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Presidencia de la Repblica

Oficina Nacional de Servicio Civil

Manual de Organizacin
Unidad de Administracin
Financiera
-UDAF-

Guatemala, octubre de 2010

PRESENTACIN
La Oficina Nacional de Servicio Civil, por ser una Institucin de servicio,
necesita contar para el ejercicio de sus funciones con instrumentos tcnicos
que le permitan realizar una gestin eficaz y oportuna. Entre estas herramientas
de carcter administrativo figuran los Manuales de Organizacin y de
Procedimientos. Dichos documentos presentan una panormica general de la
Organizacin, conteniendo como parte toral la descripcin de los puestos que
detallan el que hacer de los mismos a lo interno de cada Unidad Administrativa
de la Institucin.
Dentro de ese marco de referencia y en vista de la necesidad que se tiene en
los diferentes Departamentos y/o Unidades de la Oficina, de contar con estos
instrumentos administrativos, se ha elaborado el Manual de Organizacin de la
Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, con la finalidad de que el mismo
contribuya a lograr la eficiencia y eficacia en el desempeo de las competencias
que la ley le asigna.
Es por ello que la Direccin de esta Institucin, consciente del valor que reviste
para una organizacin el contar con herramientas de esta naturaleza, autoriza a
que el documento en referencia sea utilizado como un medio que facilite y
coadyuve en la ejecucin de las diversas actividades cotidianas que competen
a la Unidad.

Guatemala, octubre de 2010

Lic. Marcotulio Meoo Ramrez


Director Oficina Nacional de Servicio Civil

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional

CONTENIDO
Introduccin

I.

Antecedentes Histricos de la Oficina Nacional de Servicio Civil

II.

Estructura Organizacional de la Oficina Nacional de Servicio Civil

III.

Organigrama Estructural Oficina Nacional de Servicio Civil

IV.

Base Legal de la Unidad

V.

Misin y Visin de la Unidad

Misin

Visin

Objetivos de la Unidad

10

Generales

10

Especficos

10

VII.

Estructura Organizacional de la Unidad

11

VIII.

Organigrama de la Unidad

12

IX.

Organigrama de Puestos de la Unidad

13

X.

Funciones de la Unidad

14

XI.

Descripcin de cada rgano

16

Jefatura

16

Secretara

16

Seccin de Presupuesto

16

Seccin de Contabilidad

17

Seccin de Tesorera

17

Descripcin de Puestos

18

Jefe de la Unidad

18

Secretaria de la Unidad

23

Jefe de la Seccin de Presupuesto

28

VI.

XII.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional

Jefe de la Seccin de Contabilidad

33

Encargado de Inventarios

38

Encargado de Cajas Fiscales

43

Encargado de Tesorera

48

Anexos

53

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional

INTRODUCCIN
El Departamento de Desarrollo Institucional de la Oficina Nacional de
Servicio Civil, en aras de fortalecer el rol de la Institucin a travs de la correcta
administracin de los recursos humanos ha realizado la actualizacin del
Manual de Organizacin de la Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, el
cual es un documento tcnico que contiene entre otros apartados, la estructura
organizacional de la misma, las funciones de las unidades administrativas que
la integran, as como los deberes y responsabilidades que corresponden a cada
uno de los puestos de trabajo que dispone la Unidad para el ejercicio de sus
labores.
El Manual, constituye un instrumento de suma utilidad para el personal de la
Oficina, ya que contiene informacin real y objetiva sobre el accionar de la
referida Unidad.

Disponer de un documento administrativo que sirva de medio de consulta


dentro de la Unidad y la Oficina en general.

Definir con claridad las relaciones de autoridad y responsabilidad entre los


diferentes puestos de trabajo de la Unidad.

Describir con exactitud las funciones que corresponden a cada puesto de


trabajo.

Identificar los canales de comunicacin a travs de los cuales se realiza el


proceso de comunicacin formal.

Delimitar el mbito de accin de cada unidad administrativa.

Disponer de un instrumento administrativo que facilite el proceso de


reclutamiento y seleccin de personal.

Dada la importancia que tiene el Manual de Organizacin en el


funcionamiento de esta Unidad y en cumplimiento a las funciones del
Departamento de Desarrollo Institucional, se considera necesario que el mismo
sea actualizado peridicamente, con el fin de adaptarlo a los diferentes
cambios que se realicen en el futuro como parte de la dinmica de
administracin de personal.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


-i-

I. ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA OFICINA


NACIONAL DE SERVICIO CIVIL
Antes de la Constitucin de 1945 las relaciones entre el Estado como patrono y
los servidores pblicos eran reguladas por diferentes leyes, lo que provocaba
cierto desorden en su aplicacin, adems no se contaba con una
reglamentacin que garantizara a los empleados un mnimo de derechos y les
asegurara estabilidad laboral y estmulo en su trabajo.
A partir de 1947 las relaciones entre patronos y trabajadores del sector privado,
han sido reguladas por el Cdigo de Trabajo; sin embargo, los empleados
pblicos no contaban con la misma proteccin y prerrogativas que otorgaba
dicho instrumento, por lo que durante mucho tiempo estuvieron desprotegidos.
En ese tiempo la administracin de personal se realizaba en forma emprica y
casustica y se padeca dentro del Sector Pblico en general, de una
desorganizacin administrativa con relacin al sistema de ingreso al servicio y
una falta de normativos que regularan las acciones de personal y el rgimen de
retiro; lo cual permita que las decisiones se tomaran en forma subjetivas e
impregnadas de favoritismo poltico o conveniencias personales y no con
criterios tcnicos jurdicamente respaldados.
De esa cuenta el 4 de febrero de 1955, a travs de Acuerdo sin nmero, se
cre la Oficina de Censo y Clasificacin de Empleados Pblicos con miras
a emitir el Estatuto del Servidor Pblico.
El 29 de febrero de 1956, por Decreto Presidencial nmero 584, se aprob el
Estatuto Provisional de los Trabajadores del Estado, el cual constituy un
primer avance en el intento por regular las relaciones mencionadas, aunque no
con mucho xito, ya que el recurso humano del Estado necesitaba de un
macrosistema tcnico de administracin de personal.
El 5 de abril de 1957, a travs del artculo 1. de Acuerdo sin nmero, el
Presidente Constitucional de la Repblica, crea como dependencia directa de la
Secretara General de la Presidencia de la Repblica, el Departamento
Nacional de Personal, el cual el 9 de enero de 1858 fue denominado
Departamento de Servicio Civil y pas a depender del Ministerio de Trabajo y
Bienestar Social, su principal funcin era realizar estudios encaminados a la
elaboracin de un Plan de Clasificacin de Puestos y el Registro de Acciones
de Personal de los Empleados Pblicos del Orden Civil.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


-1-

La Constitucin Poltica de la Repblica de 1965 en el ttulo X de Disposiciones


Transitorias y Finales, en el Captulo nico, Artculo 2, seala que el Congreso
de la Repblica deba emitir la Ley de Servicio Civil, prevista en el artculo 120
de la referida Constitucin, para establecer un sistema tcnico, armnico,
eficiente y dinmico de la Administracin Pblica.
Con este objeto en el ao 1967 se instal una Comisin Bipartita conformada
con representantes de los Organismos Ejecutivo y Legislativo, con el propsito
de emitir el proyecto de Ley de Servicio Civil.
En la exposicin de motivos de dicho proyecto, se destac como una necesidad
impostergable poner orden jurdico y tcnico en los aspectos de la
Administracin del Recurso Humano del Estado. Para el efecto se propuso el
llamado Sistema de Servicio Civil, a fin de contar con un rgimen laboral de
derecho para regular las relaciones entre la Administracin Pblica y sus
trabajadores, que constituyera el instrumento para garantizar dignidad y
estabilidad laboral a quienes hacen carrera en el servicio pblico.
Fue as como finalmente el 02 de mayo de 1968 el Congreso de la Repblica
emiti la Ley de Servicio Civil, segn Decreto 1748, misma que cobr vigencia
el 01 de enero de 1969. As se creo finalmente la Oficina Nacional de
Servicio Civil, -ONSEC- cuya misin es constituirse en el rgano ejecutivo
encargado de la aplicacin y cumplimiento de esta Ley, en todo el territorio de la
Repblica de Guatemala. La misma debe estar integrada por un Director, un
Sub-director y el personal indispensable para su funcionamiento; la cual puede
a juicio del Presidente de la Repblica crear oficinas regionales dependientes
de la ONSEC.
Sin embargo, con el fin de lograr los propsitos y principios para los cuales se
promulg la Ley de Servicio Civil, era necesario desarrollar sus preceptos, as
como, precisar los procedimientos para su correcta aplicacin, ya que
durante varios aos se regularon las relaciones entre el Estado y sus
trabajadores, sin que existiera un reglamento especfico que fijara las normas y
especialmente los procedimientos para la aplicacin de stas.
Esta ley ha sido de suma importancia para los trabajadores del Estado hasta la
fecha, ya que integra en un solo cuerpo todos los elementos de un Sistema de,
Administracin de Personal, a efecto de garantizar a los empleados estabilidad
laboral y establecer las normas para la aplicacin.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


-2-

Su mbito de aplicacin se extiende a los servidores pblicos del Organismo


Ejecutivo y a algunas Entidades Descentralizadas del Estado que carecen de su
propia Ley y Reglamento en materia de Recursos Humanos.
La Oficina Nacional de Servicio Civil dispuso de Manual de Organizacin y
Funciones, hasta el mes de abril de 1974, mediante Resolucin DSC-1-74, a
travs de la cual se aprob el Manual de Organizacin Interna de la Oficina
Nacional de Servicio Civil. Su estructura organizacional tuvo cambios
progresivos que facilitaron el desarrollo de las funciones asignadas y el logro de
los objetivos propuestos; al mes de enero de 1986 estaba integrada de la forma
siguiente:
Direccin
Subdireccin
Departamentos

Clasificacin de Puestos y Salarios


Jurdico
Clases Pasivas
Servicios Administrativos
Nombramientos y Registros
Reclutamiento y Seleccin de Personal
Racionalizacin Administrativa

La Ley de Servicio Civil, contiene en el captulo I los


Directores que debern velar por su correcta aplicacin, siendo ellos:

rganos

Direccin Suprema:

Presidente Constitucional de la Repblica

rganos Superiores:

Junta Nacional de Servicio Civil


Oficina Nacional de Servicio Civil

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


-3-

El 15 de enero de 1998 mediante Acuerdo Gubernativo No. 18-98, se aprob


el Reglamento de Ley de Servicio Civil, el cual ha sido modificado
parcialmente en su articulado por los Acuerdos Gubernativos, 564-98, publicado
en el Diario Oficial el 31 de agosto de 1998; 77-2002, publicado el 8 de marzo
del 2002; 128-2002, publicado el 23 de abril del 2002; y, 134-2002, publicado el
25 de abril del 2002, 150-2008 publicado el 3 de junio de 2008 y el 196-2010
publicado el 14 de junio de 2010.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


-4-

II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA


OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL
Por medio del Acuerdo Gubernativo No. 691-95 de fecha 12 de diciembre de 1995, se
aprob la reestructuracin de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
En el Acuerdo Gubernativo No.217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, se instituyeron
las unidades de Administracin Financiera -UDAF- y Auditora Interna -UDAI- en las
entidades del Sector Pblico no Financiero y para atender los trminos del mismo, se
emitieron los Acuerdos de Direccin nmeros D-97-0047 y D-98-006 con la finalidad de
establecer dentro de la estructura administrativa de la ONSEC, las unidades
mencionadas.
A travs del Acuerdo de Direccin No. D-2005-016 del 12 de mayo de 2005, la
Unidad de Cmputo fue trasladada del Departamento de Desarrollo Institucional, a
la Direccin de ONSEC, como una dependencia adscrita a la misma.
Cabe mencionar que de conformidad con lo establecido en el Decreto 57-2008, de
fecha 23 de septiembre de 2008, se establecen las Unidades de Informacin Pblica
en las Entidades del Sector Pblico, por lo que hace necesario crear la Unidad de
Informacin Pblica de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC, accin que se
realizo mediante el Acuerdo de Direccin nmero D-2009-0018 de fecha 7 de abril de
2009.
Asimismo a travs del Acuerdo de Direccin No. D-2010-088 de fecha 27 de
septiembre de 2010 se creo la Unidad de Formacin y Capacitacin Permanente del
Servidor Pblico y por medio del el Acuerdo de Direccin No. D-2010090 de fecha 27
de septiembre de 2010 se crea la Unidad de Soporte de Nmina con carcter
permanente.
Direccin:
Direccin
Subdireccin
Departamentos:
Asuntos Jurdico Laborales
Administracin de Puestos, Remuneraciones y Auditoras Administrativas
Registros y Verificacin de Acciones de Recursos Humanos
Normas y Seleccin de Recursos Humanos
Previsin Civil
Desarrollo Institucional
Administracin Interna
Unidades:
Administracin Financiera
Auditora Interna
Cmputo
Informacin Pblica
Formacin y Capacitacin Permanente del Servidor Pblico
Soporte de Nmina
Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
-5-

III. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL OFICINA


NACIONAL DE SERVICIO CIVIL

DIRECCIN
DIRECCIN

SUB-DIRECCIN

UNIDAD DE FORMACIN
Y CAPACITACIN
PERMANENTE DEL
SERVIDOR PBLICO*

UNIDAD DE SOPORTE
DE NMINA*

UNIDAD DE
INFORMACIN
PBLICA

UNIDAD DE
CMPUTO

UNIDAD DE
AUDITORA INTERNA

UNIDAD DE
ADMINISTRACIN
FINANCIERA

DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
DESARROLLO DE
DESARROLLO
INSTITUCIONAL
INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIN
INTERNA

DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTODE
DE
ADMINISTRACIN
ADMINISTRACIN
DE
PUESTOS,
PUESTOS, Y
REMUNERACIONES
REMUNERACIONES
Y
AUDITORAS
AUDITORAS
ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
DE
NORMAS Y
NORMASDE
Y
SELECCIN
SELECCIN
RECURSOS DE
RECURSOS
HUMANOS
HUMANOS

DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
REGISTROS Y DE
REGISTROSDE
Y
VERIFICACIN
VERIFICACIN
ACCIONES DE DE
ACCIONES DE
RECURSOS
RECURSOS
HUMANOS
HUMANOS

DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
DE
ASUNTOS
JURDICOASUNTOS
JURDICOLABORALES
LABORALES

DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
PREVISIN CIVIL DE
PREVISIN CIVIL

Simbologa
Centro de Autoridad y
Responsabilidad

Elaborado Por: Departamento de


Desarrollo Institucional
Fecha: enero de 2011

Relacin de lnea =
Relacin de apoyo =

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


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IV. BASE LEGAL DE LA UNIDAD


Esta Unidad fue creada para administrar y ejecutar la gestin financiera del
presupuesto, contabilidad, tesorera, nminas y salarios, control de inventarios
de bienes muebles e inmuebles de la Oficina. Su gestin se fundamenta en las
leyes y disposiciones siguientes:

Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala del 3 de junio de 1985.

Decreto No. 1748 del Congreso de la Repblica, Ley de Servicio Civil,


publicado el 23 de mayo de 1968.

Acuerdo Gubernativo No.811-94 del 17 de diciembre de 1994.

Acuerdo Gubernativo No. 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil y


sus reformas.

Decreto No. 101-97 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica del


Presupuesto.

Acuerdo Gubernativo No. 217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, Artculo No.


12, se constituyen las Unidades de Administracin Financiera, en las
entidades del Sector Pblico no financiero.

Acuerdo Gubernativo No. 691-95, Reestructuracin de la Oficina Nacional


de Servicio Civil, publicado el 21 de diciembre de 1995.

Acuerdo de Direccin No. D-98-0006 de la Oficina Nacional de Servicio Civil,


del 16 de marzo de 1998, que acuerda crear la Unidad de Administracin
Financiera.

Acuerdo Ministerial No. 233-2000, Ejecucin de los Gastos Presupuestarios.

Presupuesto General de Ingresos y Egresos, Decreto que emite el Congreso


de la Repblica cada ao.

Acuerdo Ministerial No. 06-98 del 04 de marzo de 1998 del Ministerio de


Finanzas Pblicas, Instituye el rgimen de fondos rotativos para las
Instituciones del Estado dependientes del Organismo Ejecutivo.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


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Acuerdo Gubernativo No. 217-94, publicado el 11 de mayo de 1994,


Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administracin
Pblica, ampliado segn Acuerdo Ministerial 108-2004 del 31 de diciembre
del 2004; gua uso de clasificadores de Unidades Administrativas, proyecto
SIAF-SAG, SICOIN WEB.

Convenio de desconcentracin de la Nmina de Sueldos y Salarios entre


ONSEC y la Direccin de Contabilidad del Estado, Ministerio de Finanzas
Pblicas a partir del 14 de febrero del 2003.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


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V. MISION Y VISION DE LA UNIDAD

a) MISIN
Somos la Unidad de Administracin Financiera que con principios de eficiencia,
responsabilidad y transparencia velamos por el cumplimiento de polticas y
normas dictadas por el Ministerio de Finanzas Pblicas y rganos rectores con
el propsito de dirigir, coordinar y controlar la formulacin y la ejecucin del
presupuesto y metas fsicas, autorizado anualmente a ONSEC y as
coadyuvarla como ente rector y asesor del Sistema de Recursos Humanos en la
Administracin Pblica y administradora del Rgimen de Clases Pasivas Civiles
del Estado.

b) VISIN
Ser la Unidad Financiera que dicte las polticas financieras y emita normas
complementarias para la eficiente y eficaz administracin de los recursos
financieros asignados a ONSEC.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


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VI. OBJETIVOS DE LA UNIDAD


a) GENERALES

Velar por el cumplimiento de las polticas y normas definidas por los rganos
rectores del Sistema Integrado de Administracin Financiera y administrar
los diferentes elementos del -SIAF- velando por el uso correcto y
transparente de los recursos pblicos.

Dar cumplimiento a las polticas, normas y procedimientos tcnicos


establecidos por rganos rectores del Presupuesto de la Nacin; as
tambin, con las medidas internas dictadas por Direccin, esta Unidad y los
Departamentos responsables de la ejecucin presupuestaria y as garantizar
su optima ejecucin.

b) ESPECFICOS

Proporcionar a la Direccin la informacin requerida, en relacin al gasto


presupuestario y todo lo concerniente a los movimientos creados en la
Unidad de Administracin Financiera.

Cumplir con las normas legales establecidas en el Manual de Administracin


y Control de Inventarios de la Administracin Pblica para el control, registro
y administracin de todos los bienes de la Institucin, que garanticen el
resguardo de los mismos.

Llevar un registro adecuado y el control pertinente de las actividades que


generen informacin contable, la cual redundar en informes que permitirn
a la Direccin de la Oficina tomar decisiones, as como el resguardo de los
documentos de legtimo abono que comprueben la ejecucin presupuestaria
de la Institucin, atendiendo las instrucciones del nuevo Sistema Integrado
de Administracin Financiera -SIAF- para cuando sean solicitados.

Garantizar el resguardo de la propiedad, planta y equipo, a travs del


cumplimiento de las polticas y normas de control interno implementadas por
la Oficina, en congruencia con las polticas y normas dictadas por la
Direccin de Adquisiciones y de Bienes del Estado.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


- 10 -

VII. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA


UNIDAD
La Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, para el cumplimiento de sus
funciones se integra de la siguiente manera:
Jefatura
Secretara
Seccin de Presupuesto
Seccin de Contabilidad
Seccin de Tesorera

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


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VIII. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD

JEFATURA

Secretara

Seccin de
Contabilidad

Seccin de
Presupuesto

Unidad de
Inventarios

Seccin de
Tesorera

Unidad de
Cajas Fiscales

Simbologa
Centro de Autoridad y
Responsabilidad
Relacin de lnea =
Relacin de apoyo =

Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional


Autorizado Por: Jefatura de la Unidad de Administracin
Financiera -UDAFFecha: octubre de 2010

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


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IX. ORGANIGRAMA DE PUESTOS DE LA UNIDAD

Jefe de la Unidad
Asesor Profesional
Especializado IV

Secretaria
Secretaria Ejecutivo V

Jefe de la Seccin de
Presupuesto

Jefe de la Seccin de
Contabilidad

Jefe de la Seccin de
Tesorera

Profesional Jefe III

Asesor Profesional
Especializado III

Profesional Jefe I

Encargado de la
Unidad de Inventarios

Encargado de la Unidad
de Cajas Fiscales

Asistente Profesional
Jefe

Asistente Profesional
Jefe

Simbologa
Centro de Autoridad y
Responsabilidad
Relacin de lnea =
Relacin de apoyo =

Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional


Autorizado Por: Jefatura de la Unidad de Administracin
Financiera -UDAFFecha: octubre de 2010

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


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X. FUNCIONES DE LA UNIDAD

Su funcin principal la asignacin y fiscalizacin del presupuesto asignado a


la Oficina, asimismo el control y registro de la ejecucin del mismo.

Velar por que cada uno de los Departamentos y Unidades que integran la
Oficina utilicen los recursos asignados para su optimo funcionamiento en lo
que se refiere a mobiliario, materiales y equipo.

Registrar en el sistema de contabilidad los movimientos de planilla y


personal.

La distribucin y ejecucin del presupuesto asignado a la Oficina requiere de


acciones y procedimientos diferentes, entre ellos se pueden mencionar:
SECCIN DE PRESUPUESTO:
Formular el Anteproyecto de Presupuesto, as como efectuar la apertura
programtica del presupuesto, llevar el control de gastos a travs de las
tarjetas de control presupuestario que autoriza la Contralora General de
Cuentas de la Nacin en las cuales se registran los movimientos financieros
que opera la Oficina, elaborar el programa de compromiso y devengado as
como controlar y evaluar la ejecucin presupuestaria a travs de conciliaciones
de presupuesto entre el -SIAF- local y el -SIAF- central.

SECCIN DE CONTABILIDAD:
Registrar y tramitar la ejecucin del presupuesto en las etapas del compromiso,
devengado, consumido y pagado, tambin debe reportar los ingresos operativos
de la Oficina, en los libros de Compra-Venta por extensiones de certificaciones
de tiempo de servicios que solicitan los servidores y ex servidores pblicos as
como el pago a proveedores y otras erogaciones, la elaboracin de los listados
generales de gastos para el reintegro al fondo rotativo y rendir cuentas por
medio del Formulario 200-A en el cual se registran los ingresos y egresos
realizados por la Oficina durante el ao. Realizar el recuento fsico de la
propiedad de planta y equipo que pertenece a la Oficina y registrar y actualizar
los bienes asignados a cada colaborador en la tarjeta de responsabilidad para
poder realizar un informe sistematizado del mobiliario y equipo de cada uno as
como registrar en egreso del mismo de la Oficina por diferentes acciones y
mantener actualizado el inventario del equipo almacenado en las bodegas de la
Oficina.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


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SECCIN DE TESORERA:
Supervisar y administrar el fondo de la caja chica, el fondo rotativo Institucional,
tambin debe registrar los fondos privativos provenientes de la extensin de
certificaciones de tiempo de servicio segn el Acuerdo Gubernativo 11-97,
efectuando los depsitos de los mismos y adems depositar el IVA (Impuesto al
Valor Agregado) as como la elaboracin de cheques y pagos a proveedores y a
otros beneficiarios, aplicando las retenciones correspondientes a dichos pagos
y de acuerdo a las leyes fiscales vigentes (ISR-IVA).

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


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XI. DESCRIPCIN DE CADA RGANO


JEFATURA
Planificar, coordinar y supervisar las actividades que desarrolla la Unidad de
Administracin Financiera -UDAF-, en materia de ingresos y egresos de fondos
para la ejecucin y planificacin presupuestaria de la Oficina, velando por la
correcta utilizacin del gasto pblico conforme lo establece la normativa legal
vigente, as como por el eficiente desempeo de las funciones del recurso
humano que tiene a su cargo, por lo que es el responsable del cumplimiento de
los objetivos planteados por la Unidad en el Plan Operativo Anual (POA).

SECRETARA
Brindar apoyo a la Jefatura y las Secciones que la integran en actividades
secretariales de la Unidad relacionadas en la recepcin, control, redaccin,
transcripcin y archivo de documentos de correspondencia oficial que ingresan
a la Unidad, as como la distribucin de los mismos dentro de la Oficina.
Aplicar procedimientos establecidos para llevar el control de documentos y
expedientes internos de la Unidad. Hacer las requisiciones de materiales y
suministros. Distribuir los materiales y suministros al personal de la Unidad y
mantener un control de existencias de los mismos.

SECCIN DE PRESUPUESTO
Encargada de cumplir y velar por el cumplimiento de las polticas y normas
dictadas por el Organismo Ejecutivo para la formulacin, programacin de la
ejecucin y evaluacin del presupuesto de la Institucin; as como elaborar y
proponer a las Autoridades de la Oficina la poltica presupuestaria especfica de
la ONSEC, de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Organismo
Ejecutivo, as mismo procurar la utilizacin oportuna y eficiente de los recursos
asignados a travs de las modificaciones presupuestarias.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


- 16 -

SECCIN DE CONTABILIDAD
Brindar asesora a la Jefatura de la Unidad en temas relacionados a la
ejecucin presupuestaria anual y las modificaciones que el presupuesto
asignado sufra durante el periodo priorizando los gastos de funcionamiento para
que la Oficina cumpla con la prestacin de servicios que le competen asimismo
revisar, controlar y corregir las funciones que desempea el personal a su cargo
en cuento a informes y oficios si fuere necesario.

SECCIN DE TESORERA
Es la encargada de cumplir las polticas y normas dictadas por el Organismo
Ejecutivo en operaciones de tesorera, as como elaborar, juntamente con la
seccin de presupuesto la programacin de la ejecucin del presupuesto anual
y programar el flujo de fondos de la Oficina, aprobar y someter a consideracin
del Jefe de la Unidad, conforme al programa de presupuesto, los gastos con
cargo al fondo rotativo y/o caja chica. As como proveer informacin en tiempo
real de movimientos de efectivo de fondos para la toma de decisiones y envo
de informacin que solicite el Organismo Ejecutivo.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


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XII. DESCRIPCIN DE PUESTOS


Contiene una panormica general y especfica de cada una de las funciones de
los puestos y los requisitos mnimos que debe llenar la persona para ocuparlos.
JEFE DE LA UNIDAD
INFORMACIN GENERAL DEL PUESTO

No. PGINAS

I. IDENTIFICACIN

TTULO OFICIAL
DEL PUESTO:
TTULO
FUNCIONAL:

ASESOR PROFESIONAL
CDIGO: 9840
ESPECIALIZADO IV
JEFE DE LA UNIDAD DE
CDIGO DE
ADMINISTRACIN FINANCIERA ESPECIALIDAD:
-UDAFUNA
ESPECIALIDAD: AUDITORA
FECHA:

HORARIO:
08:00 a 16:00 hrs.
048

NMERO DE
OCTUBRE 2010
PLAZAS:
JEFE INMEDIATO: DIRECTOR (A) DE LA ONSEC
SUB-ALTERNOS: TODO EL PERSONAL DE LA UNIDAD
UBICACIN ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ADMINISTRACIN FINANCIERA -UDAF-

II. DESCRIPCIN GENERAL DEL PUESTO


Trabajo Profesional que consiste en planificar, organizar, dirigir, controlar y
coordinar las actividades de la Unidad de Administracin Financiera tendiente a
la formulacin, programacin y evaluacin de la ejecucin presupuestaria de la
Oficina.

III. DESCRIPCIN ESPECFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO


a)

PERMANENTES

Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades que


desarrolla el personal que integra la Unidad.

Asesorar a la Direccin de la Oficina en aspectos relacionados con la


administracin financiera.

Revisar, corregir, aprobar y firmar los documentos que elabora el personal


de la Unidad.
Jefe de la Unidad, Pgina 1 de 5

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


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Establecer los mecanismos necesarios para realizar los diferentes niveles de


supervisin y control de las programaciones trimestrales, ejecuciones y
dems actividades que generen calidad en el trabajo realizado por la
Unidad.

Aprobar la ejecucin presupuestaria por medio del sistema SICOIN-WEB


con autorizacin de la Direccin.

Emitir y firmar reportes generados por el Sistema de Contabilidad Integrado


-SICOIN-.

Someter a consideracin de la Direccin las modificaciones y ampliaciones


presupuestarias que se dan durante el ao.

Vigilar la correcta utilizacin de los fondos financieros del presupuesto


tomando en consideracin los renglones presupuestarios, la misin, visin y
los objetivos planteados por la Oficina en el Plan Operativo Anual -POA-.

Presentar informes a la Direccin sobre la ejecucin de las diferentes


funciones de la Unidad.

Determinar las necesidades de la Unidad en cuanto a personal, equipo,


materiales, suministros y realizar la gestin de recursos financieros para
cumplir con los planes de trabajo.

Velar porque el personal de la Unidad cumpla con las normas disciplinarias


que rigen la Oficina.

Dar seguimiento a los programas de trabajo coordinando las actividades


necesarias para su desarrollo y cumplimiento.

b)

PERIDICAS O EVENTUALES

Elaborar el Plan Anual de Trabajo, Plan Operativo Anual -POA-,


Anteproyecto de Presupuesto y Memoria de Labores de la Unidad a su
cargo.

Asistir a reuniones con las diferentes Instituciones que tienen relacin con el
presupuesto, as como lo relativo al funcionamiento de la Unidad.

Formular el Anteproyecto de Presupuesto de la Oficina, en coordinacin con


la Seccin de Planificacin y Proyectos de el Departamento de Desarrollo
Institucional.
Jefe de la Unidad, Pgina 2 de 5

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


- 19 -

Participar en reuniones con Jefes de Departamento y/o Unidades.

Firmar autorizacin de ausencias, permisos y vacaciones del personal que


conforma la Unidad.

Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Director(a) de la


Oficina.

IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES

a)

UBICACIN ADMINISTRATIVA

El puesto se ubica en la Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, Oficinas


Centrales de ONSEC.
b)

SUPERVISIN

El puesto ejerce supervisin directa, sobre el personal que integra la Unidad de


Administracin Financiera -UDAF-.
c)

RESPONSABILIDAD

ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas propias, y las que
desarrolla el personal de la Unidad, as como las que indique la Direccin de
la Oficina. Adems por el manejo de informacin y documentos
confidenciales.

BIENES Y EQUIPO DE OFICINA


Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza, para
realizar su trabajo y que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada, en el inventario de la Oficina.

V. CONDICIONES DE TRABAJO

a)

LUGAR DE TRABAJO

El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Unidad.

Jefe de la Unidad, pgina 3 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 20 -

b)

JORNADA DE TRABAJO

La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.


c)

RIESGOS

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de


sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad, afectando con ello
las metas planteadas a nivel Institucional.
d)

CONSECUENCIAS

Las que se produzcan por el incumplimiento de los procedimientos


administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando
desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de
su competencia.
e)

ESFUERZOS

ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentracin constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de emisin, revisin, anlisis y aprobacin de los
documentos que se emiten en la Unidad.

ESFUERZO FSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo fsico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.

f)

RELACIONES DE TRABAJO

A nivel interno con el personal que integra la Unidad.

Dentro de la Institucin con los Departamentos y/o Unidades que integran la


Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.

A nivel externo con la Contralora General de Cuentas, Ministerio de


Finanzas Pblicas, Superintendencia de Administracin Tributaria -SAT-, la
Direccin Tcnica del Presupuesto, Direccin de Contabilidad del Estado, la
Tesorera Nacional, SEGEPLAN, el Crdito Pblico y Organismos de
Cooperacin Internacional.
Jefe de la Unidad, pgina 4 de 5

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


- 21 -

VI. ESPECIFICACIONES

EDUCACIN Y EXPERIENCIA

OPCIN A:
Acreditar ttulo universitario a nivel de Licenciatura en una carrera afn al
puesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado III y
ser colegiado activo.

OPCIN B:
Acreditar ttulo universitario en el grado acadmico de Licenciado en
la carrera profesional que el puesto requiera. Siete aos de
experiencia en labores afines y ser colegiado activo.

VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO


Todo documento legal e instrumentos tcnico administrativos que utiliza
internamente la Unidad para el desarrollo de las actividades del puesto, los
cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual.

Jefe de la Unidad, pgina 5 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 22 -

SECRETARIA DE LA UNIDAD
INFORMACIN GENERAL DEL PUESTO

No. PGINAS

I. IDENTIFICACIN

TTULO OFICIAL SECRETARIO EJECUTIVO V


CDIGO: 6220
HORARIO:
DEL PUESTO:
0 8:00 a 16:00 hrs.
TTULO
SECRETARIA DE LA UNIDAD
CDIGO DE
0006
FUNCIONAL:
ESPECIALIDAD:
NMERO DE
UNA
ESPECIALIDAD: ACTIVIDADES
FECHA:
OCTUBRE 2010
PLAZAS:
SECRETARIALES
JEFE INMEDIATO: JEFE (A) DE LA UNIDAD
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIN ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ADMINISTRACIN FINANCIERA -UDAF-

II. DESCRIPCIN GENERAL DEL PUESTO


Trabajo de oficina que consiste en realizar las actividades secretariales de la
Unidad, observando los procedimientos administrativos establecidos para el
registro, archivo, custodia y traslado de documentos y expedientes relacionados
con la gestin financiera, as como la elaboracin de oficios, providencias,
circulares y otros documentos relacionados con las funciones de la Unidad.

III. DESCRIPCIN ESPECFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO


a)

PERMANENTES

Planificar las funciones que le competen diariamente realizar dentro de la


Unidad.

Atender al cliente interno y externo de la Oficina con servicios relacionados a


responder el telfono, recibir mensajes, y realizar llamadas telefnicas
oficiales, as como recibir a las personas que requieren audiencia con el Jefe
o con el personal de la Unidad.

Recibir correspondencia interna y externa dirigida a la Unidad, clasificndola


para orientar su trmite.

Secretaria de la Unidad, Pgina 1 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 23 -

Elaborar y/o transcribir correspondencia interna: oficios, memorandos,


providencias, cartas y conocimientos que emite la Unidad.

Elaborar proyectos de oficios, providencias, circulares y transcribir informes


circunstanciados y dictmenes que emite la Jefatura de la Unidad.

Llevar el control de la numeracin de oficios, providencias, memorndums,


circulares, dictmenes, resoluciones y otros, organizndolos en el archivo de
la Unidad.

Actualizar y ordenar el archivo permanente de la Unidad.

Brindar apoyo secretarial a los Jefes de Seccin cuando estos lo requieran.

Tramitar permisos para realizar escaneo y sacar fotocopias de documentos


requeridos por la Jefatura de la Unidad.

Enviar los documentos que emite la Unidad a los Departamentos que


integran la Oficina.

b)

PERIDICAS O EVENTUALES

Elaborar requisiciones de tiles de oficina, imprenta y compras de la Unidad.

Reportar a la Unidad de Recursos Humanos del Departamento de


Administracin Interna, la inasistencia del personal de la Unidad que no
acude a sus labores.

Solicitar que el mobiliario y equipo que se encuentra en mal estado, sea


reparado.

Suscribir actas en el libro correspondiente, dictmenes, informes y otros


documentos que emite la Unidad.

Apoyar al personal que integra la Unidad, en la ejecucin de actividades


secretariales.

Realizar otras tareas afines al puesto que le sean asignadas por la Jefatura
de la Unidad.

Secretaria de la Unidad, Pgina 2 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 24 -

IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES


a)

UBICACIN ADMINISTRATIVA

El puesto se ubica en la Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, Oficinas


Centrales de ONSEC.
b)

SUPERVISIN

El puesto no ejerce supervisin sobre otro puesto.


c)

RESPONSABILIDAD

ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al
puesto y las que le indique la Jefatura de la Unidad.

BIENES Y EQUIPO DE OFICINA


Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza, para
realizar su trabajo y que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.

V. CONDICIONES DE TRABAJO

a)

LUGAR DE TRABAJO

El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Unidad.


b)

JORNADA DE TRABAJO

La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.


c)

RIESGOS

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de


sus funciones y esto no permite alcanzar las metas y los objetivos planteados
en el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad, afectando con ello las metas
planteadas a nivel Institucional.

Secretaria de la Unidad, Pgina 3 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 25 -

d)

CONSECUENCIAS

Las que se produzcan por el incumplimiento de los procedimientos


administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando
desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de
su competencia.
e)

ESFUERZOS

ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, debido
a que necesita tener conocimientos secretariales, as como manejar
procesos administrativos para el desarrollo de sus funciones.

ESFUERZO FSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo fsico ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentada.

f)

RELACIONES DE TRABAJO

A nivel interno con el personal que integra la Unidad.

Dentro de la Institucin se relaciona con las secretarias de los


Departamentos de Administracin de Puestos, Remuneraciones y Auditoras
Administrativas -APRA-, Administracin Interna, Desarrollo Institucional y
Cmputo.

Externamente con la Contralora General de Cuentas de la Nacin,


Ministerio de Finanzas Pblicas, Sper Intendencia de Administracin
Tributaria -SAT-.

VI. ESPECIFICACIONES

EDUCACIN Y EXPERIENCIA
OPCIN A:
Acreditar ttulo o diploma de nivel de Educacin Media y seis meses de
experiencia como Secretario Ejecutivo IV.

Secretaria de la Unidad, Pgina 4 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 26 -

OPCIN B:
Acreditar ttulo o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilinge y tres
aos de experiencia en labores secretariales. En el caso que se requiera,
dominio de un idioma.
VII DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal, manuales e instrumentos tcnico administrativos que
utiliza en los cuales se especifica el desarrollo de sus funciones.

Secretaria de la Unidad, Pgina 5 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 27 -

JEFE DE LA SECCIN DE PRESUPUESTO


INFORMACIN GENERAL DEL PUESTO

No. PGINAS

I. IDENTIFICACIN

TTULO OFICIAL PROFESIONAL JEFE I


CDIGO: 5060
HORARIO:
DEL PUESTO:
08:00 a 16:00 hrs.
TTULO
JEFE DE SECCIN DE
CDIGO DE
0048
FUNCIONAL:
PRESUPUESTO -UDAFESPECIALIDAD:
NMERO DE
UNA
ESPECIALIDAD: AUDITORA
FECHA:
OCTUBRE 2010
PLAZAS:
JEFE INMEDIATO: JEFE (A) DE LA UNIDAD
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIN ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ADMNISTRACIN FINANCIERA -UDAF-

II. DESCRIPCIN GENERAL DEL PUESTO


Trabajo profesional que consiste en velar porque la programacin y
coordinacin de la ejecucin presupuestaria de la Oficina, se efecte
atendiendo a las normas y procedimientos previamente establecidos.

III. DESCRIPCIN ESPECFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO


a)

PERMANENTES

Planificar y controlar el desarrollo y ejecucin


financiamiento asignado a la Oficina.

Elaborar y verificar el comprobante nico de registro para cumplir con los


procedimientos establecidos para el control, supervisin y fiscalizacin de
los flujos financieros de la Oficina.

Elaborar el comprobante nico de registro de los ingresos que percibe la


Oficina por concepto de certificaciones de tiempo de servicio que extiende a
los servidores y ex servidores pblicos.

Elaborar el comprobante nico de registro de gastos que realiza la Oficina


para el desarrollo de sus funciones y prestacin de los servicios que le
competen.

del presupuesto de

Jefe de Seccin de Presupuesto, Pgina 1 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 28 -

Elaborar el informe donde se registran los flujos financieros que realiza la


Oficina en el fondo rotativo Institucional.

Elaborar, controlar y registrar las tarjetas presupuestarias que emiten los


proveedores de la Oficina, en las partidas correspondientes.

Apoyar a la Jefatura de la Unidad en la administracin del Sistema de


Contabilidad Integrado -SICOIN-WEB-.

Presupuestar, evaluar y analizar las ordenes de compra que ejecuta la


Oficina a travs del Sistema de Gestin -SIGES-.

b)

PERIDICAS O EVENTUALES

Elaborar oficios y/o conocimientos para el traslado de documentos y/o


expedientes solicitados por la Jefatura de la Unidad.

Elaborar y emitir reportes solicitados por la Jefatura o la Direccin acerca de


la ejecucin presupuestaria registrada en el -CUR- de gasto.

Realizar funciones de procuracin ante la Direccin de Contabilidad del


Estado, Tesorera Nacional, Direccin Tcnica de Presupuesto y Direccin
Tcnica de Informtica.

Revisar y analizar la documentacin de soporte de gastos efectuados a


travs del Fondo Rotativo y el -CUR- de gasto, etc.

Realizar otras tareas afines al puesto que le sean asignadas por la Jefatura
de la Unidad.

IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES


a)

UBICACIN ADMINISTRATIVA

El puesto se ubica en la Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, Oficinas


Centrales de ONSEC.

Jefe de Seccin de Presupuesto, Pgina 2 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 29 -

b)

SUPERVISIN

El puesto no ejerce supervisin sobre otro puesto.


c)

RESPONSABILIDAD

ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al
puesto, as como las que indique la Jefatura de la Unidad.

BIENES Y EQUIPO DE OFICINA


Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo y que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.

V. CONDICIONES DE TRABAJO

a)

LUGAR DE TRABAJO

El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Unidad.


b)

JORNADA DE TRABAJO

La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.


c)

RIESGOS

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de


sus funciones y que esto no permite alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad, afectando con ello
las metas planteadas a nivel Institucional.
d)

CONSECUENCIAS

Las que se produzcan por el incumplimiento de los procedimientos


administrativos que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando con ello
desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de
su competencia.

Jefe de Seccin de Presupuesto, Pgina 3 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 30 -

e)

ESFUERZOS

ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentracin constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de emisin, revisin y anlisis de documentos que
emite la Seccin.

ESFUERZO FSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo fsico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.

f)

RELACIONES DE TRABAJO

A nivel interno con el personal que integra la Unidad.

Dentro de la Institucin con los Departamentos y/o Unidades que integran la


Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.

Externamente

con otras Instituciones como: Direccin Tcnica del


Presupuesto, Direccin de Contabilidad del Estado, Tesorera Nacional,
SEGEPLAN, Crdito Pblico y Organismos de Cooperacin Internacional.

VI. ESPECIFICACIONES

EDUCACIN Y EXPERIENCIA
OPCIN A:
Acreditar ttulo universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional que
el puesto requiera, seis meses de experiencia como Profesional I en la misma
especialidad y ser colegiado activo.
OPCIN B:
Acreditar ttulo universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional que
el puesto requiera, un ao de experiencia profesional en labores relacionadas
con el puesto y ser colegiado activo.

Jefe de Seccin de Presupuesto, Pgina 4 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 31 -

VII DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO


Todo documento legal e instrumentos tcnico administrativos que utiliza
internamente la Unidad para el desarrollo de las actividades del puesto, las
cuales se especifican el anexo No. 1 de este manual.

Jefe de Seccin de Presupuesto, Pgina 5 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 32 -

JEFE DE LA SECCIN DE CONTABILIDAD


INFORMACIN GENERAL DEL PUESTO

No. PGINAS

I. IDENTIFICACIN

TTULO OFICIAL ASESOR PROFESIONAL


CDIGO: 9830
HORARIO:
DEL PUESTO:
ESPECIALIZADO III
08:00 a 16:00 hrs.
TTULO
JEFE DE SECCIN DE
CDIGO DE
0048
FUNCIONAL:
CONTABILIDAD -UDAFESPECIALIDAD:
NMERO DE
UNA
ESPECIALIDAD: AUDITORA
FECHA:
OCTUBRE 2010
PLAZAS:
JEFE INMEDIATO: JEFE (A) DE LA UNIDAD
SUB-ALTERNOS: ENCARGADOS DE INVENTARIO Y CAJAS FISCALES
UBICACIN ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ADMNISTRACION FINANCIERA -UDAF-

II. DESCRIPCIN GENERAL DEL PUESTO


Trabajo profesional que consiste en formular, programar y evaluar la ejecucin
presupuestaria de la Oficina, as como realizar actividades de planificacin
relacionadas con el manejo del fondo rotativo y fondos privativos de la Oficina.

III. DESCRIPCIN ESPECFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO


a)

PERMANENTES

Planificar, controlar y evaluar el desarrollo y ejecucin del presupuesto de


funcionamiento asignado a la Oficina.

Elaborar y verificar el CUR de gastos para cumplir con los procedimientos


establecidos, incluyendo las liquidaciones del fondo rotativo Institucional.

Elaborar y aprobar los comprobantes que justifican los ingresos y el fondo


rotativo.

Realizar las modificaciones dentro del presupuesto asignado a la Oficina en


cuanto a regulaciones, disminuciones, ampliaciones y/o transferencias
presupuestarias que sean necesarias.

Jefe de Seccin de Contabilidad, Pgina 1 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 33 -

Aprobar la elaboracin mensual de los recibos de ingresos varios, forma


63-A, como parte de las cajas fiscales..

Elaborar, controlar y registrar los reportes cuatrimestrales en la Direccin


Tcnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Pblicas.

Supervisar y controlar los procedimientos que utiliza la Unidad de


Inventarios para el registro de la propiedad, planta, equipo e intangibles que
pertenecen a la Oficina.

Llevar el control de ingresos y gastos presupuestarios por medio del


-SICOIN-.

Elaborar la conciliacin de ingresos.

Elaborar los informes de gastos por grupo.

Aprobar mensualmente el CUR de Nmina de Sueldos del personal que


labora Oficina.

Velar porque exista coordinacin entre la tesorera, presupuesto y


contabilidad de la Unidad.

Supervisar y controlar los programas de trabajo coordinando las actividades


necesarias para su ejecucin.

b)

PERIDICAS O EVENTUALES

Sustituir al Jefe de la Unidad cuando se ausenta por actividades


relacionadas con el desempeo de su puesto o temporalmente.

Realizar clculos del monto de viticos a pagar al personal a participar en


comisiones oficiales.

Participar en la elaboracin del Anteproyecto de Presupuesto, Memoria de


Labores y el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad.

Apoyar en la realizacin del Anteproyecto de Presupuesto de la Oficina, en


coordinacin con la Seccin de Planificacin y Proyectos del Departamento
de Desarrollo Institucional.

Jefe de Seccin de Contabilidad, Pgina 2 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 34 -

Administrar en conjunto con la Jefatura de la Unidad el Sistema de


Contabilidad Integrado -SICOIN-WEB- y el Sistema de Gestin -SIGES-.

Servir de enlace de la Oficina con otros Ministerios y Entidades


Descentralizadas del Organismo Ejecutivo para tratar temas relacionados a
Administracin Financiera en el Sector Pblico.

Elaborar el programa de compromiso devengado de la Oficina.

Rendir informes financieros especiales a solicitud de la Jefatura de la Unidad


o Direccin de la Oficina.

Realizar otras tareas afines al puesto que le sean asignadas por la Jefatura
de la Unidad.

IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES


a)

UBICACIN ADMINISTRATIVA

El puesto se ubica en la Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, Oficinas


Centrales de ONSEC.
b)

SUPERVISIN

Ejerce supervisin sobre el personal de la Unidad en ausencia del Jefe y


directamente sobre el personal que integra la Seccin de Contabilidad.
c)

RESPONSABILIDAD

ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al
puesto, as como las que indique la Jefatura de la Unidad.

BIENES Y EQUIPO DE OFICINA


Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza, para
realizar su trabajo y que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.

Jefe de Seccin de Contabilidad, Pgina 3 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 35 -

V. CONDICIONES DE TRABAJO

a)

LUGAR DE TRABAJO

El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Unidad.


b)

JORNADA DE TRABAJO

La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.


c)

RIESGOS

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de


sus funciones y que esto no permite alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad, afectando con ello
las metas planteadas a nivel Institucional.
d)

CONSECUENCIAS

Las que se produzcan por el incumplimiento de los procedimientos


administrativos que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando con ello
desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de
su competencia.
e)

ESFUERZOS

ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentracin constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de emisin, revisin y anlisis de documentos que
emite la Seccin.

ESFUERZO FSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo fsico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.

f)

RELACIONES DE TRABAJO

A nivel interno con el personal que integra la Unidad.

Jefe de Seccin de Contabilidad, Pgina 4 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 36 -

Dentro de la Institucin con los Departamentos y/o Unidades que integran la


Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.

Externamente

con otras Instituciones como: Direccin Tcnica del


Presupuesto, Direccin de Contabilidad del Estado, Tesorera Nacional,
SEGEPLAN, Crdito Pblico y Organismos de Cooperacin Internacional.

VI. ESPECIFICACIONES

EDUCACIN Y EXPERIENCIA
OPCIN A:
Acreditar ttulo universitario a nivel de Licenciatura en una carrera afn al
puesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado II y
ser colegiado activo.
OPCIN B:
Acreditar ttulo universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional que
el puesto requiera. Seis aos de experiencia en labores afines y ser colegiado
activo.
VII DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal e instrumentos tcnico administrativos que utiliza
internamente la Unidad para el desarrollo de las actividades del puesto, los
cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual.

Jefe de Seccin de Contabilidad, Pgina 5 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 37 -

ENCARGADO DE INVENTARIOS
INFORMACIN GENERAL DEL PUESTO

No. PGINAS

I. IDENTIFICACIN

TTULO OFICIAL ASISTENTE PROFESIONAL JEFE CDIGO: 9760


HORARIO:
DEL PUESTO:
0 8:00 a 16:00 hrs.
TTULO
ENCARGADO DE
CDIGO DE
0048
FUNCIONAL:
INVENTARIOS -UDAFESPECIALIDAD:
NMERO DE
UNA
ESPECIALIDAD: AUDITORA
FECHA:
OCTUBRE 2010
PLAZAS:
JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DE LA SECCIN DE CONTABILIDAD
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIN ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ADMINISTRACIN FINANCIERA -UDAF-

II. DESCRIPCIN GENERAL DEL PUESTO


Trabajo tcnico que consiste en llevar el registro y control del inventario de la
propiedad, planta, equipo, bienes tangibles e intangibles de la Oficina, que se
encuentran registrados en la tarjeta de responsabilidad, de los colaboradores,
conforme a procedimientos y normas internas vigentes en la materia.

III. DESCRIPCIN ESPECFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO


a)

PERMANENTES

Registrar y controlar la existencia de los bienes fijos que le pertenecen a


la Oficina.

Ingresar al Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- los datos que


forman el cdigo de identificacin del mobiliario y equipo de la Oficina.

Registrar y verificar en el libro de inventario la existencia de bienes de la


Oficina.

Actualizar, controlar y registrar cambios en las tarjetas de responsabilidad


de bienes fijos asignado a los trabajadores de la Oficina.

Encargado de Inventarios, Pgina 1 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 38 -

Elaborar, registrar y asignar nuevas tarjetas de responsabilidad al personal


de nuevo ingreso a la Oficina.

Elaborar oficios que registren cambios realizados al equipo de la Oficina.

Elaborar tarjetas de autorizacin para realizar reparaciones al equipo de la


Oficina.

Registrar y controlar la obtencin de bienes muebles por parte de la Oficina,


ya sea por compra o donaciones.

Custodiar y controlar los bienes pendientes de asignacin.

b)

PERIDICAS O EVENTUALES

Elaborar y registrar actas administrativas en el libro correspondiente, con la


finalidad de dar baja a los bienes en desuso, as como para recibir y
entregar donacin de bienes.

Integrar los expedientes donde consta la baja de los bienes en desuso, as


como para dar alta a los bienes recibidos por donacin.

Tramitar rdenes de impresin y habilitacin de libros para registro y control


de los bienes de la Oficina.

Elaborar y controlar las constancias de rdenes de salida del mobiliario y


equipo de las instalaciones de la Oficina.

Elaborar, controlar y registrar listado de bienes muebles daados u


obsoletos, por lo menos una vez por ao.

Realizar otras actividades afines al cargo que le sean asignadas por el Jefe
de la Seccin.

IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES

a)

UBICACIN ADMINISTRATIVA

El puesto se ubica en la Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, Oficinas


Centrales de ONSEC.
Encargado de Inventarios, Pgina 2 de 5
Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 39 -

b)

SUPERVISIN

El puesto no ejerce supervisin sobre otro puesto.


c)

RESPONSABILIDAD

ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al
puesto y las que adicionalmente le sean asignadas por la Jefatura de la
Seccin.

BIENES Y EQUIPO DE OFICINA


Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo y que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.

V. CONDICIONES DE TRABAJO

a)

LUGAR DE TRABAJO

El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Unidad.


b)

JORNADA DE TRABAJO

La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.


c)

RIESGOS

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de


sus funciones y que esto no permite alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad, afectando con ello
las metas planteadas a nivel Institucional.
d)

CONSECUENCIAS

Las que se produzcan por el incumplimiento de los procedimientos


administrativos que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando con ello
desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de
su competencia.

Encargado de Inventarios, Pgina 3 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 40 -

e)

ESFUERZOS

ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentracin constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de control de inventarios.

ESFUERZO FSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo fsico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.

f)

RELACIONES DE TRABAJO

A nivel interno con el personal que integra la Unidad.

Dentro de la Institucin con los Departamentos que integran la Oficina


Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.

Externamente

con la Contralora General de Cuentas de la Nacin,


Ministerio de Finanzas Pblicas y la Superintendencia de Administracin
Tributaria -SAT-.

VI. ESPECIFICACIONES

EDUCACIN Y EXPERIENCIA

OPCIN A:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al octavo semestre de una
carrera universitaria afn al puesto y seis meses de experiencia como Asistente
Profesional en la especialidad que el puesto requiera, que incluya supervisin
de personal.
OPCIN B:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al octavo semestre de una
carrera universitaria afn al puesto y un ao de experiencia en tareas
relacionadas con la especialidad del mismo, que incluya supervisin de
personal.

Encargado de Inventarios, Pgina 4 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
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VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO


Todo documento legal e instrumentos tcnico administrativos que utiliza
internamente la Unidad para el desarrollo de las actividades del puesto, los
cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual.

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Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
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ENCARGADO DE CAJAS FISCALES


INFORMACIN GENERAL DEL PUESTO

No. PGINAS

I. IDENTIFICACIN

TTULO OFICIAL ASISTENTE PROFESIONAL JEFE CDIGO: 9760


HORARIO:
DEL PUESTO:
0 8:00 a 16:00 hrs.
TTULO
ENCARGADO DE CAJAS
CDIGO DE
0048
FUNCIONAL:
FISCALES -UDAFESPECIALIDAD:
NMERO DE
UNA
ESPECIALIDAD: AUDITORA
FECHA:
OCTUBRE 2010
PLAZAS:
JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DE LA SECCIN DE CONTABILIDAD
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIN ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ADMINISTRACIN FINANCIERA -UDAF-

II. DESCRIPCIN GENERAL DEL PUESTO


Trabajo tcnico que consiste en llevar el registro en cajas fiscales del fondo
rotativo y privativo de la Oficina, as como efectuar pagos por servicios
prestados, aplicando para ello normas y procedimientos legales vigentes en la
materia.

III. DESCRIPCIN ESPECFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO


a)

PERMANENTES

Recopilar y archivar la documentacin referente a la constitucin del


fondo rotativo y fondos privativos de la Oficina.

Elaborar y preparar mensualmente los recibos de ingresos varios en


formato 63-A, como constancia de los movimientos en las cajas fiscales.

Agregar y preparar mensualmente los formularios 200-A-3 de cajas


fiscales.

Controlar la conciliacin de los fondos privativos de la Oficina, mensual y


anualmente.

Encargado de Cajas Fiscales, Pgina 1 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 43 -

Dar seguimiento a proveedores, solicitando la documentacin contable


pendiente para justificar movimientos en cajas fiscales.

Revisar CUR de gastos previo a archivarlos en orden correlativo.

Realizar depsitos y pagos en los bancos del sistema.

Registrar y controlar el archivo especial de Nmina.

Elaborar y trasladar oficios y documentos de la Unidad u otros


Departamentos y/o Unidades de la Oficina.

Colaborar con la Unidad de Auditoria Interna -UDAI-, proporcionndole la


papelera contable cuando el caso lo requiera.

b)

PERIDICAS O EVENTUALES

Elaborar oficios y/o conocimientos para el traslado de documentos y/o


expedientes al Ministerio de Finanzas Pblicas y otras Instituciones.

Apoyar en el desarrollo de sus actividades a las diferentes Secciones que


integran la Unidad.

Colaborar con la atencin a auditores de la Contralora General de Cuentas


de la Nacin, cuando solicitan informacin contable relacionada con los
gastos de la Oficina.

Reunir y archivar toda la documentacin de soporte de los movimientos de


las cajas fiscales.

Realizar otras actividades afines al cargo que le sean asignadas por el Jefe
de la Seccin.

IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES

a)

UBICACIN ADMINISTRATIVA

El puesto se ubica en la Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, Oficinas


Centrales de ONSEC.

Encargado de Cajas Fiscales, Pgina 2 de 5


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- 44 -

b)

SUPERVISIN

El puesto no ejerce supervisin sobre otro puesto.


c)

RESPONSABILIDAD

ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al
puesto y las que adicionalmente le sean asignadas por la Jefatura de la
Seccin.

BIENES Y EQUIPO DE OFICINA


Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo y que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.

V. CONDICIONES DE TRABAJO

a)

LUGAR DE TRABAJO

El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Unidad.


b)

JORNADA DE TRABAJO

La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.


c)

RIESGOS

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de


sus funciones y que esto no permite alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad, afectando con ello
las metas planteadas a nivel Institucional.
d)

CONSECUENCIAS

Las que se produzcan por el incumplimiento de los procedimientos


administrativos que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando con ello
desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de
su competencia.

Encargado de Cajas Fiscales, Pgina 3 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 45 -

e)

ESFUERZOS

ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentracin constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de control y registro de flujos de efectivo.

ESFUERZO FSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo fsico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.

f)

RELACIONES DE TRABAJO

A nivel interno con el personal que integra el Departamento.

Dentro de la Institucin con los Departamentos que integran la Oficina


Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.

Externamente

con la Contralora General de Cuentas de la Nacin,


Ministerio de Finanzas Pblicas y la Superintendencia de Administracin
Tributaria -SAT-.

VI. ESPECIFICACIONES

EDUCACIN Y EXPERIENCIA

OPCIN A:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al octavo semestre de una
carrera universitaria afn al puesto y seis meses de experiencia como Asistente
Profesional en la especialidad que el puesto requiera, que incluya supervisin
de personal.
OPCIN B:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al octavo semestre de una
carrera universitaria afn al puesto y un ao de experiencia en tareas
relacionadas con la especialidad del mismo, que incluya supervisin de
personal.

Encargado de Cajas Fiscales, Pgina 4 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
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VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO


Todo documento legal e instrumentos tcnico administrativos que utiliza
internamente la Unidad para el desarrollo de las actividades del puesto, los
cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual.

Encargado de Cajas Fiscales, Pgina 5 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
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ENCARGADO DE TESORERA
INFORMACIN GENERAL DEL PUESTO

No. PGINAS

I. IDENTIFICACIN

TTULO OFICIAL PROFESIONAL JEFE I


CDIGO: 5060
HORARIO DE:
DEL PUESTO:
08:00 a 16:00 hrs.
TTULO
ENCARGADO DE TESORERA
CDIGO DE
0048
FUNCIONAL:
-UDAFESPECIALIDAD:
NMERO DE
UNA
ESPECIALIDAD: AUDITORA
FECHA:
OCTUBRE 2010
PLAZAS:
JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DE LA UNIDAD
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIN ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ADMINISTRACIN FINANCIERA -UDAF-

II. DESCRIPCIN GENERAL DEL PUESTO


Trabajo tcnico que consiste en efectuar pagos por servicios, compra de bienes
y suministros que utilizan para su funcionamiento los Departamentos que
integran la Oficina, ya sea en forma efectiva o por medio de cheques en base al
presupuesto asignado por el Ministerio de Finanzas Pblicas aplicando, para
ello normas y procedimientos legales vigentes en la materia.

III. DESCRIPCIN ESPECFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO


a)

PERMANENTES

Administrar y ejecutar los gastos referentes a la constitucin del fondo


rotativo Institucional.

Registrar y ejecutar los gastos aplicando la regulacin de los mismos en


los renglones presupuestados y autorizados.

Elaborar y realizar los pagos que le competen, por medio de cheques.

Elaborar y controlar el libro de movimientos bancarios.

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Administrar el fondo fijo de caja chica y correo propiedad de la Oficina.

Controlar y registrar los pagos efectuados durante el mes, por servicios


bsicos prestados a la Oficina.

Elaborar, registrar y controlar los depsitos de fondos privativos e Impuesto


al Valor Agregado (IVA).

Realizar pagos en efectivo a proveedores de materiales o prestacin de


servicios.

Controlar y registrar formularios de viticos del personal que viaja al interior


al exterior en representacin de la Oficina y adems realizar el pago de los
mismos.

Elaborar rdenes en el Sistema de Gestin -SIGES-.

b)

PERIDICAS O EVENTUALES

Elaborar oficios y/o conocimientos para el traslado de documentos y/o


expedientes al Ministerio de Finanzas Pblicas y otras Instituciones.

Elaborar constancias de retenciones comerciales del Impuesto Sobre la


Renta (ISR).

Contactar y realizar enlaces con personal del Crdito Hipotecario Nacional y


el Ministerio de Finanzas Pblicas.

Apoyar en actividades a las diferentes Secciones que integran la Unidad.

Realizar otras actividades afines al cargo que le sean asignadas por el Jefe
de la Unidad.

V. CONDICIONES ORGANIZACIONALES

a)

UBICACIN ADMINISTRATIVA

El puesto se ubica en la Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, Oficinas


Centrales de ONSEC.

Encargado de Tesorera, Pgina 2 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
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b)

SUPERVISIN

El puesto no ejerce supervisin sobre otro puesto.


c)

RESPONSABILIDAD

ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al
puesto y las que adicionalmente le sean asignadas por la Jefatura de la
Unidad.

BIENES Y EQUIPO DE OFICINA


Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza, para
realizar su trabajo y que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.

V. CONDICIONES DE TRABAJO

a)

LUGAR DE TRABAJO

El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Unidad.


b)

JORNADA DE TRABAJO

La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.


c)

RIESGOS

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de


sus funciones y que esto no permite alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad, afectando con ello
las metas planteadas a nivel Institucional.
d)

CONSECUENCIAS

Las que se produzcan por el incumplimiento de los procedimientos


administrativos que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando con ello
desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de
su competencia.

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e)

ESFUERZOS

ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentracin constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de control y registro de flujos de efectivo.

ESFUERZO FSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo fsico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.

f)

RELACIONES DE TRABAJO

A nivel interno con el personal que integra el Departamento.

Dentro de la Institucin con los Departamentos que integran la Oficina


Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.

Externamente

con la Contralora General de Cuentas de la Nacin,


Ministerio de Finanzas Pblicas y la Superintendencia de Administracin
Tributaria -SAT- el Crdito Hipotecario Nacional -CHN-.

VI. ESPECIFICACIONES

EDUCACIN Y EXPERIENCIA

OPCIN A:
Acreditar ttulo universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional que
el puesto requiera, seis meses de experiencia como Profesional III en la misma
especialidad, que incluya supervisin de personal y ser colegiado activo.
OPCIN B:
Acreditar ttulo universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional que
el puesto requiera, dos aos de experiencia profesional en labores relacionadas
con el puesto, que incluya supervisin de personal y ser colegiado activo.

Encargado de Tesorera, Pgina 4 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 51 -

VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO


Todo documento legal e instrumentos tcnico administrativos que utiliza
internamente la Unidad para el desarrollo de las actividades del puesto, los
cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual.

Encargado de Tesorera, Pgina 4 de 5


Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 52 -

ANEXO No 1

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


- 53 -

Disposiciones Legales e
Instrumentos Utilizados

Cdigo de Trabajo.

Constitucin poltica de la Repblica.

Digesto de la Administracin de Personal del Sector Pblico.

Documentos Conexos (Acuerdos Gubernativos, Decretos del Congreso de la


Repblica, Acuerdos de Direccin, etc.).

Documentos internos elaborados en la Oficina (oficios, providencias, otros).

Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento.

Ley de Compras y Contrataciones del Estado.

Ley de Probidad.

Ley de Servicio Civil y su Reglamento.

Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR).

Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas.

Ley Orgnica del Presupuesto, Decreto No.101-97 del Congreso de la


Repblica, su Reglamento y su reforma.

Manual de
Guatemala.

Manual de Nomenclatura Gubernamental.

Manuales de Normas y Procedimientos de ONSEC.

Manuales de Organizacin de la Unidad y/o Departamentos de ONSEC.

Organigrama de la Institucin.

Clasificaciones

Presupuestarias

del

Sector

Pblico

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


- 54 -

de

Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo de la Institucin.

Polticas y Procedimientos sobre Administracin de Recursos Humanos.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


- 55 -

ANEXO No 2

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


- 56 -

DESCRIPCIN TCNICA DE PUESTOS


A travs del anlisis del puesto se logra identificar la importancia relativa de
cada puesto dentro de la institucin y las caractersticas fsicas, psicolgicas y
cognoscitivas que debe poseer la persona que lo ocupe, permitiendo, al mismo
tiempo, que el personal conozca claramente sus deberes y responsabilidades.
La descripcin tcnica de puestos proporciona beneficios tales como:

Facilidad para la administracin del recurso humano

Mayor objetividad en la evaluacin del desempeo

Asignacin de puestos de trabajo atendiendo el marco legal aplicable

La administracin de recursos humanos conoce su ubicacin fsica, las


funciones que cumple y el perfil que debe llenar la persona que lo ocupe

Sin embargo, cabe aclarar que las descripciones de puestos son enunciativas y
no limitativas de las funciones que cada miembro de la institucin debe
desempear; siendo necesario comprender que las actividades indicadas para
cada puesto son las mismas responsabilidades que debe cumplir.
En esta tcnica organizacional es importante la constante actualizacin de las
descripciones de puestos, para facilitar la induccin y entrenamiento del
personal de nuevo ingreso.
La descripcin de puestos est dividida en varias partes y
pueden mencionar las siguientes:

entre ellas se

Informacin general
Descripcin general
Descripcin especfica o analtica
Condiciones organizacionales:
Ubicacin administrativa
Tipo de responsabilidad (atribuciones y bienes)
Condiciones fsicas necesarias para la realizacin del trabajo
Especificacin del puesto (educacin y experiencia requerida)

En lo que se refiere a los requisitos mnimos para optar a los diferentes puestos,
fueron establecidos por esta Oficina en la Resolucin nmero D-97-89 del 16 de
enero de 1997, la cual constituye una modificacin a lo establecido en el Plan
de Clasificacin de Puestos y Salarios del Organismo Ejecutivo.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


- 57 -

Para realizar la actualizacin de la descripcin de puestos contenidos en este


manual, se utiliz la informacin contenida en el Manual de Organizacin y
Puestos de la Unidad de Administracin Financiera -UDAF-, elaborado en
octubre de 2005, as como la obtenida por medio del cuestionario para la
actualizacin del manual de organizacin, proporcionado a cada uno de los
empleados que actualmente desempean los puestos correspondientes.

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


- 58 -

ANEXO No 3

Elaborado por Seccin de Planificacin y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional


- 59 -

GLOSARIO DE SIGLAS

CUR
Comprobante nico de Registro.

ISR
Impuesto sobre la renta.

IVA
Impuesto al Valor Agregado.

ONSEC
Oficina Nacional de Servicio Civil.

POA
Plan Operativo anual.

SAG
Sistema de Auditora Gubernamental.

SIAF
Sistema de Administracin Financiera.

SIAFITO
Sistema Integrado de Administracin Financiera Local.

SICOIN
Sistema de Contabilidad Integrada.

SIGES
Sistema de Gestin

SONSEC
Sindicato de Trabajadores de la Oficina Nacional de Servicio Civil.

UDAF
Unidad de Administracin Financiera.

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- 60 -

ANEXO No 4

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- 61 -

GLOSARIO DE TRMINOS

AUDITORIA
Proceso de examen de libros, cuentas y registros de una institucin para
establecer si es correcto el estado financiero y si los comprobantes se han
presentado.

AUTORIDAD
Facultad de dar instrucciones para realizar un trabajo.

CONTABILIDAD
Proceso mediante el cual se identifica, mide registra y comunica la
Informacin econmica de una organizacin o empresa.

EFICACIA
Hacer bien lo que debe hacerse bien, alcanzando metas y
efecto deseado.

produciendo el

EFICIENCIA
Consiste en realizar las cosas en forma adecuada en el menor
tiempo y utilizando el mnimo de recursos.

ESFUERZO
Energa que se necesita dedicar para lograr una meta.

ESPECIFICACIONES
Requisitos mnimos que debe cumplir una persona para optar a un
puesto de trabajo.

FONDO
Cantidad de dinero disponible para adquirir determinados bienes.

FUNCIN
Serie de actividades que se deben realizar.

INVENTARIO
Registro de los bienes de que se disponen.

MANUAL:
Instrumento administrativo en el cual se describen los puestos de
trabajo y sus funciones.

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NMINA
Listado de personas que laboran en una organizacin a cambio de un
salario.

OBJETIVO
Lo que se desea alcanzar.

ORGANIGRAMA
Representacin grfica de la organizacin de una institucin o empresa.

ORGANIZACIN
Forma de distribucin de las actividades que debe realizar un grupo
social.

PRESUPUESTO
Documento que contiene las cantidades monetarias asignadas para
realizar cada actividad o adquirir determinado bien.

RESPONSABILIDAD
Obligacin de realizar las acciones y actividades necesarias para cumplir
con la ejecucin de ciertas funciones.

SUPERVISIN
Actividad referida a verificar la ejecucin de determinadas actividades
asignadas a un puesto de trabajo.

TAREAS FUNCIONES PERIDICAS O EVENTUALES


Son las que se ejecutan cada determinado perodo de tiempo (mensual,
trimestral, etc.) o que se deben realizar ocasionalmente.

TAREAS FUNCIONES PERMANENTES


Son las que se realizan diariamente indistintamente de la carga de trabajo
que se genera en un puesto de trabajo.

TESORERIA
Seccin encargada de emitir los documentos de pago.

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