UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURA PBLICA
COORDINACIN DE PASANTIAS
MERIDA ESTADO MERIDA

INTEGRACIN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES A

TRAVS DEL PROGRAMA PRORFIT PLUS EN LA EMPRESA COQUIS &
COCO C.A

Tutor Acadmico:
Tutor Institucional: Ing. Mnica Di Zio
Pasante: Br Danella Di Giacomo

Mrida, Mayo 2015

INDICE

Introduccin...
Aspectos Generales sobre la Organizacin...

p.
1

Misin..........
Visin........
Objetivos....
Estructura Organizativa de la Empresa.......
Aspectos Generales sobre las Pasantas............
Departamento donde se desarroll las Pasantas......
Funciones y Atribuciones del Departamento de Contabilidad...
Plan de Trabajo (Cronograma de Actividades)

2
2
2
2
3
4
4
4

......
Captulo I
Problema de Investigacin......
Planteamiento del problema de Investigacin....
Formulacin del Problema de Investigacin....
Objetivos de la Investigacin..........
General..
Especficos.....
Justificacin de la Investigacin e Importancia...
Metodologa
Captulo II
Marco Terico
Bases Tericas..
Bases Legales
Marco Conceptual o Definicin de Trminos Bsicos
Captulo II
Marco Metodolgico..
Diseo de la Investigacin.....
Tipo y Nivel de la Investigacin.
Captulo IV
Conclusiones y Recomendaciones......
Bibliografia.

7
7
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16
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25
25
25
27
31

LISTA DE GRAFICOS Y CUADROS

Cronograma de Actividades..

p.
3

INTRODUCCIN
El ritmo del cambio en la vida de los negocios se ha acelerado a tal punto
que ya no puede ir al paso de las iniciativas capaces de alcanzar mejoras
incrementales en rendimiento. La nica manera de igualar o superar la
rapidez del cambio en las actividades econmicas es lograr avances
decisivos. Es por ello, que toda organizacin se desarrolla en un ambiente
lleno de cambios, polticas y normas que debe aplicarse para alcanzar sus
objetivos de manera efectiva, debe de alguna forma proporcionar una serie
de procedimientos administrativos y contables, la complejidad de estos, van
a depender de la magnitud y el tipo de actividad a que se dedique la
organizacin. A su vez dichos procedimientos se descomponen de diversas
maneras, tratando siempre de realizar una tarea especfica quedando una
relacin y secuencia cronolgica en sus resultados.
A medida

que

la

sociedad

progresa

la

necesidad

de

realizar

procedimientos de forma sistemtica y ordenada se ha convertido en algo

absolutamente indispensable. Dentro de una organizacin, un sistema
permite reunir toda la informacin procedente tanto de su interior como de su
exterior y ponerla a servicio de cualquier otro elemento del sistema que lo
necesite e informar a otras organizaciones del entorno. Sucede que muchas
veces se culpa a los empleados, encargados o los equipos, cuando las cosas
no marchan bien; siendo que en realidad la culpa no es de ellos sino de la
forma como se trabaja. Tambin es importante hacer notar que no es porque
el proceso sea malo, sino que es malo en la actualidad debido a que el
proceso fue diseado para otras condiciones que se daban en el pasado
Cuando en una organizacin los sistemas de informacin administrativa y
contable entre los distintos departamentos presentan barreras organizativas
se generan conflictos y se interrumpe el normal desarrollo de las
operaciones; tal es el caso de las Empresas del grupo Carroceras Chama,
especficamente la empresa COQUIS & COCO C.A., ubicada en Mrida, la

cual ha ido expandiendo sus actividades con la finalidad de satisfacer las

necesidades de sus clientes, en la venta de calzado del tipo casual y de
descanso que se encuentra entre las de ms demanda en la actualidad.
En tal sentido, el objeto fundamental de esta investigacin, es integrar los
procesos administrativos y contables que se manejan a travs de programa
Profit Plus, que es el sistema que la empresa COQUIS & COCO utiliza como
herramienta eficaz en el desarrollo de los negocios y el desenvolvimiento de
los procesos administrativos y contable y de ese modo lograr convertirse en
una organizacin competitiva a la par con las nuevas estructuras de mercado
que se vienen desarrollando en la actualidad.
La investigacin tuvo fundamentos tericos y metodolgicos adecuados
que encaminan integrar los procesos administrativo y contable a travs del
Sistema Profit, de manera que permita realizar sus operaciones de la mejor
forma posible. De tal manera que, el presente trabajo de investigacin estuvo
estructurado en captulos, los cuales estn conformado por el Captulo I,
denominado

Problema

de

Investigacin,

es

donde

se

realiza

la

aproximacin inicial al problema de investigacin, se formulan los Objetivos

de la Investigacin, y del mismo modo se explican brevemente las razones
que motivan la realizacin de este estudio y los aportes que este genera, en
la Justificacin de la Investigacin.
En el Captulo II, denominado Marco Terico se plantea la perspectiva
terica de la investigacin, en primer trmino a travs de las Bases
Tericas,

se

esbozan

las

teoras

que

sustentan

la

investigacin,

seguidamente, en Bases Legales, se analizan los aspectos legales que

ataen al objeto de estudio, y finalmente en este Captulo se presenta el
Marco Conceptual o definicin de trminos bsicos, que orientan al lector
en los trminos tcnicos propios del trabajo.
En el Captulo III, denominado Marco Metodolgico se incluye la
clasificacin de la investigacin desde diversos criterios, as como las

unidades de estudio, y en general los aspectos

metodolgicos de la

investigacin.
En el Captulo IV, que lleva por nombre

Conclusiones y

Recomendaciones se puntualizan los aspectos ms importantes de la

investigacin.

ASPECTOS GENERALES SOBRE LA ORGANIZACIN:

Las Empresas del grupo Carroceras Chama, C.A., ubicada en Mrida,
nace en el ao 1976 como respuesta ante la gran necesidad de abastecer y
prestar servicio a la gran demanda insatisfecha para ese entonces del
mercado nacional en el sector transporte de carga, es una empresa
diseadora y fabricantes de equipos para transporte y movimiento de cargas
con ms de 27 aos de experiencia en el ramo. Con diseos innovadores
que abarcan desde equipos de transporte de mercanca general, como
bateas, planas bateas volteo, low-boys; hasta aquellos destinados a carga
especializada, tales como tanques para combustible y cidos jaula para
alimentos y bebidas, cavas trmicas para alimentos refrigerados, tanques a
presin generales y de cementos. Debido a la demanda

el grupo de

Carroceras Chama, C.A., decide abrir una nueva rama en accesorios y

repuestos para la demanda de los productos antes mencionados, donde se
crea Chama Partes, C.A, y Chama Accesorios, C.A.
Aos ms tarde un grupo de Carroceras Chama, decide abrirse al campo
comercial en vista de la postulacin de un nuevo Centro Comercial ubicado
en Mrida y en el 2013 invierte en una tienda para satisfacer la demanda de
calzado tipo casual

llamados COQUIS, donde se vende el producto para

satisfacer la demanda de clientes que hacen uso de ellas.

MISIN
Ser una empresa dedicada a la venta de calzado casual y de descanso
Tipo CROCS usado por un mercado variado debido a la comodidad y
confort que ofrece buscando satisfacer las necesidades reales de quienes los
usan, as como tambin obtener niveles de rentabilidad que nos permita el
crecimiento integral de la empresa y de las que conforman al Grupo de
Empresa Carroceras Chama.

VISIN
Proyectarse como empresa lder en ventas de calzado casual y de
descanso Tipo CROCS, ofreciendo calzado de un material de alta calidad
y que se adapte a la necesidades de confort y creando valor a nuestros
clientes.
OBJETIVO GENERAL
Proponer la integracin de los procesos administrativos y contables a
travs del programa PRORFIT PLUS de la empresa Coquis & Coco C.A
ubicada en el centro comercial Pie de Monte avenida Los prceres Mrida.
OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Describir Ia situacin de los procesos administrativos y contables
aplicados en Ia empresa Coquis & Coco C.A.
2. Identificar las fortalezas y debilidades

del

actual

proceso

administrativo -contable para su integracin.

4. Proponer la adecuacin del programa Profit Plus para que se integren
los procesos administrativo contable de la empresa.
ASPECTOS GENERALES DE LAS PASANTIAS
DEPARTAMENTO DONDE SE DESARROLLO LAS PASANTIAS
Departamento de Administracin y Contabilidad.
FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
PLAN DE TRABAJO (Cronograma de Actividades)
En la tabla que a continuacin se presenta, se muestran las actividades
desarrolladas por el pasante durante el perodo comprendido desde el 23 de
Marzo al 22 de Mayo 2015.

CRONOGRAMA Y PLAN DE TRABAJO

SEMAN
A
N1

FECHA DE EJECUCIN
Del 23 al 26 de Marzo

ACTIVIDAD ASIGNADA
Liquidacin de expedientes de importacin
(Distribuciones de Costos)
Asignacin de Cuentas Contables previo
integracin de la informacin al sistema

N2

Del 30 de Marzo al 01 de
Abril

Integracin contable del sistema profit plus

administrativo y profit plus nmina de los
meses de enero y febrero del ao en curso
Elaboracin de retenciones del I.S.L.R por
medio de la macros, carga de archivo XML y
la posterior declaracin

N3

Del 06 al 10 de Abril

Revisin de los saldos de la cuenta Bancos

Elaboracin de los ajustes al Sistema
Integral de Salud (SIS)
Realizacin de los ajustes de las cuentas
parafiscales (S.S.O, RPE Y FAOV)
Proceso de resguardo de documentacin
correspondiente a los aos 2013 y 2015
Bsqueda de documentacin en el archivo
de informacin solicitada por el
departamento de administracin

N 4

Del 13 al 17 de Abril

Elaboracin del cuadro de activos ao 2015,

establecido como requisito para el Sistema
Nacional de Contratista.

Revisin de las cuentas de activos y pasivos

de los meses de febrero y marzo con la
elaboracin de los respectivos ajustes
N5

Del 20 al 24 de Abril

Asignacin de Cuentas Contables previo

integracin de la informacin al sistema
Integracin contable del sistema profit plus
administrativo y profit plus nmina de los
meses de Marzo del ao en curso

Revisin de los saldos de cuentas para la

elaboracin de las Notas de los Estados
Financieros, solicitados por el departamento
de Finanzas.
N6

Del 27 al 30 de Abril

Revisin de las cuentas contables del

Balance General al 31 de Marzo del ao en
Curso .
Elaboracin de los ajustes a la cuentas por
cobrar a empleados telfonos.
Elaboracin de los ajustes al Sistema
Integral de Salud (SIS)

N 7

N 8

Del 04 al 08 de Mayo

Del 11 al 15 de Mayo

Participacin en el agasajo para los

empleados motivo de celebrar el da del
trabajador.
Elaboracin de retenciones del I.S.L.R por
medio de la macros, carga de archivo XML y
la posterior declaracin
Proceso de resguardo y bsqueda de
documentacin correspondiente a los aos
2013 y 2015 en el archivo de la empresa,
informacin correspondiente al
Departamento de Administracin
Liquidacin de expedientes de importacin
(Distribuciones de Costos)
Elaboracin de identificaciones para las
carpetas contentivas de los libros de
compras y ventas del ao 2015
Elaboracin de Identificaciones para el Libro
de Activos del ao 2015

N 9

Del 18 al 22 de mayo

Revisin del libro de Compras Nacionales e

Internacionales Correspondientes al ao
2015, identificando posibles errores u
omisiones de informacin.
Cotejar la informacin correspondientes a las
compras internaciones con la encontrada en
las liquidaciones de importacin

Fuente: Di Giacomo (julio, 2015)

CAPTULO I
PROBLEMA DE INVESTIGACIN
1.1. Planteamiento del problema de investigacin:
Desde hace algn tiempo la gerencia moderna ha implementado nuevas
formas para mejorar los controles en las empresas u organizaciones tanto en
el sector pblico, como privado. Por ello es importante, para el desarrollo de
toda actividad la adecuada aplicacin y cumplimiento de los sistemas de
procedimientos contables para el manejo de la informacin financiera
efectiva que d ptimos resultados y respuestas operativas, que vayan en
vnculo directo con el rumbo que debe fijar la empresa hacia el logro de sus
objetivos y metas.
Ante esta realidad, Catacora (2010), indica que en la actualidad, todo
proceso contable requiere de los sistemas De esto se deduce la importancia
que tienen los sistemas, y cmo su uso, redunda en beneficios para toda
empresa. (p. 1). Ante esta realidad, las diversas empresas buscan las
mejores estrategias para ser ms eficientes en sus procesos administrativos,
utilizando para ello diversas aplicaciones especializadas para tal fin, en la
empresa objeto de estudio, especficamente utiliza el sistema Profit Plus, el
cual manejas los procesos contables de la empresa, el programa Profit Plus
permite automatizar la gestin contable de dicha empresa, de manera
integrada y flexible, permitiendo una visin global de un negocio.
De tal manera, con el sistema Profit Plus se realizan los comprobantes en
forma manual o automtica, a partir de los documentos almacenados en
Profit Plus Administrativo y Profit Plus Nmina, al igual que mantener el
control y gestin de los activos fijos y pasivos realizables en la empresa.
Adems Profit Plus permite realizar fcilmente los ajustes por inflacin (fiscal
y financiero), e integrar todos los aspectos que se relacionan con el rea
administrativa y contable. Sin embargo la realidad observada, se evidencia

que el manejo de los aspectos administrativos y los contables se llevan de

manera aislada uno del otro, sin darle el uso adecuado y para el que est
disponible el sistema, lo que desmejora la calidad y eficiencia de las
necesidades administrativas y contables de la empresa.
Es por ello,

que es imposible llevar un adecuado control sobre las

operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los

sistemas

financieros

desarrollados

de

manera

manual

en

las

computadoras, pues un sistema de informacin contable sigue un modelo

bsico y un sistema de informacin

bien diseado, ofrece control,

compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable. De tal manera que, en

cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se
deben ejecutar tres pasos bsicos relacionados con las actividades
financieras: los datos se deben registrar, clasificar y resumir. Sin embargo el
proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la
interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de
decisiones comerciales.
De all la importancia que reviste el manejar de manera eficiente los
procesos contables y administrativos, de una manera integrada en el mismo
sistema, debido a que la necesidad de aplicar procesos en la contabilidad ya
que los estados financieros deben contener toda la informacin y
discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del
ente al que se refieren. Asimismo, manejar los procesos involucrados tanto
en la parte administrativa, tales como la nmina, los proveedores entre otros
y los procesos contables los cuales pueden ser manejados por el mismo
sistema de manera conjunta, globalizada, integrada y eficiente.
Es por ello, que el proceso contable y administrativo requieren de un
control riguroso de su manejo, ya que de eso depende conocer de manera
eficiente la informacin que refleja el proceso administrativo de la empresa,

as lo expresa Terry (1986), establece que un sistema administrativo Es una

serie de procedimientos integrados, diseados para cumplir una actividad
principal con el propsito de reunir, planificar, registrar, procesar y
proporcionar informacin que sea originada por las distintas transacciones
que faciliten la ejecucin de las operaciones de dichas Organizaciones
(p.50).
Lo anterior infiere que la organizacin debe contar con un sistema integral
que permita un manejo eficiente de la informacin, situacin que en muchas
empresas y comercios hoy da, a pesar de la reglamentacin que regula
estos procesos, no se controlan ni manejan de manera eficiente, es el caso
de la empresa Coquis & Coco, C.A., ubicada en el Centro Comercial Pie de
Monte, avenida Los Prceres, estado Mrida, donde se ha observado

travs de un diagnstico preliminar realizado en sus instalaciones, que no

hay una integracin de los procesos administrativos y contables debido a que
se realizan de manera aislada, a pesar de contar con un programa
administrativo que facilitara este proceso, lo que conlleva plantear la
necesidad de eficientar estos procesos.
1.2. Formulacin del problema de investigacin:
Cmo mejorar el manejo del programa PROFIT PLUS para integrar los
procesos administrativos y contables en la empresa Coquis & Coco C.A?
1.3. Objetivos de la investigacin:
1.3.1 Objetivo General
Proponer la integracin de los procesos administrativos y contables a
travs del programa PRORFIT PLUS de la empresa Coquis & Coco C.A
ubicada en el centro comercial Pie de Monte avenida Los prceres Mrida.

10

1.3.2 Objetivos Especficos

3. Describir Ia situacin de los procesos administrativos y contables
aplicados en Ia empresa Coquis & Coco C.A.
4. Identificar las fortalezas y debilidades

del

actual

proceso

administrativo -contable para su integracin.

5. Proponer la adecuacin del programa Profit Plus para que se integren
los procesos administrativo contable de la empresa.
1.4. Justificacin de la investigacin e importancia:
Los procesos administrativos contables dentro de toda organizacin son
el pilar fundamentar que garantiza Ia estabilidad, eficacia, productividad y
buen funcionamiento de Ia misma, por ello se debe brindar especial atencin
a stos, ya que a medida que se evoluciona en las actividades econmicas
se dan cambios importantes en todos sus extractos y las organizaciones con
objetivos de logro a corto y largo plazo deben considerar todos los avances
tecnolgicos e informativos que los mantengan a Ia par con los sistemas
competitivos de globalizacin.
Por tal motivo resulta necesario integrar un sistema a estos procesos que
permitan lograr mejores procesos administrativos contables, utilizndolo
como herramienta fundamental de cambio gerencial. Es precisamente esto lo
que amerita Ia empresa Coquis & Coco, C.A., para lograr un mejor
funcionamiento, mayor rentabilidad y eficiencia que le permitan mantenerse
en un mercado competitivo. Esta investigacin posee una gran importancia
desde todo punto de vista, ya que aporta beneficios significativos que ayuden
a mantener con xito las organizaciones. A nivel empresarial se justifica este
estudio debido a que aporta grandes avances en los procesos operacionales
que permitirn mejorar y lograr Ia capacidad competitiva que debe tener hoy
en da toda organizacin; por otra parte para Ia Institucin Universitaria
significa una contribucin que servir a futuro a nuevas incursiones en el
tema, buscando siempre mejorar a travs de la investigacin.

11

En lo social se dira que mientras las organizaciones comerciales se

mantengan de forma eficiente, competitiva y progresiva se garantiza un nivel
social adecuado ya que se mantendran fuentes de empleo y estabilidad
laboral que beneficiaran notablemente Ia forma de vida de Ia comunidad. Por
ltimo a nivel personal esta investigacin nos ayuda alcanzar nuestra meta
mayor obtener el Ttulo Universitario de Licenciado en Contadura Pblica, lo
que nos va a servir toda Ia vida como herramienta

fundamental para

desarrollarse en el mundo empresarial, brindando muchas opciones de

progreso a nivel personal y social; as como tambin ofrecer Ia oportunidad
de aportar beneficios a Ia colectividad.
1.5. Metodologa:
Para la metodologa a emplear en el marco de la investigacin, se utilizar
la definida por Arias (2012), la cual expresa que es como un proceso
metdico y sistemtico dirigido a la solucin de problemas o preguntas
cientficas, mediante la produccin de nuevos conocimientos, los cuales
constituyen la solucin o respuestas a tales interrogantes. (p. 56)
1.5.1 Tipo y Diseo de la Investigacin
El mismo autor, define el tipo de investigacin cuando, expresa que la
investigacin documental es un proceso basado en la bsqueda,
recuperacin, anlisis, critica e interpretacin de datos secundarios, es decir,
los

obtenidos

registrados

por

otros

investigadores

en

fuentes

documentales: impresas, audiovisuales o electrnicas (p.25). Para llevar a

cabo de manera satisfactoria la investigacin se requiere la definicin de los
requerimientos por medio de una documentacin, que permiten darle soporte
y mayor veracidad al estudio realizado y obtener nuevos conocimientos para
la integracin de los procesos administrativos y contables a travs del
programa PRORFIT PLUS de la empresa Coquis & Coco C.A ubicada en el
centro comercial Pie de Monte avenida Los prceres Mrida.

12

CAPTULO II
MARCO TERICO
13

2.1. Bases tericas:

Consideraciones Generales.
La informacin que se muestra en este captulo es preciso e
incuestionable a la investigacin, permitindole al investigador y a los
lectores obtener una idea clara y muy amplia del problema en estudio, por tal
motivo se encarga de describir los aspectos tericos que respaldan dicho
estudio, el cual le da el carcter cientfico que requiere este tipo de
investigacin.
Procedimientos
Se definen que son planes en cuanto establecen un mtodo habitual de
manejar actividades futuras. Son verdaderos guas de accin ms bien que
de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades
deben cumplirse.

Segn Melinkoff, R(1990), Los procedimientos consiste

en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un

proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminucin de errores.
(p. 28)
Objetivos de los Procedimientos
Gmez F. (1993) seala que: El principal objetivo del procedimiento es el
de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los
factores del tiempo, esfuerzo y dinero. (p.61).
Importancia de los Procedimientos
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de
una organizacin, aunque, como sera de esperar, se vuelven cada vez ms
rigurosos en los niveles bajos, ms que todo por la necesidad de un control
riguroso para detallar la accin, de los trabajos rutinarios llega a tener una
mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo. Segn Biegler J.

14

(1980) Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de

proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor funcin en
cuanto a las actividades dentro de la organizacin.(p.54).
Caractersticas de los Procedimientos
Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes caractersticas de
procedimientos:
No son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de
cada situacin en particular.
Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera que
facilita la aplicacin continua y sistemtica.
Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de
nuevas situaciones.
Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes
caractersticas de procedimientos
Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos
tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.
Por no ser un mtodo individual de trabajo. El mtodo se refiere
especficamente a como un empleado ejecuta una determinada
actividad en su trabajo.
Por no ser una actividad especfica. Una actividad especfica es la que
realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. (p.53)
Beneficios de los Procedimientos
Para Melinkoff, (op.cit) conceptualiza que: El aumento del rendimiento
laboral, permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y
contribuye a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades de la
organizacin. (p.30)
Procedimientos Administrativos

15

Munich G. Y Martnez G.(1979) Consideran que los procedimientos

administrativos: Permiten establecer la secuencia para efectuar las
actividades rutinarias y especificas. (p. 99). Desde otra perspectiva Terry &
Franklin (1993) definen que los procedimientos administrativos son: Una
serie de tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en ejecutar
el trabajo que va a desempear (p.32). Ante lo relacionado en las citas del
prrafo anterior se puede conceptuar el procedimiento administrativo como
un instrumento administrativo que apoya la realizacin del quehacer
cotidiano en donde ellos consignan, en forma metdica las operaciones de
las funciones. La importancia de los procedimientos administrativos estriba
en que los mismos:
Establecer el orden lgico que deben seguir las actividades.
Promueven la eficiencia y la optimizacin.
Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quin debe
ejecutarlas y cundo.
Beneficios de los Procedimientos
Segn Pino, A.(1998) en su Trabajo de Grado describe los siguientes
beneficios que consisten en:
Aumento del rendimiento laboral.
Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.
Contribuye a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades
de la organizacin.

Importancia de la Contabilidad en los Procesos Contables.

Hoy en da, la contabilidad est reconocida como un instrumento
importante de la gerencia, y los estados financieros que suministra como
producto final, proporcionan los medios mediante los cuales las operaciones
16

comerciales se entienden y se controlan corrientemente, y se proyectan las

polticas futuras.
La contabilidad es un sistema adaptado paras clasificar los hechos
econmicos que ocurren en un negocio, de tal manera que se convierten en
el eje central para llevar a cabo diversos procesos que conducirn a la
obtencin del mximo rendimiento econmico que implica construir una
empresa determinada. La necesidad aplicar procesos en la contabilidad es
la de llevar una contabilidad veraz ya que los estados financieros deben
contener toda la informacin y discriminacin bsica y adicional que sea
necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de
los resultados econmicos del ente a que se refieren.
Propicia la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales
y, por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad econmica ajena
al registro y afectacin de las tcnicas de la ciencia contable que se obtiene
a travs de los procesos que reaplican ofreciendo as confiabilidad de los
registros. Como herramienta empresarial permite el registro y control
sistemtico de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por
ende existen innumerables procesos que concretan la actividad contable.
Sobre esta materia, Redondo, (2011), seala:
La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es
suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, informacin
razonada, sobre la base de registros tcnicos, de las operaciones realizadas
por un ente pblico o privado. (p.30).

Los Procesos Contables.

Cuando se trata de definir el proceso contable se debe estudiar la
naturaleza de las transacciones involucradas; stas se clasifican en externas
o internas, segn sea que participen terceros o no en las operaciones de la

17

empresa. La contabilidad financiera est interesada solamente en aquellas

transacciones medidas en trminos monetarios siempre y cuando afecten la
posicin financiera de la empresa. Si los gerentes, inversionistas, acreedores
y empleados van a darle un uso eficaz a la informacin contable, tambin
deben tener un conocimiento acerca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que
ellas significan. Una parte importante de esta comprensin el reconocimiento
claro de las limitaciones de los informes de contabilidad, y de los procesos
que se utilizaron para obtener tales resultados. Un proceso contable sirve
para conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico,
las obligaciones que tenga de transferir los recursos a otros entes, los
cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido
en el perodo. Uno de los aspectos que es preciso considerar cuando se
estudia la empresa mediante el enfoque de procesos es la estructura, el
medio en que ella est inserta y a la cual pertenece con un sentido de
dependencia. Esta dependencia y subordinacin plantea determinadas
exigencias a las cuales debe ceirse y/o dar respuestas. El entorno de una
empresa necesita informacin de los dems, sta se materializa en estados
e informes financieros que provienen de la aplicacin de los procesos
contables en la empresa. Los requerimientos de informacin tienen que ser
precisos y son relativamente ms complejos, debido a que son la base en
que se sustenta permanentemente la toma de decisiones que se produce en
todos los niveles y en todas las reas de la empresa.

Cualidades de los Procesos Contables.

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, el proceso contable
debe ser comprensible, sistemtico y til y en ciertos casos requiere que
adems la informacin obtenida sea comparable y confiable. La informacin

18

es til cuando es pertinente y sus fuentes sean fidedignas; Es comprensible

cuando sea fcil de interpretar y analizar; y La informacin es confiable
cuando es neutral, verificable y en la medida en que represente fielmente los
hechos econmicos.
Caractersticas de los Procesos Contables.
Son de aplicacin especfica para cada caso, desarrollando varios
procedimientos para una sola labor, de acuerdo con los requerimientos de la
organizacin. Son flexibles, ya que permiten cambios necesarios, es decir,
son adaptables a los problemas que se vayan generando. Tienen la
particularidad de ser estables, en el sentido que llevan una misma secuencia
de acuerdo con lo planteado previo a su ejecucin. Los procesos contables
bien diseados ofrecen control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin
aceptable de costo/beneficio. Adems le dan a la administracin control
sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos
y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones,
proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. El
control en el proceso contable cumple con la pauta de compatibilidad cuando
opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas
especiales de un negocio en particular.
Estructura de los Procesos Contables.
Un proceso contable sigue un modelo bsico fcilmente adaptable a
situaciones especiales de cada empresa, pero de aplicaciones estrictas para
ofrecer un resultado objetivo de acuerdo a la realidad del ente econmico. Se
deben ejecutar tres pasos bsicos relacionados con las actividades
financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, adems
involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de
la informacin contable para poder efectuar la planeacin. El registro de la

19

actividad financiera se debe llevar en forma sistemtica de la actividad

comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo
todo tipo de transacciones
Funciones y Procedimientos Contables
A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y
pautas acerca de cmo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados.
Existen bsicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los
empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias.
Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto
del funcionamiento operativo como de criterios slidamente adquiridos en el
desempeo del cargo. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son
totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objetivo de que la
compaa no vea improvisada su accin ante hechos de la misma
naturaleza.
La organizacin administrativa en una compaa puede establecerse a
travs de la clasificacin de los procedimientos en dos grandes grupos:
Procedimientos contables
Procedimientos no contables
Procedimientos Contables:
Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u operaciones en los libros contables. Dentro
del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos
contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos
que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que
realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del
anlisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de

20

cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros.

Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:
Recepcin de inventarios
Ventas de productos
Fabricacin de productos
Registro de estimaciones
Destruccin de inventarios
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos
que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la
definicin dada al principio, permite conocer en profundidad todas las
posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.
Cuando se est realizando el anlisis de todos los procesos llevados a
cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos
aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del
anlisis ayudar a determinar e identificar en cules de ellos un error pudiera
tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro. La amortizacin
de una plusvala por lo general, representa montos importantes. En una
empresa manufacturera, se considera altamente crtico, el manejo de todos
los inventarios, sean stos de productos terminados, productos en proceso,
materias primas o materiales y suministros. Es probable que para una
empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre cifras de poca
importancia en comparacin a lo que representan stos para una empresa
manufacturera.

Procedimientos No Contables

21

Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los

estados financieros. En contraposicin a los procedimientos anteriormente
mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los
estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los
siguientes:

Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista

Procedimiento para contratacin de empleados
Procedimiento para cambio de horario laborable
Procedimiento para tramitar reclamos de clientes
Diferencia de Procedimientos Contables y No Contables.
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la

contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en

extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras
actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de
los registros de la contabilidad.
Los procedimientos contables son:
- Cuentas
- Dbitos y crditos
- Cargos y crditos a las cuentas
- Cuentas de activos
- Cuentas de pasivo y capital
- Resumen del funcionamiento de los dbitos y crditos
- Registros de las operaciones
- Cuentas por cobrar y por pagar
- El diario y el mayor
- Pases al mayor

22

- Determinacin de los saldos de las cuentas

- La balanza de comprobacin
Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los
estados financieros. En contraposicin a los procedimientos anteriormente
mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los
estados financieros y los que tambin necesita una empresa o organizacin
aparte de la contabilidad. Algunos ejemplos de este tipo de procedimientos
son los siguientes:
Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corrientita
Procedimiento para contratacin de empleados
Procedimiento para cambio de horario laborable
Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

Programa Profit Plus

Profit Plus es un sistema que permite la creacin y manejo de varias
empresas, cada empresa puede ser configurada en funcin de sus
caractersticas y su creacin puede ser efectuada partiendo desde cero o a
partir de otra empresa que ya exista. Profit Plus le permite manejar los
diversos contratos que la empresa requiera, desde cada contrato posee
asociados los

conceptos o clculos que lo definen (asignaciones,

deducciones, retenciones etc.), as como la frecuencia de clculo (semanal,

quincenal, mensual, otra). La Arquitectura de la Nmina Profit Plus es
totalmente abierta lo cual unido a su intuitivo pero muy poderoso diseo,
permite que usted crear y aplicar cualquier concepto relacionado con el
pago a los trabajadores, as como aquellos conceptos que se desean ir
acumulando para el pago posterior (prestaciones sociales, intereses sobre
prestaciones etc.). El control y clculo de Prstamos,

23

Vacaciones y

Liquidaciones puede ser realizado fcilmente mediante la definicin de los

conceptos correspondientes. Dichos conceptos, las constantes y las tablas
de valores son lo nico que debe ser modificado ante cualquier cambio en la
normativa laboral.
Profit Plus est disponible en dos (2) versiones:

Profesional: es la ideal para aquellas empresas que efectan un

nmero de transacciones bajo o intermedio, pero que necesitan todo

el poder y funcionalidad del sistema. Usa como repositorio de datos
FoxPro.

Corporativa: es la ideal para aquellas empresas que efectan

un nmero de transacciones alto y que necesitan todo el poder y

funcionalidad del sistema. Usa como repositorio el manejador de datos
SQL Server.
Integrar con Profit Plus Contabilidad y Profit Plus Administrativo, se puede
crear rpida y fcilmente los comprobantes contables asociados a todas las
nminas generadas. En el Profit Plus Administrativo puede crear rpida y
fcilmente las rdenes de pago y/o transferencias asociadas a cada recibo
de pago. La integracin entre Nmina y Contabilidad se define mediante el
uso de cuentas de integracin y reglas de integracin. La integracin entre
Nmina

Administrativo

se

define

usando

el

icono

informacin

administrativa de la barra de herramientas.

Es un sistema flexible y parametrizable, gracias a su alta flexibilidad Profit
Plus se adapta perfectamente al funcionamiento de empresas de diversos
tamaos en sectores tan diferentes como comercio (mayoristas y detalles),
fbricas y empresas de servicios. Su gran flexibilidad lo convierte en una
poderosa herramienta para la gestin de su empresa. La adaptacin del
sistema a los procesos de un negocio se logra mediante la definicin de los
campos y conceptos a manejar, en los diversos trabajadores y contratos.
24

El sistema permite crear mapas de usuarios en los que se define en

forma rpida y sencilla las opciones (tablas, procesos y reportes), que van a
poder usar los usuarios asociados a cada mapa. Adicionalmente Profit Plus
permite seguir las Pistas de las operaciones realizadas por los usuarios,
para todas las tablas y procesos del sistema, pues guarda siempre el registro
de:
usuario que realiz la operacin
Fecha y hora en la que se realiz la operacin
Operacin: I = ingresar registro, M = modificar registro, E = eliminar
registro
Nombre del equipo donde se realiz la operacin
Profit Plus Nmina Generador de Formatos y Reportes: trae incorporados
ms de cincuenta (50) formatos y reportes, los cuales pueden ser
modificados haciendo uso del generador de reportes de Visual FoxPro.
Adems nuevos reportes y formatos pueden ser agregados al men del
sistema haciendo uso de dicho generador de reportes. Adaptado a La
Normativa Vigente, Profit Plus fue desarrollado en Venezuela por un grupo
de profesionales altamente competentes, razn por la cual se adapta
totalmente a la normativa vigente en el pas en materia laboral.

Profit Plus Contabilidad automatiza la contabilidad de su empresa, al

ofrecerle en un solo producto todos los procesos relacionados con la
Contabilidad General, Financiera, y Fiscal. Permite automatizar la gestin
contable de forma integral y flexible dando una visin global de la empresa.
Crea comprobantes contables (manuales y automticos) en base a los
documentos almacenados en Profit Plus Administrativo y Profit Plus Nmina.
Lleva la gestin de los activos fijos y pasivos realizables de la empresa; as

25

como tambin todo lo relacionado con el ajuste por inflacin fiscal y

financiero.
Caractersticas Generales:

Multi-Empresa.
Multi-Moneda.
Multi-Usuario.
Multi-Idioma.

Disponible en las siguientes ediciones:

Desktop: permite un mximo de 75.000 registros contables.
Profesional: permite un mximo de 150.000 registros contables.
Corporativa Small Business: permite un mximo de 300.000 registros
contables.
Corporativo: sin lmite de registros contables.
Manejo de tres (3) tipos de Contabilidades:
Contabilidad General, Contabilidad Financiera de veinte (20) dgitos y
hasta un mximo de diez (10) niveles.
Manejo de diferentes niveles dentro del Plan de Centro de Costo.

Cuentas Auxiliares.
Tipos de Documentos.
Cuentas de Gastos.
Moneda Adicional.
Fecha de Documento.
Tipos de atributos por cuenta.

Consulta de cuentas por pantalla con:

Saldos mensuales.
Saldos acumulados.
Movimientos del mes.

26

 Montos mensuales presupuestados.

Saldo Presupuestado vs. Ejecutado.
Manejo de comprobantes:

Contables.
Financieros.
Fiscales.
Presupuestarios.

Conciliacin Administrativo-Contable.
Manejo de Activos Fijos: Clculo de la depreciacin de Activos Fijos.
Manejo de Activos Intangibles y Cargos Diferidos:
Clculo de la amortizacin de los Activos Intangibles, Cargos Diferidos
manejo de los Pasivos realizables y Crditos Diferidos:
Clculo de la realizacin de los pasivos realizables y Crditos Diferidos.
Clasificacin de Activos Fijos por:
Grupo.
Ubicacin
Manejo de comprobante de valuacin de Activos Fijos y Pasivos
Realizables.
Manejo de Presupuesto.
Control de los movimientos presupuestados en base a lo Ejecutado vs.
Presupuestado.
Agrupacin de las siguientes opciones funcionales:

General.
Financiero.
Fiscal.
Activo Fijo.

27

Presupuesto.
Integracin.
Mantenimiento.
Maneja ms de cien (100) formatos de reportes totalmente
parametrizables. Configuracin de formatos de fecha y montos a nivel de
estaciones. Reportes diseados en base a los requerimientos exigidos por la
ley para los procesos contables los cuales son almacenados y visualizados
en: Excel, Word, PDF, Formatos RTF y Crystal Reports). Adaptado a las
exigencia legales contables vigentes en Venezuela. Manejo de cuentas de
integracin y reglas de integracin para la definicin flexible de los asientos
contables, asociados a los documentos generados en los mdulos de Profit
Plus Administrativo y Profit Plus Nmina. Integracin con el Sistema de
Gestin Empresarial Profit Plus Administrativo (Inventario, Ventas y Cuentas
por Cobrar, Compras y Cuentas por Pagar, Caja y Bancos); y con el Sistema
de Gestin Empresarial Profit Nomina.

Nueva Tecnologa: Arquitectura

orientada a objetos, bandas en servicio. Profit Plus Administrativo permite

automatizar las operaciones empresariales de forma integral y flexible en las
reas de: Inventario, Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar, Caja y Banco. Permitiendo dar una visin global de negocios, lo cual
significa disponibilidad

de informacin para la toma de decisiones en el

momento oportuno, aumentando la competitividad de su empresa.

Las ventajas de la integracin contable:
Los registros realizados en el sistema Administrativo y Nmina, se
asientan en la Contabilidad, prcticamente, al momento de realizar la
transaccin, luego de revisar el cuadre de los comprobantes contables. Claro
que puede pre-contabilizar o enviarlos descuadrados, si as se le pide para
enviarlo de una vez a la contabilidad y resolver all. El uso de Sistemas
administrativos como la herramienta de registro de la gestin de la empresa

28

ya no es la nica o la principal gestin que debe realizar y dominar una

organizacin, sea sta una empresa, fundacin u organizacin de servicios,
mercantil o fabricante o constructora, pues cuando la economa obliga a
hacer cada vez ms eficientes y veloces en la obtencin de la informacin
as como de asegurarse que se est al da con los registros contables, la
nica va, el camino ms rpido, econmico y expedito para lograrlo, es la
integracin contable.
As se obtendr el Balance de Comprobacin al momento, cuando lo
requiera la administracin, la Junta de Accionistas, el Banco o la Autoridad
Fiscal (SENIAT en Venezuela), esto por su puesto, implica que los libros
diarios, mayor, inventario estarn al da tambin; eso de esperar por los
libros o porque se realicen los asientos o la salida de la empresa de libros y
documentos, es simplemente cosa del pasado, si la empresa as lo decide.
En otros tiempos, se debi tener dominio de la contabilidad, para gestionar
adecuadamente la empresa: sus registros y su interpretacin correcta y
oportuna son fundamentales para la toma de la decisin correcta. Por eso la
integracin contable es una competencia fundamental que debe incluir o
adquirir toda organizacin, tanto de su consultor de sistemas como por el
adiestramiento del personal administrativo que gestiona y realiza los registros
de las transacciones administrativas. As, sus profesionales en las reas
administrativas y contables pueden mejorar los resultados de la empresa por
el control rpido y eficaz de los resultados.
2.2. Bases legales:
La presente investigacin se desarroll con la intencin de eficientar los
procesos administrativos y contables de la empresa COQUIS & COCO, C.A.
con la integracin de estas actividades a travs del programa PROFIT PLUS,
por cuanto en la actualidad, las empresas se requiere de manejar los
aspectos econmico y financieros con herramientas y recursos actualizados
y con tecnologa de punta.

29

Al respecto, las bases legales de esta investigacin constituyen los

documentos de naturaleza legal que sirven de testimonio referencial para el
soporte de la misma, los cuales son emitidos por autoridades e instituciones
relacionadas con la materia y que han encaminado desde hace varias
dcadas los actuales modelos que rigen el mundo empresarial. Segn
Villafranca D. (2012) Las bases legales no son ms que se leyes que
sustentan de forma legal el desarrollo del proyecto explica que las bases
legales son leyes, reglamentos y normas necesarias en algunas
investigaciones cuyo tema as lo amerite. (p. 45)
Los lineamientos generales los encontramos en la Constitucin de la
Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV, 1999) en la que se expone
grosso modo la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela
(1999) (CRBV).
Art.112. Todas las personas pueden dedicarse libremente a la
actividad econmica de su preferencia, sin ms limitaciones que las
previstas en esta Constitucin y las que establezcan las leyes. El
Estado promover la iniciativa privada, garantizando la creacin y
justa distribucin de la riqueza, as como la produccin de bienes y
servicios que satisfagan las necesidades de la poblacin, la libertad
de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad
para dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la
economa e impulsar el desarrollo integral del pas.

De acuerdo con el presente artculo se puede observar que cada persona

puede dedicarse libremente de manera lcita a la actividad de su preferencia
y que el Estado favorece en trminos de libertad la iniciativa empresarial.
Por su parte, Cdigo de Comercio en su Pargrafo 3: De la contabilidad
mercantil, establece como debe ser manejada la informacin contable y
administrativa de Las empresas.
Artculo 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su
contabilidad, la cual comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro

30

Mayor y el de Inventarios. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares

que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus
operaciones.
Artculo 33. El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso
sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador
Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor
categora en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de
poner en el primer folio de cada libro nota de los que ste tuviere, fechada y
firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se
estampar en todas las dems hojas el Sello de la oficina.
Artculo 34. En el libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones
que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente
quin es el acreedor y quin el deudor, en la negociacin a que se refiere, o
se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones
siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan
comprobar tales operaciones, da por d No obstante, los comerciantes por
menor, es decir, los que habitualmente slo vendan al detal, directamente al
consumidor, cumplirn con la obligacin que impone este artculo con slo
asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado,
y detalladamente las que hicieran a crdito, y los pagos y cobros con motivo
de stas.
Artculo 35. Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada ao,
har en el libro de Inventarios una descripcin estimatoria de todos sus
bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y
pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el
balance y la cuenta de ganancias y prdidas; sta debe demostrar con
evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las prdidas sufridas. Se har
mencin expresa de las fianzas otorgadas, as como de cualesquiera otras
obligaciones contradas bajo condicin suspensiva con anotacin de la
respectiva contrapartida. Los inventarios sern firmados por todos los

31

interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su

formacin. Se prohbe a los comerciantes:
1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.
2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos.
3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o
enmendaduras.
4. Borrar los asientos o partes de ellos.
5. Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna
parte de los libros.
Artculo 37. Los errores y omisiones que se cometieron al formar un
asiento se salvarn en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta.
De lo anterior se puede inferir, que debe haber caridad, orden y legibilidad
todas las transacciones, operaciones y procesos que estn relacionadas con
el funcionamiento administrativo y contable de las empresas o comercios.

2.3 Definicin de Trminos Bsicos

Activo Fijo o Permanente: Es un activo tangible de naturaleza
relativamente permanente que normalmente no est disponible para la venta.
Generalmente incluye las propiedades, plantas, equipos y recursos
naturales. Los Activos se dividen en dos grandes grupos: los sujetos a
depreciacin (edificio, maquinarias, herramientas y equipos); y los no sujetos
a depreciacin como los terrenos.) (Diccionario de trminos contables y
Administrativo, 1998, p.50)
Administracin: Es un proceso muy particular consistente en las
actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control, desempeadas
para determinar y alcanzar los objetivos sealados con el uso de seres
humanos y otros recursos. (WWW.elprisma.com)
Administrativo (va): Relativo a la administracin resolucin administrativa
persona que tiene por oficio administrar.

32

Contabilidad: Es el nombre genrico de todas las anotaciones, clculos y

estados numricos que se llevan a cabo en una empresa con objeto de
proporcionar una imagen numrica una base de cifras y una justificacin en
cifras para orientar las actuaciones de gerencia. (Goxens, 1996, p. 19).
Control Interno: Comprende el plan de organizacin y el conjunto de
mtodos y medidas adoptadas dentro de la entidad para salvaguardar sus
recursos, verificar la exactitud veracidad de su informacin financiera y
administrativa para promover la eficiencia en las operaciones, estimular la
observancia de la poltica prescrita, y lograr el cumplimiento de las metas y
objetivos programados. (www.interconsulting.com)
Control: Es un esfuerzo sistemtico para fijar niveles de desempeo con
objetivos de planiacin, para disear los sistemas de retroalimentacin de la
informacin, comparar el desempeo real con esos niveles determinados de
antemano, determinar si hay desviaciones y medir su importancia y para
tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la
empresa se utilicen en la forma ms eficaz y eficiente posible en la obtencin
de los objetivos organizacionales. (Stoner y Wanker, 1996,p.657).
Cuenta (s): Son unidades bsicas de la contabilidad, en que se refleja el
movimiento de todo lo que recibi y todo lo que entrego esa cuenta. (Brito.
1999. p.9)
Despacho: Accin de despachar, lugar donde se despachan mercancas.
Entrada: Accin de entrar, sitio por donde se entra: la entrada a un
almacenamiento.
Estructura Organizacional: Es como el arreglo e interrelacin de las partes
componentes y de las posiciones de una compaa. (Stoner y Wanker,
1996.p.277).
Funcin Financiera: Analiza la obtencin de los recursos necesarios, para
hacer frente a los compromisos de la empresa. (Goznes, 1996, p. 20).
Importacin: Introduccin de bienes y servicios extranjero, o conjunto de
cosas importadas.

33

Manual de Procedimientos: Un manual de normas y procedimientos

detalla todos los procedimientos que se vienen realizando en la empresa. Por
otra parte, este tipo de manual establece las pautas especficas acerca de
las normas aplicables en forma general o especfica para los procedimientos
identificados en la organizacin. (Catacora, 1997, p. 101).
Materiales: Son bienes o activos que se adquieren para remplazar la
escasez de las mercancas.
Organizar: Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y
los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que
stos puedan alcanzar las metas de la organizacin. (Stoner, 1996, p. 12).
Presupuesto por Programas: Es un presupuesto que atiende ms a los
fines de la accin gubernamental que a los componentes de las compra del
gobierno. (Diccionario de trminos contables. 1998. p.275)
Recepcin: Recibir o entregar el material o cosa que sea de til acceso
para la empresa en este caso el departamento de almacn
Registro: Formato donde se describen los pasos para llevar a cabo una
actividad administrativa y facilitar la operatividad de la misma.
Reporte: son documentos que sirven de soporte para sustentar la
actividad que ha sido realizada.
Salida: posibilidad de venta de mercancas. Despacho por medio de
transporte las mercancas fuera de lugar donde se encontraban.
Sistemas y Procedimientos: Es el anlisis de los planes de accin
colectivo, procedimientos, formas y equipos, con el fin de simplificar y
estandarizar las operaciones de la empresa. (Haslett, 1991, p. 33)

34

CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
El marco metodolgico, brinda las herramientas necesarias para
alcanzar las metas propuestas en la investigacin; de aqu su importancia, a
travs del mismo se definir el diseo, tipo y nivel de la investigacin.
3.1. Diseo de la Investigacin:
En toda investigacin se debe determinar el diseo por medio del cual
se abordaran los aspectos objeto de estudio y tiene que ver con el plan
debidamente organizado de manera concreta, definida y especifica en la
manera de cmo y con qu medios sern abordadas cada una de las
interrogantes planteadas por los investigadores, como lo indica Gmez
(2006:85) quien lo define como un plan o estrategia concebida para obtener
35

la informacin que desea, es decir un plan de acciones y de esta manera

lograr el fin alcanzado en la investigacin.
De lo antes mencionado, se puede concretar que la presente
investigacin estar fundamentada, bajo un diseo documental; cabe
destacar, que es necesario definirlo en funcin de los objetivos establecidos
en el estudio.
Con respecto al diseo documental, Acevedo y Pieda (1991:36)
establecen que la investigacin documental constituye un procedimiento
cientfico

sistemtico

de

indagacin,

recoleccin,

organizacin,

interpretacin y presentacin de data e informacin, alrededor de un

determinado tema, basado en una estrategia de anlisis de documentos; por
lo cual est constituido por los textos, estudios y documentos necesarios
para orientar el trabajo.
3.2. Tipo y Nivel de la Investigacin
La presente investigacin, es de tipo documental, ya que por medio de
los anlisis que se obtendrn de la informacin establecida en las leyes y
convenios que regulan la materia cambiaria del pas, se tratara de determinar
los cambios necesarios para la adecuacin de la empresa a lo establecido.
Segn Arias (2004:25) expresa que la investigacin documental es un
proceso

basado

en

la

bsqueda,

recuperacin,

anlisis,

critica

interpretacin de datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por

otros investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o
electrnicas. Para llevar a cabo de manera satisfactoria la investigacin se
requiere

la

definicin

de

los

requerimientos

por

medio

de

una

documentacin, que permiten darle soporte y mayor veracidad al estudio

realizado y obtener nuevos conocimientos para el anlisis del mismo.

36

CAPTULO IV
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Con base a la revisin bibliogrfica efectuada en torno al tema central de
este trabajo, La Contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde
tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de
todos los movimientos financieros que se ejecutan es sus pequeas,
medianas o grandes empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas
formas para lograr su fin. En un principio, lo realizo en procesos muy simples
a partir de los planteamientos presentados por el monje Fray Luca Paciolo,
sin embargo con el transcurrir del tiempo, el avance tecnolgico y las
exigencias

empresariales

los

procesos

tcnicas

contables

han

evolucionado.
Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos
financieros se desarrolla de una manera ms simple y sencilla con el apoyo

37

del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los
principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial. La
informacin contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni
por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un cdigo
contable nico, completo e imperativo. Existe, por tanto, un margen de
discrecionalidad legtimo, justo y honesto en el registro, interpretacin y
utilizacin de los datos que proporciona.
Con relacin al informe luego de culminado el proceso de pasantas, se
conoci que no existen procedimientos de integracin en la empresa Coquis
& Coco, C.A., a pesar de contar con el sistema administrativo Profit Plus , ni
tienen establecidas las lneas que orienten a una buena gestin en dicho
proceso, lo que conlleva a la demora y poca recuperacin de ciertas
actividades administrativas y contables, ya que un sistema de procedimientos
administrativos y contables corresponde al conjunto de procedimiento,
normas y polticas financieras contables orientadas a la administracin
maximizada de todos los aspectos relacionadas en la empresa.
En consecuencia se hace necesario la implementacin de una propuesta
administrativa que permita la integracin de dicho sistema en la empresa en
estudio, ya que las condiciones intrnsecas de las mismas son muy
deficientes

presentan

desenvolvimiento

de

las

significativas

debilidades

transacciones

comerciales,

para

el

trayendo

normal
como

consecuencia la evolucin elocuentes desventajas, entre ellas, fallas en la

comunicacin y la carencia de liquidez para solventar compromisos
contrados con terceros.
La empresa posee problemas en el proceso comunicacional entre los
departamentos que la conforma, ya que la informacin que ah se genera es
importante para la toma de decisiones.

Por los motivos antes expuestos y

en funcin del anlisis realizado, se propone establecer directrices

sistemtica para los procedimientos de administracin y contabilidad, as

38

como para el manejo de las cuentas por cobrar y otros activos circulantes y
as promover el uso apropiado de los diferentes indicadores financieros para
asegurar una adecuada liquidez y una gestin eficiente de las transacciones
realizadas por la empresa.

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