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Manual de Usuario
Venta en tiendas & Proyectos
Nacionales
Versin 1.1 Febrero 2011
TABLA DE CONTENIDOS
Pgina
I.
II.
ELABORACIN DE LA COTIZACIN............................................................................... 14
2.1. COTIZACIN ............................................................................................................................... 14
2.2. CANCELAR O CERRAR UNA COTIZACIN ......................................................................... 20
III.
FACTURACIN DE LA COTIZACIN............................................................................... 21
3.1. ORDEN DE VENTA...................................................................................................................... 21
3.2. CANCELAR O CERRAR UNA ORDEN DE VENTA................................................................ 23
IV.
V.
Manual de Usuario
-2-
I.
1.
SOCIOS DE NEGOCIOS
El mdulo Socios de negocios gestiona toda la informacin relevante para las relaciones con clientes,
proveedores y clientes potenciales.
Seleccione desde el men principal Socios de Negocios Datos maestros socio de negocios.
Al crear un nuevo socio de negocios, considerar los siguientes puntos:
El cdigo del socio de negocios est formado por: C + nmero de documento. Este cdigo se genera
automticamente luego de ingresar el nmero de identificacin del cliente.
El tipo de socio de negocios debe ser Cliente.
Determine el tipo de moneda del cliente con el que se crearn sus documentos de venta. Si un cliente
puede generar documentos en diferentes monedas, seleccione el valor Moneda (todas).
La ventana Datos maestros socio de negocios se encuentra dividida en ocho pestaas:
General: Permite ingresar informacin general sobre los socios de negocio.
Seleccione el tipo de persona. Si es persona Natural se habilitan los campos Apellido paterno, Apellido
materno y Nombres en la pestaa General. Al ingresar los datos en estos campos, y crear el registro, se
actualiza el campo Nombre.
Personas de contacto: Permite crear y actualizar la informacin de las personas de contacto del socio de
negocios. La lista de las personas de contacto definidas para el socio de negocios se muestra en la parte
lateral izquierda. Los detalles de la persona seleccionada se muestran en la parte lateral derecha.
Haga clic en cada fila para visualizar el detalle o seleccione Definir de nuevo para agregar ms personas
de contacto.
Manual de Usuario
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Direcciones: Permite definir las direcciones de los clientes. Puede definir dos clases de direcciones:
Destinatario de factura y Destinatario de entrega. Estas direcciones se utilizan como predeterminadas para
las direcciones de facturacin, pago y envo de mercaderas en los distintos documentos de SAP
Business One. Para crear una nueva direccin haga clic en Definir de nuevo. Puede definir tantas
direcciones como sean necesarias.
Es obligatorio que el registro del cliente cuente con una direccin de entrega de mercaderas
(Destinatario) y que se seleccione como indicador de impuestos: IGV.
Para borrar una direccin, haga clic derecho en el nombre de direccin de la lista y seleccione Borrar
direccin o a travs del men Datos Borrar direccin.
Condiciones de pago: Seleccione la condicin de pago de los socios de negocios, el cual determinar la
fecha de vencimiento de las facturas relacionadas al cliente.
Manual de Usuario
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Sistema de pagos: Permite ingresar las opciones que deben utilizarse para la gestin de cobranzas. Esta
seccin no deber ser actualizada.
Finanzas: Permite definir la informacin contable del socio de negocios. Esta seccin no deber ser
actualizada.
Propiedades: Seleccione las propiedades para el socio de negocios, si se encuentran definidas, las cuales
pueden usarse como criterios de seleccin para los informes de socio de negocios.
2.
para borrarla.
OPORTUNIDADES DE VENTAS
El mdulo Oportunidad de Ventas se utiliza para hacer un seguimiento y analizar las oportunidades
pendientes segn el progreso de las actividades de ventas. Estas actividades pueden incluir reuniones,
negociaciones, entre otras actividades.
Seleccione desde el men principal Oportunidades de Ventas Oportunidades.
Seleccione el cdigo del socio de negocios. Presione la tecla TAB o haga clic sobre el botn Seleccionar lista
para mostrar la ventana Lista de Socios de negocio. Al seleccionar un registro se muestran en la ventana los
datos relacionados al socio de negocios.
Manual de Usuario
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General: Permite clasificar la oportunidad de ventas segn el socio de negocios que dio referencia de la
empresa u otros factores. Presione la combinacin de teclas SHIFT + F2 para mostrar la ventana
Arquitectos & Diseadores y seleccionar un cdigo.
Presione TAB para mostrar el nombre del arquitecto o diseador seleccionado.
Socios de negocios: Muestra informacin de los socios de negocio con los que se gestiona la oportunidad.
Manual de Usuario
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Resumen: Utilice esta pestaa para cerrar una oportunidad como Ganada o Perdida.
Realice el registro de las actividades que inician la oportunidad de ventas: llamada telefnica, visita
del cliente (reunin), entre otras. Para ello, seleccione el icono de enlace
en la columna
Operaciones. El sistema muestra la ventana Actividad para la gestin de actividades (pgina 9).
Para el registro de una cotizacin, siga los siguientes pasos:
Ingrese los datos generales de la etapa de ventas y seleccione la etapa Cotizacin.
Manual de Usuario
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Una vez que el cliente acept la cotizacin, realice los siguientes pasos para el registro del pedido:
Haga clic derecho sobre el nmero de fila de la columna # y seleccione la opcin Aadir lnea.
Seleccione el botn No. La etapa anterior se deshabilita automticamente y se agrega una lnea.
Ingrese los datos generales de la etapa de ventas y seleccione como etapa Pedido de clientes.
Seleccione la clase de documento Pedido de clientes.
Seleccione el campo Visualizar documentos de SN.
Seleccione el botn
<Seleccin de lista> o presione TAB en el campo Nro. Documento.
Se muestra la ventana Pedido de clientes. Seleccione el botn Nuevo para crear el documento, como
se detalla en la seccin FACTURACIN DE LA COTIZACIN (pgina 21).
Al finalizar, haga clic en el botn Actualizar para guardar los cambios realizados.
Manual de Usuario
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Campo
Descripcin
Comentarios
Hora de inicio
Hora de fin
Duracin
Prioridad
Recordatorio
Inactivo
Cerrado
Manual de Usuario
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Reunin: Esta pestaa permite ingresar informacin general sobre una reunin que se desea
visualizar en el calendario, tal como una reunin con un socio de negocios o una reunin personal.
Campo
Descripcin
Comentarios
Hora de inicio
Hora de fin
Prioridad
Localidad
Direccin
Duracin
Recordatorio
Posible
Inactivo
Cerrado
Tarea: Esta pestaa permite ingresar informacin general sobre una tarea.
Campo
Descripcin
Comentarios
Fecha de inicio
Fecha de fin
Status
Prioridad
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Inactivo
Cerrado
Nota: Esta pestaa permite ingresar informacin general sobre una nota.
Campo
Descripcin
Comentarios
Tiempo
Prioridad
Recordatorio
Inactivo
Cerrado
Una vez que haya ingresado los datos generales de la actividad, presione SHIFT + F2 en la pestaa
Contenido para mostrar el comentario ingresado en el campo Comentarios de la pestaa General.
Puede enlazar un documento a la actividad a travs de la pestaa Documento vinculado. Seleccione la
clase de documento y presione la tecla TAB para mostrar la lista de documentos del tipo seleccionado o
ingrese el nmero.
Marque la casilla Visualizar documentos relacionados con el SN para mostrar nicamente los
documentos relacionados al socio de negocios.
Los campos Tipo objeto origen y Nmero objeto origen muestran el nmero de la oportunidad de ventas
a partir de la cual se cre la actividad.
Ingrese en la ventana los datos ms relevantes, de acuerdo al tipo de actividad seleccionado, y haga clic
en el botn Crear para guardar la actividad.
Al finalizar, haga clic en el icono de enlace
de cada etapa de ventas para ver las actividades
registradas.
Manual de Usuario
- 11 -
Haga doble clic sobre el da u hora en el calendario para abrir la ventana Actividad, la cual mostrar la
informacin de la actividad seleccionada.
A medida que registre nuevas actividades, en la parte inferior de la ventana Oportunidades de Ventas se
habilitan los siguientes botones:
Puede registrar una nueva actividad desde la ventana Resumen de actividades para oportunidades de
ventas presionar el botn Actividad, el cual muestra la ventana Actividad en modo Nuevo registro.
Manual de Usuario
- 12 -
Presione el botn OK para salir de la ventana Resumen de actividades para oportunidades de ventas y
retornar a la ventana Oportunidades de Ventas.
Modifique el estado de la oportunidad acuerdo al resultado del proceso (Ganada o Perdida) en la pestaa
Resumen. Al cerrar una oportunidad, no se podr actualizar ningn campo a menos que vuelva a
abrirse, seleccionando la opcin Abierto.
Campo
Estado de oportunidad
Ultimo importe de documento
Clase de documento
Nmero de documento
Visualizar documentos
relacionados con el SN
Razones
Manual de Usuario
Descripcin
Muestra el estado de la oportunidad Abierta, hasta que se cambie por
Ganada o Perdida.
Muestra el importe del ltimo documento asociado a la ltima etapa
registrada.
Muestra el tipo de documento asociado a la ltima etapa registrada.
Muestra el nmero de documento asociado a la ltima etapa
registrada.
Permite el filtro de los documentos relacionados con el socio de
negocios. Si no se selecciona, tiene disponibles todos los documentos.
Seleccione un motivo del xito o fracaso de la oportunidad. Para
definir nuevos valores, seleccione Definir nuevo.
- 13 -
Campo
Descripcin
Cliente
Nombre
Persona de contacto
Referencia
Moneda
Nmero
Estado del documento
Fecha de contabilizacin
Vlido hasta
Fecha de documento
Tipo
Nmero de artculo
Descripcin del artculo
Almacn
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Descripcin
Tipo de fila a ingresar.
Regular: Permite la seleccin de artculos.
Alternativo: Indica que el artculo seleccionado es alternativo.
Texto: Permite el ingreso de un texto personalizado.
Subtotal: Muestra un subtotal.
Cdigo del artculo/servicio.
Descripcin del artculo/servicio.
Cdigo de almacn del que saldr el producto.
Producto en Stock: Ingresar el cdigo de tienda.
Producto de Importacin: Ingresar el cdigo del almacn general.
Producto por Pedido local: Ingresar el cdigo del almacn general.
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Precio unitario
% de descuento
Indicador de impuestos
Precio bruto
Cantidad
Fecha de entrega
Para agregar un artculo, presione TAB en la columna Nmero de artculo y elija un artculo de la lista.
Al seleccionar un cdigo, se muestran los datos del artculo en el detalle del documento.
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En el caso de un proyecto nacional, seleccione el cdigo del proyecto asociado al mueble presionando
TAB en el campo Cdigo de proyecto. Si no se ha creado seleccione el botn Nuevo, como se detalla en la
seccin CREACIN DE PROYECTOS (pgina 26). Una vez creado, seleccione el cdigo.
Si requiere verificar el stock del artculo, presione CTRL + TAB en la columna Almacn para visualizar
la cantidad disponible para venta del artculo por almacn, diferenciando la cantidad Disponible, En
stock, Comprometido y Solicitado.
Si un artculo no tiene stock pero si cantidad solicitada, seleccione el almacn de importaciones (IMP) y
verifique la cantidad que se encuentra en trnsito. Haga clic derecho sobre el campo Nmero de artculo y
seleccione la opcin Cantidad ATP.
Manual de Usuario
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Esta opcin muestra la ventana Status de inventario (Cantidad ATP), el cual brinda informacin adicional
sobre la disponibilidad de los artculos, como el stock no comprometido, stock comprometido (OR) y los
ingresos futuros (PO) para satisfacer los posibles pedidos de clientes.
De acuerdo a los documentos registrados se muestra, por documento, la cantidad disponible.
A partir de esta informacin puede comunicarle al cliente la fecha de entrega y cantidad disponible de los
productos que se encuentran en trnsito.
Si requiere agregar una fila totalizada por ambiente, seleccione el tipo Subtotal. Automticamente, el
sistema adiciona una fila y calcula un subtotal en base a los productos que se encuentran en las filas
previas.
De acuerdo a la disponibilidad de stock, indique el almacn del que saldr la mercadera y todos los
datos necesarios por fila.
Logstica: Esta pestaa muestra los datos logsticos del documento. Al seleccionar el socio de negocios, se
muestra la direccin de entrega de mercadera (Destinatario) y la direccin de destinatario de factura,
fijadas por defecto en el Maestro de socios de negocio.
Manual de Usuario
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Finanzas: Esta pestaa muestra informacin financiera del documento, como la condicin de pago del
cliente. Por defecto se muestra la condicin de pago definida en el Maestro de socio de negocios pero puede
modificar su valor, si es necesario.
Seleccione el botn OK para iniciar el proceso de autorizacin. El sistema muestra en la parte inferior de la
ventana el siguiente mensaje, el cual indica que el documento ha sido guardado como borrador, en espera
de la aprobacin.
Cuando haya finalizado el proceso se enviar una alerta al autor del documento con la autorizacin
respectiva. Haga clic en para abrir el documento borrador.
En la barra de ttulo de la ventana observe el estado del documento:
[Autorizado]: Haga clic en el botn Crear.
[Rechazado]: Realice los cambios correspondientes y haga clic en el botn Crear para iniciar nuevamente
el proceso de autorizacin, si se cumpliera alguna de las condiciones que lo activan.
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<Imprimir>. Si requiere
Manual de Usuario
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<Diseador de layouts de
Seleccione el layout a imprimir y haga clic en el botn Fijar como estndar, el cual muestra la ventana
Disposicin estndar. Realice los siguientes pasos:
Seleccione las opciones:
Fijar como valor propuesto para usuario actual.
Fijar como valor propuesto para todos los IC para quienes no se ha asignado un modelo.
<Presentacin preliminar>
En caso no se vaya a generar un pedido por la cantidad total de artculos de la cotizacin, seleccione la
opcin Cerrar para cerrar manualmente el documento.
Manual de Usuario
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Manual de Usuario
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Logstica: Esta pestaa muestra los datos logsticos del documento. Al seleccionar el socio de negocios, se
muestra la direccin de entrega de mercadera (Destinatario) y la direccin de destinatario de factura,
fijadas por defecto en el Maestro de socios de negocio pero puede modificar su valor, si es necesario.
Transporte: Esta pestaa permite el ingreso de los datos de envo de la mercadera al cliente (opcional).
Cdigo transportista: Cdigo de la empresa de transporte que se encargar del envo de la mercadera
de acuerdo a la direccin de entrega del cliente.
Seleccione un proveedor de la lista en el caso que se haya elegido como conductor, la opcin
Empresa de Transporte.
Licencia conductor: Nmero de licencia del conductor de la empresa que se encarga del despacho de
la mercadera.
Si el cliente se lleva la mercadera, seleccione Cliente.
Si la empresa se encarga de la entrega, seleccione Empresa.
Si se contrata una empresa de transportes, seleccione Empresa de Transporte.
Placa del vehculo: Nmero de la placa del vehculo que transportar la mercadera para el caso de
traslados a cargo de la empresa.
Finanzas: Esta pestaa muestra informacin financiera del documento. Seleccione la condicin de pago
del cliente. Por defecto se muestra la condicin de pago definida en el Maestro de socio de negocios pero
puede modificar su valor, si es necesario.
Haga clic en el botn Crear para guardar el documento.
La Orden de venta puede modificarse hasta que no se haya generado la gua de remisin.
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Seleccione el botn Si, en caso decida cancelar la orden. El estado del documento cambia a Cancelado.
Si no requiere cancelar el documento, seleccione el botn No. La orden de ventas permanecer abierta.
En caso no se vayan a facturar todos los artculos de la orden, seleccione la opcin Cerrar para cerrar
manualmente el documento.
Manual de Usuario
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El sistema genera automticamente el documento Entrega, el cual copia el detalle completo de la orden de
venta y otros datos definidos durante la creacin de la orden de venta.
De acuerdo a la coordinacin realizada con el cliente, indique los productos y cantidades que sern
despachados. Si se realizar una entrega parcial, elimine los artculos que no sern entregados.
Para ello, seleccione la fila correspondiente, haga clic derecho y seleccione la opcin Borrar lnea.
Manual de Usuario
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Ingrese los datos de despacho en los campos de usuario que se encuentran al lado derecho de la ventana.
En caso no se muestren, seleccione el men Visualizar Campos definidos por el usuario.
Una vez ingresados todos los datos de despacho, seleccione el men Archivo Grabar como preliminar
para guardar el documento como pre-gua de remisin.
Este documento ser visualizado por almacn para generar la gua de remisin y realizar el despacho de
acuerdo a los datos ingresados.
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V. CREACIN DE PROYECTOS
5.1. PROYECTOS
Esta seccin permite definir proyectos individuales que la empresa ejecuta para enlazar cada operacin que
se cree en el sistema con el pedido o fabricacin local de un mueble.
Desde la ventana Oferta de ventas, presione TAB en el campo Cdigo de proyecto y seleccione el botn
Nuevo que se encuentra al abrirse la ventana Lista de Proyectos.
Seleccione el botn Actualizar y luego OK para mostrar el ltimo cdigo creado en la fila del documento.
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