IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Una vez que hemos decidido optimizar la gestin del inventario a travs de un sistema de control,
seguiremos siete pasos para lograr una eficiente implementacin del sistema de control de inventarios
1. Organizar y complementar la informacin de los inventarios.
Este paso es fundamental ya que te permitir tener una visin ms real de la situacin de tus inventarios
y a partir de esto optimizarlos. Es muy importante contar con un catlogo actualizado y depurado de los
productos. Es primordial eliminar los productos que ya no maneja la empresa y los productos que se
encuentran repetidos en el catlogo. Es fundamental tambin tenerlos debidamente clasificados en
familias y/o grupos de artculos y relacionados con cada uno de los proveedores. Todo esto para tener
una buena base de informacin para llevar a cabo los que nos proponemos

2. Clasificar tus productos en al menos 3 categoras.

Despus de haber organizado la informacin del inventario actual, la siguiente tarea ser clasificarlo en 3
categoras principales las cuales nos darn un panorama ms amplio del tipo de productos con los que
cuenta y cmo debern ser gestionados cada uno. Las categoras en las que podemos clasificarlos son:
1) Productos de Alta Rotacin: Este tipo de producto tiene un nivel de venta constante durante todo el ao
y debido a esto, se colocan al menos 6 compras por ao para resurtirlo.

2) Productos de Temporalidad: En esta categora se cuentan los productos que no tienen un nivel
constante de venta sino que por temporadas puede aumentar o disminuir su rotacin, las compras se
realizan mes a mes segn se vaya requiriendo y previendo el comportamiento de su demanda.
3) Productos especiales o sobre pedido: Esta clasificacin abarca los productos que se puede decir que
son ventas eventuales por alguna requisicin extraordinaria, en este caso solamente se ordenan cuando
se realiza el pedido por parte del cliente, son productos de los cuales no te conviene tener inventario
detenido ya que no se puede saber con certeza cundo se vendern.

3. Establecer los das de inventarios de los productos.

Cunto tiempo tardas en tener el producto disponible para el cliente?
Para definir este dato, tenemos s que tomar en cuenta dos factores importantes:

Tiempo de entrega del proveedor: Este concepto se refiere al tiempo que una vez colocado el pedido,
tarda el producto en llegar al almacn y est listo para ofrecerse al cliente. Este dato se puede obtener
de manera fcil viendo el histrico de entrega de los productos por parte de nuestros proveedores.
Frecuencia de compra: Este concepto se refiere a cada cuntos das puedes o quieres estar
colocando una orden de compra a este proveedor por este producto. Para obtener este dato, revisaremos

en el historial de ventas cunto tarda en venderse en promedio el producto que ests ofreciendo por
cada compra realizada as podrs definir qu cantidad es la que se debe comprar. Considerando las
dimensiones, costos y la rotacin del producto se puede decidir comprar ms frecuente o menos
frecuentemente.
Obteniendo estos datos, podemos definir los das de inventarios, por ejemplo si se quieres
tener inventario de 60 das tendras que realizar el siguiente clculo.

15 das (lo que tarda en surtir el proveedor) + 45 das (frecuencia de compra) = 60 das
Las compras se realizaran cada 45 das en base a embarques, descuentos y capacidad de almacn.

4. Calcular mximos, mnimos y puntos de re-orden.

Basndonos en el dato calculado en el paso anterior se podr definir los mximos, mnimos y puntos de
re-orden. Como se relazara

1) Calcula el stock mximo de un producto tomando como referencia los 60 das de ventas en unidades
de ese producto durante el periodo de mayor demanda, supn que este monto es de 100 unidades, este
ser tu mximo, es decir la cantidad mayor permitida de ese producto en tu inventario.
2) Calcula el stock mnimo de un producto tomando como referencia los 60 das de ventas en unidades
de ese producto durante el periodo de menos demanda, considera que el monto es de 22 unidades, las
cuales representan la cantidad mnima a tener de tu producto para no correr el riesgo de desabasto.
3) Define el punto de re-orden, es decir el nivel de existencias en el cual es necesario realizar un
pedido, lo que debes hacer es obtener el promedio de tu mximo y tu mnimo, en este caso sera de 61
unidades, esto quiere decir que cuando tengas esta cantidad en existencia es momento de colocar una
orden.
As mismo, toma en cuenta que con los productos de temporalidad, es importante considerar con mucho
cuidado el nivel mximo para evitar un exceso de inventario que te genere costos de almacenamiento si
el producto tarda en ser vendido.

5. Comparar la informacin obtenida con los inventarios actuales

En esta etapa es primordial que consideres que la informacin de tus inventarios que tu sistema te est
proporcionando sea la correcta. Al analizar los datos identifica todos aquellos productos que se
encuentren en un nivel de unidades mayor al mximo calculado, esto con el fin de que puedas tomar
decisiones como podra ser realizar una estrategia o promocin de ventas para que el producto empieza a
tener ms demanda y se alcancen los niveles ptimos de mercanca segn lo que a tu empresa le
convenga ms.

De igual manera, con los productos que reconozcas que estn por debajo de los niveles mnimos
aceptables valida que el clculo sea correcto y en los casos en que aplique, comienza a planear de
manera ms eficiente las compras para llegar al nivel sugerido y no correr el riesgo de sufrir desabasto.
6. Monitorear los inventarios en tiempo real.
Ahora que los inventarios estn bajo control, lo recomendable es que cada vez que un producto llegue al
nivel mnimo o al punto de re-orden planees una compra. En este proceso es muy importante la funcin
de tu equipo de compras ya que cada producto tiene su propio comportamiento en cuanto a demanda y
rotacin, por lo que debern estar preparados para tomar decisiones importantes para hacer ms
eficiente la compra, por ejemplo cuando se tenga que comprar un producto en especfico podrn
identificar qu otros estn tambin cercanos a llegar a su nivel mnimo para con este dato seleccionarlos
y poder aprovechar el espacio y costo del transporte en lugar de hacer varias compras individuales al
momento de requerir cada producto por separado.

7. adquirir el software
SAP Business One nos ayudar a contar con la informacin oportuna, certera y en tiempo real que la
empresa necesita para lograr un manejo ptimo de los inventarios

8. Actualizacin constante de la informacin.

Las tendencias y situaciones de los productos tienden a cambiar, por lo que es muy importante tener
revisiones peridicas de la informacin y actualizar constantemente los niveles mnimos y mximos que
tiene la compaa. Este anlisis es recomendable que lo realices anualmente o en caso de que la
industria y mercado en que se desempee tu negocio lo requiera, puede llevarse a cabo varias veces al
ao para que puedas asegurarte de contar con informacin confiable para tomar todas las decisiones
importantes.

TIEMPO (MESES)

Organizar y complementar la informacin de los inventarios.

clasificar tus productos en al menos 3 categoras

Establecer los das de inventarios de los productos.

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calcular mximos, mnimos y puntos de re-orden.

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Calcular mximos, mnimos y puntos de re-orden.

comparar la informacin obtenida con los inventarios actuales

monitorear los inventarios en tiempo real.

adquirir el software
actualizacin constante de la informacin.