A seleo de fornecedores envolve a recepo de coletas de preos ou propostas e

a aplicao dos critrios de avaliao para selecionar um fornecedor. Vrios fatores

aparte do custo ou preo podem ser necessrios para ser avaliados no processo de
deciso da seleo do fornecedor.
O preo pode ser o determinante para um item fora de prateleira , mas o
menor preo pode no ser o menor custo, caso o fornecedor se mostre incapaz de
entregar o produto no prazo.
As propostas so freqentemente separadas em duas sees: tcnica (quanto
abordagem) e comercial (preo), sendo cada uma avaliada separadamente.
Os produtos crticos podem exigir mltiplos fornecedores.
As ferramentas e tcnicas descritas aqui podem ser usadas isoladamente ou em
conjunto. Por exemplo, um sistema de ponderao pode ser usado para:
Selecionar uma fonte nica que ser convidada para assinar um contrato padro.
Classificar todas as propostas para estabelecer uma seqncia de negociao.
Nos principais documentos de aquisio, estes processo pode ser repetido. Uma
pequena lista de fornecedores qualificados baseados numa proposta preliminar
pode ser selecionada, para em seguida proceder a uma avaliao mais cuidadosa a
partir de uma proposta mais detalhada e abrangente.

Entradas

Tcnicas & Ferramentas

.1 Propostas

.1 Negociao contratual

.2 Critrios de avaliao

.2 Sistemas de ponderao

.3 Polticas organizacionais

.3 Sistema de Classificao

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.4
independentes

Estimativas

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Sadas
.1 Contrato
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12.4.1 Entradas para a Seleo de Fornecedores

.1 Propostas As propostas so descritas na Seo 12.3.3.1.
.2 Critrios de avaliao. Critrios de avaliao podem incluir amostras de
produtos/servios de fornecedores, previamente produzidas para a proposta e
fornecer um caminho para a avaliao das qualidades e capacidades dos produtos.
Eles tambm podem incluir a reviso de contratos de fornecedores histricos na
organizao. Os critrios de avaliao so descritos na Seo 12.2.3.2.
.3 Polticas organizacionais. Organizaes envolvidas em projetos tipicamente
de aquisies tem polticas formais que afetam a avaliao das propostas.
12.4.2 Tcnicas e Ferramentas para a Seleo de Fornecedores
.1 Negociao contratual. A negociao contratual envolve o esclarecimento e o
acordo mtuo da estrutura e requerimentos do contrato antes de sua assinatura. A

linguagem final do contrato, deve refletir, o mximo possvel, todo o acordo

alcanado. Os assuntos cobertos incluem, mas no se limitam a, responsabilidades
e autoridades, termos e leis aplicveis, abordagens quanto gerncia tcnica e do
negcio,
financiamento
do
contrato,
e
preo.
No caso de documentos de aquisio complexos, a negociao contratual pode ser
um processo independente com entradas prprias (p.ex., uma lista de questes ou
itens abertos) e sadas (p.ex., declarao de entendimento mtuo "memorandum of
understanding").
.2 Sistemas de ponderao. Um sistema de ponderao um mtodo para
quantificar dados qualitativos para minimizar os efeitos de influncias pessoais na
seleo de fornecedores. A maioria destes sistemas envolve (1) designar um peso
numrico para cada critrio de avaliao, (2) atribuir notas para cada fornecedor
em cada critrio, (3) multiplicar o peso pela nota, e (4) totalizar os produtos
resultantes para clculo do resultado final.
.3 Sistema de Classificao. Um sistema de classificao envolve o
estabelecimento de requerimentos mnimos de desempenho para um ou mais
critrios de avaliao. Por exemplo, pode ser exigido dos fornecedores, a
apresentao de um gerente de projetos que tenha qualificaes especficasfor
exemplo, um PMPantes que o restante da proposta seja considerada.
.4 Estimativas independentes. Em muitos documentos de aquisio, a
organizao contratante pode preparar suas prprias estimativas para servir de
base para avaliao dos preos propostos. A ocorrncia de diferenas significativas
em relao s estimativas pode indicar que a SOW no foi adequada ou que o
fornecedor no entendeu ou errou no pleno atendimento SOW. Estas estimativas
so freqentemente referenciadas como estimativas deve custar.
12.4.2 Sadas da Seleo de Fornecedores
.1 Contrato. Um contrato um compromisso mtuo que obriga ao vendedor
fornecer o produto especificado e obriga ao comprador pagar por ele. Um contrato
um relacionamento legal sujeito a recurso no tribunal. O acordo pode ser simples
ou complexo, usualmente (mas no sempre) refletindo a simplicidade ou a
complexidade do produto. Contrato pode ser chamado, entre outros nomes,
um contrato,
um acordo,
um subcontrato,
uma ordem
de
compra,
ou
uma declarao de entendimento mtuo. A maioria das organizaes tm polticas
e procedimentos documentados definindo quem pode assinar tais acordos em nome
da empresa, tipicamente chamado de umdelegao de autoridade para aquisies.
Embora todos os documentos do projeto estejam sujeitos a alguma forma de
reviso e aprovao, a natureza do compromisso legal do contrato usualmente
implica na sua submisso a um processo de aprovao mais extenso. Em todos os
casos, um foco principal do processo de reviso e aprovao deve ser assegurar
que a linguagem do contrato descreve um produto ou servio que atender s
necessidades identificadas. No caso de grandes projetos empreendidos por agncias
pblicas, o processo de reviso pode at incluir uma reviso pblica dos
documentos do acordo.
A administrao dos contratos o processo de assegurar que o desempenho do
fornecedor est adequada aos requerimentos contratuais. Em grandes projetos,
com diversos fornecedores de produtos e servios, um aspecto chave da
administrao dos contratos gerenciar as interfaces entre os diversos
fornecedores. A natureza da relao contratual obriga que a equipe do projeto, ao
administrar o contrato, esteja perfeitamente ciente das implicaes legais das
aes
tomadas.

A administrao do contrato inclui a aplicao dos processos apropriados de

gerncia de projetos s relaes contratuais, e a integrao das sadas destes
processos com a gerncia do projeto como um todo. Esta integrao e coordenao
freqentemente ocorrer em mltiplos nveis, sempre que houver diversos
fornecedores e produtos envolvidos. Os processos de gerncia de projetos que
devem ser aplicados incluem:
Execuo do plano do projeto, descrito na Seo 4.2, para autorizar o trabalho
do contratado, no devido tempo.
Relato de desempenho, descrito na Seo 10.3, para monitorar o custo, o
cronograma, e o desempenho tcnica do contratado.
O controle de qualidade, descrito na Seo 8.3, para inspecionar e verificar se o
produto do contratado est adequado.
O controle de mudanas, descrito na Seo 4.3, para assegurar que as
mudanas esto adequadamente aprovadas e que todos que necessitam tomaram
conhecimento.
A administrao dos contratos tambm tem um componente de administrao
financeira. As condies de pagamento devem ser definidas dentro do contrato e
devem envolver uma ligao especfica entre o progresso medido do fornecedor e a
remunerao paga ao fornecedor.
Tcnicas & Ferramentas

Entradas
.1 Contrato
.2 Resultados do trabalho
.3
Requisies
mudanas

de

.4 Fatura dos fornecedores

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oo
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.1 Sistema de controle de
mudanas contratual
.2 Relato de desempenho
.3 Sistema de pagamento

Sadas
.1 Correspondncias
.2 Mudanas contratuais
.3
Requisies
pagamentos

de

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oo

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o

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oo

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o

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oo

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12.5.1 Entradas para a Administrao dos Contratos

.1 Contrato. Os contratos esto descritos na Seo 12.4.3.1.
.2 Resultados do trabalho. Os resultados do trabalho do fornecedor que
subprodutos foram completados e quais ainda no, em que medida os padres de
qualidade foram atingidos, que custos foram incorridos ou comprometidos, etc.
so colecionados como parte da execuo do plano do projeto (a Seo
4.2 fornece maiores detalhes sobre a execuo do plano do projeto).
.3 Requisies de mudanas. As requisio de mudanas podem incluir
modificaes nas condies do contrato ou na descrio do produto ou servio a ser
fornecido. Se o trabalho do fornecedor no est satisfatrio, ento a deciso de
terminar o contrato deveria tambm ser tratado como uma requisio de mudana.
As mudanas contestadas, aquelas onde o fornecedor e a equipe do projeto no
conseguem chegar a um acordo sobre a remunerao devida, so chamadas
de reclamos, disputas ou apelos.

.4 Faturas dos fornecedores. O fornecedor deve, periodicamente, submeter as

faturas solicitando pagamento pelo servio prestado. Os requerimentos de
faturamento, que incluem a necessria documentao de suporte, so normalmente
definidos no contrato.
12.5.2 Tcnicas e Ferramentas para a Administrao dos Contratos
.1 Sistema de controle de mudana contratual. Um sistema de controle de
mudanas contratuais define o processo pelo qual o contrato pode ser alterado. Ele
inclui o servio de escritrio, sistemas de acompanhamento, procedimentos de
resoluo de disputas, e os nveis necessrios de aprovao para autorizar as
mudanas. O sistema de controle de mudana contratual deve ser integrado com o
sistema de controle de mudanas (a Seo 4.3 descreve o sistema de controle
geral de mudanas).
.2 Relatrio de desempenho. O relatrio de desempenho fornece gerncia
informaes sobre a eficincia do fornecedor com relao ao atendimento dos
objetivos do contrato. O relatrio do desempenho do contrato deve ser integrado
com o relatrio do desempenho do projeto, descrita naSeo 10.3.
.3 Sistema de pagamento. Os pagamentos aos fornecedores so, normalmente,
processados pelo sistema de contas a pagar da organizao executora. Nos grandes
projetos, com muitos (ou complexos) requerimentos de contratao, o projeto pode
desenvolver seu prprio sistema. Em qualquer caso, o sistema deve incluir as
revises e as aprovaes apropriadas pela equipe do projeto.
12.5.3 Saidas da Administrao dos Contratos
.1 Correspondncias.Os termos e condies do contrato freqentemente
requerem documentos escritos para certos aspectos de comunicao
fornecedor/comprador, tais como avisos de desempenho insatisfatria e mudanas
ou esclarecimentos contratuais.
.2 Mudanas contratuais. As mudanas (aprovadas ou no aprovadas) so
realimentadas atravs dos processos apropriados de planejamento do projeto e de
aquisies do projeto, e o plano do projeto, ou outra documentao relevante,
atualizado quando apropriado.
.3 Requisies de pagamento.Isto assume que o projeto est usando um
sistema de pagamento externo. Se o projeto tem seu prprio sistema de
pagamento, a sada aqui seria simplesmente pagamentos.