Bonnes mthodes

Animation de runion :
prparer, animer et organiser des runions productives
et interactives dans le cadre des conseils de quartier

Animateur : Annie Augier iddest Lyon

Quelles peuvent tre les divers types de runion

dans le cadre des conseils de quartier ?
Runion de travail (bureau, commission)
Runion de prsentation (bilan, prsentation dun projet
aux habitants)
Runion de ngociation, arbitrage (budget prvisionnel)
Ateliers de concertation
Mobilisation de nouveaux membres
.

Bonnes pratiques: animation de runion

Quelles peuvent tre les diverses attentes et

donc les diffrents objectifs dune runion dans
le cadre des conseils de quartier ?

Exposer une problmatique afin de dcider ensemble

Favoriser ladhsion et la participation
Crer de lmulsion, donner lenvie de faire
Susciter lengagement du plus grand nombre
Dfinir des objectifs atteignables (ralistes et oprationnels)
Rsoudre des problmes ensemble
Amliorer le quotidien de chacun
Organiser lactivit du conseil de quartier, des commissions

Bonnes pratiques: animation de runion

Les points clefs de la conduite de runion

1.
2.
3.
4.
5.

La prparation
La posture de lanimateur
La conduite de la runion
Les suites dune runion
Les principales difficults rencontres

Bonnes pratiques: animation de runion

Les points clefs de la conduite de runion

1. La prparation

Bonnes pratiques: animation de runion

1.

La prparation

Les questions quil est indispensable de se poser dans le cadre de la prparation dune
runion sont :
1.Quels sont les objectifs de la runion ?
2.Quels sont les sujets pouvant ou devant tre traits dans ce cadre ?
3.Qui doivent tre les participants incontournables ?
4.Quelle est la meilleure organisation prvoir : date ? heure ? lieu?
5.Quelle communication en amont?
Cette prparation ncessite galement de prendre en compte le degr de mobilisation des
participants par le biais des outils suivants :
Invitation / ordre du jour de la runion
1.
2.
3.
4.
5.

sous quelle forme (mail, courrier, tl) ?

quels arguments pour susciter la motivation ?
quel dlai ?
demande de rponse ? Relance ? Rappel ?
envoi de donnes pralables ?

Organisation logistique et convivialit

1.
2.
3.
4.

taille de la salle ?
disposition de la salle ?
conditions daccueil ?(pot lissue de la runion)
Matriel et supports diffuser (vidoprojecteur)

Bonnes pratiques: animation de runion

1.

La prparation

1. Quels sont les sujets pouvant ou devant tre traits dans ce cadre ?
Il sagit l de lobjet mme de la prparation et nous devons :

Sassurer que le sujet est compris et ventuellement prvoir une phase de

prsentation en amont
Evaluer si le sujet tel quil est exprim peut tre rsolu en une sance ou s'il est
ncessaire de planifier une srie de rencontres (autres runions, visites )
Recueillir un maximum de donnes pour les partager avec le groupe
Faire le tri, regrouper, synthtiser les informations reues ou ncessaires et prioriser
en fonction des objectifs poursuivis
Contacter les ventuelles personnes ressources pour apporter de la matire aux futurs
participants.
Exprimer / noncer clairement la question poser aux participants
Toujours veiller apporter les informations ncessaires la bonne
comprhension de tous
Bonnes pratiques: animation de runion

1.

La prparation

2. Quels sont les objectifs de la runion ?

Dfinir les objectifs de la runion avec rigueur est certainement le point le plus important
et le plus difficile que rencontre tout animateur.
Un objectif correctement rdig vite au groupe de s'garer et permet l'animateur de
recentrer les dbats lorsqu'il constate une drive du groupe.
Un objectif doit tre:
suffisamment prcis pour tre peru de faon identique par tous les participants
adapt au temps imparti donc ambitieux mais pas inabordable
tenir compte des temps dchanges avec les participants
formul dans un style direct (gnralement avec un verbe daction), par exemple :
identifier les difficults rencontres dans le projet
hirarchiser ces difficults en fonction de leur importance
proposer des solutions permettant de faire avancer ces projets
rpartir les divers aspects traiter entre les participants
affiner un calendrier de conduite du projet avec des chances pertinentes

Bonnes pratiques: animation de runion

1.

La prparation

3. Qui doivent tre les participants incontournables ?

Plusieurs lments sont prendre en compte pour dterminer le public participant :

La runion est-elle informative ? Dans ce cas, elle est ouverte au public vis (parents
dlves, riverains)
La runion est-elle ddie travailler, entre membres du conseil de quartier, une
question prcise (par exemple la prparation de la prochaine assemble gnrale) ?
Dans ce cas, les ressources doivent tre prsentes.
La runion est-elle destine assurer le bon fonctionnement et la coordination des
activits du conseil de quartier ?

Bonnes pratiques: animation de runion

1. La prparation
4. Quelle est la meilleure organisation de sa tenue : date ? heure ? lieu ?
Convenons ensemble quil est souhaitable que la runion soit programme :

Hors des veilles ou retours de congs scolaires

En tenant compte des contraintes de dplacements ou daccs du plus grand nombre
Dune dure maximale d1h30
Avec une heure de dbut respecte et communique
Et une heure de fin (respecte et communique galement) au risque si le temps file
de perdre de prcieux participants avant les derniers points prvus
Avec des conditions matrielles optimales sans tre ostentatoires (tat de marche du
matriel par exemple)
En pensant la disposition des participants selon le format de la runion et ses
objectifs : participants installs autour de lanimateur, devant lui

Bonnes pratiques: animation de runion

10

1. La prparation
5. Invitation / ordre du jour de la runion:
Il sagit de la premire communication qui met en relation les participants avec le ou les
sujets traits. Nous devons donc veiller :

sa forme : plusieurs possibilits : mail, courrier, invitation tlphonique, affiches

dans les immeubles ou commerces, sa date denvoi, une demande de rponse, la
mention des heures de dbut et de fin, le lieu prcis (jusquau nom de la salle), ainsi
quventuellement les noms de participants confirms ou pressentis, le programme.

sa rdaction : et notamment quels arguments pour susciter la motivation, un

ventuel pr-dossier pour que tous soient au mme niveau de partage de
linformation, les objectifs poursuivis.

Bonnes pratiques: animation de runion

11

Les points clefs de la conduite de runion

2. La posture de lanimateur

Bonnes pratiques: animation de runion

12

2. La posture de lanimateur
Par la posture de lanimateur, il faut comprendre non seulement son rle mais
galement sa valeur ajoute, ses comptences, sa responsabilit dans la
conduite de la runion.
L'animateur est le garant :
De lexpression des rgles du jeu
Du respect de lordre du jour
De la prise de parole de chacun en veillant une rpartition quitable du
temps de chaque participant
Du temps imparti
De la progression du groupe vers l'objectif grce des questions, des
reformulations, des synthses, des outils ddis (mtaplan, mindmapping)
De la rgulation des ventuelles tensions interpersonnelles dans le groupe :
nuancer sans prendre parti.

Bonnes pratiques: animation de runion

13

Les points clefs de la conduite de runion

3. La conduite de la runion

Bonnes pratiques: animation de runion

14

3. La conduite de la runion

Une runion doit tre rythme et ses trois temps forts sont:
L'ouverture,
Les changes,
La clture des dbats.

Bonnes pratiques: animation de runion

15

3. La conduite de la runion
L'ouverture:
C'est un moment important, surtout si les participants ne se connaissent pas. L'animateur doit faciliter
les premires prises de parole.
Le tour de table : si les participants ne se connaissent pas, ce type de prsentation est ncessaire car il
permet d'identifier le statut des diffrentes personnes du groupe ; il facilite une premire prise de parole
institutionnalise et permet de dtendre l'atmosphre.
Le tour de table peut cependant tre trs consommateur de temps : bien anticiper l'impact
ventuellement ngatif de cette technique, en particulier quand les participants sont
nombreux.
Pour une runion grand format, il sagira dune prsentation des intervenants.
Reprage des contraintes spcifiques pesant sur certains intervenants (train, rendez-vous, ).
Dfinition de la rgle du jeu : l'animateur dfinit son rle et celui des participants pour asseoir sa
lgitimit. Les participants valident ou nuancent ces propositions. Un secrtaire de sance se propose
notamment pour la rdaction du compte-rendu.
Prsentation des objectifs de la runion et du plan de travail : l'animateur vrifie une fois de plus que
l'ensemble du groupe peroit l'objectif de la mme faon et l'accepte sans rticence.
Validation finale de la dure de la runion, des horaires (pauses, heure de fin de la runion), et des
diffrentes tapes de la progression.
Bonnes pratiques: animation de runion

16

3. La conduite de la runion
Les changes sont rythms par :
1.Laccueil des participants
2.L nonc du point traiter
3.Les ventuelles prsentations dinformations supplmentaires
4.Une conclusion intermdiaire
5.Les changes avec les participants ou rponses leurs questions
6.Une conclusion et des remerciements
Dans le cadre dune runion de travail :
Le principe qui doit guider cette conduite de runion est de ne pas aborder le point suivant sans avoir
acter ensemble :
De laccord du groupe sur le point trait
De savoir qui se charge de le traiter
De se donner une prochaine tape concrte pour soit tablir un bilan soit le faire voluer.
Lanimateur a une responsabilit importante dans la conduite de ces changes, mais les participants
doivent galement respecter les rgles nonces et auxquelles ils ont adhr.

Bonnes pratiques: animation de runion

17

3. La conduite de la runion
Les spcificits dune runion publique(avec un lu, un reprsentant dune organisation ) :
La rintroduction du sujet est fondamentale non seulement pour exprimer les objectifs de la runion, mais
galement pour partager avec lensemble des participants prsents les lments du sujet traiter :
informations essentielles, nouvelles donnes, chiffres
La prsentation des ventuels intervenants
Le fait dassurer le lien entre le public et le ou les intervenants : lanimateur garde la main sur les changes
(donc pas dinterpellation directe et pas dapart)
La distribution des prises de parole : rgulation de la runion
Lcoute (des questions, comme des rponses)
La vigilance quant la qualit de la rponse apporte aux questions des participants : est-ce une rponse
immdiate ? Doit-on prendre lengagement de lapporter ultrieurement (quand ? et par quel biais)
Lapport des avis aux sujets traits
Les conclusions intermdiaires
Le consensus de la dcision collective

Bonnes pratiques: animation de runion

18

3. La conduite de la runion
La clture des dbats :
Le groupe doit se sparer sur des conclusions claires pour tous.
Un accord s'est dgag, un avis a t recueilli, certaines actions sont prvues, il est ncessaire d'en
dfinir les modalits pratiques d'application pour rendre la dcision oprationnelle.
Ce peut tre un plan dactions par exemple avec une rpartition des actions, calendrier, retours
attendus
Si ncessaire, se quitter avec une nouvelle date de runion programme ou pressentie.

Bonnes pratiques: animation de runion

19

Les points clefs de la conduite de runion

4. Les suites dune runion

Bonnes pratiques: animation de runion

20

4 . Les suites dune runion

Deux lments peuvent tre considrs pour donner une suite la runion :
1.Le compte-rendu ou relev des dcisions
Le compte rendu de la runion est destin aux participants et aux personnes intresses par les
conclusions du groupe. Ce rsum doit tre suffisamment complet et explicite. Il doit tre court et
facile lire. Ce document est rdig par l'animateur ou par un secrtaire de sance partir des
points reformuls tout au long de la runion. Ce document reprend l'ordre du jour, la liste des
participants, le dossier prparatoire, les diffrentes tapes de la rflexion, les solutions possibles et
actes, les modalits pratiques d'application, et la date (ventuellement) de la prochaine runion.
Il doit tre rdig le plus rapidement possible, pour viter de perdre des informations, pour contribuer
l'application des dcisions prises.
Avant de diffuser le compte rendu, il est parfois ncessaire de le faire valider par les participants
(ou par la hirarchie) qui peuvent ainsi, au pralable, le vrifier ou l'amender.
2.Lvaluation de la runion
Aprs une runion, il appartient de porter un regard critique notamment sur son animation, la
pertinence de l'(ou les) objectif(s) de la runion, la mthode de travail suivie, le comportement des
participants, leurs ractions.
Il est indispensable dcouter les critiques formules par les participants pendant ou aprs la runion.
Bonnes pratiques: animation de runion

21

5. Quelles sont les principales difficults

rencontres ?

Le manque de constance dans les prsences des participants

Le changement danimateur dune runion sur lautre
Le manque dcoute collective
La capacit mettre le groupe en mouvement
Le fait de passer de lide laction
Savoir bien communiquer sur son ide
Le respect des temps de parole

Bonnes pratiques: animation de runion

22

Merci et bonne mise en pratique

Bonnes pratiques: animation de runion

23