GESTIN DOCUMENTAL

BREIDIS MURGAS BOLVAR

ISABEL ARTEAGA RIOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

MAICAO GUAJIRA
2016

INTRODUCCIN

El siguiente informe describe el proceso de gestin documental, establecido por el

archivo general de la nacin. Dicho procesos son: produccin, recepcin,
distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los
documentos de archivo.
Dentro de este informe se darn a conocer los objetivos y la importancia de la
gestin documental.
Con el objetivo de dar a conocer la importancia de la gestin documental en la
administracin de documentos, teniendo en cuenta sus objetivos y las
consideraciones bsicas para elaborar un programa de gestin documental.
Mediante la Socializacin del tema gestin documental de una forma dinmica y
creativa ante mis compaeros teniendo en cuenta la claridad del tema.
Este informe ser gua y apoyo para los estudiantes que necesiten informacin
sobre gestin documental y su proceso.

CONTENIDO
Pgina
1.
1.

INTRODUCCIN
GESTIN DOCUMENTAL.
1.
IMPORTANCIA DE LA GESTIN DOCUMENTAL.
2.
OBJETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL.

5
5
5

CONSIDERACIONES BSICAS.
Administrativo.
Econmico.
Archivstico.
4.
PLANEACIN.
1.
Diagnstico.
2.
Requisitos tcnicos
3.
Requisitos administrativos.
2. PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL.
1.
PRODUCCIN DOCUMENTAL
1.
Actividades.
2.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS.
1.
Actividades.
3.
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS.
1.
Actividades.
4.
TRMITE DE DOCUMENTOS.
3.

5
6
6
6
6
6
6
7
7
7
7
8
8
9
9

1.
2.
3.

10
1.

Actividades.
10
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS.

5.
1.

10
Actividades.

10
6.
CONSULTA DE DOCUMENTOS.
1.
Actividades.

11

12

7.
1.

12
DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.

8.
1.
3.

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.
Actividades.

13
Actividades.

14
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
1.

15
IMPORTANCIA DE LA TRD.
17

12

4.

CONCLUSIONES.
18

GLOSARIO
19
BIBLIOGRAFA
20

1.

GESTIN DOCUMENTAL
Gestin documental se define como el conjunto de actividades
administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final facilitando su utilizacin y su conservacin.

1.

. IMPORTANCIA DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Detalla las operaciones al interior de una entidad, tales como produccin,
recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y
disposicin final de los documentos.

2.

. OBJETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Resaltar la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de
cualquier institucin pblica o privada.
Normalizar la utilizacin de materiales, utilizando equipos y materiales
ecolgicos.
Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna.
Controlar el uso y la circulacin de los documentos.
Evitar la creacin de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia
de versiones caducadas.
Simplificar los procedimientos.
Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada
explotacin al servicio de la gestin y la toma de decisiones.
Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de
crisis o emergencia.
Permitir la recuperacin de informacin de una forma mucho ms rpida,

3.

efectiva y exacta.
Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organizacin como
verdaderas unidades de informacin tiles no solo para la administracin
sino tambin para la cultura.
. CONSIDERACIONES BSICAS

Los siguientes aspectos son considerados para elaborar un programa de gestin

documental:

1.3.1. Administrativo: aspectos de transparencia, la rapidez y eficiencia de la

administracin.
1.3.2. Econmico: reduccin de costos derivados de la conservacin de
documentos innecesarios.
1.2.4. Archivstico: Ley 594 de 2000. El concepto de archivo total, el ciclo vital del
documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.
4.

. PLANEACIN

1.4.1. Diagnstico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental,

obedece a un plan de accin con lneas concretas que facilite su implementacin
de manera efectiva, contempla la identificacin de problemas, oportunidades y
objetivos. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo
plazo y contar con un rgano coordinador de la gestin de documentos que
garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan las polticas
generales de la gestin documental. Se debe implementar la elaboracin de
tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental.
1.4.2. Requisitos tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos
previos como:

manuales de procesos y procedimientos

tablas de retencin documental
tablas de valoracin documental
normas tcnicas y normatividad en general
archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de
Correspondencia

Para lo anterior, se debern verificar el cumplimiento de las siguientes

condiciones:
Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos.
Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y
externos.
Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nacin.
Contar con el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido su
reglamento y funciones.
Disponer de un reglamento de archivos para la entidad basados en el
archivo general de la nacin.

1.4.3. Requisitos administrativos: Hacen relacin a la necesidad de integrar el

programa de gestin documental con todas las funciones administrativas de la
entidad. Teniendo en cuenta las siguientes condiciones:

Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad

(centralizado, o descentralizado).
El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a
funciones de archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor.
La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a
los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en
aspectos de la gestin documental y la organizacin de los archivos.
La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico
de la entidad, con el apoyo de la alta direccin.
Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas
para el adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones
del Archivo General de la Nacin, teniendo en cuenta las condiciones
arquitectnicas y medioambientales.

2. PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

La ley 594 de 2000. Establece que la gestin de documentos dentro del concepto
de archivo total, comprende ocho (8) procesos tales como la produccin,
recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y la
disposicin final de los documentos, los cuales se desarrollaran durante las etapas
del ciclo vital del documento (archivo de gestin, archivo central y archivo
histrico).

2.1. PRODUCCIN DOCUMENTAL

Es la generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus

funciones.
2.1.1. ACTIVIDADES
La produccin documental: Comprende los aspectos de origen, creacin y
diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias
de cada entidad o dependencia. Se desarrollan funciones especficas tales como:
Creacin y diseo de documentos.
Medios y tcnicas de produccin y de impresin.
Determinacin y seleccin de soportes documentales.
Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Determinacin de uso y finalidad de los documentos.
Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la
entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
Adecuado uso de la reprografa.

Normalizacin de la produccin documental

Identificacin de dependencias productoras.
Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios
regulados en los manuales de la tabla de retencin documental.
Control de la produccin de nuevos documentos.
Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

2.2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS

Son el Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe
realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurdica.
2.2.1. ACTIVIDADES
Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su
radicacin y registr con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
En este proceso se pueden realizar las siguientes actividades:

Identificacin de medios de recepcin.

Recibo de documentos oficiales.
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo (legalidad).

Radicacin de documentos
Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos
establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envo.
Impresin de rtulo de la radicacin.
Registro impreso de planillas de radicacin y control.

Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales.
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignacin de datos, tales como: Nombre de la persona o Entidad
Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la Dependencia competente,
Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite,
Anexos y Tiempo de respuesta segn el Acuerdo AGN 060 de 2001
Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de
documentos recibidos y enviados.

2.3. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

Son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
2.3.1. ACTIVIDADES
La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior
de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe
contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los
mismos. Este proceso se realizan actividades como:
Distribucin de documentos externos
Se realiza la identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia, la clasificacin de las comunicaciones, la organizacin de
documentos en buzones o casilleros, el enrutamiento de documentos a
dependencia competente, la reasignacin de documentos mal direccionados y el
registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribucin de documentos internos

Dentro de esta actividad se realiza la identificacin de dependencias, el

enrutamiento de documentos a dependencia competente y registro de control de
entrega de documentos internos.
Distribucin de documentos enviados
Dentro de esta actividad se realizan tareas:

Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional,

correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Mtodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guas y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organizacin mensajera externa.
Registro de control de envo de documentos.
2.4. TRMITE DE DOCUMENTOS

Comprende el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el

cumplimiento de su funcin administrativa.
2.4.1. ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus
respectivas series documentales.
En este proceso se sealan las actividades de:
Recepcin de solicitud o trmite

Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite.

Identificacin del trmite.
Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Respuesta

Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.

Proyeccin y preparacin de respuesta.
Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta finalizar
del asunto.

2.5. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

Es el Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin
de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos
archivsticos.

2.5.1. ACTIVIDADES
Clasificacin documental. Comprende las actividades de:

Identificacin de unidades administrativas y funcionales.

Aplicacin de la tabla de retencin y valoracin de la

dependencia.

Conformacin de series y subseries documentales.

Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

Ordenacin documental. Comprende la ubicacin fsica de los documentos

dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado, tales como: las
relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales,
la conformacin y apertura de expedientes, la determinacin de los sistemas de
ordenacin, la organizacin de series documentales y la foliacin.
Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y
recuperacin, para la gestin o la investigacin. Comprende las siguientes
actividades:
Anlisis de informacin y extraccin de contenidos.
Diseo de instrumentos de recuperacin (Guas, Inventarios, Catlogos e
ndices).
Actualizacin permanente de instrumentos.
La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los
expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas,
contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los
documentos para su consulta, transferencia o disposicin final. Donde se realizan
actividades como:

Elaboracin de inventarios documentales.

Organizacin y entrega de transferencias documentales.
Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.

2.6. CONSULTA DE DOCUMENTOS

Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
informacin que contienen.
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la informacin
contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los

mismos. Dicha consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida
al jefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo
Central o Histrico.
2.6.1. ACTIVIDADES
Las actividades bsicas en esta fase son:
Formulacin de la consulta: donde se realizan las siguientes actividades:
Determinacin de la necesidad, precisin y competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por
conservacin.
Reglamento de consulta.

Estrategia de bsqueda

Disponibilidad de expedientes y fuentes de informacin.

Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicacin de los documentos.

Respuesta a consulta

Atencin y servicio al usuario.

Infraestructura de servicios de archivo.
Sistemas de registro y control de prstamo.
Uso de testigos y formatos para el control de devolucin.
Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de
informacin.

2.7. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

Es el Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la

integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

2.7.1. ACTIVIDADES
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente
documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas.
En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del
Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:

Diagnstico integral.
Sensibilizacin y toma de conciencia.
Prevencin y atencin de desastres.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de reas y documentos.
Control de plagas.
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.
Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y
equipo, determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento).
Apoyo a la reproduccin.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantacin de Planes de contingencia.
Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.

2.8. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Es la seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a
su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto
en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.
2.8.1. ACTIVIDADES
se debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo
objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando la manipulacin
del original y su deterioro.
algunas series con el propsito de destruir los documentos originales debe
ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin
reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e
inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se
venzan los periodos de prescripcin aplicables en cada caso.
Despus de aplicar las tcnicas de reprografa vlidas es conveniente

conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los

futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticos
La conservacin total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal. Dentro de esta
actividad se realiza:
13

Recepcin de transferencias secundarias.

Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
Conservacin y preservacin de los documentos.

Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada

en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos
que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
informacin en otros soportes. Se realiza:

Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD.

Valoracin avalada por el Comit de Archivo.
Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.

Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas

de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el
fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su
conservacin permanente.

Aplicacin de mtodo elegido.

Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro
medio.

Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas

imgenes en pelcula.

Determinacin de metodologa y plan de trabajo.

Fines en la utilizacin de la tcnica.
Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se

encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilm y otros) en
otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador.

Determinacin de la metodologa y plan de trabajo.

Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se

requiere.

1.

Control de calidad durante todo el proceso.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Listado de series y correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el

tiempo de permanencia a cada etapa del ciclo vital de los documentos.
stas, debern elaborarse y adoptarse para la implementacin del Programa de
Gestin Documental, siguiendo las etapas:
PRIMERA ETAPA: Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes
documentales.
Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a
la creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente,
resoluciones y actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y
manuales de procedimientos. Y aplicar la encuesta a los productores de los
documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o
tramitan.
SEGUNDA ETAPA: Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.

Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las

funciones asignadas a las dependencias y los manuales de
procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los
administrativos, legales, jurdicos, contables y fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y
subseries documentales en cada fase de archivo.
Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la
frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su
produccin.
Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su
conservacin total, seleccin o eliminacin.

TERCERA ETAPA: Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin

Documental para su aprobacin.
El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tabla de Retencin Documental de la
Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada
dependencia.

Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces,
o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos,
remitirn a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retencin
Documental para su evaluacin y aprobacin.
CUARTA ETAPA: Aplicacin
Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el
representante legal expedir el acto administrativo, que ordene su aplicacin ante
los servidores pblicos de la Entidad.
La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la
Entidad.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn
teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de
Retencin Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la
documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material
afectado por biodeterioro.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin
Documental se destruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita
por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la
dependencia respectiva.

QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualizacin de la Tabla de Retencin

Documental.
La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento
para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las
dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las
modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas
organizacionales y funciones.

Las modificaciones a la Tabla de Retencin documental que surjan del

seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la
Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la
misma.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de
retencin en ella estipulados.
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen
carcter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

CONCLUSIONES

La gestin documental aporta ventajas como ahorro de tiempo, organizar y

mantener correctamente los documentos de la empresa y es una tarea
clave que nos puede ahorrar muchsimo tiempo y dinero al querer encontrar
un documento o informacin, tambin permite conservar documentos
teniendo como base la normatividad de la ley general de archivos.

El reto de la gestin documental es buscar soluciones adecuadas,

funcionales y tecnolgicas que garanticen su originalidad e integridad.
Tambin debe cuenta con un buen sistema de administracin de
documentos que permita almacenar y recuperar la informacin, es vital para
la permanencia de cualquier organizacin, sin importar su tamao.
Como recurso, la gestin documental provee informacin, y como activo,
proveen documentacin. Si utilizamos sistemas automatizados para
archivar la informacin, stos nos ayudan a localizar el documento en una
forma ms rpida y desde cualquier lugar, sea en la organizacin o fuera de
sta.

GLOSARIO
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la
informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por
la Ley.
Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin
apropiadas.
Coleccin documental: Conjunto de documentos reunidos segn criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgnica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad
Eliminacin documental: Actividad resultante de la disposicin final sealada en
las tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
informacin en otros soportes.
Foliar: Accin de numerar hojas.
Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Retencin documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retencin documental.
Tabla de retencin documental: Listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.