustaalacuadrcula.
Ajustaralms alto,almscorto,almsanchoyalmsestrecho:todosloscontrolestomanlaalturadelmsomenosalto,olaanchuradelmso
menosancho,respectivamente.

ConrespectoalEspaciadoqueexisteentreuncontrolyotro:
IgualarhorizontaleIgualarvertical:mantienelamismaseparacin,yaseahorizontalovertical,entreloscontroles.Paraqueestotengasentido,deber
haberseleccionadoscomomnimotrescontroles,demodoquesiAyBtienenunespaciadodeterminado,ByCtenganelmismo.
Aumentar horizontal, Disminuir horizontal y sus homlogos para el vertical, lo que hacen es ir haciendo mayor o menor el espaciado de todos los
controlesseleccionados.
Cuandoqueremosalinearydejarlosdelmismotamaoespreferibleprimeroajustareltamaoydespusalinearlosporqueavecesalcambiarlaanchurase
pierdelaalineacin.

EnelgrupoPosicinsepuedeajustarelmargendeloscontrolesqueseleccionamos.
DesdelaopcinMrgenesdecontrol,podremoselegirentreunosmrgenespredefinidos:Ninguno,Estrecha,Medio,Ancha.
UtilizalaopcinDelimitacinparaenlazardoscontrolesdiferentes,demodoquesimodificasunoelotroseactualiceparacuadrarconelprimero.

Adems de todas estas opciones, tenemos que tener en cuenta que Access 2010 incorpora una plantilla que facilita la colocacin de los controles. Al arrastrar un control, ste
tenderaautoajustarse.stosignificaquemantendrlaseparacinentrecontroles,posicin,tamaoyespaciadoadecuadosalformulario.
Simovemoselcontroldeunacolumnaaotra,secolorearelespacioquevaaocupar:

Ysitratamosdeintercalarelcontrolentreotroscontrolesyaexistentes,unalneamostrarsunuevalocalizacinyalsoltarseajustarlaestructura.

Nota:Hemosocultadolacuadrculaparaqueelejemploseamsclaro,peroevidentementeestamosenlaVistaDiseo.
EnocasionesnoteinteresarquesecoloquedondeAccesselige,entalcasoeligeQuitardiseoycolcaloatugusto,amanooconlasopcionesvistasanteriormente.
Encasodeteneralgunadudasobrelasoperacionesestudiadas,seraaconsejablerealizarelEjercicioAjustareltamaoyalinearcontroles.

EjerciciopropuestodelaUnidad11

PruebaevaluativadelaUnidad11

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Unidad11.Ejerciciopasoapaso:Modificareldiseodeloscontroles

Objetivo
Sabermodificareldiseodeformularios.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
VamosamodificareldiseodelformularioAlumnosencolumnas.
1.HazclicderechosobreelformularioAlumnosencolumnasenelPaneldeNavegacin.
2.Seleccionalaopcin

delmencontextual.

Primerocambiaremoseltamaodeuncontrol.
1.Hazclicsobreelcontrolquecreamosenelejercicioanterior,dondesemuestralafechadehoy.Quedarseleccionado.
2.Mueveelratnsobreelcontroladordetamaoqueseencuentraenellateralderechodelcontrolhastaqueelpunterotomelaforma
3.Manteniendopulsadoelbotndelratn,arrstralohacialaderecha,estarsampliandoelcontrol.
4.Pruebalomismoperoconlosotroscontroladoresdetamaohastadejarelcampodeltamaoquequieras.

Vamosaquitaruncontrol,quitaremoselcampoCurso.
1.Hazclicsobreelcontrolcorrespondientealcdigodecurso,seseleccionar.
2.PulsalateclaDELoSUPR.Desapareceelcontrolylaetiquetaquetenaasociada.

PorltimopracticaremosconlosTemas.
Vamosacambiarelformatodelosdosformularios,yaquesiempredaunresultadomseleganteguardarlamismaestticadeformaglobalquetenerunformatodistintoparacadaformulario.
1.PosicinateenlavistadiseodelformularioAlumnosencolumnassinoloests.
2.Hazclicenlaesquinasuperiorizquierdadelreadediseoparaseleccionarelformulario.
3.PulsaelbotnTemasdelapestaaDiseo.
4.EligedelalistaeltemaElemental(uotroqueteguste).
5.Guardaelformulario.
6.AbreelformularioCursostubularycompruebaquetambinsehaaplicadoeltemaenl.
7.Cierralabasededatos.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.11Ejercicio:Ajustareltamaoyalinearcontroles

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Inicio

Unidad11.Ejerciciopasoapaso:Ajustareltamaoyalinearcontroles

Objetivo
Practicarlasopcionesdeajustartamaoyalinearcontroleseneldiseodeformularios.

Ejerciciopasoapaso
AhoramodificaremoseldiseodelformularioCursostabular.
1.BuscaelformularioCursostabularhazclicderechosobrel.
2.Seleccionalaopcin

enelmecontextual.

Comovamosaampliaralgunoscontrolesprimerosepararemosmsloscamposparapodertrabajarconmscomodidad.
3.Seleccionatodosloscontroleshaciendoclicenunadelasesquinasdelformularioyarrastrandoelratnsinsoltarelbotnhastahaberseleccionadotodosloscontrolesenpantalla.

4.Parapodermodificarlaposicindeloscontroles,primeropulsaQuitardiseo

5.EnlapestaadeOrganizar,hazclicenelbotnTamaoyespacio

enlapestaaHerramientasdediseodeformulario>Organizar.

yseleccionalaopcinAumentarhorizontaldelaseccinEspaciado.

6.Realizaelpaso5variasvecesparadejarbastanteespacioentrecadacampo.
Ahora,vamosaajustarlasetiquetasdeloscamposCodigocurso,yfechasalcontenido.Podramosseleccionarcadaunoyampliarloutilizandoloscontroladoresdetamao,perohay una
formamsrpida.
7.HazclicsobrelaetiquetadeCodigocurso,seseleccionar.
8.PulsalateclaMaysculasysinsoltarlahazclicsobrelaetiquetaFechaInicioyFechaFinal,quedarnlastresetiquetasseleccionadas.
9.HazclicenlaopcinAjustardelbotnTamaoyespacio.
Versquelasetiquetassehanhechomsestrechas.
Ahoraobservamosquelasetiquetasdelasfechassonmsestrechasqueloscontrolesquevanacontenerlasfechas,vamosadejarlosdelmismoancho:
Vamosaseleccionarlaetiquetadeunafechaysucuadrodetextoalavez.
10.MuveelratnporlaseccinDetallepordebajodelcuadrodetextocorrespondientealcdigodecursohastaqueelpunterotomelaforma .
11.Pulsaelbotnizquierdodelratnysinsoltarlomeveelratnhaciaarriba,versquesevadibujandounrectngulosegnmueveselratn,cuandoelrectngulotoquelosdoscontrolesque
quieresseleccionarsueltaelbotndelratnversquedesapareceelrectnguloysehanseleccionadoloscontroles.Estaesunaformamuyrpidaycmodadeseleccionarvarioscontroles
contiguos.
12.AcontinuacinhazclicenelbotnTamaoyespacioyseleccionaAjustaralmsestrecho.
Ahoralosdoscontrolestienenelmismoanchoperonoquedanalineados.Noquiteslaseleccin.
13.HazclicenelbotnAlinearyseleccionaIzquierda.
Ahoralosdoscontroleshanquedadoperfectamentealineados.
14.Repteloparalaotrafecha(pasos12y13).
Ahoraajustaremoselaltodetodosloscamposdelalneadedetalle.
15.Mueveelratnporlaparteizquierdadelaseccindetallehastaqueelpunterotomelaforma

(casienelbordedondeterminaelformulario).

16.Hazclicyseseleccionarntodosloscontrolesdelalnea.
17.AcontinuacinhazclicenelbotnTamaoyespacioyeligeAjustaralmsalto.
Ahoratodosloscontrolestienenelmismoalto.
18.HazclicenelbotnAlinearyeligeArriba

Ahoralosdoscontroleshanquedadoperfectamentealineados.
19.Cierraelformularioguardandoloscambios.
20.Cierralabase.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.11Ejercicio:Ajustareltamaoyalinearcontroles

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.EjerciciosPropuestosdeltema11Losformularios

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Inicio

Ejerciciosunidad11:Losformularios

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1.AbrirlabasededatosConcesionariodelacarpetaMisejercicios.
2.CrearunformularioparalaedicinderegistrosdelatablaClientesllamarloMantenimientoClientes.
3.Crear un formulario para la introduccin y edicin de registros de la tabla Coches vendidos llamarlo
MantenimientoCochesvendidos.
4.Crear un formulario para la introduccin y edicin de registros de la tabla Revisiones. Disearlo de tal forma
que a la hora de introducir la matrcula el usuario pueda ver el nombre del cliente que tiene la matrcula,
llamarloMantenimientorevisiones.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.

Ejercicio2:Clnica
1.AbrirlabasededatosClinicadelacarpetaMisejercicios.
2.CrearunformularioparalaedicinderegistrosdelatablaPacientesllamarloMantenimientoPacientes.
3.Crear un formulario para la introduccin y edicin de registros de la tabla Medicos llamarlo Mantenimiento
Medicos.
4.Crear un formulario en el que aparezca en una zona los datos del mdico y debajo la lista de ingresos que
tieneelmdico,llamarloIngresosporMedico.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin11Losformularios

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Inicio

Pruebaevaluativaunidad11:Losformularios

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Sepuedenvisualizarfotosdesdeunformulario.

a)Verdadero.

b)Falso.

2.Unformulariosepuedecrearapartirdedosomstablas.

a)Verdadero.

b)Falso.

3.LasdistribucionesdeformulariosmsutilizadassonlaHojadedatosyColumnas.

a)Verdadero.

b)Falso.

4.Desdeunformulariosepuedenmodificarlosregistrosdelorigendelformulario.

a)Verdadero.

b)Falso.

5.Desdeunformulariopodemosabrirotroformulario.

a)Verdadero.

b)Falso.

6.Elicono

sirvepara...

a)Insertarunbotn.

b)Insertarunaetiqueta.

c)Insertaruncampodecontrasea.

d)Dibujarunrectngulo.

7.Elicono

sirvepara...

a)Guardarenunacarpetaelformulario.

b)Aadiruncontroldepestaa.

c)Guardarunacopiadeseguridad.

d)Todaslasrespuestassonfalsas.

8.Sepuedecambiareltamaodevarioscontrolesalavez...

a)Seleccionndolosyestirandounodeloscontroladoresdetamao.

b)Slositodostienenelmismotamao.

c)Hayquecambiarlosunoauno.

9.Cuandoqueremosescribirunvalorfijo,comoporejemplounttulo...

a)Utilizamoselbotn

paracrearunaetiqueta.

b)Escribimosdirectamenteeltextoenlazonadediseo.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin11Losformularios
b)Escribimosdirectamenteeltextoenlazonadediseo.

c)Utilizamoselbotn

paracrearunaetiqueta.

d)Todaslasrespuestassonfalsas.

10.Paraalinearvarioscontroles...

a)Slopodemosarrastrarloshastadejarlosalineados.Paraayudarnos,disponemosdelasguasdelfondo
delformulario.

b)SeleccionamoslaopcinAlinearyluegoloscontrolesaalinear.

c)SeleccionamosloscontrolesyluegolaopcinAlinear.

d)Debenestarencolumnados.

Corregir Restablecer
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.12Losinformes

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Inicio

Unidad12.Losinformes(I)

12.1.Introduccin
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen
informeslosepuedenvisualizaroimprimir(nosepuedenmodificar)yenlosinformessepuedeagruparmsfacilmentelainformacinysacartotalesporgrupos.
Enestaunidadveremoscmocrearuninformeutilizandoelasistenteycmocambiarsudiseounavezcreado.

12.2.Crearuninforme
ParacrearuninformepodemosutilizarlasopcionesdelgrupoInformes,enlapestaaCrear:

InformeconsisteencrearautomticamenteunnuevoinformequecontienetodoslosdatosdelatablaoconsultaseleccionadaenelPaneldeNavegacin.
Diseodeinformeabreuninformeenblancoenlavistadiseoytenemosqueirincorporandolosdistintosobjetosquequeremosaparezcanenl.Estemtodonosesueleutilizaryaque
enlamayoradeloscasosesmscmodoyrpidocrearunautoinformeoutilizarelasistenteydespussobreelresultadomodificareldiseoparaajustarelinformeanuestrasnecesidades.
InformeenblancoabreuninformeenblancoenvistaPresentacin.
Asistenteparainformesutilizaunasistentequenosvaguiandopasoporpasoenlacreacindelinforme.Loveremosendetalleenelsiguienteapartado.

12.3.Elasistenteparainformes
EnlapestaaCrear,grupoInformes,iniciaremoselasistentepulsandoelbotn

Estaeslaprimeraventanaqueveremos:

Enestaventananospideintroducirloscamposaincluirenelinforme.
PrimeroseleccionamoslatablaoconsultadedondecogerlosdatosdelcuadroTablas/Consultasesteserelorigendelinforme.Siqueremossacardatosdevariastablaslomejorser
crearunaconsultaparaobteneresosdatosyluegoelegircomoorigendelinformeesaconsulta.
Acontinuacinseleccionamosloscamposhaciendoclicsobreelcampoparaseleccionarloyclicsobreelbotn
Sinoshemosequivocadodecampopulsamoselbotn

osimplementedobleclicsobreelcampo.

yelcamposequitadelalistadecamposseleccionados.

Podemosseleccionartodosloscamposalavezhaciendoclicsobreelbotn

odeseleccionartodosloscamposalavezhaciendoclicsobreelbotn

Luego,pulsamoselbotnSiguiente>yaparecelaventanaquepuedesverenlasiguientepgina...
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Inicio

Unidad12.Losinformes(II)

Enestapantallaelegimoslosnivelesdeagrupamientodentrodelinforme.Podemosagruparlosregistrosqueaparecenenelinformeporvariosconceptosyparacadaconceptoaadir
cabeceraypiedegrupo,enelpiedegruponormalmentesevisualizarntotalesdeesegrupo.
Paraaadirunniveldeagrupamiento,enlalistadelaizquierda,hacerclicsobreelcampoporelcualqueremosagruparyhacerclicsobreelbotn

(odirectamentehacerdobleclicsobre

elcampo).
Enlapartedeladerechaapareceundibujoquenosindicalaestructuraquetendrnuestroinforme,enlazonacentralaparecenloscamposquesevisualizarnparacadaregistro,ennuestro
ejemplo,encimaapareceungrupoporcdigodecurso.
Paraquitarunniveldeagrupamiento,hacerclicsobrelacabeceracorrespondientealgrupoparaseleccionarloypulsarelbotn

Siqueremoscambiarelordendelosgruposdefinidosutilizamoslosbotones

Conelbotn

,laflechahaciaarribasubeelgruposeleccionadounnivel,laflechahaciaabajobajaelgrupounnivel.

podemosrefinarelagrupamiento.Haciendoclicenesebotnaparecerelsiguientecuadrodedilogo:

Paracadacampoporelquesevaaagruparlainformacindelinformepodremoselegirsuintervalodeagrupamiento.Eneldesplegabledebemosindicarqueutiliceunintervaloenfuncinde
determinadosvalores,queutilicelasiniciales,etc.Lasopcionesdeintervalovariarnenfuncindeltipodedatosylosvaloresquecontenga.DespusdepulsarelbotnAceptarvolvemosala
ventanaanterior.
UnaveztenemoslosnivelesdeagrupamientodefinidoshacemosclicenelbotnSiguiente>ypasamosalasiguienteventanaqueversenlasiguientepgina...

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En esta pantalla podemos elegir cmo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si queremos una
ordenacinascendenteodescendente.PordefectoindicaAscendente,peroparacambiarloslodeberemospulsarelbotnycambiaraDescendente.Comomximopodremosordenarpor4
criterios(campos)distintos.
Paraseguirconelasistente,pulsamoselbotnSiguiente>yaparecelaventanaquepuedesverenlasiguientepgina...
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Inicio

Unidad12.Losinformes(III)

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa
distribucin.
EnelcuadroOrientacinpodemoselegirentreimpresinVerticaluHorizontal(apaisado).
ConlaopcinAjustarelanchodelcampodeformaquequepantodosloscamposenunapgina,sesuponequeelasistentegenerarloscampostalcomolodicelaopcin.
AcontinuacinpulsamoselbotnSiguiente>yaparecelaltimaventana:

Enestaventanaelasistentenospreguntaelttulodelinforme,estettulotambinserelnombreasignadoalinforme.
AntesdepulsarelbotnFinalizarpodemoselegirentre:
Vistapreviadelinformeenestecasoveremoselresultadodelinformepreparadoparalaimpresin
obien,
Modificareldiseodelinforme,siseleccionamosestaopcinaparecerlaventanaDiseodeinformedondepodremosmodificarelaspectodelinforme.
ParapracticaresasoperacionespuedesrealizarelEjercicioCrearuninformeconelasistente.
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Unidad12.Ejerciciopasoapaso:Crearinformesconelasistente

Objetivo
Sabercrearinformesconelasistente.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
VamosacrearprimerouninformeparalavisualizacindelosdatosdelatablaAlumnado,paraelloutilizaremoselasistenteparainformes:
1.HazclicenelbotnAsistenteparainformesenlapestaaCrear.
2.EnlaprimerapantalladelasistenteeligeenelcuadroTabla/consultalatablaAlumnado.
3.Hazclicsobreelbotn

paraaadirtodosloscamposalinforme.

4.HazclicsobreelbotnSiguienteparairalsiguientepasodelasistente.
5.HazclicsobreelcampoCursodelinformeparaseleccionarlo.
6.Hazclicsobreelbotn

paraquitarelcampo.

7.Hazclicenelcampofechanacimientoparaseleccionarelcampo.
8.Hazclicsobreelbotn

paraagruparporfechadenacimiento.

ComohemoselegidouncampodetipoFecha/Horaelasistenteagrupapormes,vamosacambiaresaopcinyvamosadefinirunaagrupacinporaodenacimiento:
9.Hazclicsobreelbotn

10.DespliegaelcuadroIntervalosdeagrupamientodelcampofechanacimiento.
11.EligelaopcinAo.
12.HazclicsobreelbotnAceptar.Volvemosalaventanadelasistente.
13.HazclicsobreelbotnSiguiente.
Ahoravamosahacerquelosalumnosdelmismoaoaparezcanordenadosporapellidos:
14.Despliegaelcuadro1correspondientealprimercampodeordenacin.
15.EligeelcampoApellidosalumnado.
16.HazclicsobreelbotnSiguiente.
17.DejaactivadalaopcinEnpasoscomodistribucindelinforme.
18.MarcalaopcinparaponerelinformeenHorizontalyquequepanloscontroles.
19.HazclicsobreelbotnSiguiente.
20.Escribecomottulolistadodealumnos.
21.HazclicsobreelbotnFinalizar.
22.Observaelresultado.Silodeseas,puedesmodificarenlavistadiseoeltamaodeloscontrolesparaajustarlosdatosyquequepanmejorenelformulario.
23.Cierraelinformeguardandoloscambios.
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Unidad12.Losinformes(IV)

12.4.Lavistadiseodeinforme
La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos aAccess cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que
veremosmsadelantedelamismaformaquedefinimosunformulario.
ParaabriruninformeenlavistadiseodebemosseleccionarloenelPaneldenavegacinypulsar

ensumencontextualoenlaVistadelapestaaInicio.

Nosaparecelaventanadiseo:

Elreadediseoconstanormalmentedecincosecciones:
ElEncabezadodelinformecontendrlainformacinquesehadeindicarnicamentealprincipiodelinforme,comosuttulo.
ElEncabezadodepginacontendrlainformacinqueserepetiralprincipiodecadapgina,comolosencabezadosdelosregistros,ellogo,etc.
Detallecontienelosregistros.Deberemosorganizarloscontrolesparaunnicoregistro,yelinformeserelqueseencarguedecrearunafilaparacadaunodelosregistros.
ElPiedepginacontendrlainformacinqueserepetiralfinaldecadapgina,comolafechadelinforme,elnmerodepgina,etc.
ElPiedeinformecontendrlainformacinquenicamenteapareceralfinaldelinforme,comoelnombreofirmadequienlohagenerado.
Podemoseliminarlosencabezadosypiesconlasopcionesencabezadoopiedepginayencabezadoopiedepginadelinformequeencontrarsenelmencontextualdelinforme.
Alhacerlo,seeliminarntodosloscontrolesdefinidosenellas.Pararecuperarlossehadeseguirelmismoprocesoqueparaeliminarlos.
Sinoquiereseliminarloscontroles,peroquieresqueenunadeterminadaimpresindelinformenoaparezcaunadelaszonas,puedesocultarlaseccin.Parahacerlodebersaccederala
Hojadepropiedades,desdesubotnenlapestaaDiseo>grupoHerramientas. Luego, en el desplegable, elige la seccin (Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambia su propiedad
VisibleaSoaNosegnteconvenga.Loscambiosnoseobservarndirectamenteenlavistadiseo,sinoenlaVistapreliminardelaimpresinoenlaVistainformes.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles
dentrodelreadediseo.
Podemosveruocultarlasreglasocuadrculadesdeelmencontextualdelinforme.

12.5.LapestaaDiseodeinforme
SihasentradoendiseodeinformepodrsverlapestaadeDiseoquemuestralassiguientesopciones:

Estabarralarecuerdasseguro,esmuyparecidaalaqueestudiamosenlosformularios.
Acontinuacindescribiremoslosdistintosbotonesquepertenecenaestabarra.
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ElbotnVerdelgrupoVistasnospermitepasardeunavistaaotra,silodesplegamospodemoselegirentreVista
Diseo la que estamos describiendo
ahora,laVistaPresentacinquemuestraunamezlcadelavistaInformesyDiseoyfinalmentelaVistaInformesquemuestraelinformeenpantalla.

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ahora,laVistaPresentacinquemuestraunamezlcadelavistaInformesyDiseoyfinalmentelaVistaInformesquemuestraelinformeenpantalla.
LaVistaPreliminarnospermitevercmoquedarlaimpresinantesdemandarelinformeaimpresora.
EnelgrupoTemasencontrarsherramientasparadarunestilohomogneoalinforme.Noentraremosendetalle,porquefuncionaigualquelostemasde
losformularios.
ElbotnAgruparyordenar

delgrupoAgrupacinytotalespermitemodificarlosnivelesdeagrupamientocomoveremosmsadelante.

EnlapartecentralpuedesverelgrupoControlesenelqueaparecentodoslostiposdecontrolesparaqueseamscmodoaadirlosenelreadediseo
comoveremosmsadelante.Tambinencontramosalgunoselementosquepodemosincluirenelencabezadoypiedepgina.
En el grupo Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de
camposenelqueaparecentodosloscamposdelorigendedatosparaqueseamscmodoaadirlosenelreadediseocomoveremosmsadelante.
Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para
Aplicaciones),seaccedeaesapginadecdigohaciendoclicsobreelbotn
.
Conelbotn

hacemosaparecerydesaparecerelcuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son

parecidasalasdeunformulario.
RecuerdaquesiemprepodemosaccederalaayudadeAccesshaciendoclicenelbotn

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Unidad12.Losinformes(V)

12.6.ElgrupoControles
Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para
formularioscomoporejemplolosbotonesdecomando.
EnlapestaaDiseoencontrarslosmismocontrolesquevimoseneltemaanterior:

Cuandoqueremoscrearvarioscontrolesdelmismotipopodemosbloquearelcontrolhaciendoclicconelbotnsecundariodelratnsobrel.EnelmencontextualelegiremosColocar
varioscontroles.
Apartirdeesemomentosepodrncreartodosloscontrolesquequeramosdeestetiposinnecesidaddehacerclicsobreelbotncorrespondientecada
vez.Paraquitarelbloqueohacemosclicsobreelbotn
Elbotn

ovolvemosaseleccionarlaopcindelmencontextualparadesactivarla.

activarodesactivarlaAyudaaloscontroles.Silotenemosactivado(comoenlaimagen)alcreardeterminadoscontrolesseabrirunasistenteparaguiarnos.

Ahoravamosaverunoporunolostiposdecontrolesdisponibles:
Icono

Control

Descripcin

Seleccionar

Vuelveadaralcursorlafuncionalidaddeseleccin,anulandocualquierotrocontrolquehubieseseleccionado.
Seutilizaprincipalmenteparapresentarundatoalmacenadoenuncampodelorigendelinforme.Puedeserdedostipos:dependienteoindependiente.

Cuadro
texto

de

ElcuadrodetextodependientedependedelosdatosdeuncampoysimodificamoselcontenidodelcuadroenlavistaInformesestaremoscambiando
eldatoenelorigen.SupropiedadOrigendelcontrolsueleserelnombredelcampoalaqueestasociado.
El cuadro de texto independiente permite por ejemplo presentar los resultados de un clculo o aceptar la entrada de datos. Modificar el dato de este
camponomodificasutablaorigen.SupropiedadOrigendelcontrolserlafrmulaquecalcularelvaloramostrar,quesiempreirprecedidaporelsigno
=.

Etiqueta

Sirveparavisualizaruntextoliteral,queescribiremosdirectamenteenelcontroloensupropiedadTtulo.

Hipervnculo

Paraincluirunenlaceaunapginaweb,uncorreoelectrnicoounprograma.

Insertar salto
delnea

NotieneefectoenlaVistaFormularioperosenlaVistaPreliminaryalahoradeimprimir.

Grfico

Representacingrficadedatosqueayudaasuinterpretacindeformavisual.

Lnea
Botn
alternar

Permitedibujarlneasenelformulario,paraayudaraorganizarlainformacin.
de

Sesueleutilizarparaaadirunanuevaopcinaungrupodeopcionesyacreado.Tambinsepuedeutilizarparapresentar uncampodetipoS/No, si
campocontieneelvalorS,elbotnaparecerpresionado.

Rectngulo

Permitedibujarrectngulosenelformulario,paraayudaraorganizarlainformacin.

Casilla
de
verificacin

Sesueleutilizarparaaadirunanuevaopcinaungrupodeopcionesyacreado,oparapresentaruncampodetipoS/No.Si el campo contiene el valor


S,lacasillatendresteaspecto
,sinoesteotro .

Marco
de
objeto
independiente

Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de clculo, etc. No varian cuando cambiamos de registro (independientes), y no estn en
ningunatabladelabase.

Datos
adjuntos

Esta es la forma ms moderna y ptima de incluir archivos en un formulario. Equivale a los marcos de objeto, solo que Datos adjuntos est disponible
paralasnuevasbaseshechasenAccess2007oversionessuperiores(.accdb)ylosmarcospertenecenalasversionesanteriores(.mdb).

Botn
opcin

de

Sesueleutilizarparaaadirunanuevaopcinaungrupodeopcionesyacreado,oparapresentaruncampodetipoS/No.Si el campo contiene el valor


S,elbotntendresteaspecto ,sino,esteotro .

Subformulario/
Subinforme

Paraincluirunsubformularioosubinformedentrodelformulario.Unasistentetepermitirelegirlo.

Marco
de
objeto
dependiente

ParainsertararchivoscomoundocumentoWord,unahojadeclculo,etc.Variancuandocambiamosderegistro(dependientes),porqueseencuentranen
unatabladelabase.Ejemplos:Lafotooelcurrculumdeunapersona,lasventasdeunempleado,etc.

Imagen

Permiteinsertarimgenesenelformulario,quenodependerndeningnregistro.Porejemplo,ellogodelaempresaenlazonasuperior.

Tambinincluyelossiguientescontroles,aunquenosesuelenutilizareninformes,sinomsbienenformularios:
Icono

Control

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Botn
Controldepestaa
Grupodeopciones
Cuadrocombinado
Cuadrodelista

PuedesversudescripcineneltemadeFormularios.
Porltimopodemosaadirmscontroles,mscomplejosconelbotn

Puestoqueelmanejodeloscontroleseninformesesidnticoaldeloscontrolesdeunformulario,sitienesalgunadudasobrecmoaadiruncontrol,cmomoverlodesitio,copiarlo,cambiar
sutamao,cmoajustareltamaoolaalineacindevarioscontroles,repasalaunidadanterior.
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Unidad12.Losinformes(VI)

12.7.Agruparyordenar

Cuandoyahemosvistoconelasistente,enuninformesepuedendefinirnivelesdeagrupamientoloquepermiteagruparlosregistrosdelinformeysacarporcadagrupounacabeceraespecial
ounalneadetotales.Tambinpodemosdefinirunadeterminadaordenacinparalosregistrosqueaparecernenelinforme.
Paradefinirlaordenacindelosregistros,crearunnuevoniveldeagrupamientoomodificarlosnivelesqueyatenemosdefinidosenuninformequeyatenemosdefinido:
AbrirelinformeenVistaDiseo.

EnlapestaaDiseo>grupoAgrupacinytotales>pulsarAgruparyordenar

Seabrirunpanelenlazonainferior,bajoelinforme,llamadoAgrupacin,ordenytotal:

PuedesaadirungrupodeordenacinhaciendoclicenAgregarungrupo.Delmismomodo,haciendoclicenAgregarunordenestablaceremosunordendentrodeesegrupo.
Utilizalasflechasdesplegablesparaseleccionardiferentesmodosdeordenacindentrodeungrupo.
PuedeshacerclicenelvnculoMsparavermsopcionesdeordenacinyagrupacin.
Conlasflechas

puedesmoverlasagrupacionesarribayabajo.

ParapracticarestasoperacionespuedesrealizarelEjercicioCrearinformescongrupos.

12.8.Imprimiruninforme
Paraimprimiruninforme,lopodemoshacerdevariasformasydesdedistintospuntosdentrodeAccess.
Imprimirdirectamente
1.HacerclicsobreelnombredelinformequequeremosimprimirenelPaneldeNavegacinparaseleccionarlo.
2.DespliegalapestaaArchivoypulsaImprimir.Aladerechaaparecernmsopciones,escogerImpresinRpida.
Sieslaprimeravezqueimprimeselinforme,noesconvenientequeutilicesestaopcin.SerarecomendableejecutarlasopcionesImprimiryVistapreliminar,paraasegurarnosdequeel
aspectodelinformeeselesperadoyquesevaaimprimirporlaimpresorayconlaconfiguracinadecuadas.

AbrirelcuadrodedilogoImprimir
1.Hacerclicsobreelnombredelinformequequeremosimprimirparaseleccionarlo.
2.DespliegalapestaaArchivoypulsaImprimir.Aladerechaaparecernmsopciones,escogerImprimir.
3.SeabrirelcuadrodedilogoImprimirenelquepodrscambiaralgunosparmetrosdeimpresincomoteexplicaremosacontinuacin:

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Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que
queremosenviarlaimpresin.
EnelrecuadroIntervalodeimpresin,podemosespecificarsiqueremosimprimirTodoelinformeobiensloalgunaspginas.
Siqueremosimprimirunaspginas,enelrecuadrodesdeespecificarlapginainicialdelintervaloaimprimiryenelrecuadrohastaespecificarlapginafinal.
Sitenemosregistrosseleccionadoscuandoabrimoselcuadrodedilogo,podremosactivarlaopcinRegistrosseleccionadosparaimprimirnicamenteesosregistros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si
activamosIntercalarimprimetodaslascopiasdecadapginajuntas.
LaopcinImprimiraarchivopermiteenviarelresultadodelaimpresinaunarchivodeldiscoenvezdemandarloalaimpresora.
ConelbotnPropiedadesaccedemosalaventanaPropiedadesdelaimpresora,estaventanacambiarsegnelmodelodenuestraimpresoraperonospermitedefinireltipodeimpresin
porejemploennegrooencolor,enaltacalidadoenborrador,eltipodepapelqueutilizamos,etc.
ConelbotnConfigurar...podemosconfigurarlapgina,cambiarlosmrgenes,impresinavariascolumnas,etc.
PorltimopulsamoselbotnAceptaryseinicialaimpresin.SicerramoslaventanasinaceptaropulsamosCancelarnoseimprimenada.

AbrirelinformeenVistapreliminar
Paracomprobarquelaimpresinvaasalirbienesconvenienteabrirunavistapreliminardelinformeenpantallaparaluegosinosparecebienordenarlaimpresindefinitiva.Hayvariasformas
deabrirlaVistaPreliminar:
ConelobjetoInformeseleccionado,desplegarlapestaaArchivo,pulsarImprimiryseleccionarVistaprevia.
TambinpuedeshacerclicderechosobreelInformeenelPaneldeNavegacinyseleccionarlaopcin

enelmencontextual.

O,siyalotienesabierto,pulsarVer>VistapreliminarenelgrupoVistasdelapestaaDiseooInicio.
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Unidad12.Ejerciciopasoapaso:Informescongrupos

Objetivo
Practicareldiseodeinformesconnivelesdeagrupacin.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
VamosatrabajarapartirdelinformecreadoenelprimerejerciciodeestaunidadparadespuscambiarlodesdelaventanaDiseodeinformes.
1.HazclicderechoenelinformelistadodealumnosenelPaneldeNavegacin.
2.Seleccionalaopcin

enelmencontextualparaentrarenlaventanaDiseodeinforme.

3.DespliegalapestaaArchivo,yeligelaopcinGuardarobjetocomo....
4.EscribeAlumnosporpoblacion.
5.HazclicenelbotnAceptarypulsadenuevoArchivoparavolveravisualizarelinforme.
Ahoravamosacambiarlaagrupacin,vamosaagruparlosalumnosporpoblacin.
6.Hazclicsobreelbotn

delapestaadeDiseo.

7.MiracomoapareceungrupoconelcampoFechanacimiento.
8.DespliegalalistadelnombreycambiaFechanacimientoporelcampoPoblacion.
FijatequeelEncabezadoFechanacimientohacambiadoaEncabezadoPoblacin.
9.BorraelcontenidodelacajadetextodelEncabezadoPoblacinyescribePoblacion.TambinpuedescambiarsuetiquetadelEncabezadodepginaporPoblacin.
10.Cierraelcuadro.
11.HazclicsobrelaopcinVistapreliminarenlapestaaArchivo>Imprimirparaverelresultado.
12.CierralavistapreliminarhaciendoclicenelbotnCerrarvistapreliminar.
Ahoravamosaaadirunalneadetotalesporpoblacin.
13.Hazclicsobreelbotn

delapestaaDiseoencasodequenosemuestreelpanelinferiordeagrupacin.

14.HazclicenelvnculoMsyseleccionalaopcinconunaseccindepieeneldeplegablecorrespondiente.ObservacomosehaabiertounanuevaseccinPiePoblacion.
15.Enestaseccincreauncontrolcuadrodetexto.
16.AbreelcuadroPropiedadesdelcontrolquehascreadoconelicono

17.En la pestaa Datos en la propiedad Origen del control escribe = Cuenta([Codigo alumnado]). Recuerda que pulsando el botn en forma de puntos suspensivos podrs acceder al
Generadordeexpresiones,queteayudarenloscasosenquenecesitescrearunaexpresinydesconozcaslasintaxis.
18.EnlapropiedadSumacontinuadejaelvalorNo.Noqueremosquesigasumandocuandocambiadegrupo.
19.Seleccionaelcontrolasdefinidoycreaotrocopindolo.(Loseleccionas,Ctrl+C,Ctrl+Vymueveelnuevoaladerechadelprimero,paraquenosesolapen)
20.EnlapropiedadSumacontinuadelnuevocontroleligeelvalorSobretodo.Estecontrolindicarcuntosalumnosllevamoslistadoshastaahora.
21.Cambialosvaloresdelasetiquetasqueacompaanaloscuadrosdetexto.ElprimerolollamaremosTotalpoblacinyelsegundoTotalhastaelmomento.
22.HazclicsobrelaopcinVistapreliminarenlapestaaArchivo>Imprimirparaverelresultado.
23.Cierraelinformeguardandoloscambios.
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Unidad12.Losinformes(VII)

12.9.LaventanaVistapreliminar

Enestaventanavemoselinformetalcomosaldrenlaimpresora.Observacmosedistinguelaagrupacinporcdigodecurso.
Parapasarporlasdistintaspginastenemosenlaparteinferiorizquierdaunabarradedesplazamientoporlosregistrosconlosbotonesqueyaconocemosparairalaprimerapgina,ala
pginaanterior,aunapginaconcreta,alapginasiguienteoalaltimapgina.
Enlapartesuperiortenemosunanuevaynicapestaa,lapestaaVistapreliminar,coniconosquenosayudarnaejecutaralgunasacciones:

Esposiblequeveaslosbotonesdeformadistinta,yaquecambiandetamaodependiendodeltamaodequedispongalaventanadeAccess.
Los botones del grupo Zoom permiten, tanto aproximar y alejar el informe, como elegir cuntas pginas quieres ver a la vez: Una pgina, Dos pginas
pginas

, una junta a la otra o

,pudiendoelegirentrelasopciones4,8o12.Cuantasmspginasvisualices,mspequeassevern,peroteayudarahacerteunaideadelresultadofinal.

ElgrupoDiseodepginapermitecambiarlaorientacindelpapelparalaimpresinyaccederalaconfiguracindelapgina.
LasopcionesdeDatoslasveremosmsadelante.PermitenlaexportacindedatosaotrosformatoscomoExcel,PDFoXPS.
YaslonosquedaelegirsiqueremosImprimirosiqueremosCerrarlavistapreliminarparacontinuareditandoelinforme.
Recuerda que la Vista preliminar es muy importante. No debes comprobar nicamente la primera pgina, sino tambin las siguientes. Esto cobra especial importancia en caso de que
nuestroinformeseademasiadoancho,yaqueelresultadopodrasersimilaralquesemuestraenlaimagen:

Siunregistroesdemasiadoancho,nuestroinformerequerireldobledefoliosysermenoslegible.
Enesoscasos,deberemosvalorarsiesnecesarioutilizarunaorientacinHorizontaldelahojaosiesmsconvenienteestrecharlasuperfciedelinformeosuscontroles.
Cuando,comoenlaimagen,nuestrosregistrosrealmentenoocupenmuchoyloquesevayademadreseaunodeloscontrolesqueintroduceAccessautomticamente(comoelcontadorde
pginas),lomssencilloesmoveroreducirelcontrol.Tambinserconvenienteestrecharcontrolescuandoveamosquerealmenteseleshaasignadounespacioquenoutilizarnnunca(por
ejemplosielcdigodeclienteestlimitadoa5caracteresyselededicaunespacioenquecaben30).
ParapracticarestasoperacionespuedesrealizarelEjercicioImprimirinformes.

EjerciciopropuestodelaUnidad12
PruebaevaluativadelaUnidad12
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Unidad12.Ejerciciopasoapaso:Imprimirinformes

Objetivo
Saberimprimirinformesymanejarlasopcionesdelaventanavistapreliminar.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
Vamosavisualizarelresultadodelinformequecreamosenelejercicioanterior.
1.PosicinateenelPaneldeNavegacin.
2.HazclicderechosobreelinformeListadodealumnos.
3.Seleccionalaopcin
4.Prueba los botones

enelmencontextual.
,

que tienes en la pestaa Vista preliminar. Lo ideal ser que

compruebes,conellos,quenoseocupandoshojasparaunregistroporocupardemasiadoespaciohorizontal.
Si es asi, debers modificar en la Vista diseo el ancho que ocupa hasta que cada registro quepa
horizontalmenteenunanicahoja.

Ahoravamosacambiaropcionesdeimpresin.
1.PulsalaopcinImprimirdelacintaVistapreliminar.SeabrirelcuadrodedilogoImprimir.
2.Cambiaelnmerodecopias.
3.Asegrate de que est seleccionada la impresora que te interesa que lance la impresin y haz clic sobre el
botnAceptar.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.EjerciciosPropuestosdeltema12Losinformes

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Ejerciciosunidad12:Losinformes

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1.AbrirlabasededatosConcesionariodelacarpetaMisejercicios.
2.CrearuninformeparaobtenerunalistadelosClientesordenadosporApellidosdetalformaquesepuedaarchivarlosclientesdecadapoblacinenunarchivadordistinto.
3.Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Coches vendidos agrupados por Marca y ordenados por Modelo sacando de cada marca la cantidad de coches vendidos, e
imprimirlo.
4.CrearuninformeparaimprimirlosregistrosdelatablaRevisiones,eimprimirlo.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.

Ejercicio2:Clnica
1.AbrirlabasededatosClinicadelacarpetaMisejercicios.
2.CrearuninformeparaimprimirApellidosynombredelpacienteascomosufechadeingresoylosapellidosdelmdicoasignado.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin12Losinformes

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Pruebaevaluativaunidad12:Losinformes

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.LaopcinAutoinformepermiteabrirelasistentequenosvapreguntandoqucamposqueremosqueseimpriman.

a)Verdadero.

b)Falso.

2.Uninformesepuedecrearapartirdedosomstablas.

a)Verdadero.

b)Falso.

3.Conelasistenteparainformespodemosaadirtotales.

a)Verdadero.

b)Falso.

4.Enuninformepodemosincluirotroinforme.

a)Verdadero.

b)Falso.

5.Enuninformenopodemosincluirmsdetresnivelesdeagrupamiento.

a)Verdadero.

b)Falso.

6.Lainformacindelencabezadodeinforme...

a)Serepetirencadaunadelaspginasdelinforme,enlazonasuperior.

b)Serepetirencadaunadelaspginasdelinforme,enlazonainferior.

c)Semostrarunasolavez,alprincipiodelinforme.

d)Semostrarunasolavez,alfinaldelinforme.

7.Quieresimprimiruninformesobretusclientes.Elinformeyalotenascreado,perohayunacolumnaquenoquieresquesemuestre(DNI)paraestaimpresin,quhars?

a)Crearunnuevoinforme,total,conelasistentenocuestaapenas.

b)EliminarloscontrolesquerepresentanelttuloyelvalordelDNIdelazonaEncabezadodepginayDetalle.

c)CambiarlapropiedadVisibledeloscontrolesparaelDNIaNo.

d)Imprimirloalcualyluegotacharlacolumna.

8.Queremosagruparporlasdosprimerasletrasdeuncampo...

a)EnOpcionesdeagrupamientolopuedoindicardirectamente.

b)Esnecesarioutilizarunafuncinquecojalasdosprimerasletras.

c)Nosepuedehacer.

9.Losinformessonobjetosquenospermiten:

a)Introducirdatosenlastablas.

b)Imprimirdatosdelastablas.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

10.Enuninformesepuedenincluir...

a)Imgenesalmacenadasfueradelabasededatos.

b)Imgenessiempreycuandoestnalmacenadasenlosregistrosdeunatabla.

c)Nosepuedenincluirimgenes.

d)SlosepuedeutilizarlaopcinAlinearsiestnencolumnados.

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Unidad13.Loscontrolesdeformularioeinforme(I)

13.1.Propiedadesgeneralesdeloscontroles
Entemasanterioresvimoscmocrearformularioseinformesutilizandoelasistente,tambinhemosaprendidoamanejarloscontrolesparacopiarlos,moverlos,ajustarlos,alinearlos,etc
Enestetemavamosarepasarlosdiferentestiposdecontrolesyestudiarsuspropiedadesparaconseguirformularioseinformesmscompletos.
Empezaremosporestudiarlaspropiedadescomunesamuchosdeellos:
Nombre:Aqu indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre que t quieras, pero asegrate de que es lo
suficientementedescriptivocomoparapoderreconocerlomstarde.
Un buen mtodo sera asignarle el nombre del control ms una coletilla indicando de qu control se trata. Por ejemplo,
imagina que tenemos dos controles para el campo Curso, una etiqueta y un cuadro de texto. Podramos llamar a la etiqueta
curso_eti y al campo de texto curso_txt. De este modo facilitamos el nombre de dos controles que referencian a un mismo
campo.
Visible:SilapropiedadseestableceaNoelcontrolserinvisibleenelformulario.Porelcontrario,siloestablecemos
aSelcontrolsqueservisible.
Suusopareceobvio,peronospuedesermuytilparacargarinformacinenelformularioquenoseavisibleparaelusuario
perosinembargosseaaccesibledesdeeldiseo.
Tambinpodemosutilizarestapropiedadparaocultarcontroles,paramostrarlospulsando,porejemplo,unbotn.
Mostrarcuando:Utilizaremosestapropiedadparaestablecercundouncontroldebemostrarse.
De este modo podemos hacer que se muestre nicamente cuando se
muestre en pantalla y esconderlo a la hora de imprimir (muy til por ejemplo
para los botones de un formulario que no queremos que aparezcan en el
formularioimpreso).
IzquierdaySuperior:Estasdospropiedadesdeloscontroleshacenreferenciaasuposicin.Respectivamentealadistanciadelbordeizquierdodelformulariooinformeydesuborde
superior.
Normalmentesusunidadesdebernserintroducidasencentmetros.Siutilizasotrasunidadesdemedida,comoelpxel,Accesstomaresevaloryloconvertirencentmetros.
AnchoyAlto:Estableceneltamaodelcontrolindicandosuanchurayaltura.Denuevolaunidaddemedidautilizadaeselcentmetro.
Colordelfondo:Puedesindicarelcolordefondodelcontrolpararesaltarlomssobreelrestodelformulario.Paracambiarelcolor,tecleaelnmerodelcolorsiloconocesobiencoloca
elcursorenelrecuadrodelapropiedadypulsaelbotn queapareceralaizquierda.
Entoncesseabrirelcuadrodedilogoqueyaconocesdesdedondepodrsseleccionarelcolorqueprefieras.
Estilodelosbordes:Cambiaelestiloenelquelosbordesdelcontrolsemuestran.

ColoryAnchodelosbordes:Estableceelcolordelbordedelcontrolysuanchoenpuntos.
Efectoespecial:EstapropiedadmodificalaaparienciadelcontrolylehacetomarunaformapredefinidaporAccess.

AlmodificarestapropiedadalgunosdelosvaloresintroducidosenlaspropiedadesColordelfondo,Estilodelosbordes,ColordelosbordesoAnchodelosbordesseverninvalidadas
debidoaqueelefectoelegidonecesitarunosvaloresconcretosparaestaspropiedades.
DelmismomodosimodificamosalgunadelaspropiedadescitadasanteriormenteelEfectoespecialdejardeaplicarseparatomarseelnuevovalorintroducidoenlapropiedadindicada.
NombreyTamaodelafuente:Estableceeltipodefuentequeseutilizarenelcontrolysutamaoenpuntos.
Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: Estas propiedades actan sobre el aspecto de la fuente modificando, respectivamente, su espesor (de delgado
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grueso),sidebemostrarseencursivaosiseleaadirunsubrayado.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.13Loscontrolesdeformularioeinforme

TextodeAyudadelcontrol:Aqupodremosindicareltextoquequeremosquesemuestrecomoayudacontextualauncontrol.

Textodelabarradeestado:Aqupodremosindicareltextoquequeremosquesemuestreenlabarradeestadocuandoelusuarioseencuentresobreelcontrol.
UnejemplomuyclarodesuusoseraquecuandoelusuarioseencontrasesobreelcampoNombreenlabarradeestadosepudieraleerIntroduzcaaqusunombre.
ndicedetabulacin:Unadelaspropiedadesmsinteresantesdeloscontroles.Tepermiteestablecerenquordensaltarelcursorporloscontrolesdelformulario/informecuando
pulseslateclaTAB.Elprimerelementodeberestablecersea0,luegoelsaltoseproduciralcontrolquetengaunvalorinmediatamentesuperior.
Aparecerelsiguientecuadrodedilogo:

En l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulacin. Puedes arrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras, de esta forma, las propiedades ndice de
tabulacindeloscontrolesseconfigurarndeformaautomtica.
Tambinaccedemosaestecuadropulsandoelicono

enelgrupoHerramientasdelapestaaOrganizar.

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Unidad13.Loscontrolesdeformularioeinforme(II)

13.2.EtiquetasyCuadrosdeTexto
Yahemosvistocmoinsertaruncampoenelorigendedatos,estecampo,lamayoradelasvecesestarrepresentadoporuncuadrodetextoyunaetiquetaasociada.
Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los ttulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va
cambiando,normalmenteserelcontenidodeuncampodelorigendedatos.
LapropiedadqueindicaelcontenidodelaetiquetaeslapropiedadTtulo.
LapropiedadqueleindicaaAccessquvalortienequeaparecerenelcuadrodetexto,eslapropiedadOrigendelcontrol.
Sienestapropiedadtenemoselnombredeuncampodelorigendedatos,cuandoelusuarioescribaunvalorenelcontrol,estarmodificandoelvaloralmacenadoenlatabla,enelcampo
correspondientedelregistroactivo.
Cuandoqueremosutilizarelcontrolparaqueelusuariointroduzcaunvalorqueluegoutilizaremos,entoncesnopondremosnadaenelorigendelcontrolyelcuadrodetextoseconvertir
enindependiente.

Tambinpodemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresin que permitir aAccess
calcularelvaloravisualizar,precedidadelsignoigual=.
Porejemploparacalcularelimportesidentrodelatablaslotenemospreciounitarioycantidad.

En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que extraamos de otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). Tambin es posible realizar
clculosconconstantes,porloquenuestroorigendedatospodraser=[precio]*0.1paracalcularel10%deuncampooinclusoescribir=2+2paraquesemuestreenelcampoelresultadode
laoperacin.
SiquierespracticarlaspropiedadesdeloscontrolesquehemosvistohastaahorarealizaelEjercicioEtiquetasyCuadrosdetexto.

13.3.CuadrocombinadoyCuadrodelista
Estoscontrolessirvenparamostrarunalistadevaloresenlacualelusuariopuedeelegirunoovariosdelosvalores.
El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece como un cuadro de texto con un
tringuloaladerechaquepermitedesplegarelconjuntodelosvaloresdelalista.
Una de las formas ms sencillas para crear un control de este tipo es utilizando el Asistente para controles. Su uso es muy
sencillo,slotendrsqueactivarelasistente
antesdecrearelcontrolsobreelformulariooinformehaciendoclicensuiconoen
lapestaaDiseo.
UnavezactivadoelAsistente,cuandointentescrearuncontroldeCuadrodelistaoCuadrocombinadoselanzarungeneradorautomticodelcontrolque,siguiendounoscuantospasos
sencillos,cumplimentarlaspropiedadesdelcontrolparaquemuestrelosdatosquedesees.
Eneltemadecreacindetablasyatuvimosnuestroprimercontactoconloscuadroscombinadosydelista(conelasistenteparabsquedas).Veamossuspropiedadesmsimportantes.
Tipodeorigendelafila:Enestapropiedadindicaremosdequtiposerlafuentededondesacaremoslosdatosdelalista.
PodemosseleccionarTabla/Consultasilosdatossevanaextraerdeunatablaodeunaconsulta.
SiseleccionamosListadevaloreselcontrolmostrarunlistadodeunosvaloresfijosquenosotroshabremosintroducido.
LaopcinListadecampospermitequelosvaloresdelalistaseanlosnombresdeloscampospertenecientesaunatablaoconsulta.
Encualquiercasosedebernindicarqucamposovaloressernmostradosconlasiguientepropiedad:
Origendelafila:Enestapropiedadestableceremoslosdatosquesevanamostrarenelcontrol.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta o tambin podremos escribir una sentencia SQL
permitaobtenerlosvaloresdelalista.
SienlapropiedadTipodeorigendelafilaseleccionamosListadecamposdeberemosindicarelnombredeunatablaoconsulta.
Si,porelcontrario,habamoselegidoListadevalores,deberemosintroducirtodoslosvaloresquequeremosqueaparezcanenelcontrolentrecomillasyseparadosporpuntosycomas
"valor1""valor2""valor3""valor4"...
Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el
campo.Loqueindicamoseselnmerodeordendelacolumna.
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Encabezadosdecolumna:Indicasienlalistadesplegabledebeaparecerunaprimeralneaconencabezadosdecolumna.SicambiamosestapropiedadaS,cogerlaprimerafilade

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Encabezadosdecolumna:Indicasienlalistadesplegabledebeaparecerunaprimeralneaconencabezadosdecolumna.SicambiamosestapropiedadaS,cogerlaprimerafilade
valorescomofiladeencabezados.
Anchodecolumnas:Permitedefinirelanchoquetendrcadacolumnaenlalista.Sihayvariascolumnasseseparanlosanchosdelasdiferentescolumnasporunpuntoycoma.
Anchodelalista:Indicaelanchototaldelalista.
Limitaralista:SicambiamosestapropiedadaNopodremosintroducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos S obligamos a que
valorseaunodelosdelalista.Sielusuariointentaintroducirunvalorquenoestenlalista,Accessdevuelveunmensajedeerrorynodejaalmacenarestevalor.
Filasenlista:Indicacuntasfilasqueremosquesevisualicencuandosedespliegalalista.EstapropiedadslosemuestraparaelcontrolCuadrocombinado.
Seleccinmltiple:Estapropiedadpuedetomartresvalores,Ninguna,SimpleyExtendida.
SiseleccionamosNingunaelmododeseleccindelalistasernico,esdecirslopodremosseleccionarunvalor.
SiseleccionamosSimplepermitiremoslaseleccinmltipleytodosloselementossobrelosquehagasclicseseleccionarn.Paradeseleccionarunelementovuelveahacerclicsobrel.
Seleccionando Extendida permitiremos la seleccin mltiple, pero para seleccionar ms de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un elemento,
pulsamoslateclaMAYUSydejndolapulsadaseleccionamosotroelemento,todosloselementosentreellossernseleccionados.
EstapropiedadslosemuestraparaelcontrolCuadrodelista.
UnavezincluidoelcontrolsobreelformulariooinformepodremosalternarentreestosdostiposhaciendoclicderechosobrelyseleccionandolaopcinCambiara...

Esteesunmododetransformaruncontroldeuntipodeunaclaseaotramanteniendoprcticamentetodassuspropiedadesintactas,sobretodoaquellasrelativasalosorgenesdedatos.
Estaopcintambinestdisponibleenelmencontextualdeloscuadrosdetexto.
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Unidad13.Ejerciciopasoapaso:EtiquetasyCuadrosdeTexto

Objetivo
Practicarelusodelaspropiedadesdeloscontroles.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
Vamosapartirdelformulariocreadoeneltema11llamadoAlumnosencolumnas.
1.HazclicderechosobreelformularioAlumnosencolumnasenelPaneldeNavegacin.
2.Seleccionalaopcin

enelmencontextualparaentrarenlaventanaDiseodeformulario.

3.DespliegalapestaaArchivo,yeligelaopcinGuardarobjetocomo.
4.EscribeAlumnosencolumnasmejorado.
5.HazclicenelbotnAceptar.
6.Selecciona el cuadro de texto que muestra la fecha de hoy que aadimos en la parte superior y abre sus propiedades haciendo clic en el botn Propiedades
pestaadeDiseo.
7.SelecionalapestaaFormato.
8.EnlapropiedadAlineacindeltextoseleccionaIzquierda.
9.EnlapropiedadEstilodelosbordesseleccionaTransparente.
10.EnlapropiedadTamaodelafuenteselecciona12.
11.EnlapropiedadFuentesubrayadaseleccionaS.
Ahoraaadiremosunnuevocampocalculado.
12.SeleccionaenlapestaaDiseoelcontrolCuadrodetexto.
13.CambiaeltextodesuetiquetaparaquesepuedaleerEdad.Paraellohazclicsobrelaetiquetaparaeditarsutexto,omodificadirectamentesupropiedadTtulo.
14.Hazclicdentrodelcuadrodetextoyescribelosiguiente:=CEntero((Fecha()[Fechadenacimiento])/365).
Estocalcularladiferenciaentrelafechadehoy(Fecha())y la fecha en la que naci el alumno ([Fecha de nacimiento]), lo que nos dar un resultado en das de la diferencia de ambos.
Dividimos esos das entre 365 para saber a cuntos aos se corresponden, y finalemente utilizamos la funcion CEntero() para quedarnos con la parte entera de la divisin y no mostar el
resultadocondecimales.
Recuerdaqueantesdeintroducirunafrmulaenuncampocalculadodebersescribirunsignoigual(=)osinoAccessnoentenderquestsqueriendohacer.
TambinpodrasescribirelcampocalculadodirectamenteenlapropiedadOrigendelcontrol,elresultadoserelmismo.
15.Seleccionadenuevoelcampodetextodefechaquehabamosincluidoenlacabeceradelformulario.
Vamosahacerquenoseavisibleenpantalla.Queremosqueestecontrolsloseavisiblecuandoseimprimaelformulario.
18.VuelveaabrirsuspropiedadeshaciendoclicenelbotnPropiedades

19.CambialapropiedadMostrarcuandoaSloalimprimir.
20.HazclicsobreelbotndeVistasparaverelresultado.
21.LuegocambiaalaVistapreliminardesdelapestaaArchivo>Imprimirparaverelresultadoquetendraelformularioenunapginaimpresa.
Observaqueelcontrolsolamentesemostrarenlavistaprevia,ynoenlavisualizacinenpantalla.
22.Cierraelformularioguardandoloscambios.
23.Cierralabasededatos.
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Unidad13.Loscontrolesdeformularioeinforme(III)

13.4.GrupodeOpciones
El Grupo de opciones

permite agrupar controles de opcin por Botones de opcin, Casillas de verificacin o Botones de alternar. Esto es til para facilitar al usuario la eleccin,

distinguiendocadaunodelosconjuntoslimitadodealternativas.
Lamayorventajadelgrupodeopcionesesquehacefcilseleccionarunvalor,yaqueelusuarioslotienequehacerclicenelvalorquedeseeyslopuedeelegirunaopcincadavezde
entreelgrupodeopciones.

EnestecontroldeberemosdetratarelOrigendelcontroldeunaformaespecial.
ElcontrolGrupodeopcionesdeberemosvincularloensupropiedadOrigendelcontrolalcampoquequeremosqueseencuentrevinculadoenlatabla.
LoscontrolesdeopcinqueseencuentrendentrodelgrupotienenunapropiedadllamadaValordelaopcin,queserelvalorquesealmaceneenlatablaalseleccionarlos.
Portanto,debersestablecerlapropiedadValordelaopcinparacadaunodeloscontrolesdeopcindeformaquealseleccionarlossuvalorseaelquesevayaaalmacenarenelcampo
queindiquemosenelOrigendelcontroldelcontrolGrupodeopciones.
LapropiedadValordelaopcinsloadmiteunnmero,nopodrsintroducirtextoporloqueestetipodecontrolesunicamenteseutilizanparaasociarlosconcamposnumricos.

Enunformulariooinfirme,ungrupodeopcionespuedeserdeclaradocomoindependienteyporlotantonoestarsujetoaningncampo.
Porejemplo,sepuedeutilizarungrupodeopcionesindependienteenuncuadrodedilogopersonalizadoparaaceptarlaentradadedatosdelusuarioyllevaracaboacontinuacinalguna
accinbasadaenesaentrada.
LapropiedadValordelaopcinsloestdisponiblecuandoelcontrolsecolocadentrodeuncontroldegrupodeopciones.Cuandounacasilladeverificacin,unbotndealternar
botndeopcinnoestenungrupodeopciones,elcontrolnotienelapropiedadValordelaopcin.Ensulugar,elcontroltienelapropiedadOrigendelcontrolydeberestablecersepara
uncampodetipoS/No,modificandoelregistrodependiendodesielcontrolesactivadoodesactivadoporelusuario.

Delmismomodoquevimosconloscontrolesdelista,esaconsejablecrearestoscontrolesconlaopcindeAsistenteparacontroles

activada.

As,alintentarintroducirunGrupodeopcionesenelformulariooinformeselanzarelgeneradoryconunpardepasospodrsgenerarungrupodecontrolesdeformafcilyrpida.
Sinoquieresutilizarelasistente,primerocreaelgrupodeopcionesarrastrndolosobreelreadediseo,acontinuacinarrastrasobrelloscontrolesdeopcin,yfinalmentetendrsque
rellenarlapropiedadValordelaopcindecadacontroldeopcinylapropiedadOrigendelcontroldelgrupodeopciones.
SiquierespracticarloquehemosvistoenesteapartadorealizaelEjercicioGrupodeOpciones.

13.5.ControldePestaa
Cuando tenemos una gran cantidad de informacin que presentar, se suele organizar esa informacin en varias pestaas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el
controlPestaa:

Un control Pestaa es un contenedor que contiene una coleccin de objetos Pgina. De esta forma cuando el usuario elige una pgina, sta se vuelve Activa y los controles que contiene
susceptiblesdecambios.
Altratarsedeelementosindependientesdeberemostratarcadapginaindividualmente.UnavezinsertadoelcontrolPestaadeberemoshacerclicsobreelttulodeunadelasPginas
modificarsuspropiedades.ElttulodelapginasepodrmodificaratravsdelapropiedadNombre.

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Parainsertarelementosdentrodeunapginadeberemoscrearlodentrodeella.UnavezhayasseleccionadoenelCuadrodeherramientaselcontrolquequieresinsertar,solamente
deberscolocarelcursorsobrelapginahastaquequedesombreadayentoncesdibujarelcontrol:

Cuandoterminesslotendrsquecambiardepginahaciendoclicsobresuttuloyrellenarladelmismomodo.

EsposibleaadirnuevasPginasoeliminarlas,paraelloslotienesquehacerclicderechosobreelcontrolPestaayseleccionarInsertar
pginaparaaadirunanuevapginaohacerclicenEliminarpginaparaeliminarlapginaactiva.

SitienesmsdeunapginaincluidaenelcontrolPestaadebersutilizarlaopcinOrdendelaspginas...enelmencontextualparacambiarsudisposicin.Aparecerelsiguientecuadro
dedilogo:

UtilizalosbotonesSubiryHaciaabajoparacambiarelordenydisposicindelapginaseleccionadademodoquelaqueseencuentraenla
parte superior de la lista estar situada ms a la izquierda y, al contrario, la que se encuentre en la parte inferior estar situada ms hacia la
derecha.
CuandohayasterminadopulsaelbotnAceptarypodrsverelcontrolPestaaconlasPginasordenadas.
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Unidad13.Ejerciciopasoapaso:ElcontrolGrupodeopciones

Objetivo
PracticarelusodelcontrolGrupodeopciones.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
VamosamodificarlatablaCursosparaaadirleunnuevocampoquepodermodificarconunGrupodeopciones.
1.HazclicderechosobrelatablaCursosenelPaneldeNavegacin.
2.Seleccionalaopcin

enelmencontextual.

3.ColcateenlaprimerafilaenblancoenlacolumnaNombredelcampo.
4.EscribeNivel.
5.PulsalateclaTABULADOR,oposicinateconelratnenlacolumnaTipodedatos.
6.SeleccionaNmero.
7.EnlapestaaGeneralqueencontrarsmsabajoseleccionaEnteroenlaopcinTamaodelcampo.
8.Guardalatablaycirrala.
AhoracrearemosunformulariodondepodremoselegirelNiveldelcursoconungrupodeopciones.
9.SeleccionalatablaCursosenelPaneldeNavegacin.
10.HazclicenelbotnFormulariodelapestaaCrearparacrearunformularioautomticamenteconlatablaseleccionada.
Seabrirelformularioqueacabamosdecrear.Ahoralomodificaremosparaquemuestreloquequeremos.
11.PulsaelbotndeVistasyseleccionalaVistaDiseoparaaccederalavistadeDiseoymodificarelformulario.
12.SeleccionaelCuadrodetextoNivelyelimnalopulsandolateclaSUPR.
13.AsegratedequeelbotndeAsistenteparacontroles
14.SeleccionaelcontrolGrupodeopciones

enlapestaaDiseoseencuentraactivado.

15.Dibujaelcontrolsobreelformularioenlazonaqueprefieras.SeabrirelcuadrodedilogoAsistenteparagrupodeopciones.
16.EscribePrincipianteypulsalateclaTABULADORoposicinateconlaayudadelratnenlasiguientefila.
17.EscribeMedioypulsalateclaTABULADORoposicinateconlaayudadelratnenlasiguientefila.
18.EscribeAvanzadoypulsaelbotnSiguiente.
19.VamosahacerquelaopcinpordefectoseaMedio,seleccinalaeneldesplegableS,laopcinpredeterminadaes:.
20.PulsaSiguiente.
21.AsegratedequealaopcinPrincipiantelecorrespondeelvalor1,aMedioelvalor2yaAvanzadoelvalor3.Encasocontrariocambialosvaloresparaquesemuestrendeesemodo.
22.PulsaSiguiente.
AhoraasociaremoselcontrolGrupodeOpcionesalcampodelatablaCursos.
23.SeleccionalaopcinGuardarelvalorenestecampo:.
24.EneldesplegableseleccionaelcampoNivel.
25.PulsaSiguiente.
26.Seleccionaeltipodecontroldeopcinqueprefieras.Enlaizquierdadelcuadrodedilogosemostrarunaprevisualizacin.
27.Selecciona,tambin,elestilodeloscontrolesdeopcin.
28.CuandohayasterminadopulsaelbotnSiguiente.
29.EscribeNivelensuetiqueta.
30.PulsaFinalizar.
31.Recolocaloscontrolesenelformulariosilocreesconveniente.
32.PulsaelbotnVistasparairalaVistadeFormulario.
Observacmoelformulariotieneunnuevocontrolquepuedemodificar.NavegaporloscamposyasgnaleacadaregistrounNivelutilizandoelcontrolGrupodeopciones.
33.CierraelformularioygurdalocomoCursosconNivel.
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34.HazdobleclicsobrelatablaCursosenelPaneldeNavegacin.

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ObservacomoenelcampoNivelsehanalmacenadolosvaloresqueescogisteenelGrupodeOpciones.
Recuerdaque1indicabanivelPrincipiante,2Medioy3Avanzado.

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Unidad13.Loscontrolesdeformularioeinforme(IV)

13.6.Lasherramientasdedibujo
Nuestrosiguientepasoserecharleunvistazoadosdeloscontrolesquenosayudarnamejorareldiseodelosformulariosoinformesquecreemos:lasLneasylosRectngulos.
Enamboscasossucreacineslamisma(eigualtambinparaelrestodeloscontroles).Bastaconseleccionarelcontrol

yluegodibujarloenelformulariooinforme.Paraello

slotienesquehacerclicenelpuntoenelquequierasqueempieceelcontrol,ysinsoltarelbotndelratn,desplazamoselcursorhastaqueelcontrolalcanceeltamaodeseado.
EnelcasodelcontrolLnealatecla MAYUSnosserdemuchautilidad.Simantenemosestatecladenuestrotecladopulsadamientrasrealizamoslasaccionesanteriorespodremoscrear
lneassininclinacin,esdecir,completamentehorizontalesoverticales.

Estoscontrolesdebernserutilizadossobretodoparasepararelementosymarcarseccionesennuestrosdocumentos.Deestaformaalcanzaremosdiseosmslimpiosyorganizados,
locual,ademsdecausarqueelusuariosesientamscmodotrabajandoconelformulariooinforme,harquerealicesutrabajodeunaformamsrpidayptima.

Laspropiedadesdeestoscontrolessonpracticamentetodaslasquevimosenelprimerpuntodeestetemayquesoncomunesatodosloscontroles.
Lo nico que aadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado anteriormente, un diseo cargado con demasiados controles Lnea y Rectngulo al final resultan
difcilesdetrabajartantodesdeelpuntodevistadelusuariocomodelapersonaqueestrealizandoeldiseo,t.

13.7.Imgenes
ElcontrolImagen

permite mostrar imgenes en un formulario o informe deAccess. Para utilizarlo slo tendrs que seleccionarlo y hacer clic donde quieras situarlo. Se abrir un

cuadrodedilogodondetendrsqueseleccionarlaimagen:

AlAceptar,versqueapareceenmarcadaenelcuadrodelcontrolyyapodremosaccederasuspropiedades.Vemoslas:
Imagenindicarlarutadelaimagenennuestrodiscoduro.
Mododecambiareltamao:Enestapropiedadpodremosescogerentretresopciones,Recortar,ExtenderyZoom.
SiseleccionamoslaopcinRecortarslosemostraruntrozodelaimagenqueestarlimitadoporeltamaodelcontrolImagen.Sihacemosmsgrandeelcontrolsemostrarms
partedelaimagen.
SeleccionandolaopcinExtenderharquelaimagensemuestrecompletadentrodelespaciodelimitadoporelcontrol.Estaopcindeformalaimagenparaquetomeexactamentelas
dimensionesdelcontrol.
Con la opcin Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus proporciones originales. El tamao de la imagen se ver reducido o aumentado para que quepa dentro del
control.

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Distribucindelaimagen:Estapropiedadnospermitirescogerlaalineacindelaimagendentrodelcontrol.
PuedetomarlosvaloresEsquina superior izquierda, Esquina superior derecha, Centro, Esquina inferior izquierda o
Esquinainferiorderecha.EstaopcinesmstilcuandomostramoslaimagenenmodoRecortar.
Mosaico de imgenes: Puede tomar los valores S y No. En el modo Zoom utilizaremos esta opcin para que se
rellenenlosespaciosvacosquesecreanalajustarlaimagenconcopiasdeesta.
Direccindehipervnculo:Puedesincluirunadireccinaunarchivoopginawebparaqueseabraalhacerclicsobreelcontrol.
PorltimohablaremosdelapropiedadmsinteresantedelcontrolImagen:Tipodeimagen.Puedeserdedostipos,incrustadoyvinculado:
Insertado: Se hace una copia de la imagen en la base de datos, de forma que si realizamos cambios sobre ella no se modificar el original. Hay que tener en cuenta que el espacio que
ocuparlabasededatossermayorsiseincrustanmuchasimgenesenellayesopuedehacerquevayamslenta.
Compartidas:AligualqueInsertado,laimagenseguardaenlapropiabasededatos.EstaopcinsehaintroducidocomonovedadenAccess2010,precisamenteparaevitarelproblemade
espacio.Aldefinirunaimagencomocompartida,staestardisponibleparatodoslosobjetosdelabasededatos,quelareferenciarnydeesaformanosernecesarioguardarunacopiapor
cada instancia utilizada. Por ejemplo, si quieres que todos tus formularios e informes incluyan un membrete y un logotipo, slo ser necesario que la base lo guarde una vez. Si un da
cambiramosellogotipodelaempresa,tansoloconmodificarlaimagencompartidasemodificaraentodoslosobjetos.
Vinculadas: La imagen no est en la propia base, simplemente apunta a un archivo externo. Al modificar la imagen desde fuera de la base de datos, la de la base se ver afectada, y
viceversa.Hayquetenerencuentaque,sicambiaslaimagendecarpeta,labasenolaencontrarydejardemostrarse,exactamenteigualquesitratasdecambiarlabaseaotroordenadoren
quenotienescopiadoslosrecursosexternos.Suprincipalventajaesquemantienelasimgenesactualizadas,demodoqueesadecuadoparafotografasquevayamosairrenovando.
Elegireltipodependedelasnecesidadesdelproyectoylaaplicacinprcticadecadacaso.
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Unidad13.Loscontrolesdeformularioeinforme(V)

13.8.DatosadjuntosyMarcosdeobjetos
Al igual que Access permite incluir imgenes en sus formularios o informes, tambin permite la visualizacin e inclusin de documentos que se han generado en otros programas (como
archivosdeExcel,Word,PowerPoint,PDF's,etc.).
Existendosformasdeincluirlos:
1.Independientealosdatosdelosregistros,paraincluirobjetosdecaractergeneral,comoundocumentodeayudasobrecmoutilizarelformulariooinforme.Paraelloseutilizael
deobjetoindependiente.

Aqu se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde cero, o seleccionar la opcin Crear desde archivo y se nos dar la opcin de
seleccionarunarchivoyaexistente.Encualquiercasodesdeellistadopodremoselegireltipodeobjetoquequeremosinsertar,delosqueAccessadmite.
SiactivamoslacasillaMostrar como icono, el objeto se mostrar como el icono de la aplicacin que lo abre, por ejemplo si el objeto es un archivo de Word, se
mostrarconeliconodelprogramaMicrosoftWord.Aunquesiemprepodremospulsar Cambiaricono...siqueremosasignarleunaimagendistintaalaquesemuestra
pordefecto.
Sidejamoslacasilladesmarcada,elobjetosemostrarconunapequeaprevisualizacinquepodremostratarcomohacemosconelcontrolImagen.

2.Dependientealosdatosdelosregistros,paraincluirdocumentosqueestnvinculadosaunregistroenconcreto,comoelcurrculumdeundeterminadocandidatoaempleado,lafotode
unclienteodeunproducto,etc.ParaellosepuedeutilizarelcontrolDatosadjuntosobienelMarcodeobjetodependiente.Vamosaverlascaractersticasdeambos.
Datosadjuntos

Marcodeobjetodependiente

VersionesAccessquelosoportan

Caracterstica

Desde2007,enbases.accdb

Todas,incluidaslasbases.mdb

Elcampodeorigendebeserdetipo...

Datosadjuntos

ObjetoOLE

El control ms adecuado es Datos adjuntos, porque el tipo de datos datos adjuntos es ms flexible (permite introducir y gestionar varios adjuntos en el mismo campo) y est
optimizado(losobjetosOLEestnobsoletosporquefuncionandeformapocoeficaz).

Entonces, cundo deberamos utilizar un Marco de objeto dependiente? Principalmente cuando utilicemos una base que haya sido creada con versiones anteriores, utilizando el tipo de
datosobjetoOLEenloscamposdesustablas.
Laprincipalpropiedaddeambos(datosadjuntosymarcodependiente)eselOrigendelcontrol,enqueseespecificaenqucampodequtablaseencuentranlosobjetos.

Porlodems,elmarcodependientecompartelamayoradepropiedadesconelmarcoindependiente.Veamosculesson:
Tipodepresentacin:EscogeentreContenidoparaprevisualizarpartedelarchivo,oIconoparaquesemuestreeliconodelaaplicacinencargadadeabrirelarchivo.
Activacin automtica:Aqu podremos seleccionar el modo en el que queremos que se abra el archivo contenido en el marco. Podemos elegir entre Doble clic, Manual y Recibir
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enfoque.

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Normalmentelasdosltimasopcionesrequerirndeuntrabajodeprogramacinadicional,peroalencontrarsefueradelmbitodeestecursopasaremosaverdirectamentelaprimeraopcin.
SiseleccionamoslaopcinDobleclicpodremosabrirelarchivohaciendodobleclicsobreelcontrolo,conesteseleccionado,pulsandolacombinacindeteclasCTRL+ENTER.
Activado:SeleccionaSoNo.Estapropiedadpermitequeelcontrolpuedaabrirseono.
Bloqueado:SicambiamosestapropiedadaS,elobjetoseabrirenmododeslolectura.Podrsermodificado,perosuscambiosnosernguardados.
Esta funcin es muy til para mostrar informacin que slo queremos que sea leda. Nosotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y
actualizarloanuestrogusto.
Por ltimo la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo est siendo tratado como un archivo vinculado o incrustado. Esta propiedad es de slo lectura y se nos muestra a ttulo
informativo,nopodremosmodificarla.
EnunprincipiolosarchivosinsertadosmedianteunMarcoseincrustandirectamenteenlabasededatosparamayorcomodidad.Sloexisteunmododeque,alinsertarelobjeto,stequede
vinculadoyesinsertandounarchivoyaexistenteyactivandolacasillaVincular.

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Unidad13.Loscontrolesdeformularioeinforme(VI)

13.9.ElBotn
EnesteapartadohablaremosdelosBotones,quesoncontrolescapacesdeejecutarcomandoscuandosonpulsados.
LosusuariosavanzadosdeAccesssoncapacesdeconcentrarmuchsimasaccionesenunsolobotngraciasalaintegracindeesteprogramaconellenguajedeprogramacinVisualBasic
yalusodemacros.PeronosotrosnoscentraremosenelusodeestecontrolatravsdelAsistenteparacontroles
.
Cuando,teniendoelasistenteactivado,intentamoscrearunBotnnosapareceunacuadrodedilogo.Veremospasoapasocmodeberemosseguirloparaconseguirnuestroobjetivo.

Enlaprimerapantallapodremoselegirentrediferentesaccionesarealizarcuandosepulseelbotn.ComopuedesverenlaimagenestasaccionesseencuentranagrupadasenCategoras
Navegacin de registros te permite crear botones para moverte de forma rpida por todos los datos del formulario, buscando registros o desplazndote directamente a alguno en
particular.
Operacionesconregistrostepermiteaadirfuncionescomoaadirnuevos,duplicarlos,eliminarlos,guardarlosoimprimirlos.
Tambinpodrsaadirunbotnparaabrir,cerraroimprimirinformes,formulariosyconsultas,etc.
SeleccionalaCategoraquecreasqueseajustamsaloquequieresrealizaryluegoseleccionalaAccinenlalistadeladerecha.
PulsaSiguienteparacontinuar.

Ahorapodrsmodificarelaspectodelbotn.PuedeselegirentremostrarunTextoenelbotn,omostrarunaImagen.
EnelcasodeescogerImagen,podrsseleccionarunaentrelasqueAccessteofrece.MarcalacasillaMostrartodaslasimgenesparavertodaslasimgenesqueAccesstienedisponible
paralosbotones.
TambinpodrashacerclicenelbotnExaminarparabuscarunaimagenentudiscoduro.
CuandohayasterminadopulsaSiguienteparacontinuar.VersunaltimaventanaenquepodrsescogerelnombredelbotnyFinalizar.
SiquierespracticarloquehemosexplicadoenesteapartadorealizaelEjercicioCrearbotn.
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13.10.ControlesActiveX

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13.10.ControlesActiveX
AccesstambinnosofrecelaposibilidaddeaadirunsinfndecontrolesquepodrsencontrarhaciendoclicenelbotnControlesActiveX

enlapestaaDiseo.

Debidoaqueexistenmuchsimosdeestoscontroles,yaquesuspropiedadessonprcticamentenicasencadacaso,simplementecomentaremosquepuedesaccederaellasigualquecon
elrestodecontroles,desdelahojadepropiedades.
Si habas trabajado con versiones anteriores deAccess, es posible que utilizaras el control de calendario alguna vez, presente en el listado de controlesActiveX. En Access 2010 ya no
existeelcontrolcalendario,puestoqueloscamposdetipofechalomuestranautomticamentejuntoalacajadetexto,alhacerclicsobreellaparaintroducirunvalor.

En caso de que no aparezca, asegrate de que hay suficiente espacio junto a la caja de texto para que se visualice correctamente y de que la propiedad Mostrar el selector de fecha
controlseencuentraestablecidocomoParafechas.

EjerciciopropuestodelaUnidad13

PruebaevaluativadelaUnidad13

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Unidad13.Ejerciciopasoapaso:Crearbotn

Objetivo
PracticarlacreacindeBotonesdeComando.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
VamosapartirdeunodelosformulariosquecreamosenunidadesanterioresylomodificaremosatravsdelaventanaDiseodeformularios.
1.PosicinateenlaventanaBasededatosenlapestaaFormularios.
2.HazclicsobreelformularioAlumnosencolumnasparaseleccionarlo.
3.Hazclicenelbotn

paraentrarenlaventanaDiseodeformulario.

4.DespliegalapestaaArchivoyeligelaopcinGuardarobjetocomo.
5.EscribeAlumnosencolumnasImpresion.
6.HazclicenelbotnAceptar.
Ahoravamosainsertarunbotnquenosharimprimirdirectamenteelformulario.
7.VolvemosalapestaaDiseoydesplegamoslalistadecontroles.
8.UnavezabiertoharemosclicenelbotndeAsistenteparacontroles
9.Hazclicenelcontrol

paraactivarlo(sinoloest).

paracrearelbotn.

10.Conlaherramientaactivadahacemosclicsobreelformularioenellugardondequierascolocarelbotn.
11.EnlaventanaqueseabrehacemosclicenOperacionesconregistrosenlalistadeCategoras.
12.EnlalistadeAccionesseleccionamosImprimirregistro.
13.PulsamosSiguiente.
14.Vamosaquitareliconodelbotn.SeleccionamoslaopcinTexto.
15.EnelcuadrodetextoqueestalladodelaopcinescribiremosImprimir.
Podrasdejareliconoquesemuestraoincluirtupropiaimagen.Enesteejercicionosquedaremosconeltexto.
16.PulsamosSiguiente.
17.Ledamosunnombrealcontrolparaidentificarlo.Vamosallamarloimprimir_btnparapoderreconocerloconfacilidad.
18.PulsamosFinalizaryhabremosterminado.
19.Hazclicsobreelbotnentuformularioysinsoltarelbotndelratnarrstraloalaposicinquemstegusteyestraloparaqueleatodoeltexto.
Ahoraharemosqueestecontrolnoseavisibleenlaimpresin
20.Hazclicderechosobrelparaaccederasumencontextual.
21.SeleccionaPropiedades.
SeabrirelcuadrodedilogodepropiedadesdelBotndeComando.
22.EnlapropiedadMostrarcuandoseleccionaSloenpantalla.
Yatenemoselbotncreado,slosemostrarcuandoloestemosvisualizandoenpantalla.Cuandoimprimamoselformularioelbotnnosemostrar.
23.HazclicsobreelbotnVistaFormulario

paraverelresultado.

24.Hazclicenelbotnquehascreado,semandaralaimpresoraelregistroquetengasenpantalla.
Observaqueelbotnnosaleenelimpreso.
25.Cierraelformularioguardandoloscambios.
26.Cierralabase.
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Ejerciciosunidad13:Loscontrolesdeformularioeinforme

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1.AbrirlabasededatosConcesionariodelacarpetaMisejercicios.
2.AadeuncampoalatablaCochesvendidosyadeleuncampoquealmacenarlasfacturasentipoDOCdelaventadelcoche.
3.ModificaelformularioMantenimientoCochesvendidosquerealizamosenejerciciosanteriores.
Transforma el cuadro de texto Color a un Cuadro combinado que muestre las opciones azul, rojo, blanco y negro. El cuadro combinado debe permitir que se introduzcan colores
diferentes,enelcasodequenoseencontrasenenlalista.
Debershacerlosinutilizarelasistenteparacontroles.
4.ModificaelformularioMantenimientoCochesvendidosdeformaqueahorapuedaalmacenarenlabasededatoseldocumentodeWordquecontienelafacturadelaventadelcoche.Para
probar,agregaelarchivoFacturas.pdfdelcursocomoadjuntoenelprimerregistro.
5.Guardaelformularioguardandoloscambios.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.

Ejercicio2:Clnica
1.AbrirlabasededatosClinicadelacarpetaMisejercicios.
2.ModificaelformularioIngresospormdicocreandoentemasanterioresparaquetomeelsiguienteaspecto,perosintenerencuentaelestilo:

Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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Pruebaevaluativaunidad13:Loscontrolesdeformularioeinforme

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.SiestablecemosenunbotndecomandosupropiedadMostrarcuandoaSloalimprimir...

a)Elbotndejardesertilporqueenlavistaenpantallanoestardisponible.

b)Harqueelbotnslopuedaejecutarelcomandodeimpresin,nopodremosdarleningunaotrafuncin.

2.LapropiedadTextodeAyudadelcontrolCuadrodetextomuestrauntextodeayudaenlabarradeestado.

a)Verdadero.

b)Falso.

3.ElcontenidoquesemuestraenuncontroldeEtiquetaseestableceenlapropiedadTexto.

a)Verdadero.

b)Falso.

4.EnelcontrolCuadrodelistasepuedenseleccionarmsdeunelemento.

a)S,siemprequeseactivelapropiedadSeleccinMltiple.

b)No,sloesposibleenelcontrolCuadrocombinado.

5.Enloscamposcalculados,lapropiedadOrigendelcontroltienequeempezar...

a)Porunsmbolodedolar($).

b)Porunsmbolodeigual(=).

c)Porunsmbolodecomillas(")

d)Todaslasrespuestassonfalsas.

6.EnuncontroldeGrupodeopcionesesposiblemarcarmsdeunaopcinalavez.

a)S,siasseestableceenlapropiedaddeSeleccinmltiple.

b)No,nunca.

c)S,sienelmismocontrolincluimosmasdetresopciones.

7.UncontroldeBotnnospuedeservirpara...

a)Imprimirformularios.

b)Imprimirinformes.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

8.UncontrolPestaasirvepara...

a)Organizarloscontrolesendistintosapartados.

b)Nosaturarelinformeoformulariocondemasiadocontroles.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

9.Unobjetoincrustado...

a)Sealmacenajuntoalabasededatos.

b)Puedeactualizarsedesdeunarchivoexterno.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

10.CundovincularemosunobjetoenuncontroldeMarcodeobjeto?

a)Cuandopesedemasiado.

b)Cuandoqueramostrabajarconlfueradelabasededatos.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin13Loscontrolesdeformularioeinforme

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.14Lasmacros

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Inicio

Unidad14.Lasmacros(I)

14.1.Introduccin
LasMacrossonunmtodosencilloparallevaracabounaovariastareasbsicascomoabrirycerrarformularios,mostraruocultarbarrasdeherramientas,ejecutarinformes,etc.
Tambinsirvenparacrearmtodosabreviadosdetecladoyparaqueseejecutentareasautomticamentecadavezqueseinicielabasededatos.
SiguardamoslaMacroconelnombredeAutoExec,cadavezqueseinicielabasededatos,seejecutarautomticamente.EstoesdebidoaqueAccessalarrancarbuscaunamacrocon
esenombre,silaencuentraserelprimerobjetoqueseejecuteantesdelanzarcualquierotro.
Estaopcinesmuysocorridaalahoradeefectuarcomprobacionesolanzarprocesosantesdequeelusuarioempieceatrabajarconlabasededatos.
La configuracin por defecto de Access, nos impedira ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicacin de confianza, para evitar acciones
malintencionadas.
Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables, podemos aadir la ubicacin en el Centro de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar
consultasdeaccin.

14.2.CrearunaMacro

Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que automatizarn un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar automticamente sin
necesidad,enprincipio,deinteraccinpornuestraparte.
Porejemplo,podramosdefinirunaMacroqueabraunformulariocuandoelusuariohagaclicenunbotn,ounaMacroqueabraunaconsultaparasubirundiezporcienelpreciodenuestros
productos.
CrearunaMacroesrelativamentefcil,slotienesquehacerclicelbotnMacrodelapestaaCrearyseabrirlaventanaconlanuevamacro,ascomosuscorrespondientesHerramientas
demacros,englobadasenlapestaaDiseo.
SihabasutilizadoversionesanterioresdeAccess,notarsqueenlaactualversinsehamodificadountantolaformadetrabajarconlasmacros.
Como podrs observar, la ventana principal consta de una lista desplegable que te permite elegir la Accin para la macro. En el panel de la izquierda encontrars estas mismas acciones
agrupadasporcategorassegnsutipoyconuntilbuscadorenlazonasuperior,deformaqueteseamssencillolocalizarlaquedeseasaplicar.

Podemosaadirtantasaccionescomoqueramos,yaquealelegirunaopcineneldesplegableaparecerotroinmediantamentedebajodelprimero,yasconsecutivamente.Simplemente
deberemostenerpresentequeseejecutarnenelordenenqueseencuentren.Esunacuestindelgica,seejecutadeformalineal,deformaquenotendrasentidotratardeCerrarventana
siannolahemosabierto,porejemplo.
Paracambiarelordenenelqueseencuentrenlasaccionespuedesarrastrarlasconelratnhastalaposicincorrectaobienutilizarlosbotonesdelaaccin,queaparecernalpasarel
cursorsobreella.Conellospodrssubirobajarunnivellaaccinporcadapulsacin.

Obviamenteestosbotonessloestndisponiblessihaymsdeunaaccin.Laltimaslopodrascender,laprimeraslopodrdescenderysislohayunaaccinnicamentedispondrdel
botnEliminarsituadoaladerecha.
Enfuncindelaaccinqueseleccionemosaparecerunpanelconunaspectouotro,enelquepodremosespecificarlosdetallesnecesarios.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.14Lasmacros

Porejemplo,paralaaccinAbrirunatabla,necesitaramossabersunombre,enquvistaqueremosquesemuestreysilosdatossepodrnmodificaronounavezabierta.Nosiempreser
obligatorio rellenar todos los campos, nicamente los que indique que son Requeridos. El resto puede que tengan un valor por defecto (como en este caso Vista: Hoja de datos) o que
simplementeseanopcionales.
Cuando tengas muchas acciones en una macro, es posible que te interese ocultar los detalles para ver la lista de acciones una bajo otra. En ese caso, podrs expandir y contraer
informacindesdeelbotndelaesquinasuperiorizquierda.Cuandoseocultanlosdetalles,lainformacinrelevantesemuestratodaenunafila,comopuedesobservarenlasiguienteimagen.

OtraformadecontraeryexpandiresdesdesucorrespondientegrupoenlapestaaDiseo.

CuandolaMacroestterminada,puedeguardarse

, ejecutarse

y cerrarse. Ms tarde podremos llamarla desde un control Botn, o ejecutarla directamente desde la ventana de la

basededatoshaciendoclicenEjecutarobienhaciendodobleclicdirectamentesobreella.
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Inicio

Unidad14.Lasmacros(II)

14.3.Ejecutarunamacro
Aunqueannohayamosaprendidomuchosobreellas,esimporantequetengamosclaroparaqusirvenexactamentelasmacrosycundoseejecutan.
Desdeluego,siemprepodemosabrireldiseodelamacroypulsarelbotnEjecutar

enlacintadeopciones,paraejecutarladeformamanual.Tambinpodramoshacerdobleclicsobre

ellaenelPaneldenavegacin.Peroestasnosonlasprcticasmsutilizadas.
Lamayoradeveces,lasmacrossernaccionesqueseejecutanpordetrs,sinlaplenaconscienciadelusuariodelabasededatos.Elusuarioqueseencargadeactualizarelinventarioo
dardealtapacientesnotieneporqusabercmosellamanlastablasyquaccionesconcretasejecutacadamacro.Normalmente,elusuarioenrealidadtrabajaconformulariosamigables,con
botonesyotroscontroles,queutilizadeformaintuitiva.
Somos nososotros, quienes creamos la base de datos, los encargados de asignar a cada control la macro conveniente. Por lo tanto, lo que debemos hacer es asignar una macro que
programequaccinseejecutaralinteractuarconundeterminadocontroluobjeto.YparaellotrabajaremosconsusEventos.
Uneventoesunaaccinqueelusuariorealiza,normalmentedeformaactiva.Porejemplohacerclicodobleclicsobreunbotn,cambiardeunregistroaotroenunformulario,modificarun
determinadocampodeunregistro,cerrarlabasededatos,etc.
Deberemosreflexionarsobreenqumomentonosinteresaqueseejecutelamacro,paraaprenderaelegirqueventoyqucontrolladesencadenarn.
Paraasociarlamacroauncontrol:
Enlavistadiseodeformulario,seleccionamosuncontroloelpropioformulario.
LuegoabrimoslaHojadepropiedades,sinoestyaabierta,ynossituamosenlapestaaEventos.
Entrelosposibleseventos,elegimoselquenosconvienequeejecutelamacro.Alhacerclicenlaparecerndosbotones:
El primero nos permitir desplegar la lista de macros que tengamos en la base de datos.Ah es donde deberemos indicar qu
macroejecutar.
Elsegundobotnnospermiteelegireltipodegeneradorentrelosgeneradoresdemacros,expresionesycdigo.Novamosaentrar
endetalleenl.
EnelejemplodelaimagenhemosasignadoaleventoAlhacerclicenunBotndecomandounamacroqueseencargademostrar
lanminadelempleadoactual.Deformaquesielusuarioestviendolosregistrosdeempleadosenunformularioypulsaelbotn,se
abrirunaventanaconelformularioquecontienelosdatosdesultimanmina.

14.4.Accionesmsutilizadas
EnesteapartadoveremoslasaccionesmsutilizadasenlasMacros.SiemprepuedesrecurriralaayudadeAccessparaobtenerinformacinsobreaccionesqueaqunotratemos.Puedes
verladescripcindesusargumentosdeaccinhaciendoclicen
.
*AlgunasdeestasaccionesnosemuestransinoestpulsadoeliconoMostrartodaslasacciones,enlapestaaDiseo.
Accin

Descripcin

Argumentos

AbrirConsulta

Estaaccinabreunaconsultaescogidaentrelasexistentesenlabasededatos.

AbrirFormulario

Delmismomodoquelaaccinanterior,abreunformulario.

AbrirInforme

Igualquelasaccionesanteriores,permiteabriruninforme.

AbrirTabla

Estaaccinpermiteabrirunatabla.

BuscarRegistro

Utilizaremos esta accin para buscar registros. Esta accin busca el primer registro que cumpla los criterios especificados. Puedes
utilizarestaaccinparaavanzarenlasbsquedasquerealices.

BuscarRegistroSiguiente

SeposicionaenelsiguienteregistroquecumplaconloscriteriosindicadosenlaaccinBuscarRegistroanterior.Notieneargumentos.

CancelarEvento

Estaaccincancelaeleventoqueprodujolaejecucindelamacro.Notieneargumentos.

CerrarVentana

Conestaaccinpodrscerrarcualquierventanaqueseencuentreabierta.

CuadroDeMensaje

ConlasMacrosinclusopodremosmostrarmensajesparainteractuarconelusuario.

DetenerMacro

IntroduceestaaccinenunaMacroparadetenersuejecucin.Notieneargumentos.Verssuutilidadmsadelante.

DetenerTodasMacros

EstaaccindetendrtodaslasMacrosqueseestnejecutandoenesemomento.Notieneargumentos.

*Eco

Esta accin es muy til para ocultar al usuario las operaciones que se estn realizando con una Macro. Permite la activacin o
desactivacindelavisualizacindelasaccionesenpantalla.

EjecutarComandoDeMen

Utilizaestaaccinparalanzarcomandosquepuedasencontrarencualquierbarradeherramientas.

*EstablecerValor

Unaaccinmuytilquetepermitirmodificarlosvaloresdeloscampos.

IrARegistro

Tepermitirsaltaraunregistroenparticulardentrodeunobjeto.

MaximizarVentana

EstaaccinmaximizalaventanaactivaparaqueocupetodoelespaciodelaventanadeAccess.

MinimizarVentana

Alcontrarioquelaanterior,estaaccinminimizalaventanaactivaconvirtindolaenunabarradettuloenlaparteinferiordelaventanadeAccess.

SalirDeAccess

EstaaccinhacequeAccesssecierre.

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SiquierespracticarlasaccionesquehemosvistopuedesrealizarelEjercicioCrearunamacro.

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Inicio

Unidad14.Ejerciciopasoapaso:Crearunamacro

Objetivo
PracticarlacreacindeMacros.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
Vamosacrearunamacroqueabraunformulario,busqueunregistroquecontengalapalabraInternetylacambieporDiseoWeb.
1.HazclicenMacroenlapestaaCrearparacrearunanuevamacro.
PrimerodesactivaremoselEcodepantallaparaquenoseveanlasaccionesdelamacro.
2.AgregalaAccinEcodelalista.RecuerdaquesilaopcinnosevisualizadebespulsarelbotnMostrartodaslasacciones.
3.NosdirijimosalaparteinferiordondeencontramoslosArgumentosdelaaccin.AllseleccionamosNoenEcoactivo.
4.EscribeRealizandocambios...enTextodelabarradeestado.
Ahoraabriremoselformulariodondedeberemoshacerloscambios.
5.AgregalaAccinAbrirFormulario.
6.EnlosArgumentosdeaccinseleccionamosCursostabularenNombredelformulario.
7.EnMododedatosseleccionamosModificar.
8.Elrestodeopcioneslasdejamoscomoestn:VistaFormularioyMododelaventanaNormal.
Ahorabuscaremoselregistroennuestroformulario.
9.AgregalaAccinBuscarRegistro.
10.EnlosArgumentosdeacccinescribeInternetenelcampoBuscar.
Cambia,cuandoseanecesario:
11.CoincidirmaysculasyminsculasaNo.
12.BuscarenaTodo.
13.BuscarconformatoaNo.
14.SloelcampoactivoaNo.
15.SeleccionaSenBuscarprimero.
Unavezencontradoelregistropasaremosamodificarlo.
16.AgregalaAccinEstablecerValor.
17.EnlosArgumentosdeaccinescribiremos[Formularios]![Cursostabular]![NombreCurso]enelcampoElemento.
18.EnExpresinescribimos"DiseoWeb"(concomillas),asindicamosquequeremosquealcampoNombreCursodelFormularioCursostabularseleasigneelvalorDiseoWeb.
Unavezrealizadoelcambiovamosadefinirlaaccindecerrarelformularioguardandoloscambios.
19.AgregalaAccinCerrarVentana.
20.EnlosArgumentosdeaccinseleccionaFormularioenTipodeobjeto.
21.SeleccionaCursostabulareneldesplegabledeNombredelobjeto.
22.YcambiaelvalordeGuardaraS.
Yahemosterminado,ahorarestableceremoselecoenpantallaparaqueelusuariosigatrabajando.
23.SeleccionalaaccinEcoenlacolumnaAccin.
24.EnelargumentoEcoactivoseleccionaS.
Aqutienesunaimagenqueilustracmohabrquedadolamacro(conlasaccionescontraidas):

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25.GuardaloscambiosyllmalaCambiar1.
26.EjecutalaMacropulsandoelbotnEjecutar

EjecutalaMacrounasolavezyobservacomoenlatablaCursos,elcursollamadoInternethacambiadoaDiseoWeb.
27.CambiaslacondicindebsquedadelaaccinBuscarRegistroparaquebusqueporejemploelcursoPapiroflexia,Accessnoencontrarningunoycambiarelprimerregistro.
28.CierralamacroguardandoloscambiosyabrelatabladeCursosparacomprobarelcambio.
29.Modificaelprimerregistroparadevolverlesuvalororiginal:Ofimtica.
30.Cierralabase.
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Unidad14.Lasmacros(III)

14.5.Elflujodelprograma
Comocualquierprograma,unamacrotieneunflujoquedeterminacmosevanaejecutarlasdiferentesaccionesquecontiene.
Hemos dicho que, en principio, las acciones se ejecutan de forma secuencial, una tras otra y en el orden en que se han ido colocando. Pero esto no es siempre as. En ocasiones puede
interesarnos que el programa fuya de una forma diferente, que ejecute una accin slo si cumple una determinada condicin. Puede interesarnos dividir las acciones en bloques o crear una
determinadajerarqua.
Access 2010 nos permite realizar todas estas acciones de forma mucho ms sencilla e intuitiva que en anteriores versiones. Si nos fijamos en el panel derecho Catlogo de acciones
encontraremosunapartadodenominadoFlujodeprogramas.Enlencontraremoslasopcionesnecesariasparaestructurarlamacrosegnnuestrasnecesidades.
Paraintroducirunelementoslodeberemoshacerdobleclicsobrel.Seinsertarenlapantallaprincipalquecontienelasaccionesypodremosmodificarlo
desdeall.
Los comentarios son texto aclarativo que no se ejecuta. Son como notas del diseador/programador para documentar lo que va realizando y hacer ms
legible la macro.Aparece un recuadro para escribir el texto, tal cual y cuando finalizamos vemos que se ha englobado entre unas etiquetas /*As */ y se ha
coloreadoverdepararesaltarlo.
Elgrupotampocoseejecuta,esunaformadeenglobarenunbloqueunconjuntodeacciones,deformaquequedemejorestructurado.
LaopcinSipermitequeseejecutendeterminadasaccionesnicamentesicumplenlacondicinespecificada.
Y la submacro es un conjunto de acciones que no entran en el flujo ejecucin directamente, sino que se han de activar de forma explcita mediante las acciones EjecutarMacro
AlOcurrirError.

14.6.Accionescondicionadas

VamosaprofundizarunpocoenlaopcincondicinalSIdelflujodelprograma.
CuandointroducimosunacondicinhaciendodobleclicsobrelaopcinenelCatlogodeacciones,seintroduceenlapginaprincipalcomosisetratasedeunaaccinms,conlasalvedad
dequenospermiteestablecerunacondicindeformamanualomedianteelGeneradordeexpresiones(desdeelbotnenformadevarita).

Siestacondicinresultacierta,Entoncesseefectuarlaaccinqueindiquemosacontinuacin.
PodemosutilizarAgregarSinoparaindicarlasaccionesquequeremosqueseejecutenencasodequelaaccinnosecumpla.
Tambinpodemosintroducirotracondicin,queejecutarunasaccionesdistintas,pulsandoAgregarOsi.
Conestassimplesherramientaspodemoscrearcondicionesdelomscomplejas.
Laventajaprincipaldelanuevainterfazparacrearmacroseslalegibilidaddelcdigo,quequedaperfectamenteestructuradoyessencillodeinterpretarasimplevista.

Parasacarelmximopartidoalasaccionescondicionadaslonicoquehayquetenerclaroesqucondicinqueremosejecutaryquefectosqueremosquetenga.Paraelloesrecomendable
hacerunanlisisprevioconelfindetenerbienclaraslasideasantesdeempezar.
Unejemplodecondicinsimplesera[Formularios]![Cursos]![CdigoCurso]=4quenicamentedesencadenaralasaccionessielcdigodecursoesiguala4.
Perotambinpodemosutilizarunaexpresinmscompleja,porejemplo:
[Formularios]![Cursos]![FechaInicio]Entre#2Mar2006#Y#9Nov2010#paraindicarsilafechaseencuentraenunintervalo.
EsNulo([Formularios]![Cursos]![nhoras])pararealizarlaaccinsinohaynadaguardadoenelcamponhoras.
OinclusounirvariascondicionesutilizandolosoperadoresYyOcomovimoseneltemadeconsultas.
ParaentendermejorlascondicionesterecomendamosquerealiceselEjercicioCrearmacrocondicional.
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EnloscasosenlosqueutilicemosmacrosconcondicionalesnossermuytilelusodelaaccinDetenerMacro,enelsiguienteEjerciciodeCondicionesavanzadasversporqu.

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Unidad14.Ejerciciopasoapaso:Crearmacrocondicional

Objetivo
PracticarlacreacindeMacrosconunacondicin.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
VamosapartirdelamacrocreadaenelprimerejerciciodeestaunidadparadespuscambiarladesdelaventanaDiseodemacros.
Enelejercicioanteriorvimosquesinoencontrabaelregistroconelvalorbuscadomodificabaelprimerregistro.
Vamosasolventaresto.
1.EnelPaneldenavegacin,hazclicconelbotnderechodelratnsobrelamacroCambiar1yeligeCopiar.
2.Ahora,enelmismopanel,muestradenuevoelmencontextualypulsaPegar.
3.Cuandotepreguntequnombredarlealacopia,escribeCambiar2.
4.HazclicenelbotnAceptar.
5.AbreenVistaDiseolanuevamacroCambiar2.
Ahoravamosainsertarunacondicinparaqueestonoocurra.
6.Enelcatlogodeacciones,hazclicenlaopcinSideFlujodeprogramas.Seaadirelpanelenlaventanaprincipal,enltimolugar.
7.EnelcuadrodetextoSiescribelacondicinsiguiente:[Formularios]![Cursostabular]![NombreCurso]="Papiroflexia".
8.Ahora,arrastralaAccinEstablecerValorhastalalistaAgregarnuevaaccindelpanelcondicional.
9.Sloquedasituarlacondicinenellugarcorrecto.PulsalaflechaSubirhastaquesesitejustobajolaaccindebsqueda(dosposicionesmsarriba).
Aqutienesunaimagenqueilustracomohabrquedadolamacro:

HemoshechoqueantesdecambiarelvalorseaseguredequeseencuentraenunregistroconelvalorPapiroflexia.Encasocontrariosesaltarestaaccinypasaralassiguientes:
yEco.
YanocambiarelcamposinoencuentraningnvalorquedigaPapiroflexia.
9.GuardaloscambiosyejecutalamacroconelbotnEjecutar

10.Cierralamacro.
11.AbrelatabladeCursosycompruebaqueelprimerregistronohacambiado.
12.Cierralabase.
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Unidad14.Ejerciciopasoapaso:Macrosconcondicionesavanzadas

Objetivo
PracticarlacreacindeMacrosconcondicionesavanzadas.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
Vamos a partir de la macro creada en el anterior ejercicio de esta unidad para despus cambiarlo desde la
ventanaDiseodeMacros.
1.EnelPaneldenavegacin,hazclicconelbotnderechodelratnsobrelamacroCambiar2yeligeCopiar.
2.Ahora,enelmismopanel,muestradenuevoelmencontextualypulsaPegar.
3.Cuandotepreguntequnombredarlealacopia,escribeCambiar3yacepta.
4.AbreenVistaDiseolanuevamacroCambiar3.
Ahoravamosmodificarunpocolamacro.
Vamos a hacer ms estricta la condicin, adems de que el campo Nombre Curso sea Internet tambin
exigiremosqueelnhorasseamenorque30.
Ademsharemosquesemuestreuncuadrodemensajequenosindiqueelresultadodelaoperacin.
5.EditalaaccinBuscarRegistro,cambiandosuargumentoBuscaraInternet.
6.Ahora modificaremos la condicin (caja de texto Si) que dice [Formularios]![Cursos tabular]![Nombre
Curso]="Papiroflexia"paraquepuedaleerse[Formularios]![Cursostabular]![NombreCurso]="Internet"Y
[Formularios]![Cursostabular]![Nhoras]<30.
7.ArrastramoslaaccinCerrarVentanaquehayacontinuacindelacondicinasuinterior,justobajolaaccin
EstablecerValor,sobreelcuadroAgregarnuevaaccin.
8.Luego,pulsamosAgregarnuevaaccinparaincluirlaaccinCuadroDeMensaje.
9.EnelargumentoMensajeescribeElcampo'NombreCurso'sehaactualizadocorrectamente..
10.CambialaopcinBipaNo.
11.CambialaopcinTipoaAviso:!.
12.EnlaopcinTtuloescribeActualizacinrealizada.
13.Agregaunanuevaaccinacontinuacin,estavezDetenerMacro.Notieneparmetros.
Nosquedaestablecerlasaccionesqueserealizarnsilacondicinnosecumple,paraello:
13.PulsaelenlaceAgregarSino.
14.Encasodequenosecumplalacondicin,comonocambiaremosnada,cerraremoslaventanasinguardarlos
cambios.Paraahorrarnostrabajo,hazclicconelbotnderechosobrelaaccinCerrarVentanadelpanelSiy
seleccionaCopiar.
15.Luego,enelpanelSino,pulsaconelbotnderechoyeligePegar.
16.NosquedamodificarelparmetroGuardaraNo.
17.Ahora,pulsaAgregarnuevaaccin,tambinenelpanelSino,yeligeCuadroDeMensaje.
18.En el argumento Mensaje escribe No se ha modificado ningn campo.@Ningn registro cumpla los
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criteriosestablecidos.@
19.CambialaopcinBipaNo.
20.CambialaopcinTipoaCrtico.
21.EnlaopcinTtuloescribeError.
22.Porltimo,arrastralaaccinEcodelfinaldentrodelpanelSino, justo despus del mensaje que acabas de
introducir.
EstoloharemosporqueelEconosernecesariovolverloaactivarsilacondicinsecumple,yaquelaaccin
DetenerMacrorestablecerelEcoasuestadoactivo.
Hemosacabado,despusdelacondicin,siesfalsa, la macro cerrar el formulario sin guardarlo y avisar al
usuario.
Aqutienesunaimagendecmodeberaquedarlamacrodespusdeestoscambios:
Nota:Hemoscontradolasaccionesyaadidounoscomentariosparaqueseamslegible.

23.Guardalamacroyejectalaslounavez.
Apareceelmensajedeerrorquehascreadoindicandoquenosehanproducidocambios.
24.Abre la tabla Cursos para comprobar y cambia el nombre del curso Diseo web, que pusimos en ejercicios
anteriores,yvuelveaponerInternet.Fjateenlashorasdelcurso.
25.Cierralatablayvuelveaejecutarlamacro.
AunquehaencontradoelcursodeInternet,apareceelmensajedeerror,porquenotienemenosde30horas.
Ahora,vamosamodifcarlaMacroparaquelocambiesielnmerodehorasesmenora400.
26.Modifica la condicin de la primera accin EstablecerValor, y escribe [Formularios]![Cursos tabular]!
[NombreCurso]="Internet"Y[Formularios]![Cursostabular]![Nhoras]<400
27.Guardaloscambios.
28.Cierralatablayvuelveaejecutarlamacro.
29.SiabrelatablaCursos,comprobarsqueelnombredelcursoInternethacambiadoaDiseoWeb.
30.Cierralabasededatos.
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Unidad14.Lasmacros(IV)

14.7.GruposdeMacros
Esposiblequenoleencuentreslautilidadenmacrossencillas,peroenmacroscomplejaspuedeserconvenienteagruparlasacciones.Paraagruparcorrectamenteslohemosdepensarde
formalgica.
Porejemplo,sienunamacrotenemoslasacciones:
Abrirtabladeempleados
Buscarregistrodelempleadoconmayoresventasestemes
Actualizarregistroincluyendounplusdel5%desusventas.
Guardarregistro
Cerrartabladeempleados
PodramosperfectamentecrearungrupollamadoPlusporventas,queseradescriptivoconrespectoalasaccionesqueejecuta.

AlhacerdobleclicsobreGrupoenelflujodeprogramasdelCatlogodeacciones,veremoselsiguientepanelenlapginaprincipal:

Estansencillocomodarleunnombreeirincorporandolasaccionesensuinterior.
Siyahabasdefinidolasaccionesycreaselgrupoposteriormente,notepreocupes.Aligualquelasaccionessepuedenmoverparavariarsuorden,tambinsepuedenmoveradistintonivel,
dentrodegrupos,condicionesosubmacros.Simplementedebersarrastrarlashastasulugardedestino.
Losgruposendefinitivasirvenparadelimitarunconjuntodeaccionesqueguardanciertarelacin.

14.8.Submacros
Comoyahemosdicho,enlaversinAccess2010sehaintentadoquelaformadecrearmacrosseamslgica.Paraello,sehaincorporadoelpanelconherramientasparacontrolarelflujo
delprograma.Entreellasencontramoslasubmacro.
Lassubmacrossernagrupacionesdeacciones,aligualquelosgrupos,peroconunafinalidadyfuncionalidaddiferentes.
Al contrario que los grupos, las submacros no se ejecutan en el orden lgico del programa.Al ejecutar la macro que las contiene, estas son ignoradas como si se tratara de comentarios.
nicamentepodremosejecutarlaincorporandounadelasdosaccionescapacesdeejecutarlassubmacros:EjecutarMacroyAlOcurrirError.
Lasaplicacionesprcticasmshabitualessern:
AlOcurrirError:Paramostrarmensajesinformativosalusuariodelerrorocurrido.
EjecutarMacro:Pararomperlaestructuradeejecucinlinealdelcdigodelamacro,conestructurasderepeticinqueveremosacontinuacin.
Obienparaejecutarlasubmacrodeformaexplcitadesdeeleventodeuncontrol.Veamosunejemplo:
Imagina que tenemos una macro guardada con el nombre Empleados. En ella hemos creado las submacros EmpleadosAlta, EmpleadosBaja y EmpleadosActualizar. Rara vez
ejecutaremos la macro Empleados completa, sino que nos referiremos a una de sus agrupaciones. Para ejecutar un alta, deberemos referirnos a ella como Empleados.EmpleadosAlta
decir,eneleventodelcontroldeformularioqueejecutelamacro,deberemosescribirNombreDeMacro.NombreDeSubmacro.

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Unidad14.Lasmacros(V)

14.9.Crearbuclesderepeticin
HemoscomentadoquelassubmacrospermitencrearestructurasderepeticinutilizandolaaccinEjecutarMacro.Puesbien,ahoraaprenderemoscmoimplementarlas.
EjecutarMacro: Nos da la posibilidad de llamar a una macro (o submacro) y repetir su ejecucin,
definiendoasunbuclerepetitivo.
Para ello deberemos especificar el Nombre de macro que queremos ejecutar, ya sea una macro
completa(comoEmpleados)ounasubmacro(comoEmpleados.EmpleadosAlta).
Podemosindicarque la Macro se ejecute ms de una vez escribiendo en Nmero de repeticiones un
nmeroqueindiquecuntasvecesqueremosqueserepitalaejecucindelamacro(elnmerodebersermayorque1).
YenExpresinderepeticinpodremosintroducirunaexpresincondicionalparaqueserepitalaejecucindelamacromientraslacondicinsecumpla(seaverdadera).Paracomponerla
senosdarlaopcindeutilizarelGeneradordeExpresiones.Lacondicinseevaluarantesdeejecutarlamacroasquesialempezar,lacondicinnosecumple,lamacronoseejecutar.
Ojoconlosbuclesinfinitos!siutilizaselargumentoExpresinderepeticinlacondicinquepongasdeberdepender de un parmetro que cambie dentro de la macro que se repite, sino
podrsentrarenunbuclequenoseacabenunca.

Ahoraveremosunaestructuraqueilustrarelusodelacombinacindevariastcnicas:grupos,submacrosybucles.Nosetratadeunejemploprcticoreal,peroservirparaentendermejor
losconceptos.
Comopuedesverenlaimagen,hemoscreadoungrupoyunasubmacrodentrodelamacroPruebaBucle:
porunapartetenemosungrupoaccinqueenestecasomuestraunmensaje,
yporotratenemoselbucle,queloqueindicaesqueseejecutelamacrodeaccintresveces.
Podramostrabajardedosformasdistintassobrelamacro:
Ejecutarlamacrocompleta:Ejecutaraelcdigocompletodeformasecuencial.Esdecir,entraraenelbucleque
llamaalaaccinylorepeteratresveces,mostrandotresmensajesdeaviso.
Ejecutarlasubmacro:Sienuncontroldecidiramosllamardirectamentealasubmacro(PruebaBucle.Accion en
su evento), se ejecutara nicamente una vez, ya que el resto de la macro, que incluye el bucle de repeticin, no se
leera.
ParapracticarestosconceptosrealizaelEjercicioMacrosconbuclesderepeticin.

14.10.AutoKeysoatajosdeteclado
Lasmacrostambintepermitirncrearmtodosabreviadosdeteclado.Estoes,podremosasignaraunacombinacindeteclasunadeterminadaaccin,atravsdeunaMacro
tendrsqueseguirlossiguientespasos:
1.CreaunanuevaMacroyllmalaAutoKeys.
2.Creaunasubmacroporcadacombinacindeteclasquequierasimplementar.
3.Comonombre,cadasubmacrodebercontenerunacombinacindeteclasquesigalasintaxisdelasiguientetabla:
Sintaxisdelacombinacin CombinacindeTeclas
^Cor^1

CTRL+C CTRL+1

{F3}

F3

^{F3}

CTRL+F3

+{F3}

MAYUS+F3

{INSERT}

INSERT

^{INSERT}

CTRL+INSERT

+{INSERT}

MAYUS+INSERT

Estonosignificaqueslopuedasutilizaresascombinaciones.Recuerda,setratadelasintaxis,peropodrastambinutilizar{F2},{F4},^{F5},etc.Lonicoquedeberstenerencuentaes
quelateclaCTRLseescribircomo^,ylateclaMAYScomo+.
Las teclas que contengan ms de una letra debern ir encerradas entre llaves {} para que no se confundan con combinaciones. Por ejemplo, END sera el equivalente a la combinacin de
teclasE+N+D,mientrasque{END}equivaldraapulsarlateclaFIN.
4.Incluyetantasaccionescomodeseesqueseejecutenalpulsarlasteclas.
EsrecomendablequetratesdecomprobarquelacombinacinnoexistayapordefectoenAccess,porqueledarprioridadatumacro.Porejemplo, F1ejecutalaayudadeAccess,siasignas
unamacroaF1yanodispondrsdeeseprcticoatajo.
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Veamosunejemplo:

Enlaimagenvemoscuatrosubmacrosquenospermitirnque:
AlpulsarF2seabralatabladealumnos.
AlpulsarF3seabralatabladecursos.
AlpulsarCTRL+F2seabraelformulariodealumnos.
AlpulsarCTRL+F3seabraelformulariodecursos.
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Unidad14.Ejerciciopasoapaso:Macrosconbuclesderepeticin

Objetivo
Practicarlacreacindemacroscomplejasqueincluyanbuclesderepeticinutilizandosubmacros.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
EnejerciciosanteriorescreamosmacrosquebuscabanunregistroconvalorInternetensucampoNombreCursoylocambibamos.Esasmacrosslomodificabanelprimerregistro
queencontraban.PorloquesiqueramoscambiartodoslosregistrosdeunformulariodebamosejecutarlaMacrotantasvecescomoregistrosconelvalorInternetexistiesen.
VamosacrearunamacroquemodifiquetodoslosregistrosquecontenganelvalorInternetensucampoNombreCurso.
1.Creaunanuevamacro:pestaaCrear>Macro.
2.Guardala(CTRL+G)conelnombreCambiarTodos.
PrimerodesactivaremoselEcodepantallaparaquenoseveanlasaccionesdelaMacro.
3.UtilizaellistadodeAgregarnuevaaccinparaincluirlaaccinEco.RecuerdaquedebeestaractivoelbotnMostrartodaslasacciones,onoaparecer.
4.CambiasuargumentoEcoactivoalvalorNo.
5.EscribeRealizandocambios...enTextodelabarradeestado.
Ahoraabriremoselformulariodondedeberemoshacerloscambios.
6.UtilizaellistadodeAgregarnuevaaccinparaincluirlaaccinAbrirFormulario.
7.EnlosArgumentosdeaccinseleccionamosCursostabularenNombredelformulario.
8.EspecificaelMododedatosModificar.Elrestodeopcioneslasdejamoscomoestn:VistaFormularioyMododelaventanaNormal.
Ahorabuscaremoselregistroennuestroformulario.
9.UtilizaellistadodeAgregarnuevaaccinparaincluirlaaccinBuscarRegistro.
10.EnlosArgumentosdeacccinescribeInternetenelcampoBuscaryestableceSloelcampoactivoaNo.
El resto los dejaremos como estn, asegrate de que tienen los valores siguientes: Coincidir maysculas y minsculas a No, Buscar en a Todo, Buscar con formato a No, Buscar
primeroaS.
Unavezencontradoelregistropasaremosamodificarlo.Ahoraescuandovienela"complejidad".
CrearemosunbuclequerepitatodoelprocesodecambioparacadaunodelosregistroquecontenganlapalabraInternet.
16.UtilizaellistadodeAgregarnuevaaccinparaincluirlaaccinEjecutarMacro.
17.EnlosArgumentosdeaccinescribiremosCambiarTodos.repiteenelcampoNombredemacro.
Estasubmacroannoexiste,perolacrearemosmsadelante.
18.EnExpresinderepeticinescribe[Formularios]![Cursostabular]![NombreCurso]="Internet".
Quhemoshecho?Muyfcil:
LaexpresinindicaenqucasosseguirejecutndoselaaccinEjecutarMacro,queponeenmarchalasubmacrorepite.
Esdecir,queAccessrepiteunbloquedeaccionesmientraselcampoNombreCursodelformularioCursostabularcontengaelvalorInternet(expresin).
Enelmomentoenelquedejedehaberlo,elbloqueCambiarTodos.repitedejarderepetirse.
ElsiguientepasoqueharemossercrearelbloquerepitequecambiarlosvaloresdelcampoNombreCurso.
19.EnelCatlogodeaccioneslateral,hazdobleclicsobreSubmacro,enlaseccinFlujodeprogramas.
20.Seintroducirunpanelenelquepodrsdarleunnombrealasubmacro.Enlacajadetexto,indicaelnombrerepite.
HemoscreadoelsealizadorqueindicaelsitioadondetienequeirlaaccinEjecutarMacroqueinsertamosanteriormente,ahoranosquedaindicarquaccionesefectuar.
21.SeleccionalaaccinEstablecerValorenlasubmacro.
22.EnlosArgumentosdeaccinescribe[Formularios]![Cursostabular]![NombreCurso]enlaopcinElemento.
23.EnExpresinescribe"DiseoWeb"(concomillas).Estocambiarelvalordelcampo.
24.Agregaunanuevaaccinenlasubmacro,BuscarRegistroSiguiente.Nocontieneargumentos.
HemoshechoqueelbuclecambieelvaloryseposicioneenelsiguienteregistroquecontengaelvalorInternet.
Qu pasar entonces con el bucle de EjecutarMacro? Cuando la accin BuscarSiguiente no encuentre ms registros que cumplan los criterios especificados en BuscarRegistro
posicionarenelprimerregistro(queobviamentenocontendrInternet).LaaccinEjecutarMacroanalizarelcampoNombreCursoyalnoencontrarelvalorInternetnoejecutarnuestro
bloqueypasaralasiguienteaccin.
Acontinuacinseguiremosintroduciendoaccionesenlamacroprincipal,traslasubmacro.
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19.UtilizaellistadodeAgregarnuevaaccinparaincluirlaaccinCerrarVentana.
Versqueautomticamentesecolocasobrelasubmacro.Notepreocupes,estbienas,yaquelasubmacronoentraenelflujonormaldelprograma,sinoquesloseejecutacuandoes
llamada,demodoquenonosimportaaqualturaestsituadadentrodelamacroprincipal.
20.EnlosArgumentosdeaccinseleccionaremosFormularioenlaopcinTipodeobjeto.
21.EnNombredeobjetoseleccionaCursostabular.
22.EnGuardarseleccionarSparacerrarguardandoloscambios.
Ahoramostraremosuncuadrodemensajeparadecirlealusuarioquehemosterminadolatarea.
29.AgregalaaccinCuadroDeMensaje.
30.EnlosArgumentosdeaccinescribeSehanmodificadotodoslosregistrosquecontenian'Internet'enelformulario'Cursostabular'.enlaopcinMensaje.
31.CambialaopcinBipaS.
32.CambialaopcinTipoaInformacin.
33.EnlaopcinTtuloescribeRegistrosactualizados.
EnversionesanterioresdeAccesshabramosnecesitadodetenerlamacroparaevitarqueseejecutaraelbloquerepitequeseencuentraalfinaldelamacro.staes la ventaja de utilizar
submacrosconAccess2010,quenonecesitaremospreocuparnosdeevitarqueseejecute,yaquesloseejecutardeformaexpresaenlasaccionesEjecutarMacroyAlOcurrirError.
Aqupuedesverunaimagenquemuestracmodeberhaberquedadotumacrodespusdelejercicio:
Nota:Hemoscontradotodaslasaccionesparaqueseamsfcildeseguir,exceptuandolasubmacro.

35.Guardalamacro.
36.EjecutalamacropulsandoelbotnEjecutar

PuedesprobaraponervariosnombresdecursocomoInternetparacomprobarqueloscambiatodos,perocuandoacabes,vuelveaponerlosvaloresquehabaalprincipio.
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Unidad14.Lasmacros(VI)

14.11.Depuracindeerrores
Cuandocreamosunamacrocondiferentescondicionesysaltosdeejecucinpuedequealfinalnosresultedifcilcomprobarqueactacorrectamente.
Parafacilitarestatarea,AccessincorporaunaherramientaquepermiteseguirlaejecucindelaMacropasoapasopudiendoencadamomentoverquprocesosseestnllevandoacabo
ylosresultadosquerecibedelabasededatos.

ParaactivarestaopcinsolamentedeberemosdehacerclicsobreelbotndePasoapaso

enlapestaaDiseo.Unavezactivada,cadavezqueseejecuteunamacroenel

sistemaloharenmodoPasoapaso.Estoquieredecirquecadaaccinqueseefectemostraruncuadrodedilogocomoelsiguiente:

Enlpodrsver:
elNombredelamacroqueseestejecutando,
lacondicin,siesquetienealgunadefinida,juntoconsuestadoactual(verdaderoofalso),
yelNombredelaaccinquesevaaejecutar,juntoconsusArgumentos.
Encasodequehayaocurridoalgnerror,podrsverculenNmerodeerror.stenmerotepuedeservirdereferenciaparabuscarinformacinsobrelenladocumentacindeAccesso
eninternet.
ParacontinuarconlareproduccinNormaldelamacropulsaContinuar.SipulsasPasoaPasoseguirsenelmismomodo.
PuedesdetenerlamacropulsandoelbotnDetener.Encualquiermomentoenlareproduccindeunamacropuedesdetenerlatambinutilizandolacombinacindeteclas CTRL+INTRO
tepuedesermuytilsiunamacroentraenunbucleinfinitoyelsistemadejaderesponder.

EjerciciopropuestodelaUnidad14

PruebaevaluativadelaUnidad14

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Ejerciciosunidad14:Lasmacros

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1.AbrelabasededatosConcesionariodelacarpetaMisejercicios.
2.Creaunamacroquemodifiquetodoslosregistrosdecochesconextrasaumentandosuprecioen5.000.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.

Ejercicio2:Clnica
1.AbrelabasededatosClinicadelacarpetaMisejercicios.
2.Creaunamacroqueseejecutecadavezqueabraslabasededatos.
3.La macro deber ver si existen pacientes sin ingreso. En caso afirmativo deber ejecutar las consultas Crear Pacientes no Ingresados y Eliminar no ingresados que creamos en
unidadesanterioresparaqueseguardenestospacientesenlatablaPacientesnoingresadosyseeliminendelatablaPacientes.
Siseejecutanlaconsultas,esdecir,siexistenpacientessiningreso,debersmostrarunmensajealusuarioindicndolo.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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Pruebaevaluativaunidad14:Lasmacros

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Podemosutilizarunamacroparallevaracabounaaccinoconjuntodeaccionesautomatizadas.

a)Verdadero.

b)Falso.

2.EsposibleejecutarunamacrodesdeuncontrolBotn.

a)Verdadero.

b)Falso.

3.Qunombredebetenerunamacroparaqueseejecutecuandoseinicielabasededatos?

a)AutoExec.

b)AutoIni.

4.Paracerraruninformemedianteunamacroutilizaremoslaaccin...

a)CerrarInforme.

b)CerrarVentana.

c)Cerrar.

d)Todaslasrespuestassonciertas.

5.Cmodistinguimosuncomentariodelrestodeacciones?

a)Eltextoesdecolorverde.

b)Elcomentarioestentrelossignos/*y*/.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

6.Sepuedeincluirunaaccincondicionadaenunamacro...

a)HaciendoclicenSi,dentrodelasopcionesdeFlujodeprogramas.

b)Deformaquepodremosestablecerunasaccionessilacondicinsecumpleyotrassinosecumple.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

7.Ungrupodemarcoses...

a)Unaformadeorganizarlasacciones.

b)Unelementodemacroquenoseejecuta.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

8.Cmocreamosunbucleenunamacro?

a)ConlaaccinEjecutarMacro,dentrodeunasubmacro.

b)ConlaaccinEjecutarMacro,dentrodeungrupo.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

9.Paracrearcombinacionesdeteclaspersonalizadas...

a)DeberemoscrearunamacroyguardarlaconelnombreAutoKeys.

b)Deberemosincluirunasubmacroporcadacombinacindeteclasadefinir.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

10.Paradepurarposibleserroresenlamacroquecreamos...

a)DeberemospulsarelbotnDepurardelapestaaDiseo.

b)DeberemospulsarelbotnPasoapasodelapestaaDiseo.

c)AyBsonciertas.

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d)AyBsonfalsas.

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Unidad15.Configurarlainterfaz(I)

15.1.Introduccin
Lainterfazeslaformaenlaqueelusuarioverytrabajarconlabasededatos.EnestaunidadaprenderemoscmoconfigurarMicrosoftAccess2010paraqueunapersonaquevayaa
trabajarconlabasededatosveaypuedarealizarnicamenteaquelloqueseaconvenienteparanosotros:loscreadoresyadministradoresdelabasededatos.
Aprenderemosacrearcategorasygruposenelpaneldeexploracin.
Versquetareastanvistosascomocambiareliconodelabasededatosoejecutardesdeunmennoestancomplicadocomoparece.
Enresumen,veremoscmocontrolarelaspectoycomportamientodeunarchivocuandoseabre.
Nota:AunqueAccesstambinnospermitepersonalizarla cintadeopciones, aadiendo y quitando controles, hacerlo requiere de conocimientos de XML, por lo que no lo explicaremos en
estecurso.

15.2.Personalizarlabarradeaccesorpido

Parapersonalizarlabarradeaccesorpido,hazclicenlaflechadesplegabledeladerechaoutilizaelmencontextual.Aparecernloscomandosmsfrecuentesparaelegir.

PulsandoenMscomandosseabriruncuadrodedilogodesdedondepodrsaadirotrasacciones:

En el desplegable Comandos disponibles en: podremos elegir una categora o ficha, para que se muestren todas sus acciones. Es interesante destacar que tambin podremos incluir las
macrosquehayadisponiblesenlabasededatos.
Yeneldesplegabledeladerechapodremoselegirsiloscambiosseaplicanatodoslosdocumentos(predeterminado)osloparalabasededatosactual.
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Unidad15.Configurarlainterfaz(II)

15.3.Personalizarelpaneldenavegacin
Hemosidoconociendoelpaneldenavegacinalolargodelcurso.Enl,aparecenlistadosloselementosdenuestrabasededatos.Laforma
deorganizarloselementossedefineeligiendounacategora.Dependiendodelacategoraelegida,cadaobjetoseencontrarenungrupouotro.
EnelejemplodelaimagenestnorganizadossegnlacategoraTipodeobjeto,poresoexistenlosgruposTablasyConsultas.
SilesteelavanzadosobreelPaneldenavegacindelaunidad2tesonarnalgunosdelospasosquevamosaverenesteapartado.
Ahora,aprenderemosacrearnuestraspropiascategorasygrupos,paraorganizarloselementosdelabase.
LoprimeroesaccederalaventanaOpcionesdenavegacin.Parahacerlo,despliegaelmencontextualdelpanelhaciendoclicconelbotn
derechodelratnsobrecualquierzonavacadelpanel.

TambinpuedesaccederdesdeArchivo>Opciones,enlafichaBasededatosactual,pulsandoelbotnOpcionesdenavegacin....

Laventanatieneelsiguienteaspecto:

Empezaremosporcrearnuestrapropiacategora.Accessnosproporcionalacategora Personalizadoparaesteuso,quepodemosmodificarorenombrar.Perotambinpodemoscrearuna
categorapropia.Paratrabajarconcategoraspodemosutilizarlossiguientesbotones:
Agregarelemento,creamosunacategoranueva.
Cambiarnombredeelemento,renombralacategoraseleccionada,siempreycuandoseaunacreadaportioPersonalizado.
Eliminarelemento,eliminamoslacategoraseleccionada.
Enlalistadeladerechapodrsverlosgruposenquedebersorganizarloselementosdetubase.Pordefecto,Access creaelgrupoObjetosnoasignados,dondesemostrarntodoslos
elementos.Tufuncinsercreargrupospersonalizadoseirarrastrandocadaunodelosobjetosasucorrespondientegrupo.
Para crear un grupo hay
que pulsar Agregar
Grupo e introducir
el nombre del nuevo grupo.Al igual que
las categoras,
podemos borrar grupos pulsando Eliminar grupo, o renombrarlos
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pulsandoCambiarnombredegrupo.

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pulsandoCambiarnombredegrupo.
Alfinalizarlapersonalizacin,pulsarAceptarparaguardarloscambios.
Ahora,pulsandoenelencabezadodelPaneldenavegacin

podremoselegirnuestranuevacategora.

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Unidad15.Configurarlainterfaz(III)

15.4.Personalizarunentornoparalosusuariosdelabase

EnesteapartadoveremoscmoconfigurarlasopcionesdeInicioynavegacin.Estaconfiguracinsermuytilsiquieresquetubasededatospresenteunaspectodeaplicacinpropia,
en vez de mostrar la interfaz predefinida deAccess. Puedes configurarla de forma que slo se muestren los formularios de trabajo y las barras de herramientas, o el icono estn totalmente
personalizados.
Paraempezarapersonalizarelarranquedelabase,hazclicenelbotnOpcionesdelapestaaArchivo.Seabrirel cuadro de dilogo Opciones deAccess, por la ficha Base de datos
actual:

Desdeaqupodremosconfigurartodaslasopcionesdelarchivodelabasededatos.
ElTtulodelaaplicacinsereltextoquesemuestreenlaBarradettulodelaventana.
ElIconodelaaplicacinsemostrartantoenlaBarradettulocomoenlosaccesosdirectosquecreesdelabasededatosyenelpropioarchivooriginal.Lopuedeselegirpulsando
Examinaryseleccionandounaimagendetipo.icoo.curdetudiscoduro.
SiestablecesuniconoparalaaplicacinpodrsactivartambinlaopcinUsarcomoiconoFormularioeinforme,queactivadaharquelosiconosdelabarradettulodelosFormularios
eInformesconlosquesetrabajeenlabasededatostomentambineliconoindicadoenIconodelaaplicacin.
EnelsiguientedesplegablepodrshacerqueseMuestreunformularioautomticamentealabrirlabasededatos.
Nota:TenencuentaquelasaccionesdelaMacroAutoExecseejecutandespusdelaconfiguracindeInicio.Siabresventanasconestamacro,estasquedarnporencimadeladefinida
enInicio.
Tambinpodrselegirsilabarradeestadoesvisibleono.ParaellohazclicsobrelacasillaMostrarbarradeestadoparaactivarlaono.
Finalmente,seleccionalaopcinUsarlasteclasespecialesdeAccess(abajoaladerecha)paraactivarodesactivarlascombinacionesdeteclasquerealizandiferentesaccionessobre
labasededatos.
Msabajoencontrarsotrasopciones:

PodrsactivarodesactivarelusodelPaneldeNavegacinhaciendoclicenlacasillaMostrarpaneldeexploracin.Siladesactivas,cuandoseabraelarchivodelabasededatos,el
paneldesdedondehemostrabajadodurantetodoelcurso(laquemuestratodaslasTablas,Consultas,Fomularios,etc.)habrdesaparecido.
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Si desactivas el panel, es importante que permitas al usuario de la base de datos una forma alternativa de navegar por los elementos que te interese que utilice. En el siguiente apartado

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Si desactivas el panel, es importante que permitas al usuario de la base de datos una forma alternativa de navegar por los elementos que te interese que utilice. En el siguiente apartado
profundizaremosenesteaspecto.
TambinpuedescargarunabandadeopcionesyunabarrademencontextualdiferentessilasprogramasdesdeeleditordeVisualBasic(ALT+F11).
SielegimosPermitirelusodemensnorestringidos,enlabandadeopcionessepermitirndeterminadasaccionesnorestringidas,comolaAyuda,loscomandosdeSaliroCerrar
ladisposicindelasventanasenMosaicooCascada.
DesactivandolaopcinPermitirelusodemenscontextualespredeterminados,elusuarioalabrirlabasededatosslopodrverlabarrademencontextualquehayasindicadoenel
desplegableBarrademencontextual.

Normalmente toda esta personalizacin tiene un objetivo principal: ocultar las herramientas y los elementos (tablas, informes, macros) al usuario de la base, para evitar que realice ciertas
acciones. Pero, si restringimos el acceso a estos elementos, cmo accederemos a ellos cuando necesitemos cambiar algo? Para saltarnos la configuracin de inicio y abrir la base
normalmente,debemospulsarlateclaMAYSalavezquelaabrimos,ynosoltarlahastaquelabasededatossehayacargadocompletamente.

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15.4.Personalizarunentornoparalosusuariosdelabase

EnesteapartadoveremoscmoconfigurarlasopcionesdeInicioynavegacin.Estaconfiguracinsermuytilsiquieresquetubasededatospresenteunaspectodeaplicacinpropia,
en vez de mostrar la interfaz predefinida deAccess. Puedes configurarla de forma que slo se muestren los formularios de trabajo y las barras de herramientas, o el icono estn totalmente
personalizados.
Paraempezarapersonalizarelarranquedelabase,hazclicenelbotnOpcionesdelapestaaArchivo.Seabrirel cuadro de dilogo Opciones deAccess, por la ficha Base de datos
actual:

Desdeaqupodremosconfigurartodaslasopcionesdelarchivodelabasededatos.
ElTtulodelaaplicacinsereltextoquesemuestreenlaBarradettulodelaventana.
ElIconodelaaplicacinsemostrartantoenlaBarradettulocomoenlosaccesosdirectosquecreesdelabasededatosyenelpropioarchivooriginal.Lopuedeselegirpulsando
Examinaryseleccionandounaimagendetipo.icoo.curdetudiscoduro.
SiestablecesuniconoparalaaplicacinpodrsactivartambinlaopcinUsarcomoiconoFormularioeinforme,queactivadaharquelosiconosdelabarradettulodelosFormularios
eInformesconlosquesetrabajeenlabasededatostomentambineliconoindicadoenIconodelaaplicacin.
EnelsiguientedesplegablepodrshacerqueseMuestreunformularioautomticamentealabrirlabasededatos.
Nota:TenencuentaquelasaccionesdelaMacroAutoExecseejecutandespusdelaconfiguracindeInicio.Siabresventanasconestamacro,estasquedarnporencimadeladefinida
enInicio.
Tambinpodrselegirsilabarradeestadoesvisibleono.ParaellohazclicsobrelacasillaMostrarbarradeestadoparaactivarlaono.
Finalmente,seleccionalaopcinUsarlasteclasespecialesdeAccess(abajoaladerecha)paraactivarodesactivarlascombinacionesdeteclasquerealizandiferentesaccionessobre
labasededatos.
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PodrsactivarodesactivarelusodelPaneldeNavegacinhaciendoclicenlacasillaMostrarpaneldeexploracin.Siladesactivas,cuandoseabraelarchivodelabasededatos,el
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Si desactivas el panel, es importante que permitas al usuario de la base de datos una forma alternativa de navegar por los elementos que te interese que utilice. En el siguiente apartado
profundizaremosenesteaspecto.
TambinpuedescargarunabandadeopcionesyunabarrademencontextualdiferentessilasprogramasdesdeeleditordeVisualBasic(ALT+F11).
SielegimosPermitirelusodemensnorestringidos,enlabandadeopcionessepermitirndeterminadasaccionesnorestringidas,comolaAyuda,loscomandosdeSaliroCerrar
ladisposicindelasventanasenMosaicooCascada.
DesactivandolaopcinPermitirelusodemenscontextualespredeterminados,elusuarioalabrirlabasededatosslopodrverlabarrademencontextualquehayasindicadoenel
desplegableBarrademencontextual.

Normalmente toda esta personalizacin tiene un objetivo principal: ocultar las herramientas y los elementos (tablas, informes, macros) al usuario de la base, para evitar que realice ciertas
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Unidad15.Configurarlainterfaz(IV)

15.5.Formasdevisualizarformularioseinformes
En el apartado anterior hemos aprendido cmo forzar al usuario de la base de datos a que utilice la aplicacin por medio de formularios e informes, pero es interesante que pongamos
restriccionestambinparaevitarquelosusuariosaccedanalaVistaDiseoylosmodifiquenoparaforzarsuformadetrabajar.
EnlasPropiedadesdelosformularioseinformes,desdelaVistaDiseo:

UtilizalaspropiedadesPermitirvista...paraelegirquvistasestarndisponiblesyculesno.
O bien, cambia la propiedad Emergente a S, si deseas desactivar el botn que permite cambiar de Vista. En este caso, adems, se mostrar el formulario como una nueva ventana
independiente.

LapropiedadModaltambinafectaalcomportamientodelasventanas.SielegimosS,laventanaalabrirseinhabilitarelrestodeventanashastaquenosecierre.Enotraspalabras
lanicaventanaconlaqueseaposibletrabajar.

LaspropiedadesBotonesMinimizarMaximizaryBotnCerrartepermitenelegirsiquieresonomostrarestasopciones.Comosiempre,asegratedequenoquitasfuncionesnecesarias
alusuariodelabase,incluyendoalternativascomobotonesrealizadosporti.

15.6.Paneldecontrol

OtradelasfuncionalidadesdeAccessquenosayudaramejorarlaformaenlaqueelusuariointeractuarconnuestrabasededatoseselPaneldecontrol.
Crear un Panel de control nos ayudar a crear un formulario que podremos lanzar al inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos Formularios
Informesdenuestrabasededatos.
EnestaimagenpodemosverunapginadelPaneldecontroljustodespusdehaberlocreadoconelAdministrador:

Para crearlo, debemos pulsar el botn Administrador del panel de control de la pestaa Herramientas de base de datos. Si no lo encuentras debers personalizar la cinta para que se
muestre.
RealizaelsiguienteEjercicioIncluirAdministradordelpaneldecontrolenlacinta.
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SiannocreasteunPaneldecontrol,Accesstepreguntarsiquierescrearuno.PulsaSparacontinuar.
Seabrirelsiguientecuadrodedilogo:

DesdeaquconfiguraremosdeformamuysencillaloselementosquequeremosqueaparezcanenelPaneldeControl.
Como puedes ver en la imagen, el panel de control estar organizado en una o varias pginas. Si tenemos muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias pginas mejorar el
manejodelmismo,estaremoscreandomensconsubmens.
ParacrearnuevaspginasslotienesquehacerclicenelbotnNueva...yescribirelnombrequequieresdaralanuevapgina.
LapginadelpaneldecontrolquemarquescomopredeterminadaserlaquesemuestreenprimerainstanciacuandoseabraelPaneldecontrol.Siquieresqueotrapginacreadaport
sealapredeterminada(ynolaquevienepordefecto)seleccinalaenellistadoypulsaelbotnPredeterminado.
PuedeseliminarpginasquenoestndefinidascomoPredeterminadoseleccionndolasypulsandoelbotnEliminar.
PeroveamoscmoconfigurarunapginadelPaneldeControlparaquemuestrelosaccesosycomandosquenosotrosqueramos.
ParaelloslotendrsqueseleccionardellistadolapginaquequierasconfigurarypulsarelbotnModificar....
Seabrirelcuadrodedilogoquepuedesverenlapginasiguiente...
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Unidad15.Ejerciciopasoapaso:IncluirAdministradordelpaneldecontrolenlacinta

Objetivo
Practicar cmo personalizar la cinta de opciones para incluir un botn, concretamente elAdministrador del panel de control, que en anteriores versiones deAccess se mostraba de
formapredeterminada.

Ejerciciopasoapaso
1.EjecutaAccess.Noesnecesariotenerningunabasededatosabierta.
2.DeberamostrarselapestaaArchivo.Sinoesas,sitateenellaypulsaOpciones.
3.Enelmenlateralizquierdo,seleccionaPersonalizarCinta.
4.EneldesplegableComandosdisponiblesen,seleccionaFichasprincipales.
Versquecambianlasopcionesdelalistaquesemuestrajustodebajo.
5.DespliegaenelrboldefichaslasHerramientasdebasededatos,haciendocliceneliconoenformadecruzdesuizquierda.
6.HazlomismoconsugrupodependienteAdministrar.
Semostrarnlasherramientasdisponiblesparaestegrupo.
7.HazclicenelAdministradordelpaneldecontroleintentaagregarlo,pulsandoelbotnAgregar.
Semostrarunmensajedeerror.Estoesdebidoaquenosepuedeagregarsincrearleunespacioreservadoenlafichaanteriormente.Vamosahacerlo.
8.Enlalistadeladerecha,hazclicenlafichaHerramientasdebasededatos.Asegratedequehacesclicsobreelnombre,ynoeneliconoparadesplegarsucontenidoniensucasillade
verificacin.Eltextodebequedarseleccionadoenazul.
9.PulsaelbotninferiorNuevogrupo.SedesplegarlafichayverselgrupocreadoNuevogrupo(personalizada).
10.HazclicsobreelnuevogrupoypulsaelbotninferiorCambiarnombre.
11.Enelcuadrodedilogo,escribecomoNombreparamostrareltextoPersonalizadoypulsaAceptar.
12.ComoahoramismoestnseleccionadoselbotnAdministradordelpaneldecontrolenlalistadelaizquierda,yelgrupoPersonalizadoaladerecha,pulsaelbotnAgregar. Obsevars
quesetrasladaallugaresperado.
13.PulsaAceptar.
Ya has incluido el botn en la cinta.Ahora comprebalo pulsando la pestaa Herramientas de base de datos. El botn aparece en el nuevo grupo Personalizado, aunque se encontrar
inactivo(deuncolorgrisceo)debidoaquenotenemosningunabasededatosabiertaynoestdisponible.
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Unidad15.Configurarlainterfaz(V)

Seabrirelsiguientecuadrodedilogo:

Desde aqu podrs modificar el Nombre de esta pgina de control. Esto es bastante recomendado pues es el ttulo que mostrar la ventana cuando se abra, sobre todo si lo que estamos
modificandoesunapginaqueserunsubmen.Esrecomendablequeelusuariosepaencadamomentoenqulugarseencuentraparaquenosesientadesorientado.
Escribeelnombrequeprefierasenelcuadrodetextoylisto.

AhorapasaremosarellenarelPaneldecontrolconloselementosquenecesitemos.Comopuedesver,ellistadodeElementosdeestepaneldecontrolenunprincipioseencuentravaco.
DeberemosagregartodosloselementosquequeremosquesemuestrenutilizandoelbotnNueva....
Seabrirelsiguientecuadrodedilogo:

Rellenarlosdatosparalacreacindeunelementoesbasantesencillo.DeberemosdarleunnombreenlapropiedadTextoquedebesersuficientementedescriptivoparaqueelusuariosepa
quaccinejecutaelelemento.
LuegoenComandoseleccionaremoslaaccinquequeremosqueselancealpulsarelbotndelelementoqueaparecerenelPaneldecontrol.
Lasopcionessonmuysencillas:
IralpaneltepermitirabrirunapginadePaneldecontrolparaquecuandosepulseelbotndeesteelementosemuestredichapgina.
Comohemosdichoantes,utilizaestaopcinparaorganizarmejorloselementosdelPaneldecontrol.
SiseleccionaslaopcinAbrirelformularioenmodoAgregarpodrselegirunformularioeneldesplegablequesemostrarmsabajo.
EstaopcinabrirelformularioqueseleccionesenmodoAgregar.Esdecir,nosevernlosregistrosexistentes,sloseabrirelformularioparaquepuedasinsertarnuevosregistros
AbrirelformularioenmodoEdicintepermitirabrirelformularioqueescojasdeformaquesemuestrentodoslosregistrosexistentesyaspodermodificarlos.
Estaopcintambintepermitiragregarnuevosregistros.
LaopcinAbrirelinformetepermitirabrirunInformeenVistaPreliminar.
CombinaestaaccinaadindoleunabarradeherramientasalInformeparaqueelusuariopuedaimprimirlo.Tesermuytil.
SeleccionandoDisearlaaplicacinharsquealpulsarelbotndeesteelementoselanceelcuadrodedilogodeAdministradordepaneldecontrol(conelqueestamostrabajando
enestosmomentos).
EstaopcinnoesrecomendablesinoqueremosquelosusuariosdelabasededatospuedanmodificarelPaneldecontrollibremente.
LaopcinCerrarlaaplicacinsirveparaqueelusuariopuedacerrarlabasededatoshaciendoclicenunelementodelPaneldeControl.
TambinpuedesEjecutarMacroqueespecifiquesseleccionandodichaopcineneldesplegable.
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UnaveztengastodosloselementoscreadospuedesordenarlosutilizandolosbotonesdeMoverarribayMoverabajoenelcuadrodedilogoModificarpginadelpaneldecontrol.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.15Configurarlainterfaz

UnaveztengastodosloselementoscreadospuedesordenarlosutilizandolosbotonesdeMoverarribayMoverabajoenelcuadrodedilogoModificarpginadelpaneldecontrol.

CuandoacabesdeconfigurartodaslaspginasdelPaneldecontrolcierraelcuadrodedilogo.
Versquesehancreadounpardeelementosnuevosentubasededatos.
SivasallistadodeTablasencontrarsunallamadaSwichboardItems,estatablaalmacenalaconfiguracindelaspginasyloselementosqueformanpartedelPaneldecontrol.
No debers modificar esta tabla bajo ningn concepto si no quieres que el Panel de Control deje de funcionar correctamente. Si quieres realizar algn cambio acude de nuevo al
Adminisitradordelpaneldecontroldelacinta.
EnellistadodeFormulariosversquesehaaadidounnuevoformularioconelnombrePaneldeControl.Esteeselresultadodeloqueacabamosdehacerenesteapartado.
PuedesmodificarsuaspectoentrandoensuVistadeDiseoseleccionandoelformularioyhaciendoclicenelbotnDiseo

Nota:CuandocreesunPaneldecontrolesaconsejablequelolancesalprincipiodelaaplicacinseleccionndoloeneldesplegableMostrarformulariodeArchivo>Opciones>Base de
datosactual.
ParapracticarestosconceptosrealizaelEjercicioPaneldecontrol.

15.7.Cifrarconcontrasea
Yahemosvistolasopcionesmstilesparaconfigurarlabasededatosdemodoqueunusuariopuedatrabajarconellafcilmenteyconciertasrestricciones.Nosquedavercmocifrarla
paraevitarquetenganaccesoaellalaspersonasnoautorizadas.Deestemodo,sesolicitarlacontraseaaltratardeabrirelarchivoaccess.
Paraellodebemosseguirdossimplespasos:abrirlabaseenmodoexclusivoyaplicarlacontrasea.
1.Abrirlabaseenmodoexclusivo:
Cierralabasesilatienesabierta,peronocierresAccess,desdeArchivo>Cerrarbasededatos.
UtilizalaopcinArchivo>Abrirparaabrirlabasedenuevo.Seleccionalabasenormalmente,peroenelcuadrodedilogonopulseselbotnAbrirparaconfirmar,sinoquedeberspulsar
lapequeaflechaquehayenl.EnelmendelbotnAbrir,seleccionaAbrirenmodoexclusivo.

2.Ahorayaestamosendisposicindeestablecerunacontrasea.Loharemosdesde Archivo>Informacin>Cifrarconcontrasea.Versquesemuestrauncuadrodedilogocomo
eldelaimagen.Enldebersintroducirlacontraseayacontinuacinintroducirladenuevoparaconfirmarla.

Sienalgnmomentodecidesquitarlelacontrasea,debersseguirlosmismospasos:primeroabrirlabaseenmodoexclusivoyluegopulsarDescifrarenArchivo>Informacin.Tepedir
lacontraseaparaconfirmarlaaccin.Luego,cierralabaseybreladenuevoparaquenoseencuentreenmodoexlusivo.

EjerciciopropuestodelaUnidad15

PruebaevaluativadelaUnidad15

Octubre2010
Pg.15.5

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Unidad15.Ejerciciopasoapaso:Paneldecontrol

Objetivo
PracticarlacreacindeunPaneldeControl.

Ejerciciopasoapaso
AbrelabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejerciciosmanteniendolateclaMAYSpresionadaparaquenosecarguenlasopcionesdeInicio.
VamosacrearunPaneldecontrolcon3pginasparaqueelusuariopuedanavegarcmodamenteporelcontenidodelabasededatos.
1.SeleccionalapestaaHerramientasdebasededatosyhazclicenlaopcinAdministradordelPaneldecontrol.
2.AccessteadvertirdequenohayningnPaneldecontrolcreadoytepreguntarsiquierescrearuno.PulsaS.
3.PulsaNuevaparacrearunanuevapgina.
4.DaleelnombredeFormularios.
5.VuelveapulsarNuevaparacrearunatercerapgina.
6.DaleelnombredeInformes.
Ahoravamosaeditarelpaneldecontrolpredeterminado:Paneldecontrolprincipal(Predeterminado).
7.SeleccinaloypulsaModificar.
8.EnelnuevocuadrodedilogocmbialeelnombreparaqueseleaPaneldecontrol.
9.PulsaelbotnNuevaparaaadirunnuevoelementoalapgina.
10.EnelnuevocuadrodedilogoescribeFormularioscomoNombre(Texto).
11.EnComandoseleccionaIralpanel.
12.EnPaneldecontrolseleccionaFormularios(loacabamosdecrear).
13.PulsaAceptarparacrearelelemento.
14.VamosacrearotropulsandoNueva.
15.EnNombreescribeInformes.
16.EnComandoseleccionaIralpanel.
17.EnPaneldecontrolseleccionaInformes.
18.PulsaAceptar.
19.PorfincreaotroelementopulsandoNueva.
20.EnNombreescribeCerrar.
21.EnComandoseleccionaCerrarlaaplicacin.
22.PulsaAceptarparacrearesteelementoqueharquelabasededatossecierre.
23.CierraelcuadrodedilogodeModificarpginahaciendoclicenCerrar.
Yatenemosunapginacreada.Vamosaporlasiguiente.
24.SeleccionalapginaFormulariosypulsaModificar.
25.PulsaelbotnNuevaenelcuadrodedilogoqueaparecerparaaadirunelemento.
26.EnComandoseleccionaAbrirelformularioenmodoEdicin.
27.EnFormularioseleccionaalumnosencolumnas.
28.EnTextoescribeelmismonombredelformulario.
29.PulsaAceptarparacrearelelemento.
Repitelospasos25a29paracadaunodelosformulariosenlabasededatos.
30.CuandohayasaadidotodoslosformulariosaadiremosotroelementoparavolveralapginainicialdelPaneldecontrol,asquevuelveapulsarNueva.
31.EnTextoescribeVolver.
32.EnComandoseleccionaIralpanel.
33.EnPaneldecontrolseleccionaPaneldecontrol.
34.PulsaAceptar.
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35.CierraelcuadrodedilogodeModificarpginadecontrolhaciendoclicenCerrar.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.15Ejercicio:Paneldecontrol

Repitelospasosdesdeelnmero24paralapginadeInformes.AadetodoslosinformesalapginaseleccionandoelcomandoAbrirelinformeyalfinalaadeunelementoparavolvera
lapginaanterior.
CierraelAdministradordelPaneldecontrolyhabremosterminado.
RecuerdaquepuedesconfigurarAccessparaqueejecuteelpaneldecontrolalabrirlabase.Paraellodeberasira Archivo>Opciones>Base de datos actual y elegir en el desplegable
MostrarformulariolaopcinPaneldecontrol.
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Ejerciciosunidad15:Configurarlainterfaz

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1.AbrelabasededatosConcesionariodelacarpetaMisejercicios.
2.Crea un Panel de Control desde donde puedas acceder a todos los formularios e informes de la base de datos. Haz que se abra al principio y desactiva el resto de barras de
herramientasyopcionesdeadministracin.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.

nica
1.AbrelabasededatosClinicadelacarpetaMisejercicios.
2.Aadealabarradeaccesorpidodosbotones,unoparaverelformularioMantenimientoMdicosyotroparaveryaadirdatosalformularioMantenimientoPacientes.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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Pruebaevaluativaunidad15:Configurarlainterfaz

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Lainterfazeslaformaenlaqueelusuarioverytrabajarconlabasededatos.

a)Verdadero.

b)Falso.

2.Esposiblehabilitarlavisibilidaddelpaneldenavegacin,ascomoocultarloyquenoseaaccesible.

a)Verdadero.

b)Falso.

3.Enlabarradeaccesorpidopodemosincluirmscomandosademsdelosquevienenpordefecto.

a)Verdadero.

b)Falso.

4.Podemosaadirunacategoraalpaneldenavegacin,sinmodificarlacategoraPersonalizado?

a)S.

b)No.

5.Podemosaadirmacros,formularioseinformesalabarradeaccesorpido.

a)Verdadero.

b)Falso.

6.Paraevitarquelasopcionesdeaplicacinsecarguenalabrirunarchivodebemosmantenerunateclapulsada,cul?

a)ALT.

b)CTRL.

c)MAYS.

d)INTRO.

7.Esposibleevitarqueelusuarioutilicelosmenscontextualesenlabasededatos?

a)S,poniendounacontraseaqueserequerircuandopulseconelbotnderechodelratn.

b)S,desdelaconfiguracindeiniciodelabase.

c)No.

8.Alcrearunpaneldecontrol,estesemostrarpordefectosiemprequeabramoselarchivo.

a)S,siempre.

b)S,siempreycuandoentremosenmodoadministrador.

c)No,deberemosindicarloenlaconfiguracindeInicio.

d)No,unPaneldecontrolnosepuedemostraralinicio.

9.EnunPaneldecontrol,elcomandoAbrirelformularioenmodoEdicintepermite...

a)AbrirelformularioparaeditarloenVistadeDiseo.

b)Abrirelformularioparapodereditarsusregistros.

c)Abrirelformularioparapodereditarsusregistrosperonointroducirnuevos.

d)Ningunadelasanteriores.

10.EnunPaneldecontrol,elcomandoAbrirelfomularioenmodoAgregartepermite...

a)Abrirelformularioparapoderaadirnuevosregistros.

b)Abrirelformulariosinlaposibilidaddeeditarlosregistrosyacreados.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

Corregir Restablecer
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Unidad16.HerramientasdeAccess(I)

16.1.Introduccin
EnestaunidadveremosalgunasdelasherramientasincorporadasdeAccessquenosayudarnaoptimizarygestionarmejornuestrabasededatos.
Veremos herramientas que nos permitirn mejorar el rendimiento de la base de datos encontrando y corrigiendo errores de diseo, reparando la base de datos, otras herramientas nos
permitirndocumentarlabasededatos,hacercopiasdeseguridad,etc.

16.2.AnalizarTablas

Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en
tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseo de datos. Este curso no pretende ensear a disear una base de datos (ms que un tema necesitaramos un curso entero) pero
podemosapuntaralgunascaractersticasquedebencumplirlastablasobtenidasenlafasedediseo.
Unodelosobjetivosaalcanzarcuandosediseaunabasededatosesquenoexistaredundancia,esdecirdatosrepetidosinnecesariamente.Laredundancia,apartedegenerar ms
espacioocupadoendisco,puedegenerarunaseriedeproblemasindeseablesquepuedanhacerquelosdatosalmacenadosseanincorrectos.
Vemosloconunejemplo:Imagenemosunatabladefacturasconloscamposnmerodefactura,fecha,importe,iva,cliente,domicilio del cliente, telfono del cliente, ms datos del
cliente...Cuandounclientetengavariasfacturas,sunombre,direccin,telfonoymsdatosestarnrepetidosenlatablayrepetidosinnecesariamenteporqueelclientenormalmentetendrel
mismonombre,domicilio,telfono,etcentodassusfacturas,estamosenpresenciadeuncasoderedundancia.
Qunospuedeprovocarestaredundancia?
1.Msespacioocupadoendisco.
2. Si cambia el telfono del cliente, habr que cambiarlo en todas sus facturas, lo que genera mayor tiempo de proceso, y lo que es ms grave, si se nos olvida cambiarlo en una de las
facturas,habremosgeneradoerroresenlosdatos(unafacturaconeltelfonoincorrecto).
3.Alahoradeintroducirnuevasfacturasdeeseclientehabraquevolveraintroducirsusdatosconelengorroquesupondrayelpeligrootravezdeequivocarnosygenerarotroerrorenlos
datos.
...Podramosenumerarmsproblemasperopiensoquehabrquedadoclaroquelaredundancianoesbuenayquecuandodiseemosnuestrastablashayqueevitarla.

LaherramientadeAccessAnalizarTablapermitedetectarerroreseneldiseodenuestrastablas.
Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartir los datos en varias tablas, relacionndolas, y de esta forma podrs almacenar tus datos de una forma ms eficaz eliminando la
redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se creara una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y as los datos de un cliente concreto estaran almacenados una sla vez y las
tablasdefacturasyclientesestaranrelacionadasporelcampocdigodecliente.

Hay que tener en cuenta que ser mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos introducidos en la base de datos, para queAccess pueda utilizar los valores almacenados en cada
campoy"adivinar"mejorundiseomejorado.

Como cualquier programa corrector, este nos ayudar ya que puede detectar muchos errores pero no se garantiza al final una base de datos ptima porque casi siempre existen
determinadas circunstancias que el programa no podr "adivinar". Cualquiera que haya utilizado un corrector ortogrfico sabe que te corrige la mayora de las faltas pero no te garantiza un
documentolibredefaltasdeortografaalcienporcien.

Paraejecutarlaherramienta,enelmenAnalizartabladelapestaaHerramientasdebasededatos.

SeabrirelcuadrodedilogoAsistenteparaanalizartablasqueteexplicamosenesteavanzado

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Unidad16.HerramientasdeAccess(II)

16.3.AnalizarRendimiento
Estaopcinpermiteanalizartodoslosobjetosquetienesdefinidosentubasededatostedarvariosconsejossobrecmoalcanzarunmayorrendimientoentubasededatos.breladesde
lapestaaHerramientasdebasededatos,yseleccionandoAnalizarrendimiento.

Analizarlosobjetosdelabasededatosparaobteneruninformesobreloscambiosquedeberanrealizarseparaquelabasededatosseamseficiente.
Cuandohacesclicsobrelaopcinapareceestecuadrodedilogo:

Siquieresanalizartodoslosobjetosdelabasededatos,lomsaconsejableesseleccionarlapestaaTodoslostiposdeobjetosparaqueselistentodoslosobjetosdelabasededatosy
pulsarelbotnSeleccionartodoparaqueanaliceloscambiosquedeberanhacerseentodosycadaunodelosobjetos.
Siyahasanalizadotubasededatosyquieresvolveraanalizarla,serconvenienteanalizarnicamentelosobjetosnuevosolosquehayancambiado,enestecasohazclicsobrelapestaa
deltipodeobjetoaanalizaryluegoenlalistaqueteaparecermarcalacasilladelodelosobjetosquequieresanalizar.
CuandohayasseleccionadolosobjetosquequierasanalizarpulsaelbotnAceptaryAccesstedevolveruninformesobrequmodificacionesdeberasdehacerparaoptimizarlabasede
datos.

PuedesseleccionarunaaunacadaSugerencia,RecomendacinoIdeayleerunanotasobreelanlisisenparticulardeesecasoenlaparteinferiordelapantallaenelrecuadroNotas del
anlisis:.
EnnuestrocasoelresultadonoshadevuelstodosIdeasyunaSugerenciaquepodramosaplicar.
Si Access devuelve alguna Sugerencia o Recomendacin podemos seleccionarla y pulsar el botn Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se apliquen los cambios
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aconsejados.EnestecasoelresultadoaparecermarcadoconelsmbolodeResuelto.

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Sencillo,verdad?

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Unidad16.HerramientasdeAccess(III)

16.4.ElDocumentador
Cuandotenemosunabasededatosamplia,conmuchasobjetosdetodotipo,cuandotrabajanvariaspersonasenelmantenimientoaniveldediseodelabasededatos,puedesertiltener
documentada toda la informacin referente a las caractersticas de cada objeto de la base de datos, esta documentacin la podramos realizar a mano, y sera una tarea larga y tediosa, pero
Accessnosproporcionaunaherramientaqueautomatizaeseprocesodedocumentacin.
NosotrosleindicaremosquobjetosyculesdesuscaractersticasqueremosdocumentaryAccessobtendrtodalainformacinenunformatoqueluegopodremosimprimiryarchivar.
AccedeaestaherramientadesdelapestaaHerramientasdebasededatos,yhazclicenlaopcinDocumentadordebasededatos.

SeabrirelcuadrodedilogoDocumentador:

Estaopcin,igualqueenlaanteriornosdaraelegirentretodoslosobjetosdelabasededatos(Todotipodeobjetos)oportiposdeobjetos.
CadatipodeobjetostienesuspropiascaractersticasyatravsdelbotnOpciones...podremosindicarlequcaractersticasqueremosquenosdocumente.
Siquieressabermssobrelascaractersticasquesepuedenindicarencadapestaahazclicaqu

Unavezhayamosseleccionadolosobjetosysuscaractersticas,hacemosclicenelbotnAceptar,Accessnosdevolverelinformesolicitadoenvistaprevia.
SiquierespracticarestaherramientarealizaelEjercicioElDocumentador.

16.5.CompactaryReparar
UnaherramientamuytilqueAccessnosofreceyquepodremosutilizaresladeCompactaryReparar.

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ComopuedesverenlaimagenparautilizarladebersaccederalapestaaArchivo,seleccionarlaopcinInformacinyhacerclicsobreCompactaryrepararbasededatos.

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ComopuedesverenlaimagenparautilizarladebersaccederalapestaaArchivo,seleccionarlaopcinInformacinyhacerclicsobreCompactaryrepararbasededatos.
Utilizaremosestaherramientapararevisarnuestrabasededatos.Altrabajar,insertar,modificaryeliminarobjetosydatos,elarchivodebasededatos(el.accdb)sevahaciendocadavez

msvoluminosoytrabajarconlabasededatospuedehacersemslentoypesadoconeltiempo.
El aumento del tamao no es debido slo al aumento de la informacin sino tambin a que se va generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no sirve y sigue ocupando
espacioenelarchivo,esteespacioesunespacioinnecesarioquesepuederecuperaralcompactarlabasededatos.
LareparacinlepermiteaAccessreorganizarmejorlainformacinanivelinternoloqueharquelabasededatosfuncionemejor.
EstaherramientarecuerdaunpocoalDefragmentadordeWindows,reorganizandoelarchivoycompactndoloparaeliminarhuecosyquefuncionemejor.
Lacompactacintambinrestablecerelordendeloscamposdeautonumeracindelfinaldelatabla.
Porejemplo,imaginaquetienesuncampodeautonumeracinquecontieneregistrosdel1al10.Ahoraborramoslosregistros9y10,elsiguienteregistroquecreasemostomaraelvalor
porqueapesardehabereliminadolosregistros9y10Accesstieneregistradoqueel10hasidoutilizadoyentonceselsiguientetienequeserel11.
Compactando la base de datos,Access restablecer el nmero del ltimo registro al real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomar el valor 9, pues es el
siguientelibredespusdelltimoregistro.
Estarenumeracinnoafectaraloshuecosgeneradosentredosregistrosexistentes,esdecirquesiborramoselregistro4,seguirhabiendounhuecoentreel3yel5.
Todosestoscambiosnoafectarnalfuncionamientodelabasededatos,sinoque,alcontrario,harquefuncionemuchomejor.
LaherramientaCompactaryreparartambinseencargadedetectarsiunarchivodeAccesshasufridoalgntipodedaoeintentarrepararlo.
Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos acte de forma imprevisible o dejen de funcionar algunas acciones. O bien, configura la base para que se compacte cada vez que se
cierredesdeArchivo>Opciones>Basededactosactual,activandolacasillaCompactaralcerrar.
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Unidad16.Ejerciciopasoapaso:ElDocumentador

Objetivo
Practicarelusodelaherramientaencargadadecreardocumentacinacercadelabasededatos:elDocumentador.

Ejerciciopasoapaso
AbrelabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
HazclicenlapestaaHerramientasdebasededatos,yhazclicenDocumentadordebasededatos.
SeabrirelcuadrodedilogoDocumentador.
1.SinoestsenlapestaaTablas,hazclicsobreella.
2.MarcalascasillasdelastablasAlumnadoyCursos.Lasdemstablasnolasdocumentaremos.
3.HazclicsobreelbotnOpciones....
4.EnlaseccinIncluirportablamarcaunicamentelaopcinRelaciones.
5.EnlaseccinIncluirporcamposselecccionalaopcinNombres,tiposdedatosytamaos.
6.EnlaseccinIncluirporndicesselecccionalaopcinNombres,CamposyPropiedades.
7.PulsaelbotnAceptar.
8.HemosvueltoaldilogoDocumentador,comohemosrellenadotodaslasopcionesquequeremossacarenelinforme,pulsaelbotnAceptar.
Aparecerelinforme.Vamosaguardarloparatenerloarchivado.SinotieneslaaplicacinWordinstaladapasaalpunto11.
9.EnelgrupoDatos,pulsasobreelbotnWord.SinolovespulsasobreelbotnMsyloversenellistado.
Seabriruncuadroqueteindicarqueelarchivovaaguardarseenformato.rtf.
10.Si quieres lo puedes guardar en tu disco duro, en la carpeta que desees y con el nombre que prefieras.Activa la casilla de verificacin Abrirelarchivodedestinoalfinalizar... y pulsa
Aceptar.
SemostrarelarchivoenWord,permitindotesuedicinytratamiento.
11.CierraWordcuandoacabesdeverelresultadoyluegocierraelcuadrodedilogodelasistentedelaherramientaDocumentador.
12.SiquierespuedespulsarelbotnImprimirosimplementeCerrar(sinoquieresgastarpapelytinta).
13.Cierralabasededatos.
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Unidad16.HerramientasdeAccess(IV)

16.6.Copiadeseguridad
Lascopiasdeseguridadsonalgoimprescindiblecuandoalmacenasinformacindeimportanciaquenoquieresperder.
Cuandosetratadeunaempresa,esfcilcomprendereldesastrequeseraperdertodalainformacinalmacenadaenlabasededatos,perotambinanivelparticularcuandotenemosuna
basededatosesporquequeremosguardarunagrancantidaddeinformacinquenosimportaynospodemosimaginarcuntosupondratiemposupondravolveraintroducirlatoda.
Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurars de que si en algn momento sufres una prdida de informacin (por un error tcnico o humano) tengas una copia a mano
ayudearecuperarlosdatos.
Porseguridad,esmejorqueguardeslacopiadeseguridadenundiscodiferentededondeseencuentralaoriginal.Enelcasodeempresas,serecomiendainclusoguardaralgunacopiade
seguridadfueradelaoficina,enundispositivodealmacenamientoexterno,porsisucedeunrobo,unincendioosimilar.

Accesstambintepermitecrearunacopiadeseguridaddetubasededatosencualquiermomentoparautilizarlaencasodequeleocurriesealgoalaoriginal.
Para realizar una copia de seguridad slo tendrs que acceder a la pestaa Archivo, seleccionar la opcin Compartir y, en Guardar base de datos como, hacer clic sobre Copia de
seguridaddelabasededatos.

Accesstepreguntarenqulugarquierescrearlacopiayconqunombre.

16.7.Guardarlabaseenotrosformatos
PodemoscambiarelformatodelabasededatosparaqueseacompatibleconotrasversionesdeMicrosoftAccess.
Para acceder a ella selecciona Compartir en la pestaa Archivo, luego en Guardar base de datos como haz clic en Base de datos de Access 20022003 o bien en Base de datos de
Access2000.Deestaforma,guardarslabaseenformato.mdb.

Estaherramientaslotesertilyconvenientesiquierestrabajarenversionesanterioresalformatodetubasededatos,pueslasnuevasversionesdeOfficesoportanelformatodelas
msantiguas.
Asque,porejemplo,sihascreadounabasededatosenformato20022003ynecesitasquefuncioneenunAccess97sdebersconvertirla.Sinembargositienesunabasededatosen
formato97noharfaltaquelaconviertasaformato2000sitrabajasconAccess2000porquestesercapazdeleerlaytrabajarconella.

16.8.Generarbasenomodificable
Sidiseasunabasededatosparaqueseautilizadaporterceros,otradelasherramientasmuytilesquepodrsutilizarenAccess2010esladeCrearACCDE.
Estaopcinesrecomendadaparaqueelusuariofinaltrabajeconlabasededatossinpodermodificarnadadeldiseodelabasededatos.
Un archivo ACCDE desactiva la opcin de modificar o crear nuevos formularios, informes o mdulos. Adems los comandos de importacin y exportacin (los veremos en el
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siguientetema)tambinestarndeshabilitados.

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Sinembargoelusuariopodrseguirutilizandolosformulariosparaactualizarlosdatosyabririnformesparavisualizarlosdeformanormal.
ParacrearunarchivoACCDEseleccionaCompartirenlapestaaArchivo,luegoenGuardarbasededatoscomohazclicenCrearACCDE.

Seguardarunacopiadelabaseconestascaractersticasmslimitadas.Siquierescambiaralgoenella,obviamentenodebersutilizarestearchivo,queesparalosusuarios,sinoactuar
sobreeloriginal.
Nota:ParapoderconvertirunarchivoenACCDEdebertenerunformatode Access2007,queeselquecreanAccess2007yAccess2010.UtilizalaherramientaConvertir Base de datos
paraello.
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Inicio

Unidad16.HerramientasdeAccess(V)

16.9.Configuracindelcliente
ParapersonalizarelaspectoycomportamientopredeterminadodeAccesstenemoselcuadrodeOpciones.PuedesaccederaldesdelapestaaArchivo,haciendoclicenOpciones

No estudiaremos todas las opciones existentes porque sera muy largo y tedioso, adems algunas opciones no entran en los objetivos de este curso, pero os ensearemos las que nos
parecenmstiles.
Seabriruncuadrodedilogoconunmenalaizquierda.SeleccionamoslacategoraConfiguracindecliente:
Recuerdaqueeneltema10utilizamoslapestaaModificar/Buscarparadeshacernosdelosavisosdeconfirmacindeeliminaciones,actualizacionesocreacindenuevosregistros
porpartedelasconsultasdeaccin.

Tambinpodemosmodificaraspectosgeneralesdelaaplicacin,comolosMrgenesdeimpresin,oelnmerodedocumentosrecientesquedebenrecordarse.

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Inicio

Unidad16.HerramientasdeAccess(VI)

EnlacategoraHojadedatosencontrarsparmetrosquedefinanelaspectopredeterminadodelavistaHojadedatos.

Aestasalturasdelcursoestarsyafamiliarizadoconlamayoradelasopcionesqueaparecenaqu.

EjerciciopropuestodelaUnidad16

PruebaevaluativadelaUnidad16

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.EjerciciosPropuestosdeltema16HerramientasdeAccess

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Ejerciciosunidad16:HerramientasdeAccess

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1.AbrirlabasededatosConcesionario.accdbyhacerquelosdatosquesevisualicenenlahojadedatosde
cualquiertablaaparezcanconuntamaodefuentemayor(de14,porejemplo).

Ejercicio2
1.Copiar la base de datos ejemplo2.mdb que se encuentra en los ejercicios del curso a tu carpeta Mis
ejercicios.Luego,pasarlaalformatomsadecuadoparatrabajarconellaenAccess2010.
2.OptimizarlatablaEstadistica.Silaabresversquehayvarioscamposconvaloresrepetidos.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin16HerramientasdeAccess

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Inicio

Pruebaevaluativaunidad16:HerramientasdeAccess

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.LaherramientaAnalizarTablaanalizalastablasdenuestrabasededatosydevuelveuninformedescriptivo
desuestructura.

a)Verdadero.

b)Falso.

2. La herramienta Analizar Tabla te ayuda a optimizar una tabla, corrigiendo errores frecuentes como la
redundanciadedatos.

a)Verdadero.

b)Falso.

3. Es conveniente ejecutar la herramienta Analizador de Rendimiento si queremos que Access nos de unos
cuantosconsejossobrecmomejorarelfuncionamientodenuestrabasededatos.

a)Verdadero.

b)Falso.

4. Si nuestra base de datos empieza a comportarse de forma extraa e imprevisible, qu herramienta sera
convenienteutilizar?

a)ConvertirBasededatos.

b)Compactaryreparar.

5. Una base de datos en formatoAccess 2007 no podr utilizarse si tenemos instalado el programa Microsoft
Access97.

a)Verdadero.

b)Falso.

6. La herramienta Documentador sirve para analizar las tablas de nuestra base de datos y devolvernos un
informedescriptivodesuestructura.

a)S,aunquetambinpuedeanalizarotrotipodeobjetos.

b)No,laherramientaDocumentadorsirveparacreardocumentosdeWordapartirdeinformes.

c)No,slopuedeanalizarconsultas,formulariosoinformes.

7.Alcompactarunabasededatos...

a)Sereestableceelcontadordeloscamposconautonumeracinalnmerodelltimoregistro.

b)Labasededatosfuncionarmsrapidamente.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

8.ParapodercrearunarchivoACCDE,labasededatostienequeestarenformato...

a)Access2000.

b)Access20022003.

c)Access2007oposterior.

9.UnarchivoACCDEnopermite...
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.Autoevaluacin16HerramientasdeAccess

a)Lacreacindenuevosformularios.

b)Lamodificacindelaestructuradeunatabla.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

10. Desde las opciones de la base de datos podemos hacer que la base de datos se compacte
automticamente.

a)S,cadavezquesecierre.

b)S,cadavezqueseabra.

c)S,esposibleprogramarunacompactacinparaundayhoraenparticular.

d)Todaslasanterioressoncorrectas.

Corregir Restablecer
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.17Importaryexportardatos

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Unidad17.Importaryexportardatos(I)

17.1.Importardatos

Accesstepermiteimportarobjetosdeotrabasededatosalatuyarpidamente.
Paraello,slotendremosqueacudiralapestaaDatosexternos,unavezallseleccionarlaopcinadecuada
enelgrupoImportaryvincular.

Aqupodemosseleccionarqutipodearchivocontienelosdatosquequeremosimportar.
SiquieresimportarobjetosdeunabasededatosaotraslotienesquehacerclicenelbotnAccess.

Seabrirelsiguientecuadrodedilogo:

Paraimportarun objeto de una base de datosAccess, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc.
slotendremosqueseleccionarlabasededatosdeorigenypulsarelbotnAceptar.
En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que queremos aadir a
nuestrabasededatosypulsarelbotnAceptar.

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.17Importaryexportardatos

EnlaimagenversqueelbotnOpciones>>seencuentradesactivado,esporquehemoshechoclicsobrel
yentonceshanaparecidolasopcionesenlaparteinferiordelcuadro.Desdeallpodrsseleccionarcmoyenqu
medidaquieresimportarlosobjetos.

Comohabrspodidoobservarexistenotrosmtodosdeimportacindedatos,podrsaccederaelloshaciendo
clicenlosdiferentesbotonesdelaseccinImportar.
Porejemplo,paraimportarlainformacindeunabasededatosdeunarchivodetextosimplementedeberemos
hacerclicenelbotnArchivodetexto.
En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la forma en la que est
formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso te podrs guardar esa descripcin y volver a
utilizarla para importar datos de otro fichero con las mismas caractersticas utilizando el botn Importaciones
guardadas.
ParavermejorcmoutilizaresteasistentevisitaelavanzadodeImportarunarchivodetexto.

Avecescuandoseimportandatosalgunosdatosnopuedenseralmacenadospornocoindicirconladefinicin
de la tabla, en este casoAccess nos avisar que se han producido errores en la importacin y crear una tabla
conesoserroresparaquelospodamosanalizarycomprobar.
RealizaelEjercicioImportarunarchivodetextoparapracticarestemtodo.
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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.17Ejercicio:Importarunarchivodetexto

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Unidad17.Ejerciciopasoapaso:Importarunarchivodetexto

Objetivo
Practicarlaimportacindedatosdesdeunarchivodetexto.

Ejerciciopasoapaso
AbrelabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.RecuerdapulsarMaysparaquetenoseabrarestringida.
VamosaimportarelarchivoCursos.txtqueseencuentraenlacarpetaejerciciosdelcurso.
1.SeleccionalapestaaDatosExternosyhazclicenelbotnArchivodetextodelaseccinImportaryvincular.
2.EnelcuadrodedilogoImportarseleccionaImportarelorigendedatosenunanuevatabladelabasededatosactual.
3.PulsaExaminarybuscalacarpetaejerciciosdelcursoyseleccionaelarchivoCursos.txt.
4.PulsaAceptar.
Seabrirelasistenteparaimportacindetexto.
5.EnFormatodelarchivoseleccionaDelimitado.
6.PulsaSiguiente.
7.DeberestarmarcadalaopcinTabulacin.
8.EnCualificadordetextodebenestarseleccionadaslasdoblescomillas(").
9.PulsaelbotninferiorAvanzado....
10.EnOrdendelafechaseleccionaAMD(AoMesDa).
11.DeseleccionalaopcinAosencuatrocifras.
12.SeleccionalaopcinCerosnosignificativosenfechas.
Ahorapasaremosaestablecerlaspropiedadesdeloscampos.
13.Colcateenlaprimerafiladecampos.
14.EnlacolumnaNombredecampoescribeNumero_curso.
15.EnlacolumnaTipodedatoseleccionaEntero.
16.EnlacolumnaIndexadoseleccionaS(Sinduplicados).
17.Colcateenlasiguientefila.
18.EnlacolumnaNombredecampoescribeNombre_curso.
19.EnTipodedatoseleccionaTexto.
20.Colcateenlasiguientefila.
21.EnlacolumnaNombredecampoescribeHoras.
22.EnTipodedatoseleccionaEntero.
23.Colcateenlasiguientefila.
24.EnNombredecampoescribeFecha_inicio.
25.EnTipodedatoseleccionaFecha/Hora.
26.Colcateenlasiguientefila.
27.EnNombredecampoescribeFecha_fin.
28.EnTipodedatoseleccionaFecha/Hora.
29.Colcateenlasiguientefila.
30.EnlacolumnaNombredecampoescribeNivel.
31.EnTipodedatoseleccionaEntero.
Yahemosterminadodeconfigurarlaspropiedadesdeloscampos,deberahabertequedadoalgoas:

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CursogratisdeAccess2010.aulaClic.17Ejercicio:Importarunarchivodetexto

Ahoraguardaremosestaespecificacin.Mstarde,enotrosejercicios,volveremosautilizarla.
32.HazclicenGuardarcomo.
33.EnelcuadrodedilogoqueaparecerescribecomoNombredelaespecificacinesp_Cursos_AMD.
34.PulsaAceptar.
35.EneldilogodeAvanzadohazclicdenuevosobreelbotnAceptar.
Ahoraversqueamedidaquevamosavanzandoporelasistentetodaslasopcionesyaseencuentranperfectamenteconfiguradas.
36.PulsaSiguienteparapasaralaprximapantalla.
37.AqutodalainformacinrelativaalosDelimitadoresyaestintroducida,pulsaSiguiente.
38.EnestapantallaseleccionaremoslaopcinEnunanuevatabla.
39.PulsaSiguiente.
40.Aqutodalainformacinrelativaalaspropiedadesdeloscamposyaseencuentradebidamenteintroducida,pulsaSiguiente.
41.SeleccionalaopcinElegirlaclaveprincipalyeneldesplegableseleccionaelcampoNumero_curso.
42.PulsaSiguienteparacontinuar.
43.EnestaventanaescribiremosenelcuadrodetextoImportaralatablaelnombreNuevos_cursos.
44.PulsaFinalizarparaterminarycierralaventana.
Verscmolatablaseimporta.
45.brelaycompruebaqueseharealizadocorrectamentelaimportacin.
46.Luego,cierralabase.
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Inicio

Unidad17.Importaryexportardatos(II)

17.2.ExportarDatos
Enelapartadoanteriorveamoscomopodamosrecuperardatosdeotrasbasesdedatosoinclusodearchivos
con otro formato, por ejemplo de texto.Ahora veremos el proceso contrario, enviar la informacin de nuestra
basededatosaotrabasededatosoaunarchivodeotrotipo.
Paraello,slotienesqueseleccionarunadelasopcionesqueencontrarsenlaseccinExportardelapestaa
DatosExternos.

Estos comandos te permitirn copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier
objetodetubasededatosaotra.Creandounacopiaexactadelobjetoenotrolugar.

Para utilizar esta opcin slo tendrs que seleccionar el objeto que desees, por ejemplo vamos a exportar a
Access. Se abrir el cuadro Exportar: Base de datosAccess y slo tendrs que indicar en qu base de datos
quierescopiarelobjeto.
SemostraruncuadrodedilogoExportar donde te permitir cambiar el nombre del objeto en la otra base
de datos y se encargar de exportarlo ntegramente sin ninguna otra interaccin por tu parte. Si el objeto es una
tablasetepresentaruncuadrodedilogoExportarcomoeste:

Comopuedesverenlaimagen,estamosexportandounatablallamadaAlumnadoaunabasededatosllamada
aulaClic.accdb.
Podemos indicar el nombre que tendr la tabla en la base de datos de destino y tambin elegir qu parte
queremosexportar.
En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definicin y datos para exportar la tabla completa (con
todos los registros que contiene incluidos) o exportar nicamente su estructura seleccionando la opcin Slo
definicin.

Comopuedesver,tambinpodrsexportardatosaarchivosdetextooaarchivosXML.
En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opcin Exportar
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datosconformatoydiseo.

Si activamos esta opcin podremos elegir el modo en el que se guarda la informacin en el archivo de texto
medianteestecuadrodedilogo:

Aqu podrs seleccionar el tipo de codificacin de los datos de tipo Texto de la tabla. Aunque el
predeterminadoseaWindows,Unicode(UTF8) suele ser el formato que mayor compatibilidad presenta.Aunque
situintencinesseguirtrabajandodentrodelaplataformaWindowsdejalaopcinpredeterminadaseleccionada.

Si no activas la opcin Exportar datos con formato y diseo, se abrir el Asistente para exportacin de
texto,queesmuyparecidoalquehemosvistoenelapartadoanteriordeimportacin.Podrsespecificarelmodo
enelqueseformatearelarchivodesalidaeinclusoguardaresaespecificacin.
Octubre2010
Pg.17.2

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Inicio

Unidad17.Importaryexportardatos(III)

17.3.ExportaraWordyExcel
Tambin,desdelaseccinExportar,podremosexportarelcontenidodenuestrastablas,informesoformulariosaaplicacionesdelmismopaquetecomoWordoExcel.

WordcopiayformateaelcontenidodenuestroobjetoylopresentaenunatabladentrodeunarchivotipoRTF.
ExcelcopiayformateaelcontenidodenuestroobjetoylopresentaenunahojadeExceldentrodeunarchivotipoXLSXodeotrostiposquepodremoselegir.
Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrs seleccionar la opcin Combinar con Word y as crear desdeAccess un archivo combinado para crear cartas
personalizadasoenviaremailspersonalizadosatodoslosclientesquetengasentutabladebasededatos.

17.4.Obtenerdatosporvinculacin
Unatablavinculadaesaquellaqueseencuentraenotrabasededatosdiferenteperoqueactuacomosiestuvieraennuestrabasededatos.Accesspermitequelaincluyamosennuestra
basededatosestableciendounaconexinparapoderveryeditarsusdatosaunquestaseencuentreenunarchivodiferente.
Trabajaremosconlastablasvinculadasdelamismaformaquesifuesentablasnormales,conunarestriccin,nopodremoscambiarsuestructura(sudiseo).
Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexin con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este
procesoescompletamentetransparenteparati,ysivinculasunatablacontenidaenotrabasededatospodrstrabajarconelladelmismomodoquesiloestuvieseenlatuya. Cualquier
cambioquehagasensusdatosquedarnreflejadosenlabasededatosorigen,ycualquiercambioqueefectuenenlabasededatosorigen,quedarreflejadoentubasededatos.Mientrasque
siimportasunatabla,estarscopiandolosdatosactualesatubasededatosperonoquedarningunaconexinentretutablayladelorigendelaimportacin.

Paraimportarunatablavinculadaseutilizaelmismobotnqueparaimportarla.EnlapestaaDatosexternos,hacerclicenelbotnAccessdelgrupoImportaryvincular.Ladiferenciaes
queenelasistentedeberemosseleccionarlaopcinVincularalorigendedatoscreandounatablavinculada.

BuscalabasededatosquecontienelatablaquequieresvincularyunavezseleccionadapulsaAceptarparaverelsiguientecuadro:

SeleccionalastablasquequierasvincularypulsaelbotnAceptar.Latablaseaadirautomticamenteatubasededatos.
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Lastablasvinculadassevisualizarnconestesmbolo

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enlaventanaBasededatos.

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Lastablasvinculadassevisualizarnconestesmbolo

enlaventanaBasededatos.

SiquieresentendermejoresteprocesorealizaelEjercicioVinculartablas.
Nota:Lastablasvinculadasavecessonbastantetilesparamantenerlapartededatosseparadadelosformularioseinformes.Inclusodeestaformavariaspersonasalavezpueden
trabajarconlamismabasededatosdesdeordenadoresdiferentes.
Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda la informacin en forma de tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo deAccess con
formularioseinformesqueaccedanaesabasededatosytrabajenmodificandoyrecabandoinformacin.
Estilverdad?
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Unidad17.Ejerciciopasoapaso:VinculartablasdeAccess

Objetivo
Practicarlavinculacindetablasdesdeotrasbasesdedatos.

Ejerciciopasoapaso
AbrirlabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
VamosaimportarlatablaPrecio_cursosqueseencuentraenlabasededatosPrecios.accdbdelacarpetaejerciciosdelcurso.
1.SeleccionalapestaaDatosexternosyhazclicenelbotnAccessqueseencuentraenlaseccinImportaryvincular.
2.EnelcuadrodedilogoqueseabrirhazclicenExaminarysitateenlacarpetadeejerciciosdelcursoyseleccionalabasededatosPrecios.accdb.
3.SeleccionalaopcinVincularalorigendedatoscreandounatablavinculada.
4.PulsaAceptar.
5.EnelcuadrodedilogoVinculartablasseleccionalatablaPrecio_cursosypulsaAceptar.

VerscomohaaparecidolatablaPrecio_cursosenlaventanaBasededatosconeliconodetablavinculada

Ahorapodrscrearformularios,informesyconsultasbasndoteenesatablacomosideunanormalsetratase.
Observacmosicambiaslosdatosolosmodificaslatablasecomportadelmismomodoqueloharasisetratasedeotracualquiera.
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Unidad17.Importaryexportardatos(IV)

17.5.ElAdministradordetablasvinculadas
Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser til poder cambiar la ubicacin del origen de esas tablas o saber en qu lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. Para ello
disponemosdelAdministradordetablasvinculadas.
ParaaccederalcuadrodedilogoAdministradordetablasvinculadastendrsquehacerclicensubotn,situadoenlapestaaDatos externos, grupo Importar y vincular. Obviamente
estebotnsloestarhabilitadosihayalgunatablavinculadaenlabasededatos.

Estaherramientanospermitiractualizarnuestrabasededatoscuandolaubicacindelatablavinculadahayacambiado.
Veamoscmofunciona.

EsteeselaspectoquemuestraelAdministrador.
Desdeaqupodremosseleccionarlatablaquequeremosactualizarhaciendoclicensucasilla.UnavezseleccionadastodaslastablasquenosinteresanharemosclicenAceptar yAccess
actualizarlasestructurasdelastablasseleccionadasennuestrabasededatos.
ParacambiarlaubicacindelastablasoriginalesslotenemosquemarcarlaopcinPreguntarsiempreporlanuevaubicacin.
Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntar dnde debe buscar la tabla vinculada. En el momento en que le digamos la ruta de la base de datos
programalarecordaryactualizarlaestructurayubicacindelastablas.
RealizaelEjercicioElAdministradordetablasvinculadasparapracticarconestaherramienta.

EjerciciopropuestodelaUnidad17

PruebaevaluativadelaUnidad17

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Unidad17.Ejerciciopasoapaso:ElAdministradordetablasvinculadas

Objetivo
PracticarelusodelaherramientaAdministradordeTablasVinculadas.

Ejerciciopasoapaso
PrimerocambiaremoselarchivoPrecios.accdbdecarpetaparapodercambiarlarutadelatablavinculadaennuestrabasededatosClases.accdb.
1.Veshastalacarpetaejerciciosdelcurso.
2.SeleccionalabasededatosPrecios.accdb.
3.CrtalautilizandolacombinacindeteclasCTRL+X.
4.DirgetealEscritorioyhazclicderechosobreunazonavaca.
5.SeleccionalaopcinPegar.
Hemos cambiado de sitio la base de datos Precios.accdb.Ahora nuestra tabla vinculada Precios_cursos no estar apuntando hacia el sitio correcto. Deberemos de arreglarlo. Para ello
utilizaremoselAdministradordeTablasVinculadas.
6.AbrelabasededatosClases.accdbqueseencuentraenlacarpetaMisejercicios.
7.HazclicenlapestaaDatosexternosyhazclicenelbotnAdministradordetablasvinculadas.
8.EnelcuadrodedilogoqueseabrirseleccionalatablaPrecio_cursos,activandosucasilladeverificacin
9.MarcalaopcinPreguntarsiempreporlanuevaubicacin.
10.PulsaAceptar.
Ahoradeberemosindicarlanuevaubicacindelabasededatosquecontienelatabla.
11.Enelcuadrodedilogo,sitateenelEscritorioyallseleccionalabasededatosPrecios.accdb.
12.PulsaelbotnAbrir.
SihasseguidolospasoscorrectamenteAccessteinformardequelastablasvinculadashansidoactualizadassatisfactoriamente.
Cierralaventanaylabasededatos.
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Ejerciciosunidad17:Importaryexportardatos

SinotienesabiertoAccess2010,brelopararealizarlosejerciciosplanteadosacontinuacin.

Ejercicio1:Concesionario
1.AbrirlabasededatosConcesionario.accdbyexportaraWordelformularioMantenimientodeClientes.

Ejercicio2
Abrirlabasededatosclases.accdbdelacarpetaMisejercicios.
1.ExportaloscursoscontenidosenelarchivodetextoCursos_avanzados.txtdelacarpetaejerciciosdelcurso.
DebersintroducirestosregistroenlatablaquecreamosenelpasoapasodeestatemaNuevos_cursos.
Tambinutilizalaespecificacinqueguardamosenelpasoapaso.
Puedesconsultaraqulassolucionespropuestas.
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Pruebaevaluativaunidad17:Importaryexportardatos

Slounarespuestaesvlidaporpregunta.Hazclicenlarespuestaqueconsiderescorrecta.
ContestatodaslaspreguntasyhazclicenelbotnCorregirparaverlasolucin.
SipulsasRestablecerpodrsrepetirlaevaluacin.
1.Siimportamosunobjetodesdeotrabasededatossecrearunacopiaexactaenlanuestra.

a)Verdadero.

b)Falso.

2.Paraincluirlosdatosdeunarchivodetextoennuestrabasededatos...

a)ElgrupoExportar.

b)ElgrupoImportar.

3.EsposibleexportarelcontenidodeunatablaaunarchivoXML.

a)Verdadero.

b)Falso.

4.ParaenviaruncorreoelectrnicoredactadoenWordalosclientescuyasdireccionestenemosenunatablaAccess,quopcindeberemosutilizar?

a)Word.

b)CombinarconMicrosoftOfficeWord.

5.Alvincularunatablasecreaunacopiaexactaennuestrabasededatos.

a)Verdadero.

b)Falso.

6.Alimportartablaspodemoselegirentre...

a)Importardatosyestructura.

b)Importarestructurayrelaciones.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

7.Haydosmodosdeformatearunarchivodetextoquecontengaregistrosdeunatabla...

a)Condelimitadoresysaltosdepgina.

b)Condelimitadoresyanchosdecampofijos.

c)Consaltosdepginayanchosdecampofijos.

d)Todaslasrespuestassonfalsas.

8.Podemosreutilizarlasespecificacionesdeunformatodeterminadodearchivo?

a)S,siemprequequeramos.

b)S,peroslodentrodeunamismabasededatos.

c)No,noesposible.

9.Cuandoimportamosunatabladesdeunarchivoesposibleanalizarlaestructuraparaoptimizarla.

a)Activandolacasillacorrespondienteenelasistentedeimportacin.

b)ImportandolatablayluegoejecutandolaherramientadeAnalizarTabla.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

10.UtilizaremoselAdministradordetablasvinculadaspara...

a)Actualizarcambiosdeestructuraenlastablasvinculadas.

b)Actualizarcambiosdeubicacinenlastablasvinculadas.

c)AyBsonciertas.

d)AyBsonfalsas.

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