PROCESSAMENTO DE DADOS DO ESTADO DO PAR

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P R O D E P A

Fragmentos do manual Praticando o 5 Ss Marcos Natali

B e l m Par - B rasil
Ju lh o de 2003

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VOC CONHECE OS " CINCO Ss "?

Quando vo c chega ao seu escritri o, ou mesmo a sua casa, e encontra
tudo em ordem (as coisas gua rdad as em seus devidos lugares, l impeza), fica
mais f cil re alizar qualque r tarefa , n o mesmo?
Assim se ndo, as con dies ideais d e limpeza e organiza o so pontos
fundamen tais para be m vivermos, po is o simples fa to de limpa r e organiza r
determinado local, j no s d a sensao de conquista, dia-a-dia.
Quando voc la na uma ped ra para cima, aps determinad a a ltura ela tende
a descer - o re sultado da fora da gravidad e. Considere a sujeira da
mesma forma: TUDO O QUE EST LIMPO TENDE A SUJAR, E TUDO O
QUE SUJA TEM QUE SER LIMPO, E NA MESMA HORA.
A refeio no termin a qu ando termin amos de co mer; ela termina quando o
prato esta lavado e guardado em seu devido l ugar. La var os pratos a ps as
refe ies be m simple s e fa z parte do ato de servir a refeio . Mas se voc
deixa pa ra lavar de pois, a sujeira gruda e tudo fica mais d ifcil.
Aproveitar o embalo do trem que j est se movendo muito mais fcil do
que parar o trem e depois ter de ligar a locomotiva e come ar tudo outra
vez. Aproveite este conceito da l ocomotiva em movimento - LAVANDO,
ARRUMANDO MAIS ALGUMA COISA QUE ESTEJA POR PERTO DE
ONDE A AO ESTEJA SENDO REALIZADA.
Exemplo: se voc acabou de escovar seus lindos dentes e est lavando a
escova, p or que no passar um guardanapo ou pano molha do no e spelho,
para que este se mpre esteja limpo, refletindo bem a su a b eleza?
O que acontece qua ndo voc este nde um e lstico? ele exerce uma fora
contraria, no ? Como voc pode aplica r esse conce ito para manter as
coisas em ordem? CADA VEZ QUE VOC TIRAR UM OBJ ETO DO LUGAR,
IMAGINE QUE H UM ELSTICO PRESO A ESTE OBJ ETO, PUXANDO-O
PARA SEU LUGAR DE ORIGEM.
Se voc daqueles que tem problemas po r largar as coisas que trazem da
rua no p rimeiro mve l que e ncontram d entro de ca sa, VISUAL IZE ONDE
COLOCAR O DEVIDO OBJETO ANTES MESMO DE ENTRAR EM CASA !
J viu aquelas formas de b olo que tm um b uraco no me io? Quando a
pessoa est prep aran do o bolo, ela sabe que naqu ele buraco n o deve
colocar a massa - assim como voc deve saber exa tamente O LUGAR
CERTO ONDE COLOCAR CADA COISA...

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Um
era
ele
to

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marin heiro morava em uma gra nde casa, cheia de cmodos, ma s tudo
muito limpo, sempre. Perguntado como fazia tudo, p ois morava sozinho ,
respondeu que aprendeu quando estava e m a lto mar, n o navio, que de
gra nde, l embrava um grande hotel, che io de cmodo s.

L, a regra a dota da pela Marinha era: limpar a cada dia um dos cmodos do
navio e "dar uma geral" nos outros compa rtimen tos.
A busca da qua lidade total contnua, ou seja, a todo mome nto deve mos
estar ate ntos, buscan do sempre atingir o mximo de q ualidade naquilo que
estamos fazen do.
No preciso muita intelig ncia para percebe rmos que, primeiro, temos que
estabe lecer a ordem, e em termos de preveno de doenas, atrav s da
higiene do local onde moramos ou onde traba lhamos.

COMO SUR GIU O "CINCO Ss"?

No final da dcada de sessenta, o Japo, uma das maiores potncia s do
mundo, passou a adotar o estilo TQC (Total Quality Contro l), ou seja ,
qualidad e total, ou House Keepin g - cuidar da casa.
Gran des empresa s d o primeiro mundo passaram a dotar este estilo, e hoje,
Empresas e famlia s utilizam em seus escritrios ou re sidncias, com
sucesso.
No Brasil , esse grupo tcnico ficou conhecid o como 5 S s, que so: SEIRI.
SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE.

SEIRI:

Se nso de organizao, utilizao, liberao da rea

SEITON:

Se nso de ordem, arru mao

SEISO:

Se nso de limpe za

SEIKETSU:

Se nso de padronizao, asseio, sa de

SHITSUKE:

Se nso de disciplina, autodisciplina

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Se colocarmos o mach ismo de lado, chegaremos a concl uso de que, se em

uma fa mlia, cada qua l fizer a sua parte , o esforo ser bem menor pa ra
cada um individualmen te, e o resu ltad o final ser alca nado de forma mais
grati ficante e dura doura .
ESSE O DESAFIO DOS 5 Ss: QUE TAL COMEAR HOJ E A PRATICAR?

COMO PRATICAR OS 5 Ss EM MINHA CASA?

SEIRI: organizao , utilizao, libera o de rea .
O conceito-cha ve A UTILIDADE.
TIL? CONSERVE. NO TIL? DESCARTE.
til h oje? Se s ser til futura mente, jogue fora.
SEITON: ordem, arrumao.
Arrumar e organizar tudo, fa z com que o espao parea maior, e pod ere mos
traba lhar com mais conforto e tranqilidad e.
SIMPLIFICAR PROCURAR O MXIMO DE RESULTADOS COM O
MNIMO DE ESFOROS.
SEISO: limpeza.
LIMPAR A SUJEIRA, MAS TAMBM ENCONTRAR DESTINO CERTO
PARA O LIXO.
SEIKETSU: pad ronizao , asseio , sade.
SABER AVALIAR SE OS 5 Ss ESTO SENDO APLICADOS EFICAZMENTE.
SHITSUKE: disciplina, auto-disci plina (eu me corrijo).
CONQUISTAR A CAPACIDADE DE FAZER AS COISAS COMO ELAS
DEVERIAM SER FEITAS, FAZER O QUE TEM QUE SER FEITO MESMO
QUE NINGUM VEJ A.
SUB-DIVISOES DO SHITSUKE:
SETSUYAKU:
econ omiza r tempo, espao, materiais, etc.
SEKINIM:
responsabilidade .
SHUKAN:
h bito.

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COMO PRATICAR
SEIRI (DESCARTE)
-

O que deve ser jog ado fo ra?

O que deve ser g uard ado num depsito ?

O que pode ser til para outra pessoa ?

O que deve ser conse rtado?

O que pode ser ve ndido?

SEITON (ARRUMAO)
- Um luga r para cada coisa
- Cad a coisa em seu lugar
-

Cad a coisa tem seu nico e exclusivo lugar

Cad a coisa , ap s o uso, deve e star em seu devido lugar

Tud o de ve estar sempre di sponvel e p rximo do local de uso

Te r o que necessrio, na quan tida de certa , na hora ce rta

SEISO (LIMPEZA)
-

Cad a u m responsvel pelo seu espao

Tod os deve m deixar o que usaram limpos, antes de gu ard -los

As mesa s, armrios e mveis devem estar limpos

Nada de ve ser jogado no ch o

No existe exceo quan do se trata de limpeza

- O objetivo no impressionar visita nte s, mas proporciona r o ambiente

idea l p ara se obter a quali dade to tal
SEIKETSU (HIGIENE)
-

Em um ambiente limpo, a segurana maior

Te r uma casa limpa e asse ada requer menos gasto co m produtos de

limpeza
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Quem n o cuida bem de si mesmo, n o merece credib ilidade

SHITSUKE (DISCIPLINA)
-

Ordem, rotina e constante aperfeioa mento

a rotinizao da melhoria alcanad a

Obedin cia rotina

APLICANDO OS 5 Ss NO DESENVOLVIMENTO PESSOAL

Para o povo japons, a lta mente disciplinado, fcil aplicar e ste mtodo. J
para os brasileiro s... necessria uma conscientiza o da importncia da
adoo desse sistema.
Essa abordagem no se aplica a penas no "Ho use Keeping " (cuidar da casa),
mas tambm como uma filosofia de vida.
SEIRI - A PARTE DA ORGANIZAO ATRAVS DO DESAPEGO
O budismo (filosofia orien tal) afirma q ue sofre mos por a pego as coisas que
no nos pertencem, como por e xemplo: nosso corpo, n ossa s rou pas, nossos
bens materia is, ou os pensamentos d os outro s.
Se seu corpo realmente lhe pertence, voc jamais ficaria doente, ou
morreria , no ? Suas roupa s de q uando vo c aind a era beb a inda lhe
cabe m? Voc a s usa? Seus bens materiais podem ser rouba dos p or algum
ladro, logo, no te pe rtencem!
Voc cuida de seu corpo, de sua roupa , de seus be ns, po r que deseja que
elas fiquem com voc por mais tempo, portanto, pare de pens ar que
seu aquilo que no lhe pertence. N o l he pertencem as de cis es que no
se originam em seus pensamen tos e as aes qu e in dependem das decises
que se originam em seus pensa mentos.
E O QUE NOS PERTENCE? NOSSOS PENSAMENTOS NOS PERTENCEM !
Em qualquer situa o, por pior que se ja m as condies impo stas pela vida ,
seu s pensamentos lhe pertence m, como tambm as aes que voc
consegue realizar a pa rtir das decises que se origin am em seus
pensamentos.
Quando voc toma uma deci so, ela uma deciso sua. Se fo r uma de cis o
correta, lhe ter frutos - a sa tisfao pessoal; se for uma deciso incorreta
lhe trar sofrime ntos - mais ainda ass im, a deciso ainda sua.
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Note bem que ter a inteno no b asta. Se voc decid e os 5 Ss na sua

empresa, ma s n o pe a "mo na massa", nada disso vai funcionar. sua
responsabilidade e seu de ver fazer o que esteja ao seu alca nce para que
tudo d certo.
Porta nto, note que importante para vo c ad ministrar as coisas que lhe
perte ncem (pensamentos, decises e aes). Em termos filosficos, procu re
meditar profun damente so bre desapego.
Comece o "Dia da Grande Limp eza" em que se li bertar - na mente e na
prti ca - de todas as coi sas in teis da sua vi da.
Velhas p aixes? Lance-as fora.
Frustraes porque no consegui u realiza r ou ter coisas que na realidade
nunca lh e p ertenceram (ne m perten cero)? Lance-as fora .
Angstias por um futuro que voc nem sabe se vir (no lhe pertence)?
Lance-as fora.
Roupas qu e no lhe serve mais? Livros velhos?
limitadores, que o impedem de crescer? La nce-os fora.

Modos

de

pensar

Depois de ter joga do fora tudo que no pre cisa va mais, hora de organizar
sua s idias, selecionando uma srie de princpios relaciona dos co m sua
vida, para que os ad ote como estratgia para deci ses importan tes.
Por exemplo, em termos de estratgias mentais, voc pod e ad ota r os
princpios religiosos ou fil osficos - os dez mandamen tos, as q uatro nobres
verdades do Budismo , os cdigos d e Hamura bi, as leis do Alcoro , ou
qualquer outro tipo de cdigo que lhe agrade.
Quanto s estratgias re lacionad as com a s atitudes organiza cionais, pode
organiza r "check lists" que abranjam os prin cpios que voc adota em suas
tomadas de de cis es; voc pode adotar "softwares" que facilitem a
organiza o e a operacion alizao de sua vida profissional e pessoa l.
A implantao do Seiri exige que decises men tais q ue voc tomou sejam
aplicadas di aria mente, no ve rdade iro esprito do KAIZEN (dedicao
continuad a).
SEITON - RITUAIS DE ARRUMAAO MENTAL
J notou que tudo na vida segue um ritual? Voc te m u m ritual para tomar
banho, escovar os den tes; tem um ritual para se dirigir ao local de trabal ho;
tem um ritual para adotar os procedimentos no desempenh o de sua
profi ss o.
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Tudo na vida so rituais, uns mais eficientes q ue outros.

Quando voc ganha uma roupa nova, gu arda e m seu arm rio ou
imedia tamente retira uma roupa usada para do-la a algum q ue esteja
mais necessitado do que vo c?
A razo simples, o Seiri j ensi nou a descartar o que no til, e como
tenho um s corpo, s tenho necessidade de um determinado n mero de
roupas. Este um ritual, e os seus? Voc te m rituais para tudo o que
importante em sua vida?
Stephen Covey demon stra , em seus livros, que perdemos muito tempo com
atividade s urgentes, ao invs de ded icarmos n osso tempo s ativid ades
importantes. Tendemos a se rmos meros "apagad ores de incndi os".
Quem s e dedic a ao que urgente no tem tempo de s e dedic ar ao
que importante
Antes de prio rizar min ha a genda em funo da urgncia, devo ded icar mais
tempo s coisas importantes, e mi nha vida tomar um rumo satisfatrio, e
at me sob rar tempo.
O Kaizen de ve ser um impera tivo se mpre presen te. Quand o dese mpenho
uma determinada tare fa, estou sempre voltado a u m processo de melho ria
contnua.
Se, p or exemplo, voc paga as contas bancrias no dia em que as recebe ,
os bancos est o vazio s - ele s esto ch eios no dia em que a s contas vence m.
SEISO - A LIMPEZA COMO CONCEITO DE VERIFICAO E HARMONIA
Quando as coisas esto em ordem, qualquer coisa que esteja e m d esordem
salta aos o lhos. por essa raz o que os 5 Ss so a base da quali dade total .
Sem eles, fica difcil sa ber o que esta d estoando.
por isso tambm q ue o Seiso permite a verificao de como esto indo as
coisas.
J notou que a d esarrumao no qua rto das crianas coin cide com a
adolescncia? Na adolescncia , h uma espcie de desarrumao me ntal ,
que aca ba transbordando para o l ocal onde o adole scen te vive.
Quando ele conseguir organizar a sua mente, provavelmente o loca l onde
viver ir se r organizado ta mbm. Quanto mais tonto, mais de sorganizado.
As pessoas que no se amam, ou no conseguem conquistar ningum que as
ame, tambm so extrema mente desorganizadas.
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Um lugar as seado e limpo, predispe ao trabalho organizado e

construtivo.
i nteressante compre ender que resultados so conseqncias. Dinhe iro
conseqncia do trabalho - se voc n o te m dinheiro suficiente, est
traba lhando pouco o u e st trabalh ando errado .
Limpeza conseq ncia de uma vida ha rmoniosa - se existe sujeira a sua
volta, porque esta faltando harmonia em sua vida.
Se por um lado isso mau, por outro lado, ofere ce a voc a evidnci a de
que alguma coisa n o est harmoniosa e voc p assa a ter a oportunidade de
verificar o que est havendo e consertar o que precisa ser consertado .
SEIKETSU - A ARTE DE SIMPLIFICAR E PADRONIZAR
As grand es verdades so extre mame nte simples e cheg am a espa nta r por
sua transpa rncia - da a grande importncia de voc implantar os con ceitos
dos 5 Ss em su a vida pessoal.
Como posso simplificar i sso, tornando-o mais prtico e mais e ficiente?
(P pper). No conte com as verda des estabelecidas, v mais alm,
descubra as maneiras novas de fazer as mes mas velhas coisas.
Assim que puder, faa u m curso de criatividade , leia livros sobre o assunto ,
no se contente com o bvio .
SHITSUKE - DISCIPLINA A ARTE DE MOTIVAR-SE PARA O SUCESSO
A palavra disciplina vem do latim Disci plinare, e significa, literalme nte,
ensinar alguma coisa a si mesmo.
Discip lina no significa e sforo nem sacrifcio, significa, sim, dedicao
continuad a (Kaizen) obteno de re sultados e ficientes!
PENSAMENTO LINEAR - A CRIAO DE METAS
A SEGUIR, ALGUMAS SUGESTES PARA VOC:
- Considerando su as responsabilidade s atuais em rela o a sua profisso e a
sua vida pessoal, defina quais so as suas metas e seus objetivos em
termos men surveis;
- Decida agora mesmo com que regularidade e pe riodicidade ir proceder a
uma avaliao de resultados;

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- Crie um rote iro de perg unta s d e auto-avalia o que lh e permita avaliar

com preciso (e se m se auto-en ganar) onde voc e st em rela o as su as
metas;
- Ago ra que e stabeleceu os mecanismos d e autoverificao, proceda ao
estudo do problema e a escolha das tcn icas e recursos que pretende
aplicar;
- Se no tiver alcana ndo seu objetivo: a ) flexibilize; b) tome novas
decises; c) ob tenh a novos recursos emocionais, pela prtica regular do
Kaizen.

Mai ores informaes:

Nlio da silva Luz Coordenador da Qualidade
Telefone: (91 ) 211 5412 / 5408 / 5207
e-mail: nelio@prodepa.gov.br

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