Gua de diligenciamiento archivos digitales.

Cargue Masivo de Facturas

Al momento en que usted se disponga a realizar el CARGUE EN
FORMA MASIVA DE LAS FACTURAS QUE DESEE USAR COMO
SOPORTE DE SU ACREENCIA, debe seguir los siguientes pasos
para garantizar el xito de su proceso, de la forma como se
muestra a continuacin:

Debe crear un archivo CSV con Excel

Aqu se muestra el paso a paso de cmo crear un archivo CSV
(Valores Separados por Comas) usando Microsoft Excel que
posteriormente usted cargar dentro del Formulario para
solicitar su acreencia.
Herramientas necesarias:

Microsoft Excel

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Procedimiento para crear su archivo plano CSV
- Abra una hoja de clculo nueva en Microsoft Excel.
- Diligencie los primeros tres campos de acuerdo con las normas
definidas para cada campo, as:

CAMPO 1

CAMPO 2

CAMPO 3

CAMPO 1 - Prefijo

CAMPO 2 - No. Factura

CAMPO 3 - Valor Factura

La utilizacin de prefijos permite

llevar un control ms efectivo
sobre la facturacin. Utilice el
prefijo de sus facturas. Si no
maneja prefijo, deje el campo en
blanco

ste es un cdigo que identifica la

factura y la diferencia de otras ya
registradas en el mismo archivo. Si
el nmero de factura tiene ceros
adelante debe dejarlos.

Valor nominal que corresponde al

dinero que le adeudan. Se debe
escribir la suma sin puntos o
comas y sin el signo pesos.

Ejemplo
prctico:

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Guarde el archivo
Cuando termine de incluir todas sus facturas en una tabla, con la
estructura indicada, guarde el documento con el formato CSV
(delimitado por comas) (*.csv).
Recomendamos guardar el archivo con el nombre (facturas)

Si aparece un mensaje para pedirle que confirme su seleccin, haga clic en

Aceptar.

Abra el archivo con el programa Bloc de notas y valide que la informacin este
separada por punto y coma (;)....si esta separado por comas, usted debe
reemplazar la coma(,) por punto y coma (;)

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Estructura de los archivos

digitalizados en el medio magntico (cd)
como soporte de acreencia
IMPORTANTE
Antes de recibir los soportes de las reclamaciones en medio
magntico, se realizar un proceso de validacin previa de estructura
y datos, antes de entregar el disco, por favor verifique que ste cumpla
con los requisitos detallados a continuacin:
Una vez subido al sistema el archivo plano .csv sealado en la seccin
anterior, se debe crear un soporte en medio magntico de dicho
archivo; el contenido del Medio Magntico se debe organizar en 3
carpetas nicamente en los casos de CUENTAS DE SERVICIO DE
SALUD y CUENTAS OTROS PROVEEDORES, nombradas de la siguiente

Sin embargo para los dems tipos de reclamacin ACREENCIAS

LABORALES, ACUERDOS DE PAGO, BIENES DE TERCEROS,
IMPUESTOS TASAS Y CONTRIBUCIONES, PRESTACIONES
ECONMICAS, PROCESOS JUDICIALES y SISTEMA GENERAL DE
SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, se debe adjuntar nicamente la
carpeta de Soportes Legales (SL)

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Una vez aclarado lo anterior, se explica cmo se debe organizar el

medio magntico de la siguiente forma:

Facturas
Para garantizar la adecuada lectura de la informacin contenida en los
archivos de soporte de las Facturas, se deben seguir las siguientes
instrucciones a la hora de crear las copias digitales de las mismas.
Todas las Facturas deben digitalizarse en archivos en formato PDF.
El nombre de este archivo PDF debe ser nombrado con nmero de
factura

Soportes de las Facturas

En el medio se debe crear una carpeta llamada SF.
En el interior de esta carpeta (soporte facturas) se van a crear tantas
sub-carpetas como Facturas hagan parte de la reclamacin.
Cada carpeta se debe llamar igual que el archivo PDF de la Factura
correspondiente.
En cada una de estas sub-carpetas se deben guardar todos los
soportes relacionados con la factura correspondiente.
Igual que con las Facturas, todos los soportes de las mismas deben
digitalizarse en archivos de formato PDF.

SF

Ejemplo del interior de la carpeta Soporte Facturas y la forma en que se debe dar
nombre a las sub-carpetas correspondientes a las facturas de la reclamacin. Al
interior de cada carpeta deben ir los soportes correspondientes

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Soportes Legales
Al igual que con los soportes de las Facturas, en el medio magntico
debe haber una carpeta llamada Soportes Legales.
En el interior de esta carpeta debe haber otra sub-carpeta la cual va a
nombrar con el tipo y nmero de identificacin, Ejemplo: Un
reclamante con Nit 90108989 debe nombrar la carpeta de la siguiente
manera:
Tipo de
Identificacin
NIT

Numero Identificacin
del reclamante
90108989

Cdigo que se debe

colocar al archivo PDF
NIT_90108989

En el interior de esta carpeta deben estar todos los documentos que

usted como acreedor crea que son pertinentes para soportar su
acreencia, a excepcin de las facturas y sus soportes antes
relacionados; Por ejemplo, en esta carpeta deben ir documentos como
la copia de la cdula del representante legal o del acreedor cuando es
persona natural, RUT, NIT, copias de licencias e incapacidades
liquidadas, entre otros.
Al igual que con los dems archivos, todos los soportes legales deben
digitalizarse en archivos de formato PDF.
Para evitar demoras en los procesos de validacin de la informacin
de cada reclamacin es de vital importancia que los archivos estn
organizados dentro de las carpetas correspondientes y que tengan los
nombres de archivo como se enumera en esta gua, as se podr
establecer fcilmente a que tem de la reclamacin corresponde
cada soporte.

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Escala
Los documentos deben estar digitalizados en escala de grises o
blanco y negro texto, puesto que la subida de archivos en formato color
dificulta la revisin de sus documentos por el tipo de sistema que
maneja la plataforma

Tipo Archivo
El formato del archivo para digitalizacin DEBE SER PDF. Cualquier otro
formato de imagen no es admitido por la plataforma

Resolucin
Para mantener un sano equilibrio entre un archivo liviano y una buena
legibilidad, debe digitalizarse con una resolucin de 100 dpi en escala
de grises o 200 dpi si es en blanco y negro, que es una caracterstica
fcilmente ajustable y presente en prcticamente todas las marcas y
maquinas con la opcin para Scanner.
Utilizar una resolucin mayor tampoco es recomendable dado que
incrementa excesivamente el tamao y peso del archivo, generndole
demora y prdida de tiempo al momento de adjuntar los soportes.
HACERLO CON UNA RESOLUCIN DISTINTA A LAS INDICADAS NO LE
SERVIR COMO EVIDENCIA, DANDO COMO CONSECUENCIA UNA
IMAGEN ILEGIBLE Y RESULTADOS NEGATIVOS EN SU CALIFICACION
Y GRADUACION.

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Por lo anterior, se recomienda a la comunidad en general, dar

seguimiento integro al presente instructivo, para que en la fecha
estimada de inicio del proceso de reclamacin, cuente con la
informacin digitalizada, identificada, completa y veraz de su solicitud,
con el fin de facilitar el proceso sin mayor inconveniente.
(*)CORPORACIN IPS SALUDCOOP EN LIQUIDACIN se reserva la
facultad de solicitar la factura original en fsico para efectos de
verificar su autenticidad.
RECUERDE, NO DEJE LA PRESENTACIN DE SU ACREENCIA PARA EL
LTIMO DA, YA QUE LA CONGESTIN PUEDE AFECTAR LA
OPORTUNIDAD DE EJERCER SUS DERECHOS EN LA RECLAMACIN!

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