CMO LLEVAR LA CONTABILIDAD DE UN NEGOCIO PEQUEO

Para llevar adelante con xito la contabilidad de negocios pequeos necesitas

conocer estos conceptos fundamentales.
La contabilidad de una pequea empresa
Cuando emprendemos un pequeo proyecto comercial, o montamos un
negocio o empresa pequea, es imprescindible aprender a llevar la
contabilidad. Esto no slo nos permitir tener un mayor y mejor control de casi
todos los aspectos contables, sino que tambin ayuda a ahorrar y evitar
eventos impositivos ante inspecciones del fisco.
En esta nota aprenderemos las bases, as como el porqu de la necesidad de
llevar la contabilidad en un negocio pequeo, y algunos buenos trucos para
mantener el orden.
Por qu llevar la contabilidad de un negocio?
Aunque las leyes de cada pas varan, virtualmente todas comparten las
determinaciones fiscales. Por eso es necesario llevar la contabilidad de un
negocio, pues nos permite seguir el rastro y verificar todas las compras y
ventas realizadas, de manera ordenada y legal, y tambin proyectar a futuro el
crecimiento del negocio, as como su categorizacin a partir de los ingresos e
inversiones.
Este punto es de vital importancia, puesto que en la mayora de los pases los
comercios se ubican en determinadas categoras a partir de su rubro y nivel de
ingresos. Ello determina los impuestos pertinentes, as como las exenciones y
beneficios impositivos. Claro, siempre que la corporacin o el comercio estn
cumpliendo con la ley. Y cmo se demuestra o verifica esto? A partir de su
sistema contable.
Qu sistema contable usar para un negocio pequeo
Cada empresa o negocio determina su propio sistema contable, a partir de su
disponibilidad o de su practicidad. Si bien lo ideal es dejar que la contabilidad
quede a cargo de un profesional del tema, podemos llevarla nosotros mismos.
Hay quienes prefieren hacerla en papel, con cuadernos y carpetas, y quienes
optan por utilizar un sistema informtico, con software especialmente diseado
(por encargo o estandarizado). En el primer caso es conveniente llevar
cuadernos independientes para las diversas reas, o bien categorizar los
contenidos en carpetas de colores, bien sealadas. Un sistema informtico
simplifica todo este procedimiento; puedes hallar uno a tu medida con gran
facilidad en Internet, tanto de pago como gratuito.
Las bases del sistema contable
Una vez dado de alta el negocio, con todo y su facturacin lista, puedes llevar
la contabilidad muy fcilmente. Primero es necesario tener un control de todas
las ventas del da para conocer los ingresos diarios. Luego, llevar la cuenta de

todos los gastos, como compras a proveedores, rentas, consumo de servicios y

dems; esto ir en la parte de egresos. Al final de cada da puedes hacer un
balance, o de cada semana. As, el ltimo da hbil del mes puedes hacer el
balance general entre ingresos y egresos, llevando registro de las facturas o
tickets emitidos, para poder contrastarlos fcilmente si fuera de necesidad.
Otros detalles que puedes llevar en la contabilidad de tu negocio es el
inventario de productos e insumos. Para ello, puedes seguir el modelo de
ingresos y egresos de dinero: anotas la cantidad ingresada (comprada) de cada
producto y, en la columna conjunta anotas la cantidad de ese producto que va
siendo vendido (tambin el que estuviera defectuoso). As, a simple vista
puedes saber cuntas unidades te quedan de cada cosa. Nuevamente: un
sistema informtico facilitara todo esto, y puedes aprovecharlo por poco
dinero, incluso gratis en algunas versiones, siempre respetando los derechos
de autor.
Otro informe a analizar es el control en los servicios que estamos utilizando,
tales como los recibos del agua, de la luz, del telfono, entre otros. Si hay
personal a cargo, aunque sea un negocio pequeo, no debemos olvidar contar
con las planillas en orden para los pagos correspondientes, al igual que los
seguros por accidente.
Por ltimo, dentro de la contabilidad de un negocio, hay que tener siempre a
mano dinero para la "caja chica" en caso de que tengamos que comprar algo
de emergencia o de alta prioridad, adems de hacer pagos con cheques a los
proveedores para no manejar mucho efectivo dentro del local.