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TEMA IV) 4.1) ACTOS ADM. Y HECHOS ECONÓMICOS.

4.2) LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

4.1) ACTOS ADM. Y HECHOS ECONÓMICOS

Las actividades que se desarrollan en una empresa pueden dividirse en:

Ø Actos administrativos
Ø Hechos económicos.

ACTOS ADMINISTRATIVOS: son toda actividad desarrollada por la

empresa que se caracteriza por no producir variaciones de ninguno de los
componentes del Patrimonio, o sea carecen del aspecto económico, pero son
igualmente necesarios para preparar y asegurar el cumplimiento de los
hechos económicos o para controlarlos. Ej. contratación de personal,
traslados, decisiones de incorporar nuevas tecnologías, etc.

HECHOS ECONÓMICOS: toda actividad que se caracteriza por producir

variaciones en uno o más componentes del Patrimonio. Ej. las ventas, los
pagos, la cobranza, etc. La causa de la dinámica patrimonial radica en la
incidencia de los hechos económicos.

CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS:

1) Permutativos: son aquellos a causa de los cuales varía la “calidad”
del patrimonio sin afectar el patrimonio neto o sea el capital, existe
una contrapartida para obtener una equivalencia. (Ej. canjes,
compra de mercaderías, compras a crédito, pago a acreedores,
etc.)

2) Modificativos: cuando se producen variaciones cuantitativas en uno

o más elementos del Patrimonio sin contrapartida; se ocasionan
entonces variaciones en el Patrimonio Neto.
Se produce entonces la recepción o entrega de un elemento
patrimonial, sin contrapartida y al no existir permuta varia el Capital.
(Ej. donaciones, pago de sueldos, gastos).

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Existen dos clases de hechos modificativos: los que significan

pérdidas (disminución del capital) y los que producen ganancias
(aumento del capital).

3) Mixtos: cuando se producen variaciones en uno o más elementos

del Patrimonio y como contrapartida de esto varía otro u otros por
importes no equivalentes; (Ej. Venta de mercaderías) en este ejemplo la
venta se realiza a un precio mayor que el costo, lo cual produce una
ganancia. El comerciante está cambiando mercaderías por dinero –pero
para él- en magnitudes no equivalentes. En primer lugar la venta de
mercadería es un hecho parcialmente permutativo (hasta la equivalencia
del canje) y por el complemento es modificativo (por la ganancia que
produce).

4.2) LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL:

La documentación comercial contiene información tanto de “hechos

económicos” como de “actos administrativos”. Los primeros son tomados
por la Contabilidad y registrados en los libros de Comercio, cosa que no
ocurre con la documentación propia de los “actos”, ya que éstos no entrañan
un contenido económico que afecte el patrimonio de la empresa.

El ciclo de la documentación concluye con su archivo. Existen diversas

técnicas de archivo, pero lo importante es que cualquiera sea el criterio de
clasificación adoptado, la documentación debe guardarse de manera
ordenada, conservándola en buenas condiciones y que fundamentalmente se
tenga acceso a cada comprobante en particular en la forma más rápida
posible.

Los comprobantes son la fuente de las registraciones contables.

Son documentos que dejan asentadas las transacciones.
Por cada hecho económico que se efectúa en la empresa, se emite un
comprobante, es decir, que producido un hecho que modifica cualitativamente
o cuantitativamente el patrimonio de la empresa, debe confeccionarse un
documento que se extenderá por escrito en el cual se deja constancia que se

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ha realizado una determinada operación comercial, de acuerdo a los usos y

costumbres generalizados en el comercio y a las disposiciones.

Los comprobantes son documentos formales y en su confección deben

respetarse determinadas normas dispuestas por la ley o por las prácticas
comerciales.
Deberán ser extendidos en fórmulas impresas, especialmente preparadas y ser
firmados por funcionarios competentes. Las mismas han sido diseñadas para
recoger adecuadamente la totalidad de los datos de cada tipo de operación en
particular.

Sus funciones más importantes son: contable, de control, jurídica e impositiva.

FUNCIÓN CONTABLE:
Constituye el elemento fundamental para la contabilización de las
operaciones, proporcionando la fuente de datos para la registración
contable.

FUNCIÓN DE CONTROL:
Constituye un elemento para el control posterior de las registraciones
efectuadas y para la comprobación de los asientos contables.

FUNCIÓN JURÍDICA:
Para que los libros tengan valor probatorio en juicio, las registraciones que allí
figuren deben tener comprobantes que las respalden.

FUNCIÓN FISCAL:
Sirven al comerciante para probar la veracidad de las declaraciones
jurídicas y permiten a los fiscalizadores controlar la exactitud de los montos
imponibles de los sujetos pasibles de impuestos.

CLASIFICACIÓN DE LOS COMPROBANTES:

Se clasifican de acuerdo a la autonomía que le dan las operaciones que los
originan. Así tenemos: a) DOCUMENTOS PROBATORIOS y b) TITULOS
DE CREDITO.

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a) DOCUMENTOS PROBATORIOS: tienen por función ser una

prueba de la operación e indican también quienes son las partes que
intervienen en la operación, qué tipo de operación es, sus condiciones, el
precio de la transacción, etc. Estos documentos serán la base de la
registración en el Libro Diario. Se hacen en más de una vía.

Dentro de los documentos probatorios podemos encontrar: FACTURA,

BOLETA CONTADO, NOTA DE CRÉDITO, NOTA DE DÉBITO,
RECIBO, VALE DE CAJA, DEPÓSITO BANCARIO. ESTADOS DE
CUENTA BANCARIOS
1) FACTURA: documenta las ventas a crédito de la empresa, tanto las
realizadas en cuenta corriente, como a crédito con conforme. La emite
el vendedor, entregando el original al comprador de la mercadería y
reteniendo las demás vías para uso interno. En lugar de la palabra
“FACTURA”, algunos formularios la sustituyen por “DEBE“ impreso
en caracteres notables.
Requisitos formales:
En el ángulo superior izquierdo y en su orden:
Nombre o razón social
Domicilio fiscal donde ser ubicada.

En el ángulo superior derecho y en su orden:

Número de RUT (Registro único de tributación) impreso en caracteres
no inferiores a 3mm de alto.
Tipo de comprobante Ej. “FACTURA”, impreso en caracteres no
inferiores a 3 mm de alto.

En el ángulo inferior izquierdo:

Constancia de estar al día con el IVA (las pequeñas empresas no
deberán consignar esta leyenda).
Pie de imprenta, impreso con caracteres no inferiores a 2mm de alto.

En el ángulo inferior derecho:

La identificación de original o copia.
El destino de cada vía.

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Asimismo y sin ubicación predeterminada, deberá preverse espacio para

consignar los siguientes datos:
Fecha de emisión.
Nombre y domicilio del adquiriente.
Detalle de mercaderías o servicios, con identificación de cantidades
físicas.
Precio unitario e importe neto (el importe unitario multiplicado por las
cantidades físicas)
Importe subtotal.
Impuestos discriminados (cuando corresponda).
Precio total final (con impuestos incluidos)

2) BOLETA DE CONTADO: documenta las ventas al contado de la

empresa, la emite el vendedor, entregando el original al comprador de la
mercadería y reteniendo las demás vías para uso de la empresa.
El formulario es similar al de la factura, sustituyendo esa denominación
por la de “CONTADO” o “NOTA DE VENTA”.
A diferencia de la factura, no es necesario individualizar al comprador
mediante su nombre y dirección.

3) NOTA DE CRÉDITO: documenta un importe acreditado en la

cuenta del comprador de mercadería a crédito (por devolución de
mercaderías, rebajas especiales concedidas después de hecha la
facturación o errores en la misma) La emite el vendedor, entregando el
original al comprador de la mercadería y reteniendo las demás vías para
uso de la empresa.
El formulario es similar al de la factura, sustituyendo esa denominación
por la de “NOTA DE CRÉDITO”.
Si correspondiera, en el detalle se hace referencia al número de factura
que regulariza.

4) NOTA DE DÉBITO: Se emite en casos de error de cálculo, en

menos, cometidos en la factura, intereses o recargos por pagos

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atrasados, o gastos no incluidos en el importe de la factura de origen. Se

emite en por lo menos dos vías y demás requisitos igual que la factura.

5) RECIBO: Es el documento probatorio de la recepción de dinero o

cheques en pago de deudas. Documenta el pago de una compra de
mercaderías en la que se debió haber extendido una factura la cual se
referenciará en el recibo. Lo emite quien recibe los valores, entregando
el original a quien paga y reteniendo el duplicado, deben estar impresos
con los mismos requisitos que las facturas (membretes, RUT, etc.). En el
sector de la izquierda de detallan las facturas pagadas por el deudor, así
como los descuentos otorgados si los hay, y en consecuencia, el líquido
resultante, que es el importe por el que se extiende el recibo. Abajo a la
derecha debe llevar la firma y contrafirma del beneficiario.

6) VALE DE CAJA: Documenta las salidas de dinero cuando no exista

otro comprobante. No es necesario numerarlos al imprimirlos, sino que
se van haciendo a medida que se extiende. Se usa en los siguientes
casos: a) Para documentar un envío de dinero al Banco hasta tanto no
llegue el comprobante de depósito.
b) Cuando él o los dueños de la empresa efectúan retiros personales
o indican al cajero que abonó determinados gastos particulares.
c) Cuando se efectúan adelantos de sueldos a los empleados
u obreros de la empresa.

7) DEPÓSITO BANCARIO: Es un formulario proporcionado por el

Banco, que utiliza el comerciante para incrementar los fondos de su
cuenta corriente bancaria, ya sea depositando en efectivo o cheques
emitidos por otras personas y que el comerciante tiene en su poder al
haberlos recibido en pago.

b) TÍTULOS DE CRÉDITO : Son documentos autónomos, que

valen por sí mismos, y no dependen de la operación que los originó, y
de la que generalmente se deja constancia en los documentos
probatorios. Por ej. se realiza una venta a crédito, se hace una factura

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(documento probatorio), y se firma por el total un conforme (título de

crédito).

Dentro de los títulos de créditos tenemos: CONFORMES, VALES,

PAGARÉS, CHEQUES FECTIVOS, CHEQUES DIFERIDOS,
LETRAS DE CAMBIO, CARTAS DE CRÉDITO, AVALES

8) CONFORMES, VALES Y PAGARÉS: La ley no establece diferencia

sobre los términos, la misma se establece en el uso que se les acostumbra
dar. El conforme por lo general documenta obligaciones contraídas por
causa de un contrato de compra-venta de mercaderías o prestación
de servicios a crédito documentado. Los vales y pagarés documentan
obligaciones originales de un contrato de préstamo de dinero.
En éstos documentos deben figurar los siguientes datos:
Ø Fecha de vencimiento
Ø Importe adeudado
Ø Nombre de quién expide el documento
Ø Nombre o razón social del beneficiario
Ø Dirección del beneficiario
Ø Fecha de expedición del documento
Ø Domicilio del librador
Ø Contrafirma y firma del librador

En las ventas a crédito con conforme, además de la emisión del

comprobante correspondiente (factura), el deudor firma a favor del
vendedor un documento denominado CONFORME. Este es autónomo y
tiene validez por sí mismo, con independencia de la operación que lo
provocó.
El conforme tiene características específicas:
Ø Posibilidad de pagar mediante este documento con endoso a un 3ero.
Ø Posibilidad de efectuar un cobro (por un importe menor al de origen)
antes de la fecha de vencimiento por trámite bancario (descuento de
conformes)
Estos documentos constituyen títulos ejecutivos directos, sin necesidad de
protesto ni diligencia judicial de reconocimiento de firmas, por lo que la

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intimación de pago podrá requerirse en un plazo de tres días mediante

telegrama certificado y colacionado.

9) CHEQUES EFECTIVOS: es una orden de pago librada sobre un

Banco, en el cuál el librador tiene fondos depositados a su orden, o
cuenta corriente con saldo a su favor, o crédito en descubierto. Es un
formulario que da el Banco a sus clientes para su uso; una vez
completado y firmado el mismo por el librador, se constituye en un
documento mediante el cual este último da la orden al Banco de pagar
una suma determinada, a la persona allí indicada, o en su defecto al
portador del mismo. Pueden ser endosados y transferirse a 3eras.
personas para su uso, estas no podrán alterar el documento. Tiene 15 días
de valides incluyéndose la fecha de emisión.
10) CHEQUES DIFERIDOS: se utilizan para pagar compras a
crédito o cobrar ventas a crédito. La fecha de vencimiento siempre es
posterior a la fecha de emisión. No se pueden emitir cheques diferidos
por más de seis meses.
11) LETRAS DE CAMBIO: es un documento transmisible, por el cual
la persona ordena a otra, radicada generalmente en distinta plaza
(ciudad), que pague a un tercero una cantidad de dinero en un tipo de
moneda y en una fecha determinada. Cuando se expide por un Banco u
Oficina Postal se denomina Giro . Cuando son expedidos por
exportadores se les denomina Letras de exportación y cuando son
expedidos por importadores se les denomina Letras de importación.
Son documentos que sirven para transferir capitales entre dos puntos
reemplazando la moneda y permiten realizar en forma cómoda los pagos
entre distintos mercados.
12) CARTAS DE CRÉDITO: la otorgan los Bancos en forma
nominativa a una persona para que ésta pueda cobrar en una o varias
plazas del interior del país o exterior, una parte o el total de una cifra
que se estipula en el documento. Por cada retiro parcial, el girado deberá
anotar en el dorso la cantidad y el que pague el saldo final deberá retener
el documento. Es como una cuenta corriente portátil.
13) AVAL: es la garantía que ofrece una persona o un Banco de pagar
una deuda a su vencimiento, en caso que quien contrajera la obligación

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no lo haga. Consiste sencillamente en poner una firma al pie del

documento, lo que indica que se garantiza el pago, agregando la palabra
AVAL, o POR AVAL. El aval puede ser total o parcial, el total
garantiza el pago total de la deuda, mientras que el parcial solo garantiza
el pago de una parte nunca menor al 50%.

PARTES QUE INTERVIENEN EN LAS EXPEDICIONES DE

DOCUMENTOS COMERCIALES:

LIBRADOR O GIRADOR: es la persona que extiende y firma un

documento comercial.

LIBRADO O GIRADO: es aquel contra quien se gira, o sea la institución

o la persona a la que se le ordena pagar.

TENEDOR, TOMADOR, PORTADOR O BENEFICIARIO: es aquel

en cuyo favor se extiende una orden de pago o una promesa de pago.
Los documentos atendiendo el beneficiario pueden entenderse de tres
maneras:
a) AL PORTADOR: significa que debe ser pagado a quien
presente el documento.
b) A LA ORDEN: indica que debe ser pagado a la persona
designada en él. Se puede endosar y los derechos se transmiten.
c) AL NOMINATIVO: significa que el documento sólo será
pagado a la persona designada en él no pudiéndose endosar.

CARACTERÍSTICAS Y SITUACIONES DE LOS DOCUMENTOS:

VENCIMIENTOS: Es la fecha en que debe hacerse efectivo el pago de

una obligación. Si está extendido a la vista se cobrará en el momento que se
presente, si es en un plazo determinado hay que esperar que transcurra
dicho plazo. Si el documento no tiene vencimiento se considera a la vista.

ENDOSO: Es la transferencia o cesión de un documento a otra persona, y

puede ser: a) en blanco: es aquel que la persona que lo realiza, pone

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simplemente su firma al dorso, transformándolo en un

documento al portador.
b) completo: al efectuarse debe contener una declaratoria
firmada al dorso especificándose la fecha en que se
realiza, y la persona a quien se transmite la posesión del
documento.

PROTESTO: Es el requerimiento que se hace ante Escribano Público, con

la finalidad de que se compruebe la falta de pago o aceptación de un
documento.

DESCUENTO DE DOCUMENTOS: Alguno de los documentos se

pueden descontar, lo que significa endosarlos a favor de un banco u otra
persona, quien entregará el valor efectivo del documento antes que llegue el
vencimiento, pero cobrando un interés en proporción al plazo que falta para
ser cobrado. Llegado el vencimiento se cobrará por parte del prestamista el
valor total del documento y puede iniciar acción judicial contra el firmante
del documento o el que lo endosó.

En resumen los documentos comerciales son aquellos formularios

impresos, extendidos de acuerdo ciertas fórmulas y que tienen valor
comercial. Son muy importantes porque en ellos queda precisada la
relación jurídica entre las partes que interviene en una determinada
operación o sea sus derechos y obligaciones.
Por lo tanto constituyen una prueba para demostrar la realización de actos
de comercio. Son un elemento fundamental para la contabilidad de tales
operaciones, ya que las registraciones contables no tienen validez sino están
respaldadas por un comprobante.

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