Plan Nacional de Conciliacin- SAGU

Contralora General De La Republica

INDICE

I.

Introduccin

II.

Propsito de la Gua del Proceso de Conciliacin

III.

Niveles de Responsabilidades

IV.

Proceso de Conciliacin

V.

Aspectos Preliminares

Fase I Inicio del Proceso de Conciliacin

Fase II Conciliacin a cargo del OCI

Fase III Actualizacin de informacin en la CGR

Modelos y Formatos
ANEXOS

Gua para el Proceso de Conciliacin del SAGU OCI/CGR

Pgina 1 de 7

Plan Nacional de Conciliacin- SAGU

Contralora General De La Republica

I.

INTRODUCCIN
La presente gua incluye los procedimientos a seguir para conciliar la informacin del
Sistema de Auditoria Gubernamental de Auditoria - SAGU entre los rganos de Control
Institucional - OCI y la Contralora General de la Repblica CGR, aplicando criterios
tcnicos y uniformes que permitan al Sistema Nacional de Control, contar con informacin
confiable y actualizada.
Para llevar a cabo la presente conciliacin, las unidades orgnicas que administran
informacin en el SAGU, designarn Auditores Monitores que asesoren y supervisen a los
OCI bajo su mbito de control, con el propsito de culminar la conciliacin a nivel nacional el
31 de Marzo de 2006.

II.

PROPSITO DE LA GUA DEL PROCESO DE CONCILIACIN

La presente gua tiene como propsito dar a conocer a los Jefes de los rganos de Control
Institucional y a los Auditores Monitores de la CGR, los procedimientos a seguir para realizar
una adecuada conciliacin, proporcionando los modelos de los documentos que sustentarn
el manejo de la informacin.

III. NIVELES DE RESPONSABILIDAD

Los niveles de responsabilidad se grafican de la siguiente forma:

Gerencia Zonal
Centro

Gerencia de
Planificacin y Control

Coordinadores
Monitores

Equipo
Coordinador

Gerencia de
Tecnologas y Sistemas

Gerencia del
Sistema Nacional
de Control

Unidades
Orgnicas
( gerencias y
ORC )

Auditores
Monitores

Auditores
Monitores

Auditores
Monitores

Equipo Coordinador
Asesorarn a los auditores monitores, en cuanto a los criterios tcnicos para la conciliacin
de la informacin.
Establecern polticas y procedimientos que permitan solucionar aspectos no previstos en
la presente gua.
Gua para el Proceso de Conciliacin del SAGU OCI/CGR

Pgina 2 de 7

Plan Nacional de Conciliacin- SAGU

Contralora General De La Republica

Apoyarn a los auditores monitores para que stos realicen las acciones pertinentes,
facilitndoles absolver los imprevistos y/o limitaciones que se presenten durante el
proceso.
Monitorear el avance de la conciliacin.
Formular el Informe Final del proceso de conciliacin del Sistema de Auditora
Gubernamental, el mismo que deber ser elevado al Despacho contralor.

Representante de la Gerencia Zonal Centro

Brindar asesoramiento relacionado a la conciliacin en base a la experiencia del
Plan Piloto de Conciliacin SAGU.

Representante de la Gerencia del Sistema Nacional de Control

Proporcionar informacin relacionada a los rganos de Control Institucional que
permitir elaborar el ranking y grupos de OCIs a conciliar.
Realizar las acciones necesarias en busca del fortalecimiento del OCI, con la
asignacin de equipos de cmputo, personal, entre otros, de ser necesario.

Representante de la Gerencia de Tecnologas y Sistemas de Informacin

Asesorar en aspectos tcnicos relacionados a la operatividad del SAGU.
Orientar a los OCI en la instalacin del SAGU y de la base de datos a ser
conciliada.
Capacitar a los OCIs, en el uso de la nueva versin del SAGU para la transferencia
de informacin va Web.

Representante de la Gerencia de Planificacin y Control

Asesorarn sobre temas de su competencia: planes anuales de control (planes
pendientes de aprobacin) e informes de cumplimiento.

Auditores Monitores (En cada Gerencia de Lnea y Oficinas Regionales de Control)

Elaborarn un cronograma de conciliacin indicando el periodo que les demandar a los
OCI`s la conciliacin con la finalidad de monitorear y cautelar que concluyan el 31 de
marzo de 2006; esta informacin debe ser alcanzado al Equipo Coordinador.
Supervisarn y asesorarn a cada uno de los OCI bajo su mbito, durante el proceso de
conciliacin, llevando un control y seguimiento del proceso hasta su culminacin.
En los casos que se requiera la correccin de errores en el registro SAGU de los informes
de control emitidos por las sociedades de auditora, comunicar al auditor monitor de la
Gerencia de Sociedades de Auditora.
Formularn y mantendrn actualizados los archivos con la documentacin sustentoria del
proceso de conciliacin de cada OCI a su cargo.
Reportarn quincenalmente el avance de la conciliacin al Equipo Coordinador.
Revisarn el informe emitido por el OCI al concluir con el proceso de conciliacin,
asimismo, revisarn selectivamente la base de datos SAGU-OCI; luego de su conformidad,
darn por concluida la conciliacin.
Culminado el proceso de conciliacin, las unidades orgnicas de lnea y los Jefes de las
Oficinas Regionales de Control elaborarn un Informe del proceso de conciliacin de los
rganos de Control Institucional bajo su mbito de control, revelando entre otros, los
logros alcanzados.
Auditores Monitores (Gerencia de Sociedades de Auditoria)
Coordinar con los miembros de su Gerencia el procesamiento oportuno de los informes
de control de las Sociedades de Auditoria.
Gua para el Proceso de Conciliacin del SAGU OCI/CGR

Pgina 3 de 7

Plan Nacional de Conciliacin- SAGU

Contralora General De La Republica

Coordinarn con las Sociedades de Auditoria la correccin de las deficiencias y errores en

el archivo SAGU remitido por las Sociedades de Auditoria.
Mantener informados de los ajustes realizados por parte de las Sociedades de Auditoria, a
los Auditores Monitores de las Gerencias de Lnea y Oficinas Regionales de Control.

IV. PROCESO DE CONCILIACIN DE INFORMACIN SAGU

Aspectos Preliminares
1. Los Auditores Monitores, deben tener en cuenta los siguientes aspectos, con la finalidad
de impulsar la ejecucin de la actividad de conciliacin:

Infraestructura tecnolgica, priorizando aquellos que no cuentan con un equipo de

cmputo adicional para realizar la conciliacin, con finalidad de realizar las
coordinaciones necesarias.

Categora de la entidad, priorizando las entidades A, B, C y D, en ese orden.

En caso de entidades no categorizadas, priorizando a las entidades de mayor

envergadura de su mbito de control, tales como, Gobiernos Regionales, Ministerios,
Empresas, entre otros.

Cantidad de informes de control emitidos (CGR, OCI y SOAs)

Ubicacin geogrfica del OCI, priorizando los ms lejanos para realizar las
coordinaciones a tiempo.

Personal en el OCI que conozca la operatividad del SAGU, priorizando aquellos,

cuyos Jefes son los operadores del Sistema o que cuentan con operadores con
experiencia.

OCIs cuyas entidades hayan sido auditadas por una Sociedad de Auditoria en los
ltimos tres aos, para realizar coordinaciones a tiempo con las SOAs.

Ejecucin del Plan:

Fase I Inicio del Proceso de Conciliacin
Esta fase da inicio al proceso de conciliacin, se desarrollar exclusivamente por los
Auditores Monitores, los cuales debern contar con una computadora para su uso exclusivo,
con conexin a red y correo electrnico. Comprende los siguientes procedimientos:
1. Solicitar al OCI la copia de seguridad (base de datos) va correo electrnico, segn
modelo presentado en Anexo N 1.
2. Restaurar la copia de seguridad (base de datos) del OCI en el SAGU externo instalado
en la computadora del auditor monitor.
3. Exportar la informacin del OCI desde el SAGU externo al SAGU interno.
4. En el SAGU interno emitir por duplicado los 12 Reportes de Conciliacin de Base de
Datos OCI vs. CGR Anexo N 2, los cuales mostrarn las diferencias de la
informacin entre el SAGU del OCI y el SAGU de la CGR.
5. Entregar al Jefe del OCI un juego de los 12 Reportes de Conciliacin. Simultneamente,
entregar la base de datos de la CGR para que determine el origen de las diferencias y
efecte la conciliacin correspondiente.
Gua para el Proceso de Conciliacin del SAGU OCI/CGR

Pgina 4 de 7

Plan Nacional de Conciliacin- SAGU

Contralora General De La Republica

6. Archivar una copia de los 12 Reportes de Conciliacin como sustento de la etapa inicial
del proceso.

Fase II Conciliacin de Datos

Esta fase est a cargo del OCI, bajo el monitoreo y asesora del Auditor Monitor.
Comprender los siguientes procedimientos:
1. Instalar el SAGU externo en un equipo de cmputo adicional y restaurar la base de datos
proporcionada por el auditor monitor de la CGR, segn se indica en el Anexo N 2
Instructivo de Conciliacin a cargo del OCI.
2. Determinar el origen de las diferencias presentadas en los 12 Reportes de Conciliacin y
superarlas en la base de datos proporcionada por el auditor monitor de la CGR,
utilizando para ello, las opciones de Envo de informacin del SAGU.
3. Revisar la base de datos del OCI, e identificar los posibles errores u omisiones en el
registro de la informacin que se indican en el Anexo N 3 - Principales Errores u
Omisiones en el Registro de la Informacin en el SAGU, desde el ao 2001 a la fecha
de conciliacin (2005).
Una vez que se han subsanado los errores u omisiones en la base de datos del OCI,
transferir dichos ajustes a la base de datos proporcionada por el Auditor Monitor,
utilizando las opciones de envo de informacin del SAGU y llevando un registro de los
cambios efectuados en el Formato 1 Informe de Conciliacin SAGU que se adjunta al
Anexo N 2 Instructivo de Conciliacin OCI.
4. Cuando un informe de control se encuentre en la base de datos del OCI y no en la
proporcionada por el Auditor Monitor, se transferir a esta ltima, anotando en el
Formato 2 Incorporacin de Informacin Adicional al SAGU del Anexo N 4, el nmero
del expediente u oficio con que fue remitido a la CGR. De no ser posible, evidenciar por
ningn medio su envo a la CGR, el OCI se comunicar con el Auditor Monitor para las
acciones pertinentes segn cada caso.
5. Cuando el OCI requiera transferir un informe de control de una Sociedad de Auditoria,
desde la base de datos del OCI, hacia la base de datos proporcionada por la Contralora,
se utilizar el disco con el archivo Resumen del Informe, proporcionado por la
Sociedad. En este caso, emplear los procedimientos tradicionales de Recepcin de
Informes y anotar en el Formato 2 Incorporacin de Informacin Adicional al SAGU
del Anexo N 2, el nmero del oficio mediante el cual, la Sociedad de Auditora, envi al
Titular de su entidad el informe de control y el archivo en mencin.
6. Cuando el OCI identifique deficiencias o errores en el registro de los informes de control
formulados por las Sociedades de Auditora, coordinar con el Auditor Monitor a fin de
determinar las acciones a seguir.
7. Finalizado el proceso de conciliacin, el OCI enviar a la CGR, un informe final de las
correcciones y/o ajustes realizados, adjuntando la base de datos conciliada (diskette o
CD), sealando en el asunto del oficio de remisin Conciliacin de Base de Datos
SAGU Cdigo 53.01.40. El citado informe tendr carcter de Declaracin Jurada.
Los procedimientos antes indicados se detallan en el Anexo N 4 Instructivo de Conciliacin
SAGU

Gua para el Proceso de Conciliacin del SAGU OCI/CGR

Pgina 5 de 7

Plan Nacional de Conciliacin- SAGU

Contralora General De La Republica

Esta fase se concluir cuando los Auditores Monitores indiquen su conformidad al Informe
Final emitido por el OCI, previa revisin selectiva de la base de datos conciliada, siendo los
nicos que determinarn el trmino de esta fase.

Fase III Actualizacin Datos en la CGR

Esta Fase est a cargo del Auditor Monitor y se inicia con la recepcin del informe final y la
base de datos conciliada por el OCI con el asunto Conciliacin de Base de Datos SAGU.
Comprende los procedimientos siguientes:
1. Recepcionar el expediente conteniendo el informe final y base de datos conciliada por el
OCI, correspondiente a su mbito.
2. Restaurar la copia de seguridad (base de datos) del OCI en el SAGU externo instalado
en la computadora del auditor monitor.
3. Exportar la informacin del OCI desde el SAGU externo al SAGU interno.
4. Determinar la superacin de los aspectos indicados en el Anexo N 3 - Principales
Errores u Omisiones en el Registro de la Informacin en el SAGU.
5. En el SAGU interno, emitir los 12 Reportes de Conciliacin de Base de Datos OCI vs.
CGR, a fin de constatar que las diferencias entre la base de datos del OCI y la de CGR
han sido superadas.
6. De presentarse diferencias, validar que las mismas se encuentren sustentadas en el
informe final remitido por el OCI.
7. Si persisten diferencias no sustentadas, volver a la Fase II.
8. De estar conforme, desde el SAGU externo al SAGU interno, generar los archivos de
envo mediante la opcin Utilitarios Enviar, de la siguiente informacin segn el
orden:
a. Evaluacin de Plan (periodo por periodo)
b. Informes de Control (de todos los periodos)
c. Seguimiento de medidas correctivas (periodo por periodo)
Los archivos generados pueden ser grabados en el disco duro u otro dispositivo
magntico.
9. Recibir en el SAGU interno los archivos generados, en el mismo orden sealado en el
punto 8, mediante la opcin Utilitarios Recibir.
10. Desde el SAGU interno, generar por ltima vez los 12 Reportes de Conciliacin de Base
de Datos OCI vs CGR, para verificar que toda la informacin ha sido recepcionada. De
encontrarse diferencias, realizar la generacin y recepcin de los archivos desde el
SAGU externo de la informacin faltante.
11. Desde el SAGU interno, generar una copia de seguridad de la base de datos conciliada y
enviarla al OCI para que sta la restaure en su SAGU y a partir de ese momento, tenga
acceso al envo de informacin a travs del SAGU web de todas las transacciones del
SAGU.
12. Realizado el procedimiento N 11, se da por concluido el proceso de conciliacin y el
OCI queda apto para el envo de todas las transacciones va web.

Gua para el Proceso de Conciliacin del SAGU OCI/CGR

Pgina 6 de 7

Plan Nacional de Conciliacin- SAGU

Contralora General De La Republica

13. Una vez concluida la conciliacin de un OCI, los Auditores Monitores, en un plazo
mximo diez das tiles presentarn un informe al Equipo Coordinador sealando el
trmino de la conciliacin, los aspectos extraordinarios o imprevisibles que se
presentaron, as como las acciones que se tomaron al respecto y los logros alcanzados.

El Equipo Coordinador informar a los Auditores Monitores cada vez que se aada o se
elimine algn paso o procedimiento antes descrito.

V. ANEXOS
-

Anexo N 1.- Modelo de Oficio dirigido al OCI, comunicando el inicio del proceso de
conciliacin.
Anexo N 2.- Doce (12) Reportes de Conciliacin de Base de Datos OCI vs. CGR
Anexo N 3.- Principales Errores u Omisiones en el Registro de la Informacin en el
SAGU
Anexo N 4.- Instructivo de Conciliacin del SAGU
- Formato 1 - Modelo de Informe de Conciliacin SAGU
- Formato 2 - Incorporacin de Informacin Adicional al SAGU

Gua para el Proceso de Conciliacin del SAGU OCI/CGR

Pgina 7 de 7