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INDICE
Contenido
INDICE................................................................................................................. 1
RESUMEN............................................................................................................ 2
Concepto de Gestin de compras.......................................................................3
Entorno Industrial............................................................................................ 5
Entorno de servicios........................................................................................ 5
Formas de compras............................................................................................. 7
Compras normales........................................................................................... 8
La adquisicin de elementos menores.............................................................8
Compras en el exterior.................................................................................... 8
Compras de bienes del activo fijo....................................................................9
Etapas de la decisin de compras.......................................................................9
Tcnicas de compras......................................................................................... 10
Relaciones con el proveedor..........................................................................11
Calidad de compras....................................................................................... 12
Indicadores de eficiencia................................................................................... 13
Nueva tendencia de la poltica de compras......................................................15
Anexo................................................................................................................. 16
Caso prctico:................................................................................................... 17
Conclusiones:.................................................................................................... 18
Bibliografa:....................................................................................................... 19
Webs:............................................................................................................. 19
Gestin de compras
LOGISTICA II
RESUMEN
La gestin de compras es el subsistema encargado de adquirir los productos y gestionar los
servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa, para que sta pueda
conseguir los objetivos propuestos. Los productos y servicios necesarios estn en funcin,
por un lado, del tamao de la unidad econmica y, de otro, de la actividad principal
(industrial, comercial o de servicios).De manera que los bienes adquiridos por la industria,
son materias primas y auxiliares, envases, repuestos, suministros, seguros, servicios de
asistencia tcnica y mantenimiento, que se incorporan al proceso productivo; en cambio, la
empresa comercial compra mercaderas y productos para la reventa, tal como Importadora
Veneto Amrica, C.A.; por su parte la empresa de servicios adquiere los bienes que utiliza
para llevar a cabo sus actividades.El departamento de compras no puede cumplir su funcin
de forma aislada; para conseguir una buena gestin al menor costo posible, la empresa debe
permitir la coordinacin de las tareas a realizar y la conexin con otros departamentos de la
organizacin. La planificacin de las compras y la programacin del aprovisionamiento se
realizan en coordinacin con los objetivos y estrategias de otras reas funcionales de la
empresa. Algunas veces el proceso de compras tiende a ser largo y complejo, debido a que
para tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas. En
cambio, cuando se adquieren bienes o suministros repetitivos el proceso de compras no
pasa por todas las fases.Por otra parte, la popularidad de los conceptos de justo a tiempo,
rpida respuesta y compresin de tiempo destaca a la programacin como una actividad
muy importante dentro de los canales de suministro. La programacin para atender
requerimientos es una alternativa para cubrir los requerimientos provenientes de los
inventarios. Cada uno representa los puntos terminales dentro de un rango de alternativas
consideradas para cubrir la demanda, o los requerimientos de una cadena de suministros.
Dentro de la cadena de suministros, los requerimientos de produccin (o en el caso de
empresas de servicio, los requerimientos de operaciones) representan la demanda que debe
satisfacerse. Un gerente de materiales por lo general satisface esta demanda de dos
maneras. En primer trmino, los suministros se programan para que se encuentren
disponibles justo cuando se requieran para la produccin. Una tcnica popular para manejar
Gestin de compras
LOGISTICA II
Concepto de Gestin de compras
El acto de comprar es uno de los ms antiguos de la humanidad. En 1961, en los Estados
Unidos de Norteamrica empezaba a hablarse de la administracin de materiales, hasta que
despus de 20 aos la administracin y control de compras madur.
En Mxico, dicha administracin era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el
90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca pedidos
Porque las personas encargadas de esos departamentos eran prcticas y no contaban con
preparacin en el manejo del rea. Hoy en da muchos empresarios se han dado cuenta de la
anterior situacin, por lo que deciden cambiar sus administraciones, y hacer que su personal
se prepare mejor e involucrarlos ms en otras funciones afines.
a prctica de una correcta gestin de compras asegura que la empresa tenga los mejores
proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. La
funcin de compras a menudo gasta ms dinero que cualquier otra funcin de la empresa,
as que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los
mrgenes de beneficio. Dado que la compra ha dejado de ser una actividad ms para
convertirse en un elemento estratgico de la organizacin, hoy ms que nunca resulta
necesario conocer las aristas fundamentales referidas a esta temtica.
Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez ms globalizados y se
enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales o extranjeros.
Debido a esto, reducir los costos es bsico para el desempeo eficiente y eficaz de cualquier
entidad. Ninguna organizacin encuentra que sea econmico fabricar todo el material que
utiliza. Las ventajas de la especializacin son demasiado importantes. La funcin de
compras a menudo gasta ms dinero que cualquier otra funcin de la empresa, as que
compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los
mrgenes
de
beneficio.
Gestin de compras
LOGISTICA II
organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y
el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de
costos relativamente pequeas pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios que
iguales mejoras en otras reas de la organizacin. (Ballou, Ronald H. 1991)
Es importante no confundir los trminos aprovisionar y comprar; hay que distinguir que la
funcin de aprovisionamiento tiene un carcter ms amplio dentro del que se encuentra el
concepto de compra.
La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa
necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de
tiempo, calidad y precio.
Llevar a cabo las compras cada vez se hace ms complejo, debido a la naturaleza y
diversidad de los productos o servicios objetos de adquisicin, sin dejar de tener en cuenta
el dinamismo del entorno econmico, los cambios tecnolgicos y las crecientes exigencias
de calidad.
La funcin de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales de
obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones ms
avanzadas tales como la innovacin y prospeccin de nuevos mercados, subcontratacin de
tcnicas irrealizables por la empresa, participacin en el desarrollo de productos, tareas que
exigen cada vez ms una mayor tecnificacin de los compradores.
La complejidad de la gestin de compras depende, entre otros, de los de los siguientes
factores:
Gestin de compras
LOGISTICA II
Entorno Industrial
En este entorno de bsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad y precio hay
que concertar de antemano para no encarecer el proceso de fabricacin, teniendo que
seleccionar en todo caso los fabricantes idneos de estos productos en trminos de
flexibilidad, calidad, fiabilidad y precio; la funcin de compras es generalmente manejada
por un agente de compras quien posee la autoridad legal para ejecutar contratos en nombre
de la empresa. En una empresa grande, el agente de compras puede tambin tener personal
que incluye compradores y despachadores.
Entorno de servicios
En estos entornos de adquisicin de productos terminados y homologados por el mercado,
el papel de las compras es menos importante. Sin embargo, en otros servicios como el
transporte y restaurantes, la funcin de compras es crtica.
En el segmento servicios mayoristas o detallistas, las compras se realizan a travs de un
comprador que es responsable de la venta y de los mrgenes de beneficio de la mercadera
comprada. Los compradores, normalmente, deben confiar en el comportamiento histrico
del proveedor o en las clasificaciones estndares.
Una empresa que decide comprar un producto en lugar de hacerlo, debe gestionar una
funcin de compras. La gestin de compras tiene en cuenta numerosos factores, tales como
los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro, la eficacia en las
Gestin de compras
LOGISTICA II
Las responsabilidades bsicas de la gestin de compras son:
1. Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas.
2. Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.
3. Obtener los productos necesarios al costo total ms bajo posible, dentro de las
condiciones y plazos de entrega requeridos.
4. Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, as como de las coyunturas o
las tendencias que sean del inters de la organizacin.
Para que se realice una gestin de compras efectiva es necesaria una coordinacin
permanente entre los departamentos comerciales o de operaciones y el de compras.
Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar las siguientes
actividades:
1. Bsqueda y evaluacin de proveedores: Constituye una de las actividades ms
importantes de la funcin de compras, tendente a tener una calificacin de los
proveedores en funcin de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo
que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.
2. Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus caractersticas
tcnicas, cdigos de identificacin, suministradores, precios y condiciones de
entrega y pago.
3. Negociacin permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en
funcin de las previsiones de compra y calificacin del proveedor.
4. Previsin de compras, en su aspecto tanto tcnico como econmico y financiero.
5. Planificacin de pedidos por artculo y proveedor, determinando los volmenes de
pedidos y fechas de lanzamiento previstas.
6. Preparacin de rdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los
mismos hasta su recepcin y control de la calidad, en el caso que lo requiera.
7. Solventar discrepancias en la recepcin del producto.
8. Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad
Gestin de compras
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Formas de compras
En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo idnticos procesos.
Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisicin de bienes: la actividad
habitual desarrollada por la empresa, la importancia de la empresa dentro del contexto del
mercado (poder de compra), el tipo de artculo a adquirir, la significatividad de la compra,
la situacin geogrfica del proveedor, las caractersticas del vendedor, etc.
Se puede considerar que, se podr actuar ms coherentemente, si se tienen definidas de
forma independiente:
No obstante, es razonable pensar que se debe efectuar en ciertos casos, por ejemplo, la
adquisicin de un elemento que se puede encasillar dentro de lo que se denomina compra
normal, pero que se toman pautas particulares de algunas de los tres restantes formas de
comprar mencionadas.
Compras normales
Se ubican dentro de esta forma de comprar, las materias primas a incorporase en un proceso
productivo y en otros bienes o elementos representativos de una erogacin de carcter
Gestin de compras
LOGISTICA II
Habitualmente, se trata de elementos sobre los cuales se posee informacin relativa a la
cantidad mxima, mnima y al punto de pedido.
Resumiendo, se puede decir que abarca aquellos elementos de consumo repetitivo para el
desenvolvimiento habitual de la empresa.
Compras en el exterior
Existe una marcada diferencia en la forma de actuar entre una compra local y aquella
efectuada en el exterior. Cuando se importan bienes deben contemplarse particularidades
vinculadas con el vendedor, el flete, los seguros de cambio y transporte, entre otros. Se
debe prestar especial atencin a la calidad de los bienes a comprar.
Tambin es de tener en cuenta lo relativo a lo de la moneda empleada en la operacin,
haciendo hincapi en el riesgo que surge desde que el producto se embarca o sale del
depsito del proveedor hasta la llegada al pas del comprador. Las compras efectuadas en el
exterior se realizan frecuentemente en un volumen ms considerable que para las compras
locales, para abaratar los costes de mercadera, fletes, etc. Tambin, suele tratarse de bienes
de elevado precio y por tal motivo las precauciones a tomar deben ser ms estrictas.
Gestin de compras
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solicita para la autorizacin de la misma la conformidad de un alto representante de la
empresa, como la del gerente general o la persona que lo sustituye en caso de ausencia o
imposibilidad de aquel, o en ltima instancia, del directorio se trata de una adquisicin de
gran envergadura.
caractersticas
del
objeto
de aprovisionamiento
y otras
Gestin de compras
LOGISTICA II
lugar de entrega, fecha de entrega, caractersticas del producto, envase y
embalaje a utilizar y otros elementos.
6. Ejecucin de la compra. Esta etapa comprende el conjunto de acciones para
ejecutar la decisin de compra tomada anteriormente. Esta etapa tiene una
gran importancia ya que en la misma es que se logra la materializacin de la
compra y requiere de una atencin esmerada para ejecutar la compra
ajustndose a los parmetros que conforman la decisin de compra.
7. Monitoreo postcompra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un
monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso
con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamacin, as
como aumentar la informacin sobre la marca correspondiente, lo cual es de
mucha utilidad en prximas compras.
Tcnicas de compras
Una vez tomada la decisin de compra se pueden utilizar diversas tcnicas para realizarlas:
Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artculos del proveedor. No es una
autorizacin para enviar algo. El suministro slo se hace a partir de la recepcin de un
documento acordado, que puede ser una peticin de suministro o un lanzamiento de
suministro. Compra sin factura: en un entorno de compras sin facturas hay, generalmente,
un nico proveedor de todas las unidades de un producto concreto.
Gestin de compras
LOGISTICA II
Estandarizacin: el departamento de compras debe hacer importantes esfuerzos para
incrementar los niveles de estandarizacin.
Calidad de compras
Cuando un producto llega a manos de un productor o es utilizado en el producto final se
est cerrando un eslabn ms de una cadena logstica que debe estar orientada hacia la
calidad para que el proceso se efecte con xito.
Avanzar en la relacin entre los compradores y suministradores es la va por la que han de
llegar las mejoras en la gestin logstica. El suministrador ha de intuir y ayudar a definir la
calidad que le va a ser exigible por parte del comprador. Este ha de definir sus propias
exigencias con la intervencin de todos los departamentos implicados y el apoyo del
suministrador.
La calidad, ha de entenderse como la base de esta relacin, e inherente a ella han de
Gestin de compras
LOGISTICA II
esta rea ha cobrado con la aplicacin de las normas ISO por parte de muchos productores,
comercializadores y proveedores, que han recurrido a la certificacin.
La organizacin debe asegurar que el producto adquirido cumple los requisitos de compra
especificados, ya que de la idoneidad de las materias primas y materiales adquiridos
depender el efecto de estos en la posterior realizacin del producto o en el
producto/servicio final. Para lograr que la compra cumpla con su objetivo de forma efectiva
debe elaborarse un procedimiento de compras; el que tiene por objeto definir el alcance de
las funciones a realizar por el Departamento de compras y establecer v las lneas bsicas
para coordinar estas funciones frente a los proveedores y ante otros departamentos de la
organizacin.
El mismo ser concebido en conformidad con las exigencias a proceder reflejadas en el
Manual de la Calidad, ISO 9001 y/o otros procedimientos existentes en la entidad que sean
convenientes consultar.
Indicadores de eficiencia
ndice de control de la funcin de compras.
ndice de compras.
Significacin de las compras respecto a las ventas en trminos porcentuales.
ndice de coste del departamento de compras.
Significado del coste del departamento de compras (coste de gestin) en relacin al
valor de las compras.
Coste de un pedido de compras.
Se determinar por el cociente entre el coste del departamento de compras y el
nmero de pedidos emitidos.
ndice de concentracin de compras.
Revela el importe medio de compra por pedido.
ndice de carga de trabajo.
Cantidad media de compras por empleado.
Gestin de compras
LOGISTICA II
Se determina por el cociente entre el valor de las compras y el nmero de
Gestin de compras
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Calidad concertada.
Tiempo de entrega.
Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.
Precios y condiciones de pago.
Gestin de compras
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Anexo
Caso practico
ESTAMP AUTOMOCIN
Gestin de compras
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Caso prctico:
ESTAMP AUTOMOCIN es un grupo multinacional dedicado al diseo y fabricacin de
componentes de automocin. Cuenta con 57 centros productivos en todo el mundo y 13
centros de I+D+I ellos que trabajan ms de 13.500personas. Siguiendo con su poli-tica de
buen gobierno, GESTAMP ha implantado una estrategia para la gestin de sus suministros
que facilita y garantiza el cumplimiento, por parte de sus ms de 16.000proveedores en
todo el mundo, de sus requisitos en materia de calidad.
La actividad de GESTAMP en compras y aprovisionamiento coexiste con una gran cantidad
de plantas, departamentos y divisiones diferentes que interactan con los proveedores, que
cuentan adems con necesidades y prioridades distintas. Esta diversidad, unida a la rpida
expansin internacional de la compaa, origin una situacin de multiplicidad en los
criterios y procedimientos de calidad, adems de una escasa comunicacin entre los
distintos agentes implicados en los procesos de compra y aprovisionamiento. Para unificar
criterios e implantar una poltica estndar de calidad, GESTAMP decide acometer un
proyecto de gestin global de proveedores bajo criterios de calidad con la colaboracin de
FULLSTEP, consultora especializada en la optimizacin de la funcin de compras y
aprovisionamiento.
Gestin de compras
LOGISTICA II
Conclusiones:
Alinear la funcin de compras con los objetivos estratgicos de la empresa u organizacin
y mejorar la comunicacin entre los agentes, tambin se debe detectar e integrar las
ventajas competitivas de sus proveedores
anticipar los riesgos y oportunidades del mercado de suministro, asegurar la gestin del
conocimiento
integrar sus procesos con los de sus proveedores, capturar la innovacin del mercado del
suministro
Gestin de compras
LOGISTICA II
Bibliografa:
Webs:
http://www.fullstep.com/wp-content/uploads/2014/02/2010_mayo_Gestamp_Gesti
%C3%B3n-de-Compras.pdf
http://www.gestiopolis.com/la-gestion-de-compras/
Gestin de compras