Unidad 5.

Los datos (I)

Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya sean datos literales o frmulas. En este tema, nos
centraremos centrar en algunas de las operaciones tpicas que se pueden realizar sobre ellos.

5.1. Eliminar filas duplicadas

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de informacin o recopilamos datos desde varios orgenes diferentes, aparecen
en nuestro libro de trabajo filas idnticas. A menos que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado
registro, la mayora de las veces no nos interesar tener duplicados, porque no aportan informacin adicional y pueden comprometer la
fiabilidad de las estadsticas basadas en los datos.
Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de edad, el clculo se vera comprometido en el
caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.
Para eliminar filas duplicadas:
- Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si existen varias tablas distintas,
Excel sepa interpretar a cul nos referimos. Visualizars un marco alrededor de todos los registros que se vern afectados
por la comprobacin.

- En la prestaa Datos pulsamos Quitar duplicados

Si te quieres asegurar de que realmente se comprueban las filas que deseas, puedes seleccionarlas manualmente antes de pulsar el
botn.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Eliminar filas duplicadas.

Unidad 5. Ejercicio: Eliminar filas duplicadas

Objetivo.
Practicar cmo eliminar filas duplicadas con la herramienta Quitar duplicados de Excel.

Ejercicio paso a paso.

1. Si no tienes abierto Excel 2013, brelo para realizar el ejercicio.
2. En el libro nuevo, introduce datos de forma que queden como en la siguiente imagen:

3. Haz clic en la celda C11 y pulsa el botn Quitar duplicados de la pestaa Datos. Observars que se muestra un mensaje de error,
indicando que selecciones una celda del rango.
4. Ahora, haz clic en la celda C8, y vuelve a pulsar el botn. Se abrir la ventana de Quitar duplicados y se seleccionarn las celdas
desde A1 hasta B9 automticamente.

5. En la ventana, marca la casilla Mis datos tienen encabezados, para sealar que la fila 1 no contiene datos como tal. Observars que
la seleccin se modifica y ahora comprende las celdas de la A2 a la B9 y que, donde se muestran las columnas que debern coincidir para
que se considere un duplicado, ha cambiado Columna A y Columna B por Nombre y Apellidos.
6. Pulsa Aceptar.
7. Ahora los registros ocupan hasta la fila 8, ya que Bartolom Castellano se encontraba dos veces. Y un mensaje nos avisar de los
resultados. Cirralo pulsando Aceptar.
8. Cierra el libro de trabajo y guarda el archivo en Mis documentos, con el nombre Ejercicio05.

5.2. La validacin de datos

La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los adecuados, pudiendo incluso
mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.
Para aplicar una validacin a una celda.
- Seleccionamos la celda que queremos validar.
- Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos. Desde ah podremos escoger remarcar los
errores con crculos o borrar estos crculos de validacin. Pero nos vamos a centrar en la opcin Validacin de datos....

Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de
validaciones.

En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que el dato sea correcto.
Dentro
de Permitir podemos
encontrar Cualquier
valor,
Nmero
entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud
de
texto y personalizada. Por ejemplo, si elegimos Nmero entero, Excel slo permitir nmeros enteros en esa celda: si el usuario intenta
escribir un nmero decimal, aparecer un mensaje de error.
Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estn
entre 2 y 8.
Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los
disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para
que aparezcan en forma de lista.

En la pestaa Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para
informar de qu tipos de datos son considerados vlidos para esa celda.
En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos que se le muestre al usuario cuando introduzca en la
celda un valor incorrecto.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Crear una validacin de datos.

Unidad 5. Ejercicio: Crear una validacin de datos

Objetivo.
Practicar cmo crear una validacin de datos en Excel 2013.

Ejercicio paso a paso.

1. Si no tienes abierto Excel 2013, brelo para realizar el ejercicio.
2. Abre un nuevo libro de trabajo.
3. Selecciona la celda A2.
4. Accede a la pestaa Datos.
5. Haz clic en el botn Validacin de datos.
6. En la pestaa Configuracin escoge Nmero entero en Permitir.
7. En Datos selecciona entre.
8. En Mnimo escribe 5.
9. En Mximo escribe 500.

10. En la pestaa Mensaje de entrada escribe en Ttulo: esta celda solo admite.
11. En Mensaje de entrada escribe nmeros enteros entre 5 y 500.
12. En la pestaa Mensaje de error escoge en Estilo: el tipo Advertencia.
13. En el Ttulo escribe Se ha producido un error
14. En Mensaje de error escribe Debe escribir una cifra sin decimales que se encuentre entre los valores 5 y 500.
15. Pulsa sobre Aceptar.

Vamos a comprobar el funcionamiento.

16. Sitate en la celda A2. Fjate como aparece, en forma de etiqueta, el mensaje entrante que has definido. El ttulo aparece en negrita y
debajo aparece el mensaje.
Si el mensaje te molesta puedes arrastrarlo con el ratn a otra posicin.
17. Escribe 3 y pulsa Intro para aceptar el valor.
Se debe abrir el mensaje de aviso. Fjate en el icono de advertencia, en el ttulo de la ventana y en el mensaje.
18. Pulsa sobre No para volver a la celda e introducir un valor correcto.
19. Escribe ahora 300 y pulsa Intro.
Al salir de la celda ya no sale el mensaje de error, el nmero introducido es correcto.

Vamos a eliminar la validacin

20. Sitate sobre la celda A2.

21. Haz clic en el botn Validacin de datos.

22. Pulsa sobre Borrar todos.
23. Pulsa sobre Aceptar.
24. Cierra el libro sin guardar cambios.

Unidad 5. Los datos (II)

5.3. Ordenar datos

Cuando disponemos de muchos datos, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo algn criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma
simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarqua.
Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar y, desde la pestaa Datos, usar los
botones
de la seccin Ordenar y filtrar, para que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Tambin podemos
pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin, aunque en este caso esta opcin es menos rpida. Esto ordenar todo el
conjunto de la fila.

Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto, deberemos hacer clic sobre el encabezado de la
misma. Por ejemplo, sobre el encabezado A. En ese caso, nos aparecer una ventana como la siguiente:

Si elegimos Ampliar la seleccin, ordenar toda la fila.

Si en cambio elegimos Continuar con la seleccin actual, se ordenar slo la columna seleccionada, sin tener en cuenta los datos que
se encuentran en la misma fila.
Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos cmo se aplican los cambios.
Aqu puedes ver un ejemplo de ordenacin.

El botn Ordenar est ms enfocado a ordenar por ms de un criterio de ordenacin.

dilogo siguiente donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de

- En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrar. Si no,
mostrar los nombres de columna (columna A, columna B, ...).
- Deberemos indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar segn). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el
color de su texto, el fondo o su icono.
- Y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado
como: lunes, martes, mircoles...
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel, como se muestra en la imagen. De forma que
podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o ms registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este
nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones... que sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenacin donde podremos
especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Ordenar datos segn varios criterios.

Unidad 5. Ejercicio: Ordenar datos segn varios criterios

Objetivo.
Practicar cmo realizar ordenaciones complejas que comprendan varios criterios jerarquizados.

Ejercicio paso a paso.

1. Abre el archivo que creaste en este tema, llamado Ejercicio05. Puedes hacer doble clic sobre l o bien buscarlo en el
listado Reciente de Excel.
2. Ahora, vamos a ordenarlo. Haz clic en la celda C11 y pulsa el botn Ordenar de la pestaa Datos. Observars que se muestra un
mensaje de error, indicando que selecciones una celda del rango.

3. Ahora, haz clic en la celda C8, y vuelve a pulsar el botn. Se abrir la ventana de Ordenar y se seleccionarn las celdas desde A1
hasta B8 automticamente.
4. En la ventana, marca la casilla Mis datos tienen encabezados. Observars que la seleccin se modifica y ahora comprende las celdas
de la A2 a la B8.
5. Pulsa en el desplegable Ordenar por y elige Apellidos. Los dems valores los dejaremos como estn, ordenando por valores y de la A
a la Z.
6. Pulsa el botn Agregar nivel. Aparecer una nueva fila.
7. Pulsa en el desplegable Luego por y elige Nombre.
8. Pulsa Aceptar. La lista quedar como en la imagen:

Observa que los apellidos van por orden alfabtico y que, cuando hay dos personas con el mismo apellido (Lpez), ordena
alfabticamente por el nombre.
9. Guarda los cambios (CTRL+G) y cierra el documento.

Unidad 5. Los datos (III)

5.4. Buscar y reemplazar datos

Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos localizar un dato concreto en el libro. Para facilitarnos
esta tarea existe la herramienta de bsqueda. La encontraremos en la pestaa Inicio > Buscar y seleccionar.

Buscar... (teclas CTRL+B) abrir un cuadro de dilogo que te permite introducir el dato que deseas encontrar.

Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que contienen el valor introducido.
Buscar a partir de donde estemos situados, por lo que deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la
hoja. Adems, si tenemos varias celdas seleccionadas, slo buscar en ellas.
Tambin podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con la localizacin de cada una
de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados ser un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic
sobre uno de ellos nos situar en la celda en cuestin.

El botn Opciones nos permite ampliar la ventana de bsqueda con opciones extra. Podremos elegir dnde buscar (si
en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos nicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, slo
las celdas con formato de moneda), etc.

En
la
pestaa Reemplazar de
esta
misma
ventana,
o
bien
en
la
opcin Reemplazar... del botn Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos realizar una sustitucin de los
datos, cambiando un valor original por otro. La opcin de reemplazo no se limita nicamente a valores, tambin puede
referirse a formatos. Por ejemplo, podramos buscar todos las celdas que contengan el valor 0 en formato moneda y
reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda rojo, para destacarlos.
La opcin Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto. La ventaja que tiene frente a otras
formas de desplazarnos entre las celdas es que guarda un historial de las celdas que se van visitando, de forma que si
vamos a trabajar con las mismas celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar esta opcin.
encontramos
una
serie
de
opciones: Frmulas, Comentarios, Formato
condicional, Constantes, Validacin de datos, Seleccionar objetos que nos permiten seleccionar todas las
celdas que contengan este tipo de informacin a la vez. Es decir, seleccionar todas las frmulas del documento, por ejemplo.
Luego

Ejercicios unidad 5: Los datos

Si no tienes abierto Excel 2013, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin. Necesitars el libro Paises.xlsx que puedes
encontrar en la carpeta de ejercicios del curso.

Ejercicio 1: Eliminar duplicados

Eliminar los pases que se encuentren repetidos en el listado.

Ejercicio 2: Buscar y reemplazar

1. Localiza en qu celda se encuentran: Espaa, Senegal y Chile.
2. Sustituye Birmania; Myanmar por Birmania.

Ejercicio 3: Ordenar
Queremos deshacernos de la fila 2, ya que est vaca. Pese a que se borraron los duplicados, sigue existiendo una fila nica con el valor
vaco.
En vez de eliminar la fila, ordena la columna A en orden ascendente para que se site al final.
Puedes consultar aqu las soluciones propuestas.

Ayuda ejercicios unidad 5: Los datos

Si no tienes abierto Excel 2013, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin. Necesitars el libro Paises.xlsx que puedes
encontrar en la carpeta de ejercicios del curso.

Ejercicio 1: Eliminar duplicados

Eliminar los pases que se encuentren repetidos en el listado:

1. Si la celda activa es un pas no funcionar, porque hay filas vacas intercaladas entre los pases. De modo que
necesitaremos seleccionar la columna completa haciendo clic sobre el encabezado de columna A.
2. Una vez seleccionada, ve a la pestaa Datos y pulsa el botn Quitar duplicados. Se eliminarn 260 elementos duplicados. Pases
duplicados como tal haba muchos menos, pero el programa entiende las filas vacas intercaladas como filas repetidas y tambin se
eliminan. Esto nos puede resultar muy til en alguna ocasin.

Ejercicio 2: Buscar y reemplazar

Localiza en qu celda se encuentran: Espaa, Senegal y Chile.
1. Pulsa CTRL+B o bien elige Buscar y seleccionar en la pestaa Datos.
2. Escribe Espaa en el recuadro y pulsa Intro. Te situar en la celda A72.
3. Borra Espaa y escribe Senegal. Pulsa Intro. Te situar en la celda A211.
4. Borra Senegal y escribe Chile. Pulsa Intro. Te situar en la celda A47.
Sustituye Birmania; Myanmar por Birmania.
1. Si no has cerrado el cuadro de bsqueda, pulsa la pestaa Reemplazar de la ventana. En caso contrario, pulsa las teclas CTRL+L.
2. Escribe Birmania; Myanmar en el recuadro superior (Buscar).
3. Escribe Birmania en el recuadro inferior (Reemplazar con).
4. Pulsa el botn Reemplazar todos. Acepta el mensaje informativo de que se ha realizado la modificacin. Luego, pulsa Cerrar en la
ventana de bsqueda.
Ejercicio 3: Ordenar
Ordena la columna A en orden ascendente.
Selecciona la columna haciendo clic sobre el encabezado A.

En la pestaa Datos, pulsa el botn que representa la ordenacin ascendente: AZ.

Evaluacin 5: Los datos

Slo una respuesta es vlida por pregunta. Haz clic en la respuesta que consideres correcta.
Contesta todas las preguntas y haz clic en el botn Corregir para ver la solucin.
Si pulsas Restablecer podrs repetir la evaluacin.

1. Si utilizamos la herramienta Quitar duplicados...

a) Por defecto se eliminan todos los valores idnticos.
b) Por defecto se eliminan todas las filas idnticas.
c) Por defecto se elimianan las frmulas repetidas, que realicen la misma operacin sobre los mismos datos.
d) Todas las respuestas son falsas.

2. La validacin de datos:
a) Comprueba la ortografa.
b) Comprueba que los enlaces y referencias sean correctos. Por ejemplo, si hay un enlace a una pgina web, comprueba
que sta siga existiendo.

c) Comprueba que los datos sigan las restricciones que establezcamos y muestran mensajes de error o advertencia si no los
cumplen.
d) Todas las respuestas son ciertas.

3. Podemos ordenar los datos en funcin de uno o ms criterios diferentes.

a) No, slo podemos ordenarlos en funcin de un criterio (o columna).
b) No, los datos en Excel no se pueden ordenar, a menos que estn dentro de una tabla.
c) S, podemos establecer una jerarqua de ordenacin en las filas que tienen datos en varias columnas.
d) Todas las respuestas son falsas.

4. Tenemos una lista de tareas con la siguiente estructura: La Columna A contiene la tarea, la Columna B el da de la semana
en que se ha de realizar. Queremos ordenarla. Cul crees que es la forma ms ptima de hacerlo?
a) Lo ms acertado sera ordenar las tareas (columna A) por rden alfabtico ascendente, de la A a la Z.
b) Lo ms acertado sera ordenar los das de la semana (columna B) por rden alfabtico ascendente, de la A a la Z.
c) Lo ms acertado sera marcar con colores cada uno de los das de la semana y ordenar por colores en vez de por valores.

d) Lo ms acertado sera ordenar los das de la semana con un criterio de lista personalizada.

5. Para buscar un valor en nuestro libro, podemos utilizar la combinacin de teclas:

a) CTRL+B.
b) CTRL+F.
c) CTRL+W.
d) CTRL+F1.

6. La diferencia entre utilizar la opcin Ir a... del men Buscar y seleccionar y utilizar el cuadro de nombres situado junto a la
barra de frmulas, es:
a) Que el cuadro de nombres sirve para darle un nombre a la celda, no para desplazarse hasta ella.
b) Que en la opcin Ir a... podemos conservar un histrico de las celdas que visitamos, para en cualquier momento volver
a ellas desde ah.
c) A y B son ciertas.
d) A y B son falsas.

7. La opcin reemplazar...
a) Te permite reemplazar el contenido de la celda activa, siempre que ste sea un dato literal y no una frmula.
b) Te permite reemplazar las celdas referenciadas por la frmula seleccionada.
c) Te permite reemplazar el valor o formato de las celdas que coinciden con la bsqueda realizada.
d) Todas las respuestas son falsas.

8. Desde el botn Buscar y seleccionar podemos:

a) Seleccionar todas las celdas que contienen frmulas.
b) Seleccionar todas las celdas que contienen constantes.
c) Seleccionar todas las celdas que contienen validaciones.
d) Todas son ciertas

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