Administracion de Los Inventarios

Material preparado por:
Daniel Jimnez Cornejo

03/08/2015
03/08/2015
Los inventarios son uno de los rubros

ms impactantes en el capital de
trabajo.
Una empresa con elevados niveles de

inventarios, puede incurrir en falta de
liquidez.
El mantener inventarios excesivos tiene
un costo para la organizacin:
Mantenimiento, control, administracin,
aseguramiento, mermas y obsolescencia
y costo financiero.
Debemos recordar que los inventarios
son la razn de ser de la organizacin,
razn por la cual no se deben escatimar
recursos para que su administracin y
control est en manos expertas, sera
muy conveniente hacer una evaluacin
sobre su valor promedio y la ubicacin
dentro del organigrama del responsable
de los almacenes.
03/08/2015
Sabe perfectamente que tiene

en sus bodegas de
almacenamiento?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Cuenta con un control lo suficientemente

eficiente que le responda las siguientes
preguntas?
Cuantos productos tiene actualmente en
existencia?
Sabe la fecha exacta de su adquisicin?
Conoce con precisin cual es la rotacin
de cada producto o lnea de producto?
Estn conciliadas exactamente sus
existencias fsicas con los valores
contables del inventario?
Tiene identificados los productos
obsoletos y en mal estado?
Tiene cuantificados los faltantes de
inventarios?
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Evaluacin de control administrativo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Las siguientes reas de su empresa estn

ntimamente ligadas por procedimientos y
documentos de control?
Compras
Inventarios de materia prima
Inventarios de refacciones y auto partes
Inventarios de artculos promocionales
Inventarios de productos terminados
Otros inventarios
Contabilidad
Cuentas por pagar
Tesorera
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Son los bienes de una empresa destinados a la venta o

la produccin para su posterior venta, tales como
materias primas, produccin en proceso, artculos
terminados, automviles, construcciones, maquinaria,
dinero y otros materiales que
se utilicen en el
empaque, envases de mercancas o las refacciones para

el mantenimiento,
que se consuman en el
ciclo
normal de operaciones.
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Ser el motor de la venta, lo que producir

la utilidad
a travs de un precio superior al costo de
adquisicin
y/o fabricacin.
Esta utilidad permitir a la empresa su
existencia a travs del tiempo.
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Materias primas y materiales auxiliares de

fabricacin,
Empaques y envases,
Produccin en proceso,
Productos terminados.
Otros (Mercancas en trnsito, Art. Reventa)
Generando la utilidad en el ciclo operativo a corto

plazo al convertir las ventas en cuentas por cobrar y
en efectivo al lograr su cobro.
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ComercioCompras
Costo
de
ventas
Materia
Prima
Mano de
Industria
obra
Gastos
indirectos
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Productos
en proceso
Productos
terminados
Junto con las cuentas por cobrar, constituyen la
principal inversin dentro de los conceptos que

constituyen el capital de trabajo.
1) Por el monto de la inversin que se requiere,
2) Por la complejidad y grado de dificultad que
implica una administracin efectiva, cuyo fin es
mantener y/o aumentar
la productividad de
la empresa.
3) Son necesarios para la operacin, sin ellos no
hay ventas, no habiendo ventas no hay utilidad y
esto llevara al cierre del negocio.
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Los responsables del manejo y monto de los inventarios

requiere tener por lo menos un conocimiento
continuo respecto a lo siguiente:
1.
Estado actual de los inventarios
2.
Localizacin
3.
Antigedad
4.
Existencias actuales
5.
Consumo o venta mensual y anual
6.
Lote ptimo de compra
7.
Mximo y mnimos
8.
Costos actuales de mantenimiento
9.
Precios de las materia primas principales
10. Abastecimiento, etc.
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Que tan grande deben ser los inventarios

para poder servir a la produccin y al
mercado?
La
respuesta
es
obvia,
deben
ser
lo
suficientemente grandes para poder servir a

la produccin y al mercado, pero sin exceder
el tiempo de su posesin y monto, que pueda
traer consigo riesgos por obsolescencia o
elevados costos de mantenimiento.
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Considerar:
Produccin programada
Respuesta de los
proveedores
Estacionalidad del
producto
Eficiencia en la funcin de
compras
Posibles beneficios por
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niveles de compra.
13
La Produccin en proceso ser determinada

por los consumos que se requieren y la
duracin del periodo de produccin, que
representa el tiempo que transcurre entre la
fecha en que se entrega la materia prima en la
lnea de produccin y la fecha en que sale el
producto terminado de produccin.
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Los
Productos terminados son el
resultado de la coordinacin entre la

produccin y las ventas presupuestadas.
Regla de oro
Al
aumentar
la
rotacin
de
los
inventarios puede llegar a reducirse la

inversin en los inventarios; usted debe
determinar las estrategias.
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Las principales causas que son determinantes

de la inversin de inventarios son:
A) El nivel de las ventas presupuestadas.
B) La duracin y la tecnologa en el proceso
productivo.
C) La durabilidad y la naturaleza de los
productos.
D) La moda, estilo o temporalidad.
E) El costo financiero de los inventarios.
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Deben de tener como objetivo elevar al mximo el

rendimiento sobre la inversin en inventarios, sin
descuidar las necesidades del mercado.
Las polticas deben pretender lograr lo siguiente:
1. Reducir al mximo la inversin de inventarios en
das de inversin, sin afectar las ventas y la
produccin.
2. Obtener el mximo financiamiento (sin costo) a
travs de los proveedores.
3. Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en
los pedidos de los clientes.
4. Mantener
las
existencias,
mediante
una
administracin y control eficientes.
5. Vigilar la exposicin de los inventarios ante la
inflacin y la devaluacin.
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El costo de mantenimiento del inventario incluye

principalmente el almacenamiento, el seguro, el
deterioro del producto y el costo de oportunidad
del dinero. Los costos de mantenimiento del
inventario se pueden expresar como una tasa
anual del valor del dinero del inventario.
La frmula para calcular el costo
mantenimiento del inventario (CMI) seria:
de
CMI = U x Cu x % Cm
Donde:
U = unidades
Cu = costo unitario
Cm = costo de mantenimiento
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Supongamos que la empresa mantiene en

promedio 600 unidades a un costo unitario de
$ 16.00 c/u. y se tienen los siguientes costos
relacionados con los inventarios:
Almacenaje
Seguros
Deterioro y obsolescencia
Costo de Admn. Y control
Total
10%
2%
3%
20%
35%
CMI = 600 x 16 x 35% = $ 3,360.00

En caso de requerir saber cul es el costo de
mantenimiento unitario, se realiza el siguiente
clculo: 16 x 35% = $ 5.60
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Costes de almacenamiento del inventario sugeridos.

(Mnimo, medio y mximo financieramente)
Coste como
porcentaje del
valor del
inventario.
Categora
Costes de la
infraestructura
6%
(3 - 10%)
3%
(1 - 3,5%)
Costes de
Administracin de
materiales
Costes de mano de obra
por manipulacin
adicional.
Costes de inversin.
Hurtos, desperdicioss y
obsolencias.
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3%
(3 - 5%)
11%
(6 - 24%)
3%
(2 - 5%)
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Los gastos de la gestin de compras representan

generalmente gastos fijos del departamento de
compras y tal vez del control de calidad de materias
primas y materiales. Los gastos se generan para
poder formular los pedidos con especificaciones,
seleccin del proveedor, negociaciones en los precios,
fechas de entrega, gastos de oficina, etc.
Los gastos anuales que se generan en la gestin de
compras se dividen entre el nmero de pedidos
emitidos y se obtiene el costo por pedido.
Ejemplo: si el importe anual de la gestin de compras
es de $360,000.00 y se han formulado 1,500 pedidos,
el costo promedio por pedido es de $ 240.00.
Otro ejemplo: el mismo importe anual de gestin
dividido entre las operaciones totales de compra:
$360,000.00/14,400,000.00 = 2.5%
Es decir: el proceso de compra de los inventarios
tiene un costo adicional del 2.5% por cada peso
comprado.
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En los negocios debe existir la prctica de

mantener un inventario de seguridad, con el
objeto de amortiguar los choques o
situaciones que se crean por cambios
impredecibles en las demandas de los
artculos por parte de los consumidores.
Es generalmente imposible poder anticipar
todos los problemas y fluctuaciones que
pueda tener la demanda, pero tambin es
cierto que los negocios deben tener ciertas
existencias de reserva si no quieren tener
clientes insatisfechos.
La cantidad de seguridad no deber ser lo
suficientemente onerosa como para que
pueda considerarse como un alto costo de
inventario.
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Es una prctica bastante extendida en las

empresas y bsicamente consiste en la
existencia de una seal al departamento
encargado de colocar los pedidos indicando
que las existencias de determinado material
ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse
un nuevo pedido.
El punto al que debe hacerse el nuevo pedido
debe ser aquel que permita, mientras llega el
nuevo
pedido,
seguir
produciendo
o
vendiendo las existencias.
P ara determ inar el punto de reorden debe

tom arse en cuenta el consum o diario, el
tiem po de envo del pedido, el surtido del
pedido, el tiem po de transportacin y entrega,
el tiem po de recepcin y la poltica de com pra
de inventarios.
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Una valiosa herramienta prctica para el manejo

de los inventarios que da resultados magnficos,
es el mtodo ABC. Que consiste en efectuar un
anlisis de los inventarios estableciendo capas de
inversin o categoras con objeto de lograr un
mayor control y atencin sobre los inventarios,
que por su nmero y monto merecen una
vigilancia y atencin permanente.
Los niveles se establecen as:
Nivel A artculos con mayor inversin, pero
representan un nmero menor dentro del
inventario. (Mayor control).
Nivel B artculos con una inversin media, pero
representan un nmero intermedio dentro del
inventario.
Nivel C artculos con una menor inversin, pero
representan un nmero mayor dentro del
inventario. (Menor control).
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Representacin grfica del anlisis

ABC
Porcentaje de uso
anual en dlares
Clases
100
80
60
Porcentaje delPorcentaje de
volumen los artculos
monetario
80
15
15
30
55
40
20
0
0
50
100
Porcentaje de artculos en inventario

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Conteo cclico
Se cuenta fsicamente una muestra del inventario

total con la suficiente frecuencia.
Un adecuado control debe priorizar dichos conteos
atendiendo a la clasificacin sealada.
Los conteos deben ser al azar completamente, nunca
se deben programar por el riesgo que implica que
dicha informacin sea conocida por personas con
intereses en contra de la organizacin.
Debe dejarse siempre evidencia escrita de las
personas que intervinieron en el conteo;
Quin autorizo?, Quin es el responsable?, Quin
ejecuto los conteos?, fecha y hora de inicio y termino
del proceso.
Se suele utilizar con las clasificaciones ABC:
Los artculos de la clase A se cuentan con ms

frecuencia.
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Ventajas del conteo

cclico
Elimina el cierre y la interrupcin de la

produccin necesaria para los
inventarios fsicos anuales.
Elimina los ajustes del inventario
anual.
Puede Utilizar auditores profesionales
para revisar el inventario con
precisin.
Permite identificar la causa de los
errores y tomar una decisin para
remediarlos.
Mantiene los registros de inventarios
exactos.
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Demanda
independiente vs.
dependiente.
Resulta imprescindible que identifique

los productos que son dependientes de
otro (s) artculos de sus inventarios.
Demanda independiente: la demanda
de un artculo es independiente de la
demanda de cualquier otro artculo.
Demanda dependiente: la demanda de
un artculo depende de la demanda de
otro.
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Se utiliza para minimizar la inversin en

inventarios. La filosofa es que los materiales
deben llegar exactamente en el momento en que
se necesitan para la produccin. Lo ideal es que la
empresa slo tenga inventario para trabajo en
proceso.
Puesto que su objetivo es minimizar la inversin
en los inventarios, no se utiliza un inventario de
seguridad.
Un sistema justo a tiempo exige partes de alta
calidad a los proveedores, por eso cuando el JIT
funciona
adecuadamente,
descubre
las
ineficiencias del proceso.
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29
Las principales son:

La rotacin de inventarios.
Inventarios a capital neto de
trabajo.
Inventarios a activos circulantes.
Inventarios de activos totales.
Inventarios a capital contable.
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Representan la velocidad con que se mueven los

inventarios dentro de la empresa.
Se calcula dividiendo el saldo del inventario entre el
importe de las ventas promedio diarias del producto a
precio de costo.
Lo ms recomendable es realizar este anlisis por
cada uno de los productos en inventario, o en su
defecto por cada una de las lneas de producto y
concluyendo en un resultado ponderado.
Saldo del
Inventario
Ventas diarias
promedio del
periodo:
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3,051,000
27 das
113,026
31
Representa la parte que constituyen

los inventarios de capital neto de
trabajo.
Inventarios
Capital de trabajo
8,320 =
79%
10,500
Si el resultado es superior al 50% del capital de

trabajo NETO, puede generalmente indicar una
sobre existencia en inventarios.
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32
Representa la parte que constituye

los inventarios del total de los activos
circulantes.
Inventarios
Activo circulante
8,320 =
42%
20,000
Debe vigilarse su tendencia y en su caso reducir

su participacin, dependiendo de la poltica de
inversin que se quiera mantener.
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Representa la participacin que los

inventarios tienen en el total de los
activos.
Inventarios
Activo Total
8,320 =
13%
62,000
Esta razn muchas veces nos da a conocer que

tipo de negocio es, comercial o industrial,
dependiendo del grado de inversin que se tenga.
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34
Representan la parte de la
propiedad de los accionistas que ha
sido invertida en inventarios.
Inventarios (netos) =
Capital contable
8,320 =
34%
24,800
Por lo tanto el porcentaje restante est siendo

financiado va pasivos, es decir el 66%.
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35
El principal financiamiento de los inventarios:

Se obtiene de los proveedores. No tienen costo y se
tiene la oportunidad de obtener descuentos por
pronto pago.
Otros:
Prstamo de habilitacin o
avo se destina a la
adquisicin de materias primas, mano de obra y
costos relacionados con la produccin en proceso.
Programas para micro y pequea empresa para
atender todas las necesidades de financiamiento.
Programas de modernizacin que apoya al capital
de trabajo derivado del incremento de la capacidad
de la produccin.
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En algunas empresas existen

riesgos de:
Obsolescencia
Caducidad
Tiempo
de
vida
(perecederos)
Robo
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37
Los
inventarios
asegurados contra:
deben
estar
Incendio
Terremoto
Huracn
Robo con violencia
Cualquier otro riesgo inherente a su
condicin
Se debe implementar controles que
salvaguarden los activos y el
patrimonio de la empresa y sus
accionistas
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Incrementar la inversin en inventarios es una

proteccin desde el el punto de vista econmico. Estos
producen una utilidad por exposicin a la inflacin.
Sin embargo debe muy bien ser medido el efecto
negativo que pueda generarse por una sobre inversin.
La Comunicacin y evaluacin integral continua
entre los departamentos de produccin, ventas y
finanzas podr disminuir los riesgos de una
devaluacin de los inventarios.
Modificando los precios de venta por efectos de la
inflacin se puede lograr una recuperacin que
contrarreste el efecto de una inversin excesiva de
inventarios
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39
Que sucede con los intereses ganados o

pagados en pocas de inflacin?
Inversin o deuda:
350,000
Tasa nominal o tasa bruta:
42,000
12.0%
I.S.R. (Aplicable a los intereses)

4,200
10.0%
Tasa neta.
37,800
10.8%
Inflacin del periodo:

24,500
7.0%
Tasa real
13,300
03/08/2015
3.8%
40
La SOBRE INVERSIN
es una
proteccin econmica, para minimizar el
efecto de la inflacin acelerada, pero tiene
un costo de capital que debe ser
cuantificado.
Si la tasa de inflacin supera al costo del
capital, podr optarse por elevar la
inversin en inventarios, hasta donde la
liquidez de la empresa lo permita.
Se debe evitar la erosin del margen de
utilidad bruta para conservar la
productividad de la empresa.
03/08/2015
41
Ser el motor de la venta, lo que producir la

utilidad a travs de un precio superior al costo de
adquisicin
y/o
fabricacin.
Esta
utilidad
permitir a la empresa su existencia a travs del

tiempo.
Sacrificable
Riesgo
No sacrificar
Margen
Precio
Recuperar
el 100%
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Costo
42
El sistema del control debe incluir:

Control Contable
Kardex o software
Control Fsico
Almacn y custodia
Control de nivel de inversin

Rotacin
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Entenderemos por valuacin de

inventarios la forma en que se
valan las salidas del almacn,
afectando directamente el costo de
ventas
identificndolo
con
el
ingreso obtenido, pudiendo ser:
Promedios ponderados
Primeras entradas, primeras salidas
(PEPS)
ltimas entradas, primeras salidas
(UEPS)
Identificados
Detallistas
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Se le conoce como slo promedios y para

determinar el costo a que se le da salida
del almacn, se divide el costo total de
las existencias entre el nmero de
unidades totales de las mismas.
Unidades
Costo
Fecha Concepto Entrada Salida Existencia Unitario Promedio
Ene-10 compra
50
50 50.00
Ene-12 venta
50
0
50.00
Abr-20 compra
200
200 52.00
Abr-25 venta
150
50
52.00
Jul-15 compra
160
210 53.00 52.76
Ago-19 venta
150
60
52.76
Sep-05 compra
50
110 56.00 54.23
Oct-27 venta
50
60
54.23
03/08/2015
Debe
2,500.00
Importe
Haber
2,500.00
10,400.00
7,800.00
8,480.00
7,914.29
2,800.00
2,711.69
Saldo
2,500.00
0.00
10,400.00
2,600.00
11,080.00
3,165.71
5,965.71
3,254.03
45
Este mtodo consiste en valuar las salidas del

almacn a los primeros precios, es decir para poder
aplicar esta tcnica debemos identificar el costo a
que se le dio entrada a los lotes de los productos
para que al darles salida, los costos de los lotes en
existencia ms antiguos sean los primeros a los
que se les de salida.
El costo de venta en la empresa comercial

queda valuado a los precios ms antiguos,
mientras que los inventarios quedan a los
costos ms actuales.
Entradas
Salidas
Existencias
Costo
Costo
Fecha Concepto Unidades unitario
Total Unidades unitario
Total Unidades Importe
Ene-10 compra
50
50.00 2,500.00
50 2,500.00
Ene-12 venta
50
50.00 2,500.00
0
0.00
Abr-20 compra
200
52.00 10,400.00
200 10,400.00
Abr-25 venta
150
52.00 7,800.00
50 2,600.00
Jul-15
compra
160
53.00 8,480.00
210 11,080.00
Ago-19 venta
50
52.00 2,600.00
Ago-19 venta
100
53.00 5,300.00
60 3,180.00
Sep-05 compra
50
56.00 2,800.00
110 5,980.00
Oct-27 venta
50
53.00 2,650.00
60 3,330.00
03/08/2015
46
Este mtodo consiste en valuar las salidas del

almacn a los ltimos precios, es decir para poder
aplicar esta tcnica debemos identificar el costo a
que se le dio entrada a los lotes de los productos
para que al darles salida, los costos de los lotes en
existencia ms recientes sean los primeros a los
que se les de salida.
El costo de venta en la empresa comercial

queda valuado a los precios ms recientes,
mientras que los inventarios quedan a los
costos ms antiguos.
Entradas
Salidas
Existencias
Costo
Costo
Fecha Concepto Unidades unitario Total Unidades unitario Total Unidades Importe
Ene-10 compra
50 50.00 2,500.00
50 2,500.00
Ene-12 venta
50 50.00 2,500.00
0
0.00
Abr-20 compra
200 52.00 10,400.00
200 10,400.00
Abr-25 venta
150 52.00 7,800.00
50 2,600.00
Jul-15 compra
160 53.00 8,480.00
210 11,080.00
Ago-19 venta
150 53.00 7,950.00
60 3,130.00
Sep-05 compra
50 56.00 2,800.00
110 5,930.00
Oct-27 venta
50 56.00 2,800.00
60 3,130.00
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47
En los mtodos de valuacin se destaca que el

manejo fsico de los artculos no necesariamente
tiene que coincidir con la forma en que se valan.
Otro aspecto muy importante, es que en el uso
de cada uno de ellos, su impacto en el costo es
diferente, por lo que se deber elegir el que
convenga ms a las polticas de la empresa.
Independientemente de los mtodos, las
empresas estn obligadas a llevar un control de
inventarios de mercancas, para conocer en
cualquier momento el valor de los artculos en
existencia, as como las unidades fsicas, sin
necesidad de practicar un inventario fsico.
03/08/2015
48
Evaluar el impacto fiscal

la compra de inventarios,
como del uso de alguno
los mtodos de control
inventarios.
de
as
de
de
Determinar hasta que punto

es conveniente el pago del
impuesto sobre ventas y su
posible
deduccin
del
impuesto por pagar por ese
mismo concepto.
03/08/2015
49
Por lo que respecta a la adquisicin, las reglas se

refieren bsicamente a los elementos que deben
de integrar el costo de la inversin efectuada en
inventarios.
Por lo que se refiere a la enajenacin, las reglas
comprenden el modo de incluir el costo de los
inventarios vendidos en los resultados de
operacin (costo de ventas).
Es importante mencionar que las em presas
tienen derecho a seleccionar las reglas ms
convenientes de acuerdo a sus caractersticas
peculiares, siempre y cuando se siga una poltica
consistente y proporcione informacin suficiente
a los usuarios en general.
03/08/2015
50
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03/08/2015
51
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Administracion de Los Inventarios

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Daniel Jimnez Cornejo

Daniel Jimnez Cornejo

Daniel Jimnez Cornejo

Los inventarios son uno de los rubros

Una empresa con elevados niveles de

Daniel Jimnez Cornejo

Sabe perfectamente que tiene

Cuenta con un control lo suficientemente

Daniel Jimnez Cornejo

Evaluacin de control administrativo

Las siguientes reas de su empresa estn

Daniel Jimnez Cornejo

Son los bienes de una empresa destinados a la venta o

empaque, envases de mercancas o las refacciones para

Daniel Jimnez Cornejo

Ser el motor de la venta, lo que producir

Daniel Jimnez Cornejo

Materias primas y materiales auxiliares de

Generando la utilidad en el ciclo operativo a corto

Daniel Jimnez Cornejo

Daniel Jimnez Cornejo

Junto con las cuentas por cobrar, constituyen la

principal inversin dentro de los conceptos que

Daniel Jimnez Cornejo

Los responsables del manejo y monto de los inventarios

Estado actual de los inventarios

Consumo o venta mensual y anual

Lote ptimo de compra

Costos actuales de mantenimiento

Precios de las materia primas principales

10. Abastecimiento, etc.

Daniel Jimnez Cornejo

Que tan grande deben ser los inventarios

suficientemente grandes para poder servir a

Daniel Jimnez Cornejo

Daniel Jimnez Cornejo

La Produccin en proceso ser determinada

Daniel Jimnez Cornejo

Productos terminados son el

resultado de la coordinacin entre la

inventarios puede llegar a reducirse la

Daniel Jimnez Cornejo

Las principales causas que son determinantes

Daniel Jimnez Cornejo

Deben de tener como objetivo elevar al mximo el

Daniel Jimnez Cornejo

El costo de mantenimiento del inventario incluye

Daniel Jimnez Cornejo

Supongamos que la empresa mantiene en

CMI = 600 x 16 x 35% = $ 3,360.00

Daniel Jimnez Cornejo

Costes de almacenamiento del inventario sugeridos.

Daniel Jimnez Cornejo

Los gastos de la gestin de compras representan

En los negocios debe existir la prctica de

Daniel Jimnez Cornejo

Es una prctica bastante extendida en las

P ara determ inar el punto de reorden debe

Daniel Jimnez Cornejo

Una valiosa herramienta prctica para el manejo

Daniel Jimnez Cornejo

Representacin grfica del anlisis

Porcentaje de artculos en inventario