Sistema de Gestin de la Calidad VAF

Vicerrectora Administrativa y Financiera

BAJA DE ACTIVOS FIJOS

ACF-PR-006-UDES

PROCESO y/o
SUBPROCESO:

ACTIVOS FIJOS

PROCEDIMIENTO:

BAJA DE ACTIVOS FIJOS

CONDICIONES
GENERALES

Fecha: 05/05/2015
Versin: 01

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Se deben cumplir los lineamientos institucionales, leyes, normas, polticas,

procedimientos, planes, programas, proyectos, y metas del proceso y/o subproceso
y de la UDES.

La baja de activos puede obedecer a las siguientes causas:

Obsolescencia.
Cuando no se estn utilizando.
El costo de reparacin es muy alto.
Inservible.
Por siniestro (hurto, terremoto, incendio, alta tensin, inundacin y anegacin
y prdida, etc.).
Reembolso o reposicin por otro equipo.

La baja del activo fijo consistir en su separacin fsica y contable del patrimonio de
la UDES.

Los bienes susceptibles de dar de baja, deben ser previamente evaluados

tcnicamente con el fin de determinar si bajo las condiciones fsicas y de
funcionamiento, pueden reubicarse o si procede la baja.

La baja de activos fijos aplica solo para los bienes devueltos al subproceso de Activos
Fijos, aplicando el procedimiento ACF-PR-005-UDES.

Talento Humano es responsable de adelantar la gestin de los procesos disciplinarios

que se presenten por concepto de incumplimiento en el cuidado, custodia de los
bienes asignados a cada funcionario.

En el caso de bienes de menor cuanta, muebles y enseres, el Jefe de Activos Fijos

tendr la potestad de conceptuar sobre la solicitud de dar de baja el activo.

Este procedimiento aplica para las sedes de Bucaramanga, Ccuta y Valledupar.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

RESPONSABLE

TIEMPO

DOCUMENTOS Y
REGISTROS

INICIO
Identificacin de
bienes para dar
de baja

De acuerdo a los lineamientos

establecidos para la Baja de Activos
Fijos, estado fsico y el concepto

ELABORO
CP. Ruth J. Dvila C.
Jefe Activos Fijos

Lder de
Activos Fijos

REVISO
Ing. Fredy Bayona Arenas
Director Financiero

1 da

Concepto Tcnico
Correo electrnico

APROBO
Ing. Fredy Bayona Arenas
Director Financiero

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ACF-PR-006-UDES

Fecha: 05/05/2015
Versin: 01

tcnico interno o externo del bien,

se
identifican
los
bienes
considerados para dar de baja y se
registran en el Formato de Baja
Definitiva de Bienes Muebles ACFFT-002-UDES.
Inspeccin fsica
de los bienes
para dar de baja

Auditoria verifica el estado de los

bienes, confirmando la baja del
activo.
Para el caso de las sedes, esta
actividad
estar
bajo
la
responsabilidad de la Jefatura
Administrativa y Financiera.

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Formato de Baja
Definitiva de Bienes
Muebles ACF-FT002-UDES.

Auditoria

1 da

Formato de Baja de
Definitiva de Bienes
Muebles firmada
ACF-FT-002-UDES

Jefatura
Administrativa
y Financiera
Lder de
Activos Fijos

Una vez autorizada la Baja de

Activos Fijos se firma el formato de
Baja Definitiva de Bienes Muebles
ACF-FT-002-UDES
por
los
responsables establecidos en el
formato.

Coordinacin de
la Disposicin
Final.

De acuerdo a la disposicin final de

los bienes autorizados para dar de
baja, se coordina con los procesos
y/o subprocesos responsables las
actividades correspondientes.

Lder de
Activos Fijos

3 da

Correo electrnico

Registro de la
Baja de Activos

Realiza el registro de la baja de los

activos autorizados.

Auxiliar de
Activos Fijos

1 da

Se notifica a Contabilidad la baja de

activos, anexando copia del Formato
de Baja Definitiva de Bienes Muebles
ACF-FT-002-UDES.

Lder de
Activos Fijos

Formato de Baja
Definitiva de Bienes
Muebles
ACF-FT-002-UDES.
Nota Interna
GED-FT-015-UDES

FIN

ELABORO
CP. Ruth J. Dvila C.
Jefe Activos Fijos

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Ing. Fredy Bayona Arenas
Director Financiero

APROBO
Ing. Fredy Bayona Arenas
Director Financiero

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DEFINICIONES
Activo Fijo: Todo bien que se mantiene para su uso en la produccin o suministro de bienes y servicios. Es un
bien tangible, usado para el desarrollo de la actividad econmica de la UDES, y que no se encuentra para la
venta. Entre otros se encuentran: equipos de cmputo, maquinaria y equipo, equipos de oficina, equipos de
laboratorio, equipos de telecomunicaciones, equipo de radio y sonido, obras de arte, equipos de proyeccin y
filmacin, muebles y enseres
Activo obsoleto: Aquel Activo que sin estar deteriorado no presta el servicio acorde a las necesidades de la
Universidad.
Baja de un activo: Retiro definitivo, administrativo y contable de un activo fijo de la UDES
Bienes inservibles: son aquellos que presentan condiciones fsicas deterioradas debido a daos, desgaste o se
encuentran incompletos sin posibilidad de reparacin.
Dao y/o deterioro: Esta referida a aquellos bienes que se encuentran inoperativos debido al desgaste por el
uso continuo
Donacin: Es la accin de dar fondos u otros bienes materiales generalmente por caridad
Mantenimiento oneroso, costoso, elevado: Se presenta cuando el costo de mantenimiento, reparacin o
repotencializacin de un bien es significativo, con relacin con su valor real

ELABORO
CP. Ruth J. Dvila C.
Jefe Activos Fijos

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Ing. Fredy Bayona Arenas
Director Financiero

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Ing. Fredy Bayona Arenas
Director Financiero

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Versin: 01

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSION

DESCRIPCION DEL CAMBIO

RESPONSABLE

00

Versin de Prueba

CP. Ruth J. Dvila C.

Jefe Activos Fijos

01

Se ajusta el pie de pgina, teniendo en

cuenta lo establecido en la 03 versin
del procedimiento de control de
documentos y registros.

ELABORO
CP. Ruth J. Dvila C.
Jefe Activos Fijos

CP. Ruth J. Dvila C.

Jefe de Activos Fijos

REVISO
Ing. Fredy Bayona Arenas
Director Financiero

FECHA DE
APROBACION

29/10/2014

05/05/2015

APROBO
Ing. Fredy Bayona Arenas
Director Financiero